Đề tài: Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm pdf

Nghiên cứu, phân tích, lập trình, thử nghiệm, cài đặt hệ thống quản lý vật tư, tự động hoá việc quản lý kho, các báo cáo thống kê: Phiếu nhập hàng, phiếu xuấthàng, báo cáo nhập hàng vào

Đề tài Chương trình quản lý vật tư tại

Công ty Chè Mỹ Lâm

QL vËt t

- 1 -

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghệ thông tin là một trong những nghành kỹ thuật mũi nhọn củathế giới Tại nhiều quốc gia nó đã đóng vai trò hết sức quan trọng trong cáchoạt đọng kinh tế, xã hội, khoa học kỹ thuật

Sự phát triển của CNTT cùng với việc ứng dụng CNTT vào hoạt độngsản xuất kinh doanh đã trở thành một bộ phận không thể thiếu được, nó quyếtđịnh sự thành công hay thất bại của công việc

Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý ngày càng hiệu quả hơnnhư: Nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo và thống kê mộtcách kịp thời và chính xác, đồng thời nhờ có sự phát triển của CNTT đã tiếtkiệm được nhiều thời gian công sức của con người, nó giảm nhẹ bộ máy quản

lý mỗi công ty và các cửa hàng, ứng dụng CNTT vào quản lý là đáp ứng mộtphần nhu cầu cấp thiết đó

Trong hoạt động kinh doanh nắm bắt thông tin chính xác và kịp thời là mộtyêu cầu không thể thiếu được của các nhà quản lý Để có được yêu cầu trên việcđưa công nghệ thông tin vào quản lý là rất cần thiết

Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất và quản lý ở mỗi Công

ty, đặc biệt là ứng dụng tin học vào việc quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm có

ý nghĩa thực tiễn cực kì quan trọng

Đối với Công ty Chè Mỹ Lâm là một Doanh nghiệp sản xuất chế biến, các

số liệu về vật tư đưa vào sản xuất mang tính liên tục Do vậy việc xử lý và cungcấp thông tin cho lãnh đạo phải được cập nhật, tổng hợp và báo cáo kịp thời đểphục vụ cho việc chỉ đạo sản xuất có ý nghĩa hết sức to lớn

Sau một thời gian học tập, tìm hiểu và được sự giúp đỡ của thầy Trần Văn

Đức, em đã hoàn thành đề tài : “Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè

CHƯƠNG I TỔNG QUAN ĐỀ TÀI I- Mục đích.

Công ty chè Mỹ Lâm là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc UBND TỉnhTuyên Quang có trụ sở tại Mỹ Bằng -Yên Sơn -Tuyên Quang

Nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất các sản phẩm chè xanh, chè đen tiêuthụ trong nước và xuất khẩu Sản phẩm của công ty đã được thị trường trong vàngoài nước chấp nhận Công ty đang xây dựng hệ thống quản lý sản phẩm theotiêu chuẩn ISO 9001: 2000

Xây dựng Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm nhằm nângcao hiệu xuất quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp, Đưa ra các báo cáo đầy đủtheo yêu cầu của người quản lý, đồng thời giúp Lãnh đạo Công ty đưa ra nhữngquyết định nhanh chóng kịp thời chính xác

II- Nội dung đề tài.

Nghiên cứu, phân tích, lập trình, thử nghiệm, cài đặt hệ thống quản lý vật tư,

tự động hoá việc quản lý kho, các báo cáo thống kê: Phiếu nhập hàng, phiếu xuấthàng, báo cáo nhập hàng vào kho, hàng xuất kho, số lượng hàng tồn kho

III- Phương pháp nghiên cứu.

Áp dụng phương pháp nghiên cứu trong suốt quá trình thực hiện bài làmằtkhâu Phân tích - Thiết kế - Cài đặt và thử nghiệm, với các yêu cầu sau:

- Phải đảm bảo mối quan hệ tổng thể của toàn bộ hệ thống trong quá trìnhnghiên cứu khảo sát thiết kế

- Phải đảm bảo tổng quát hoá tất cả các giải pháp cho vấn đề cụ thể nhằmtăng cường độ “mềm dẻo” cho toàn hệ thống

- Phải đảm bảo tính mở và hướng phát triển của toàn hệ thống

QL vËt t

- 3 -

CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ I- Khảo sát đánh giá hệ thống cũ.

* Tổng quan về hệ thống cũ.

Hệ thống tổ chức của Công ty Chè Mỹ Lâm được tổ chức như sau:

Là đơn vị sản xuất chế biến nên hệ thống quản lý vật tư của công ty Chè Mỹ Lâm hiện tại đang sử dụng là hệ thống sổ sách ghi chép, mọi thông tin lưu trữ bằnggiấy tờ và xử lý thủ công, tất cả các thông tin vào ra gồm có:

a Sổ chi tiết nhập kho các vật tư sản xuất

b Sổ chi tiết xuất kho các vật tư phục vụ sản xuất

c Sổ tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư

Phòng kế hoạch-vật tư

Phòng kế toán

Phòng thị trường

xuất

Các phòng ban liên quan

Công ty mua những vật tư thường xuyên sử dụng để sản xuất chế biến sảnphẩm Công ty thường mua vật tư ở những đơn vị quen thuộc.

* Chức năng xuất hàng:

Công ty xuất các loại vật tư cho các Đội sản xuất chè búp tươi như phânbón, thuốc trừ sâu Xuất cho nhà máy các loại nguyên liệu như Chè búp tươi, than,bao bì

* Chức năng quản lý kho:

Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để thực hiện và đối chiếu sốliệu vật tư thực tế ở trong kho và số liệu trong sổ sách

Về tổ chức nhân sự để quản lý vật tư:

Có một cán bộ chuyên viết chứng từ Nhập - Xuất kho, một cán bộ theo dõikho và ghi chép thẻ kho, một cán bộ chuyên theo dõi ghi chép Nhập - Xuất - Tồnkho vật tư

Quy trình công việc cụ thể như sau:

Hàng hoá vật tư được làm thủ tục nhập vào kho công ty Người giao hàngđem toàn bộ chứng từ đến cán bộ của công ty viết phiếu nhập kho

Tương tự, hàng hoá vật tư xuất kho theo yêu cầu của sản xuất, cán bộ củacông ty viết phiếu xuất kho cho các đơn vị

Toàn bộ phiếu nhập - xuất kho được viết thành 3 liên, sau đó 1 liên chuyểncho thủ kho, 1 liên được chuyển đến cán bộ theo dõi ghi chép Nhập - Xuất - TồnKho, 1 liên lưu

Cán bộ theo dõi nhập - Xuất - Tồn kho cập nhật số liệu từ chứng từ nhậpxuất

tính toán rồi ghi chép vào sổ

Thủ kho căn cứ vào thông tin ghi trong chứng từ để nhập hoặc xuất vật tưrồi tính toán số liệu, ghi số liệu vào thẻ kho

- Do đặc thù của sản xuất chế biến, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, dòihỏi cán bộ theo dõi trực tiếp về vật tư phải giành rất nhiều thời gian và công sức đểthực hiện công việc nhưng vẫn không kịp tiến độ báo cáo, số liệu thiếu chính xácdẫn đến việc chỉ đạo sản xuất kinh doanh không kịp thời.

- Việc ghi chép sổ sách phải lặp đi lặp lại nhiều lần rất tốn thời gian, hơnnữa việc tính toán và viết lại kết quả vào sổ nhiều khi bị lộn số dẫn đến số liệukhông chính xác

- Việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian, công sức do phảilàm thủ công, nhất là việc kết xuất các thông tin thống kê, bên cạnh đó việc cungcấp số liệu cho các phòng ban chức năng liên quan không thuận lợi

- Nhiều người đảm nhiệm công việc quản lý vật tư nhưng hiệu quả khôngcao

- Do hệ thống quản lý vật tư của công ty vẫn sử dụng hệ thông quản lý sổsách tính toán bằng tay nên không đáp ứng được nhu cầu của công việc Nên vấn

đề đặt ra là phải có một hệ thống báo cáo số liệu trên máy tính về các loại vật tưđáp ứng với yêu cầu thực tiễn

II- Xây dựng hệ thống quản lý vật tư mới:

* Yêu cầu

Hệ thống thông tin phải đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo có hiệu quảkinh tế cao hơn, tốt hơn so với khi sử dụng hệ thống cũ, đồng thời phải có tính mở,đáp ứng phát triển trong tương lai Đầu ra của hệ thống phải mềm dẻo, linh hoạt,đáp ứng cao và nhanh nhất yêu cầu về thông tin của nhà quản lý

Hệ thống phải có khả năng lưu trữ, truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng,thuận lợi, chính xác Các thao tác phải đơn giản, dễ bảo trì, có khả năng kiểm tratính đúng đắn của dữ liệu, phát hiện và sử lý lỗi

Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện, đẹpmắt, có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày

Hệ thống phải đáp ứng được cho cả những người ít thông thạo về máy tính

Có khả năng thực hiện chế đọ hội thoại ở mức độ nào đó nhằm cung cấpnhanh và chuẩn xác cho nhiều yêu cầu bất thường có thể sảy ra của nhà quản lý,đảm bảo cho người dùng khai thác tối đa các chức năng mà hệ thống cung cấp.

Từ nhược điểm của hệ thống cũ, nên em xây dựng: “ Chương trình quản lý

vật tư tại công ty chè Mỹ Lâm” như sau:

* Ưu điểm của chương trình:

- Việc tra cứu số liệu nhanh và thuận tiện Có khả năng lưu trữ thông tin lớn,khoa học, an toàn và tiện lợi

- Thông tin được xử lý nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu của người sửdụng

- Chi phí nhỏ, ít tốn kém

Trên đây là một số ưu điểm của chương trình quản lý vật tư mới Với điềukiện của Công ty hiện nay đã trang bị máy vi tính ở các phòng nghiệp vụ, em chorằng việc đưa “ Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm” ứng dụngvào thực tiễn mang tính khả thi

QL vËt t

- 7 -

Chương trình quản

lý vật tư

Cập nhật

danh mục

Nhập vật tư

Xuất vật tư

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ I- Phân tích hệ thống về mặt chức năng.

1- Mục Đích.

Chức năng của hệ thống là khảo sát, nhận định hay nhận diện phân lập các

thành phần của hệ phức tạp nào đó, ngoài ra nó còn chỉ ra mối liên hệ giữa cácthành phần, làm rõ được cấu trúc của hệ thống

2- Các phương diện của phân tích hệ thống.

Khi tiến hành phân tích một hệ thống, người ta chú ý đến hai mặt sau:

1- Sơ đồ phân cấp chức năng.

Đối với những hệ đơn giản, chỉ cần biểu đồ phân cấp chức năng còn đối vớinhững hệ phức tạp thì cần phải sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) và biểu

Sơ đồ phân cấp chức năng mức đỉnh:

* Mô tả các chức năng:

a Cập nhật danh mục:

- Cập nhật tên các chủng loại vật tư mà công ty thường nhập kho

- Danh sách các khách hàng cung cấp vật tư cho công ty

b Nhập vật tư:

- Cập nhật và quản lý thông tin về nhập kho của công ty

- Thông tin vào: Hoá đơn, chứng từ hàng hoá nhập kho

- Thông tin ra: Phiếu nhập kho các vật tư, sản phẩm hàng hoá

c Xuất vật tư:

- Cập nhật và quản lý thông tin về xuất kho vật tư của Công ty

- Thông tin vào: Các chứng từ liên quan đến hàng hoá vật tư xuất kho

- Thông tin ra: Phiếu xuất kho các vật tư sản phẩm hàng hoá

d Báo cáo:

- Các thông tin thống kê về Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư của Công ty

- Thông tin vào: Các loại hoá đơn, chứng từ liên quan đến Nhập - Xuất hànghoá vật tư

- Thông tin ra: Các báo cáo cần thiết phục vụ yêu cầu quản lý của doanhnghiệp

Cập nhật danh mục

Nhập vật tư

Báo cáo Tra cứu

- Thông tin vào: Các thông tin về hàng hoá, PX (phân xưởn) sản xuất, nhàcung cấp, nhiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Thông tin ra: Là các yêu cầu cần tra cứu của thông tin vào

Sơ đồ phân cấp chức năng mức dưới đỉnh.

a Chức năng nhập vật tư:

* Mặt hàng:

- Mô tả: Thông tin chung về vật tư, sản phẩm hàng hoá cần mua

- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên và chủng laọi mặt hàng cầnmua

- Thông tin ra: Các thông tin về giá cả và chất lượng các chủng loại mặthàng đã nhập kho

* Người cung cấp:

- Mô tả: Thông tin về người cung cấp vật tư, sản phẩm hàng hoá

- Thông tin vào: Các thông tin về tên và chủng loại mặt hàng

- Thông tin ra: Các thông tin về nhà cung cấp

- Các sự kiện: Các thay đổi về địa chỉ giao dịch, điện thoại

b Chức năng xuất vật tư:

- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên, chủng loại mặt hàng xuất.-Thông tin ra: Các thông tin về người nhận vật tư, sản phẩm hàng hóa.

- Các sự kiện: Các thay đổi về địa chỉ giao dịch, điện thoại

c Chức năng báo cáo:

- Chức năng Nhập-Xuất vật tư: In ra các báo cáo thống kê các số liệu về Nhập-Xuất vật tư

- Báo cáo tồn kho: In ra báo cáo về các vật tư còn tồn kho trong thời gianlựa chọn

d Chức năng tra cứu:

* Mặt hàng:

- Mô tả: Thông tin về vật tư, sản phẩm hàng hoá trong kho

- Thông tin vào: Các yêu cầu cần tra cứu về vật tư sản phẩm hàng hoá

- Thông tin ra: Báo cáo các thông tin về vật tư sản phẩm hàng hoá cần tracứu

- Thay đổi về số lượng, giá cả

* Người cung cấp:

- Mô tả: Cho biết các thông tin về người cung cấp vật tư sản phẩm hàng hoá

- Thông tin vào: Các thông tin về chủng loại mặt hàng cần tra cứu

- Thông tin ra: Các thông tin về tên, địa chỉ, điện thoại Fax của nhà cungcấp.

- Các sự kiện: Các thay đổi về địa chỉ giao dịch, điện thoại

* PX sản xuất:

- Mô tả: Cho biết thông tin về các loại vật tư cho từng phân xưởng (PX)xuất

- Thông tin vào: Các thông tin về mã PX sản xuất cần tra cứu

- Thông tin ra: Các thông tin vật tư cho PX sản xuất đó

- Các sự kiện: Các thay đổi về địa chỉ, điện thoại

2- Biểu đồ luồng dữ liệu.

Biểu đồ luồng dữ liệu đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và vẽ cácluồng dữ liệu chuyển giao giữa các chức năng đó

Biểu diễn hệ thống bằng cách theo dõi sự dịch chuyển, xử lý dữ liệu mộtcách lần lượt

Trong phương pháp này người ta dùng phương pháp phân tích từ trên xuốngdưới (là quá trình thành lập dần dần các biểu đồ luồng dữ liệu diễn tả các chứcnăng hệ thống theo từng mức, mỗi mức là một tập hợp các biểu đồ luồng dữ liệu

a- Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Biểu đồ luồng dữ liệu mà trong đó hệ thống chỉ là một chức năng duy nhất đạidiện cho nhiệm vụ chung của hệ thống

Mức khung cảnh: Chỉ có một chức năng với các luồng vào ra, trong đó xuất

hiện các tác nhân ngoài ở chỗ ngoài và ra của hệ thống

Người nhận

Bán hàng

Trả nợ

b- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Chỉ có một biểu đồ luồng dữ liệu

Mức này chỉ thu được bằng cách phân rã mức khung cảnh

Người nhận

Quản lý xuất kho(2)

Chương trình quản lý vật tư (3)

Người nhậnNgười cung cấp

Tra cứu(4)Báo

cáo(5)

Yêu cầu Yêu cầu

c- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.

Đôi khi giữa các chức năng xuất hiện kho dữ liệu

- Chức năng 2: XUẤT VẬT TƯ

Giao hàng

Tệp xuất hàng

* Quy trình phân rã trên tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Bắt đầu từ mức 1, mức trên có bao nhiêu chức năng thì mức dưới có bấynhiêu biểu đồ luồng dữ liệu

- Bảo toàn các tác nhân ngoài nghĩa là: Tác nhân ngoài xuất hiện ở biểu đồluồng dữ liệu mức khung cảnh, không được phát sinh ở mức dưới

- Vẽ các luồng dữ liệu vào, ra sao cho thích hợp với các chức năng con

- Bổ xung thêm các luồng dữ liệu nội bộ

- Các kho dữ liệu không xuất hiện ở biểu đồ luông dữ liệu mức khung cảnh

sẽ phát sinh ở mức dưới nếu cần

- Các chức năng được đánh số hệ thống để thể hiện sự phân rã, tương hợp.MENU CHƯƠNG TRÌNH CHÍNH ĐƯỢC TỔ CHỨC THEO SƠ ĐỒ

QL vËt t

- 15 -

Người nhận

Phiếu xuất kho

Chương trình quản lý vật tư

Phiếu xuất kho

Vật tư nhà cung cấp

PX sản xuất

Nhập kho Xuất kho Tồn kho

III- Phân tích dữ liệu.

1- Mục đích và yêu cầu.

a- Định nghĩa dữ liệu

Dữ liệu là những thông tin cần lưu trữ một cách lâu dài, dữ liệu được chialàm hai loại:

- Thông tin phản ánh cấu trúc của cơ quan

- Thông tin phản ánh hoạt động kinh doanh cuả cơ quan

* Mục đích của việc phân tích dữ liệu

- Phát hiện các dữ liệu cần quản lý

- Tìm ra cấu trúc nộ bộ của các dữ liệu đó, đó chính là con đường để truynhập vào dữ liệu

* Yêu cầu của việc phân tích dữ liệu như sau

- Tránh bỏ sót các dữ liệu, bỏ qua các giao thức chuyển đổi thông tin, tránh

sự trùng lặp (mỗi thông tin chỉ xuất hiện một làn trong các bảng mô tả)

* Các phương pháp biểu diễn dữ liệu phải dựa vào

- Một mô hình liên kết thực thể

- Mô hình quan hệ

2- Tổ chức cơ sở dữ liệu.

Thông qua sự phân tích đầu vào, đầu ra của hệ thống, từ các biểu đồ luồng

dữ liệu, sự vận chuyển các chức năng ta tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệthống

Ta chọn mô hình quan hệ vì mô hình này có tính độc lập cao, có tính biểudiễn toán học tốt.

Khi phân tích và xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống, ta cần đề cập tớinhững vấn đề sau:

- Xác định thuộc tính của các đối tượng cần quản lý

Số lượng Đơn giáThành tiển

b- Phiếu xuất kho.

Dùng để lưu trữ các thông tin tên người nhận vật tư, tên sản phẩm vật tư, sốlượng, giá cả hàng hoá

Phiếu xuất kho:

Số chứng từNgày xuấtTên hàngĐơn vị tính

Số lượng

QL vËt t

- 17 -

Đơn giáThành tiền

IV- Xây dựng mô hình thực thể liên kết (lập các biểu đồ cấu trúc dữ liệu).

Một mô hình thực thể liên kết được tạo trên các cơ sở gồm 3 đối tượng:

+ Các giấy tờ giao dịch: Đơn đặt hàng hoá đơn, giấy báo

+ Các thông tin có cấu trúc: Sổ sách, bảng thống kê, bảng tổng hợp

- Phát hiện các liên kết thực thể

- Chỉ ra được các thuộc tính

V- Chuẩn hoá các kiểu thực thể.

Mô hình quan hệ chặt chẽ hơn so với mô hình thực thể liên kết vì vậy phảitiến hành chuẩn hoá quan hệ

* Phương pháp tiến hành chuẩn hoá:

Sau khi tiến hành chuẩn hoá ta thu được một tập hợp các quan hệ ở 3NF, mỗimột quan hệ 3NF tương đương với một thực thể

Bước 1: Lập danh sách các thuộc tính, các thông tin cơ bản Thông qua việc tìm

hiểu phát hiện các thông tin cần lưu trữ có thể xuất phát các yêu cầu về quản lý

Bước 2: Tiến hành tu sửa các danh sách thuộc tính đó loại bỏ các từ đồng nghĩa,

loại bỏ các thuộc tính tính toán

Ví dụ: Các thuộc tính được suy ra từ các thuộc tính khác, hoặc các thuộc tính

được tích luỹ theo thời gian, thay thế các thuộc tính không có giá trị đơn

Bước 3: Trong danh sách các thuộc tính tìm phụ thuộc hàm giữa các thuộc tính,

tách các thuộc tính cùng phụ thuộc vào một nhóm

Bước 4: Tiến hành phân rã các quan hệ (tiêu chuẩn hoá 1NF, 2NF, 3NF).

Dựa theo các kiểu thực thể trên, áp dụng quy tắc chuẩn hoá các kiểu thựcthể, kết hợp với yêu cầu người sử dụng hệ thống mới ta thu được kiểu thực thểchuẩn hoá sau:

Điện thoạiTài khoản