GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN (ITL)

1 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN (ITL) 1 1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty ITL 1 1 1 Quá trình hình thành của công ty ITL Tiền thân c.

1 CHƯƠNG GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN (ITL): 1.1.Q trình hình thành phát triển cơng ty ITL : 1.1.1.Q trình hình thành cơng ty ITL : Tiền thân công ty Cổ phần Giao nhận Vận chuyển Indo Trần công ty TNHH A&T Công ty TNHH A&T thành lậ theo định số 4102000063 Sở Kế Hoạch Đầu Tư ngày 26/01/2000 giám đốc Trịnh Thị Mai Trâm điều hành , ngành nghề kinh doanh chủ yếu : đại lý vận tải hàng hải hàng không, mua bán điện thoại, két sắt loại, mua bán hàng thủ cơng mỹ nghệ, thiết bị văn phịng văn phịng phẩm Đến ngày 01/03/2002 Công ty A&T đổi tên thành Công ty Cổ phần Giao nhận Vận chuyển INDO-TRẦN thức vào hoạt động Tên giao dịch nước : Công ty Cổ phần Giao nhận Vận chuyển Indo-Trần Tên giao dịch quốc tế : INDO TRANS LOGISTIC CO., LTD Tên viết tắt : ITL Địa : 52-54-56 Trường Sơn, Phường 2, Quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại : 08 3948 6888 Fax : 08 3848 9202 Mã số thuế : 0301909173 Đại diện pháp luật : Tổng giám đốc – Trần Tuấn Anh Các cổ đông công ty: - Ông Trần Tuấn Anh sở hữu 38% cổ phần - Singapore Post sở hữu 30% cổ phần - Ông Zulkifli Bin Baharadin sở hữu 19% cổ phần - Bà Nguyễn Thị Như Mai sở hữu 13% cổ phần Email : info@itlvn.com Website : www.itlvn.com Hình 1.1 Logo công ty Cổ phần Giao nhận Vận chuyển Indo Trần 1.1.2.Q trình phát triển cơng ty ITL Thành lập từ năm 2000 với 06 nhân viên ban đầu,sau 16 năm hoạt động tổng số nhân viên đầu năm 2017 lên đến 600 nhân viên, với nhiều chi nhánh mở kho chứa hàng lớn, hệ thống xe vận tải lớn nhỏ phục vụ cho cơng ty Cơng ty dự tính tăng số lượng nhân viên lên đến 700 người trước năm 2018 Indo- Trần trang bị xây dựng 20 văn phòng chuẩn Việt Nam khu vực Đông Nam Á ( bao gồm Singapore, Thái Lan, Myanmar, Lào…); trung tâm logistic Việt Nam, hệ thống sở hạ tầng công nghệ thông tin đại cho văn phòng hoạt động giao nhận, hệ thống xe vận tải nhỏ lớn phục vụ cho công ty Điểm bật đáng lưu ý việc thành lập văn phòng Myanmar Sau thời điểm EU bỏ cấm vận vào tháng 04/2013 đồng thời phủ Mỹ có động thái tích cực ( cụ thể việc bỏ lệnh cấm vận thị thực), Myanmar bước cải cách trở thành thị trường nóng bỏng Nắm tình hình đó, cơng ty ITL nhanh chóng thành lập văn Myanmar bước xây dựng chiến lược phát triển nhắm đến khách hàng thị trường nóng bỏng Các cột mốc quan trọng công ty ITL : - Tháng năm 2005, ITL bổ nhiệm làm đại lý độc quyền cho Thai Airway Việt Nam Đông Dương - Tháng năm 2007, ITL bổ nhiệm làm đại lý cho Quatar Airways Việt Nam - Tháng năm 2010, ITL bổ nhiệm làm đại lý độc quyền cho Northwest Airways ( công ty Delta Airlines ) - Tháng năm 2010 khai trương trung tâm phân phối hàng hóa ( Logistic Delivery Center – LDC ) LDC Hiệp Phước (4.000m2 ), LDC Tiên Sơn (3.000m2) - Tháng năm 2011, Singapore Post mua 30% cổ phần ITL (10.8 triệu USD) - Tháng 11 năm 2012,CEVA Logistics, công ty quản lý chuỗi cung ứng hàng đầu giới công bố liên doanh Việt Nam tên CEVA Logistics Việt Nam Khơng vậy, ITL cịn thu hút thương hiệu hàng đầu lĩnh vực đầu tư,hợp tác phát triển ,thành lập hàng loạt công ty liên doanh : CEVA, Singpost, Mitsubishi, Quantium Solutions … Công ty ITL hội viên Hiệp hội giao nhận Quốc tế FIATA, Hiệp hội vận tải hàng không Quốc tế IATA, Hiệp hội giao nhận Việt Nam VIFFAS Ngồi ra, cơng ty ITL công ty giao nhận hàng không hàng đầu Việt Nam (được đánh giá IATA) CÔNG TY CON LIÊN DOANH Hình 1.2 Các cơng ty liên doanh công ty ITL Với nỗ lực không ngừng, công ty tạo tin cậy khách hàng chiếm thị phần không nhỏ lĩnh vực giao nhận vận chuyển mà đáng kể dịch vụ giao nhận vận chuyển đường biển Điều minh chứng cụ thể việc cơng ty vinh hạnh đón nhận danh hiệu TOP 500 DOANH NGHIỆP LỚN NHẤT VIỆT NAM báo điện tử www.Vietnam.net bình chọn 10 năm liên tục từ năm 2007 đến năm 2017 1.2 Chức nhiệm vụ công ty ITL : 1.2.1 Chức : Chủ yếu tập trung vào lĩnh vực: - Khai thác nghiệp vụ đại lý tàu biển - Đại lý cho số hảng hàng không - Cung cấp dịch vụ giao nhận (Logistic) - Vận chuyển lưu kho,lưu bãi - Làm thủ tục hải quan -Tư vấn khách hàng - Dịch vụ cho thuê phương tiện vận tải,chủ yếu xe tải trung bình,nhỏ - Đóng gói bao bì,giao hàng - Theo dõi giải khiếu nại hàng hóa q trình giao nhận vận tải, đồng thời tạm ứng toán chi phí có liên quan - Làm dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa…Ví dụ ; đóng gói, dán nhãn mác, vận chuyển giao hàng - Đại diện bán cước cho số hãng hàng không Thai Cargo, Cebu Airline Qatar Airway,Martin Air, Nippon… Nhờ hoạt động với quy mô lớn khu vực tích cực mở rộng thị trường giới nhiều lĩnh vực, lượng hàng hóa lưu thông công ty lớn,điều giúp cho công ty nhận nhiều ưu đãi giá cả,dịch vụ từ hãng tàu hãng hàng không 1.2.2.Nhiệm vụ : - Sử dụng hiệu nguồn vốn để xây dựng công ty vững mạnh kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt - Cung cấp dịch vụ tốt đáp ứng nhu cầu khách hàng - Đảm bảo thực đầy đủ hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng kinh tế,hợp đồng ngoại thương với khách hàng nước - Thực nghiêm chỉnh sách, chế độ với nhân viên thực tốt kỹ luật lao động - Báo cáo thống kê định kỳ tháng/năm theo biểu mẫu quy định Nhà nước - Hoàn thành tốt nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước 1.3.Các loại hình dịch vụ cơng ty ITL : 1.3.1.Giao nhận,phân phối hàng hóa kho vận (Logistics): Cơng ty đảm nhận vai trị trung gian đóng gói vận chuyển hàng hóa cho khách hàng Hoạt động chủ yếu tập trung LDC ( Logistic Delivery Center – trung tâm phân phối hàng hóa) cơng ty Với số lượng vị trí phủ sóng nhiều khu vực đắc địa miền đất nước,đặc biệt vị trí mấu chốt tuyến đường vận chuyển, LDC công ty ngày trở thành nơi doanh nghiệp,công ty lựa chọn, tin tưởng gửi hàng lưu kho cho doanh nghiệp Dịch vụ ngày ưa chuộng vị đắc địa LDC gần nhà máy sản xuất/nguồn cung gần tuyến đường trọng điểm, trung tâm tiêu thụ hàng hóa/nguồn cầu sản phẩm Nhiệm vụ LDC : nhận, lưu giữ bảo quản hàng hóa ( chức kho vận), đồng thời tổ chức chuẩn bị hàng hóa gửi hàng theo yêu cầu khác hàng, xử lý hoàn thành đơn hàng,quản lý vận chuyển hàng (LDC trung tâm đầu não điều tiết toàn hoạt động phân phối cách nhịp nhàng), đóng gói hàng hóa (packing/re-packing), dán nhãn hàng hóa (labelling), kiểm tra mã số, mã vạch (barcording and scanning), đóng hàng vào pallet, phân loại hàng hóa ( sorting ).Ngồi việc nhận hàng hóa khách hàng xử lý đơn hàng cơng việc trung tâm chủ yếu kho vận.Có LDC : - LDC Hiệp Phước - LDC Tân Bình - LDC Mỹ Đình - LDC Tiên Sơn ( Bắc Ninh,LDC chiến lược công ty ITL ) - LDC Văn Điển - LDC Bình Dương - Long Binh Logistics Park ( Cơng viên Logistics Long Bình ) - Tan Binh Logistics Center ( Trung tâm Logistics Tân Bình ) - Airport Express Center (Trung tâm hàng không tốc hành) 1.3.2.Dịch vụ du lịch hàng không ( Aviation and Travel Services ): Với định hướng mở rộng đường hàng không, công ty bước phát triển lĩnh vực Công ty liên tiếp làm đại diện bán cước đối tác vận chuyển hồng hóa nhiều hãng hàng không lớn : - Thai Airways - Qatar Airways - Delta Airlines - Air Brigde Cargo - Nippon Cargo AirlinesCơng ty có hai loại hình giao nhận tuyến đường hàng không : “Từ cửa đến cửa” ( Door to door service ) “Từ sân bay đến sân bay”(Airport to airport service), công ty linh hoạt giao hàng đến địa điểm yêu cầu đồng thời đáp ứng nhu cầu đa dạng khách hàng cước phí,tuyến đường thời gian vận chuyển 1.3.3 Giao nhận vận tải ( Forwarding ) : Đây xem ngành nghề chủ chốt cơng ty, cơng ty đóng vai trị bân trung gian, nhận vận chuyển hàng chủ hàng, gom nhiều lơ hàng nhỏ ( consolidation) thành lơ hàng lớn hơn, sau th lại người vận tải ( hãng tàu,hãng hàng không) vận chuyển từ điểm xuất phát tới điểm đích Ngồi cơng ty cịn thay chủ hàng hồn tất hồ sơ thông quan, làm vấn đề liên quan đến chứng từ chẳng hạn Vận đơn ( Bill of Lading),giấy phép xuất nhập khẩu, Hóa đơn (Invoice), Bản kê khai chi tiết hàng hóa ( Packing List ),soạn thảo mẫu hợp đồng ( Contract ) từ liệu mà khách hàng gửi đến chi nhánh cơng ty : - ITL Hồ Chí Minh - ITL Hà Nội - ITL Đà Nẵng 1.3.4 Quản lý cho thuê ( Fleet Management & Leasing ): ITL liên kết đại diện cho hãng lớn để quản lí cho th xe tơ xe tải.Các hãng : - JV GB Vietnam - HERTZ RAC ( Tập đoàn cho thuê xe ô tô Mỹ ) Vào tháng năm 2012, Hertz định ITL đại lý độc quyền Việt Nam 1.3.5.Vận tải, chuyên chở (Transportation) : Để phục vụ nhu cầu vận chuyển nội địa, bổ trợ cho cơng tác giao nhận hàng hóa, cơng ty phát triển thêm mảng vận tải, chuyên chở Công ty có nhiều xe tải chạy Bắc - Nam phục vụ cho nhu cầu chuyên chở hàng hóa khách hàng ( trucking ) Các xe gắn GPS nhằm phục vụ cho việc theo dõi vị trí hàng hóa dễ dàng giải cố đường Công ty đầu tư 44 máy động lực 60 rơ mooc để phục vụ tất tuyến đường từ Nam Bắc biên giới chéo (sang Camphuchia) Đặc biệt, với loại xe tải tầng bạt che di động dỡ hàng ngang, ITL có cơng ty Dash Logistic cơng ty nhận chở hàng cồng kềnh,hàng siêu trọng,siêu trường – loại hàng hóa mà cơng ty nhận chun chở.Ngồi ra, ITL cịn có thêm cơng ty ITL Ratraco ( liên doanh ITL xí nghiệp liên hiệp đường sắt Việt Nam ).ITL Ratraco chuyên mảng giao nhận, vận chuyển hàng hóa đường sắt rộng khắp tuyến đường toàn quốc sang biên giới Trung Quốc.Với thời gian giao hàng vòng ngày với tuyến đường Hồ Chí Minh – Hà Nội giá thấp 30% so với vận tải đường đường dài, ITL Ratraco khách hàng nhiều doanh nghiệp lớn nước.Ngồi cịn có Railways đảm nhiệm chức tương tự 1.4 Cơ cấu tổ chức chức hoạt động phịng ban cơng ty ITL : 1.4.1 Cơ cấu tổ chức công ty ITL: Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty ITL Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Phịng Sale Phịng Kế Tốn Phịng Nhân Sự Phịng Phòng Logistics Operations Phòng hàng Air & Sea Kho hàng ( Nguồn : Phịng Nhân cơng ty ITL ) 1.4.2 Chức hoạt động phòng ban: * Hội đồng quản trị : Là quan quản lý cơng ty,do đại hội đồng cổ đơng bầu ra, có tồn quyền nhân danh cơng ty để định, thực thực quyền nghĩa vụ công ty Chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược phát triển,tầm nhìn định hướng lâu dài cho công ty Chọn lọc, bổ nhiệm, giám sát đánh giá kết hoạt động năm công tác điều hành chức danh quản lí then chốt cơng ty Tổng giám đốc,Phó tổng giám đốc,Kế toán trưởng * Ban kiểm soát : Thay mặt hội địng giám sát , đánh giá cơng tác điều hành, quản lí Hội đồng quản trị Tổng giám đốc theo quy định pháp luật, điều lệ công ty, nghị quyết,quyết định định đại hội đồng cổ đông *Tổng giám đốc ( Director) : Chịu trách nhiệm toàn hoạt động kinh doanh công ty, đưa hoạch định chiến lược, hoạch định tác nghiệp, chiến thuật, chiến lược dài, trung ngắn hạn, đề mục tiêu phương thức hoàn thiện mục tiêu Tổ chức máy, cấu quản lý, xếp công việc Điều khiển quan, phận cấp thực công việc theo mục tiêu đề hoạt động hướng dẫn, đào tạo, đôn đốc, gây ảnh hưởng Kiểm tra công việc đã, thực để thấy tình hình hoạt động công ty, đồng thời co phương hướng biện pháp khắc phục kịp thời có trục trặc, sai sót Điều hành quản lý phịng ban Xử lý, thưởng phạt phù hợp Đóng vai trị quan trọng việc giám sát, giải mâu thuẩn nội động viên, khuyến khích nhân viên, hỗ trợ cấp vững vàng mặt nghiệp vụ Mang hình ảnh đại diện cho cơng ty, có trách nhiệm ngoại giao thật tốt.Chính điểm quan trọng trên, ban giám đốc cần luôn theo dõi,bám sát tình hình kinh doanh cơng ty q trình làm việc cấp để giải kp5 thời tình khơng hay phịng ngừa cho tương lai * Phòng Sales : Đây phận đóng vai trị then chốt cơng ty Các nhân viên phịng tìm kiếm nguồn hàng xuất nhập, sau cuyển hàng cho phận chứng từ để giải Đây phận làm công tác mở rộng thị trường , nắm bắt thông tin giá thị trường nói chung, theo dõi hành trình hoạt động vận tải lơ hàng nói riêng Thực biện pháp nghiệp vụ để tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, khơng ngừng tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng tiềm năng, đưa đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhằm đảm bảo hài lòng tối đa từ phía khách hàng Liên hệ với nhiều đại lý khác nhằm có mức giá ưu đãi số lượng phù hợp với nhu cầu công ty khách hàng Trực tiếp liên hệ với khách hàng nước ngồi có vấn đề phát sinh với lô hàng phân công Nhận trả lời yêu cầu, phản hồi khách hàng hàng hóa ( thơng tin tổng thể ) Theo dõi hàng xuất, nhập theo bước phòng ban Thơng báo cho phịng ban khác, đặc biệt phòng chứng từ Operation ( OPS) chi tiết lơ hàng để phịng ban chuẩn bị nghiệp vụ cần thiết nhằm đảm bảo lơ hàng đến theo tiến độ * Phòng kế tốn : Có chức tổng hợp số liệu tài chính, giúp cho lãnh đạo nắm rõ tình hình hoạt động cơng ty để từ đề phương án kinh doanh thích hợp, nhằm nâng cao hiệu hoạt động công ty Cung cấp tài kịp thời đến phịng ban, đặc biệt phòng kinh doanh Giải mối quan hệ tài cơng ty với cơng ty khác Giải quan hệ tài nội : tiền lương, tạm ứng, khen thưởng cho nhân viên Lập thống kê kế toán, theo dõi thực tài đề xuất biện pháp sử dụng vốn có hiệu Cung cấp nhanh, xác thơng tin kinh tế theo quy định giám đốc Đây phận quan trọng ó ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình hoạt động tài cơng ty Có nhiệm vụ sử dụng, quản lý hiệu nguồn vốn, cấn đối nguồn vốn phù hợp với nhu cầu hoạt động kinh doanh công ty, hướng dẫn thực chế độ tài chuyên ngành Nhà nước Lập báo cáo tài theo định kỳ, nộp cho quan chức thời gian quy định Bảo mật thông tin cá nhân công ty cần thiết * Phòng nhân : Quản lý máy nhân công ty, phân công lao động phù hợp, hiệu quả, tìm hiểu tạo điều kiện phát huy tối đa lực, sáng tạo nhân viên Phân công công việc trách nhiệm phòng ban, tạo phối hợp nhịp nhàng logic để đạt kết tốt Tuyển dụng, đào tạo, bổ khuyết kịp thời để đáp ứng nhu cầu phát triển công ty Cung cấp tiện dụng môi trường làm việc công ty Tạo yếu tố tinh thần, môi trường làm việc phần khởi cho nhân viên 10 Giải mâu thuẩn nội cơng ty ( phịng ban ) * Phịng Logistics : Chuẩn bị chứng từ, phối hợp với phận Operations để nhận hàng Sau kết hợp với trung tâm điều phối để nhập hàng vào kho, đóng kiện, đóng bao bì, làm nhãn phân phối cho khách hàng * Phịng Operations (OPS) : Chun cơng tác giao nhận hàng xuất nhập thủ tục Hải quan, lý Hải quan, đóng thuế xuất nhập cho lô hàng vận tải hàng kho cho nhà nhập ( cần ) Phòng OPS chia thành nhóm : nhóm chứng từ nhóm trường - Nhóm chứng từ : Chuyên lo chứng từ giao nhận hàng xuất nhập chuẩn bị chứng từ, kiểm tra tính xác đồng bộ, tiến hành khai Hải quan điện tử, trao đổi với khách hàng chi tiết hàng hóa Nhận thơng tin lơ hàng từ phịng Sales phòng Logistics để chuẩn bị trước yêu cầu nghiệp vụ cần thiết cho việc làm hàng Sau lô hàng OPS liên hệ phịng kế tốn tốn chi phí phát sinh - Nhóm trường : Lấy lệnh giao hàng hãng tàu văn phịng đại lý, nhận chứng từ từ nhóm chứng từ để chuẩn bị cho nghiệp vụ Đăng ký mở tờ khai, trực tiếp làm thủ tục thông quan tờ khai chi cục Hải quan làm thủ tục lấy hàng cảng Chịu trách nhiệm việc xử lý nhanh chóng vấn đề phát sinh mở tờ khai, lý Hải quan, đóng thuế xuất nhập cho lô hàng vận tải hàng kho cho nhà nhập ( cần ) * Phịng chứng từ hàng hóa ( Document Air & Sea ) : Chuẩn bị chứng từ cho chuyến hàng Bill of Lading ( vận tải đơn ) , hỏi lịch tàu, chuyến bay, đặt chỗ cho lô hàng phối hợp với phận kế tốn hồn thành chứng từ thu chi 35 Hình 2.20 Thao tác thêm file Excel vào hệ thống - Sau lưu hoàn tất vào hệ thống, bấm vào nút Thêm file chọn vào file Container_Template lưu Desktop, hoàn thành xong bấm Ghi lại Hình 2.21 Thao tác hồn thành thơng tin mục Danh sách hàng 36 Tiếp theo, chọn vào mục Danh sách hàng bấm vào nhập thông tin vào ô : + Mã số hàng hóa (HS): 84773000 + Mơ tả hàng hóa : Máy thổi chai nhựa PET BLOWING MACHINE, model ZP1500, nhãn hiệu Haoguan, Công suất 9kw, hàng 100% + Mã nước xuất sứ :CHINA + Mã biểu thuế nhập : B01 + Số lượng : SET + Trị giá hóa đơn : 13.680 + Đơn giá hóa đơn : 3.420 Hồn tất thơng tin bấm nút Ghi.Sau kiểm tra thật cẩn thận mục Thơng tin chung 1, Thông tin chùng, Danh sách hàng xem có sai sót hay thơng tin cịn thiếu hồn thành, kiềm tra lại bấm vào 2.Khai trước thông tin tờ khai (IDA) Nếu thông tin tờ khai điện tử hợp lệ, hệ thống mạng Hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, ngày tiếp nhận, số tờ khai, ngày đăng ký Ngược lại, thông tin khai báo không hợp lệ hệ thống phản hồi thơng tin cho người khai báo để chỉnh sửa khai báo lại sau Sau có số tờ khai nhân viên chứng từ chờ tiếp nhận phản hồi Hải quan điện tử để xem kết phân luồng tờ khai Tờ khai có phân luồng : - Luồng xanh : miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ luồng xanh nhân viên OPS trường cần in mã vạch làm thủ tục lý hàng - Luồng vàng : : Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa bắt buộc phải kiểm tra chi tiết hồ sơ Nếu yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan doanh nghiệp thực theo yêu cầu xuất trình hồ sơ giấy để quan hải quan kiểm tra Nếu lô hàng thơng quan nhân viên OPS trường tiến hành lấy hàng bình thường, cịn quan hải quan yêu cầu kiểm tra thực hàng hóa thực hàng hóa luồng đỏ 37 - Luồng đỏ : Kiểm tra chi tiết hồ sơ kiểm tra thực tế hồng hóa OPS trường chuẩn bị hồ sơ giấy hàng hóa cho cán Hải quan kiểm tra thực tế chờ kiểm hóa xong thơng quan trả tờ khai lại cho nhân viên OPS trường Sau nhận kết phân luồng từ hệ thống khai báo, nhân viên OPS chứng từ in thử tờ khai kiểm tra lại lần thơng tin khai báo có xác hay khơng sau tiến hành khai thức tờ khai Tờ khai Hải quan chỉnh sửa tối đa 09 lần, chỉnh sửa lần thứ số số tờ khai thay đổi từ đến tùy theo chỉnh sửa lần người khai báo 2.2.4.2 Nộp thuế : Sau hoàn tất khai báo Hải quan điện tử, OPS chứng từ in tờ khai giao cho OPS trường để tiến hành đóng thuế cho lơ hàng OPS trường đến ngân hàng Agribank khu vực cảng Cái Lái thực nghĩa vụ đóng thuế điền thơng tin vào Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước phải kiểm tra thật kỹ thông tin số tờ khai, loại hình nhập khẩu, thơng tin cơng ty, Sau nộp tiền, ngân hàng nhận tiền đóng dấu xác nhận lên giấy nộp tiền, chứng quan trọng chứng tỏ doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế nên nhân viên OPS trường phải giữ thật cẩn thận Đối với lô hàng nhập luồng vàng công ty Tam Việt Phong, lô hàng hưởng ưu đãi Thuế, nên công ty cần nộp thuế VAT, tổng số tiền thuế mà công ty TNHH Công Nghệ Thương Mại Tam Việt Phong phải nộp 31.062.701 VNĐ 2.2.5 Làm thủ tục Hải quan cảng : 2.2.5.1.Đối với lô hàng luồng vàng : Các giấy tờ cần phải chuẩn bị để mở tờ khai lô hàng luồng vàng : - Giấy giới thiệu cơng ty - Tờ khai hàng hóa nhập - Hợp đồng ngoại thương ( Sales Contract ) giấy tờ khác có giá trị tương đương - Bill of Lading 38 - Packing List - Commercial Invoice - C/O ( có ) Sau nhân viên OPS trường cầm hồ sơ Hải quan nộp cho cán công chức Hải quan phận hàng nhập Cán Hải quan tiến hành kiểm tra hồ sơ, cần thêm giấy tờ khác, họ yêu cầu nhân viên OPS trường xuất trình giấy tờ cần thiết Sau cơng chức Hải Quan tiếp nhận – kiểm tra, hợp lệ tiến hành thông quan cho lô hàng hệ thống, in “Tờ khai Hàng hóa nhập (Thơng quan)” kí tên đóng dấu cơng chức trả cho Doanh Nghiệp 01 bản, 01 lưu với chứng từ chi cục ( Đối với lô hàng luồng vàng công ty Tam Việt Phong ) 2.2.5.2 Đối với lô hàng luồng đỏ : Các giấy tờ cần chuẩn bị để mở tờ khai lô hàng luồng đỏ tương tự lô hàng luồng vàng Sau nộp giấy tờ nói cho cán cơng chức Hải quan, nhân viên OPS trường chờ đợi Hải quan phân cơng cán kiểm hóa lơ hàng, nhân viên OPS trường sử dụng hệ thống máy tính trang bị khu vực Hải quan cảng Cát Lái để tra cứu thông tin tờ khai cách nhập số tờ khai vào Ô nhập số TKHQ nhập số vào ô số thuế DN, sau bấm enter hệ thống thơng báo thơng tin 02 cán kiểm hóa bao gồm tên số điện thoại di động để liên lạc Kiểm hóa : - Đăng ký chuyển bãi kiểm hóa : Nhân viên OPS trường cầm D/O sang phòng thương vụ để làm thủ tục chuyển container sang bãi kiểm hóa, đóng phí chuyển bãi kiểm hóa 400.000 đồng phí đóng rút ruột 100.000 đồng, sau tiến hành đăng ký cắt seal Nhân viên phịng thương vụ đóng dấu cắt seal kiểm hóa lên D/O làm giấy chuyển container, hẹn ngày container chuyển sang bãi kiểm hóa, thương vụ cảng giao lại cho nhân viên OPS trường phiếu yêu cầu cắt/bấm seal container có ghi rõ vị trí container 39 Nhân viên OPS trường phải tìm xác định vị trí container bãi kiểm hóa, sau liên lạc với cán Hải quan kiểm hóa (dựa vào thơng tin tra cứu hệ thống) Ngoài ra, nhân viên OPS trường cần liên hệ với công nhân bốc xếp để cắt seal, cán kiểm hóa đến, container nằm vị trí cao cần nhờ xe đội xe nâng hạ xuống để tiến hành kiểm hóa - Tiến hành kiểm hóa : Nhân viên OPS trường cán Hải quan kiểm hóa đối chiếu số container số seal xem có khớp với D/O hay khơng? Sau kiểm tra, đối chiếu cho tiến hành cắt seal, mở container giám sát cán kiểm hóa Sau mở container, cán Hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa Cán Hải quan kiểm hóa dựa hồ sơ, kiểm tra loại mặt hàng, tính chất, tình trạng hàng hóa, xuất xứ, kiểm tra xem hàng hóa có với khai báo tờ khai hay khơng Thơng thường kiểm hóa có ba mức độ 5%, 10% 100% Hoàn tất q trình kiểm hóa, cán Hải quan cho cơng nhân bốc xếp hàng hóa lại cũ, đóng container Sau nhân viên OPS trường chờ đợi cán xác nhận lô hàng thông quan rút tờ khai quầy trả tờ khai Hải quan 2.2.6 Giao hàng : 2.2.6.1 Lấy phiếu EIR ( Equipment Intercharge Reciept ) Phiếu có nghĩa phiếu xuất/nhập bãi Nhân viên OPS trường đến phịng Thương vụ cảng xuất trình D/O có ghi mã số thuế doanh nghiệp giấy mượn container (hoặc giấy hạ rỗng tùy theo hãng tàu,có hãng tàu tích hợp chức mượn hạ rỗng) đóng chi phí để lấy phiếu EIR phí rút ruột ( hàng rút ruột), phí nâng hạ container (hàng kéo nguyên container kho doanh nghiệp), phí lưu bãi container , phí nguy hiểm (hàng nguy hiểm),…Chi phí container 20’ 290.000 VNĐ ( bao gồm 10% thuế GTGT ) Sau thu phí xong, nhân viên Thương vụ cảng đóng dấu “ĐÃ THU TIỀN” lên D/O phát hành phiếu EIR đồng thời giữ lại D/O Nhân viên phòng Thương vụ cảng trả lại phiếu EIR hóa đơn giá trị gia tăng cho nhân viên OPS trường 2.2.6.2 Thanh lý tờ khai nhập Nhân viên OPS trường đến văn phòng đội giám sát cổng nộp : 40 + 02 tờ khai 02 mã vạch ( mã vạch in tờ khai thông quan, mã vạch thể rõ ràng thông tin doanh nghiệp ) + Phiếu EIR + D/O Đội giám sát cổng đóng dấu màu xanh xác nhận lên 02 mã vạch, giữ lại 01 mã vạch,01 tờ khai trả lại cho nhân viên OPS trường 01 tờ khai,01 mã vạch, đồng thời đội giám sát đóng dấu lên phiếu EIR, điều chứng tỏ hàng lý xong đủ điều kiện khỏi cổng 2.2.6.3 Đưa hàng khỏi cổng giao kho chủ hàng Nhân viên OPS trường công ty ITL ghi thông tin số xe lên 02 biên giao hàng (proof of delivery) công ty ITL, yêu cầu tài xế xe công ty TNHH Công Nghệ Thương Mại Tam Việt Phong ký ghi số điện thoại xác nhận nhận đủ số lượng hàng, sau tài xế ký xác nhận giữ lại 01 bản,01 lại nhân viên OPS trường giữ Nhân viên OPS trường giao cho tài xế xe phiếu EIR có đóng dấu xác nhận phiếu mượn (phiếu hạ rỗng) để tài xế xuất trình với bảo vệ cổng đưa hàng kho chủ hàng Như quy trình giao hàng hồn thành Tài xế sau giao hàng kho cho chủ hàng trả lại container cho hãng tàu nhận lại tiền cược cont 2.2.7 Quyết toán lưu hồ sơ : Sau nhân viên OPS trường hoàn tất thủ tục thông quan giao hàng kho cho khách hàng giao lại chứng từ cần thiết cho nhân viên OPS chứng từ để lưu lại trả chứng từ lại cho khách hàng kèm theo 01 Depit Note Giấy đề nghị toán (gồm 02 bản, 01 giao khách hàng, 01 giữ lại cơng ty ITL) : - Các khoản chi phí mà cơng ty ITL nộp có hóa đơn đỏ - Phí dịch vụ vận chuyển hàng hóa - Các chi phí phát sinh ( có ) Sau giám đốc cơng ty ITL ( trưởng phịng OPS) ký tên đóng dấu lên Depit Note gửi sang công ty khách hàng, thơng thường cơng ty fax Depit 41 Note qua công ty khách hàng, công ty khách hàng sau nhận Depit Note, có nghĩa vụ tốn cho cơng ty ITL cách gửi tiền mặt chuyển tiền vào tài khoản công ty ITL 2.3 Thuận lợi khó khăn quy trình giao nhận phịng OPS cơng ty ITL : 2.3.1.Thuận lợi: Thành lập gần 17 năm với quy trình giao nhận hiệu ngày hoàn thiện đáp ứng nhu cầu khách hàng Từ việc tiếp nhận hồ sơ đến việc giao hàng, cơng ty ln cố gắng hồn thành thời hạn giao hàng sớm Với hỗ trợ sở vật chất đại, hệ thống máy tính kết nối trực tiếp với Hải quan, thuận lợi cho công tác khai báo Đội ngũ nhân viên chứng từ động có kinh nghiệm việc chủ động liên hệ khách hàng, nhân viên trường có nhiều kinh nghiệm nhạy bén xử lý vấn đề phát sinh làm hàng chuyên nghiệp 2.3.2 Khó khăn: Hàng khơng cập cảng khơng xuất hạn lý thời tiết trục trặc nghiệp vụ, công tác lưu giữ hàng khó khăn lý thời tiết (mưa) Hệ thống mạng Hải quan hay bị gián đoạn không truyền liệu được, không nhận phản hồi dẫn đến q trình thơng quan hàng hóa bị chậm trễ kéo theo nhiều tổn thất phát sinh Phụ thuộc vào việc chấp hành thuế công ty khách hàng, trình Hải quan kiểm tra phát có nợ thuế bị cưỡng chế, tốn đầy đủ thuế cưỡng chế giải tỏa, điều gây chậm trễ cho quy trình giao nhận, đặc biệt hàng thực phẩm, hàng dễ bị hỏng phải lưu kho thời gian dài Nhân viên OPS chứng từ áp mã HS cịn sai sót khơng nắm rõ tính năng, cấu tạo, mục đích sử dụng, hàng hóa, điều ảnh hưởng đến việc tính thuế cho lơ hàng Trong q trình giao nhận hàng hóa, tình trạng giao hàng chậm trễ vấn đề nan giải công ty Rất nhiều nguyên nhân dẫn đến giao hàng ngồi tầm kiểm sốt cơng ty ITL : kẹt xe, tai nạn giao thông, tài xế vi phạm an tồn giao thơng, đường xá bị hư hỏng cấm lưu thông dự án thi công, hư hỏng phương tiện vận chuyển giao hàng 42 Cước tàu biển liên tục tăng gây khó khăn cho cơng ty lên giá dịch vụ 43 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN 3.1.Kiến nghị : Nhà nước nên hoàn thiện sách, chế quản lý giao nhận, thiết lập khung pháp lý phù hợp với điều kiện giao nhận Việt Nam Hệ thống sở hạ tầng, đường xá nước ta nghèo nàn, có nhiều tuyến đường bị hư hại ngập úng gây cản trở nhiều cho hoạt động giao nhận hàng hóa, Logistics Nhà nước cần đầu tư hợp lý cho cảng, sân bay, cảng thông quan nội địa (ICD), đường , đường sắt, đường sông, kho bãi, trang thiết bị , ngân hàng, bảo hiểm… theo kế hoạch tổng thể, có khả tương tác hỗ trợ qua lại lẫn cách hiệu Phát triển cảng biển bao gồm việc phát triển hệ thống cầu cảng, kho bãi, cảng thông quan nội địa (ICD), đầu tư phương tiện xếp dỡ, phương tiện vận chuyển hàng hóa cảng phương tiện vận chuyển hàng hóa từ (ICD) đến cảng ngược lại, áp dụng công nghệ thông tin Nhà nước cần có sách thúc đẩy doanh nghiệp nhập FOB xuất CIF thay nhập CIF xuất FOB : - Nhập FOB hàng đến cảng doanh nghiệp nhập phải trả tiền cước tàu,vì nên doanh nghiệp khơng bị dồn vốn, trả lãi vay ngân hàng cho khoản tiền cước tàu, giảm giá thành hàng nhập - Xuất CIF giúp doanh nghiệp nước có trị giá ngoại tệ cao hơn, lệ thuộc vào việc điều tàu bên nhập định quyền chuyển định thuộc doanh nghiệp nhập nước ta Hải quan Việt Nam thành viên tổ chức Hải quan Quốc tế Do cần trì hợp tác tạo mối quan hệ tốt đẹp với hải quan quốc gia khác giới, khẳng định vai trò, vị trí tổ chức Quốc tế khơng ngừng hồn thiện hệ thống hải quan nước nhà Cần có thống chặt chẽ cửa khẩu, chi cục Hải quan để giúp doanh nghiệp khơng gặp khó khăn làm thủ tục Chi cục/cửa 44 Khi Hải quan có định, thay đổi cần triển khai , áp dụng cách nhanh chóng, truyền đạt phương tiện thông tin cách rộng rãi đảm bảo doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tránh trường hợp chậm trễ việc xuất hay nhập hàng hóa Mạng kết nối chi cục Hải quan kho bạc Nhà nước cần nâng cấp hơn, tốc độ đường truyền cao để tránh trường hợp kho doanh nghiệp nộp thuế/nộp phạt kho bạc Chi cục Hải quan chưa kịp cập nhật dẫn đến nhầm lẫn khơng đáng có làm thủ tục Hải quan Tại chi cục Hải quan, nên cần có thêm quầy tư vấn quy trình làm thủ tục để giúp doanh nghiệp mới/nhân viên giao nhận dễ dàng nắm bắt tiết kiệm thời gian Nhà nước nên thúc đẩy phát triển công nghệ thông tin, chuẩn trao đổi liệu điện tử thương mại/ khai Hải quan điện tử (EDI) để tận dụng ưu công nghệ thông tin nhằm mang lại suất lao động cao, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu tình trạng tiêu cực, gian lận thương mại, xuất nhập Hải quan 3.2 Giải pháp: Cần cải tiến hệ thống trang web công ty, cập nhật báo giá, lịch tàu, ghi rõ dịch vụ công ty để khách hàng dễ dàng tiếp cận để yên tâm hợp tác với cơng ty Nâng cao trình độ ngoại ngữ tiếng Anh, Hoa, Nhật cho nhân viên Sales, nhân viên chứng từ để dễ dàng việc tìm kiếm trao đổi khách hàng nước trình làm việc qua lại email hay điện thoại không bị rào cản ngôn ngữ Cho nhân viên chứng từ tham gia khóa đào tạo Chi cục Hải quan tổ chức, để cập nhật thông tin từ chi cục Hải quan, nâng cao nghiệp vụ, tránh sai sót q trình khai báo làm tốn thời gian làm hàng, tăng uy tín cho cơng ty Cơng ty nên áp dụng chiến lược giảm giá dịch vụ thời gian khách để thu hút khách hàng Công ty nên đẩy mạnh hoạt động quảng bá hình ảnh, thương hiệu phương tiện thông tin đại chúng báo giấy, báo mạng để cơng ty ngày có thêm nhiều khách hàng 45 Công ty cần tăng cường công tác nghiên cứu thị trường nước để mở rộng thêm thị trường Công ty phải thường xuyên cập nhật giá cước tàu giá dịch vụ cơng ty khác từ hình thành bảng giá dịch vụ phù hợp với môi trường cạnh tranh gay gắt loại hình dịch vụ thời gian tới Nhân viên OPS chứng từ cần phải yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ thơng tin đặc điểm, tính chất hàng hóa, cần có kiến thức tổng quát về loại hàng hóa biểu thuế nhập để đưa mã hàng hóa thích hợp cho mặt hàng từ áp đặt mã biểu thuế, bên cạnh phải cập nhật văn thuế ngành liên quan Công ty cần yêu cầu khách hàng xuất trình lịch xuất/nhập hàng dự kiến hàng tháng để nhân viên dự trù thơng báo dự trù trước với nhà xe Tránh tình trạng khơng điều xe yêu cầu, dẫn đến chậm trễ việc giao hàng cho khách hàng Công ty nên có nghiên cứu tuyến đường vận chuyển, để tìm đường thuận lợi nhất, rủi ro dự trù đường khác xảy ùn tắc giao thông khiến hàng không vận chuyển đến hẹn, gây ảnh hưởng cho khách hàng ( hàng xuất đag cận kề “closing time”) Công ty cần tìm hiểu đặc tính riêng biệt hàng hóa vận chuyển để có xếp phương tiện vận chuyển phù hợp tránh tình trạng hàng hóa bị biến dạng, hư hỏng, đổ vỡ trình vận chuyển Ví dụ hàng đơng lạnh, cần phải có phương tiện chuyên dụng để vận chuyển bảo quản hàng không bị hư hỏng Công ty cần đầu tư thêm cho nhà xưởng, ký kết hợp đồng thuê mướn kho lân cận điều kiện kho riêng công ty không đáp ứng lượng hàng cần thiết, giảm bớt khò khăn việc vận chuyển, bảo quản hàng hóa khách hàng Xây dựng cải tạo phần mềm thương mại điện tử nội để nhân viên sử dụng phần mềm tiến hành toán nội với phận kế toán để tiết kiệm thời gian, giảm bớt lượng giấy tờ Công ty nên phân chia công việc cách hợp lý Mỗi người ( nhóm người ) chuyên sâu phần công việc chuyên hàng nhập, chuyên 46 hàng xuất, chuyên hàng cảnh, chuyên hàng gia cơng, để xảy sai sót tiến độ công việc nhanh 47 KẾT LUẬN Trong hoạt động kinh doanh Quốc tế Việt Nam, nói đến hoạt động xuất nhập không kể đến hoạt động giao nhận vận tải, giao nhận trở thành lĩnh vực mũi nhọn ngành hàng hải Loại hình dịch vụ có tác động khơng nhỏ vào việc thúc đẩy phát triển hoạt động ngoại thương nói riêng kinh tế quốc dân nói chung Cơng ty Cổ phần Giao nhận Vận chuyển Indo Trần (ITL) đời xu đất nước chuyển mạnh mẽ, khơng ngừng hồn thiện chất lượng dịch vụ, uy tín thị trường ngày khẳng định, nhiều doanh nghiệp ngồi nước biết đến, cơng ty vươn lên để trở thành Đại lý Hải quan đạt tiêu chuẩn Quốc tế Cơng ty ITL có thành công định, vững vàng qua năm thu hút lượng khách hàng không nhỏ Công ty đưa giải pháp để phấn đấu thời gian tới phù hợp với xu hội nhập đất nước Việt Nam thức thành viên tổ chức thương mại giới WTO Thông qua Báo cáo thực tập Công ty Cổ phần Giao nhận Vận chuyển Indo Trần, phần hoạt động giao nhận hàng hóa phịng OPS cơng ty ITL nói riêng lĩnh vực giao nhận vận tải Việt Nam nói chung phương pháp quan sát quy trình thực tiễn Thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập container đường biển Việt Nam chắn cịn sơi động vào năm sau Nhà nước thơng qua chương trình phát triển có ý nghĩa chiến lược Thời thách thức mở với doanh nghiệp Việt Nam nói chung cơng ty ITL nói riêng Hy vọng công ty luôn phát triển trở thành công ty giao nhận vận tải hàng đầu nước khu vực Trong trình thực tập viết báo cáo cơng ty ITL, em học nhiều kiến thức kinh nghiệm thực tiễn Bài báo không tránh khỏi sai sót,hạn chế, mong nhận góp ý từ quý thầy cô anh chị công ty để em hồn thành tốt 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO Một số tài liệu tài cơng ty ITL Một số tài liệu công ty ITL Trang Web tổng cục Hải quan http://www.customs.gov.vn/ Các trang web : http://tailieu.vn/ http://thuongmaiWTO 49 PHỤ LỤC Tờ khai hàng hóa nhập Mã vạch Hợp đồng Hóa đơn thương mại Vận đơn đường biển Danh sách đóng gói Thơng báo hàng đến Lệnh giao hàng ... thương mại giới WTO Thông qua Báo cáo thực tập Công ty Cổ phần Giao nhận Vận chuyển Indo Trần, phần hoạt động giao nhận hàng hóa phịng OPS cơng ty ITL nói riêng lĩnh vực giao nhận vận tải Việt... KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN 3.1.Kiến nghị : Nhà nước nên hoàn thiện sách, chế quản lý giao nhận, thiết... nhửng khâu lại 1.5 Kết hoạt động kinh doanh công ty Cổ phần Giao nhận Vận chuyển Indo Trần (ITL) : 1.5.1 Kết kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa cơng ty ITL giai đoạn từ năm 2014 - 2016 (đơn vị