Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ tại cục thuế tỉnh Nam Định Cơ sở lý luận về công tác quản lý hồ sơ và hệ thống thông tin quản lý. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ tại cục thuế tỉnh Nam Định.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ Ơ S VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Hệ thống thông tin quản lý
Thứ tự phân loại hồ sơ cần tuân theo thứ tự của các đề mục đã được nêu ra trước đó Ví dụ, khi sử dụng tên riêng, tên riêng nên đứng trước, tiếp theo là các chữ viết tắt hoặc nếu quốc gia là phân loại chính thì nên được theo sau bởi tên thành phố và thị trấn Tất cả các phân loại hồ sơ nên được sắp xếp theo thứ tự chữ cái của từng chuỗi các chữ cái; các từ viết tắt nên được xử lý như một từ Cần tránh viết tắt trong các tên ghi hồ sơ và cũng nên tránh sử dụng từ đồng nghĩa.
Tài liệu cần được phân chia thành các nhóm nhỏ để dễ dàng quản lý Việc tổ chức tài liệu theo thứ tự chữ cái giúp cho việc tìm kiếm và lưu trữ trở nên hiệu quả hơn.
A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z cũng áp dụng đ ềi u tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng m t phương pháp khác ộ
1.2 Hệ ố th ng thông tin quản lý
1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống là tập hợp các thành phần hoạt động đồng bộ để đạt được mục tiêu chung Khái niệm này rất quen thuộc trong đời sống xã hội, thể hiện qua các hệ thống như giao thông và truyền thông.
Hệ thống con là thành phần quan trọng trong một hệ thống lớn hơn, và chúng ta thường xem xét các hệ thống này như những phần tử trong cấu trúc phức tạp Mỗi hệ thống con không chỉ nằm trong một hệ thống lớn mà còn tương tác với các hệ thống con khác, thực hiện các nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành công việc chung.
Những yếu tố c bơ ản của một hệ thống bao gồm:
- Mụ đc ích: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử ụ d ng khi ánh đ giá mức độ thành công của hệ thống
- Phạm vi: nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và những gì n m ằ ngoài hệ thống
- Môi trường: bao gồm tất cả các yếu tố nằm ngoài h th ng ệ ố
- Đầu vào: là những đối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài hệ thống được đưa vào hệ ố th ng
Ngô Nhật Thăng -Lớp:Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 14
- Đầu ra: là những đối tượng hoặc những thông tin được đưa từ hệ th ng ra ố môi trường bên ngoài
1.2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là công cụ quan trọng giúp thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển và phân tích các vấn đề phức tạp trong tổ chức.
Hệ thống thông tin tồn tại với mục tiêu tạo ra thông tin có ý nghĩa cho người sử dụng Đầu vào của hệ thống bao gồm dữ liệu thô thu thập từ các hoạt động thường nhật của tổ chức, doanh nghiệp và thông tin về môi trường cạnh tranh Yếu tố đầu ra của hệ thống thông tin là các báo cáo cung cấp thông tin quan trọng cho người sử dụng.
Về chức năng, hệ thống thông tin quản lý thường có những chức năng chủ yếu như sau:
Nhập dữ liệu là quá trình thu thập và nhận thông tin từ các tổ chức hoặc môi trường bên ngoài nhằm phục vụ cho việc xử lý trong hệ thống thông tin.
- Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với ngườ ử ụi s d ng
- Xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó
Lưu trữ thông tin là một hoạt động quan trọng trong hệ thống thông tin, không chỉ phục vụ cho việc xử lý và sử dụng ngay lập tức mà còn hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp trong việc phân tích và xây dựng kế hoạch mới trong tương lai Các thông tin được thu thập cần được tổ chức và lưu trữ dưới dạng các trường, file, báo cáo và cơ sở dữ liệu để có thể sử dụng hiệu quả trong các quyết định có tính hệ thống.
Thông tin phản hồi là dữ liệu đầu ra quan trọng trong hệ thống thông tin, giúp điều khiển và cải thiện hiệu suất của hệ thống.
Ngô Nhật Thăng - Lớp Cao học QTKD NĐ 2009 đề cập đến vai trò của những người điều hành mạng lưới thông tin trong việc đánh giá và hoàn thiện quá trình thu thập cũng như xử lý dữ liệu Họ có trách nhiệm đảm bảo rằng thông tin được quản lý một cách hiệu quả và chính xác.
1.2.1.3 Các thành phần cơ ả b n của hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin bao gồm năm thành phần cơ bản: cơ sở hạ tầng (phần cứng và hạ tầng truyền thông), phần mềm, cơ sở dữ liệu, quy trình và nhân sự Năm thành phần này tạo thành nền tảng cho mọi loại hình hệ thống thông tin, từ những hệ thống đơn giản nhất đến những hệ thống phức tạp nhất.
Hình 1.1: Các thành phần chính của hệ thống thông tin
Phần cứng của máy tính là thiết bị nhập dữ liệu, chuyển đổi dữ liệu theo các chỉ lệnh và xuất ra thông tin đã được xử lý Một hệ thống máy tính hiện đại thường bao gồm bộ vi xử lý trung tâm (CPU), bộ nhớ sơ cấp, bộ nhớ thứ cấp, các thiết bị đầu vào, thiết bị đầu ra và thiết bị liên lạc.
Ngô Nhật Thăng -Lớp:Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 16
Hình 1.2: Các thành phần của một hệ ố th ng máy tính
Bộ xử lý trung tâm (CPU) có nhiệm vụ xử lý dữ liệu thô thành thông tin hữu ích và điều khiển các bộ phận khác của hệ thống máy tính Bộ nhớ sơ cấp lưu trữ tạm thời dữ liệu và các thông tin trong quá trình xử lý, trong khi các phương tiện lưu trữ khác giữ dữ liệu và chương trình chưa được sử dụng Các thiết bị đầu vào như bàn phím và chuột giúp chuyển đổi dữ liệu và chỉ lệnh thành thông tin để máy tính xử lý Thiết bị đầu ra như máy in và màn hình hiển thị biến đổi dữ liệu từ hệ thống máy tính thành dạng mà con người có thể hiểu được Cuối cùng, thiết bị liên lạc cung cấp kết nối giữa các máy tính và các mạng liên lạc.
Hệ thống truyền thông là một cấu trúc cho phép tạo ra, truyền tải và nhận thông tin Nó được coi là một mạng lưới thông tin, bao gồm các thiết bị kết nối với nhau qua các kênh truyền Những thiết bị này có khả năng gửi và nhận tín hiệu Để hoạt động hiệu quả, mỗi hệ thống truyền thông cần có ít nhất ba yếu tố: thiết bị phát tín hiệu, kênh truyền và thiết bị nhận tín hiệu.
+ Kênh truyền thông liên kết các phần tử ạng với nhau Có hai nhó kênh truyền thông chính: (1) kênh truy n thông h u tuy n: s dụng các đường cáp để ề ữ ế ử
- Nguồn dữ liệu t ự động truy cập
Bộ xử lý trung tâm
Ngô Nhật Thăng - Lớp Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 17 đề cập đến các loại truyền dẫn và thông tin, bao gồm dây dẫn xoắn đôi, cáp đồng trục, cáp quang và các kênh truyền thông vô tuyến như sóng viba, vệ tinh, tia hồng ngoại, sóng radio và Bluetooth.
+ Mạng LAN (Local Area Network)
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNNT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ Ơ Ạ S T I CỤC THUẾ NAM ĐỊNH
Ứ ng d ng CNTT ph c v công tác qu n lý h s t i C c thuế Nam Định 37 ụ ụ ụ ả ồ ơ ạ ụ 1 Hệ thống hạ ầ t ng truyền thông
nào cần public ra sẽ được map ra ngoài qua 1 địa chỉ ip thật Chỉ cho phép các d ch ị vụ cần thiết có thể chạy qua firewall
Vùng sử dụng cho kết nối truyền thông trong lĩnh vực tài chính là rất quan trọng Tất cả các hoạt động liên quan đến việc kết nối và truyền nhận dữ liệu ngành thuế với Bộ Tài chính đều được thực hiện thông qua hệ thống này.
Các phần mềm ng dụng đang sử dụứ ng s dụử ng h qu n tr cơ sở dữ ệệ ả ị li u Oracle
ORACLE là một bộ phần mềm do công ty ORACLE cung cấp, bao gồm các ứng dụng và sản phẩm cuối cùng cho người sử dụng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu của Oracle rất linh hoạt, với các thành phần như CSDL Oracle, môi trường thiết kế cơ sở dữ liệu (Designer 2000) và các công cụ phát triển (Developer 2000).
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) đảm bảo tính an toàn và bảo mật cao, đồng thời duy trì tính nhất quán và toàn vẹn của dữ liệu Hệ thống cho phép người dùng truy cập vào CSDL phân tán như một khối thống nhất, mang lại hiệu quả và tiện lợi trong quản lý thông tin.
Vì vậy nó được đánh giá là ưu việt nhất hiện nay
2.2.3 Hệ ố th ng máy trạm
Máy trạm đàm ang được trang bị bởi Tổng cục thuế nhằm hỗ trợ công tác thuế Tất cả các máy tính đều là sản phẩm đồng bộ của hai hãng HP và Dell, đảm bảo chất lượng với chế độ bảo hành chính hãng.
Trong 3 năm qua, hệ điều hành Windows XP bản quyền đã được sử dụng cùng với các phần mềm bản quyền như Microsoft Office 2003, 2007 và Vietkey Hệ thống máy trạm hiện tại có cấu hình cao, đáp ứng tốt yêu cầu của cán bộ thuế trong công việc Tất cả máy tính đều kết nối vào hệ thống mạng của cơ quan thuế Hiện tại, tại Văn phòng Cục thuế có 112 máy tính trên tổng số 127 cán bộ.
2.2.4 Quy trình quản lý hồ ơ s
- Luật quản lý thuế ố s 78/2006/QH11 ngày 29/11/2006
- Thông tư 28/2011/TT-BTC ngày 28/2/2011 hướng dẫn lu t quậ ản lý thuế
Ngô Nhật Thăng -Lớp:Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 40
- Việc tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ được th c hi n theo:Q 78/2007/Q -ự ệ Đ Đ
BTC đã ban hành quy chế hướng dẫn nhằm giải quyết những vướng mắc liên quan đến chính sách thuế và quản lý thuế Quy chế này cũng đề cập đến việc xử lý các thủ tục hành chính liên quan đến người nộp thuế theo cơ chế "một cửa".
- Quy trình đăng ký thuế (Q 443/QĐ Đ-TCT ngày 29/4/2009) quy định về xử lý hồ sơ đăng ký thuế
- Quy trình hoàn thuế (QĐ 905/QĐ-TCT ngày 01/7/2011) quy định về xử lý hồ sơ hoàn thuế
- Quy trình miễn giảm thuế (Quyết định 598/QĐ-TCT ngày 29/5/2008) quy định về ử x lý h sồ ơ miễn giảm thuế
- Quy trình thanh tra thuế (Quyết định 460/Q -TCT ngày 05/5/2009) quy định Đ về xử lý hồ sơ thanh tra thuế
- Quy trình kiểm tra thuế (Quyết định 528/QĐ-TCT ngày 29/5/2008)quy định về xử lý hồ sơ kiểm tra thuế
- Quy trình quản lý khai thuế, nộp thuế và kế toán thuế (Quyết định422/Q -Đ
TCT ngày 22/4/2008) quy định về ử x lý hồ ơ s khai thuế
2.3.4.2 Quy trình quản lý hồ ơ s
Hình 2.4: Quy trình quản lý hồ ơ s Quy trình lập hồ ơ s
Hồ sơ được lập bởi người nộp thu và cán bộ thuế phải tuân thủ đúng các mẫu biểu đã ban hành trong thông tư, nghị định, và các văn bản hướng dẫn cụ thể Việc lập hồ sơ sẽ được tiến hành qua các bước theo quy trình do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả trong việc ban hành văn bản, cần xác định rõ yêu cầu của việc lập hồ sơ, từ đó lựa chọn loại văn bản và tài liệu phù hợp với thẩm quyền hiện hành.
Thu thập thông tin pháp lý là quá trình thu thập các dữ liệu cần thiết để làm cơ sở pháp lý cho những vấn đề được nêu trong văn bản và tài liệu của hồ sơ Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp cho nội dung được trình bày.
L ập hồ sơ X ử lý hồ sơ L ưu trữ hồ sơ
Ngô Nhật Thăng - Lớp Cao học QTKD NĐ 2009, Trang 41, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng văn bản pháp lý vững chắc, phù hợp với pháp luật hiện hành, tránh tình trạng trồng chéo hoặc mâu thuẫn với các văn bản liên quan.
+ Thu thập thông tin thực tế: là công tác thông tin phản ánh tình hình thự ế c t có liên quan đến nội dung hồ ơ ầ s c n lập
- Soạn thảo, l p hậ ồ sơ thường là các chuyên viên, nhân viên trong tổ ch c sẽ ứ chịu trách nhiệm việc này
- Lãnh đạo phòng, bộ phận chức năng có trách nhiệm trình lãnh đạ ổo t ch c ký ứ duyệt văn bản, tài liệu
Lãnh đạo tổ chức sẽ xem xét nội dung và hình thức văn bản, sau đó ký ủy quyền chính thức Nếu văn bản không đạt yêu cầu, nó sẽ được chuyển trả lại phòng được giao để thực hiện chỉnh sửa cần thiết.
Sau khi văn bản được ký bởi người có thẩm quyền, cần thực hiện kiểm tra lại thể thức lần cuối và hoàn thành các công việc còn lại như: ghi rõ số văn bản, ngày tháng ban hành, nhân bản, đóng dấu và tiến hành giao bản theo quy định.
Quy trình tiếp nhận trả và chuyển giao hồ ơ s :
Quy trình tiếp nhận và trả hồ sơ thủ tục hành chính của người nộp thuế chủ yếu diễn ra tại bộ phận “Một cửa” và văn thư tại Cục thuế.
Ngô Nhật Thăng -Lớp:Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 42
Người nộp thuế có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế Bộ phận Tuyên truyền - Hỗ trợ sẽ tiếp nhận và thực hiện các công việc liên quan đến việc hỗ trợ người nộp thuế.
+ Kiểm tra tính đầ đủy , đúng thủ tục c a v n b n và h sơủ ă ả ồ thu theo quy ế định
+ Hướng dẫn, cung cấp mẫu biểu cho người nộp thuế để b sung, hoàn chỉnh ổ hồ sơ thu ế
+ Viết phi u hế ẹn trả kết qu cho người n p thu nếả ộ ế u h sơồ thu ã đầy đủ, ế đ đúng th t c quy định ủ ụ
+ Ghi sổ nhận hồ sơ thu và th c hi n th tụế ự ệ ủ c đăng ký v n b n “đến” theo ă ả đúng quy định
+ Thời gian thực hiện các công việc nêu là ngay khi tiếp nhận hồ sơ ủ th tục hành chính thuế ủ c a người nộp thuế
Cơ quan thuế có trách nhiệm chuyển hồ sơ thuế của người nộp thuế cho các bộ phận chức năng liên quan và phải giải quyết ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận được hồ sơ.
HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HỒ Ơ S TẠI CỤC THUẾ
Cải cách hành chính
3.2.1 Cải cách thủ ụ t c hành chính
3.2.1.1 Khái niệm thủ ụ t c hành chính
TTHC hiểu theo nghĩa chung nhất là trình tự các bước ti n hành công vi c ế ệ thuộc ch c nứ ăng qu n lý nhà nước của một cơ quan hành chính ả
Cải cách thủ tục hành chính (TTHC) đóng vai trò quan trọng trong quá trình cải cách hành chính Các cơ quan hành chính cần phối hợp giải quyết công việc với nhau, bao gồm cả cấp trên, cấp dưới và cùng cấp, đồng thời cũng phải tương tác với tổ chức và công dân Trình tự các bước tiến hành công việc giữa cơ quan hành chính và công dân, tổ chức được gọi là TTHC giữa Nhà nước với công dân và tổ chức.
3.2.1.2 Th c hiự ện cải cách thủ ụ t c hành chính tại Cục thu Nam Định ế
Tiếp tục cải cách quy trình quản lý thuế nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính và công khai hóa quy trình nghiệp vụ của cơ quan thuế, tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế.
Ngành thuế đã ban hành đầy đủ các TTHC và quy trình quản lý thuế như thanh tra, kê khai, kiểm tra và hoàn thuế Tuy nhiên, cần rà soát và loại bỏ những TTHC không cần thiết, đồng thời kiến nghị sửa đổi để tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế Hơn nữa, việc chuẩn hóa quy trình quản lý thuế cần được thực hiện dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin, đảm bảo tính thống nhất và liên kết cao.
Để nâng cao chất lượng hoạt động của bộ phận “Một cửa” trong việc giải quyết các thủ tục hành chính thuế tại cơ quan thuế, cần thiết lập cơ chế kiểm tra và giám sát thường xuyên, độc lập, khách quan trong nội bộ Điều này nhằm khắc phục tình trạng khép kín, thiếu công khai, minh bạch, từ đó giảm thiểu các tiêu cực có thể phát sinh trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính giữa cán bộ thuế và người nộp thuế.
Ngô Nhật Thăng -Lớp:Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 84
Công khai các thủ tục hành chính và quy trình nghiệp vụ quản lý tại cơ quan thuế các cấp trên các phương tiện thông tin đại chúng và trang thông tin điện tử ngành thuế giúp người nộp thuế (NNT) nắm rõ và giám sát việc thực thi pháp luật thuế Cơ quan thuế cũng công bố công khai các số điện thoại đường dây nóng và địa chỉ hộp thư điện tử để tiếp nhận ý kiến đóng góp từ NNT về quy trình, thủ tục, và các vấn đề vướng mắc liên quan đến hành vi sai sót, sách nhiễu của cán bộ công chức thuế Đồng thời, cần phân công trách nhiệm cụ thể trong việc theo dõi, ghi nhận đầy đủ các thông tin, góp ý, và xây dựng quy chế thanh tra, xác minh, xử lý kịp thời, công khai kết quả xử lý để đảm bảo tính minh bạch.
Việc đơn giản hoá các thủ tục hành chính thuế không chỉ là việc giảm bớt mẫu biểu hay yêu cầu kèm theo, mà còn liên quan đến các quy định và chính sách thuế hiện hành Các thủ tục thuế có tính liên kết cao, từ đăng ký thuế đến quyết toán, do đó cần có định hướng tổng thể để đảm bảo đơn giản hoá cho người nộp thuế nhưng vẫn cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lý thuế Ngành thuế cần rà soát và đánh giá tác động của việc đơn giản hoá đối với các quy định liên quan, đồng thời đề xuất sửa đổi các văn bản pháp luật cần thiết Quy trình nghiệp vụ cũng cần được xem xét lại để phân định rõ trách nhiệm giữa cơ quan thuế và người nộp thuế, tránh phát sinh yêu cầu không có trong quy định.
3.2.1.3 Một số loạ ồ ơ ầi h s c n th c hi n c i cách v th t c ự ệ ả ề ủ ụ a Hồ ơ s khai thuế giá tr gia t ng tháng: ị ă
Mục đích của thủ tục khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) khấu trừ là hỗ trợ người nộp thuế (NNT) tính toán số thuế GTGT đầu ra, GTGT đầu vào và GTGT phải nộp, nhằm đảm bảo việc khấu trừ thuế được thực hiện chính xác.
Ngô Nhật Thăng - Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 85 chỉ ra rằng việc quản lý và kiểm soát thuế GTGT của người nộp thuế (NNT) thông qua Bảng kê hóa đơn mua vào và bán ra gặp nhiều bất cập Thực tế cho thấy, việc kê khai và kiểm soát thuế GTGT không chỉ tốn thời gian và chi phí cho NNT mà còn gây khó khăn cho cơ quan thuế trong công tác lưu trữ và bảo quản Hơn nữa, hiệu quả khai thác và sử dụng bảng kê trong quản lý thuế GTGT hiện nay vẫn chưa cao, dẫn đến nhiều tồn tại cần được khắc phục.
Hồ sơ khai thu GTGT tháng bao g m: T khai, B ng kê d ch vụ hàng hóa ế ồ ờ ả ị mua vào, Bảng kê hàng hóa d ch vụ bán ra, Bảng phân bổ thuế GTGT… ị
- Khó khăn v kê khai h s khai thuếề ồ ơ GTGT c a NNT: ủ
Theo Báo cáo môi trường kinh doanh do WB công bố, trong 3 năm liền (2008-
Trong giai đoạn 2009-2010, thời gian tuân thủ thuế của doanh nghiệp tại Việt Nam là 1.050 giờ Nếu loại trừ 400 giờ dành cho bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế, thực tế doanh nghiệp chỉ dành 650 giờ cho thủ tục hành chính thuế Trong đó, thời gian dành cho thuế giá trị gia tăng (GTGT) là 350 giờ, còn thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là 300 giờ Việt Nam xếp hạng 140/183 quốc gia trong báo cáo "Doing Business 2010".
Người nộp thuế cần kê khai tất cả các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra trên bảng kê, sau đó gửi đến cơ quan thuế hàng tháng Số trang mẫu biểu khai và phụ lục kèm theo có thể lớn hơn do yêu cầu này.
Việc kê khai bảng kê hóa đơn GTGT cho hàng hóa dịch vụ mua vào và bán ra không tuân theo trình tự kế toán của doanh nghiệp, gây khó khăn cho việc kiểm soát của cơ quan thuế Chẳng hạn, bảng kê hóa đơn bán ra được khai theo thứ tự số hóa đơn tăng dần, trong khi sổ kế toán của người nộp thuế lại ghi theo thứ tự khác Điều này dẫn đến việc người nộp thuế thường phải thực hiện kê khai lặp lại hai lần cho một hóa đơn hoặc một giao dịch.
Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào và bán ra chỉ là chứng từ trung gian do người nộp thuế (NNT) lập theo yêu cầu của cơ quan thuế, không phải là chứng từ kế toán chính thức Việc lập các bảng kê này gây ra nhiều chi phí về thời gian và giấy tờ trong quá trình khai thuế của doanh nghiệp.
Khối lượng công việc của NNT cần phải được tổ chức và kê khai một cách hợp lý, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có hệ thống phân phối đến tận tay người tiêu dùng Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Ngô Nhật Thăng - Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 86 cho biết rằng việc doanh nghiệp hàng tháng nộp hơn 1.000 trang bảng kê cho cơ quan thuế đã tạo ra khó khăn cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế Điều này gây trở ngại trong việc thực hiện khai thuế điện tử và kê khai qua mạng do khối lượng thông tin cần khai và gửi quá lớn.
Việc kê khai thuế GTGT của doanh nghiệp cần được thực hiện đồng thời với hạch toán kế toán Khi giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ xảy ra, số liệu phát sinh từ hóa đơn mua/bán sẽ được ghi vào sổ kế toán trước khi lập bảng kê và tờ khai thuế Do đó, việc lập Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào và bán ra không ảnh hưởng nhiều đến việc lập tờ khai thuế của doanh nghiệp.
- Khó khăn về ặ m t quản lý thuế GTGT của cơ quan thuế:
Nâng cao hiệu quả ứ ng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ồ ơ h s
3.3.1 Xây dựng quy trình l u tr h s trên máy tính cá nhân ư ữ ồ ơ
Hồ sơ trên máy tính cá nhân là tài liệu được người dùng tạo ra trong quá trình xử lý hồ sơ thuế Hiện tại, Cục thuế Nam Định chưa ban hành quy trình cụ thể cho việc lưu trữ hồ sơ trên máy tính cá nhân, dẫn đến việc lưu trữ chưa được thống nhất Điều này gây khó khăn trong việc tìm kiếm văn bản và tài liệu, cũng như làm tăng nguy cơ mất mát hồ sơ do các nguyên nhân khách quan như lỗi phần mềm hoặc hỏng hóc ổ cứng, và nguyên nhân chủ quan như xóa nhầm.
Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ thu trên máy tính thường các d ng t p tin ế ở ạ ệ có đuôi: doc, xls, pdf, jpg
Quản lý hồ sơ trên máy tính cá nhân yêu cầu tổ chức lưu trữ hợp lý để dễ dàng tìm kiếm khi cần Đồng thời, cần đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho các văn bản, tài liệu trong hồ sơ được lưu trữ.
Xây dựng quy trình lưu trữ ồ ơ h s trên máy:
* Đối tượng áp dụng: Tất cả công chức trong Văn phòng Cục thuế Nam Định
* Hồ ơ ử s s dụng: Toàn bộ các loại hồ sơ thuế ho c có thểặ áp d ng cho các lo i ụ ạ hồ sơ, tài liệu khác
Để đăng nhập vào máy tính trong hệ thống của Cục thuế, người dùng cần sử dụng tài khoản được cấp và quản lý bởi máy chủ (Phòng Tin học cung cấp) Lưu ý rằng việc đăng nhập bằng quyền quản trị là hoàn toàn không được phép.
Ngô Nhật Thăng -Lớp:Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 92
Mục đích của việc đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản người dùng là nhận được các chính sách sử dụng và khai thác tài nguyên máy tính theo quy chuẩn Đồng thời, điều này cũng giúp ngăn ngừa và giảm thiểu sự lây lan của virus máy tính do không sử dụng quyền quản trị để truy cập vào hệ thống.
- Thư mụ ưc l u tr hồ sơữ thu không nên đặt cài đặt h i u hành Nên đặt ế ở ổ ệ đ ề tại thư mục “My Documents” trên máy tính
Mục đích của ổ cài đặt hệ điều hành là để bảo vệ dữ liệu cá nhân, thường xóa toàn bộ dữ liệu khi cài đặt lại Thư mục “My Documents” luôn được bảo mật cho từng tài khoản người dùng, với mỗi người dùng có một thư mục “My Documents” riêng biệt khi đăng nhập trên cùng một máy tính Người dùng không thể truy cập vào thư mục “My Documents” của người khác, điều này giúp tăng cường bảo mật cho người sử dụng Trong trường hợp không thể lưu trữ trong My Documents, có thể thiết lập chính sách bảo mật riêng cho thư mục, quy định tài khoản nào được xem và sửa hồ sơ.
- Thực hiện lưu trữ hồ sơ bằng cách l p theo các c p folder (th mục) khác ậ ấ ư nhau
Hình 3.6: Ví dụ ề v cách thức tổ chức thư ụ m c lưu trữ ồ ơ h s trên máy tính
Hệ thống thư mục con trong quản lý hồ sơ thuế cần phản ánh nhanh chóng năm phát sinh, loại hồ sơ, mã số thuế (MST) và tên người nộp thuế (NNT) Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ nên được sắp xếp theo thứ tự phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ thuế để đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng tra cứu.
Mục đích: Tránh tình trạng lưu hồ sơ rờ ại r c, t o thu n l i cho quá trình tìm ạ ậ ợ kiếm nhanh lại hồ sơ khi cần
- Thiết lập một tệp dữ liệu ghi thông tin hồ ơ ư s l u trữ trên máy tính
Ngô Nhật Thăng -Lớp:Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 93
Mục đích: Để thống kê nhanh được s lượng h s thu ang l u tr trên máy, ố ồ ơ ế đ ư ữ giúp tra cứu hồ ơ ễ s d dàng
Tạo một thư mục thùng rác riêng biệt, không phải là mục Recycle của máy tính, để lưu trữ các thông tin cần xóa Chỉ nên xóa các thông tin này sau 3 tháng để đảm bảo an toàn và tránh mất mát dữ liệu quan trọng.
- Thực hiện sao l u thư ụư m c lưu trữ ồ ơ h s định kì
Mục đích của việc phục hồi dữ liệu hồ sơ là khôi phục thông tin trong trường hợp xảy ra mất mát hoặc hỏng hóc Người dùng có thể yêu cầu cán bộ IT thực hiện sao lưu tự động thông qua công cụ sao lưu tích hợp sẵn trong hệ điều hành, hoặc thực hiện sao lưu thủ công để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
- Thực hiện quét virus định kỳ, khoanh vùng nhanh các tệp v n bă ản, tài liệu bị nhiễm virus
Mục đích: Tránh sự xâm nhập và lây lan của Virus có thể làm m t, h ng file ấ ỏ dữ liệu
Đối với những văn bản bản quyền, tài liệu trong hồ sơ đã ban hành, người sử dụng cần thực hiện chuyển đổi tệp dữ liệu từ định dạng dễ chỉnh sửa (Word, Excel) sang định dạng khó chỉnh sửa hơn (PDF, JPG) và tiến hành lưu trữ.
Các file được tạo từ chương trình MS Office thường dễ bị chỉnh sửa và có nguy cơ hỏng cấu trúc dữ liệu cao hơn so với các file ảnh.
Phòng tin học luôn có các phần mềm hỗ trợ khôi phục dữ liệu trên ổ đĩa cứng bị mất và phần mềm sửa chữa các tệp tin trong trường hợp tệp tin bị hỏng.
3.3.2 Xây dựng ng dụng tin học hỗ trợ ưứ l u trữ ồ h sơ
3.3.2.1 Căn cứ hình thành giải pháp
- Xuất phát từ thực tiễn Cục thuế Nam Định chưa có phần mềm quản lý kho lưu trữ hồ sơ
Số lượng hồ sơ lưu trữ và cán bộ vận hành lưu trữ sử dụng ngôn ngữ so sánh để ghi số liệu của hồ sơ lưu tr gây khó khăn cho việc thống kê, báo cáo và tìm kiếm hồ sơ, ảnh hưởng đến công tác quản lý thuế.
- Nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ Tạo thói quen sử dụng ứng dụng tin học vào xử lý công việc
Ngô Nhật Thăng -Lớp:Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 94
3.3.2.2 Phân tích, thiết kế ứ ng dụng a Đ ềi u tra phân tích hệ thống Đ ềi u tra phân tích hệ th ng s dụố ử ng phương pháp: (1) Xem xét và ánh giá đ các tài liệu liên quan đến chỉnh lý tài liệu, các tài liệu về lưu tr hồ sơữ (2) Ph ng ỏ vấn trực tiếp cán bộ làm công tác lưu trữ hồ sơ tại kho lưu trữ cục thuế
- Quy trình nghiệp vụ ư l u trữ:
+ Định kỳ 2 lần một năm, Cục thuế ổ t chức lưu trữ hồ sơ Các phòng chu n b ẩ ị hồ sơ để chuyển ra kho lưu trữ
Căn cứ vào phiếu chuyển hồ sơ lưu trữ từ các phòng, cán bộ lưu trữ thực hiện kiểm tra hồ sơ để xác định hồ sơ có nằm trong danh mục hồ sơ được lưu trữ hay không, đồng thời kiểm tra tính đầy đủ của các tài liệu trong hồ sơ và tình trạng của các hồ sơ đó Sau khi hoàn tất kiểm tra, lập biên bản giao nhận hồ sơ.
Sau khi hoàn tất kiểm tra hồ sơ, cán bộ lưu trữ tiến hành phân loại hồ sơ lưu trữ, xác định phông lưu trữ, hợp lưu trữ và nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính Điều này đảm bảo việc tổ chức hồ sơ một cách khoa học và hiệu quả, phục vụ cho công tác lưu trữ sau này.
