Phần II: KIỂM TOÁN NHỮNG HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU TRONG MỘT TỔ CHỨC potx

KẾẾT CẤẾU CH ƯƠ NG IVI - Hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực với kiểm toán hoạt động II - Tiêu chí đánh giá hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực III - Các kỹ thuật thu thập và các ph

KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG

Phần II:

KIỂM TOÁN NHỮNG HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU TRONG MỘT TỔ CHỨC

KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

KẾẾT CẤẾU CH ƯƠ NG IV

I - Hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực với kiểm toán hoạt động

II - Tiêu chí đánh giá hoạt động quản lý

và sử dụng nhân lực III - Các kỹ thuật thu thập và các phương pháp phân tích dữ liệu

IV - Quy trình kiểm toán hoạt động

quản lý và sử dụng nhân lực

V - Một số ví dụ minh họa về phát hiện và khuyến nghị

kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực

I - Hoạt động quản lý và sử dụng

nhân lực với kiểm toán hoạt động

 Lao động là một yếu tố đầu vào quan trọng

 Hao phí nhân lực là một yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí

 Do đó, quản lý và sử dụng hiệu quả nhân lực là vấn đề thiết yếu đối với các nhà quản lý

 Yêu cầu quản lý này đòi hỏi kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực với mục đích tìm

kiếm các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng

lao động trong đơn vị được kiểm toán

Hoạt động quản lý và sử dụng

nhân lực với kiểm toán

QUẢN LÝ VÀ

SỬ DỤNG NHÂN SỰ

 Xác định nhu cầu

 Mô tả công việc và đặt ra yêu cầu công việc

 Thông báo tuyển dụng (Quảng cáo)

 Phỏng vấn, thi tuyển

 Chọn lựa

TUY N D NG Ể Ụ

 Sắp xếp nhân sự ‘đúng người đúng việc’

 Bố trí nhân sự theo nhu cầu thực tế của các bộ phận và phù hợp với kế hoạch phát triển

LẬP KẾ HOẠCH VÀ BỐ TRÍ NHÂN SỰ

 Định hướng khi mới tiếp nhận vào

 Đào tạo kiến thức, kĩ năng phù hợp với vị trí công việc (đào tạo tại chỗ hoặc đào tạo theo khóa học)

 Chương trình đào tạo tốt cần bảo đảm:

 Đáp ứng sự mong muốn từ phía người học và đáp ứng yêu cầu của công việc phụ trách,

 Tài liệu đào tạo có chất lượng tốt,

 Thời gian đào tạo được thiết kế phù hợp với mức độ đào tạo,

 Sự tham gia tích cực của người học,

 Sự nhận thức của nhà quản lý đối với năng lực gia tăng qua đào tạo của người học

ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN

 Để có một chương trình đào tạo hiệu quả:

 Sự hỗ trợ và tham gia của nhà quản lý

 Thiết kế chương trình đào tạo trên cơ sở kết hợp nhu cầu trong hoạt động của DN và chuẩn mực nghề nghiệp;

 bảo đảm người học có động lực và ham thích tham dự

ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN

 Đánh giá để:

 Đề bạt, tăng giảm tiền lương, lựa chọn nhân

sự cho đào tạo và khuyến khích nhân viên

 Sử dụng nhân sự trong tương lai sao cho hiệu quả nhất

 Xác định những biện pháp cần thiết để giúp người lao động khắc phục những nhược điểm hiện tại

 Hệ thống đánh giá hoạt động cần thực hiện trên

cơ sở thường xuyên và định kỳ, khách quan và đáng tin cậy

ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG

 Phòng tổ chức nhân sự có nhiệm vụ:

 Thiết kế kế hoạch về tiền lương, khen thưởng, phúc lợi

 Giám sát việc thực hiện các kế hoạch này,

 Điều chỉnh mức tiền lương, thưởng, phúc lợi trong trường hợp cần thiết

 Tạo sự khác biệt giữa các mức tiền lương của

các vị trí công tác khác nhau để tạo ĐỘNG

LỰC

CHÍNH SÁCH L ƯƠ NG, KHEN TH ƯỞ NG VÀ PHÚC L I Ợ

KỶ LUẬT (CÂY GẬY)

 KỶ LUẬT LÀ SỨC MẠNH

 Ở ĐÂU KHÔNG CÓ KỶ LUẬT, Ở ĐÓ BẤT CÔNG SẼ NẢY SINH

 THUẬT QUẢN LÝ ‘CÂY GẬY VÀ CỦ CÀ RỐT’

 CÂY GẬY = KỶ LUẬT

 CỦ CÀ RỐT = KHEN THƯỞNG

 NGƯỜI QUẢN LÝ GIỎI PHẢI BIẾT VẬN DỤNG NHUẦN NHUYỄN ‘CÂY GẬY VÀ CỦ CÀ RỐT’

 Hợp đồng lao động,

 Giám sát thực hiện hợp đồng lao động,

 Giải quyết những mâu thuẫn về quan hệ lao động trước Hội đồng quan hệ lao động quốc gia

 Công đoàn, đoàn thể

CÁC QUAN H LAO Đ NG Ệ Ộ

 Tư vấn tâm lý, tư vấn về những vấn đề cá nhân

 Hỗ trợ giúp đỡ về tinh thần

 Tạo ra môi trường an tâm, an toàn và ấm áp cho người lao động

NGƯỜI LAO ĐỘNG CẢM THẤY MÌNH ĐƯỢC

QUAN TÂM NHƯ NGƯỜI NHÀ

T VẤẾN CHO NG Ư ƯỜ I LAO Đ NG Ộ

 AN TOÀN LAO ĐỘNG

 AN TOÀN VỆ SINH CÔNG NGHIỆP

 CHĂM SÓC SỨC KHỎE Y TẾ CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG

 BẢO HIỂM SỨC KHỎE, BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM NGHỀ NGHIỆP

TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC NHÂN VĂN

Y TẾ VÀ BẢO HỘ LAO ĐỘNG

 Các qui định pháp lý liên quan như:

 Bộ Luật Lao động 2004,

 Luật Bảo hiểm xã hội 2006,

 Luật Công đoàn 1990,

 Pháp lệnh Cán bộ công chức 2003,

 Các nghị định và các thông tư hướng dẫn

 Các qui định pháp lý bắt buộc DN phải:

 Cải thiện chất lượng điều kiện làm việc,

 Các hoạt động khẳng định tính liêm chính của

TUÂN THỦ CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LÝ

 HỒ SƠ GIẤY TỜ NHÂN SỰ PHẢI SẮP XẾP KHOA HỌC, DỄ TRA CỨU, DỄ KIỂM TRA

 TỔ CHỨC LƯU TRỮ AN TOÀN, HỮU DỤNG CHO CÔNG TÁC QUẢN LÝ

 TỔI THIỂU HÓA RỦI RO MẤT CẮP HOẶC HỎA HOẠN GÂY MẤT DỮ LIỆU

CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH

Hoạt động quản lý và sử dụng

nhân lực với kiểm toán

 Thứ hai, Phát triển doanh nghiệp.

Phát triển doanh nghiệp là việc giới thiệu, thiết lập, tăng cường và phổ biến một cách có chủ định và hợp lý những thay đổi để cải tiến tính hiệu qủa và sức mạnh của doanh nghiệp

Phát triển doanh nghiệp

 Thực tế, phát triển DN là quá trình đặt ra các câu hỏi:

 CHÚNG TA ĐANG Ở ĐÂU?

 CHÚNG TA MUỐN ĐI ĐẾN ĐÂU?

 CHÚNG TA CÓ THỂ ĐẠT MỤC ĐÍCH BẰNG CÁCH NÀO?

 HOẠCH ĐỊNH KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN LÂU DÀI

 CHUYỂN TẢI KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN THÀNH CÁC CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG VỀ NHÂN SỰ, KẾ HOẠCH NHÂN SỰ ĐỂ PHỤC VỤ PHÁT TRIỂN

Phát triển doanh nghiệp

 TÁI CƠ CẤU TỔ CHỨC: THAY ĐỔI MỐI QUAN HỆ TỔ CHỨC

 THAY ĐỔI MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH: CÁ NHÂN QUYẾT ĐỊNH HAY QUYẾT ĐỊNH THEO NHÓM

 PHƯƠNG THỨC THU THẬP THÔNG TIN VÀ BÁO CÁO: CỞ MỞ HAY QUAN LIÊU

 VĂN HÓA TỔ CHỨC/DOANH NGHIỆP: CÁC GIÁ TRỊ

VÔ HÌNH TẠO SỰ PHÁT TRIỂN HOẶC CẢN TRỞ SỰ PHÁT TRIỂN

II - Tiêu chí đánh giá hoạt động

quản lý và sử dụng nhân lực

TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ

Các tiêu chí đánh giá hoạt động

đối với Phòng tổ chức nhân sự

THỰC HIỆN MỤC TIÊU CỦA DN VÀ CỦA PHÒNG

Các tiêu chí đánh giá hoạt động

đối với phát triển doanh nghiệp

NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG 1

Các kỹ thuật thu thập dữ liệu

1

2 Phân tích dữ liệu

III - Các kỹ thuật thu thập và

các phương pháp phân tích dữ liệu

1 Các kỹ thuật thu thập dữ liệu

PHỎNG VẤN

XEM XÉT TÀI LIỆU

QUAN SÁT LẬP VÀ GỬI BẢNG CÂU HỎI

Phân tích dữ liệu

b Trình bày và biểu thị dữ liệu:

 Kết quả phân tích dữ liệu từ các kỹ thuật nêu trên có thể được thể hiện ở”

 Các bảng biểu

 Đồ thị

 Bảng và đồ thị cho phép giới thiệu các xu hướng và giúp so sánh một cách dễ dàng

IV - Quy trình kiểm toán hoạt động

quản lý và sử dụng nhân lực

Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán

1

2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán

Giai đoạn kết thúc kiểm toán

3

Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán

Lập

kế hoạch kiểm toán

Lựa chọn tiêu chuẩn đánh giá

Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán:

 Mục tiêu KTHĐ quản lý và sử dụng nhân lực là:

 Đánh giá tính hiệu qủa và hiệu năng của hoạt động

 Nâng cao tính hiệu qủa và hiệu năng của hoạt động

 Phạm vi kiểm toán là đề cập đến:

 Hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực nào,

 Ở bộ phận nào cần được xem xét,

 Trong khoảng thời gian nào

Thu thập thông tin:

 KTV thực hiện các công việc:

 Xác định thời gian và phạm vi trao đổi với nhà quản

 Xác định liệu có nhân sự nào khác cần liên hệ ngoài nhà quản lý Phòng tổ chức nhân sự,

 Liên hệ nhà quản lý Phòng tổ chức nhân sự và nhân

Lập kế hoạch kiểm toán:

 Đây là quá trình cân đối giữa nhu cầu và khả năng kiểm toán, bao gồm các công việc:

 Xác định các thủ tục kiểm toán cần thực hiện,

 Thời gian thực hiện các thủ tục đó

 Người thực hiện các thủ tục đó

Lập kế hoạch kiểm toán đối với:

T VẤẾN CHO NG Ư ƯỜ I LAO Đ NG Ộ

Đánh giá hoạt động tuyển dụng

 Các kỹ thuật kiểm toán được thiết kế bao gồm:

 Xem xét tài liệu của DN về qui định tuyển dụng, kế hoạch tuyển dụng;

 Phỏng vấn cán bộ nhân sự tuyển dụng và nhân viên được tuyển, người phụ trách nhân viên được tuyển về chất lượng của nhân viên được tuyển;

 Kỹ thuật xem xét tài liệu phản ánh kết quả công việc của nhân viên được tuyển cũng có thể được sử dụng

Đánh giá hoạt động đào tạo và phát triển

 Các kỹ thuật kiểm toán được thiết kế bao gồm:

 Xem xét tài liệu của DN về kế hoạch hoạt động, kết quả làm việc;

 Phỏng vấn người phụ trách bộ phận có nhân

sự được đào tạo về tính phù hợp của nội dung đào tạo

Đánh giá Hệ thống đánh giá

 Các kỹ thuật kiểm toán được thiết kế bao gồm:

 Xem xét tài liệu của DN về thiết kế hệ thống đánh giá, tài liệu ghi chép kết quả làm việc;

Đánh giá Chính sách tiền lương,

khen thưởng, phúc lợi

 Các kỹ thuật kiểm toán được thiết kế bao gồm:

 Xem xét tài liệu của DN qui định về:

 Chính sách tiền lương, khen thưởng,

Đánh giá về Y tế và bảo hộ lao động

 Các kỹ thuật kiểm toán được thiết kế bao gồm:

 Xem xét tài liệu của DN về chính sách y tế

Đánh giá về Tuân thủ các qui định pháp lý

 Các kỹ thuật kiểm toán được thiết kế bao gồm:

 Phỏng vấn cán bộ nhân sự về các qui định pháp lý liên quan và sự tuân thủ;

 Xem xét tài liệu của DN về nội qui liên quan đến các qui định pháp lý;

 Quan sát thực tế DN về điều kiện lao động;

 Phỏng vấn nhân viên về hoạt động thực tế của các điều khoản trong nội qui của DN

Đánh giá độ thoả mãn của nhân viên,

tính linh hoạt và tính thích nghi

 Thiết kế bảng câu hỏi hay phỏng vấn

 Rà soát các kế hoạch, các chính sách và thủ tục của DN,

 Phỏng vấn nhân viên để xác định liệu nhà quản

lý và đội ngũ nhân viên có đủ linh hoạt điều chỉnh theo những tình huống ngoài dự kiến

 Nhưng rất khó đánh giá khả năng điều chỉnh đối với những thay đổi dài hạn

Đánh gía năng suất lao động

 Các kỹ thuật có thể được thiết kế bao gồm:

 Xem xét tài liệu về kết quả công việc và hệ thống đánh giá công việc của DN;

 So sánh năng suất của DN với ngành và các

DN trong cùng ngành;

 Quan sát hoạt động của hệ thống đánh giá công việc nhằm xác định các cách thức có thể để giảm thiểu thời gian vô dụng

Lựa chọn tiêu chuẩn đánh giá:

 phụ thuộc vào đối tượng kiểm toán và nguồn lực kiểm toán

 Các tiêu chuẩn đánh giá cần được trao đổi và thống nhất với bộ phận được đánh gía để bảo đảm tránh những bất đồng và bảo đảm tính khả thi cho khuyến nghị đưa ra

 lưu ý đến các đầu mối kiểm toán trong giấy làm việc

 sử dụng kỹ thuật chọn mẫu các nhân viên

để quan sát NSLĐ hay phỏng vấn về độ thoả mãn các chế độ đãi ngộ hay điều kiện làm việc

 Định kỳ các tiến triển công việc kiểm toán được tổng hợp và lập báo cáo

 Các phát hiện kiểm toán cần được xem xét

2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán

Các loại Giấy làm việc của KTV gồm

 Liệt kê các thủ tục kiểm toán được vận dụng;

 Bảng hỏi; mô tả các thủ tục hoạt động của

DN được kiểm toán;

 Các hoạt động rà soát, các đánh giá cụ thể, các phân tích;

 Tài liệu của DN được kiểm toán,

 Bản thảo báo cáo kiểm toán,

 Những lưu ý của người phụ trách kiểm toán

Giai đoạn kết thúc kiểm toán

3

LẬP BÁO CÁO KIỂM TOÁN CHÍNH THỨC

LẬP BÁO CÁO KIỂM TOÁN CHÍNH THỨC

THU THẬP BÌNH

LUẬN CỦA NGƯỜI

CÓ TRÁCH NHIỆM

THU THẬP BÌNH

LUẬN CỦA NGƯỜI

CÓ TRÁCH NHIỆM

Lập dự thảo báo cáo:

 Phân tích số liệu thu thập

 Tổng hợp và so sánh số liệu thu thập với các tiêu chuẩn đánh giá đã lựa chọn để tìm kiếm các vấn đề bất thường

 Xem xét các phát hiện kiểm toán, đánh giá những vấn

đề đáng kể để xác lập các biện pháp cải thiện tình hình

và nâng cao hiệu qủa hoạt động

 Xác định nguyên nhân của những tồn tại phát hiện:

 Nếu là nguyên nhân khách quan thì có thể chấp nhận tồn tại, hoặc có thể thiết kế các biện pháp dự phòng khi nguyên nhân đó tái diễn.

 Nếu là nguyên nhân chủ quan thì phải xác định biện

Thu thập bình luận của người có trách nhiệm

 Thu thập ý kiến bình luận của bộ phận được kiểm toán cũng như người có trách nhiệm (đến việc thực hiện giải pháp) là hoạt động cần thiết

để chuẩn hóa báo cáo kiểm toán chính thức

 KTV cũng có thể cần thu thập cả kế hoạch thực hiện giải pháp của bộ phận được kiểm toán

 Thu thập bình luận của người có trách nhiệm

có thể được thực hiện qua hình thức tổ chức buổi họp báo cáo kết quả sơ bộ kiểm toán

Lập báo cáo chính thức:

 Báo cáo chính thức sẽ được gửi cho:

 Nhà quản lý cấp cao phụ trách phòng tổ chức nhân sự,

 Phòng tổ chức nhân sự,

 Các bộ phận có liên quan đến việc thực hiện giải pháp đề xuất