Định hướng áp dụng 5S tại phòng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng Đại học Thủ Dầu Một

Bài viết Định hướng áp dụng 5S tại phòng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng Đại học Thủ Dầu Một giúp làm rõ bốn nội dung về thực hành 5S gồm lý thuyết 5S, hiệu quả mang lại, bài học kinh nghiệm và ứng dụng 5S trong hoạt động cơ bản của phòng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng. Mời các bạn cùng tham khảo!

ĐỊNH HƯỚNG ÁP DỤNG 5S TẠI PHỊNG THÍ NGHIỆM VIỆN PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT Nguyễn Thị Bích Thảo1, Quang Thị Ngọc Anh1 Email: thaontb@tdmu.edu.vn TÓM TẮT 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) công cụ quản lý phương pháp quản trị tinh gọn có nguồn gốc từ Nhật Bản Hiện nay, 5S doanh nghiệp, tổ chức sử dụng phổ biến để loại bỏ lãng phí, tạo mơi trường làm việc sẽ, khoa học, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, hoạt động đơn vị Tuy nhiên, để doanh nghiệp, tổ chức áp dụng thành công 5S trình từ bước chuẩn bị, thực cải tiến liên tục Vì vậy, viết giúp làm rõ bốn nội dung thực hành 5S gồm lý thuyết 5S, hiệu mang lại, học kinh nghiệm ứng dụng 5S hoạt động phịng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng Từ khóa: Phương pháp quản lý, thực hành 5S 1.ĐẶT VẤN ĐỀ Với triết lý trường đại học nâng cao chất lượng giáo dục, phát triển bền vững hội nhập quốc tế với chuẩn đầu ra, chương trình, phương pháp dạy học quản lý dần tiếp cận với giáo dục khu vực giới Vì vậy, vấn đề cải tiến mơi trường học tập, thí nghiệm thực hành cần thiết bối cảnh trường đại học thực tự chủ tài theo Nghị định số 60/2021/NĐ-CP ngày 21 tháng 06 năm 2021 Do đó, để có mơi trường thí nghiệm, thực hành đảm bảo an tồn máy móc, thiết bị, hồ sơ đăng kí làm việc phịng thí nghiệm phải xếp gọn gàng, sẽ, khoa học Đồng thời, chính mơi trường học tập khoa học góp phần nâng cao chất lượng đào tạo chung nhà trường Với tiêu chí sàng lọc, xếp, sẽ, săn sóc, sẵn sàng; phương pháp 5S giúp phân loại, xếp, giữ gìn vệ sinh, đảm bảo cơng tác an tồn phịng thí nghiệm, thuận tiện cho cơng việc cán quản lý phịng thí nghiệm Đây chính yếu tố quan trọng góp phần đánh giá mơi trường làm việc đại, chuyên nghiệp trường đại học Đối với doanh nghiệp sản xuất có đến 85% doanh nghiệp khảo sát ứng dụng 5S, ứng dụng Kaizen (cải tiến liên tục) chiếm 44% có 30% sử dụng công cụ quản lý trực quan (Nguyễn Đăng Minh nnk.,2013) Ứng dụng 5S nói riêng ứng dụng công cụ quản lý tinh gọn doanh nghiệp, tổ chức cho thấy lợi ích mang lại như: loại bỏ lãng phí, nâng cao suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, cải thiện môi trường làm việc Đối với lĩnh vực giáo dục nước, báo “Ứng dụng công cụ quản trị tinh gọn để nâng cao hiệu làm việc đơn vị trực thuộc trường đại học Cần Thơ” lãng phí cần loại bỏ, ứng dụng 5S để cắt giảm loại bỏ lãng phí hữu hình (Ngơ Mỹ Trân nnk.,2018), hay “Kinh nghiệm áp dụng 5S từ thực tế trường đại học Công nghiệp thành phố 278 Hồ Chí Minh” cho thấy 5S thực thành công ý nghĩa nó trở thành móng vững chắc, trở thành văn hóa trường đại học (Bùi Thị Hảo nnk.,2020) Riêng 5S áp dụng cho Phòng thí nghiệm Trường đại học cho thấy hiệu mang lại: tiết kiệm 20% thời gian chuẩn bị công việc, 15% không gian cho làm việc (Kshitij Ranjan Srivastava nnk.,2019) Do vậy, nhóm tác giả sâu tìm hiểu sở lý thuyết 5S, dựa số học áp dụng 5S từ thực tiễn doanh nghiệp, tổ chức, từ đó đưa khuyến nghị cho việc áp dụng 5S phịng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng - trường đại học Thủ Dầu Một TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ 5S 2.1 Nguồn gốc 5S Sau chiến tranh giới thứ hai, thách thức đặt hãng sản xuất Toyota Nhật Bản làm để đáp ứng nhu cầu khách hàng: sản xuất nhiều sản phẩm khác dây chuyền Đứng trước khó khăn, thách thức tạo động lực cho nhà quản lý, kỹ sư tìm tịi, học hỏi tìm giải pháp dựa ý tưởng cốt lõi hệ thống JIT (Just in time), có nghĩa vừa-đúng-lúc bắt nguồn từ siêu thị Mỹ để tăng tính linh hoạt dây chuyền sản xuất tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp Chính hệ thống sản xuất Toyota tiền đề lý thuyết mơ hình quản trị tinh gọn sau mà phương pháp 5S ba công cụ quản trị tinh gọn (Nguyễn Đăng Minh nnk.,2014) Việc sử dụng 5S trở thành chiến lược quan trọng để công ty đạt xuất sắc sản xuất, kinh doanh Các khái niệm bảo dưỡng, bảo trì, chất lượng Nhật Bản sử dụng tích cực theo hướng tiếp cận đổi du nhập từ Mỹ từ cuối năm 1940, đầu năm 1950 Sau đó, 5S kết hợp với triết lý Kaizen triển khai Toyota Motor Corporation phần hệ thống sản xuất họ Kết Nhật Bản dẫn đầu giới suất xuất sắc kinh doanh với hãng sản xuất ô tô đứng đầu giới bật thương hiệu Honda, Toyota Mitsubishi chiếm ba vị trí hàng đầu toàn giới (Kaoru Kobayashi nnk., 2008) Vào thời điểm năm 2001 GDP Nhật Bản chiếm vị trí thứ hai giới sau Hoa Kì, vũ khí bí mật làm cho Nhật Bản trở thành quốc gia dẫn đầu uy tín chất lượng đó Nhật Bản xây dựng dây chuyền sản xuất dựa việc nâng cao suất chất lượng việc loại bỏ lãng phí trì vệ sinh doanh nghiệp Khi 5S lan truyền sang Châu Âu, Châu Á dịch thành Sorting, Straightening, Shining, Standardizing Sustaining Tại Châu Mỹ đưa khái niệm tương ứng với 5S không giữ chữ S đầu, mà CANDO: “Cleanup” (lau dọn), “Arranging” (sắp xếp), “Neatness” (ngăn nắp), “Discipline” (kỷ luật), “Ongoing improvement” (cải tiến liên tục) (Bùi Việt Bắc nnk.,2018) Khi du nhập vào Việt Nam, 5S gọi Sàng lọc (viết tắt S1), Sắp xếp (viết tắt S2), Sạch (viết tắt S3), Săn sóc (viết tắt S4), Sẵn sàng (viết tắt S5) 2.2 Khái niệm 5S Khái niệm 5S gắn liền với đời sống văn hóa xã hội người Nhật Nho giáo, Phật giáo Đạo giáo Về ý nghĩa chữ S giải thích sau: - Chữ S tiếng Nhật Seiri: có nghĩa sàng lọc, hoạt động phân loại, tổ chức mọi thứ theo trật tự định, phân loại thứ cần thiết không cần thiết, sau đó loại bỏ thứ không cần thiết Đây bước việc thực hành 5S mà 279 doanh nghiệp, tổ chức cần làm để loại bỏ lãng phí việc tìm kiếm, đồng thời tạo khơng gian làm việc an toàn - Chữ S thứ hai tiếng Nhật Seiton: có nghĩa xếp, hoạt động sau sàng lọc nhằm mục đích xếp mọi thứ gọn gàng, có trật tự sau loại bỏ vật dụng không cần thiết Các vật dụng cần thiết xếp theo trật tự định cho dễ tìm, dễ kiếm, dễ mượn dễ trả lại - Chữ S thứ ba tiếng Nhật Seiso: có nghĩa sẽ, hoạt động giữ gìn nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ…bằng việc thực vệ sinh tinh thần tự giác - Chữ S thứ tư tiếng Nhật Seiketsu: có nghĩa săn sóc, chính hoạt động kiểm tra, đánh giá, trì 3S cách thường xun khơng phải xem hoạt động thời - Chữ S thứ năm tiếng Nhật Shitsuke: có nghĩa sẵn sàng, việc xây dựng ý thức cho tất mọi thành viên tổ chức nề nếp thực hiện, tác phong thực 5S nơi làm việc Đây hoạt động quan trọng hoạt động 5S thấu hiểu, thực tự giác cá nhân tập thể tổ chức, doanh nghiệp (Kaoru Kobayashi nnk.,2008) Xuất phát từ hai quan điểm người Nhật đó Osada Hirano 5S có thể xem phương pháp hay công cụ để cải tiến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Theo quan điểm Osada 5S: 5S triết lý kinh doanh sống, 5S phần văn hóa, xã hội Nhật Bản, 5S tham gia vào hoạt động cải tiến mơi trường từ gia đình, trường học, cộng đồng nơi làm việc Do vậy, 5S xem chiến lược để phát triển tổ chức Mối liên hệ chữ S thể qua hình Seiton (Sắp xếp) Seiri (Sàng lọc) Shitsuke (Sẵn sàng) Seiso (Sạch sẽ) Seiketsu (Săn sóc) Hình Mối liên hệ chữ S theo quan điểm Osada (Kaoru Kobayashi nnk.,2008) Mơ hình Osada hoạt động giống mơ hình PDSA (Plan-Do-Stydy-Act), kết hợp với triết lý Kaizen hoạt động theo mơ hình xoắn ốc Ông nhấn mạnh cách tiếp cận từ lên để thực 5S áp dụng mơi trường Tuy nhiên, theo quan điểm Hirano xem 5S cơng thức hay nói cách khác đó kĩ thuật giúp doanh nghiệp cạnh tranh với đối thủ Ông theo hướng tiếp cận từ cấp lãnh đạo cao đến thấp để thực 5S, mối liên hệ chữ S theo chiều hướng đó sàng lọc (S1) xếp (S2) thực đồng thời, tiếp đến (S3) sẵn sàng (S4) lại thực lúc, mơ hình ơng thể qua hình 280 S2 Khả dụng cao S1 S5 GSS S3 S4 Hình Mối liên hệ chữ S theo quan điểm Hirano (Kaoru Kobayashi nnk., 2008 2.3 Các giai đoạn triển khai 5S Để triển khai 5S khơng nên xem 5S chương trình ngắn hạn mà cần tuân thủ theo P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) đòi hỏi tham gia tất mọi người Khi áp dụng 5S doanh nghiệp, tổ chức, thông thường kế hoạch triển khai gồm giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Chuẩn bị khởi động 5S Đây giai đoạn quan trọng, chiếm đến 90% thành công (Bùi Việt Bắc nnk.,2018) bao gồm ba hoạt động chính sau: - Hoạt động đề cập đó thành lập ban đạo thực 5S nhằm đảm bảo tham gia tất mọi người hướng đến đạt mục tiêu 5S đề Tùy theo quy mô doanh nghiệp, tổ chức mà đưa số lượng ban thành viên ban cho phù hợp Các ban gợi ý bao gồm: ban đạo, ban đào tạo, ban quảng bá, ban đánh giá Đồng thời ban hành định phân công trách nhiệm, quyền lợi thành viên ban, kế hoạch thực cho ban, đó thường trưởng ban 5S lãnh đạo cao - Hoạt động thứ hai đào tạo 5S, nói hoạt động đặc biệt quan trọng giai đoạn thực 5S khơng địi hỏi q cao kĩ thuật mà cần có tham gia tất mọi thành viên tổ chức, phải xây dựng tinh thần cải tiến làm việc tập thể Sự thành công hoạt động đào tạo tạo tính tự giác, ý thức kỷ luật tồn thể cán công nhân viên doanh nghiệp, tổ chức Hình thức đào tạo đa dạng bao gồm lý thuyết tham quan mơ hình thực tế đơn vị áp dụng thành công 5S - Hoạt động thứ ba chuẩn bị dụng cụ cần thiết Để chuẩn bị cho ngày tổng vệ sinh thực mỗi ngày, cần xem xét đến số lượng, chủng loại trước đề xuất mua, tránh lãng phí Sau chuẩn bị đầy đủ cho hoạt động 5S đưa chương trình 5S đến vạch xuất phát bao gồm hai hoạt động chính: ban hành thơng báo thức chương trình 5S từ Lãnh đạo cấp cao tổ chức thực ngày tổng vệ sinh 281 Giai đoạn 2: Thực sàng lọc, xếp, sẽ, săn sóc, sẵn sàng hàng ngày Thực sàng lọc cách nhận diện đồ vật cần thiết không cần thiết, sau đó loại bỏ thứ không cần thiết theo nguyên tắc gợi ý bảng Bảng 1: Nguyên tắc xác định vật dụng cần thiết hay không cần thiết nơi làm việc (Bùi Việt Bắc nnk.,2018) Tần suất sử dụng Hiếm Thỉnh thoảng Bình thường Hay dùng Dùng thường xuyên Mức độ cần thiết ít lần/1năm, không có kế hoạch sử dụng tương lai lần / tháng - tháng / lần - lần/ tuần Hàng ngày Nơi lưu Loại bỏ Lưu nơi sản xuất, làm việc Để góc nơi sản xuất, làm việc Để gần nơi làm việc Để cạnh người làm Trong hoạt động sàng lọc có vật dụng chưa xác định có cần thiết hay khơng khơng cần cho phòng ban lại cần cho phòng ban khác Để hỗ trợ cho công đoạn sàng lọc cơng cụ hữu ích sử dụng thẻ đỏ để dán vật dụng Thông tin thẻ đỏ tiết với nội dung như: phân loại, tên, mã hiệu, phận chịu trách nhiệm, lý loại bỏ, thời hạn loại bỏ, người đề nghị… Đối với vật dụng xác định không cần thiết loại bỏ theo phương án hình Những thứ không cần thiết Hành động cần thiết Không có giá trị, dễ dàng loại bỏ Loại bỏ Có giá trị để bán Tìm người mua với giá trị hợp lý Khơng có giá trị cần chi phí để loại bỏ Tìm phương pháp ít chi phí an tồn để loại bỏ Hình 3: Hành động cần thiết để xử lý thứ không cần thiết xác định loại bỏ (Bùi Việt Bắc nnk.,2018) Sau loại bỏ thứ khơng cần thiết khỏi nơi làm việc có kế hoạch xử lý cho vật dụng không cần thiết tiến hành xếp vật dụng cần theo bảy nguyên tắc xếp kết hợp với hình ảnh quản lý trực quan Bảy nguyên tắc đó là: - Nguyên tắc 1: Tuân thủ nguyên tắc vào trước trước để lưu kho đồ vật (FIFO) - Nguyên tắc 2: Bố trí mỡi đồ vật cho vị trí riêng - Nguyên tắc 3: Dán nhãn tất đồ vật - Nguyên tắc 4: Đặt đồ vật cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm - Nguyên tắc 5: Đặt đồ vật cho dễ lấy dễ vận chuyển - Nguyên tắc 6: Tách riêng công cụ chuyên dụng khỏi công cụ đa 282 - Nguyên tắc 7: Các vật dụng thường xuyên sử dụng để cạnh người làm Thực việc phân công cụ thể công việc cho cá nhân, đồng thời phải chuẩn bị đầy đủ công cụ hỗ trợ cho trình thực vệ sinh nhằm tạo môi trường làm việc đẹp, tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên, góp phần đảm bảo an tồn mơi trường làm việc Từ đó nâng cao suất lao động chất lượng sản phẩm Thực hàng ngày định kỳ theo kế hoạch đề Thực săn sóc chính hoạt động ln trì 3S Đồng thời ban hành quy định, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu để trì thực cải tiến Tương tự triển khai hệ thống quản lý chất lượng, tài liệu 5S sau ban hành phải có hoạt động kiểm tra, đánh giá để đảm bảo chúng áp dụng, tuân thủ Đồng thời, thông qua hoạt động đánh giá có sở để cải tiến 5S Đạt S thứ năm sẵn sàng tất mọi người thực bốn S cách tự giác tập thể với mục tiêu 5S trở thành văn hóa 5S tổ chức, doanh nghiêp Mối liên hệ việc thực 5S theo mức độ từ đạt đến xuất sắc thể qua hình S5 Xuất sắc S1 Giỏ i Khá Đạ t S3 S2 S4 Thời gian Hình 4: Mối liên hệ chữ S trình thực Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S hoạt động cải tiến Trong chương trình 5S, vấn đề khó khăn làm trì 5S cải tiến 5S Do vậy, thông qua hoạt động đánh giá 5S định kỳ hay gọi đánh giá nội tổ chức thi đua 5S tồn cơng ty nhằm khuyến khích trì hoạt động 5S Công việc thông thường ban đánh giá lên kế hoạch tổ chức thực Sau mỗi đợt đánh giá thi đua 5S tổ chức họp nhằm khen thưởng phận thực tốt 5S rút học kinh nghiệm để cải tiến 5S ỨNG DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ 5S TRONG LĨNH VỰC SẢN XUẤT, GIÁO DỤC: HIỆU QUẢ MANG LẠI VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM Theo số liệu khảo sát tác giả Nguyễn Đăng Minh cộng 52 doanh nghiệp sản xuất có 80% doanh nghiệp thực tốt 5S bước như: đào tạo 5S, thành lập ban 5S xây dựng tiêu chuẩn cho 5S Thực 5S giúp cho doanh nghiệp mang lại 283 hiệu tích cực sản xuất kinh doanh thơng qua bốn yếu tố: tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, rút ngắn thời gian giao hàng, nâng cao cạnh tranh với đối thủ Tuy nhiên, đa phần doanh nghiệp thành cơng 3S đầu Nhóm tác giả sử dụng phương pháp phân tích nhân - (5WHYS) để tìm gốc rễ vấn đề tồn 52 doanh nghiệp khảo sát Theo đó, có bốn nguyên nhân chính kết luận: thiếu cam kết hỗ trợ từ Lãnh đạo tuyên truyền 5S chưa thực hiệu quả, hai thiếu dẫn từ chuyên gia, ba thiếu đào tạo doanh nghiệp, bốn thiếu kiểm tra giám sát thực 5S (Nguyễn Đăng Minh nnk.,2013) Đây tư liệu quan trọng để doanh nghiệp, tổ chức muốn thực 5S cần xem xét để áp dụng thành cơng 5S Trong lĩnh vực giáo dục, q trình áp dụng 5S trường đại học thực dạng dự án Tại trường đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh với dự án JICA-IUH, sau bảy năm thực kể từ năm 2013 hoạt động 5S mang lại hiệu tích cực như: cán bộ, nhân viên, giảng viên, sinh viên toàn trường có ý thức giữ gìn thực 5S Kết thu năm 2019 đơn vị (mức điểm từ 90->95/100) cao so với năm 2018 (mức điểm đạt 73->94/100) Do vậy, hoạt động 5S trở thành niềm tự hào, điểm mạnh góp phần công tác kiểm định chất lượng giáo dục Nhà trường Riêng việc áp dụng 5S phòng thí nghiệm trường đại học đặt biệt môi trường thu nhỏ, nơi sinh viên có hội trải nghiệm với hoạt động thực tế trước làm doanh nghiệp Theo nghiên cứu Mariano Jiménez cộng sự, có khác biệt báo thực khóa thực hành phịng thí nghiệm áp dụng 5S với khóa thực hành chưa áp dụng 5S thể bảng Bảng 2: Sự khác biệt báo thực khóa thực hành áp dụng 5S khơng áp dụng 5S (Mariano Jiménez nnk.,2015) Chỉ báo thực Mức độ tuân thủ với chương trình thực hành (%) Các lỗi sử dụng sai trang thiết bị Thời gian chuẩn bị cho thực hành (giờ) Thời gian cho thực hành (giờ) Chi phí bảo trì (€) Thời gian nhận dạng bất thường (giờ) Tỷ lệ Tai nạn Khóa 9-10 (Khơng áp dụng 5S Khóa 10-11 (Khơng áp dụng 5S Khóa 11-12 (Khơng áp dụng 5S Khóa 12-13 (Khơng áp dụng 5S 80 95 96 100 20 24 80 3600 15 70 2100 1.5 12 66 1850 1 10 65 1600 Như vậy, hiệu mà 5S mang lại cho đào tạo thực hành phịng thí nghiệm đó là: hiểu biết tốt phòng thí nghiệm, số lượng lỡi tai nạn giảm tối đa, đồng thời giảm 30% thời gian chuẩn bị cho thực hành, có thêm 25% khơng gian khu vực làm việc cơng cụ khơng cần thiết loại bỏ Hơn nữa, giảng viên sinh viên điều khiển máy móc phát sai lệch hỏng hóc cách nhanh chóng, số tiết kiệm năm 100 (Mariano Jiménez nnk.,2015) Về học kinh nghiệm mà dự án áp dụng cho thấy cần thiết hoạt động đào tạo kiến thức 5S cho tất mọi thành viên từ Ban Lãnh đạo đến toàn người lao động tổ chức, doanh nghiệp 5S thành công từ hành động nhỏ tất mọi người Đối với dự án áp dụng 5S trường đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh có ba học kinh 284 nghiệm Ban Lãnh đạo hai học kinh nghiệm cán viên chức, sinh viên nhà trường sau: - Đối với Ban Lãnh đạo: Bài học kinh nghiệm Lãnh đạo tiên phong cam kết, tâm thể chế tài thông qua quy định, định hay động viên - khen thưởng Tiếp theo Ban lãnh đạo phải xây dựng kế hoạch thực thống từ Ban lãnh đạo xuống khoa, phòng ban Và học kinh nghiệm thứ ba phải xây dựng kế hoạch kiểm tra, đánh giá, khen thưởng đơn vị, phòng ban thực tốt 5S - Đối với cán viên chức, sinh viên nhà trường, có hai học kinh nghiệm: cần thấu hiểu 5S toàn cán viên chức sinh viên, hai ý thức tự giác tuân thủ theo quy định nhà trường 5S (Bùi Thị Hảo nnk.,2020) Riêng trình áp dụng 5S phịng thí nghiệm có sáu lỗi cần tránh: thiếu cam kết Lãnh đạo, chưa dành thời gian phù hợp cho hoạt động 5S, tích hợp thiếu hiệu từ hướng dẫn ban hành, bỏ qua bước đào tạo 5S, chọn nơi điển hình thực khơng đại diện cuối tư tưởng dự án kết thúc S thứ năm ĐỊNH HƯỚNG ÁP DỤNG 5S TẠI PHỊNG THÍ NGHIỆM VIỆN PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 4.1 Giới thiệu phịng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng Phịng thí nghiệm Viện Phát triển ứng dụng Trường Đại học Thủ Dầu Một, tiền thân trực thuộc Trung tâm Nghiên cứu – thực nghiệm trực thuộc trường Đại học Thủ Dầu Một theo định thành lập Số 1761/QĐ-DHTDM ngày 21/06/2016 Trong đó, ba hoạt động sau: - Thứ nhất: Phối hợp tổ chức hoạt động giảng dạy mơn học thực hành, thực nghiệm, khóa bồi dưỡng, tập huấn chuyên đề liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu - thực nghiệm - Thứ hai: Thực dự án sản xuất thử nghiệm, chuyển giao nhân rộng kết đề tài, dự án nghiệm thu cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu - Thứ ba: Cung ứng dịch vụ lĩnh vực nghiên cứu, thực nghiệm Về điều kiện sở vật chất: Phịng thí nghiệm với hệ thống gồm 14 phòng phục vụ cho hoạt động giảng dạy thực hành, nghiên cứu với sức chứa tối đa 20-25 sinh viên/phịng, có 04 kho bao gồm 01 kho sản xuất, 03 kho lưu trữ hóa chất, dụng cụ, có hệ thống ni trồng nấm loại đặc biệt nấm đơng trùng hạ thảo, phịng sản xuất sản phẩm nghiên cứu chuyển giao công nghệ Với 145 thiết bị máy móc, thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy thực hành, nghiên cứu khoa học Về đội ngũ nhân quản lý gồm 10 cán quản lý kho, phịng thí nghiệm thực hành, phịng sản xuất có chun mơn, nghiệp vụ phù hợp Với định hướng áp dụng ISO 17025, việc thực 5S cho Phịng thí nghiệm thật cần thiết, hỗ trợ cho việc áp dụng thành công ISO 17025, nâng cao uy tín thực dịch vụ thử nghiệm 4.2 Định hướng bước áp dụng khuyến nghị Dựa kiến thức lý thuyết 5S, thực trạng phịng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng, nhóm tác giả định hướng bước áp dụng 5S cho phịng thí nghiệm thể bảng 285 Bảng 3: Các bước áp dụng 5S Phịng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng khuyến nghị tương ứng cho các bước Các bước thực Hành động tương ứng cho bước Khuyến nghị Bước 1: Chuẩn bị - Ban Lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý lợi ích 5S - Ban Lãnh đạo cam kết thực 5S - Đào tạo nhận thức 5S cho toàn cán Viên chức phịng thí nghiệm Viện - Chỉ định người phụ trách 5S - Lên kế hoạch tổ chức thực - Đối với hoạt động đào tạo nhận thức 5S, thuê chuyên gia lĩnh vực đào tạo 5S để đào tạo cho tồn nhân Phịng thí nghiệm cử cán chuyên trách học đơn vị đào tạo tư vấn uy tín 5S, cấp chứng nhận, sau đó tổ chức đào tạo cho cán viên chức phịng thí nghiệm Viện - Sự cam kết Ban Lãnh đạo thực 5S yếu tố giúp thực 5S thành công Do vậy, bước chuẩn bị Ban Lãnh đạo cần cho thấy cam kết thực hiện, kèm theo đó kế hoạch tổ chức thực Lãnh đạo cao phê duyệt, thành lập ban 5S bao gồm phân công công việc thực hiện, trách nhiệm quyền hạn ban 5S Ban Lãnh đạo phê duyệt - Ngoài ra, bước chuẩn bị cần quan tâm đến chiến dịch tuyên truyền 5S bao gồm hiệu, hoạt động chụp ảnh, tham quan đơn vị tổ chức thành công 5S, làm bảng tin, hiệu để thực 5S phịng thí nghiệm Viện như: Muốn thành cơng to phải dựa quy định nhỏ, 5S Biến xa thành gần, biến khó thành dễ… Bước 2: Thơng báo thức Lãnh đạo cao - Lãnh đạo Viện thơng báo thức chương trình thực 5S, trình bày mục tiêu 5S cho tồn thể cán phịng thí nghiệm thuộc Viện - Lãnh đạo cơng bố sơ đồ tổ chức ban 5S Phịng thí nghiệm phân chia khu vực cho nhóm thực - Mục tiêu 5S cho phịng thí nghiệm cần cụ thể, đo lường Các gợi ý mục tiêu 5S sau: 1.Cán phịng thí nghiệm hiểu bước thực 5S 2.Cán viên chức hiểu vai trò trách nhiệm tổ chức 5S 3.5S áp dụng 100% tất kho hóa chất, dụng cụ, thiết bị, phịng thí nghiệm thực hành - Đối với hoạt động phân chia khu vực thực hiện: cán phụ trách mỗi khu vực phải người am hiểu tất hoạt động khu vực để cơng việc triển khai 5S thuận tiện, nhanh chóng, hiệu Phân cơng chi tiết đến cán phụ trách phịng thí nghiệm, thực hành Bước 3: Tổ chức ngày tổng vệ sinh Sự tham gia tất mọi người, đánh giá ban Lãnh đạo -Tổ chức khai mạc ngày tổng vệ sinh Ban lãnh đạo Viện -Cung cấp đầy đủ dụng cụ thiết bị cần thiết: chổi, ki, nước lau sàn, găng tay… Chia vùng phân công nhóm phụ trách theo chức năng, nên có nhóm nhóm phụ trách sản xuất, nhóm phụ trách phịng thí nghiệm thực hành, nhóm phụ trách kho -Xây dựng sơ đồ phân công trách nhiệm khu vực chi tiết, cụ thể -Bắt đầu với việc thực sàng lọc khu sản xuất, kho, phịng thí nghiệm thực hành, xây dựng tiêu chí hủy bỏ vật dụng khơng cần thiết thích hợp chọn sơ đồ xếp phù hợp -Tại bước tổng vệ sinh cần có đánh giá ghi nhận Ban lãnh đạo Viện cho khu vực -Cần ghi nhận hình ảnh trước, sau thực tổng vệ sinh để mọi người nhìn nhận lại khác biệt trước sau thực tổng vệ sinh -Chuẩn bị nhãn đỏ để dán vào thiết bị, đồ vật chưa xác định có cần thiết hay khơng 286 Bước 4: Tổ chức thực 3S (bao gồm sàng lọc, xếp, sẽ) - Thực sàng lọc phịng sản xuất, phịng thí nghiệm thực hành, kho hóa chất, dụng cụ, thiết bị: loại bỏ vật dụng, thiết bị khơng cịn sử dụng khơng cần thiết Mục đích để tận dụng không gian làm việc - Thực xếp: Cải tiến vị trí đặt để vật dụng thiết bị cho dễ tìm, dễ kiểm, dễ mượn dễ trả nhằm giảm thiểu tối đa thời gian tìm kiếm lấy - Thực sẽ: Lập thời khóa biểu để vệ sinh theo lịch khu vực - Sử dụng thẻ đỏ bước sàng lọc Và tiêu chí để xác định vật dụng, thiết bị cần hay khơng cần theo câu hỏi: - Cái cần? - Số lượng cần thiết chúng bao nhiêu? - Khi cần đến chúng? - Đối với hoạt động xếp cần tuân theo bảy nguyên tắc sau: sử dụng phương pháp FIFO (firt in-firt out) để lưu giữ đồ vật, quy định vị trí cho mọi thứ phịng thí nghiệm thực hành, hóa chất, dụng cụ kho, khu vực sản xuất, mọi vị trí cần có nhãn, xếp hóa chất theo tính chất hóa học, theo khuyến cáo nhà sản suất nhãn lưu ý hóa chất kỵ khơng xếp gần - Bố trí hóa chất, dụng cụ kệ hợp lý hóa chất lỏng, dụng cụ nặng … để kệ thấp - Đối với việc thực cần lưu ý tuân thủ nguyên tắc sau: thực từ đến 10 phút mỗi ngày, phân cơng trách nhiệm vị trí, thực theo chu trình từ quét dọn-lau chùi, kiểm tra, chỉnh đốn - Tổ chức ngày tổng vệ sinh lần/năm Bước 5: Thực săn sóc, sẵng sàng Thiết lập kế hoạch đánh giá việc thực 3S đầu, tổ chức thi đua phòng ban - Xây dựng thành quy tắc, tiêu chuẩn làm việc cho phịng thí nghiệm - Tổ chức thi đua 5S tạo tinh thần cải tiến liên tục cho bên liên quan đến phịng thí nghiệm bao gồm: giảng viên, sinh viên, cán quản lý phịng thí nghiệm Bước 6: Duy trì, đánh giá, cải tiến Thơng qua kỳ đánh giá để rút kinh nghiệm cải tiến - Lập kế hoạch đánh giá khuyến khích hoạt động 5S việc tổ chức tổng kết thi đua khu vực, trao giải thưởng định kì cho cá nhân, tập thể thực tốt 5S đúc kết kinh nghiệm qua kỳ đánh giá để cải tiến KẾT LUẬN Hiệu mà 5S mang lại cho doanh nghiệp, tổ chức chứng minh Tuy nhiên, khơng có cơng thức tính tốn cho hiệu đạt doanh nghiệp hay tổ chức áp dụng 5S Mà thành công 5S phụ thuộc vào bốn yếu tố đó Ban lãnh đạo cam kết hỗ trợ, yếu tố thứ hai hoạt động thực 5S cần bắt đầu đào tạo huấn luyện cho tất cán viên chức sinh viên Nhà trường, yếu tố thứ ba đó tham gia tất cán bộ, giảng viên, sinh viên tham gia giảng dạy thực hành phịng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng Trường Đại học Thủ Dầu Một, yếu tố thứ tư cần có kế hoạch có kiểm tra, đánh giá, cải tiến hay nói cách khác lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao Đánh giá hiệu thực 5S phòng thí nghiệm minh chứng quan trọng lợi ích 5S, mơ hình tham khảo để nhân rộng áp dụng 5S tất phòng ban khác Nhà trường, góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy, góp phần tạo mơi trường làm việc an tồn, đẹp, nâng cao uy tín trường Đại học Thủ Dầu Một TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Việt Bắc, Lý Bá Toàn, Lưu Xuân Lý, Bùi Mạnh Chiến, Phạm Hồng Thúy (2018) Thực hành 5S- Nội dung hướng dẫn áp dụng Hà Nội: Nhà xuất Hồng Đức 287 Bùi Thị Hảo (2020) Kinh nghiệm áp dụng 5S từ thực tế trường đại học cơng nghiệp thành phố Hồ Chí Minh Tạp chí Khoa học Công nghệ, 48(6), 58-66 Nguyễn Đăng Minh, Đỡ Thị Cúc, Tạ Thị Hương Giang, Hồng Thị Thu Hà (2013) Áp dụng 5S doanh nghiệp sản xuất nhỏ vừa Việt Nam-Thực trạng khuyến nghị Tạp chí Khoa học Đại học quốc gia Hà Nội, 29(1), 23-31 Nguyễn Đăng Minh, Nguyễn Đăng Toản, Nguyễn Thị Linh Chi, Trần Thu Hoàn (2014) Định hướng áp dụng quản trị tinh gọn doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam Tạp chí Khoa học Đại học quốc gia Hà Nội, 30(1),63-71 Ngô Mỹ Trân, Võ Minh Trí (2018) Ứng dụng cơng cụ quản trị tinh gọn nâng cao hiệu làm việc đơn vị trực thuộc trường đại học cần thơ Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ, 54(1), 144-163 K Hitomi (2004) Efficiency analysis of Japan’s industry and manufacturing Technovation 24, 741–748 https://doi.org/10.1016/S0166-4972(02)00151-7) Kaoru Kobayashi, Ron Fisher & Rod Gapp (2008) Business improvement strategy or useful tool? Analysis of the application of the 5S concept in Japan, the UK, and the US Total Quality Management, 19(3), 245-262 https://doi.org/10.1080/14783360701600704 Kshitij Ranjan Srivastava, Ravi Kant Gupta, Manu Khare (2019) 5S Methodology Implementation in the laboratories of University International Journal of Engineering and Advanced Technology, 8(6), 5079-5083 https://doi.org/ 10.35940/ijeat.F9555.088619 Mariano Jiménez, Luis Romero, Manuel Domínguez, María del Mar Espinosa (2015) 5S methodology implementation in the laboratories of an industrial engineering university school Safety science, 78, 163-172 https://doi.org/10.1016/j.ssci.2015.04.022 10 Chính phủ (2021) Nghị định quy định chế tự chủ tàu đơn vị nghiệp công lập Nghị định số 60/2021/ND-CP, ngày 21/06/2021 288 ... PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 4.1 Giới thiệu phịng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng Phịng thí nghiệm Viện Phát triển ứng dụng Trường Đại học Thủ Dầu Một, tiền thân trực thuộc... thử nghiệm 4.2 Định hướng bước áp dụng khuyến nghị Dựa kiến thức lý thuyết 5S, thực trạng phịng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng, nhóm tác giả định hướng bước áp dụng 5S cho phịng thí nghiệm. .. lý thuyết 5S, dựa số học áp dụng 5S từ thực tiễn doanh nghiệp, tổ chức, từ đó đưa khuyến nghị cho việc áp dụng 5S phịng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng - trường đại học Thủ Dầu Một TỔNG