Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu, khảo sát và đánh giá hiệu quả công tác tổ chức hoạt động của phòng Tư liệu khoa Lịch Sử trường ĐHKHXH&NV, đưa ra một số kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phục vụ thoả mãn tối đa nhu cầu thông tin cho thầy và trò của Khoa trong quá trình giảng dạy, học tập và nghiên cứu.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp luận
Nghiên cứu dựa trên những quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước,quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng về vấn đề tổ chức và hoạt động thông tin & thư viện.
Phương pháp nghiên cứu cụ thể
- Trao đổi và mạn đàm
- Phân tích và tổng hợp tài liệu
Tình hình nghiên cứu
Các đề tài về công tác tổ chức hoạt động thông tin & thư viện ở một số trường đại học từ trước tới nay đã có rất nhiều người nghiên cứu Xong vấn đề nghiên cứu về các mặt hoạt động của một phòng tư liệu trong trường đại học thì tính đến nay mới chỉ có một đề tài “ Tổ chức và hoạt động thông tin-thư viện tại Phòng Tư liệu Khoa Quốc tế học trường Đại họcKhoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc Gia Hà Nội” do sinh viên
Nguyễn Thị Hà lựa chọn làm Khoá luận tốt nghiệp năm 2009 Tác giả đã đi sâu nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hoạt động của Phòng Tư liệu Khoa Quốc tế học.
Cho đến nay chưa có một đề tài nào nghiên cứu về các mặt hoạt động của phòng Tư liệu Khoa Lịch Sử Chính vì vậy có thể khẳng định đề tài:
“Nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Tƣ liệu Khoa Lịch sử trường ĐHKHXH&NV” là đề tài hoàn toàn mới, chưa có ai nghiên cứu.
Những đóng góp của đề tài
Về thực tiễn
Đưa ra những kiến nghị, giải pháp mang tính khả thi trong thời gian tới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử trường ĐHKHXH&NV góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của Khoa.
Bố cục khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1: Phòng Tư liệu khoa Lịch sử trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn với sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học
Chương 2: Hiện trạng công tác tổ chức hoạt động thông tin của Phòng
Tư liệu Khoa Lịch sử trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Chương 3: Một số nhận xét, kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
PHÕNG TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ TRƯỜNG ĐẠI HỌC
Khái quát về Khoa Lịch sử
1.1.1 Vài nét về lịch sử ra đời và phát triển.
Khoa Lịch sử là một trong bốn khoa được xây dựng từ những ngày đầu thành lập trường Đại học Tổng Hợp Hà Nội (năm 1956) và vẫn được duy trì cho đến ngày nay trong cơ cấu tổ chức mới của trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội Trải qua hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành trong hoàn cảnh đất nước gặp nhiều khó khăn, Khoa Lịch sử đã từng bước phát triển và có những đóng góp to lớn vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Quá trình hình thành và phát triển của Khoa có thể chia thành các giai đoạn sau:
Khi mới thành lập, Khoa Lịch sử chỉ có 20 cán bộ gồm các nhà khoa học nổi tiếng như Giáo Sư (GS) Trần Đức Thảo, GS Đào Duy Anh, GS Trần Văn Giàu và một số cán bộ trẻ vừ mới ra trường, cùng một nhóm cán bộ tư liệu biên dịch Đến năm 1957 Khoa lại được bổ sung thêm một số cán bộ giảng dạy và tư liệu, dần dần hình thành những tổ bộ môn đầu tiên là Cổ sử Việt Nam, Cận đại Việt Nam, Hiện đại Việt Nam và Lịch sử thế giới.Đây cũng là thời kỳ hình thành định hướng phát triển của Khoa là kế hợp chặt chẽ giữa giảng dạy và nghiên cứu khoa học Nhiều công trình chuyên khảo và dịch thuật xuất hiện, đặc biệt là những bộ giáo trình Lịch sử ViệtNam đã đặt cở sở cho việc nghiên cứu, học tập và giảng dạy không chỉ trong Khoa, trong trường, mà mở rộng trên phạm vi cả nước.
Từ năm 1960, Khoa Lịch sử đươc nhập với Khoa Ngữ Văn thành Khoa
Xã hội nhưng vẫn tương đối độc lập về mặt chuyên môn Lúc này số cán bộ và sinh viên tăng lên nhanh chóng, diện đào tạo được mở rộng Nhiều bộ sách quan trọng và các gáo trình biên soạn từ trước được chỉnh lý, bổ sung và xuất bản rộng rãi.
Từ năm 1965, Khoa Lịch sử lại tách ra thành khoa riêng Các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và phục vụ sản xuất chiến đấu diễn ra trong điều kiện chiến tranh ác liệt và hoàn cảnh cực kỳ khó khăn Cơ cấu tổ chức của khoa có thêm một số bộ môn mới như: Khảo cổ học, Lưu trữ học, Thư viện học…Đây cũng chính là thời kỳ hình thành và khẳng định một phương hướng đào tạo và nghiên cứu là gắn chặt lý luận với thực tiễn, nhà trường và xã hội, khảo cứu sách vở với khảo sát thực điạ.
Sau khi miền nam hoàn toàn giải phóng, Khoa Lịch sử phải chia sẻ lực lượng nòng cốt của mình đi xây dựng các khoa Lịch sử ở các trường: Đại học Tổng hợp Huế, Đại học Đà Lạt…Trong thời gian này trong Khoa có thêm hai Bộ môn mới được thành lập là Phương pháp luận sử học và Phong trào cộng sản và công nhân quốc tế, nhưng đến năm 1981 có hai Bộ môn được chuyển sang trường Đại học Văn hoá hình thành hai khoa độc lập là Bảo tàng học và Thư viện học.
Cùng với quá trình đổi mới của đất nước, Khoa Lịch sử cũng trải qua chặng đường đổi mới toàn diện, sâu sắc, trở thành trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học đa ngành, đa lĩnh vực sử học chất lượng cao của cả nước, lấy khoa học cơ bản làm nền tảng và mở rộng đáp ứng nhu cầu của đất nước - trở thành địa vị tin cậy của đồng nghiệp quốc tế.
Năm 1995, trong cơ cấu của tổ chức của Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội tách thành 2 trường mới: Đại học Khoa học Tự nhiên và Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Trong đội hình của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Khoa tiếp tục khẳng định là trung tâm đào tạo và nghiên cứu đa ngành, đa lĩnh vực sử học chất lượng cao của cả nước, là địa chỉ nghiên cứu và đào tạo tin cậy của Việt Nam và đồng nghiệp quốc tế.
Khoa có trên 7000 sinh viên các hệ, nghiên cứu sinh, học viên cao học đã và đang học tập, trong đó có trên 100 người đã bảo vệ thành công Luận án tiến sĩ, trên 200 Luận văn thạc sĩ.
Trong hơn 50 năm qua ở khoa đã có gần 200 cán bộ giảng dạy thuộc các thế hệ, trong đó có những thầy giáo, cô giáo đã trở thành nhà giáo, nhà khoa học lão thành, nổi tiếng Nhiều cán bộ học sinh khoa Lịch sử tốt nghiệp trở thành những công dân tốt của đất nước, sống, lao động, phục vụ sự nghiệp xây dưng và bảo vệ Tổ quốc trên mọi miền đất nước, thành những nhà giáo, nhà nghiên cứu lịch sử văn hoá, nhà hoạt động chính trị trên các lĩnh vực văn hoá, xã hội, kinh tế
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Khoa
Trải qua quá trình hình thành và phát triển trong bối cảnh đất nước gặp nhiều khó khăn, Khoa Lịch sử vẫn chứng tỏ mình là địa chỉ tin cậy trong sự nghiệp đào tạo về chuyên ngành Lịch Sử của cả nước Bên cạnh đó Khoa có những chức năng và nhiệm vụ sau:
- Thực hiện mọi chủ trương, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra.
- Đào tạo sinh viên hệ cử nhân.
- Đào tạo sinh viên hệ chất lượng cao.
- Đào tạo sinh viên hệ sau Đại học.
- Truyền bá tri thức và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao chuyên ngành Lịch sử, phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước.
- Nghiên cứu khoa học và đào tạo, góp phần phục vụ thực tiễn công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
Về mặt cơ cấu tổ chức Khoa có 1 Ban Chủ nhiệm Khoa và các Bộ môn trực thuộc.
Ban chủ nhiệm Khoa gồm:
- 1 Chủ nhiệm Khoa: Chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Khoa
- 3 Phó Chủ nhiệm Khoa (PCN), trong đó:
+ 1 PCN phụ trách đào tạo sau đại học và đối ngoại quốc tế + 1 PCN phụ trách đào tạo đại học và nghiên cứu khoa học + 1 PCN phụ trách tổ chức tài chính và cơ sở vật chất
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Khoa Lịch sử
CHI ỦY BAN CHỦ NHIỆM
B ộ m ôn L ịc h sử T hế g iớ i B ộ m ôn N hâ n h ọc sử lu ận L ý m ôn B ộ h ọ hiệ n- cậ nN am sử L ịc hm ôn B ộ đạ i V iệ t ng tru -c ổN am S ửL ịc hm ôn B ộ đạ i V iệ t B ộ m ôn V ăn h oá h ọc B ộ m ôn K hả o c ổ h ọc T ổ t ư l iệ u vă n p hò ng
Khái quát về phòng Tƣ liệu Khoa
Công việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ được Khoa giao trực tiếp cho các bộ môn đảm nhiệm Khoa Lịch sử là đơn vị đầu tiên của Trường Đại học Tổng Hợp Hà Nội nêu quyết tâm phó tiến sĩ hoá toàn bộ các cán bộ trong khoa. Đặt vào trong hoàn cảnh của nhà trường và đối với việc đào tạo các ngành khoa học xã hội nói chung đây là mục tiêu mang tính hiệu quả cao.
Khoa Lịch Sử hiện có 43 cán bộ giảng dạy và nghiên cứu sinh, trong đó:
Số người có học vị Tiến Sĩ: 16 người chiếm 37%
Số người có học vị Thạc sĩ : 14 người chiếm 32.5%
Số người có học vị Cử nhân: 5 người chiếm 12%
Hiên nay khoa có 8 người đang là nghiên cứu sinh trong và ngoài nước chiếm 18.5%
Khoa Lịch sử trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã và đang là trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo đại học, sau đại học, có quy mô lớn và chất lượng hàng đầu cả nước Trong suốt quá trình hình thành và phát triển Khoa đã thực sự trở thành cái nôi đào tạo các nhà khoa học, các nhà giáo và các cán bộ chỉ đạo thực tiễn chủ yếu hoạt động trên các lĩnh vực sử học, văn hoá học…góp phần cung cấp những cơ sở khoa học cho Đảng và Nhà nước hoạch định các chiến lược phát triển của đất nước.
1.2 Khái quát về phòng Tư liệu Khoa
1.2.1 Vài nét về lịch sử ra đời và phát triển.
Phòng Tư liệu khoa Lịch sử gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của Khoa Ngay từ những ngày thành lập Khoa đã có chủ trương xây dựng phòng Tư liệu nhằm mục đích phục vụ công tác nghiên cứu, học tập của cán bộ và sinh viên trong Khoa.
Với quan niệm không có tư liệu sẽ không có Khoa Lịch sử phát triển nên ngay từ khi thành lập đã có rất nhiều dịch giả nổi tiếng như GS Đào
Duy Anh, GS Trần Văn Giàu quan tâm đến vấn đề lưu trữ tài liệu Mặc dù không được đào tạo về chuyên ngành thư viện nhưng những nhà dịch giả này đã rất cố gắng để lưu trữ những nguồn tài liệu quý giá của Khoa để phục vụ cho sự nghiệp đào tạo sau này.
Khoa Lịch sử qua quá trình hình thành, phát triển đã trải qua những lần phải sơ tán vì chiến tranh (1965, 1971, 1972) và toàn bộ số tài liệu ít ỏi hiện có tại thời điểm đó cũng được đóng gói cẩn thận để sơ tán cùng với Khoa.
Thời gian đầu nguồn tài liệu của Khoa rất được chú trọng bổ sung Có rất nhiều gia đình đã tặng cả kho sách của gia đình cho phòng tư liệu khoa Lịch sử Tài liệu bổ sung thời kỳ này chủ yếu là sách, báo, tạp chí, luận văn, những bài viết trong những lần đi thực tế của sinh viên…
Tháng 10/1956 trường Đại học Tổng Hợp được thành lập Toàn bộ tài sản được kế thừa từ kho sách của Đông Dương đại học, Bảo tàng Lịch Sử, Thư viện Viễn Đông Bác Cổ Lúc này nguồn tài liệu chủ yếu được viết bằng tiếng Pháp và có sự xuất hiện của tạp chí Nam Phong Những nhà Hán học, Tây học với niềm đam mê sách vở đã được đưa về khoa làm cán bộ lưu trữ và dịch tài liệu.
Một thời kỳ sau chiến tranh, công tác tư liệu không được quan tâm cụ thể do cán bộ không được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, không có cán bộ chuyên trách thay thế Đến đầu năm 2009 khoa mới chính thức có một cán bộ có trình độ cử nhân chuyên ngành TT-TV kế tiếp sự nghiệp của các cán bộ trước đó.
Nguồn tài liệu của Khoa hiện có chủ yếu được chuyển từ một phần của trường Đại học Tổng Hợp xuống cho Khoa Sử trông coi Một phần được thừa kế vốn tài liệu của Bảo tàng Lịch Sử ; Ban Văn, Sử, Địa…
Hơn 50 năm xây dựng và triển đến nay Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử đã sở hữu một số lượng tài liệu khá phong phú ở nhiều lĩnh vực nghiên cứu. Để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc, song song với các hoạt động nghiệp vụ, phòng Tư liệu Khoa còn mở rộng và giao lưu với các thư viện, các viện nghiên cứu như Viện Khoa học xã hội, TTTT-TV Đại học Quốc Gia Hà Nội…
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ.
Cung cấp và đảm bảo nguồn lực thông tin, tài liệu phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu, học tập và giảng dạy của cán bộ và sinh viên Khoa Lịch sử trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN.
Thu thập và bổ sung tài liệu cần thiết, đồng thời thu nhận những ấn phẩm do Khoa xuất bản như các ấn phẩm định kỳ, tạp chí chuyên ngành Lịch Sử, báo cáo khoa học sinh viên, Khoá luận tốt nghiệp và các Luận văn, Luận án tiến sĩ đã bảo vệ ở Khoa.
Tổ chức và bảo quản toàn bộ vốn tài liệu của Khoa Lịch Sử.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ.
Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Khoa, chịu sự điều hành và chi phối của Ban Chủ Nhiêm khoa.
Phòng Tư liệu khoa Lịch Sử gồm hai bộ phận:
* Bộ phận nghiệp vụ có nhiêm vụ:
Xây dựng, bổ sung và xử lý kỹ thuật vốn tài liệu thư viện, lập danh mục tài liệu theo yêu cầu người đọc.
Tham gia xây dựng và phát triển vốn tài liệu thư viện.
* Bộ phận phục vụ có nhiệm vụ:
Tổ chức phục vụ tại thư viện, đáp ứng yêu cầu về sử dụng vốn tài liệu tại Phòng Tư liệu thông qua các hình thức sử dụng tài liệu
Tổ chức phục vụ ngoài thư viện
Do hạn chế về số lượng cán bộ nên hiện Khoa có một cán bộ có trình độ cử nhân chuyên ngành TT-TV vừa phụ trách công việc của phòng tư liệu vừa kiêm trợ lý đào tạo sau đại học của Khoa.
Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
Bước sang thế kỷ XXI, chúng ta đang sống trong thời đại của công nghệ thông tin, thời đại của nền kinh tế tri thức Chính vì vậy nó đòi hỏi mỗi một cá nhân phải tự nâng cao hơn nữa trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức công nghệ thông tin…để đáp ứng với từng nhiệm vụ, công việc mà chúng ta đang làm Hiện nay một bộ phận lớn người dùng tin có nhu cầu tin ngày càng cao và đa dạng hơn Bất cứ lúc nào, thông tin họ cần đều phải mang tính thời sự, cập nhật và liên tục.
Người dùng tin (NDT) là thành phần không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động của một cơ quan TT- TV nào NDT và nhu cầu tin của họ là cơ sở để định hướng cho toàn bộ hoạt động thông tin của cơ quan đó Nắm vững nhu cầu thông tin, đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác nhu cầu tin của NDT là một nhiệm vụ quan trọng của thư viện nói chung và thư viện các trường đại học nói riêng.
Phòng Tư liệu khoa Lịch sử những năm gần đây bạn đọc đến sử dụng thư viện ngày một tăng nhanh tạo nên nhu cầu tin rất lớn cần được đáp ứng đầy đủ và kịp thời Để xác định chính xác thành phần bạn đọc đến sử dụng tài liệu tại Phòng Tư liệu Khoa, tôi tiến hành phát phiếu điều tra nhu cầu tin với tổng số phiếu phát ra 210 phiếu, số phiếu hợp lệ thu về là 200 phiếu,kết quả thu được như sau:
Bảng 1: Số liệu xử lý phân tích phiếu điều tra nhu cầu tin của bạn đọc tại
Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử.
Trình độ Sinh viên Cán bộ giảng dạy Học viên cao học Nghiên cứu sinh Tổng số
Giới tính Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ
Bảng 2: Các nhóm bạn đọc được phản ánh qua bảng thống kê sau:
STT Nhóm bạn đọc Số lượng Tỷ lệ %
Sinh viên Cán bộ giảng dạy Học viên cao học Nghiên cứu sinh
Biểu đồ phản ánh thành phần bạn đọc tại Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử
Qua số liệu thống kê bạn đọc đến Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử là sinh viên chiếm 72.5% (145/200 phiếu) nhiều hơn so với bạn đọc là cán bộ giảng dạy, nghiên cứu sinh và học viên cao học Căn cứ vào đặc điểm, số liệu điều tra nhu cầu tin của bạn đọc, đối tượng bạn đọc có thể chia thành các nhóm sau:
+ Nhóm bạn đọc là sinh viên: Đây là nhóm đối tượng tham gia sử dụng thư viện đông nhất Đặc điểm nhu cầu tin của sinh viên trải rộng, họ vừa có nhu cầu về sách giáo khoa, giáo trình, vừa có nhu cầu về các tài liệu tham khảo, các loại báo, tạp chí có liên quan đến chuyên ngành Sinh viên khoa Lịch sử thường cần những tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực chuyên ngành như Văn hoá học, Khảo cổ học…
+ Nhóm bạn đọc là cán bộ giảng dạy: Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm người dùng tin này vừa mang tính chất nghiên cứu khoa học cơ bản, vừa mang tính chất chuyên ngành, bởi vậy tài liệu họ cần thường rất đa dạng và phức tạp Loại tài liệu chủ yếu nhóm người dùng tin này cần : chính trị-xã hội, các văn bản pháp luật, các công trình nghiên cứu khoa học, tư liệu lịch sử … để phục vụ cho công tác giảng dạy và nâng cao trình độ chuyên môn.
+ Nhóm bạn đọc là học viên cao học : Nhóm người dùng tin này thường có nhu cầu thông tin về các chuyên ngành mà họ đang theo học như: Lịch sử Việt Nam cận - hiện đại, Lịch sử Đảng… Đây là nhóm có trình độ học vấn cao, ngoài những tài liệu về chuyên môn họ còn có nhu cầu về các tài liệu tham khảo để ngâng cao trình độ, trau dồi tri thức khoa học.
+ Nhóm bạn đọc là nghiên cứu sinh: Cũng như nhóm bạn đọc là cán bộ giảng dạy, học viên cao học, nhóm bạn đọc này là những người có trình độ học vấn cao, nhu cầu tin của họ phong phú và đa dạng Nhóm nghiên cứu sinh có nhu cầu sử dụng các tài liệu tham khảo, sử dụng các dịch vụ truyền thống và hiện đại (đặc biệt là các dịch vụ mang tính hiện đại cao) phục vụ cho công tác nghiên cứu của mình.
Ngoài các nhóm người dùng tin trên, phòng Tư liệu Khoa còn phục vụ bạn đọc là các cán bộ, giảng viên và sinh viên ngoài khoa nếu có nhu cầu sử dụng tài liệu.
1.4 Vai trò công tác tổ chức hoạt động thông tin – tư liệu phục vụ đào tạo đại học
1.4.1 Vai trò của phòng Tư liệu các Khoa trong trường đại học.
Thư viện là nơi cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho người đọc phát triển toàn diện, đặc biệt là tư duy sáng tạo, góp phần giúp nhà trường hoàn thành sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực, bồi dưỡng nhân tài cho đất nước. Để thư viện trường học thật sự là nơi đảm bảo chất lượng và hiệu quả giáo dục, đòi hỏi phải tăng cường vốn tài liệu, đảm bảo về nội dung, bao gồm đầy đủ về sách giáo khoa, giáo trình sách tham khảo chuyên ngành phù hợp với ngành nghề đào tạo của nhà trường Đối với các trường đại học hoạt động TT-TV có vai trò to lớn trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo của trường
Công tác tổ chức hoạt động thông tin tư liệu hỗ trợ cho việc thay đổi phương pháp giảng dạy ở bậc đại học Thay vì lên lớp thuyết trình, diễn giải một vấn đề qua các bài giảng và giáo trình, các vị giáo sư, giảng viên đã đưa và nguồn tài liệu phong phú sẵn có của thư viện, nêu tình huống của vấn đề để hướng dẫn sinh viên sưu tầm, tham khảo, nghiên cứu tài liệu thư viện hầu có đủ dữ liệu để đặt vấn đề, thảo luận và tìm ra chân lý Thay vì cho biết trước chân lý, các GS đã hướng dẫn sinh viên tự tìm ra chân lý Các Giáo sư đã hướng dẫn sinh viên khảo sát qua các nguồn kinh nghiệm tích lũy trước khi đạt tới lời giải đáp cho vấn đề được đặt ra.
Thay đổi phương pháp học tập ở bậc đại học Thay vì học thuộc lòng bài giảng hay giáo trình của thầy, các sinh viên phải đến thư viện tìm kiếm,theo sự hướng dẫn của thầy, các tài liệu liên quan đến đề tài, đem thảo luận, hay vấn đề khảo sát Thư viện đại học sẽ cung cấp cho sinh viên nhiều nguồn thông tin, tri thức khác nhau; Sinh viên phải làm công việc chọn lựa, phân tích, so sánh đánh giá tổng hợp những thông tin tri thức này để đưa ra nhận xét rút ra kết luận riêng của mình Những nhận xét và kết luận này sẽ được trình bày trên một bài làm tóm tắt (Khoảng 2 hay 3 trang giấy) và nộp vào một buổi học sau, và hàng tuần để đưa ra lớp thảo luận và để thầy giáo đánh giá.
Về phương diện tâm lý giáo dục, hoạt động TT-TV của các phòng tư liệu trong trường đại học đã làm thay đổi phương cách vận dụng tri thức của người học Thay vì tận dụng ký ức để nhớ nằm trong những điều trình bày, trong bài giảng hay giáo trình người sinh viên được tự do chọn lựa nguồn thông tin, kiến thức, rồi vận dụng óc phân tích đối chiếu để đi đến một sự tổng hợp có tính sáng tạo.
Sự hoạt động của các phòng tư liệu cũng làm thay đổi phương pháp đánh giá người học Thay vì đánh giá một sinh viên chỉ qua kết quả của kỳ thi cuối khoá, các giáo viên đánh giá sinh viên mình qua suốt công trình đóng góp trong một khóa học Mỗi tuần một bài làm cho một môn học, mỗi khóa một hay hai khóa luận dài chừng vài chục trang giấy cho một bộ môn. Giáo viên sẽ đánh giá sinh viên của mình qua tất cả công trình nghiên cứu hay sáng tạo đó Bài thi cuối khóa có thể chỉ là một bài trắc nghiệm nhỏ, chiếm một tỷ lệ nhỏ nhoi trong tổng số điểm đánh giá một sinh viên.
1.4.2 Vai trò của hoạt động thông tin tƣ liệu tại Khoa Lịch sử.
Là một nhân tố góp phần vào sự phát triển của Khoa trong công tác giáo dục, đào tạo và nghiên cứu, Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử có vai trò thúc đẩy hoạt động nghiên cứu khoa học, nâng cao chất lượng học tập của sinh viên trong toàn Khoa.Với những hoạt động nghiệp vụ thư viện chuyên môn, hoạt động TT-TV tại Khoa đã đạt hiệu quả cao trong công tác phục vụ bạn đọc.
HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA PHÕNG TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
Đặc điểm vốn tài liệu và công tác phát triển vốn tài liệu tại Khoa
2.1.1 Đặc điểm vốn tài liệu
Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cấu thành của thư viện Nó là thước đo để đánh giá sự phong phú và đa dạng về nguồn tin của một cơ quan thông tin - thư viện Bên cạnh đó vốn tài liệu giúp thư viện thực hiện tốt các chức năng của mình: Chức năng thông tin, chức năng văn hoá, chức năng giáo dục và chức năng giải trí.
*Đặc điểm nội dung tài liệu
Toàn bộ số tài liệu được lưu trữ tại Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử có nội dung bao quát nhiều ngành, lĩnh vực nghiên cứu như: Văn hoá học, Triết học, Tôn giáo, Lịch sử thế giới, Lịch sử Việt Nam, Khảo cổ học…Tuy nhiên do tính chất đặc thù về lĩnh vực đào tạo của Khoa nên hiện tại có 80% số lượng sách, báo, tạp chí có nội dung chuyên ngành lịch sử Với số lượng tài liệu chuyên sâu về nội dung đó, Phòng Tư liệu Khoa đã đáp ứng khá tốt nhu cầu tin của người dùng tin trong và ngoài Khoa.
* Đặc điểm hình thức tài liệu
Theo thống kê đến hết năm 2009, Phòng Tư liệu Khoa đã có các loại hình tài liệu sau:
- Sách : Bao gồm những tài liệu có nội dung về chuyên ngành lịch sử và các bộ môn liên quan như Văn hóa học, Nhân học, Lưu trữ học…
Bảng 3: Thống kê số lượng sách tại Phòng Tư liệu Khoa Lịch Sử
STT Tên sách Số lượng
1 Sách phục vụ sinh viên hệ chất lượng cao có 750 cuốn nội dung Lịch sử chung
2 Sách phục vụ sinh viên hệ chất lượng cao có 200 cuốn nội dung Lịch Sử thế giới
3 Sách Lịch sử Việt Nam 899 cuốn
4 Sách lịch sử chép tay(lịch sử -tư liệu) 2200 cuốn
5 Sách chuyên ngành Văn hóa học 326 cuốn
6 Sách chuyên ngành Lịch Sử Đảng 322 cuốn
7 Sách chuyên ngành Khảo cổ học 95 cuốn
8 Sách lịch sử nói chung 800 cuốn
10 Sách lịch sử thế giới viết bằng tiếng Việt 312 cuốn
11 Sách lịch sử thế giới viết bằng tiếng Anh 2000 cuốn
12 Tài liệu viết bằng tiếng Nga 200 cuốn
Báo & tạp chí : Hiện tại Khoa đang lưu trữ số lượng tạp chí rất lớn phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu của Khoa.
Bảng 4 : Bảng thống kê tên tạp chí được lưu giữ tại Phòng Tư liệu Khoa.
Tài liệu xám (nguồn tài liệu nội sinh) là nguồn tài liệu quý giá của mỗi một cơ quan thông tin, thư viện Đó là những tài liệu về các công trình nghiên cứu khoa học của sinh viên, cán bộ trong Khoa mà chưa từng được công bố trên các kênh thông tin đại chúng như: Khoá luận tốt nghiệp, Niên luận, Báo cáo khoa học, Luận văn thạc sĩ, Luận án tiến sĩ…Hiện tại Phòng
Tư liệu khoa Lịch Sử mới xử lý Khoá luận tốt nghiệp, Luận văn thạc sĩ,Luận án tiến sĩ để đưa vào phục vụ sinh viên, còn các tài liệu khác chưa được đưa vào phục vụ.
Nguồn tài liệu xám của Khoa hiện có 2726 tên tài liệu, trong đó:
+ Khoá luận tốt nghiệp: 2430 cuốn
+ Luận án tiến sĩ: 160 cuốn
+ Luận văn thạc sĩ: 136 cuốn
Tài liệu tra cứu : Phòng tư liệu khoa hiện lưu trữ 170 bản trong đó bao gồm các tài liệu sau:
Hồ Chí Minh toàn tập:24 cuốn
Lê nin toàn tập: 55 cuốn
Khoảng 40 cuốn còn lại bao gồm các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, từ điển, niên giám, Văn kiện Quốc hội
*Tài liệu truyền thống: Đây là loại hình tài liệu được phòng Tư liệu Khoa chú trọng bổ sung nhất, bao gồm các tài liệu như: sách, báo, tạp chí, Luận văn, Luận án…Nguồn tài liệu này chiếm 90% tổng số vốn tài liệu tại phòng
Bên cạnh nguồn tài liệu truyền thống, những năm qua phòng Tư liệu Khoa luôn cố gắng xây dựng và phát triển vốn tài liệu điện tử làm cơ sở cho việc xây dựng một thư viện điện tử sau này Hiện nay vốn tài liệu điện tử cua Phòng Tư liệu chưa được phong phú, mới chỉ dừng lại ở dạng cơ sở dữ liệu.
Các cơ sở dữ liệu: Với việc ứng dụng tin học trong công tác thư viện,hiện nay phòng Tư liệu Khoa đã và đang xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) sách, Luận văn thạc sĩ và Khóa luận tốt nghiệp với tổng số 400 biểu ghi.CSDL này là nền tảng để trung tâm xây dựng mục lục truy cập trực tuyến,phục vụ nhu cầu tra cứu trực tuyến của NDT.
Trong tổng số vốn tài liệu của Khoa, phần lớn tài liệu được viết bằng tiếng Việt, còn lại là tài liệu thuộc các ngôn ngữ khác như: Anh, Pháp, Nga, Nhật, Trung Quốc.
2.1.2 Công tác phát triển nguồn tin
Trong các hoạt động nghiệp vụ, phòng Tư liệu khoa Lịch sử rất chú trọng đến chính sách phát triển vốn tài liệu Đây là công việc hết sức quan trọng trong kế hoạch phát triển của Khoa Việc bổ sung vốn tài liệu quyết định đến chất lượng các tư liệu được lưu trữ trong Khoa Nếu công tác bổ sung và phát triển nguồn tài liệu không được coi trọng một cách nghiêm túc thì sẽ dẫn đến việc tư liệu trong Khoa không phản ánh hết được sự phát triển của các công trình nghiên cứu khoa học lịch sử, không đáp ứng đầy đủ, kịp thời công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập.
Bổ sung là hoạt động mang tính trí tuệ cao Bổ sung không chỉ là công tác kỹ thuật đơn thuần như sưu tầm, mua bán, thu thập một cách đơn giản. Nội dung, giá trị tài liệu nhập vào thư viện có đảm bảo hay không phụ thuộc rất lớn vào sự đánh giá, lựa chọn của cán bộ làm công tác bổ sung. Chính vì vậy cán bộ bổ sung cần có trình độ nhất định để cân nhắc, xem xét, đánh giá, phân tích kỹ từng tài liệu.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác bổ sung, không chỉ riêng cán bộ phòng Tư liệu mà cả Ban Chủ nhiệm Khoa cũng coi trọng công tác này hơn Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử thực hiện kế hoạch bổ sung tài liệu dựa trên hai nguyên tắc sau:
*Nguyên tắc tính tư tưởng, thể hiện:
- Đảm bảo bổ sung những tài liệu phù hợp với thế giới quan của Chủ nghĩa Mac- Lênin và tư tương Hồ Chí Minh
- Bổ sung những tài liệu phù hợp với đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Bổ sung ưu tiên những vấn đề, những nhiệm vụ cấp thiết trong mỗi thời kì, mỗi giai đoạn nhất định
*Nguyên tắc tính khoa học, thể hiện:
- Bổ sung vốn tài liệu phải căn cứ vào đặc diểm, tính chất, loại hình, chức năng, nhiệm vụ của thư viện và đối tượng người dùng tin.
- Bổ sung phải được tiến hành một cách kịp thời, thường xuyên và có kế hoạch.
Hàng năm Khoa có kế hoạch bổ sung tài liệu, việc bổ sung được căn cứ vào các yếu tố sau:
- Căn cứ vào nguồn tài chính: Dựa trên nhu cầu của các bộ môn,
Khoa phân bổ nguồn kinh phí đào tạo cho việc bổ sung vốn tài liệu.
- Căn cứ vào nội dung tài liệu: Nội dung tài liệu được đánh giá bởi các cán bộ của từng bộ môn, bao gồm các tài liệu mới có giá trị cho việc nghiên cứu, giảng dạy và học tập các chuyên ngành lịch sử, các tài liệu cũ có giá trị mà phòng Tư liệu Khoa chưa có, cần được bổ sung kịp thời.
-Căn cứ vào diện tích của phòng Tư liệu: Do diện tích phòng tư liệu của Khoa có hạn, vì vậy việc bổ sung tài liệu cần được đánh giá một cách sâu sắc về mặt nội dung, chỉ bổ sung những tài liệu mang tính chất đặc trưng về lịch sử và cần thiết cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập Không thực hiện bổ sung khi tài liệu chưa được đánh giá nghiêm túc về mặt nội dung Thực hiện việc này nhằm tránh những tài liệu không mang tính đặc trưng, ít giá trị về nội nhưng chiếm diện tích khá lớn trong kho.
+ Nguồn tài liệu được bổ sung qua hình thức mua: Mua tài liệu là việc làm cần thiết, khi ngày càng nhiều các công trình nghiên cứu khoa học có giá trị ra đời, nguồn bổ sung này tạo cho phòng Tư liệu Khoa tính chủ động trong việc cập nhật tài liệu mới Mua tài liệu hàng năm luôn đảm bảo cho phòng Tư liệu có đầy đủ các tài liệu nghiên cứu về lịch sử, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập.
+ Nguồn tài liệu được bổ sung qua hình thức biếu tặng: Phòng Tư liệu Khoa hàng năm vẫn nhận được các nguồn biếu tặng từ các thầy cô giáo, các nhà khoa học trong và ngoài nước, đây cũng là nguồn bổ sung đáng kể (chủ yếu hiện nay) cho thư viện, tuy nhiên nếu phụ thuộc vào nguồn này thì không tạo được tính chủ động cho thư viện, luôn ở trạng thái thụ động trong việc bổ sung tài liệu Nguồn tài liệu tặng biếu cũng phải được xem xét kỹ lưỡng về nội dung thì mới đưa vào phục vụ.
Đặc điểm cơ sở vật chất và phần mềm quản trị tƣ liệu
2.2.1 Đặc điểm cơ sở vật chất.
Cơ sở vật chất là nơi chứa đựng, giữ gìn tài liệu và là nơi giúp bạn đọc nhận thức được thông tin, tiếp nhận và chọn lọc thông tin Được sự quan tâm của Ban Chủ nhiệm Khoa, Phòng Tư liệu Khoa đã từng bước được nâng cấp và hoàn thiện vế cơ sở vật chất, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động của Phòng Tư liệu và đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của bạn đọc.
Phòng Tư liệu khoa Lịch sử được chia thành 3 phòng với diện tích mỗi phòng khoảng 30m 2
+ Phòng nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc
+ Phòng Luận văn thạc sĩ, Luận án tiến sĩ, Khóa luận cử nhân và sách lịch sử Việt Nam
+ Phòng Lịch sử - tư liệu và sách chuyên ngành khác.
Phòng Tư liệu có khoảng 10 tủ sách, 10 giá sách bằng gỗ, 1 máy tính, 1 máy điều hoà nhiệt độ, và hệ thống bàn ghế phục vụ bạn đọc tại chỗ Như vậy về cơ sở vật chất Phòng Tư liệu Khoa đã được trang bị khá đầy đủ.
2.2.2 Quá trình tin học hoá Phòng Tƣ liệu.
Tự động hóa, hiện đại hóa công tác TT- TV đang là xu hướng tất yếu trong quá trình phát triển của các cơ quan TT- TV Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin đã có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động thông tin & thư viện.
Tin học hóa hệ thống thông tin của thư viện nhằm tạo nên một hệ thống thông tin tự động hóa, là xu hướng tất yếu Hiện tại Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử đã chuyển một phần công tác lưu giữ tài liệu, phục vụ bạn đọc vào chương trình máy tính. Đối với hệ thống thông tin của Phòng Tư liệu, máy tính đóng vai trò như là một kho dữ liệu và công cụ truy xuất Do đó máy tính hoạt động như một người quản lý kho sách đồng thời có thể cung cấp các khả năng xử lý để tạo ra thông tin Máy tính có thể phục vụ như là một công cụ giao tiếp để thu nhận dữ liệu và thông tin từ những máy tính khác, máy tính có thể trình bày thông tin một cách đa dạng.
Cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin hiện đại, Phòng Tư liệu Khoa đã từng bước tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng tin Khoa đã trang bị 1 máy tính, được nối mạng Internet, ứng dụng phần mềm CDS/ISIS for Windows trong việc lưu trữ tài liệu và phục vụ tìm tin.
CDS/ISIS for Windows là phần mềm quản trị tư liệu do tổ chức văn hóa khoa học và giáo dục của Liên hợp quốc (UNESCO) cung cấp Được UNESCO cung cấp miễn phí cho các thư viện Việt Nam Đây là phần mềm đầu tiên được sử dụng phổ biến tại Việt Nam để quản lý thư viện truyền thống.
CDS/ISIS là hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin tổng hợp được thiết kế để quản trị CSDL dạng văn bản có cấu trúc Người dùng tin có thể thao tác thuận tiện thông qua các thực đơn (menu). Ƣu điểm
- Các chương trình đều làm việc trong chế độ hội thoại và có khả năng đối thoại với nhiều ngôn ngữ.
- Số CSDL không hạn chế
- Ngôn ngữ tìm tin mềm dẻo và linh hoạt
- Cho phép tạo các tệp đảo truy nhập nhanh đến các CSDL
- In và sắp xếp kết quả tìm tin tùy ý
- Trao đổi dữ liệu thuận tiện và dễ dàng
- Khả năng tính toán hạn chế, không có hỗ trợ người dùng tin trực tuyến
- Người dùng tin không thể hỏi hệ thống cách lập biểu thức tìm tin, cách sử dụng toán tử.
Mục tiêu mà Phòng Tư liệu Khoa muốn đạt được khi tiến hành tin học hóa:
- Tăng cường hiệu quả hoạt động của phòng Tư liệu : rút ngắn thời gian đáp ứng nhu cầu tin, nhanh chóng trong việc đặt sách, xử lý tài liệu được rút gọn
- Tiết kiệm thời gian, kinh phí: kho tàng, bảo quản, xư lý tài liệu
- Giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ của phòng Tư liệu Khoa
- Giảm cường độ lao động, tăng năng suất lao động
- Chia sẻ nguồn lực thông tin
- Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Công tác tổ chức xử lý tài liệu tại Phòng Tƣ liệu
Xử lý vốn tài liệu là khâu quan trọng trong hoạt động nghiệp vụ của thư viện, đòi hỏi người cán bộ thư viện phải có trình độ chuyên môn, hiểu biết về tổng hợp các môn loại tri thức Công tác xử lý vốn tài liệu đạt được hiệu quả cao nghĩa là nó đã đưa ra một sản phẩm tra cứu tài liệu giúp cho bạn đọc rút ngắn thời gian tìm kiếm, thông tin chính xác và đầy đủ.
Công tác xử lý tài liệu tại Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử được tiến hành xử lý về cả nội dung lẫn hình thức.
2.3.1 Công tác xử lý hình thức tài liệu. Đây là công việc tiến hành mô tả những thông tin cần thiết về tài liệu.Tại phòng Tư liệu Khoa Lịch Sử, công việc đó được tiến hành từng bước như sau:
+ Đăng ký tài liệu: Tài liệu sau khi bổ sung về sẽ được nhập vào máy tính để quản lý.
+ Đóng dấu, ghi chỉ số xếp giá vào trang tên sách và trang 17
+ In và dán nhãn tài liệu ( số ký hiệu xếp giá )
+ Ký hiệu xếp giá ( KHXG) dựa vào ngôn ngữ và lĩnh vực tài liệu kết hợp với số đăng ký cá biệt.
CLC-V Sách chất lượng cao Lịch Sử chung
KL- CN Khoá luận tốt nghiệp
LA- TS Luận án tiến sĩ
LSVN Lịch Sử Việt Nam chung
LS-TL Lịch Sử chép tay
LSTG-H Lịch sử thế giới tiếng Hán
LSTG-N Lịch sử thế giới tiếng Nga
LV- Ths Luận văn thạc sĩ
LSTG-V Lịch sử thế giới tiếng Việt
LS-V Lịch sử Việt Nam bằng tiếng Việt
VHH-DT Văn hoá học
Mô tả thư mục: Tiến hành mô tả thư mục là đưa ra một tập hợp các chỉ dẫn nhằm mô tả đúng, chính xác những yếu tố cơ bản của tài liệu như: tên tác giả, tên sách, nơi xuất bản, năm xuất bản, số trang…Dựa vào những thông tin này bạn đọc có thể tìm được tài liệu phù hợp với nhu cầu thông tin của mình
Hiện tại phòng Tư liệu Khoa sử dụng quy tắc mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn The International Standard Bibliographic Description (ISBD) để mô tả tài liệu Đây là quy tắc mô tả thư mục quốc tế vừa khoa học vừa chi tiết ISBD là một tập hợp các quy tắc trình bày các dữ liệu thư mục theo một quy định chặt chẽ, cùng các dấu hiệu để xác định chúng Ngoài ra ISBD còn đưa vào một hệ thống dấu phân cách để báo hiệu chỗ bắt đầu hoặc kết thúc một vùng hoặc vùng con.
Các vùng mô tả của ISBD:
1 Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm
2 Vùng thông tin về lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản
3 Vùng thông tin đặc thù cho tài liệu, sử dụng cho ấn phẩm định ki.
4 Vùng địa chỉ xuất bản (phát hành)
5 Vùng mô tả vật lý : Đặc trưng số lượng, số trang, minh họa, khổ cỡ
6 Vùng tùng thư (sách bộ)
8 Vùng chỉ số ISBN, ISSN và điều kiện có được tài liệu.
Nhan đề chính = Nhan đề song song : Thông tin liên quan đến nhan đề / Thông tin về trách nhiệm.- Thông tin về lần xuất bản/ Thông tin về trách nhiệm liên quan lần xuất bản.- Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, Năm xuất bản.- Khối lượng: Hình bản; Khổ sách + tài liệu kèm theo.- (Nhan đề tùng thư/ Thông tin về trách nhiệm của tùng thư; ISSN; Số tập)
Phụ chú ISBN: Giá tiền, số lượng in
Phiếu mô tả cho Sách Lịch Sử Đảng
Hành trình cứu nước của Bác Hồ/ Đức Vượng, Nguyễn Văn Khoa.- H.: Sự thật, 1990.- 157tr.
Phiếu mô tả cho sách Lịch Sử thế giới viết bằng Tiếng Anh
LSTG – A An encyclopedia of world history: ancient, medical and modern/ Ed.:
William L Langer.- Boston: Houghton Mifflin Company, 1972.- 1569p
1 Kí hiệu xếp giá ( KHXG) cho Luận văn thạc sĩ
TƢ LIỆU KHOA LỊCH SỬ ĐẠIHỌCKHXH&NV
2 KHXG cho Sách chất lượng cao- tiếng việt
TƢ LIỆU KHOA LỊCH SỬ ĐẠIHỌCKHXH&NV
3 KHXG cho Khóa luận cử nhân
TƢ LIỆU KHOA LỊCH SỬ ĐẠIHỌCKHXH&NV
2.3.2 Công tác xử lý nội dung tài liệu.
Thông tin là yếu tố không thể thiếu trong mọi hoạt động, nhưng nó chỉ thật sự có ý nghĩa khi đã được tiến hành xử lý Xử lý nội dung tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng quyết định hiệu quả và chất lượng của Phòng Tư liệu Việc xử lý thông tin chính xác sẽ đem lại các sản phẩm thông tin có giá trị, giúp NDT tiếp cận và sử dụng kho tin một cách dễ dàng.
Xử lý nội dng tài liệu là công việc quan trọng trong hoạt động xử lý tài liệu với các công đoạn như phân loại, định từ khóa, tóm tắt với mục đích thông báo cho bạn đọc nội dung của tài liệu để dễ dàng hơn cho việc tra tìm tài liệu.
Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụ thể Kí hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung, chủ đề mà tài liệu đề cập.
Phòng Tư liệu khoa Lịch sử sử dụng khung phân loại DDC làm công cụ để phân loại tài liệu.
Căn cứ vào chỉ số phân loại này bạn đọc có thể tiếp cận một số lượng lớn tài liệu trong cùng một ngành khoa học hoặc từng phân mục chi tiết. DDC là khung phân loại được xây dựng trên nguyên tắc thập tiến, sử dụng ký hiệu đồng nhất là số Ả rập Toàn bộ tài liệu tại phòng tư liệu được phân chia theo nội dung của 10 lớp chính trong khung phân loại DDC, cụ thể như sau:
100 Triết học –tâm lý học
800 Văn học và tu từ học
900 Lịch sử, địa lý Đánh giá Ƣu điểm
- Việc phân chia theo các môn loại khoa học của Dewey tạo nên một khung phân loại chặt chẽ.
- Các đề mục được sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến dễ sử dụng, dễ nhớ.
- Được cập nhật và sửa đổi thường xuyên
- Có diện tích sử dụng rộng rãi tại nhiều quốc gia và Mỹ, thuận lợi cho việc chia sẻ nguồn tin
- Sử dụng chữ số Ả rập tạo cho việ sử dụng khung phân loại dễ nhớ, dễ hiểu, phổ biến và dễ ứng dụng.
- Sự phân nhóm và sắp xếp các lớp chính trong dãy cơ bản hoàn toàn không phản ánh được thế giới khách quan
- Những khái niệm về kiến trúc thượng tầng xếp trước các khái niệm về kiến trúc hạ tầng, đây là biểu hiện của quan điểm duy tâm về sự phát triển của thế giới khách quan
- Cấu trúc khung phân loại thiếu tính logic, khoa học
- Nhiều khái niệm không phản ánh thực chất của vấn đề xã hội và bị xếp lẫn lộn, nhiều khi ở vị trí đối lập nhau.
+ Định từ khoá Định từ khóa tài liệu là hình thức mô tả nội dung tài liệu mà ở đó người ta chọn ra những thuật ngữ thích hợp nhất để nói lên nội dung và những khái niệm mà tài liệu đề cập tới Mục đích của công đoạn này là tìm ra một điểm truy nhập nội dung tài liệu bằng từ ngữ Từ diểm truy nhập này, người dùng tin có thế tiếp cận và khai thác tài liệu phù hợp với nhu cầu của họ.
Trong quá trình xử lý tài liệu, Phòng Tư liệu Khoa đã sử dụng phương pháp định từ khoá tự do cho tài liệu Kết quả của hoạt động này sẽ giúp người dùng tin có thể tìm tài liệu đúng với yêu cầu mình đưa ra Người cán bộ thư viện sẽ tiến hành các phương pháp đọc tài liệu từ đọc lướt đến đọc toàn văn để xác định từ khoá cho tài liệu.
Tuy nhiên với cách định từ khoá này sẽ không mang hiệu quả tối ưu vì nó mang yếu tố chủ quan của người cán bộ thư viện.
Xác định giá trị sử liệu của tài liệu phòng lưu trữ Đảng Cộng Sản ViệtNam/Nguyễn Lệ Nhung.-H.,2000.-202tr.
Từ khóa tìm tin: Sử liệu; Đảng cộng sản; Nguyễn Lệ Nhung
+ Tóm tắt: Hiện nay phòng Tư liệu chưa tiến hành công đoạn này cho các tài liệu được lưu giữ tại Khoa.
Công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu
Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm họa thiên nhiên, các tác nhân hóa học đều có thể gây hư hại tài liệu Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lý thì đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu Chính vì vậy, công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của một cơ quan thông tin thư viện.
Do tính chất quan trọng của tài liệu lịch sử, vì vậy việc bảo quản tài liệu tại Khoa được đặt lên hàng đầu trong các công việc của thư viện Bởi lẽ xây dựng vốn tài liệu phải đi đôi với việc bảo quản tài liệu, nếu không bảo quản tốt thư viện sẽ khó thực hiện được nhiệm vụ bảo tồn và phát huy giá trị vốn có của thư viện.
2.4.1 Công tác tổ chức lƣƣ trữ tài liệu
Hiện nay phòng Tư liệu khoa Lịch sử lưu trữ nguồn thông tin dưới hai hình thức : Tổ chức kho và lưu trữ trên máy tính
Tổ chức kho sách hiểu theo cách đơn giản là một loạt các hoạt động nghiệp vụ, các thao tác nhằm làm cho vốn tài liệu của thư viện được trật tự, ổn định và luôn sẵn sàng phục vụ bạn đọc Mục đích cuối cùng của công tác tổ chức kho là tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu, bảo quản tốt tài liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu.
Phương thức tổ chức của kho tài liệu tại phòng Tư liệu Khoa Lịch sử là kho kín Bạn đọc tra cứu tài liệu bằng hộp phích truyền thống rồi viết phiếu yêu cầu cho cán bộ vào lấy tài liệu Tài liệu trong kho được sắp xếp theo nội dung tài liệu.
+ Lưu trữ trên máy tính
Phòng tư liệu khoa Lịch sử sử dụng phần mềm CDS/ISIS để lưu trữ tài liệu Do hạn chế về mặt số lượng cán bộ có trình độ chuyên ngành TT-TV nên hiện tại Khoa mới chỉ bắt đầu tiến hành nhập biểu ghi cho cơ sở dữ liệu là Khoá luận, Luận văn thạc sĩ, sách lịch sử Việt Nam Số lượng biểu ghi hiện nay mới chỉ có khoảng 400 biểu ghi Còn các tài liệu khác chưa được xử lý, xây dựng CSDL để lưu trữ trên máy tính phục vụ Thầy và trò của Khoa.
2.4.2 Công tác bảo quản tài liệu.
Do tính chất quan trọng của tài liệu lịch sử, vì vậy việc bảo quản phải được đặt lên hàng đầu trong các công việc của thư viện, bao gồm:
- Chống tác hại của bụi bặm, ẩm mốc
- Chống tác hại của côn trùng (đặc biệt là mối mọt, chuột, dán)
- Chống tác hại của thời tiết (do khí hậu nóng ẩm thất thường)
- Sự cẩu thả của người sử dụng
Tài liệu trong kho được sắp xếp trên giá và một phần được xếp trong các tủ có khóa Hiện tại phòng Tư liệu có 7 tủ bảo quản sách dành cho lớp chất lượng cao, 7 tủ bảo quản sách tiếng Hán và tiếng Nhật, 10 giá sách bảo quản các tài liệu khác, máy điều hòa, hệ thống quạt điện và hệ thống giá sách bằng gỗ để bảo quản tài liệu.
Công tác phục vụ người dùng tin của Phòng Tư liệu
2.5.1 Tổ chức hệ thống tra cứu Đối với mỗi cơ quan thông tin & thư viện, bạn đọc luôn là yếu tố quan trọng trong mắt xích hoạt động của mình, nó có vai trò thúc đẩy và duy trì sự phát triển của thư viện Trong điều kiện hiện nay hầu hết các hoạt động của thư viện đều hướng tới mục tiêu cuối cùng là đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của bạn đọc, Phòng Tư liệu khoa Lịch sử đã tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo hai cách: Hệ thống tra cứu truyền thống và hệ thống tra cứu hiện đại.
+ Bộ máy tra cứu truyền thống bao gồm - Hệ thống mục lục -
Kho tài liệu tra cứu
- Hệ thống mục lục tra cứu của Phòng Tư liệu Khoa được tổ chức theo hệ thống mục lục chữ cái bao gồm:
+ Mục lục dạng phiếu : Đối với các loại tài liệu khác bạn đọc sử dụng hệ thống tra cứu phích thủ công do Thư viện Quốc Gia xây dựng với khoảng 10.000 phiếu
+ Mục lục dạng sách in: là danh mục tên tài liệu, tác giả, số đăng ký cá biệt được đóng thành quyển giúp bạn đọc tra cứu đối với tài liệu là Khóa luận từ K47 đến K50.
- Kho tài liệu tra cứu : Phòng Tư liệu hiện có 170 bản trong đó bao gồm các tài liệu như: Hồ Chí Minh toàn tập; Lê nin toàn tập; Văn kiện Đảng Ngoài ra còn có khoảng 40 cuốn bao gồm các văn bản chỉ đạo của Đảng và nhà nước, từ điển , niên giám, Văn kiện Quốc hội
Bộ máy tra cứu hiện đại
Hiện tại phòng Tư liệu khoa đang sử sụng phần mềm CDS/ISIS FORWINDOWS để phục vụ cho công tác quản lý và phục vụ bạn đọc Tuy nhiên do số lượng máy tính có hạn và việc xây dựng cơ sở dữ liệu WINISIS mới đang ở bước đầu thực hiện nên mới chỉ phục vụ đối tượng bạn đọc là cán bộ, giảng viên Bạn đọc có thể tra tìm tài liệu theo hai cách:Tìm tin nâng cao và tìm tin có trợ giúp thông qua các thông tin về tài liệu như: tên tác giả, từ khóa, tên tài liệu…
Muốn tìm tài liệu của tác giả Phùng Hữu Phú.Bạn đọc mở cơ sở dữ liệu, sau đó gõ “Phùng Hữu Phú”vào câu hỏi tìm
Sau đó bấm vào “ xem kết quả” Đây là kết quả tìm được với từ khóa tên tác giả “Phùng Hữu Phú”.
Hệ thống cơ sở dữ liệu
Hiện tại Phòng Tư liệu Khoa có một hệ thống cơ sở dữ liệu gồm khoảng
+ 160 biểu ghi Luận văn thạc sĩ
+ 150 biểu ghi Khoá luận tốt nghiệp
+ Số lượng biểu ghi còn lại là sách Lịch sử Việt Nam.
1 Biểu ghi dành cho Sách Lịch Sử Việt Nam nói chung
2 Biểu ghi dành cho Khóa luận tốt nghiệp
Qua số liệu thống kê lượt bạn đọc đến Phòng Tư liệu Khoa từ tháng 09/2009 đến 05/2010 cho thấy số lượng bạn đọc đến sử dụng thư viện khá đông với 1200 lượt, trong đó:
Bảng 6: Số lượng thống kê lượt bạn đọc Đối tượng bạn đọc Số lượng Tỷ lệ %
Học viên cao học, nghiên cứu sinh 100 8.3 %
Sau khi tiến hành các công đoạn từ xử lý hình thức đến xử lý nội dung, bạn đọc có thế tiếp cận với tài liệu có nội dung phù hợp với nhu cầu tin của mình thông qua hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện.
Hệ thống mục lục truyền thống Đây là công cụ quan trọng đối với thư viện còn mang những yếu tố đặc trưng của một thư viện truyền thống như Phòng Tư liệu khoa Lịch sử.
Hệ thống mục lục truyền thống là kết quả của quá trình bổ sung, xử lý vốn tài liệu Qua hệ thống này bạn đọc có thể xác định được vị trí của tài liệu. Mục lục thư viện là yếu tố cơ bản phản ánh số lượng, thành phần kho sách của cơ quan đó.
+ Mục lục chữ cái: Là hệ thống các tài liệu được sắp xếp vần chữ cái tên tác giả/ tác phẩm
+ Mục lục phân loại: Là việc sắp xếp các tài liệu theo các lớp trong trật tự logic của một sơ đồ (khung phân loại khoa học).Với cách sắp xếp này, các tài liệu có cùng nội dung tri thức, cùng chủ đề để phục vụ bạn đọc.
+ Mục lục chủ đề: Là việc sắp xếp các tài liệu theo chủ đề nội dung /lĩnhvực tri thức hay môn loại tri thức mà nội dung tài liệu đề cập đếnHiện tại phòng Tư liệu Khoa sử dụng các loại lục lục tra cứu sau:
+ Mục lục dạng phiếu: Đối với mục lục dạng phiếu này, hiện tại Khoa có khoảng 10.000 phiếu được ép plastic do Thư viện Quốc Gia xây dựng.
+ Mục lục dạng sách in: Mục lục này được sử dụng phục vụ bạn đọc tra cúu tài liệu là Khoá luận từ K47-K50.
Bảng 7: Bảng đánh giá hiệu quả của hệ thống tra tìm tài liệu của bạn đọc:
Hệ thống tra cứu Dễ tra cứu Khó tra cứu Rất khó
Hệ thống Mục lục chữ cái 60% 35% 5%
Hệ thống mục lục phân loại 65% 30% 5%
2.5.1 Tổ chức thời gian phục vụ và các quy định chung.
Phòng tư liệu khoa mở cửa vào các ngày trong tuần trừ sáng thứ 2, chiều thứ 4 và chiều thứ 6.
Thời gian phục vụ: sáng 8h-11h chiều 14h-17h Bạn đọc đến sử dụng tài liệu cần phải tuân thủ một số quy định sau:
Bạn đọc cần nắm rõ lịch làm việc của thư viện.
Bạn đọc không được phép mang tài liệu ra khỏi phạm vi thư viện( vi phạm phạt 50.000đ)
Sử dụng tài liệu cẩn thận, không được làm hư hại tài liệu.
Đối với người ngoài Khoa nếu có nhu cầu sử dụng tài liệu thường xuyên đóng 60.000đ/năm( nộp 1 ảnh, không cần giấy giới thiệu)
Giữ gìn vệ sinh chung, sắp xếp bàn ghế cẩn thận truuwocs khi rời khỏi thư viện.
Đối với khóa luận từ K47-đến K50, gặp cán bộ phòng tư liệu lấy danh sách để tra tìm.
2.5.3 Tổ chức phụ vụ đọc tài liệu tại chỗ
Tất cả bạn đọc đều có thể sử dụng tài liệu tại chỗ Khi đến Phòng Tư liệu sử dụng tài liệu, bạn đọc phải thực hiện một số quy chế sau:
-Đối với sinh viên, học viên trong Khoa:
+ Xuất trình thẻ thư viện.
+ Đọc tài liệu theo đúng lịch các ngày đã được quy định trong tuần. + Bạn đọc phải mua phiếu mượn tại Thư viện.
+ Mỗi lần mượn hai tài liệu, mỗi buổi đọc không quá 5 tài liệu.
+ Không được mang tài liệu ra khỏi phạm vi thư viện.
-Đối với bạn đọc là người ngoài Khoa:
+ Xuất trình các giấy tờ tùy thân.
+ Đối với người có nhu cầu đọc thường xuyên tại Thư viện thì phải đăng ký với cán bộ Thư viện, lệ phí 60.000đ/1 năm.
+ Đối với bạn đọc chỉ có ý định đọc một vài lần (vì ở xa đến, không có nhu cầu đọc thường xuyên…) thì phải nộp lệ phí 10.000đ/buổi.
+ Đối với tài liệu đánh máy chép tay (LS-TL) do nguồn tài liệu này đã xuống cấp nghiêm trọng vì vậy chỉ nên cho đọc tại Thư viện.
2.5.4 Tổ chức phục vụ cho mƣợn về nhà
Hình thức này chỉ áp dụng với hai đối tượng bạn đọc là sinh viên hệ chất lượng cao và cán bộ trong Khoa.
-Đối với sinh viên hệ chất lượng cao:
+ Xuất trình thẻ Thư viện.
+ Theo quy định từ trước là mỗi sinh viên hệ chất lượng cao được mượn 5 tài liệu về nhà, tuy nhiên trong quá trình làm việc cán bộ thư viện nhận thấy cho mượn 5 tài liệu/1lần là quá nhiều Để đảm bảo cho tất cả các sinh viên được đọc tài liệu mình cần và đảm bảo cho việc bảo quản, quản lý tài liệu cán bộ thư viện đề nghị đối với sinh viên hệ chất lượng cao chỉ mượn 3 tài liệu cho mỗi lần mượn.
+ Số lượng tài liệu phục vụ sinh viên hệ chất lượng cao có trong thư viện là không nhiều, hầu hết chỉ có 1 đến 2 bản trên một đầu sách vì vậy thời gian mượn tài liệu của sinh viên tối đa là 1 tuần đối với sinh viên nào có nhu cầu tiếp tục sử dụng tài liệu đó thì được gia hạn thêm 3 ngày.
+ Quá thời gian quy định sinh viên chưa trả tài liệu, cán bộ thư viện căn cứ vào số ngày quá hạn phạt 1000/1ngày Việc làm này đảm bảo quyền lợi cho tất cả sinh viên và tài liệu được lưu thông nhịp nhàng.
-Đối với cán bộ trong Khoa:
+ Cán bộ được mượn mỗi lần không quá 5 tài liệu
+ Thời gian mượn không quá 3 tháng.
2.5.5 Dịch vụ sao chép tài liệu
MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHI VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÕNG TƢ LIỆU
Đánh giá hiệu quả hoạt động của Phòng Tƣ liệu
Hơn 50 năm xây dựng và phát triển cùng với sự hình thành và phát triển của khoa Lịch Sử, phòng Tư liệu Khoa có một vị trí quan trọng trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo của trường nói chung, của Khoa Lịch Sử nói riêng Hiện tại, trong quá trình tổ chức hoạt động, Phòng Tư liệu đã đạt được một số ưu điểm sau:
- Nguồn lực thông tin phong phú và đa dạng với nhiều loại hình sách, báo, tạp chí phục vụ nhu cầu tin của nhiều đối tượng bạn đọc khác nhau.
- Có mối liên hệ giao lưu chặt chẽ với các cơ quan trong và ngoài trường, thuận lợi cho công tác bổ sung vốn tài liệu Số lượng tài liệu phong phú hiện có của Khoa được bổ sung từ nguồn biếu tặng, tài trợ từ các cơ quan, Viện nghiên cứu
- Cơ sở vật chất về cơ bản đã đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức, hoạt động TT-TV.
- Cán bộ chuyên trách có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nên có thể xử lý tài liệu một cách nhanh chóng và xây dựng vốn tài liệu phù hợp với nhu cầu của bạn đọc.
- Công tác tổ chức, sắp xếp kho tài liệu khoa học, thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu.
- Ứng dụng một phần công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ thư viện (sử dụng phần mềm WINISIS).
Bên canh những ưu điểm đạt được phòngTư liệu khoa còn gặp phải một số hạn chế cần khắc phục.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại chưa được đầu tư đúng mức nên hoạt động nghiệp vụ thư viện còn gặp nhiều khó khăn Đặc biệt hệ thống máy tính và các thiết bị hiện đại khác để xây dựng một thư viện số trong tương lai như:
+ Hệ thống máy quét mã vạch
+ Hệ thống máy chủ, máy trạm chưa được quan tâm đầu tư
+ Hệ thống máy in, máy phô tô đã cũ, cần được thay thếs
- Việc phân loại tài liệu nhiều khi còn mang tính chủ quan của người cán bộ xử lý Trình độ ngoại ngữ của cán bộ thư viện còn nhiều hạn chế, đặc biệt là các tài liệu tiếng Trung, Nga nên còn nhiều tài liệu chưa được xử lý.
- Nhiều tài liệu xám chưa được xử lý và xây dựng thành hệ thống CSDLs.
- Hoạt động tra cứu của người dùng tin gặp nhiều khó khăn do diện tích của thư viện hẹp, hệ thống máy tính còn quá ít nên không thể phục vụ đồng thời một lúc nhiều đối tượng bạn đọc.
- Công tác bổ sung vốn tài liệu chưa được chú trọng, chưa bổ sung đuợc những tài liệu mang tính chất chuyên ngành phục vụ cho bạn đọc.Hiện nay nguồn tài liệu của Khoa chủ yếu từ những tài liệu được thừa kế của trường Đại học Tổng Hợp trước đây.
- Sản phẩm và dịch vụ thông tin chưa phong phú, mới chỉ đáp ứng được một phần nhu cầu của bạn đọc.
- Bộ máy tra cứu truyền thống vẫn được sử dụng phổ biến hơn nên khó khăn hơn cho bạn đọc trong việc khai thác nguồn tin.
- Ý thức của bạn đọc chưa cao trong việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thư viện.
+ Kinh phí hoạt động của Phòng Tư liệu còn chưa nhiều.
+ Cán bộ thư viện tuy có trình độ về mặt nghiệp vụ thư viện nhưng còn trẻ, do vậy chưa có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động xử lý tài liệu.
+ Bạn đọc chưa có thói quen sử dụng các phương tiện tra cứu hiện đại trong việc tra tìm tài liệu.
+ Việc bảo quản trang thiết bị hiện đại của phòng Tư liệu còn chưa hợp lý, một phần do ý thức bạn đọc chưa cao.
+ Công tác bổ sung phần nhiều còn mang tính chủ quan, chưa quan tâm đế nhu cầu của bạn đọc để có chính sách bổ sung thích hợp.
+ Việc bổ sung tài liệu chưa cân xứng giữa các ngành đào tạo.
+ Chưa tận dụng tốt các nguồn bổ sung như biếu tặng, nguồn mua, trao đổi.
+ Cán bộ chưa có chính sách chặt chẽ với những sinh viên có hành vi vi phạm nội quy của thư viện.
Qua thời gian nghiên cứu và tìm hiểu về công tác tổ chức , hoạt động của Phòng Tư liệu Khoa Lịch Sử Tôi mạnh dạn nêu một vài ý kiến và đề xuất gải pháp của mình nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác tổ chức,hoạt động của Phòng Tư liệu Khoa.
Một số kiến nghị và giải pháp
3.2.1 Tăng cường vốn tài liệu.
Mặc đù đã xây dựng được nguồn vốn tài liệu khá phong phú, đa dạng song trong giai đoạn hiện nay, Khoa đã mở rộng quy mô đào tạo với nhiều chuyên ngành nên Phòng Tư liệu Khoa chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin như hiện này Điều này thể hiện ở bảng điều tra sau:
Câu hỏi: Bạn nhận xét gì về chất lượng nội dung tài liệu?
Chất lượng nội dung tài liệu Thư viện trường Phòng Tư liệu Khoa
Kết quả phân tích phiếu điều tra về nhu cầu tin của bạn đọc cho thấy có tới 60% bạn đọc cho rằng nguồn tài liệu tại Khoa đã cũ, điều đó cho ta thấy sự cần thiết của công tác bổ sung vốn tài liệu Tuy nhiên bổ sung vốn tài liệu không chỉ đơn thuần theo ý thích hay ý kiến chủ quan của người cán bộ mà phải lấy mục tiêu chính là bạn đọc của Khoa, bổ sung tài liệu phải có nội dung phù hợp với từng chuyên ngành, bộ môn đang đào tạo tại Khoa. Bên cạnh chất lượng nội dung tài liệu và một phần lớn do số lượng tài liệu tại Phòng Tư liệu Khoa mới chỉ đáp ứng được một phần nhu cầu tin của bạn đọc nên một nhóm người dùng tin đã khai thác tài liệu phục vụ cho nhu cầu của mình ở các TTTT-TV khác.
Cơ quan TT-TV Tỷ lệ %
Trung tâm TT-TV ĐHQGHN 60%
Trên cơ sở phân tích nhu cầu tin của bạn đọc cũng như tình hình cụ thể của Khoa Trong thời gian tới, Phòng Tư liệu khoa cần xây dựng nguồn lực thông tin đa dạng và phong phú, bổ sung các nguồn tài liệu sau:
- Báo cáo/ Đề tài nghiên cứu
- Khóa luận, Luận văn, luận án
- Đối với nguồn tài liệu xám cần xây dựng CSDL số hóa toàn văn. + Hai năm trở lại đây tài liệu Luận án bảo vệ tại khoa đã không còn lưu giữ trong thư viện Đây là nguồn tài liệu xám hết sức giá trị và quan trọng, đề nghị Ban chủ nhiệm Khoa có ý kiến với Nhà trường được lưu giữ, bảo quản, phục vụ nguồn tài liệu này Với hình thức đề nghị nghiên cứu sinh nộp thêm một bản về phòng Tư liệu Khoa.
+ Tăng cường ngân sách bổ sung các tài liệu chuyên ngành lịch sử như sách, báo, tài liệu điện tử
+ Quản lý chặt chẽ nguồn tài liệu nội sinh ( khoá luận, luận văn, luận án và các công trình nghiên cứu khoa học…) để phục vụ cho sinh viên. + Bổ sung tạp chí theo định kỳ.
+ Phối hợp bổ sung nguồn lực thông tin tư liệu, nhất là nguồn tài liệu điện tử, thông qua việc mua bán, trao đổi cơ sở dữ liệu thư mục, cơ sở dữ liệu toàn văn, cơ sở dữ liệu chuyên ngành… Nên xây dựng CSDL theo khổ mẫu chung để có thể trao đổi, chia sẻ thuận lợi trong việc khai thác thông tin.
+ Bên cạnh những hoạt động nghiệp vụ thư viện, Phòng Tư liệu Khoa cần có những hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan trong và ngoài trường Đặc biệt trong chương trình đào tạo của Khoa có nhiều Bộ môn sử dụng tài liệu nước ngoài để nghiên cứu và học tập Chính vì vậy hợp tác, chia sẻ với các cơ quan nước ngoài sẽ là lợi thế trong việc bổ sung vốn tài liệu tiếng nước ngoài.
3.2.2 Chú trọng đầu tƣ cơ sở vật chất.
Sự thành công hay thất bại của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan TT-TV phụ thuộc vào rất nhiều vào cơ sở vật chất, kỹ thuật và trang thiết bị hiện đại Bời vậy, Khoa cần chú ý xây dựng, tu sửa mở rộng diện tích đặc biệt là diện tích kho sách để đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng của tài liệu Đồng thời cần đầu tư một hệ thống trang thiết bị hiện đại như: máy hút bụi, máy hút ẩm, quạt thông gió và các phương tiện kỹ thuật bảo quản khác… cho phòng Tư liệu
+ Trang bị hệ thống máy tính được cài đặt phần mềm thư viện và quản trị CSDL phục vụ bạn đọc tra tìm tài liệu, hệ thống máy tính của Khoa đã quá cũ và cần được thay thế.
+ Do lượng bạn đọc đến sử dụng tài liệu tại phòng Tư liệu rất đông nên cần trang bị hệ thống camera quan sát.
+ Hệ thống máy tính cần được kết nối mạng LAN và kết nối Internet, thuận lợi cho việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan trong và ngoài trường.
+ Đầu tư các trang thiết bị hỗ trợ cho các hoạt động nghiệp vụ như : máy phô tô, máy scan ảnh, máy quét mã vạch
+ Trang bị hệ thống phần mềm tích hợp để quản trị đồng bộ Phần mềm này có nhiều phân hệ được thiết kế để giải quyết từng công việc cụ thể của các phòng chức năng của một cơ quan thông tin – thư viện.
3.2.3 Nâng cao trình độ cán bộ công tác thông tin – tƣ liệu
Nhu cầu tin của bạn đọc ngày càng tăng lên cả về mặt số lượng và chất lượng Do đó đòi hỏi người cán bộ TT-TV phải được đào tạo một cách căn bản và có hệ thống để đáp ứng yêu cầu phục vụ bạn đọc ngày một tốt hơn. Người cán bộ thư viện có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cập nhật thông tin phục vụ nhu cầu của bạn đọc Trước nhu cầu tin ngày một gia tăng của bạn đọc, người cán bộ thư viện phải có những yêu cầu sau:
- Có khả năng xử lý thông tin nhanh, chính xác và hiệu quả
- Trình độ chuyên môn vững vàng, có khả năng tổ chức và xử lý thông tin
- Có kiến thức sâu rộng đa ngành, đa lĩnh vực.
- Ngoài trình độ chuyên môn người cán bộ còn phải có trình độ ngoại ngữ và tin học
- Yêu nghề và có tinh thần trách nhiệm cao.
- Bên cạnh đó người cán bộ cần có kế hoạch tổ chức các buổi giới thiệu về Phòng Tư liệu Khoa để bạn đọc có thể nắm rõ hơn về vốn tài liệu cũng như quy chế sử dụng thư viện.
3.2.4 Chú trọng công tác bảo quản tài liệu
Do tính chất quan trọng của tài liệu lịch sử, vì vậy việc bảo quản phải được đặt lên hàng đầu trong các công việc của thư viện, bao gồm:
- Chống tác hại của bụi bặm, ẩm mốc
- Chống tác hại của côn trùng (đặc biệt là mối mọt, chuột, dán)
- Chống tác hại của thời tiết (do khí hậu nóng ẩm thất thường)
- Sự cẩu thả của người sử dụng
- Đảm bảo một không gian thoáng mát có đủ ánh sáng ( mùa hè cần thêm quạt).
- Tổ chức sắp xếp lại kho tư liệu theo chuẩn hiện đại, áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong việc bảo quản tài liệu.
- Thường xuyên vệ sinh kho tài liệu, đảm bảo cho nguồn tài liệu tại Khoa không bị các tác nhân gây hại là hư hỏng tài liệu.
- Phân loại sơ bộ tài liệu trước khi bổ sung và thanh lý tài liệu
- Tài liệu được sắp xếp lên giá một cách cẩn thận và ngăn nắp.
- Vào đầu năm học hàng năm, khi sinh viên khóa mới nhập học, cán bộ thư viện có một buổi hướng dẫn sinh viên cách khai thác, sử dụng tài liệu và nội quy khi sử dụng thư viện Khoa (kết hợp với buổi học chính trị đầu năm).