Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ tại cục thuế tỉnh Nam Định

Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ tại cục thuế tỉnh Nam Định Cơ sở lý luận về công tác quản lý hồ sơ và hệ thống thông tin quản lý. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ tại cục thuế tỉnh Nam Định.

ngô nhật thăng Bộ GIáO DụC Và ĐàO TạO TRƯờNG ĐạI HọC BáCH KHOA Hà NộI YYZZ YYZZ YYZZ ấ ngô nhật thăng LUậN VĂN THạC Sĩ QTKD ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ cục thuế TỉNH nam định ấ LUậN VĂN THạC Sĩ KHOA HọC Ngành Quản trị kinh doanh Hà NộI - 2012 Hà NộI - 2012 Bộ GIáO DụC Và ĐàO TạO TRƯờNG ĐạI HọC BáCH KHOA Hà NộI YYZZ YYZZ YYZZ ngô nhật thăng ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ cục thuế TỉNH nam định Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh LUậN VĂN THạC Sĩ KHOA HọC QUảN TRị KINH DOANH NGƯờI HƯớNG DẫN KHOA HọC: TS NGUYễN BìNH GIANG Hà NộI - 2012 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu khoa học, độc lập Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng Tơi xin chịu trách nhiệm toàn nội dụng luận văn TÁC GIẢ LUẬN VĂN Ngô Nhật Thăng MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC HÌNH VẼ DANH MỤC BẢNG BIỂU MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Công tác quản lý hồ sơ thuế. 3 3 1.1.1 Khái niệm hồ sơ quản lý hồ sơ.  1.1.2 Hồ sơ thuế. 3 1.1.3 Phân loại hồ sơ thuế. 5 1.1.4 Tầm quan trọng công tác quản lý hồ sơ thuế. 7 1.1.4 Vai trò việc quản lý hồ sơ thuế .9 1.1.5 Công tác lưu trữ hồ sơ. 10 1.1.6 Một số nguyên tắc công tác quản lý hồ sơ 11 1.2 Hệ thống thông tin quản lý. 13 1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 13 1.2.2 Quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý 19 1.2.3 Ứng dụng CNTT ngành thuế. 23 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNNT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CỤC THUẾ NAM ĐỊNH 27 2.1 Giới thiệu Cục thuế Nam Định. .27 2.1.1 Đặc điểm kinh tế xã hội tỉnh Nam Định 27 2.1.2 Khái quát Cục thuế Nam Định 27 2.1.3 Cơ cấu máy tổ chức 28 2.1.4 Một số nét khái quát doanh nghiệp Văn phòng Cục thuế tỉnh Nam Định quản lý .31 2.1.5 Nguồn nhân lực công nghệ thông tin Cục thuế Nam Định .33 2.2 Ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý hồ sơ Cục thuế Nam Định 37 2.2.1 Hệ thống hạ tầng truyền thông .37 2.2.2 Hệ quản trị sở liệu 39 2.2.3 Hệ thống máy trạm 39 2.2.4 Quy trình quản lý hồ sơ 39 2.2.5 Ứng dụng CNTT lập hồ sơ thuế 44 2.2.6 Ứng dụng CNTT việc theo dõi trình nhận trả hồ sơ (QHS) 52 2.2.7 Ứng dụng CNTT xử lý hồ sơ Cục thuế Nam Định 56 2.2.8 Ứng dụng CNTT công tác lưu trữ hồ sơ .63 CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CỤC THUẾ NAM ĐỊNH 67 3.1 Đề xuất triển khai hệ thống kê khai nộp hồ sơ khai thuế qua mạng Internet Cục thuế Nam Định 67 3.1.1 Căn hình thành giải pháp 67 3.1.2 Phân tích hệ thống kê khai thuế qua mạng Internet 72 3.1.3 Các bước tiến hành giải pháp 78 3.1.4 Dự kiến kết đạt 82 3.2 Cải cách hành 83 3.2.1 Cải cách thủ tục hành 83 3.2.2 Hiện đại hóa cơng sở ngành thuế 88 3.2.3 Nâng cao trình độ cán công chức 89 3.3 Nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác lưu trữ hồ sơ 91 3.3.1 Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ máy tính cá nhân .91 3.3.2 Xây dựng ứng dụng tin học hỗ trợ lưu trữ hồ sơ .93 KẾT LUẬN 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO TÓM TẮT LUẬN VĂN DANH MỤC KÝ HIỆU, VIẾT TẮT NNT Người nộp thuế CNTT Công nghệ thông tin GTGT Giá trị gia tăng TNDN Thu nhập doanh nghiệp TNCN Thu nhập cá nhân TTHC Thủ tục hành CSDL Cơ sở liệu CQT Cơ quan thuế HTKK Hỗ trợ kê khai QLT Ứng dụng Quản lý thuế TINC Ứng dụng đăng ký thuế QHS Ứng dụng theo dõi nhận trả hồ sơ thuế iHTKK Hệ thống khai thuế qua mạng DANH MỤC HÌNH VẼ Số hiệu hình Hình 1.1 Hình 1.2 Hình 2.1 Hình 2.2 Hình 2.3 Hình 2.4 Hình 2.5 Hình 2.6 Hình 2.7 Hình 2.8 Hình 2.9 Hình 2.10 Hình 2.11 Hình 2.12 Hình 3.1 Hình 3.2 Hình 3.3 Hình 3.4 Hình 3.5 Hình 3.6 Hình 3.7 Hình 3.8 Hình 3.9 Tên hình Các thành phần hệ thống thơng tin Các thành phần hệ thống máy tính Sơ đồ cấu máy tổ chức Cục thuế Nam Định Sơ đồ tổ chức Phòng Tin học Cục thuế Mơ hình hệ thống hạ tầng truyền thơng Cục thuế Nam Định Quy trình quản lý hồ sơ Quy trình nhận trả hồ sơ Quy trình lập hồ sơ khai thuế trụ sở NNT Quy trình xử lý hồ sơ đăng ký MST cá nhân Quy trình tổng thể xử lý hồ sơ toán thuế TNCN Quy trình nghiệp vụ phần mềm theo dõi nhận trả hồ sơ thuế Sơ đồ mơ tả tiến trình xử lý hồ sơ khai thuế Sơ đồ xử lý chứng từ thuế Quy trình xử lý hồ sơ đăng ký thuế Tổng quát hệ thống kê khai thuế qua mạng Mơ hình quy trình nghiệp vụ tổng thể hệ thống iHTKK Quy trình nộp hồ sơ khai thuế qua mạng Internet Quy trình cấp phép nộp hồ sơ khai thuế qua mạng Sơ đồ quy trình quản lý nộp hồ sơ khai thuế qua mạng Ví dụ cách thức tổ chức thư mục lưu trữ hồ sơ máy tính Quy trình sử dụng phần mềm theo dõi kho lưu trữ Sơ đồ phân rã chức phần mềm theo dõi kho lưu trữ Lược đồ liệu hệ thống theo dõi kho lưu trữ Trang 15 16 28 33 37 40 41 46 49 51 53 58 59 61 72 73 75 75 76 92 95 96 98 DANH MỤC BẢNG BIỂU Số hiệu bảng Bảng 2.1 Bảng 2.2 Bảng 2.3 Bảng 2.4 Bảng 2.5 Bảng 2.6 Bảng 2.7 Bảng 3.1 Bảng 3.2 Bảng 3.3 Bảng 3.4 Tên bảng Số lượng cấu doanh nghiệp Cục thuế Nam Định quản lý Thống kê số lượng hồ sơ thuế Các đối tượng tham gia vào trình quản lý hồ sơ Đánh giá kết đạt sau triển khai phần mềm HTKK Đánh giá kết đạt sau triển khai hệ thống cấp MST cá nhân Thống kê tình hình thực thủ tục hành thuế Thống kê tình hình thu ngân sách Cục thuế giai đoạn 2006-2010 Số lượng hồ sơ khai thuế không quét mã vạch Thống kê số lượng hồ sơ khai thuế Chi phí hàng tháng doanh nghiệp áp dụng kê khai thuế qua mạng So sánh chữ ký số chữ ký tay Trang 32 33 43 47 50 56 60 68 68 71 81 Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu: Hồ sơ thuế sở, xuất phát điểm cho hoạt động quản lí thuế quan quản lí thuế Hệ thống thơng tin sở liệu hồ sơ người nộp thuế khai thác sử dụng hầu hết nghiệp vụ quản lí thuế như: cơng tác đăng kí thuế; cơng tác xử lí tờ khai thuế, kế tốn thuế, hồn thuế; cơng tác quản lí thu nợ cưỡng chế thuế; công tác kiểm tra, tra thuế; công tác phân tích dự báo thu ngân sách nhà nước; thơng tin báo cáo phục vụ đạo điều hành xây dựng chiến lược kế hoạch hoạt động ngành thuế; cung cấp thơng tin báo cáo cho Bộ tài quan nhà nước có liên quan Chính việc tiếp nhận hồ sơ thuế, trả kết xử lý cho người nộp thuế, bàn giao xử lý phân chức năng, lưu trữ hồ sơ thuế người nộp thuế phải thực cách khoa học, nhanh chóng, kịp thời đảm bảo tính xác cao để tránh gây phiền hà, thiệt hại cho người nộp thuế tạo điều kiện thuận lợi để phận chức giải hồ sơ Ý thức tầm quan trọng hoạt động quản lý hồ sơ thuế, ngành thuế không ngừng thực cải cách thủ tục hành thuế tập trung đặc biệt vào phát triển phần mềm hỗ trợ việc quản lý hồ sơ từ khâu lập hồ sơ thuế, theo dõi nhận trả hồ sơ thuế, xử lý hồ sơ thuế nhằm nâng cao hiệu quản lý thuế Từ thực tiễn công tác quản lý hồ sơ Cục Thuế tỉnh Nam Định vận dụng lý thuyết hệ thống thông tin quản lý làm sở để thực đề tài luận văn Học viên định chọn đề tài “Ứng dụng Công nghệ thông tin nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ Cụ c thuế tỉnh Nam Định” làm luận văn thạc sỹ với mong muốn đóng góp số ý kiến nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý hồ sơ thuế Cục thuế Nam Định Mục đích nghiên cứu đề tài: Mục đích chủ yếu luận văn nghiên cứu làm rõ sở lý luận thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý hồ sơ Cục thuế tỉnh Nam Định, đánh giá thành công chủ yếu, tồn tại, hạn chế nguyên Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định nhân, từ đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ Cục thuế tỉnh Nam Định Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài: - Đối tượng nghiên cứu công việc thuộc nội dung công tác quản lý hồ sơ Cục thuế tỉnh Nam Định quản lý - Phạm vi nghiên cứu: Cục thuế Nam Định quản lý nhiều loại hồ sơ hồ sơ cán công chức, hồ sơ thầu xây dựng, hồ sơ thuế người nộp thuế; hồ sơ công văn giấy tờ… Tuy nhiên, thời gian nghiên cứu có hạn nên luận văn tập trung vào nghiên cứu hoạt động quản lý hồ sơ thuế người nộp thuế Cục thuế Nam Định quản lý Ý nghĩa khoa họ c thực tiễn đề tài: - Tìm hiểu, làm rõ điểm đạt chưa đạt ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý hồ sơ Cục thuế tỉnh Nam Định - Nêu lên đề xuất để hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ Phương pháp nghiên cứu Phương pháp khái quát, thống kê, so sánh, tổng hợp phân tích số liệu thực tế Bên cạnh tác giả cịn tham khảo, viết nghiên cứu, luận văn thạc sỹ khảo sát thực tế số liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu Kết cấu luận văn: Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, luận văn bao gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác quản lý hồ sơ hệ thống thông tin quản lý Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý hồ sơ Cục thuế Nam Định Chương 3: Hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ Cục thuế Nam Định Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định - Trang bị thêm máy scan tốc độ cao để phục vụ scan văn bản, tài liệu hồ sơ phục vụ lưu trữ hệ thống máy tính 3.2.3 Nâng cao trình độ cán cơng chức - Nâng cao chất lượng công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ: + Xây dựng tiêu chuẩn cán theo từng, chức danh, vị trí cơng việc để có kế hoạch đào tạo; đồng thời rà sốt, đánh giá, phân loại cán theo trình độ, độ tuổi, lực, sức khoẻ để xác định số cán bố trí vào tổ chức máy có kế hoạch đào tạo; thực tinh giản biên chế, cho việc cán lực, trình độ yếu kém; thiếu tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật sức khoẻ khơng đảm bảo hồn thành nhiệm vụ giao để tuyển dụng cán có trình độ đại học thay + Đẩy mạnh công tác đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng: Xây dựng mơ hình chuẩn đào tạo cán thuế, qui định rõ cách thức đào tạo cho loại cán bộ, công chức: Đào tạo kiến thức thuế cho cán bộ, công chức vào ngành; Bồi dưỡng kiến thức cần thiết để công chức thực công việc quản lý thuế phân công; Bồi dưỡng theo chức quản lý cho cán thuế nhằm trang bị kiến thức chuyên sâu, chuyên ngành, kỹ thành thạo kinh nghiệm xử lý vấn đề thuế thực tiễn; Đào tạo, bồi dưỡng có thay đổi sách, quy trình quản lý + Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn chung, kiến thức quản lý nhà nước, lý luận trị, tin học, ngoại ngữ kỹ giao tiếp ứng xử, văn hố cơng sở đạo đức cơng chức cho cán bộ, công chức thuế + Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán thuế việc kết hợp nhiều hình thức: đào tạo tập trung, cử cán công chức tham gia đào tạo bồi dưỡng Tổng cục thuế tổ chức; đào tạo trực tuyến qua mạng E-Learning; phối hợp với sở đào tạo Tỉnh mở lớp đào tạo bồi dưỡng + Xây dựng hệ thống chương trình, giáo trình, tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ thuế phù hợp với loại công chức, loại hình bồi dưỡng Ngơ Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 89 Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định + Xây dựng hệ thống quản lý, đánh giá cán bộ, công chức sở để xác định kỹ năng, kiến thức cịn thiếu, yếu cơng chức, từ xác định nội dung bồi dưỡng cho phù hợp, hiệu + Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ, công chức thuế lĩnh vực công tác, vị trí cơng việc, bảo đảm tính chun nghiệp để có đánh giá, phân loại bồi dưỡng cán - Thực tốt việc đánh giá, phân loại cán công chức hàng năm, đảm bảo khách quan, thẳng thắn, cơng khai, minh bạch, tồn diện công tâm sở đánh giá cán theo lực hiệu công việc Việc đánh giá cán công chức gắn với tiêu chí thi đua, khen thưởng ngành thuế: gắn kết đánh giá, phân loại cơng chức, mức độ tín nhiệm với lựa chọn, xây dựng quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, luân phiên, khen thưởng, kỷ luật thực chế độ, sách cán Đánh giá cán dựa việc xây dựng tiêu chí chấm điểm cụ thể vị trí cơng việc tránh chung chung, hình thức Gắn cơng tác thi đua quan với thi đua đoàn thể; khống chế tỷ lệ giỏi, xuất sắc, trọng việc khen thưởng cán thừa hành, tránh tình trạng khen thưởng cán lãnh đạo nhằm động viên cán làm việc có chất lượng, trách nhiệm - Thực tốt công tác quy hoạch, xây dựng tiêu chuẩn cán bộ, công chức thuế lĩnh vực cơng tác, vị trí cơng việc xếp chuyển ngạch tra thuế để thực chức tra, kiểm tra theo quy định Luật quản lý thuế - Tăng cường công tác luân phiên, luân chuyển: xây dựng quy chế thực luân phiên, luân chuyển phải đảm bảo mục tiêu phát triển cán chuyên sâu theo chức quản lý thuế đảm bảo quyền lợi hợp pháp công chức thuế; Thực nghiêm túc quy định chuyển đổi vị trí cơng tác; vị trí cơng tác cần có nhiều kinh nghiệm, nắm vững, chuyên sâu nghiệp vụ cán làm công tác tra, kiểm tra thuế, trả lời sách thuế kéo dài thời hạn ln phiên vị trí cơng tác Ngơ Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 90 Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định - Bố trí xếp nguồn nhân lực phù hợp theo hướng tập trung nguồn nhân lực cho địa bàn trọng điểm, có số thu lớn, tập trung nhiều đối tượng nộp thuế lớn; tăng cường nguồn nhân lực cho chức quản lý thuế chính, cán tra, kiểm tra thuế chiếm 30% tổng số cán Thực tốt công tác kiểm tra nội bộ, xây dựng triển khai kế hoạch thực Luật phòng chống tham nhũng, rèn luyện kỷ luật giữ gìn phẩm chất đạo đức đội ngũ công chức thuế, quy tắc đạo đức nghề nghiệp cán thuế, ngăn chặn hành vi gây phiền hà, nhũng nhiễu cán thuế NNT 3.3 Nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác lưu trữ hồ sơ 3.3.1 Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ máy tính cá nhân Hồ sơ máy tính cá nhân hồ sơ người sử dụng tạo máy tính trình xử lý hồ sơ thuế Hiện cục thuế Nam Định chưa ban hành quy trình cho việc lưu trữ hồ sơ máy tính cá nhân nên việc lưu trữ chưa thống gây khó khăn việc tìm kiếm văn bản, tài liệu hồ sơ mát hồ sơ lưu trữ máy nguyên nhân khách quan (do cài lại hệ điều hành nên xóa tồn ổ cứng liệu, lỗi vật lý ổ đĩa cứng ) chủ quan (do xóa nhầm…) Các văn bản, tài liệu hồ sơ thuế máy tính thường dạng tệp tin có đi: doc, xls, pdf, jpg Yêu cầu đặt cho việc quản lý hồ sơ lập máy tính cá nhân tổ chức cách lưu trữ hồ sơ cho dễ tìm thấy cần Đồng thời bảo đảm tính an tồn, bảo mật cho văn bản, tài liệu hồ sơ lưu trữ Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ máy: * Đối tượng áp dụng: Tất cơng chức Văn phịng Cục thuế Nam Định * Hồ sơ sử dụng: Toàn loại hồ sơ thuế áp dụng cho loại hồ sơ, tài liệu khác * Quy trình: - Thực đăng nhập vào máy tính hệ thống Cục thuế tài khoản máy chủ cấp quản lý (Phịng Tin học cung cấp) Tuyệt đối khơng đăng nhập vào máy tính quyền quản trị Ngơ Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 91 Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định Mục đích: Đăng nhập hệ thống tài khoản người dùng máy chủ cung cấp sách sử dụng, khai thác tài nguyên máy tính theo quy chuẩn Mặt khác ngăn ngừa, làm giảm lây lan Virus máy tính khơng sử dụng quyền quản trị để vào máy - Thư mục lưu trữ hồ sơ thuế không nên đặt ổ cài đặt hệ điều hành Nên đặt thư mục “My Documents” máy tính Mục đích: Ổ cài đặt hệ điều hành thường hay bị xóa tồn liệu cài đặt lại Thư mục “My documents” bảo mật theo tài khoản người dùng Mỗi người dùng có hệ thống tạo thư mục “My Documents” khác đăng nhập máy tính Người sử dụng không truy cập thư mục “My Documents” người khác ngược lại Tăng cường bảo mật cho người sử dụng Trong trường hợp không thực lưu trữ My Documents thiết lập sách bảo mật riêng cho thư mục (tài khoản đăng nhập xem hồ sơ, sửa hồ sơ…) - Thực lưu trữ hồ sơ cách lập theo cấp folder (thư mục) khác Hình 3.6: Ví dụ cách thức tổ chức thư mục lưu trữ hồ sơ máy tính Hệ thống thư mục thư mục lưu trữ hồ sơ thuế phải phản ánh nhanh năm phát sinh hồ sơ thuế, loại hồ sơ thuế, MST tên NNT, văn bản, tài liệu hồ sơ nên đánh số thứ tự theo thứ tự phát sinh trình xử lý hồ sơ thuế Mục đích: Tránh tình trạng lưu hồ sơ rời rạc, tạo thuận lợi cho trình tìm kiếm nhanh lại hồ sơ cần - Thiết lập tệp liệu ghi thông tin hồ sơ lưu trữ máy tính Ngơ Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 92 Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định Mục đích: Để thống kê nhanh số lượng hồ sơ thuế lưu trữ máy, giúp tra cứu hồ sơ dễ dàng - Tạo thư mục thư mục thùng rác riêng (không phải mục Recycle máy tính) để lưu thơng tin cần xố, xố thơng tin sau tháng - Thực lưu thư mục lưu trữ hồ sơ định kì Mục đích: Phục hồi lại liệu hồ sơ tình trạng xảy mát, hỏng hóc liệu Có thể yêu cầu cán tin học thiết lập lưu thư mục tự động nhờ job backup (Cơng cụ lưu) tích hợp sẵn hệ điều hành thực lưu tay - Thực quét virus định kỳ, khoanh vùng nhanh tệp văn bản, tài liệu bị nhiễm virus Mục đích: Tránh xâm nhập lây lan Virus làm mất, hỏng file liệu - Đối với văn bản, tài liệu hồ sơ thuế ban hành, người sử dụng thực chuyển đổi dạng tệp liệu từ dạng chỉnh sửa (word, excel) sang dạng khó chỉnh sửa (pdf, jpg) thực lưu trữ Mục đích: Các dạng file tạo từ chương trình MS Office dễ dàng bị chỉnh sửa hay bị hỏng cấu trúc liệu dạng file ảnh - Phịng tin học ln có phương án sử dụng phần mềm: phân mềm khôi phục liệu ổ đĩa cứng bị mất, phần mềm sửa chữa tệp tin trường hợp tệp tin bị hỏng 3.3.2 Xây dựng ứng dụng tin học hỗ trợ lưu trữ hồ sơ 3.3.2.1 Căn hình thành giải pháp - Xuất phát từ thực tiễn Cục thuế Nam Định chưa có phần mềm quản lý kho lưu trữ hồ sơ - Số lượng hồ sơ lưu trữ lớn, cán văn thư lưu trữ sử dụng ứng dụng soạn thảo văn để ghi số liệu hồ sơ lưu trữ, gây khó khăn cho việc thống kê, báo cáo tìm kiếm hồ sơ phục vụ công tác quản lý thuế - Nâng cao hiệu ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ Tạo thói quen sử dụng ứng dụng tin học vào xử lý công việc Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 93 Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định 3.3.2.2 Phân tích, thiết kế ứng dụng a Điều tra phân tích hệ thống Điều tra phân tích hệ thống sử dụng phương pháp: (1) Xem xét đánh giá tài liệu liên quan đến chỉnh lý tài liệu, tài liệu lưu trữ hồ sơ (2) Phỏng vấn trực tiếp cán làm công tác lưu trữ hồ sơ kho lưu trữ cục thuế - Quy trình nghiệp vụ lưu trữ: + Định kỳ lần năm, Cục thuế tổ chức lưu trữ hồ sơ Các phòng chuẩn bị hồ sơ để chuyển kho lưu trữ + Căn vào phiếu chuyển hồ sơ lưu trữ phòng, cán lưu trữ thực kiểm tra hồ sơ hồ sơ có nằm danh mục hồ sơ lưu trữ hay không, tính đầy đủ tài liệu hồ sơ, tình trạng hồ sơ… Sau lập biên giao nhận hồ sơ + Sau việc kiểm tra hồ sơ thành công, cán lưu trữ tiến hành phân loại hồ sơ lưu trữ, xác định phông lưu trữ, hộp lưu trữ, vào số liệu máy tính cho hồ sơ thực lưu trữ + Trong trình lưu trữ, phát sinh việc mượn hồ sơ lưu trữ từ phòng, cán lưu trữ vào phiếu mượn hồ sơ thực ghi số mượn hồ sơ - Cán cơng tác lưu trữ: Hiện cục thuế có cán làm công tác văn thư, lưu trữ Tất có trình độ cơng tác văn thư lưu trữ, điều góp phần thuận lợi trình phân tích nghiệp vụ để xây dựng ứng dụng - Hệ thống máy tính cán lưu trữ: Tất cán văn thư, lưu trữ có máy tính cá nhân kết nối vào mạng LAN ngành, cấu hình máy tính đáp ứng tốt yêu cầu để phục vụ công việc chuyên mơn b Sơ đồ quy trình nghiệp vụ: Ngơ Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 94 Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định Bắt đầu Nhận hồ sơ Sửa chữa, Bổ sung Kiểm tra hồ sơ S Đ Phân loại, xếp hồ sơ Nhập vào ứng dụng Ứng dụng báo lỗi Đ S Báo cáo, thống kê Kết thúc Hình 3.7: Quy trình thực sử dụng phần mềm theo dõi kho lưu trữ c Sơ đồ phân rã chức Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 95 Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định Hình 3.8: Sơ đồ phân rã chức phần mềm theo dõi kho lưu trữ Phân tích yêu cầu cùa chức năng: - Phân hệ hệ thống: xây dựng với chức ứng dụng tin học khác Hỗ trợ người sử dụng đổi mật khẩu, thực lưu, phục hồi liệu Hỗ trợ người quản trị phân quyền cho người sử dụng, thiết lập tham số hệ thống danh mục người ký, tham số cho phép tự động không tự động lưu liệu … - Phân hệ ghi nhận thông tin: + Ghi thông tin hồ sơ lưu trữ: hình nhập liệu phải hỗ trợ đầy đủ việc nhập chi tiết lưu trữ hồ sơ Một hồ sơ lưu trữ phải đầy đủ thông tin: Phông lưu Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 96 Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định trữ, Hộp lưu trữ, Tên hồ sơ, Số lượng văn tài liệu hồ sơ, Ngôn ngữ, Ngày nhận vào kho, Ngày nhập vào ứng dụng, Thời hạn bảo quản, Tình trạng tài liệu… + Tra cứu thông tin hồ sơ lưu trữ: hỗ trợ người sử dụng tra cứu lại thông tin hồ sơ đưa vào phần mềm lưu trữ Đưa vào nhiều điều kiện tra cứu để kết lọc đa dạng Hỗ trợ người dùng sửa, xóa hồ sơ lưu trữ Kết xuất kết tra cứu tệp định dang Excel + Ghi thông tin phiếu mượn hồ sơ: hỗ trợ ghi sổ mượn hồ sơ Căn thông tin thời gian mượn hồ sơ phiếu Cán lưu trữ vào phần mềm đồng thời in phiếu trả hồ sơ để giao cho phận mượn hồ sơ + Tra cứu thông tin phiếu mượn hồ sơ: cho phép người sử dụng tra cứu để xem, sửa xóa phiếu mượng + Ghi thơng tin phiếu trả hồ sơ: nhận phiếu trả hồ sơ phận mượn hồ sơ Cán lưu trữ Chức ghi thông tin phiếu trả hồ sơ thực tế tra cứu lại hồ sơ cho mượn thực thay đổi trạng thái hồ sơ - Phân hệ báo cáo thống kê: + Báo cáo tổng hợp cung cấp báo cáo sau: báo cáo tổng hợp số hồ sơ phông lưu trữ, tổng hợp hồ sơ lưu trữ theo phòng, theo hộp đựng hồ sơ… + Báo cáo chi tiết cung cấp thông tin chi tiết hồ sơ lưu trữ, lựa chọn báo cáo theo phông lưu trữ, hộp lưu trữ, phòng giao hồ sơ lưu trữ, loại hồ sơ lưu trữ… + Sổ theo dõi mượn hồ sơ: hỗ trợ in toàn danh sách yêu cầu mượn hồ sơ từ kho lưu trữ, trạng thái hồ sơ + Danh sách hồ sơ chưa trả: đưa danh sách hồ sơ cho mượn hạn trả hồ sơ, giúp cán lưu trữ có thơng tin để u cầu phịng, cán mượn hồ sơ trả hồ sơ Tất báo cáo hỗ trợ kết xuất định dạng khác excel, pdf… - Phân hệ danh mục: Một số danh mục phải tự thiết lập danh mục phông lưu trữ, hộp lưu trữ, thời hạn bảo quản, tình trạng tài liệu phải tự thiết lập Một số danh mục kết xuất từ hệ thống danh mục chương trình ứng dụng sử dụng ngành thuế như: danh mục người nộp thuế, danh mục Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 97 Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định phòng, danh mục cán quan kết xuất từ ứng dụng Đăng ký thuế (TINC); Danh mục hồ sơ phụ lục kết xuất từ phần mềm Theo dõi nhận trả hồ sơ thuế (QHS) - Phân hệ trợ giúp: cung cấp hướng dẫn sử dụng chương trình d, Lược đồ dịng liệu Phòng, cán Người quản lý Phiếu lưu trữ Biên lưu trữ Hệ thống theo dõi kho lưu trữ Kết lưu trữ HS Hình 3.9: Lược đồ d ữ liệu hệ thống theo dõi kho lưu trữ e, Đặc tả hệ thống: - Ngôn ngữ lập trình: sử dụng ngơn ngữ lập trình hướng đối tượng Visual C Sharp (C#) Môi trường chạy phần mềm NET Framwork - Giao diện người sử dụng: sử dụng giao diện Windows Form - Hệ quản trị sở liệu: Microsoft SQL Server 2005 Express - Phần cứng cho hệ thống: sử dụng 03 máy tính cán văn thư lưu trữ để cài đặt phần mềm ứng dụng, 01 máy tính làm máy chủ sở liệu đặt phòng máy chủ cục thuế - Nhân tham gia thiết kế ứng dụng: 03 cán làm công tác văn thư lưu trữ phụ trách nghiệp vụ yêu cầu phát sinh thực tế, 03 cán phòng tin học phụ trách thiết kế ứng dụng f, Triển khai hệ thố ng: - Tập huấn cho người sử dụng - Chạy thử phần mềm: nhập thử vài mẫu kiểm tra chức ứng dụng Phản ánh kịp thời để cán thiết kế sửa lỗi Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 98 Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định - Thực chuẩn hóa liệu đầu vào tồn từ thời điểm trước để đưa vào hệ thống phần mềm triển khai phần mềm thức - Sau việc chạy thử thành công, cán tin học thực cho chương trình vào vận hành thức g, Hướng phát triển phần mềm - Hiện việc đồng danh mục từ ứng dụng khác phải thực tay Trong tương lai phát triển khả tự đồng danh mục - Xem xét khả đưa ứng dụng vào sử dụng phịng chức - Thay đổi mơi trường Windows Forms sang Web để áp dụng cho chi cục thuế thuộc Cục thuế Nam Định Kết luận: Trong chương học viên đưa giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ có giải pháp ứng dụng cơng nghệ thông tin giải pháp cải cách hành - Giải pháp thứ nhất- Đề xuất triển khai hệ thống kê khai nộp hồ sơ khai thuế qua mạng Internet: thực tế có nhiều địa phương toàn quốc triển khai hệ thống đặc thù doanh nghiệp địa bàn tỉnh Nam Định đa phần doanh nghiệp vừa nhỏ nên ch ưa triển khai Việc có Tổng cục thuế triển khai hệ thống iHTKK hay không tuỳ thuộc nhiều vào úng hộ từ phía doanh nghiệp Cho nên việc tuyên truyền lợi ích hệ thống iHTKK lợi ích chữ ký số quan tâm đặc biệt tiến hành giải pháp - Giải pháp thứ 2- Cải cách hành chính: học viên đề xuất cải cách thủ tục hành đặc biệt thủ tụ c khai thuế GTGT vi tần suất kê khai thành phần hồ sơ lớn Bên cạnh học viên đề xuất số ý kiến nhằm nâng cao trình độ cán cơng chức thuế để từ nâng cao hiệu cơng tác quản lý hồ sơ - Giải pháp thứ 3- Nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác lưu trữ: học viên xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ máy tính tiến hành nghiên cứu để xây dựng phần mềm theo dõi kho lưu trữ hồ sơ hỗ trợ cán lưu trữ thực tốt chức nhiệm vụ Ngơ Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 99 Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định KẾT LUẬN Quản lý hồ sơ hoạt động thiếu quan, tổ chức Nhất quan quản lý thu thuế Cục thuế Nam Định, việc thực tốt hoạt động quản lý hồ sơ góp phần làm tăng hiệu quản lý thuế, giảm bớt khó khăn cho người nộp thuế trình thực nghĩa vụ thuế Với mong muốn đề tài “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin nhằm hồn thiện hoạt động quản lý hồ sơ Cục thuế Nam Định” đóng góp vào hồn thiện hoạt động quản lý hồ sơ Cục thuế Đề tài phản ánh nội dung: Thứ nhất, khái quát sở lý luận công tác quản lý hồ sơ hệ thống thông tin quản lý; khái quát việc ứng dụng công nghệ thông tin ngành thuế Việt Nam Thứ hai, phản ánh thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý hồ sơ Cục thuế Nam Định từ đánh giá thành cơng chủ yếu, tồn tại, hạn chế nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động quản lý hồ sơ Thứ ba, từ thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý hồ sơ, vào số liệu thu để đưa giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ Do thời gian nghiên cứu có hạn, nhiều nội dung chưa phân tích sâu, phân tích kỹ, giải pháp đề xuất chủ yếu có tính chất gợi mở Vì luận văn không tránh khỏi điểm cần bổ xung, hoàn thiện Học viên mong nhận nhận xét, góp ý thầy giáo, nhà chuyên môn, nhà nghiên cứu đồng nghiệp để luận văn hoàn thiện thời gian tới Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Phạm Thị Thanh Hồng, Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý, Nhà Xuất Bách khoa Hà Nội, 2010 Bộ Tài chính- Tổng cục thuế (2001), Thuế Việt Nam qua thời kỳ lịch sử (tập I, tập II), Nhà xuất trị quốc gia Chính phủ, Quyết định số 732/QĐ-TTg ngày 17/5/2011của Thủ tướng phủ việc phê duyệt chiến lược cải cách hệ thống thuế giai đoạn 2011 – 2012 Cục thuế tỉnh Nam Định, báo cáo tổng kết năm 2005 đến năm 2010 Tổng cục thuế (2007), Luật Quản lý thuế, văn hướng dẫn thi hành, Nhà xuất Tài Tổng cục thuế, cơng ty Tin học Hà Thắng, báo cáo thử nghiệm kê khai thuế GTGT qua Internet Các trang thông tin điện tử: www.namdinh.gov.vn, www.gdt.gov.vn, www.mof.gov.vn trang điện tử khác Tổng cục thuế, Các quy trình quản lý thuế hành Bộ tài chính, Quyết định số số 1803/QĐ-BTC ngày 28/07/2011 phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thơng tin ngành thuế giai đoạn 2011-2015 TĨM TẮT LUẬN VĂN Họ tên: Ngô Nhật Thăng Giới tính: Nam Ngày sinh: 26/02/1982 Nơi sinh: TP Nam Định – Nam Định Học viên lớp Cao Học Quản Trị Kinh Doanh – Nam Định 2009 Tên đề tài luận văn: “Ứng dụng công nghệ thơng tin nhằm hồn thiện hoạt động quản lý hồ sơ cục thuế tỉnh Nam Định” Cán hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Bình Giang Tóm tắt kết luận văn: Hồ sơ thuế sở, xuất phát điểm cho hoạt động quản lí thuế quan quản lí thuế Hệ thống thông tin sở liệu hồ sơ người nộp thuế khai thác sử dụng hầu hết nghiệp vụ quản lí thuế như: cơng tác đăng kí thuế; cơng tác xử lí tờ khai thuế, kế tốn thuế, hồn thuế; cơng tác quản lí thu nợ cưỡng chế thuế; công tác kiểm tra, tra thuế; cơng tác phân tích dự báo thu ngân sách nhà nước; thông tin báo cáo phục vụ đạo điều hành xây dựng chiến lược kế hoạch hoạt động ngành thuế; cung cấp thông tin báo cáo cho Bộ tài quan nhà nước có liên quan Chính việc tiếp nhận hồ sơ thuế, trả kết xử lý cho người nộp thuế, bàn giao xử lý phân chức năng, lưu trữ hồ sơ thuế người nộp thuế phải thực cách khoa học, nhanh chóng, kịp thời đảm bảo tính xác cao để tránh gây phiền hà, thiệt hại cho người nộp thuế tạo điều kiện thuận lợi để phận chức giải hồ sơ Ý thức tầm quan trọng hoạt động quản lý hồ sơ thuế, ngành thuế không ngừng thực cải cách thủ tục hành thuế tập trung đặc biệt vào phát triển phần mềm hỗ trợ việc quản lý hồ sơ từ khâu lập hồ sơ thuế, theo dõi nhận trả hồ sơ thuế, xử lý hồ sơ thuế nhằm nâng cao hiệu quản lý thuế Từ thực tiễn công tác quản lý hồ sơ Cục Thuế tỉnh Nam Định vận dụng lý thuyết hệ thống thông tin quản lý làm sở để thực đề tài luận văn Học viên định chọn đề tài “Ứng dụng Cơng nghệ thơng tin nhằm hồn thiện hoạt động quản lý hồ sơ Cục thuế tỉnh Nam Định” làm luận văn thạc sỹ với mong muốn đóng góp số ý kiến nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý hồ sơ thuế Cục thuế Nam Định Kết c ấu luận văn: Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, luận văn bao gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác quản lý hồ sơ hệ thống thông tin quản lý Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý hồ sơ Cục thuế Nam Định Chương 3: Hoàn thiện hoạt động quản lý h sơ Cục thuế Nam Định Các kết đạt luận văn: - Luận văn tổng hợp lý luận thuế, lý thuyết quản lý hồ sơ, hệ thống thông tin quản lý Tìm hiểu, làm rõ điểm đạt chưa đạt ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý hồ sơ Cục thuế tỉnh Nam Định - Luận văn mạnh dạn đề xuất giải pháp để hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ sở nhận thức thực trạng Cục thuế Nam Định - Trong trình nghiên cứu, cập nhật thông tin, nhận định, đánh giá khơng tránh khỏi thiếu sót, mong góp ý chân thành từ phía thầy cơ, bạn bè, đồng nghiệp Em hy vọng luận văn phần góp phần vào thực tiễn triển khai quan đem lại hiệu định TÁC GIẢ LUẬN VĂN Ngô Nhật Thăng ... sở lý luận công tác quản lý hồ sơ hệ thống thông tin quản lý Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý hồ sơ Cục thuế Nam Định Chương 3: Hoàn thiện hoạt động quản lý hồ. .. tác quản lý hồ sơ Cục thuế tỉnh Nam Định quản lý - Phạm vi nghiên cứu: Cục thuế Nam Định quản lý nhiều loại hồ sơ hồ sơ cán công chức, hồ sơ thầu xây dựng, hồ sơ thuế người nộp thuế; hồ sơ công. .. 32 Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS Cục thuế Nam Định Bảng 2.2: Thống kê số lượng hồ sơ thuế STT Hồ sơ Hồ sơ khai thuế Hồ sơ đăng ký thuế Hồ sơ hoàn thuế Hồ sơ miễn giảm thuế Hồ sơ