HOÀN THIỆN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH LOKI. Hợp đồng giao nhận là một văn bản ký kết giữa khách hàng với công ty giao nhận, trong đó công ty giao nhận được sự uỷ thác của khách hàng chịu trách nhiệm tổ chức toàn bộ quá trình vận chuyển, hoàn thành toàn bộ các thủ tục để đứng ra nhận hàng, và giao lại cho khách hàng. Việc giao nhận được thực hiện trên cơ sở hợp đồng được ký kết giữa chủ hàng và người giao nhận ( Công ty TNHH Loki). Trước khi ký hợp đồng, nhân viên của Công ty Loki sẽ gửi cho khách hàng 01 bảng báo giá, thông tin cụ thể về mức phí giao nhận cho lô hàng và các khoản chi phí khác có liên quan. Nếu khách hàng chấp nhận ,công ty Loki sẽ tiến hành ký hợp đồng để làm dịch vụ giao nhận vận chuyển cho lô hàng.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh quốc tế ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH LOKI Duyệt nộp Họ tên: Trần Khánh Ly (Chữ ký) Mã sinh viên: 1922925669 Lớp: 1904.QTQT4F2.05 Khóa: 5HCM(2019-2023) Hồng Thị Thùy Dương GVHD: ThS Hồng Thị Thùy Dương TP Hồ Chí Minh, tháng 11 năm 2021 LỜI CẢM ƠN Lý thuyết thực hành hai khía cạnh ln song hành với Nếu bạn giỏi lý thuyết vụng thực hành ngược lại suất cơng việc khơng cao Đứng góc độ sinh viên chúng em điều phải hiểu sâu sắc Khi ngồi ghế nhà trường, chúng em thầy cô truyền đạt kiến thức mặt lý thuyết, sở để chúng em tiếp cận với thực tế Song lý thuyết không làm nên thành công không kết hợp với thực hành Qua đợt thực tập này, em lại thấy rõ tầm quan trọng vấn đề Để hoàn thành báo cáo thực tập này, em xin chân thành cám ơn đến BGH Trường Đại học Ngoại Thương tạo điều kiện cho em có đợt thực tập Đặc biệt, em xin gởi lời cám ơn chân thành đến Hồng Thị Thùy Dương – người tận tình hướng dẫn, bổ sung kiến thức vơ quý báu truyền đạt kinh nghiệm thực tế cho em q trình thực tập hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cám ơn Ban Giám Đốc công ty TNHH LOKI cho phép tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập công ty thời gian qua Đặc biệt em xin bày tỏ lòng biết ơn đến anh chị Phòng Xuất Nhập Khẩu tận tình hướng dẫn, cung cấp tài liệu truyền đạt cho em kinh nghiệm thực tế vô quý báu Tất kiến thức mà thầy cô truyền đạt kinh nghiệm thực tế mà em học từ anh chị suốt thời gian vừa qua hành trang cho em đường nghiệp sau Một lần em xin chân thành cám ơn! TP Hồ Chí Minh, tháng 11 năm 2021 Sinh viên thực tập TRẦN KHÁNH LY MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH LOKI 1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH LOKI 1.2 Bộ máy tổ chức công ty 1.3 Chức nhiệm vụ phòng ban 1.4 Khả cạnh tranh nước doanh nghiệp 1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh công ty từ 2019 – 2021 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH LOKI 2.1 Quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty TNHH LOKI 2.1.1 Thỏa thuận ký kết hợp đồng giao nhận 2.1.2 Tư vấn cho khách hàng thực hợp đồng ngoại thương, book tàu mua bảo hiểm (nếu có) 2.1.3 Nhận kiểm tra chứng từ hàng hóa nhập từ khách hàng 10 2.1.4 Làm thủ tục hải quan nhận hàng 12 2.1.5 Chuyên chở hàng nơi qui định 18 2.1.6 Thủ tục kiểm hàng, giao hàng 18 2.1.7 Thanh lý hợp đồng giao nhận, giải khiếu nại (nếu có) 18 2.2 Đánh giá tình hình thực tế quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty TNHH LOKI 21 2.2.1 Ưu điểm 21 2.2.2 Nhược điểm 22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM ĐẨY MẠNH QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN NGOẠI THƯƠNG HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH LOKI 23 3.1 Cân đối khả tài ký kết hợp đồng 23 3.2 Quy định chặt chẽ điều khoản hợp đồng 23 3.3 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 25 3.4 Tư vấn khách hàng giành quyền thuê tàu mua bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương 26 3.5 Áp dụng hải quan điện tử 27 3.6 Nâng cấp đội xe liên kết với công ty vận tải khác 27 3.7 Sắp xếp thời gian giao hàng hợp lý 28 3.8 Ký kết biên giao hàng 29 3.9 Đẩy nhanh tiến độ thu hồi công nợ 29 3.10 Giải triệt để khiếu nại (nếu có) 30 KẾT LUẬN 31 DANH MỤC THAM KHẢO 32 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tồn cầu hố, hội nhập kinh tế quốc tế tự hoá thương mại xu bật kinh tế giới đương đại Từ năm 1986 trở lại đây,cùng với dịch chuyển sang kinh tế thị trường đất nước, ngành giao nhận Việt Nam sớm đổi hoà nhập với phát triển kinh tế quốc gia quốc tế, nhiều tổ chức giao nhận đời, loại hình giao nhận vận tải mở rộng Đặc biệt, ngành giao nhận phục vụ tốt hoạt động xuất nhập ngày tăng năm qua Song hoạt động giao nhận ngày phức tạp hơn, cạnh tranh tổ chức giao nhận nước ngày gay gắt,hoạt động lĩnh vực giao nhận ngày khó khăn, chưa vào mối thống tổ chức Ngoài ra, chưa có hệ thống văn pháp luật đồng bộ, chặt chẽ để quản lý hoạt động này, lại bối cảnh nhà nhà làm giao nhận, người người làm giao nhận hoạt động giao nhận vận tải trở nên lộn xộn, khó quản lý ngày bộc lộ nhiều tiêu cực Bên cạnh với 3000 km bờ biển nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực có bước tiến đáng kể, chứng minh tính ưu việt so với phương thức giao nhận vận tải khác Khối lượng giá trị giao nhận qua cảng biển chiếm tỷ trọng lớn tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế Việt Nam Điều có ý nghĩa lớn, không nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc tế mà cịn góp phần nâng cao khả cạnh tranh hàng hoá nước ta thị trường giới Trong thời gian thực tập tìm hiểu công ty TNHH LOKI,nhận thức tầm quan trọng hoạt động giao nhận nói chung hoạt động giao nhận vận tải đường biển nói riêng phát triển kinh tế,cùng với kiến thức mong muốn đóng góp phần nhỏ vào phát triển cơng ty, nên tơi chọn đề tài: “Hồn thiện quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập đường biển số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công ty TNHH LOKI” làm đề tài báo cáo thực tập khóa Mục tiêu nghiên cứu Rút khác biệt kinh nghiệm thực tiễn quy trình thủ tục Hải quan quy trình thơng quan hàng hóa nhập thực tế Đưa số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty, đánh giá kiến nghị phía cơng ty phía Hải quan để cơng ty ngày phát triển sách nhà nước ngày vững mạnh Phạm vi nghiên cứu Phần lớn chuyên đề thực qua việc tìm hiểu cách thức làm việc thực tế công ty LOKI,dựa vào số liệu tài cơng ty giai đoạn (2019 – 2021) Mặt khác việc tìm hiểu tài liệu chuyên giao nhận nhập thông qua mạng internet, sách báo, tạp chí chuyên ngành, giảng thầy giáo mơn góp phần hồn thiện lý luận sở cho khóa luận Cấu trúc thu hoạch Chương : Giới thiệu công ty TNHH LOKI Chương giới thiệu sơ lược cơng ty TNHH Loki, từ thấy rõ tình hình hoạt động cơng ty Chương : Phân tích tình hình thực tế quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH LOKI Phân tích hoạt động tổ chức giao nhận hàng hóa nhập đường biển để có nhìn rõ hoạt động giao nhận vận chuyển Qua thấy thành công tồn thực tế quy trình tổ chức giao nhận vận tải công ty TNHH LOKI Chương 3: Một số giải pháp kiến nghị nhằm đẩy mạnh quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH LOKI Nêu lên giải pháp nhằm giải tồn thực tế nêu chương nhằm hồn thiện qui trình tổ chức giao nhận vận tải công ty TNHH LOKI CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH LOKI 1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty TNHH LOKI Cơng ty TNHH LOKI thức hoạt động từ ngày 19 tháng 02 năm 2004 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 4102020257 Sở KH & ĐT TP.HCM cấp ngày 19/02/2004 Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Loki Mã số thuế : 0303187893 Trụ sở chính: H10A Lơ H, Cư Xá Tân Cảng, P 25, Q Bình Thạnh,TP.HCM Điện thoại: (028) - 35211968 Email : sales@lokilogistics.com - Website : www.lokilogistics.com Với tốc độ tăng trưởng hàng năm công ty 10% đến 12% năm Năm 2005 trở thành Hội viên Phịng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam Năm 2006 Cơng ty TNHH LOKI thức gia nhập Hội viên liên kết Liên đoàn Hiệp hội Giao nhận kho vận quốc tế FIATA Năm 2007 , Công ty thành lập chi nhánh Bình Dương Tháng năm 2008 trở thành Đại lý hàng hóa Hiệp hội Vận tải hàng không quốc tế FIATA Năm 2009, Công ty định thành lập chi nhánh Đồng Nai Tháng năm 2010 trở thành thành viên Hội viên Hiệp hội Đại lý Môi giới Hàng hải Việt Nam VISABA Tháng năm 2010, Công ty thấy tiếp tục thành lập chi nhánh Vũng Tàu Năm 2011 Thành viên hiệp hội HHGFAA Mỹ Với triết lý kinh doanh người bạn đồng hành đáng tin cậy khách hàng, Công ty TNHH LOKI không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, đầu tư sở vật chất đại, mang đến cho khách hàng giải pháp giao nhận vận tải với chất lượng tốt nhất, tuân thủ phương châm: “ HIỆU QUẢ - NHANH CHĨNG – AN TỒN – UY TÍN” 1.2 Bộ máy tổ chức công ty Nguồn : Sơ đồ máy tổ chức công ty TNHH LOKI Nhận xét: Sơ đồ tổ chức máy quản lý doanh nghiệp thiết kế theo cấu trúc trực tuyến chức Trong tổ chức tồn hai hệ thống riêng biệt, hệ thống quản lý hệ thống kinh doanh dịch vụ, phận chức khơng có quyền lệnh cho phận khác tuyến, thông tin huy thông tin phản hồi truyền theo tuyến thích hợp cho hệ thống quản trị vận hành nhanh chóng, xác hiệu 1.3 Chức nhiệm vụ phòng ban Giám đốc: Là người quản lý, điều hành đưa đinh cuối hoạt động công ty, khen thưởng kỷ luật nhân viên Tiếp nhận thông tin xử lý vấn đề khả xử lý phận Phòng xuất nhập khẩu: Tuy quy mơ cịn nhỏ có phân cơng hợp lý, làm việc theo môi trường chuyên mơn hóa, phận quen với mơi trường Bộ phận chứng từ: ▪ Hỗ trợ thực khâu chứng từ, đáp ứng nhanh, kịp thời cho khách hàng, cho phận giao nhận Theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ công văn Soạn thảo hồ sơ Hải quan, công văn cần thiết giúp cho phận giao nhận hoàn thành tốt công việc giao ▪ Thường xuyên theo dõi trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo thông tin cần thiết cho lô hàng ▪ Tổng kết cuối tháng số lượng hàng nhập, hàng xuất làm dịch vụ cho khách hàng Bộ phận kê khai hải quan: Dựa chứng từ chuyển qua từ phận chứng từ để lên tờ khai Hải quan qua việc sử dụng phần mềm khai hải quan từ xa khai báo Hải quan Chi cục Hải quan cửa cảng, sân bay, Chi cục Hải quan quản lý hàng đầu tư… Bộ phận giao nhận hàng: ▪ Trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng công ty ▪ Thông tin kịp thời cho phận liên quan đảm bảo hàng hóa, tài liệu hồ sơ giao đầy đủ, thời hạn ▪ Giải vấn đề liên quan để hàng thông quan ▪ Đảm bảo việc giao hàng cho khách hàng an toàn, lúc, nơi ▪ Phòng dịch vụ vận chuyển nước: Thực hợp đồng dịch vụ vận chuyển riêng biệt theo yêu cầu khách hàng tỉnh miền Tây, miền Trung, miền Đơng… Phịng dịch vụ vận chuyển nước: Thực hợp đồng dịch vụ vận chuyển riêng biệt theo yêu cầu khách hàng tỉnh miền Tây, miền Trung Phòng Kế Toán: ▪ Quản lý sổ sách chứng từ, tài chính, chịu trách nhiệm tồn thu chi tài Cơng ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… ▪ Lưu trữ hồ sơ cơng ty hoạch tốn đầy đủ nghiệp vụ kế tốn phát sinh Phịng kinh doanh: Nghiên cứu thị trường, tổ chức, quản lý hoạt động kinh doanh 1.4 Khả cạnh tranh nước doanh nghiệp Được thành lập từ năm 2004, công ty trải qua 15 năm hoạt động gặt hái thành tựu khả quan, giúp khách hàng giải khó khăn Do đó, cơng ty ngày cố vị trí thương trường lịng khách hàng Điều thể qua việc cơng ty có lượng khách hàng ổn định gắn bó lâu dài với cơng ty lớn như: Cơng ty sản xuất nước giải khát, Công ty TNHH San Miguel, Công ty Trane Việt Nam, Công ty sản xuất ngói lợp, Cơng ty TNHH Cpac Monier Việt Nam,… Tuy nhiên, đời ngày nhiều công ty giao nhận tạo nên xu cạnh tranh lĩnh vực ngày gay gắt Công ty gặp khơng khó khăn phải cạnh tranh với cơng ty giao nhận vận tải ngồi nước Biển Đông, Việt Hoa, NYK, APL… Với hạn chế vốn , kỹ thuật nhân sự, khả cạnh tranh cơng ty cịn thấp so với cơng ty ngồi nước.Các lĩnh vực hoạt động cơng ty cịn chiếm thị phần nhỏ Quan Bên cạnh chủ hàng cịn phải chịu xử lý, bị phạt theo qui định Tổng Cục Hải Quan ▪ Kiểm hóa phát hàng hóa bị hư hỏng q trình vận chuyển Trong trường hợp nhận thấy hàng hố cịn kho mà bao bì bị: vỡ, móp méo , rách … phải thông báo cho Hải quan kho nhân viên quản lý kho để có xác nhận họ tình trạnh thất hàng hố Do ta người làm dịch vụ nên phát trường hợp cần phải thông báo cho chủ hàng làm dịch vụ biết tình trạng hàng hóa lập biên ghi nhận lại tình trạng hàng hóa, mời đại diện hãng tàu cảng xuống nơi kiểm hóa để chứng kiến tình trạng hàng hóa Đại diện hãng tàu với hải quan xác nhận vào biên hàng hóa bị hư hỏng Người chủ hàng dùng biên để khiếu nại hãng tàu (nếu lỗi thuộc hãng tàu) khiếu nại người bảo hiểm hàng hóa có mua bảo hiểm ▪ Sai tên người gửi, người nhận địa B/L Nếu B/L thể sai tên người gửi, người nhận địa người giao nhận phải thơng báo cho khách hàng biết để họ yêu cầu hãng tàu nước sửa lại cho gởi lại cho người giao nhận để họ làm dịch vụ Nếu B/L thể sai số lượng, khối lượng hàng so với chứng từ khác lúc người giao nhận làm công văn xác nhận lại với Hải Quan số lượng, khối lượng lơ hàng Nếu Hải Quan kiểm hóa thấy hàng hóa với cơng văn lơ hàng thơng quan ▪ Điều chỉnh Manifest: Trường hợp Manifest hãng tàu ghi sai tên người nhận ô consignee Như để nhận hàng người nhận hàng phải làm công văn điều chỉnh tên người nhận hàng Manifest Việc điều chỉnh Manifest gây nhiều trở ngại, phát sinh phí điều chỉnh Manifest, gây cản trở không nhỏ cho khách hàng, chậm nhận hàng ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh phải đóng phí lưu kho lưu bãi Hải 20 quan chi cục khác thường có quy định khác đơi gây khó dễ cho người nhập khâu : đóng thuế,ân hạn thuế Với số phát sinh trình giao nhận kể trên, nhân viên giao nhận nên bình tỉnh linh động giải tình Tùy trường hợp, nhân viên giao nhận lập thu thập chứng pháp lý ban đầu sau: - Biên kết toán nhận hàng với tàu ROROC - Biên kê khai hàng thừa thiếu CSC - Biên hàng hư hỏng đổ vỡ COR - Biên giám định phẩm chất - Biên giám định công ty bảo hiểm - Thư khiếu nại - Thư dự kháng 2.2 Đánh giá tình hình thực tế quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH LOKI 2.2.1 Ưu điểm • Cơng ty hồn thành tốt lơ hàng nhập để hàng hóa đến với khách hàng tình trạng tốt đồng thời tiết kiệm thời gian chi phí cho cơng ty khách hàng Từ nâng cao uy tín cơng ty • Cơng ty ngày ký kết nhiều hợp đồng giao nhận thời gian hiệu lực thường diễn thời gian dài mang lại cho công ty nguồn doanh thu tương đối ổn định • Khi thực ký kết hợp đồng giao nhận, công ty tiên đốn vấn đề xảy nên có điều khoản hợp lý • Đội ngũ nhân viên trẻ ,khỏe, động hoàn thành tốt cơng việc từ khâu đầu đến khâu cuối • Đội xe đảm bảo tiến độ giao hàng cho khách hàng cách an tồn • Tư vấn đủ thông tin cần thiết cho khách hàng suốt trình thực hợp đồng ngoại thương khách hàng 21 • Cơng ty cập nhật thông tin áp dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình làm hàng • Cơng ty giải khắc phục thành công vấn đề phát sinh quy trình giao nhận hàng hóa • Cơng ty có sách “ khen chỗ , phạt người” nên nhân viên ln cố gắng hồn thành tốt cơng việc 2.2.2 Nhược điểm • Cơng ty chưa cân nhắc kỹ khả tài ký kết hợp đồng giao nhận • Chất lượng nguồn nhân lực hạn chế • Chưa tư vấn thuyết phục thành công việc khách hàng tự thuê tàu mua bảo hiểm thực hợp đồng ngoại thương • Năng suất sử dụng đội xe khơng ổn định • Thời gian giao hàng chưa hợp lý, biên giao hàng cịn sơ xài • Tiến độ thu hồi cơng nợ cịn chậm • Việc giải khiếu nại cơng ty chưa thực tốt 22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM ĐẨY MẠNH QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN NGOẠI THƯƠNG HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH LOKI 3.1 Cân đối khả tài ký kết hợp đồng Nội dung bước thực hiện: Công ty nên thỏa thuận khoản thu chi cho lô hàng, cân nhắc cơng ty có hộ phí liên quan hay không nhằm tránh phát sinh rắc rối thiếu vốn Cơng ty dựa vào mối quan hệ với khách hàng mà ký hợp đồng: Đối với khách hàng truyền thống trả tiền hẹn, cơng ty giúp họ chi hộ chi phí liên quan Đối với cơng ty hay nợ xấu, công ty nên yêu cầu họ chi trả chi phí liên quan Điều kiện thực hiện: Nguồn vốn công ty phải đảm bảo để thực hợp đồng giao nhận vận chuyển Người thỏa thuận ký kết hợp đồng phải khéo léo thuyết phục khách hàng công ty không muốn không chi hộ cho khách hàng Thiện chí hợp tác khách hàng Dự trù hiệu quả: Khi ký kết hợp đồng giao nhận, công ty cân nhắc kỹ khả tài tránh tình trạng khơng thực thực không tốt hợp đồng, từ nâng cao uy tín cơng ty 3.2 Quy định chặt chẽ điều khoản hợp đồng Nội dung bước thực hiện: Trước hết, công ty nên tìm hiểu cơng ty khách hàng phương châm cách thức làm việc họ để tạo sở thuận lợi cho công ty thỏa thuận ký kết hợp đồng 23 Thêm vào đó, cơng ty nên tìm hiều nguồn luật liên quan luật kinh tế… Khi ký kết hợp đồng quy định điều khoản hợp đồng công ty nên vào yếu tố sau: • Mối quan hệ cơng ty khách hàng • Tính chất hàng hóa • Số lượng hàng hóa • Quy cách đóng gói • Tuyến đường vận chuyển hàng hóa… Ngồi điều khoản giá dịch vụ, thời gian toán,phương thức toán…, nhằm tránh mâu thuẩn q trình thực hợp đồng giao nhận,cơng ty nên qui định cụ thể điều khoản cấu thành nên giá dịch vụ: • Giá dịch vụ bao gồm VAT hay chưa • Giá dịch vụ có bao gồm việc dỡ hàng công ty khách hàng hay khơng • Điều khoản trọng tài • Nghĩa vụ trách nhiệm hai bên • Thời gian neo phương tiện vận tải cơng ty khách hàng • Mức phạt đôi bên không thực hợp đồng… Ngồi ra, ký kết hợp đồng giao nhận, cơng ty nên kết hợp tổ chức thăm viếng khách hàng Điều kiện thực hiện: • Cơng ty am hiểu nguồn luật tạo sở cho hợp đồng hồn chỉnh • Chính sách mục tiêu cơng ty có tâm hợp tác với khách hàng hay khơng • Thiện chí hợp tác khách hàng Dự trù hiệu quả: Hợp đồng giao nhận xem bước tiền đề cho công ty để thực công việc Một hợp đồng giao nhận chặt chẽ rõ ràng giúp cho 24 công ty thực hợp đồng cách dễ dàng hơn, gia tăng uy tín cơng ty đồng thời giảm thiểu rủi ro Thêm vào đó, việc viếng thăm khách hàng ký kệt hợp đồng mang đến số lợi ích sau: • Gia cố thêm mối quan hệ với khách hàng • Bàn luận trưc tiếp vấn đề liên quan • Quan sát nhận biết sở cách làm việc khách hàng 3.3 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Nội dung bước thực hiện: Nhân ln đóng vai trò quan trọng hàng đầu tất công việc Đặc biệt khâu làm thủ tục hải quan nhận hàng công ty TNHH Loki, nhân thật giữ vai trò then chốt mang lại thành công định cho công ty Họ người giúp công ty tiết kiệm thời gian chi phí làm hàng, tránh rủi ro xảy giải vấn đề phát sinh cách kịp thời triệt để Do đó, để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực, công ty thực cơng việc sau: • Tuyển nguồn nhân lực có kinh nghiệm • Tạo điều kiện cho nguồn nhân tham gia khóa học buổi hội thảo quan hữu quan • Phát huy sách khen thưởng nhằm tạo động lực cho nhân viên phấn đấu hồn thành tốt cơng việc Thêm vào thân nhân viên phải tự trang bị cho mình: • Kiến thức chun mơn • Học hỏi tích lũy kinh nghiệm thực tế • Khả ứng phó tình • Cập nhật thơng tin liên quan cách kịp thời xác Điều kiện thực hiện: • Nhà nước quan hữu quan nên tổ chức buổi tuyên truyền thông tin qui định tổ chức khóa học liên quan 25 • Nguồn tài cơng ty đảm bảo việc trả lương phù hợp cho nhân viên tạo điều kiện cho nhân viên tu nghiệp Dự trù hiệu quả: Với đội ngũ nhân có chất lượng cao, chắn điều công ty gặp trục trặc rắc rối xung quanh việc làm hàng Từ đó, nâng cao uy tín cơng ty, khẳng định vị trí cơng ty thương trường 3.4 Tư vấn khách hàng giành quyền thuê tàu mua bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương Nội dung bước thực hiện: Tìm hiểu khách hàng hay áp dụng khoản Incoterms khác mà không áp dụng điều khoản nhóm E F Cơng ty liên hệ với hãng tàu công ty bảo hiểm để xem giá phụ phí liên quan có cạnh tranh hay không Tư vấn cho khách hàng điểm lợi khách hàng mua hàng theo điều khoản nhóm F giá thấp hơn, trị giá tính thuế thấp hơn… Điều kiện thực hiện: Cơng ty có mối quan hệ tốt với hãng tàu cơng ty khác để có cước tàu phí bảo hiểm cạnh tranh đảm bảo chất lượng Thiện chí khách hàng có muốn nhập theo điều kiện nhóm F hay khơng Dự trù hiệu quả: Với việc giành quyền thuê tàu mua bảo hiểm, công ty khách hàng điều có số hiệu sau: Chủ động việc thuê tàu,lựa chọn tàu có điều kiện tốt để chuyên chở hàng hóa Giúp khách hàng tiết kiệm khoản tiền lớn thuê tàu với mức giá thấp mua bảo hiểm với tỷ lệ phí thấp Hơn nữa, tính thuế trình khai báo hải quan, thuế phải nộp tính % dựa trị giá lơ hàng nhập FOB + 26 cước thuê tàu + phí bảo hiểm Nếu cước thuê tàu phí bảo hiểm thấp khách hàng đóng thuế thấp Cơng ty hưởng lợi từ hoa hồng hãng tàu công ty bảo hiểm giúp khách hàng thuê tàu mua bảo hiểm 3.5 Áp dụng hải quan điện tử Nội dung bước thực hiện: Thông tin cho khách hàng việc áp dụng hải quan điện tử Liên hệ chi cục hải quan để xin Mẫu đăng ký tham gia hải quan điện tử Điền đầy đủ thông tin vào mẫu đăng ký chuyển cho khách hàng ký Nộp hồ sơ đăng ký tham gia hải quan điện tử nhận tên truy cập mật khách hàng chi cục hải quan cửa Điều kiện thực hiện: Sự chấp nhận Chi cục Hải quan cửa việc cấp tên truy cập mật Sự đồng ý tham gia khai báo hải quan điện tử khách hàng Dự trù hiệu quả: Công ty nên áp dụng khai hải quan điện tử nhiều với qui trình khai báo hải quan điện tử cơng ty có lợi ích sau: Tiết kiệm nhân lực Tiết kiệm khối lượng lớn thời gian Giải phóng hàng nhanh Chủ động q trình làm hàng 3.6 Nâng cấp đội xe liên kết với công ty vận tải khác Nội dung bước thực hiện: Đầu tư trang thiết bị vào đội xe Sửa chữa nâng cấp xe kịp thời Sắp xếp lịch vận chuyển hợp lý Có chế độ nghĩ ngơi hợp lý cho tài xế 27 Liên kết với công ty vận tải khác Điều kiện thực hiện: Cơng ty nên dành khoản chi phí cho đội xe để khắc phục hay sửa chữa Thiện chí hợp tác cơng ty vận tải khác Dự trù hiệu quả: Cơng ty sử dụng hết nâng suất xe Luôn đủ phương tiện để vận chuyển hàng cho khách hàng kịp thời Chi phí trả cho cơng ty vận chuyển mà công ty liên kết thấp thuê công ty vận chuyển khác Nếu phát sinh mâu thuẫn công ty công ty vận tải liên kết mâu thuẫn giải dễ dàng Thời hạn tốn chi phí cho cơng ty vận chuyển mà công ty liên kết linh động so với công ty vận chuyển khác Khi liên kết cơng ty chia sẻ nguồn hàng cho nhau, cơng ty có thêm lợi nhuận khâu vận tải 3.7 Sắp xếp thời gian giao hàng hợp lý Nội dung bước thực hiện: Liên hệ với khách hàng thỏa thuận thời gian giao hàng cụ thể Liên hệ với hãng tàu để biết thời gian lưu cont, lưu bãi cho phép Thời gian lấy hàng khỏi cảng phải nằm khoảng thời gian lưu cont, lưu bãi cho phép để tiết kiệm chi phí Tốc độ vận chuyển hàng hợp lý an toàn Thời gian giao hàng phải nằm khoảng thời gian không bị cấm tải Thời gian phương tiện vận tải có mặt nơi qui định khách hàng phải phù hợp với thời gian thỏa thuận với khách hàng, để họ sếp nhân lực dỡ hàng Điều kiện thực hiện: Công ty đảm bảo đủ chi phí làm hàng 28 Tiến độ làm hàng nhân viên giao nhận nhanh, xác Dự trù hiệu quả: Khơng cịn tình trạng neo xe nơi giao hàng qui định khách hàng Không xảy tranh chấp, mâu thuẫn với khách hàng trình giao hàng Tiết kiệm chi phí phí lưu cont, lưu bãi công ty kéo cont khỏi cảng thời gian cho phép 3.8 Ký kết biên giao hàng Nội dung bước thực hiện: Biên bàn giao hàng hóa cho khách hàng nên qui định cụ thể: • Ngày giao hàng • Tên hàng hóa • Số lượng hàng hóa • Tình trạng hàng hóa • Tuyến đường vận chuyển, thời gian vận chuyển • Chữ ký xác nhận hai bên Ngồi để đảm bảo hơn, cơng ty chụp hình hàng hóa trước bốc lên xe sau dỡ hàng nơi qui định yêu cầu khách hàng ký tên xác nhận lên hình ảnh Điều kiện thực hiện: Thiện chí hợp tác khách hàng Dự trù hiệu quả: Với việc ký kết biên bàn giao tạo sở pháp lý việc giao nhận hàng nên có xảy mát, hư hỏng dễ dàng xác định trách nhiệm 3.9 Đẩy nhanh tiến độ thu hồi công nợ Nội dung bước thực hiện: Việc đẩy nhanh tiến độ thu hồi công nợ nên thực thông qua công việc: Việc cung cấp thơng tin xuất hóa đơn cho quan hữu quan phải xác tránh tình trạng kéo dài thời gian thu hồi đơn phải hủy hóa đơn 29 Lấy hóa đơn liên quan đến lơ hàng quan hữu quan phải diễn nhanh chóng, quy định thời gian tốn hợp đồng giao nhận Giao chứng từ liên quan đến lơ hàng chứng từ tốn đến tay khách hàng nhanh chóng Cho phép cơng ty khách hàng toán với phương thức toán đa dạng Điều kiện thực hiện: Thiện chí hợp tác khách hàng Nhân viên kế tốn xuất hóa đơn nhanh chóng xác Dự trù hiệu quả: Thu hồi cơng nợ nhanh chóng Tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn Đảm bảo tài thực hợp đồng giao nhận khác 3.10 Giải triệt để khiếu nại (nếu có) Nội dung bước thực hiện: Khi có khiếu nại từ công ty khách hàng công ty nên thực bước sau: Tiếp nhận vấn đề cách tích cực, giải vấn đề hẹn Hẹn thời gian giải vấn đề, tìm hiểu truy cứu vấn đề Khắc phục, sửa chữa bồi thường thỏa đáng Ghi nhớ vấn đề tránh tình trạng tương tự tái diễn Điều kiện thực hiện: Khả tà cơng ty để khắc phục, sửa chữa bồi thường cho khách hàng Khả trình độ nhân giải vấn đề Dự trù hiệu quả: Khách hàng cảm thấy thỏa mãn tin tưởng nhiều vào công ty Duy trì kéo dài thời gian hợp tác với khách hàng 30 KẾT LUẬN Cơng ty TNHH Loki nói riêng công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải Việt Nam nói chung chưa tận dụng triệt để hội mà có Mặc dù doanh nghiệp Việt Nam có ý thức việc áp dụng công nghệ thông tin vào họat động kinh doanh cịn xa so với cơng ty giao nhận vận tải nước ngồi Nếu xét khía cạnh webside phần lớn doanh nghiệp Việt Nam đơn giới thiệu mình, dịch vụ thiếu hẳn tiện ích mà khách hàng cần track and trace (theo dõi đơn hàng), lịch tàu, e-booking, theo dõi chứng từ… Để làm điều này, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải Việt Nam nói chung Cơng ty TNHH LOKI nói riêng nên đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm TMS (Trasport Management System) WMS (Warehouse Management System), với hệ thống giúp doanh nghiệp giảm chi phí, nâng cao nâng suất nhiều 31 DANH MỤC THAM KHẢO Sách “Quản trị ngoại Thương”của GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân – Th.S Kim Ngọc Đạt Sách “ Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu” PGS.TS Võ Thanh Thu Giáo trình “Quản trị kinh doanh xuất nhập khẩu” Th.S Nguyễn Việt Tuấn Sách “ Thanh tốn quốc tế ” Cơ Hồ Thị Thu Ánh Giáo trình: “Vận tải giao nhận hàng hóa Xuất Nhập ” Th.S Nguyễn Thanh Hùng Luật hải quan số 42/2005/QH11 ngày 14/6/2005 Thông tư số: 59/2007/TT – BTC Thông tư số 79/2009/TT-BTC ngày 20/4/2009 Thông tư 24/2010/TT-BCT ngày 28/05/2010 Thông tư 15/2011/TT- BTC ngày 30/03/2011 Thông tư 156/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011 Thông tư 15/2012/TT- BTC ngày 8/2/2012 10 Một số trang web: - www.mof.gov.vn - www.vietnamshipper.com - www.luatvietnam.com.vn - www.vinafco.com.vn - www.vncon.vn - www.dncustoms.gov.vn - www haiquan.hochiminhcity.gov.vn - Công ty TNHH Loki - Loki Logistics | Đánh giá công ty TNHH Loki - Loki Logistics (hay mora.com) 32 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Độc lập – Tự – Hạnh phúc _ -o0o - PHIẾU NHẬN XÉT SINH VIÊN KIẾN TẬP/ THỰC TẬP Kính gửi: Ban giám đốc Công ty TNHH LOKI Nhằm giúp sinh viên đạt kết tốt tương lai, Khoa Quản trị Kinh doanh, trường Đại học Ngoại thương kính đề nghị quý Công ty đưa nhận xét sinh viên Trần Khánh Ly q trình thực tập Cơng ty Thời gian thực tập: từ ngày 06 /10/2021 đến ngày 10/11/2021 Phòng/ban thực tập: Xuất Nhập Khẩu NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ I/ Đánh giá thang điểm (1 – kém; – tốt) (Bỏ qua nội dung khơng phù hợp với vị trí thực tập) Nội dung đánh giá Kiến thức Kiến thức kinh tế Kiến thức chuyên ngành thực tập Kiến thức xã hội Kỹ Giải vấn đề Tổ chức công việc Làm việc nhóm Giao tiếp Sử dụng ngoại ngữ Sử dụng tin học văn phòng Tự nghiên cứu Thái độ làm việc Tính chuyên nghiệp Đúng Cần mẫn, chăm Cởi mở, thân thiện Mức độ đánh giá Kém Trung bình (2) (3) Rất (1) Tốt (4) Rất tốt (5) 33 II/ Các điểm sinh viên cần cải thiện: III/ Điểm tổng thể Về tổng thể, thang điểm 10 (1 - 10 - tốt), Công ty đánh giá sinh viên mức độ nào? ………… /10 (điểm) Xin chân thành cảm ơn quý Công ty! , ngày tháng năm Người nhận xét (Ký tên đóng dấu) 34 ... THỰC TẾ VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH LOKI Sơ đồ quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập đường biển: Thỏa thuận Ký kết hợp đồng giao nhận hợp... TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH LOKI 2.1 Quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty TNHH LOKI... tình hình thực tế quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty TNHH LOKI Phân tích hoạt động tổ chức giao nhận hàng hóa nhập đường biển để có nhìn rõ hoạt động giao nhận vận chuyển