bai giang he thong thong tin ke toan phan 1 5303

lOMoARcPSD|16911414 BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG -š›&š› - NGUYỄN THỊ VÂN ANH NGUYỄN THỊ VIỆT LÊ BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Tháng 11/2017 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 LỜI GIỚI THIỆU Học phần hệ thống thơng tin kế tốn học phần quan trọng chương trình đào tạo sinh viên chun ngành kế tốn Nội dung mơn học là: tìm hiểu cơng việc kế tốn theo quy trình, từ việc thu thập, xử lý liệu cung cấp thơng tin hữu ích cho người sử dụng; nội dung việc tìm hiểu, đánh giá thiết lập hệ thống kiểm soát nội cho hệ thống thơng tin kế tốn; phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn đặc biệt điều kiện tin học hóa Đặc điểm mơn học khối lượng kiến thức nhiều, bao gồm lĩnh vực kế tốn tài chính, kế tốn quản trị, kiểm sốt nội bộ, cơng nghệ thơng tin… Các vấn đề, tình (bài tập) liên quan đến môn học thông thường có nhiều phương án giải sở hợp lý Với mục đích cung cấp kiến thức hệ thống hệ thống thống tin kế toán phục vụ cho việc giảng dạy, học tập, Học viện Công nghệ Bưu viễn thơng tổ chức biên soạn, hiệu chỉnh giảng “Hệ thống thơng tin kế tốn” sở tiếp cận, kế thừa cách có chọn lọc nguồn tài liệu nước Nội dung giảng gồm chương sau: Chương Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn Chương Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế tốn Chương Hệ thống thơng tin chu trình chi phí Chương Hệ thống thơng tin chu trình doanh thu Chương Hệ thống thơng tin chu trình chuyển đổi Chương Hệ thống thơng tin chu trình tài Chương Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế toán Các chương xếp với kết cấu hợp lý, nội dung có mối quan hệ mật thiết với góp phần giúp cho người học dễ dàng định hình mục tiêu vấn đề áp dụng vào thực tế Tài liệu TS Nguyễn Thị Vân Anh TS Nguyễn Thị Việt Lê hiệu chỉnh sở giảng “Hệ thống thống tin kế toán” ThS Vũ Trọng Phong, đồng thời dựa kinh nghiệm nhiều năm giảng dạy môn học “Hệ thống thống tin kế toán” Học viện Cơng nghệ Bưu viễn thơng Trong q trình biên soạn, hiệu chỉnh giảng khơng tránh khỏi thiếu sót, mong góp ý thầy cơ, bạn đồng nghiệp, để tài liệu hồn thiện tốt Xin chân thành cảm ơn! Nhóm tác giả Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 1.1 Khái quát chung hệ thống thông tin kế toán 1.2 Hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống hệ thống thơng tin kế tốn đại 24 1.3 Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán 26 CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 29 2.1 Vai trị quan trọng cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn 29 2.2 Lưu đồ chứng từ lưu đồ hệ thống 29 2.3 Sơ đồ dòng liệu 34 2.4 Các công cụ khác mô tả hệ thống thông tin kế toán 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG THƠNG TIN CHU TRÌNH CHI PHÍ 53 3.1 Khái quát chung chu trình chi phí 53 3.2 Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin chu trình chi phí 54 3.3 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin chu trình chi phí 55 CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG THƠNG TIN CHU TRÌNH DOANH THU 68 4.1 Khái quát chung chu trình doanh thu 68 4.2 Nguyên tắc tổ chức hệ thống thơng tin chu trình doanh thu 71 4.3 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế tốn chu trình doanh thu 71 CHƯƠNG 5: HỆ THỐNG THƠNG TIN CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 84 5.1 Hệ thống Chi phí 84 5.2 Hệ thống lương 87 5.3 Hệ thống hàng tồn kho 90 CHƯƠNG 6: HỆ THỐNG THÔNG TIN CHU TRÌNH TÀI CHÍNH 97 6.1 Hệ thống nghiệp vụ vốn 97 6.2 Hệ thống thơng tin kế tốn tài sản cố định 99 CHƯƠNG 7: KIỂM SỐT HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 105 7.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội 105 7.2 Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế toán 116 7.3 Sự an toàn trung thực liệu nội hệ thống thơng tin kế tốn 123 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BCTC : Báo cáo tài CNTT : Cơng nghệ thơng tin COBIT : Control Objectives for Information and related Technology (Chuẩn quốc tế quản lý hệ thống thông tin) COSO : Committee Of Sponsoring Organization (Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ chống gian lận lập báo cáo tài chính) CPSX : Chi phí sản xuất CSDL : Cơ sở liệu ĐĐH : Đơn đặt hàng DFD : Data Flow Diagram ( Sơ đồ dòng liệu) HĐBH : Hoá đơn bán hàng HĐQT : Hội đồng quản trị HTK : Hàng tồn kho HTKSNB : Hệ thống kiểm soát nội HTTT : Hệ thống thơng tin HTTTKT : Hệ thống thơng tin kế tốn KH : Khách hàng KTV : Kiểm toán viên NCC : Nhà cung cấp NVL : Nguyên vật liệu PGH : Phiếu giao hàng PNK : Phiếu nhập kho PTKH : Phải thu khách hàng PXK : Phiếu xuất kho TSCĐ : Tài sản cố định Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 BẢNG DANH MỤC HÌNH VẼ Trang Hình 1.1 Các cấp quản lý thơng tin cung cấp 11 Hình 1.2 Hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 13 Hình 1.3 Ví dụ MIS 13 Hình 1.4 Mối quan hệ dạng hệ thống thơng tin 14 Hình 1.5 Quy trình xử lý hệ thống thơng tin kế tốn 18 Hình 1.6 Quy trình xử lý nghiệp vụ theo truyền thống 25 Hình 1.7 Quy trình xử lý nghiệp vụ máy 25 Hình 2.1 Lưu đồ chứng từ doanh nghiệp 31 Hình 2.2 Các biểu tượng sử dụng lưu đồ hệ thống 32 Hình 2.3 Quy trình ghi nhận phiếu toán khách hàng cập nhận tài khoản phải thu khách hàng 33 Hình 2.4 Ví dụ lưu đồ chương trình 33 Hình 2.5 Mối quan hệ lưu đồ hệ thống lưu đồ chương trình 34 Hình 2.6 Sơ đồ luân chuyển liệu hệ thống xử lý bán hàng 35 Hình 2.7 Sơ đồ chi tiết luân chuyển liệu hệ thống xử lý bán hàng 36 Hình 2.8 Sơ đồ dòng liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán hàng – Mức 38 Hình 2.9 Sơ đồ dòng liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán hàng – Mức 38 Hình 2.10 Sơ đồ xử lý hệ thống đơn hàng hệ thống xử lý theo lơ 39 Hình 2.11 Chương trình máy tính xử lý 40 Hình 2.12 Sơ đồ xử lý hệ thống đơn hàng hệ thống xử lý trực tuyến thời gian thực 41 Hình 2.13 Sơ đồ xử lý hệ thống giao hàng hệ thống xử lý theo lơ 42 Hình 2.14 Sơ đồ xử lý hệ thống giao hàng hệ thống xử lý theo lơ (tiếp theo) 43 Hình 2.15 Sơ đồ xử lý hệ thống giao hàng hệ thống xử lý trực tuyến thời gian thực 44 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Hình 2.16 Sơ đồ xử lý hệ thống lập hóa đơn hệ thống xử lý trực tuyến thời gia thực 44 Hình 3.1 Sơ đồ dịng liệu tổng qt chu trình chi phí 53 Hình 3.2 Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình chi phí 54 Hình 3.3 Sơ đồ dịng liệu xử lý đặt hàng 55 Hình 3.4 Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ lập đơn đặt hàng xử lý máy tính 56 Hình 3.5 Sơ đồ dòng liệu cấp xử lý nhận hàng 57 Hình 3.6 Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ nhận hàng xử lý máy tính 58 Hình 3.7 đồ liệu xử lý chấp nhận hố đơn theo dõi cơng nợ phải trả 59 Hình 3.8 Lưu đồ xử lý chấp nhận hoá đơn theo dõi cơng nợ (thủ cơng) 60 Hình 3.9 Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ phải trả người bán 61 Hình 3.10 Lưu đồ xử lý tốn tiền máy 62 Hình 3.11 Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ chi tiền tốn người bán 63 Hình 4.1 Sơ đồ dịng liệu tổng qt chu trình doanh thu 69 Hình 4.2 Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình doanh thu 71 Hình 4.3 Sơ đồ dòng liệu cấp xử lý đặt hàng 72 Hình 4.4 Lưu đồ xử lý đơn đặt hàng thủ cơng (Phịng Kinh doanh) 73 Hình 4.5 Sơ đồ liệu xử lý xuất kho, cung cấp hàng hố 74 Hình 4.6 Quy trình xuất kho thủ cơng kho hàng 75 Hình 4.7 Sơ đồ liệu cấp xử lý hố đơn, theo dõi cơng nợ 76 Hình 4.8 Sơ đồ liệu xử lý thu tiền 77 Hình 4.9 Lưu đồ hoạt động thu tiền phương thức xử lý máy 78 Hình 5.1 Sơ đồ dòng liệu khái quát hệ thống chi phí 85 Hình 5.2 Sơ đồ dịng liệu tổng quát chi trình tiền lương 87 Hình 5.3 Sơ đồ liệu cấp “Tính lương lập bảng lương” 88 Hình 5.4 Lưu đồ chứng từ nghiệp vụ lương 89 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Hình 5.5 Mối quan hệ chu trình chi phí, doanh thu chuyển đổi 91 Hình 5.6 Sơ đồ liệu tổng quát hệ thống hàng tồn kho 92 Hình 6.1 Sơ đồ dịng liệu cấp trình phát hành cổ phiếu 98 Hình 6.2 Sơ đồ tổng quát hệ thống tài sản cố định 100 Hình 7.1 Q trình kiểm sốt nội 107 Hình 7.2 Các thành phần hệ thống kiểm sốt nội theo COSO 107 Hình 7.3 Phân loại rủi ro 111 Hình 7.4 Hoạt động xử lý CNTT theo COBIT 116 Hình 7.5 Phân loại hoạt động kiểm sốt 117 Hình 7.6 Sơ đồ tổ chức quản lý phịng CNTT 118 Hình 7.7 Mối quan hệ kiểm soát chung kiểm soát ứng dụng mơi trường máy tính 120 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 DANH MỤC BẢNG Trang Bảng 1.1 Tính chất thơng tin theo cấp định 16 Bảng 2.1 Hệ thống ký hiệu lưu đồ chứng từ 30 Bảng 2.2 Các ký hiệu sơ đồ dòng liệu 35 Bảng 2.3 Bảng tổng hợp định 45 Bảng 3.1 Kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng 58 Bảng 4.1 Hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu 79 Bảng 5.1 Hoạt động kiểm sốt hệ thống chi phí 86 Bảng 6.1 Kiểm soát nghiệp vụ vay vốn chủ sở hữu 98 Bảng 6.2 Hoạt động kiểm soát nghiệp vụ tài sản cố định 101 Bảng 7.1 Bảng đánh giá rủi ro 110 Bảng 7.2 Phân biệt hệ thống thủ công hệ thống xử lý máy tính 124 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu chương - Phân biệt thuật ngữ hệ thống, hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống thơng tin kế tốn, nắm cơng nghệ thông tin (CNTT) ảnh hưởng đến hệ thống thơng tin kế tốn - Nhận thức việc ứng dụng công nghệ thông tin cho phép kế toán viên quản trị việc đào tạo thiết kế hệ thống quản trị 1.1 Khái quát chung hệ thống thơng tin kế tốn 1.1.1 Hệ thống yếu tố cấu thành Khái niệm hệ thống cung cấp thuật ngữ để hiểu rõ làm doanh nghiệp cung cấp giá trị cho khách hàng làm để doanh nghiệp hoạt động có hiệu Hệ thống tập thành phần điều hành nhằm đạt mục đích Khái niệm hệ thống quen thuộc với đời sống xã hội: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông,… giảng tập trung vào hệ thống có sử dụng CNTT để thực hoạt động doanh nghiệp tổ chức Theo quan điểm tiếp cận hệ thống thì: Hệ thống tập hợp phần tử có quan hệ hữu với nhau, tác động chi phối lẫn theo quy luật định để trở thành chỉnh thể Hệ thống khái niệm thường sử dụng đời sống hệ thống giao thông, hệ thống trường đại học, hệ thống truyền thông Điều kiện để trở thành hệ thống: - Tập hợp yếu tố - Mối quan liên hệ yếu tố Khi đề cập đến hệ thống có tham gia người, cần phân biệt hệ thống tổ chức Tổ chức tập hợp người nhằm thực mục tiêu đặt ra, hệ thống khái niệm tổng thể, rộng mà người thành phần quan trọng hệ thống bên cạnh thành phần khác cơng nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ 1.1.2 Hệ thống Hệ thống thân hệ thống thành phần hệ thống khác Những hệ thống mà xem xét thực chất hệ thống nằm hệ thống khác đồng thời chứa hệ thống khác thực phần nhiệm vụ khác công việc Việc hiểu hệ thống đặc biệt thường địi hỏi phải có số kiến thức hệ thống lớn mà phục vụ 1.1.3 Các yếu tố hệ thống Những yếu tố hệ thống bao gồm Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 - Mục đích: lý mà hệ thống tồn tiêu chí sử dụng đánh giá mức độ thành công hệ thống? - Phạm vi: Phạm vi hệ thống nhằm xác định nằm hệ thống nằm ngồi hệ thống - Môi trường: bao gồm tất yếu tố nằm hệ thống - Đầu vào: đối tượng thơng tin từ mơi trường bên ngồi hệ thống đưa vào hệ thống - Đầu ra: đối tượng thông tin đưa từ hệ thống mơi trường bên ngồi 1.1.2 Hệ thống thơng tin quản lý 1.1.2.1 Bản chất Hệ thống thông tin hệ thống người thiết lập nên bao gồm tập hợp thành phần có quan hệ với nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tin cho người sử dụng; Hệ thống thông tin quản lý hệ thống thông tin bao gồm thành phần có quan hệ với thiết lập tổ chức nhằm hỗ trợ cho hoạt động chức tổ chức, hỗ trợ trình định, tổ chức, thực kiểm sốt q trình hoạt động tổ chức Các nhà quản lý thực việc điều hành hoạt động doanh nghiệp thông qua trình định, diễn theo bước sau: - Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết; - Đưa phương thức giải quyết; - Thu thập liệu, thông tin cần thiết để đánh giá phương án; - Lựa chọn phương án khả thi định Trong trình này, bước thực thơng tin có vai trị quan trọng ảnh hưởng đến kết chất lượng bước Thông tin sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề đề định cần thiết Do đó, hệ thống thơng tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp thơng tin hữu ích cho nhà quản trị Thơng tin hữu ích thông tin phù hợp với đối tượng sử dụng nội dung vấn đề cần giải quyết, thông tin phải đủ tin cậy, đầy đủ, trình bày hình thức mà người sử dụng hiểu Đồng thời thông tin phải cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu định Những hoạt động chủ yếu xảy trình xử lý liệu hệ thống thơng tin nhóm thành nhóm sau: - Nhập liệu - Xử lý thông tin - Xuất liệu - Lưu trữ thông tin - Thông tin phản hồi Lưu ý, hệ thống thông tin khơng thiết phải cần đến máy tính Hệ thống thơng tin thủ cơng sử dụng giấy bút Hệ thống thơng tin vi tính dựa vào công nghệ 10 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG THƠNG TIN CHU TRÌNH CHI PHÍ Mục tiêu chương - Giới thiệu khái niệm, nguyên tắc chu trình chi phí - Các hoạt động dịng thơng tin chu trình chi phí - Các hoạt động kiểm sốt chu trình chi phí 3.1 Khái qt chung chu trình chi phí 3.1.1 Khái niệm Chu trình chi phí hay chu trình chi tiêu chu trình liên quan đến hoạt động mua hàng toán với người bán Bao gồm chuỗi hoạt động chính: Nhận yêu cầu nội tìm kiếm nhà cung cấp; Nhận bảo quan hàng mua; Ghi nhận cơng nợ phải trả; Thanh tốn cho người bán Chu trình chi phí giao tiếp với đối tượng bên ngồi phận chức hệ thống liên quan sau: - Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, chu trình doanh thu, chu trình sản xuất phận khác doanh nghiệp - Người cung cấp nhận yêu cầu mua hàng từ doanh nghiệp, cung cấp hàng theo đặt hàng nhận tiền toán - Hệ thống sổ lập báo cáo nhận thông tin hoạt động mua hàng tốn từ chu trình chi phí, ghi chép xử lý Chu trình doanh thu Gửi hàng, gửi hóa đơn u cầu HH/DV Kiểm sốt HTK DL HTK Chu trình chi phí Đặt hàng Nhà cung cấp DL mua hàng toán HT Sổ sách, Báo Cáo Thanh tốn tiền Hình 3.1: Sơ đồ dịng liệu tổng qt chu trình chi phí 53 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 3.1.2 Mục tiêu hệ thống thơng tin kế tốn chu trình chi phí Chu trình chi phí gồm nghiệp vụ kế tốn ghi nhận kiện phát sinh liên quan đến việc mua hàng hóa, dịch vụ tốn cho nhà cung cấp Với mục tiêu hoạt động nhằm theo dõi việc mua hàng dịch vụ từ nhà cung cấp, theo dõi giá trị kinh tế giao dịch, tình hình công nợ thông tin nhà cung cấp để tìm nhà cung cấp với giá tốt mà đảm bảo chất lượng hàng mua, hỗ trợ quản lý hàng tổn kho, dự toán khoản liên quan đến hoạt động mua hàng Qua sơ đồ, thấy trình hoạt động mua hàng giao tiếp với số đối tượng bên ngồi, phận chức hệ thống khác có liên quan 3.2 Nguyên tắc tổ chức hệ thống thơng tin chu trình chi phí Hoạt động mua hàng toán tiền gốm hoạt động Các hoạt động tạo mối quan hệ thơng tin ln chuyển chu trình với đối tượng bên hệ thống Bộ phận khác 1.Đặt hàng YC mua hàng Đặt hàng Nhà cung cấp Hàng, TT giao hàng Đặt hàng YC mua hàng Kiểm soát HTK YC mua hàng Chu trình sản xuất Chu trình doanh thu 2.Nhận hàng Hàng, TT Nhập kho Kho hàng Thanh toán TT bán hàng HĐ Đề nghi toán 4.Thanh toán Thanh toán HT sổ sách, báo cáo 3.Ghi nhận công nợ TT Nhập kho Mua hàng & cơng nợ Hình 3.2: Sơ đồ dịng liệu cấp chu trình chi phí 54 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 3.3 Nội dung tổ chức hệ thống thơng tin chu trình chi phí 3.3.1 Quy trình xử lý thơng tin kế tốn chu trình chi phí Quá trình thực hoạt động kinh doanh đồng thời q trình ln chuyển liệu hay thơng tin phận chức liên quan đến hoạt động kinh doanh; Chứng từ công cụ để thu thập luân chuyển liệu, thông tin Do đó, việc tổ chức luân chuyển chứng từ dựa vào dịng thơng tin ln chuyển theo sơ đồ dịng liệu Trong mơi trường xử lý máy, ngồi chứng từ, người sử dụng nhận luân chuyển thông tin cách truy cập liệu sở liệu a Hoạt động đặt hàng Bộ phận có nhu cầu 1.1 Nhận yêu cầu YC mua hàng YC mua hàng YC kiểm tra Đặt hàng CT sản xuất/doanh thu HTK, Đặt hàng, NCC 1.2.Tìm kiếm NCC đặt hàng Nhà cung cấp Kiểm soát HTK YC mua hàng Đặt hàng Đặt hàng Đặt hàng Xử lý chấp nhận HD theo dõi công nợ 3.0 Xử lý nhận hàng 2.0 Hình 3.3: Sơ đồ dịng liệu xử lý đặt hàng - Chứng từ: Yêu cầu mua hàng Đặt hàng mua Hợp đồng mua bán - Tổ chức dòng liệu luân chuyển liệu Xử lý tay: Bộ phận mua hàng phải kiểm tra tính hợp lý yêu cầu mua hàng cách đối chiếu với báo cáo dự trữ hàng văn sách chi 55 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 tiêu nội Các đặt hàng lập tay việc ký xét duyệt cụ thể đặt hàng yêu cầu bắt buộc kiểm soát Xử lý máy: Tất liệu hệ thống sử dụng lưu trữ liệu có sở liệu chung tồn doanh nghiệp Các phận chức luân chuyển thông tin với dựa chủ yếu qua việc truy xuất liệu sở liệu Riêng phận nhận hàng cần chứng từ đặt hàng chấp nhận giấy phục vụ hoạt động đối chiếu hàng phiếu gửi hàng người bán thực việc nhận hàng Trường hợp phận khác cần chứng từ giấy, in từ sở liệu Sau sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ lập đơn đặt hàng xử lý máy tính: BP yêu cầu NCC Phiếu yêu cầu HH, nguyên liệu Nhập liệu Xử lý đơn hàng HTK Phiếu yêu cầu HH, nguyên liệu ĐĐH tạm N Xét duyệt chấp nhận Phiếu yêu cầu HH, nguyên liệu ĐĐH xử lý In đơn đặt hàng Đơn đặt hàng BP yêu cầu PYC, ĐĐH N KT phải trả Người bán BP nhận hàng Hình 3.4 Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ lập đơn đặt hàng xử lý máy tính 56 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 - Dữ liệu lưu trữ Các liệu thu thập xử lý lưu trữ tập tin sở liệu hệ thống Số lượng tập tin thuộc tính phụ thuộc mơ hình tổ chức liệu yêu cầu thông tin cụ thể Tuy nhiên, liên quan đến hoạt động đặt hàng, liệu đặt hàng cần lưu trữ bao gồm: + Thông tin đặt hàng (mã người bán, số lượng, mã hàng, giá, thời gian giao, địa điểm gia, điều khoản tốn) + Thơng tin người bán + Thông tin hàng tồn kho b Hoạt động nhận hàng Hàng giao hàng Đặt hàng Nhà cung cấp 2.1 Chấp nhận giao hàng 1.0 Xử lý đặt hàng TT nhận hàng Hàng TT giao hàng Người bán 2.2.Kiểm hàng Hàng tồn kho Hàng nhập kho 3.0 Xử lý chấp nhận HĐ theo dõi công nợ Kho hàng Hình 3.5: Sơ đồ dịng liệu cấp xử lý nhận hàng Tới ngày giao hàng, người bán tiến hàng giao hàng cho doanh nghiệp, phận nhận hàng thực việc nhận hàng gồm: (i) Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng chấp nhận giao hàng; (ii) Chuyển hàng tới nơi bảo quan hay sử dụng Chứng từ: Phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng, phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng, hoá đơn vận chuyển (nếu thuê dịch vụ vận chuyển) Tổ chức dòng liệu luân chuyển liệu Dữ liệu lưu trữ: Ngồi thơng tin liên quan đặt hàng, người bán hàng tồn kho, xử lý đơn hàng cịn thu thập thơng tin nghiệp vụ nhận hàng (số phiếu nhập kho, phiếu nhận hàng, mã hàng, số lượng, mã người bán, số đặt hàng) 57 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ nhận hàng xử lý máy tính: BP NHẬN HÀNG HT lập ĐĐH KHO HÀNG Nhà Cung Cấp Nhà Cung Cấp Đơn đặt hàng Giấy giao hàng + hàng Kiểm đếm, đối chiếu A Nhập liệu Hàng tồn kho ĐĐH đang xử lý Cập nhật file in báo cáo nhận hàng Giấy giao hàng Đơn đặt hàng Báo cáo nhận hàng Báo cáo nhận hàng + hàng N Kiểm đếm, đối chiếu Báo cáo nhận hàng HT PTNB Hình 3.6: Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ nhận hàng xử lý máy tính c Hoạt động chấp nhận hoá đơn ghi nhận công nợ 58 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Quy trình chấp nhận hố đơn theo dõi cơng nợ bao gồm: (i) Chấp nhận hoá đơn mua hàng (ii) Ghi chép, theo dõi công nợ Khi nhận hoá đơn mua hàng từ người bán, kế toán phải trả tiến hàng kiểm tra hoá đơn, so sánh, đối chiếu thơng tin hố đơn với thơng tin nhận hàng đặt hàng Nếu thông tin phù hợp, đầy đủ xác kế tốn phải chấp nhận hố đơn, ghi nhận thơng tin nghĩa vụ toán với người bán lưu trữ hồ sơ toàn chứng từ liên quan Nhận hàng Đặt hàng Nhà cung cấp TT mua hàng, HĐ 3.1.Chấp nhận hoá đơn Xử lý đặt hàng 1.0 Đặt hàng Nhập hàng HĐ chấp nhận Xử lý nhận hàng 2.0 Phải trả người bán 3.2.Ghi nhận phải trả Xử lý tốn 4.0 Thanh tốn DL mua hàng cơng nợ HT sổ báo cáo Hình 3.7: Sơ đồ liệu xử lý chấp nhận hoá đơn theo dõi công nợ phải trả 59 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 - Chứng từ: Hoá đơn mua hàng, chứng từ toán - Tổ chức liệu luân chuyển chứng từ Bộ phận mua hàng Người bán Hoá đơn Kho hàng Phiếu nhập kho Đặt hàng Kiểm tra, đối chiếu, ghi sổ Đặt hàng Sổ chi tiết phải trả PNK Hố đơn Hình 3.8: Lưu đồ xử lý chấp nhận hố đơn theo dõi cơng nợ (thủ công) - Dữ liệu lưu trữ: Thông tin hoá đơn mua hàng, liệu hoá đơn mua hàng (số hoá đơn, số đặt hàng, mã đặt hàng, số lượng, đơn giá, mã người bán) 60 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ phải trả người bán: KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN HT lập ĐĐH Nhà Cung Cấp Đơn đặt hàng Hóa đơn A Kiểm tra, đối chiếu, rà sốt ĐĐH x lý Báo cáo nhận hàng (đã ký) từ kho hàng Nhập liệu Giấy giao hàng Đơn đặt hàng Tạo tập tin chứng từ toán Chứng từ toán Hoá đơn Chứng từ toán Cập nhật tập tin in chứng từ toán NCC Kiểm tra, đối chiếu, rà soát Sổ N Hình 3.9: Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ phải trả người bán 61 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 d Hoạt động toán cơng nợ Kế tốn phải trả chuyển hồ sơ mua hàng đến hạn toán, kế toán toán tiến hành lập chứng từ đề nghị toán chuyển xét duyệt hồ sơ toán - Chứng từ: Phiếu chi, séc toán, chứng từ toán - Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ - Dữ liệu lưu trữ: Hoạt động toán tiền (số chứng từ toán, số đặt hàng, số hoá đơn, tên người bán, số tiền) Kế toán tiền Thủ quỹ Từ xử lý theo dõi phải trả DL phải trả (HĐ chưa toán) Duyệt PC Cơ sở DL (HĐ chưa toán, PT người bán Kiểm tra DL, xác định HĐ hay công nợ đến hạn, Lập PC Phiếu chi duyệt Phiếu chi duyệt Chi tiền, ghi sổ quỹ Duyệt PC Sổ quỹ Phiếu chi Phiếu chi duyệt Xác nhận DL thanh toán Kiểm tra DL, Cập nhật TT Cơ sở DL (HĐ chưa toán, PT người bán Nhận tiền Kế tốn phải trả Phiếu chi Hình 3.10: Lưu đồ xử lý toán tiền máy 62 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ chi tiền toán người bán: KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN HT lập ĐĐH Đơn đặt hàng Hoá đơn BC nhận hàng Kiểm tra, đối chiếu, Chứng từ tốn Tổng lơ Kiểm tra, tính tổng số lơ Nvụ Tạo tập tin chi tốn Tổng lơ Chi tốn Cập nhật tập tin in séc toán Nhập liệu Bộ chứng từ toán Giấy báo trả tiền NCC Séc toán Kiểm tra ký séc, ghi số séc vào Ctừ TToán Bảng kê chi toán Sổ Giấy báo trả tiền Chứng từ toán chi KT Phải trả NBán Séc tốn NCC Kế tốn trưởng Chứng từ tốn Hình 3.11: Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ chi tiền toán người bán 63 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 3.3.2 Hoạt động kiểm sốt chu trình chi phí Mục tiêu kiểm sốt: Thu thập xử lý liệu hoạt động kinh doanh xét duyệt đầy đủ, đắn - Các hoạt động xét duyệt đầy đủ phải thực xảy - Tất hoạt động xảy ghi chép đầy đủ, xác - An tồn tài sản, thơng tin - Cung cấp thơng tin đầy đủ, xác để người quản lý kiểm soát hoạt động phận chức đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu Chu trình chi phí kiểm sốt hai nội dung: kiểm soát hoạt động kinh doanh liên quan đến q trình mua hàng, tốn kiểm sốt liên quan hệ thống xử lý thơng tin Ø Kiểm sốt hoạt động - Bảng 3.1: Kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng Hoạt động Đặt hàng Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Đáp ứng đúng, kịp thời yêu cầu hàng Chi phí mua hàng thấp Đặt hàng thừa, thiếu so với nhu cầu Mua hàng có chất lượng khơng đảm bảo, giá cao Thủ tục kiểm sốt Sử dụng cơng cụ tính tốn để xác định nhu cầu Đặt hàng dựa nhu cầu mua hàng kiểm tra Xây dựng cập nhật danh mục giá Xây dựng quy trình lựa chọn NCC, quy trình đấu thầu, quy trình xét duyệt đặt hàng Cập nhật thường xuyên danh sách NCC Nhận Chỉ nhận Nhận mặt Phân chia trách nhiệm bảo quản đặt hàng hàng không đặt người mua, nhận hàng hàng An toàn, tránh hàng kho hàng hàng Kiểm tra đối chiếu hàng nhận với hàng đặt: số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian giao hàng Lập chứng từ nhận hàng nhập kho hàng Bộ phận nhận hàng, kho hàng tham gia kiểm đếm hàng 64 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Hoạt động Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Chấp nhận hoá đơn theo dõi cơng nợ Chỉ chấp nhận tốn cho hàng thực mua, nhận Theo dõi để toán kịp thời hạn cho NCC Ghi nhận xác, kịp thời cơng nợ Chấp nhận tốn HĐ khống dẫn đến toán cho hàng hố, dịch vụ khơng nhận Mất ưu đãi tốn khơng kịp thời Ghi liệu cơng nợ, tốn sai sót, nhầm lẫn Thanh tốn Thanh tốn đúng, đủ, kịp thời cho hoá đơn chấp nhận An tồn tiền tốn Thanh tốn nhiều lần cho hố đơn hoạt động hàng Thủ tục kiểm soát tiền một mua Phân chia trách nhiệm kế toán phải trả, người mua hàng thủ quỹ Kiểm tra hình thức, tính tốn hố đơn Đối chiếu nội dung hố đơn với thơng tin nhận hàng đặt hàng Lập kế hoạch toán ghi chép lưu trữ hoá đơn theo ngày cần toán Đối chiếu sổ chi tiết, tổng hợp công nợ người bán Định kỳ lập báo cáo công nợ đối chiếu với người bán Phân chia trách nhiệm thủ quỹ người lập séc toán với người đối chiếu ngân hàng Làm thủ tục xét duyệt toán dựa chứng từ gốc mua hàng, nhận hàng đặt hàng Đánh dấu toán HĐ mua hàng Thanh toán qua ngân hàng Đối chiếu thường xun với ngân hàng Kiểm sốt hệ thống thơng tin Kiểm sốt chung: + Đảm bảo an tồn cho liệu chương trình xử lý chu trình chi phí nhằm tránh rủi ro bị mất, sử đổi liệu lộ thông tin quan trọng + Thủ tục kiểm soát: kiểm soát truy cập + Phân chia trách nhiệm nguyên tắc : (i) Người thực hoạt động kinh doanh không thực cơng việc kế tốn khơng bảo quản tài sản; (ii) Người khai báo liệu tách biệt người nhập liệu + Thực kiểm soát đảm bảo an tồn truyền dẫn thơng tin, liệu qua hệ thống mạng Mã hoá liệu quan trọng + Lưu trữ tạo tập tin dự phịng + Báo kiểm sốt để giúp kiểm sốt hệ thống thơng tin Kiểm sốt nhập liệu: Đảm bảo tính xác, đầy đủ liệu nhập vào 65 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 CÂU HỎI ƠN TẬP Thế chu trình chi phí? Nêu mối quan hệ chu trình chi phí với đối tượng hệ thống bên Hoạt động kiểm sốt chu trình chi phí? BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Bài 1: Q trình mua hàng tốn cơng ty ABS Hệ thống mua hàng công ty ABS mô tả sau: Khi lượng hàng tồn kho mặt hàng thấp, thủ kho điện thoại cho phận mua hàng nói rõ mặt hàng số lượng cần đặt Bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng gồm liên Liên gởi cho nhà cung cấp, liên lưu theo số thứ tự phận Khi hàng về, thủ kho kiểm tra đối chiếu hàng thực nhận với phiếu đóng gói kèm với lơ hàng Phiếu đóng gói chuyển đến phận kế toán phải trả Khi nhận hoá đơn mua hàng, kế toán phải trả đối chiếu hoá đơn với phiếu đóng gói xử lý chênh lệch có Một tờ séc chuyển khoản lập với số tiền phải trả gởi đến nhà cung cấp với hố đơn mua hàng Phiếu đóng gói kẹp chung với hố đơn lưu theo số thứ tự hồ sơ hoá đơn tốn Cơng ty ABC dự tính thiết kế lại hệ thống mua hàng từ lúc phát sinh nhu cầu hàng hoá việc toán thực Hệ thống cần thiết kế lại để đảm bảo tất thủ tục kiểm soát đầy đủ hữu hiệu Yêu cầu: a Chỉ hạn chế trình mua hàng b Bổ sung chứng từ cách luân chuyển chứng từ để hoàn thiện hạn chế Bài 2: Hãy vẽ sơ đồ luân chuyển dòng liệu (DFD- level 0) cho chu trình doanh thu bán hàng Hãy nêu ngắn gọn nghiệp vụ giải thích dịng ln chuyển liệu mối quan hệ với chu trình kinh doanh khác doanh nghiệp 66 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 TÀI LIỆU THAM KHẢO TS.Vũ Trọng Phong (2010), Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn, Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng Đinh Thế Hiển, Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý, Nhà xuất thống kê – 2002 Nguyễn Thế Hưng - Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn –NXB Thống kê – 2006 Hệ thống thơng tin kế tốn - Đại học kinh tế TP.Hồ Chí Minh, Tập 1,2,3, NXB Phương Đông TS Phạm Thanh Hồng, ThS Phạm Minh Tuấn Hệ thống thông tin quản lý - Nhà xuất khoa học kỹ thuật – 2007 PGS TS Hàn Viết Thuận Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý - Nhà xuất đại học Kinh tế quốc dân - 2008 TS Trương Văn Tú - TS Trần Thị Song Minh Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Nhà xuất Thống kê – 2004 Thiều Thị Tâm, Nguyễn Thế Hưng, Phạm Quang Huy - Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn - Tóm Tắt Lý Thuyết, 100 Bài Tập Tự Giải, Trắc Nghiệm NXB Thống kê – 2007 Trần Thành Tài Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý Nhà xuất trẻ 2002 67 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) ... (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD |16 911 414 BẢNG DANH MỤC HÌNH VẼ Trang Hình 1. 1 Các cấp quản lý thông tin cung cấp 11 Hình 1. 2 Hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 13 Hình 1. 3 Ví dụ MIS 13 Hình 1. 4 Mối quan hệ... lOMoARcPSD |16 911 414 Hình 1. 2: Hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp 1. 1.2.3 Phân loại theo mục đích phục vụ thông tin đầu ra: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS): hệ thống thông tin phục... (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD |16 911 414 dạng bao gồm: hệ thống thông tin quản lý bán hàng marketing, hệ thống thông tin quản lư nhân sự, hệ thống thơng tin kế tốn tài 1. 1.2.5 Các loại thông tin doanh nghiệp