GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MAXPEED PHƯƠNG NAM VIÊT NAM

PHƯƠNG NAM VIÊT NAMPHƯƠNG NAM VIÊT NAMPHƯƠNG NAM VIÊT NAMPHƯƠNG NAM VIÊT NAMPHƯƠNG NAM VIÊT NAMPHƯƠNG NAM VIÊT NAM1 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MAXPEED PHƯƠNG NAM VIÊT NAM 1 1 1 Quá trình phát triển 1 1 2 Chức năng v nhiệm vụLĩnh vực hoạt động của công ty 2 1 2 1 Chức năng 2 1 2 2 Nhiệm vụ 3 1.

1 CHƯƠNG GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MAXPEED PHƯƠNG NAM VIÊT NAM .1 1.1 Quá trình phát triển 1.2 Chức v nhiệm vụ/Lĩnh vực hoạt động công ty 1.2.1 Chức năng: 1.2.2 Nhiệm vụ: 1.2.3 Những lĩnh vực dịch vụ khách hàng công ty 1.2.4 Cơ cấu dịch vụ công ty năm gần 1.3 Cơ cấu tổ chức/Tình hình nhân cơng ty Tnhh Maxpeed Svn 1.4 Tình hình kết qủa hoạt động kinh doanh công ty năm trở lại .11 Thi ph n u a công ty 11 1.4.2 Sản lượng giao nhận công ty năm tư 2013 đ n th ng 2015 11 1.4.3 Kết hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2013- 2015 14 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MAXPEED PHƯƠNG NAM VIỆT NAM .17 2.1 SƠ ĐỒ MỐI LIÊN HỆ CÁC BÊN 17 2.2 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CHỨNG TỪ GIAO NHẬN 18 2.3 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH MAXPEED PHƯƠNG NAM VIỆT NAM 19 2.3.1 Tiếp nhận thông tin lô hàng từ đại lý 19 2.3.2 Nhân viên chứng từ đặt booking cho lô hàng với hãng tàu .19 2.2.3 Yêu cầu khách gửi chi tiết để làm vận đơn .23 2.2.4 Làm vận đơn (HB/L) nháp gửi cho khách kiểm tra xác nhận 23 2.2.5 Gửi chi tiết làm MB/L cho hãng tàu, yêu cầu cấp MB/L 32 2.2.6 Nhận, kiểm tra xác nhận MB/L với hãng tàu 36 2.2.7 Lập chứng từ khác có 36 2.2.8 Phát hành Vận đơn cho khách gửi Pre-alert cho đại lý nước 37 2.3.9 Theo dõi lô hàng hàng tới cảng đích .38 2.3.10 Lưu hồ sơ 38 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH MAXPEED PHƯƠNG NAM VIỆT NAM .40 3.1 Nhận xét chung 40 3.1.1 Thuận lợi 41 3.1.2 Khó khăn 42 3.2 Một số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất công ty TNHH Maxpeed Phương Nam Việt Nam 42 3.2.1 Giải pháp công ty 42 3.2.3 Đối với nhà nước 44 KẾT LUẬN .46 1 CHƯƠNG GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MAXPEED PHƯƠNG NAM VIÊT NAM 1.1 Quá trình phát triển  Tên đầy đủ: Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Maxpeed Phương Nam Việt Nam  Tên giao dịch quốc tế: MAXPEED SVN CO., LTD  Trụ sở cơng ty: Tầng 7, 39B Trường Sơn, Phường 4, Quận Tân Bình  Mã số thuế: 0306329874  Điện thoại: (84-8) 8489177 Fax: (84-8) 8489176  Cơ cấu vốn điều lệ: 850.000.000 đồng Được thành lập từ cuối năm 2008, đầu 2009 Maxpeed Korea công ty liên doanh vận tải quốc tế, cung cấp dịch vụ vận tải biển quốc tế, vận tải hàng không quốc tế tất dịch vụ logistics liên quan Maxpeed Korea thành viên Maxpeed Korea, tập đoàn vận tải quốc tế dẫn đầu Hàn Quốc năm gần Với bề dày hoạt động 20 năm, Maxpeed Korea trở thành tập đoàn quốc tế cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế logistics tích hợp uy tín tồn cầu Với văn phòng Hà Nội, Hải Phòng, Hồ Chí Minh mạng lưới quốc tế 125 quốc gia trang bị mơ hình quản lý chun nghiệp đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, giàu nhiệt huyết Triết lý kinh doanh: Xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng dịch vụ theo tiêu chí 4S: SPEED (Nhanh chóng) – SMILE (Vui tươi) – STANDARD (Chuẩn tắc) – SINCERITY (Chân thành) Mục tiêu: Từng ngày phấn đấu xây dựng MAXPEED SVN đối tác tin cậy cho hợp tác phát triển bền vững Khẩu hiệu: “The future is with us” Thị trường trọng điểm: Asean, Đông Bắc Á, EU, Bắc Mỹ, Nam Mỹ * Mạng lưới đại lý: Mạng lưới đại lý vận tải quốc tế mạnh mẽ chuyên nghiệp 125 quốc gia, đảm bảo cho việc vận chuyển hàng hóa tới từ nơi giới MAXPEED SVN công ty chuyên môn lĩnh vực gom hàng lẻ cho hàng xuất, nhập tới từ cảng thuộc quốc gia Hàn Quốc, Hồng Kông, Singapore, Trung Quốc, Nhật Bản, Thái Lan Malaysia, tuyến Hàn Quốc mạnh hàng đầu chuyên biệt Hàng hoá chuyển tải qua cảng tới từ tất cảng giới Hình 1.1: Mạng lưới đại lý quốc tế công ty 1.2 Chức nă g v nhiệm vụ/Lĩnh vực hoạt động công ty 1.2.1 Chức năng: Căn điều lệ công ty TNHH thượng mại dịch vụ Maxpeed Phương Nam Việt Nam, vào giấy chứng nhận đầu tư số 411022000379 cấp ngày 08/12/2008 Uỷ Ban Nhân Dân TPHCM cấp,… ông ty bổ nhiệm chức sau:  Công ty đại diện cho khách hàng thực dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu, nhập đường không, đường biển đường bao gồm việc xếp chuyến tàu, chuyến bay theo lịch trình thơng báo để hàng hóa vận chuyển, khâu thủ tục hải quan, tất thủ tục có liên quan kể việc vận chuyển hàng hóa khách hàng yêu cầu  Bên cạnh cơng ty cịn cung cấp dịch vụ vận tải ô tô, chịu trách nhiệm vận tải hàng hóa đến nơi mà khách hàng yêu cầu (cảng, sân bay kho riêng củ h hàng…) đảm bảo cho hàng hóa đến đích cách an tồn  Cơng ty cịn có dịch vụ thu gom hàng lẻ, hàng nguyên container dịch vụ khai báo hải qu n… 1.2.2 Nhiệm vụ: Nỗ lực hết mình, Maxpeed SVN ln đặt cho mục tiêu trước hết xây dựng cho thương hiệu, tạo uy tín, niềm tin cho khách hàng, phát huy nguồn vốn sẵn có đem lại hiệu kinh tế cho doanh nghiệp, cho kinh tế xã hội, nâng cao đời sống nhân viên, nhằm góp phần tăng thu ngoại tệ cho quốc gia bào vệ kinh tế nước nhà Và để đạt mục tiêu trên, Maxpeed SVN khơng ngừng hồn thành tốt nhiệm vụ mình:  Xây dựng, tổ chức thực dịch vụ kế hoạch khác có liên quan nhằm đáp ứng kế hoạch kinh doanh công ty kế hoạch phát triển đất nước  Đảm bảo hạch tốn đầy đủ làm trịn nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước  Thực tốt sách, chế độ quản lý tài khoản, tài chính, lao động, tiền lương, phân phối lao động, bảo vệ môi trường, đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên nhằm nâng cao đời sống người lao động công ty  Quản lý sử dụng tốt nguồn vốn để thực nghĩa vụ kinh doanh công ty mở rộng, nâng cấp đổi sở hạ tầng công ty 1.2.3 Những lĩnh vực dịch vụ khách hàng công ty - Liên hệ chặt chẽ quản lý yêu cầu xếp hàng (Booking Note) khách hàng Với lô hàng, công ty thông báo trước đến khách hàng (người mua hàng) hay thông qua dẫn xếp hàng (Shipping Instruction) khách hàng trước xếp - Đóng hàng vào container xếp hàng theo yêu cầu khách hàng - Cung cấp dịch vụ kho bãi bảo quản hàng hoá - Gửi tới khách hàng kết xếp hàng (Container Load Result) Phát hành vận đơn (House Bill of Lading – HBL) chứng nhận hàng (Forwarder Cargo Receipt – FCR) - Nhận kiểm tra chứng từ đến bên liên quan - Gửi chứng từ đến bên liên quan Quản lý hay thông báo cho khách hàng (người mua hàng) tình trạng hàng hố đơn hàng (Purchasing Order – PO) - Giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế - Giao nhận hàng hoá vận chuyển đường biển - Dịch vụ khai báo hải quan - Cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng lẻ Có quan hệ tốt đẹp khả giữ chỗ với số hãng tàu hoạt động Việt Nam Giúp cơng ty đáp ứng nhu cầu đa dạng khách hàng cước phí, tuyến đường thời gian vận chuyển Với u cầu khách hàng để xúc tiến cơng việc nhanh chóng khả cho phép công ty đáp ứng yêu cầu cách nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian chi phí cho khách hàng, với mục tiêu phục vụ khách hàng cách tốt nhất, mang lại cho khách hàng hài long chất lượng dịch vụ công ty 1.2.4 Cơ cấu dịch vụ công ty năm gần Dịch vụ Vận tải hàng không 2013 Doanh thu (tỷ đồng) 10.6 2014 2015 Tỷ trọng (%) Doanh Tỷ thu trọng (tỷ đồng) (%) Doanh Tỷ thu trọng (tỷ đồng) (%) 28.4% 11.6 13.6 29.5% 27.5% Vận tải đường biển Khai thuê hải quan 20.85 55.9% 22.2 56.5% 29.1 59.8% 5.2 13.9% 6.1 15.5% 7.6 19.7% Bảng 1.1 Cơ cấu dịch vụ công ty năm gần 2013 BIỂU ĐỒ 1.1 CƠ CẤU DỊCH VỤ NĂM 2013 2014 BIỂU ĐỒ 1.2 CƠ CẤU DỊCH VỤ NĂM 2014 2015 BIỂU ĐỒ 1.3 CƠ CẤU DỊCH VỤ NĂM 2015 Chú thích : : tỷ trọng vận tải đường biển : tỷ trọng vận tải đường hàng không : tỷ trọng khai thuê hải quan Theo số liệu bảng cấu dịch vụ ta thấy doanh thu công ty qua năm tăng, năm 2013 doanh thu khoảng 37 tỷ đồng, qua đến năm 2014, doanh thu tăng nhẹ lên 39 tỷ đồng ,năm 2014 cho năm không thuận lợi công ty công ty chưa tìm kiếm nhiều khách hàng mới, đên năm 2015, doanh thu tăng vượt trội lên đến 49 tỷ đồng đánh dấu bước ngoặc cho phát triển công ty, thời điểm này, đất nước hội nhập phát triển,dịch vụ xuất nhập có xu hướng phát triển mạnh, bắt lấy hội này, Maxpeed nổ lực việc tìm kiếm khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ mình, so với năm 2014 năm 2015 cho năm thành công công ty với lợi nhuận tăng 25.6 % tương đương với 11 tỷ đồng, điều khẳng định Maxpeed ngày khẳng định với chất lượng dịch vụ tốt ngày thu hút nhiều khách hàng hơn, vững vàng để cạnh tranh với đối thủ khác thị trường Biểu đồ cho thấy dịch vụ chủ yếu công ty dịch vụ vận tải đường biển, mà dịch vụ vận tải đường biển chiếm tỷ trọng cao tất năm, chiếm 50% so với dịch vụ khác mang lại nguồn doanh thu cao cho công ty,tỷ trọng ngành dịch vụ tang qua năm nhu cầu vận chuyển hàng hóa đường biển nước ta ngày tang, công ty nổ lực để tìm them khách hàng thiết lậ mối quan hệ với hãng tàu để việc giao dịch dễ dàng nhanh chóng Dịch vụ vận chuyển đường hàng không mũi nhọn công ty dần có chỗ đứng định cấu dịch vụ Maxpeed đơn hàng ngày tang, cơng ty có thêm nhiều khách hàng Với lợi thể văn phòng gần sân bay kho hàng không TCS, SCSC giúp dễ dàng cho việc giao nhận hàng hóa nộp chứng từ hàng vận chuyển đường hàng không bắt buộc phải gửi chứng từ kèm theo với hàng hóa nên việc nộp chứng từ chậm trễ gây hậu nghiêm trọng Khai thuê hải quan dịch vụ từ lâu công ty, chiếm tỷ trọng thấp vận tải đường biển đường hàng không dịch vụ đem lại doanh thu ổ định cho công ty, so với năm 2013, năm 2014 lợi nhuận tăng khoảng 17.3%, bước qua năm 2015, lợi nhuận tăng 24.5% lượng khách hàng sử dụng dich vụ khai hải quan cơng ty tăng mạnh Nhìn chung ta thấy công ty dần phát triển qua năm, lợi nhuận tăng đều, nổ lực tồn nhân viên cơng ty phối hợp chặt chẽ, hài hòa phòng ban với 1.3 Cơ cấu tổ chức/Tình hình nhân công ty Tnhh Maxpeed Svn Hầu hết đại lý nước công ty Mẹ có cấu tổ chức chung Maxpeed SVN, riêng cơng ty Mẹ chia nhỏ phịng ban cho phù hợp với châu lục, phòng chứng từ hàng nhập, hàng xuất chia nhỏ thành Châu Á, Châu Âu, Nam Mỹ, Bắc Mỹ,… áp dụng tương tự với phòng ban khác Cơ cấu tổ chức máy quản trị công ty TNHH Maxpeed SVN: GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ PHÒNG HÀNG PHÒNG HÀNG PHỊNG KINH 33 Hình 2.18 hình thể lô hàng mà maxpeed đặt chỗ gần UASC Ta xác định lô hàng cần sumit cách nhìn vào số booking lơ hàng, lơ hàng có số Booking VNSGN137269 Hình 2.19 Số booking lô hàng nghiên cứu Ta nhập vào ô vng nhỏ màu xanh bên phải ngồi để bắt đầu sumit Cửa sổ thường thông tin có sẵn, ta cần kiểm tra xem xác với thơng tin cơng ty đại lý chưa      Shipper : MAXPEED SVN Consignee : FR MEYER’S SOHN ( GMBH & CO ) KG Vessel/Voy Port of Loading Port of Discharge 34 Hình 2.20 Các thơng tin cần điền để gửi SI cho hãng tàu Các ô cần phải nhập thông tin :  Shipper : Tên shipper tên địa liên hệ Maxpeed  MAXPEED SVN CO., LTD 7FL, 39B TRUONG SON ST., TAN BINH DIST., HO CHI MINH, VIET NAM T:+84-8-38489177 F:+84-8-38489176 Consignee (Tên đại lý Maxpeed Germany) FR MEYER'S SOHN (GMBH & CO.) KG INTERNATIONAL LOGISTICS GRUENER DEICH 19 HAMBURG GERMANY 20097  Notify Party : SAME AS CONSIGNEE  Chọn vào Mục Select nhập số Container/Seal theo SI khách hàng gửi : UACU8203193/UASC5366324 35  Mục Number and type of Packing, ta nhấp vào điền đầy đủ thông tin - Number : 93 PACKAGE(S) - Cargo Weight : 8770.700 KGS - Mesurement : 58.500 CBM - Ơ bên cạnh Decripsion of Good (Mơ tả hàng hóa) : 1x40' DC CONTAINER IN FURNITURE - Ở phía cuối bảng No of Original Bill Of Lading ta lưu ý, theo quy định UASC chọn tức đề nghị lấy B/L Surrendered, tức lấy Bill gốc Hình 2.21 Màn hình sau ta nhập đầy đủ thơng tin lơ hàng Khi nhập xong, ta nhìn phía hình thấy dịng chữ Preview and Sumit ( hình 2.22), ta nhấn vào để xem lại lần tồn thơng tin nhập Hình 2.22 Nút để bắt đầu để gửi chi tiết hàng cho hãng tàu 36 Sau nhân viên chứng từ cung cấp đầy đủ thông tin lô hàng hệ thống UASC, hãng tàu nguời dựa vào nhữg thơng tin để khai ENS cho lô hàng 2.2.6 Nhận, kiểm tra xác nhận MB/L với hãng tàu Sau nhận chi tiết sumit hệ thống, hãng tàu kiểm tra phát hành MB/L cho Maxpeed qua Email Fax Nhân viên chứng từ kiểm tra thông tin MB/L shipper,consignee, notify party số kiện, số khối, số cont/se l, t n hàng, mã HS ode… Những thông tin sau MB/L phải trùng khớp với HB/L :       Số kiện, trọng lượng hàng hóa Số khối Số container/Seal Tên tàu, số chuyển Cảng đi, cảng đến Mô tả hàng hóa Nếu kiểm tra xong thấy MB/L xác,nhân viên chứng từ gửi mail xác nhận MB/L cho nhân viên hãng tàu Nếu nhân viên chứng từ thấy có điểm MB/L chưa yêu cầu hãng tàu sửa lại MB/L hồn tồn Việc u cầu sửa MB/L phép thời gian định tuỳ theo hãng tàu, qua thời gian cho phép hãng tính phí sửa MB/L Khi xác nhận MB/L, nhân viên chứng từ yêu cầu hãng tàu gửi Debit Note (như đính kèm phần phụ lục) để tiến hành lập đề nghi chuyển khoản chuyển sang cho kế toán để toán cho hãng tàu 2.2.7 Lập chứng từ khác có Lập Debit Note/Credit Note Có loại Debit Note/Credit Note, loại gửi cho khách hàng, loại gửi cho đại lý 37 Đối với Debit Note gửi cho khách hàng, sau khách hàng xác nhận MB/L, nhân viên chứng từ lập Debit Note để gửi cho khách hàng (như đính kèm phần phụ lục), cụ thể lô hàng Debit Note thu khách hàng phí sau:     THC ( Original) : 100 USD (20 DC) (nếu container 40 150 USD) BILL FEE : 35 USD ENS FEE (Hàng Châu Âu) : 30 USD SEAL FEE : USD Tất phí cộng thêm 10 % Vat cho phí thể rõ Debit Note Nhân viên chứng từ gửi Debit Note cho Scansiaviet, Scansiaviet xác nhận Debit Note, nhân viên chứng từ chuyển cho kế toán để xuất hóa đơn Đối với Debit Note gửi cho đại lý (như đính kèm phần phụ lục), nhân viên chứng từ nhập nhứng phí cần thu theo thỏa thuận từ trước với đại lý vào phần mềm hệ thống để lưu lại để kế toán dễ dàng theo dõi công nợ hàng tháng, lô hàng này, Maxpeed thu đại lý :  Profit share : 20 USD 2.2.8 Phát hành Vận đơn cho khách gửi Pre-alert cho đại lý nước Sau tàu chạy Maxpeed tiến hành phát hành Vận đơn cho khách hàng Scansiaviet yêu cầu lấy Bill gốc, sau ngày tàu chạy, nhân viên Scansiaviet đến Maxpeed yêu cầu phát hành vận đơn gốc Sau thu đầy đủ phí Debit Note gửi cho khách, nhân viên chứng từ phát hành vận đơn gốc bao gồm :  vận đơn gốc có đóng dấu Original kí tên  vận đơn Copy có tờ có đóng dấu kí tên để Shipper lý hàng, tờ copy cịn lại khơng cần phải đóng dấu kí tên Nhân viên chứng từ giao vận đơn cho nhân viên công ty Scansiaviet yêu cầu nhân viên Scansiaviet xuất trình giấy gới thiệu cơng ty chuẩn bị sẵn photo vận đơn để kí nhận Sau giao vận đơn, nhân viên chứng từ 38 kẹp giấy giới thiệu tờ vận đơn kí nhận vào “file” ứng để dễ dàng cho việc kiểm tra sau Đồng thời nhân viên chứng từ gửi chứng từ cho đại lý Maxpeed Hamburg email để đại lý nắm thơng tin lơ hàng dễ dàng việc nhận hàng Các chứng từ bao gồm - House B/L mà Maxpeed phát hành cho Scansiaviet Master Bill từ hãng tàu Debit Note đại lý Các chứng từ liên quan khác 2.3.9 Theo dõi lô hàng hàng tới cảng đích Nhân viên chứng từ cần theo dõi xem shipper có kịp hàng khơng, tàu ó del y h y khơng… Khi hàng rời khỏi cảng dỡ, nhân viên chứng từ theo dõi lô hàng hàng an tồn đến cảng đích Cần theo dõi vị trí tàu xác định thời gian dự kiến tàu đến cảng đích, đồng thời hỗ trợ để đại lý consignee nhận hàng cách thuận lợi Việc theo dõi lô hàng giúp cho nhân viên chứng từ nắm rõ thông tin hàng hố tàu để có rủi ro sảy ra, nhân viên chứng từ kịp thời giải quyết, hạn chế tối thiểu tổn thất 2.3.10 Lưu hồ sơ Khi thủ tục hoàn tất, nhân viên chứng từ từ tiến hành lưu hồ sơ Tại công ty TNHH Maxpeed phương Nam Việt nam, có cách lưu hồ sơ :  Lưu phần mềm hệ thồng Nhân viên chứng từ lưu tồn thơng tin lơ hàng phần mềm hệ thống để cần tìm thơng tin lơ hàng cách nhanh chóng thuận lợi 39 Hình 2.23.Tìm kiếm lơ hàng mục phía ngồi bên trái Ta tìm kiếm tồn thơng tin lơ hàng phần bên trái ngồi bảng (Hình 2.23).Có thể tìm cách gõ thơng tin sau : - Job ID (số File) - POL (cảng bốc hàng) - POD (cảng dỡ hàng) - House Sea/Air Bill no : số vận đơn đường biển/đường hàng không - Customs clearance no : số tờ khai hải quan - Master Bill of Lading No : Số vận đơn - Container/seal No : Số container/seal - Vessel/Voy/Flight No : Số tàu/chuyến bay - Issued invoice no : Số hóa đơn - Booking No : Số Booking với hãng tàu - Other Reference : vấn đề lien quan khác  Lưu “File” cứng Nhân viên chứng từ tiến hành lưu “File” cứng tập giấy bìa, tập bìa tồn liệu thông tin lô hàng Cách xếp sau : - Profit and Loss Statement (Báo cáo lãi lỗ) - Biên lai chuyển khoản cho hãng tàu cước phí - Debit Note hãng tàu gửi (trong phần mục lục) - Master B/L - House B/L - Booking Note - SI khách hàng gửi 40 Nhân viên chứng từ chuyển hồ sơ sang phận kế toán theo dõi toán với khách hàng/ đại lý/ hãng tàu Kế toán gửi mail xác nhận cho nhân viên chứng từ toán với hãng tàu - Đối với lô hàng kế toán toán tiền mặt, phải mang Bill Telex Release/ Surrender giao cho nhân viên chứng từ gửi đại lý - Đối với lơ hàng kế tốn chuyển khoản, sau chuyển khoản xong phải báo mail chonhân viên chứng từ để nhân viên chứng từ theo dõi liên lạc với hãng tàu để lấy Telex Release/ Surender gửi cho đại lý - Sau có Telex Release/ Surrender, Nhân viên chứng từ ghi vào sổ theo dõi để tránh việc quên làm Telex Release Các File lưu theo tháng để dễ dàng cho việc tìm kiếm cần thiết CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH MAXPEED PHƯƠNG NAM VIỆT NAM 3.1 Nhận xét chung 41 Công ty TNHH Maxpeed Phương Nam Việt Nam thành lập cách năm công ty phần khẳng định vị lĩnh vực xuất nhập khẩu, với lượng khách hàng ngày tăng, chất lượng dịch vụ ngày tốt, doanh thu liên tục tăng qua năm Đạt điều lãnh đạo tài tình sáng suốt ban lãnh đạo công ty với đội ngủ nhân viên chuyên nghiệp đào tào sâu chun mơn, có kinh nghiệm dày dặn linh động việc giải tình phát sinh cơng việc Nỗ lực hết mình, Maxpeed SVN ln đặt cho mục tiêu trước hết xây dựng cho thương hiệu, tạo uy tín, niềm tin cho khách hàng, phát huy nguồn vốn sẵn có đem lại hiệu kinh tế cho doanh nghiệp, cho kinh tế xã hội, nâng cao đời sống nhân viên, nhằm góp phần tăng thu ngoại tệ cho quốc gia bảo vệ kinh tế nước nhà Và để đạt mục tiêu trên, Maxpeed SVN khơng ngừng hồn thành tốt nhiệm vụ mình:  Xây dựng, tổ chức thực dịch vụ kế hoạch khác có liên quan nhằm đáp ứng kế hoạch kinh doanh công ty kế hoạch phát triển đất nước  Đảm bảo hạch tốn đầy đủ làm trịn nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước  Thực tốt sách, chế độ quản lý tài khoản, tài chính, lao động, tiền lương, phân phối lao động, bảo vệ mơi trường, đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên nhằm nâng cao đời sống người lao động công ty Quản lý sử dụng tốt nguồn vốn để thực nghĩa vụ kinh doanh công ty mở rộng, nâng cấp đổi sở hạ tầng công ty 3.1.1 Thuận lợi  Cơng ty có gần 50% vốn nước đầu tư Nguồn hàng chủ yếu công ty từ đại lý công ty nước hỗ trợ mạnh mẽ công ty mẹ Hàn Quốc  Hệ thống đại lý rộng khắp chuyên nghiệp nhiều nước giới Các nhân viên công ty cịn trẻ, động, có nghiệp vụ chun mơn đa số tốt nghiệp đại học lĩnh vực kinh doanh XNK có tinh thần trách nhiệm cao nhiệt tình cơng việc  Được tiếp cận với nhiều khách hàng nhiều loại hình hàng hố xuất nhập 42 (gia cơng, sản xuất xuất khẩu, kinh doanh đầu tư ơng trình…) Việc kiểm tra đối chiếu chứng từ nhân viên công ty dễ dàng nhờ vào hệ thống xếp thơng tin cách xác Kiểm tra lộ trình hàng hố cách vào mạng trực tiếp hãng tàu, đại diện chủ hàng làm cơng văn xin điều chỉnh có sai sót Cơng ty có mối quan hệ tốt rộng với quan hữu quan (hải quan điều độ, hoa tiêu, cảng vụ…) n n ó nhiều thuận lợi cơng tác giao nhận hàng hố xuất nhập 3.1.2 Khó khăn  Ban lãnh đạo có phương hướng chưa có kế hoạch văn cách quán, gây khó khan việc xác định công việc cần làm nhân viên  Chưa có kế hoạch sâu vào nghiên cứu khách hàng Chưa khai thác triệt để lượng khách hàng có sẵn công ty, để tăng nguồn hàng công ty  Chưa mạnh tìm kiếm khách hàng mới, chưa tạo hu động nguồn hàng mà toàn chịu chi phối đại lý nước ngồi.Điêu làm cho cơng ty chủ động việc thực lô hàng  Chức kinh doanh cơng ty cịn nhiều hạn chế, chưa mở rộng thêm nhiều  Đội ngũ nhân viên công ty hạn chế, đặt biệt nhân viên chứng từ, mùa cao điểm lượng hàng giao dịch thuờng cao, dẫn đến tải công việc làm ảnh hưởng đến việc hồn thành cơng việc chất lượng dịch vụ  Môi trường kinh doanh mà công ty xuất nhập thành lập ngày nhiều làm tăng tính cạnh tranh công ty với công ty khác,hơn làm tăng áp lực công việc nhân viên 3.2 Một số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất công ty TNHH Maxpeed Phương Nam Việt Nam 3.2.1 Giải pháp công ty 3.2.1.1 Nâng cao chất lượng dịch vụ  Làm việc cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian chất lượng dịch vụ công ty không thay đổi 43  Các phịng ban cần có kết hợp, hỗ trợ lẫn để cơng việc hồn thiện tốt  Nếu khách hàng yêu cầu thơng tin lơ hàng, nhân viên công ty cần cung cấp cách đầy đủ, nhiệt tình, nhanh chóng xác  Sau hồn tất việc xuất hay nhập hàng hóa khách hàng, nhân viên phụ trách lơ hàng liên lạc với khách hàng để nhận phản hồi lô hàng thái độ phục vụ nhân viên chất lượng dịch vụ mà cung cấp Nếu có phản hồi khơng tốt nhân viên điều chỉnh thái độ cho phù hợp 3.2.1.2 Có chiến lược phù hợp để tìm kiếm giữ khách hàng Để tìm kiếm khách hàng, giữ khách hàng công ty cần trọng vấn đề sau  Chất lượng dịch vụ cần cần liên tục cải thiện để ngày tốt hơn, nhanh chóng hiệu - Khi nhận lô hàng từ khách, phận công ty cần phối hợp chặt chẽ với để lơ hàng hồn thện chứng từ thủ tục cách nhanh chóng - Khi hồn tất lơ hàng, nhân viên công ty cần thường xuyên liên lạc với khách hàng để xem xét thái độ khách hàng dịch vụ cơng ty, từ có điều chỉnh phù hợp để chất lượng dịch vụ ngày nâng cao  Thường xuyên cập nhật giá dịch vụ thị trường để điều chỉnh mức giá dịch vụ cơng ty mức cạnh tranh - Tiết kiệm chi phí khơng cần thiết phát sinh công việc như, làm việc nhanh chóng kịp thời để khơng mắc phải lỗi chậm trễ bị phạt từ hãng tàu, đại lý quan khác - Công ty lấy số lượng khách hàng làm mục tiêu, lợi nhuận đạt riêng lô hàng giảm thu hút nhiều khách hàng, số lượng khách hàng tăng mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty  Hoàn thiện nâng cao khâu chuẩn bị chứng từ thủ tục hải quan - Nhân viên chứng từ cần ý việc lập chứng từ, đảm bảo tính xác hợp lệ chứng từ, để công việc khâu không bị gián đoạn gây thời gian gây hậu nghiêm trọng khác 44 - Công ty cần bổ sung thêm nhân viên chứng từ số lượng nhân viên chứng từ công ty hạn chế so với lượng hàng, điều có nghĩa nhân viên đảm nhiệm nhiều lô hàng hơn, khiến cho việc thực kiểm tra chứng từ không đảm bảo, dễ có sai sót, gây hậu nghiêm trọng - Nhân viên chứng từ cần học hỏi trau dồi kỹ để ngày nâng cao khả chuyên môn đáp ứng tốt yêu cầu khắt khe khách hàng Nhân viên chứng từ nên thường xuyên liên lạc với đại lý cơng ty nước ngồi để kiểm tra tình hình lơ hàng phối hợp thật tốt với để cơng việc hoàn thiện cách tốt đẹp - Việc thực thủ tục hải quan cần thực cách nhanh chóng nhất, nhân viên làm thủ tục hải quan cần nắm rõ luật hải quan áp dụng thơng quan hàng hố, ln giữ mối quan hệ tốt với hải quan Hiện số nhân viên trường làm thủ tục hải quan công ty cịn hạn chế, khơng đáp ứng đuọc lượng hàng mùa cao điểm, đề xuất công ty nên tuyển thêm nhân viên trường để đảm bảo việc giao nhận hàng hoá làm thủ tục hải quan thời điểm tiến hành cách nhanh chóng hồn thiện Ngồi giải pháp nêu trên, xin đưa số kiến nghị công ty sau:  Công ty nên thường xuyên tổ chức họp cuối tuần để nắm rõ tình hình cơng ty ý kiến nhân viên,để nhân viên phận chứng từ nói riêng, phận khác có hội trao đổi học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, giúp cho công việc trở nên tốt  Tạo điều kiện cho nhân viên chứng từ trau dồi kiến thức nghiệp vụ cách tham gia buổi học chuyên sâu nghiệp vụ thường xuyên tổ chức buổi gặp mặt với nhân viên công ty lĩnh vực mà Maxpeed hợp tác để giúp tạo mối quan hệ tốt với họ học hỏi thêm kinh nghiệm từ họ 3.2.3 Đối với nhà nước  Pháp luật, thể chế liên quan đến ngành Logistics nước ta chưa vào cốt lõi mà nằm khía cạnh chung chung làm cho ngành hiểu theo nhiều khái niệm khác Nhà nước nên xây dựng Luật Logistics riêng để có quy định chặt chẽ đầy đủ cho ngành nghề mũi nhọn 45  Nhà nước cần có biện pháp để hạn chế việc ùn tắc hàng hố, theo thống kê cơng ty Tân Cảng Sài Gòn, cảng Cát Lái thường xuyên sảy tình trạng tải khối lượng hàng vận chuyển Tình trạng xảy làm cho trình giao nhận hàng hoá bị gián đoạn Nhà nước nên đầu tư để nâng cao sở chất kĩ thuật cảng để trình giao nhận hàng hoá thủ tục hải quan diễn cách nhanh chóng, hiệu đại, không tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nước mà thu hút doanh nghiệp nước ngồi  Nhà nước cần có biện pháp để hạn chế việc ùn tắc hàng hoá, theo thống kê cơng ty Tân Cảng Sài Gịn, cảng Cát Lái thường xuyên sảy tình trạng tải khối lượng hàng vận chuyển Tình trạng sảy làm cho trình giao nhận hàng hoá bị gián đoạn Nhà nước nên đầu tư để nâng cao sở chất kĩ thuật cảng để q trình giao nhận hàng hố thủ tục hải quan diễn cách nhanh chóng, hiệu đại, khơng tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nước mà thu hút doanh nghiệp nước  Nhà nước cần quán việc đăng kí thủ tục hải quan chứng từ liên quan cảng, cảng lại có thủ tục cách thực khơng giống nhau, điều gây khó khăn cho cac doanh nghiệp nhiều trình giao nhận làm thủ tục thơng quan cho hàng hố, đồng thời nâng cấp hệ thống mạng khai báo hải quan để tránh tình trạng rớt mạng thường xuyên sảy  Nhà Nước cần quan tâm đào tạo nguồn nhân lực có kiến thức chun sâu chun mơn ngành xuất nhập khẩu, nhạy bén cách giải tình huống, đồng thời nâng cao trình độ ngoại ngữ đội ngũ cán  Nhà nước cần có sách quản lý chặt chẽ hạn chế tiêu cực sảy cán cơng chức doanh nghiệp, sảy tiêu cực, Nhà nước cần giải cách triệt để có biện pháp xử lý mạnh trường hợp vi phạm, đồng thời có cơng tác khen thưởng cá nhân có thành tích tốt 46 KẾT LUẬN Qua báo cáo ta hiểu rõ thêm quy trình chứng từ giao nhận hàng hố đường biển, chứng từ mắt xích quan trọng giúp cho công việc khác diễn cách sn sẽ, nhân viên chứng từ cần phải thật cẩn thận để khơng làmsảy sai sót chứng từ nào, nhân viên chứng từ cần nắm vững nghiệp vụ, liên tục cập nhật thông tin liên quan đến chuyên ngành không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức cho thân Công ty Maxpeed SVN doanh nghiệp non trẻ với mạnh kinh nghiệm lâu năm Cơng ty mẹ am hiểu thị trường qua năm hoạt động với giải pháp làm giảm chi phí giao nhận,quy trình chứng từ, ln ý nâng cao cao dịch vụ cơng ty có, tạo hướng cho Công ty giai đoạn hội nhập kinh tế thị trường xuất nói chung thị trường giao nhận chứng từ nói riêng Tất nhân viên công ty cố gắng để đem đến cho khách hàng dịch vụ tốt ngày tốt tương lai, góp phần vào phát triển ngành xuất nhập nói riêng phát triển kinh tế Việt Nam nói chung Trong thời gian tới, với phát triển không ngừng dịch vụ xuất nhập khẩu, em tin với mạnh mình, với cách làm việc chuyên nghiệp, sáng tạo Maxpeed phát triển không gừng để trở thành nhà cung cấp dịch vụ xuất nhập hàng đầu thị trường Việt Nam 47 ... xuất công ty TNHH Maxpeed Phương Nam Việt Nam 42 3.2.1 Giải pháp công ty 42 3.2.3 Đối với nhà nước 44 KẾT LUẬN .46 1 CHƯƠNG GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH. .. CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH MAXPEED PHƯƠNG NAM VIỆT NAM 3.1 Nhận xét chung 41 Công ty TNHH Maxpeed Phương Nam Việt Nam thành lập cách năm công ty phần khẳng định vị lĩnh vực xuất... TNHH MAXPEED PHƯƠNG NAM VIÊT NAM 1.1 Quá trình phát triển  Tên đầy đủ: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Maxpeed Phương Nam Việt Nam  Tên giao dịch quốc tế: MAXPEED SVN CO., LTD  Trụ sở công ty: