1. Trang chủ
  2. » Kỹ Năng Mềm

KỸ NĂNG SẮP XẾP HỒ SƠ THEO SỐ VÀ THEO THỜI GIAN docx

3 846 3

Đang tải... (xem toàn văn)

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 3
Dung lượng 88,78 KB

Nội dung

KỸ NĂNG SẮP XẾP HỒ SƠ THEO SỐ VÀ THEO THỜI GIAN Sắp xếp hồ sơ theo số Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số.. Khi hệ thống này

Trang 1

KỸ NĂNG SẮP XẾP HỒ SƠ THEO SỐ VÀ THEO

THỜI GIAN

Sắp xếp hồ sơ theo số

Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách Có thể có một hệ thống ký số cuối Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc

Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa

Những thuận lợi:nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại một sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung

Các bất lợi là: chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó;và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra

Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng

Trang 2

hoặc có thể theo thời gian phát sinh

Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo

Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trong những phương pháp phân loại khác Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ

tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ

Thuận lợi:hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất

vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể

tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file

Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu

Khi xem xét việc thiết lập một hệ thống lưu trữ hồ sơ, có một số điểm cần phải được lưu ý từ khi khởi đầu cho đến lúc thiết kế Chúng bao gồm: chi phí phân bổ kể cả chi phí vốn và thu nhập, có bất kỳ giới hạn nào về khoảng trống hay không, nhớ rằng việc cung cấp khoảng trống có một chi phí đi kèm với nó; khoảng thời gian mà những hồ sơ đó được giữ lại, tức là nó sẽ dựa trên một cơ sở thường xuyên và nếu không thì những sắp xếp nào cho việc bỏ đi những hồ sơ không còn sử dụng; nếu các hồ sơ được sử dụng thường xuyên thì chúng có dễ dàng tiếp cận hay không; năng lực nhân viên nào phải có để điều hành hệ thống; và có thực hiện những bản sao nào từ hồ

sơ hay không

Ngày đăng: 23/03/2014, 07:20

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w