2.2. Ứn gd ng CNTT ph cv cụng tỏc q un lý h st iC c thuế Nam Định 37 ụ
2.2.2. Hệ quản trị sd liệu
Cỏc phần mềm ng dụng đang sử dụứ ng s dụử ng h qu n tr cơ sở dữ ệệ ả ị li u Oracle.
ORACLE là một bộ phần mềm được cung cấp bởi cụng ty ORACLE , nú bao
gồm một bộ xõy dựng cỏc ứng dụng và cỏc sản phẩm cuối cựng cho người sử dụng . Oracle cung cấp một hệ quản trị CSDL mềm dẻo nú bao gồm CSDL Oracle , mụi trường cho việc thiết kế cỏc cơ sở dữ liệu (Designer 2000) và cỏc cụng cụ phỏt triển (Developer 2000)....
Hệ quản trị CSDL cú tớnh an toàn , bảo mật cao, tớnh nhất quỏn và toàn vẹn dữ liệu, cho phộp cỏc user truy nhập tới CSDL phõn tỏn như một khối th ng nh t ... ố ấ Vỡ vậy nú được đỏnh giỏ là ưu việt nhất hiện nay .
2.2.3. Hệ ố th ng mỏy trạm
Mỏy trạ đm ang sử dụng t i c c thuế được Tổng cục thuế trang bịạ ụ . Toàn b cỏc ộ mỏy tỡnh đều là cỏc mỏy tớnh đồng bộ của 2 hóng HP và Dell, b o hành chớnh hóng ả 3 năm, hệ đ ề i u hành Windows XP bản quyền. Cỏc ph n mầ ềm bản quyền kốm theo như: Phần mềm v n phũng Microsoft Office 2003, 2007 ; Ph n m m Vietkey… H ă ầ ề ệ thống mỏy trạm đang sử dụng t i c c thu cú c u hỡnh khỏ cao, ỏp ng t t được ạ ụ ế ấ đ ứ ố yờu cầu của cỏn bộ thuế về sử dụng mỏy vi tớnh cho cụng việc. Tất cả cỏc mỏy tớnh đều kết n i vào h th ng m ng củố ệ ố ạ a c c thu . Hi n t i s lượng mỏy tớnh tạụ ế ệ ạ ố i V n ă phũng Cục thuế là 112 mỏy trờn tổng số 127 cỏn bộ.
2.2.4. Quy trỡnh quản lý hồ ơ s 2.2.4.1 Căn cứ phỏp lý
- Luật quản lý thuế ố s 78/2006/QH11 ngày 29/11/2006.
Ngụ Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 40
- Việc tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ được th c hi n theo:Q 78/2007/Q -ự ệ Đ Đ BTC Ban hành Quy chế hướng dẫn, giả đi ỏp vướng mắc về chớnh sỏch thuế, qu n lý ả thuế và giải quyết cỏc th tụủ c hành chớnh thu củế a người n p thu theo c chếộ ế ơ “m t ộ cửa”
- Quy trỡnh đăng ký thuế (Q 443/QĐ Đ-TCT ngày 29/4/2009) quy định về xử lý hồ sơ đăng ký thuế
- Quy trỡnh hoàn thuế (QĐ 905/QĐ-TCT ngày 01/7/2011) quy định về xử lý hồ sơ hoàn thuế.
- Quy trỡnh miễn giảm thuế (Quyết định 598/QĐ-TCT ngày 29/5/2008) quy định về ử x lý h sồ ơ miễn giảm thuế.
- Quy trỡnh thanh tra thuế (Quyết định 460/Q -TCT ngày 05/5/2009) quy định Đ về xử lý hồ sơ thanh tra thuế
- Quy trỡnh kiểm tra thuế (Quyết định 528/QĐ-TCT ngày 29/5/2008)quy định về xử lý hồ sơ kiểm tra thuế
- Quy trỡnh quản lý khai thuế, nộp thuế và kế toỏn thuế (Quyết định422/Q -Đ TCT ngày 22/4/2008) quy định về ử x lý hồ ơ s khai thuế.
2.3.4.2 Quy trỡnh quản lý hồ ơ s
Hỡnh 2.4: Quy trỡnh quản lý hồ ơ s Quy trỡnh lập hồ ơ s
Hồ sơ được l p b i người n p thu và cỏn b thu . Vi c l p h sơậ ở ộ ế ộ ế ệ ậ ồ ph i tũn ả thủ đ ỳng cỏc mẫu biểu đó ban hành trong thụng tư, nghị định, cỏc văn bản hướng dẫn cụ thể và cỏc quy trỡnh do cơ quan cú thẩm quy n quy định. Nh vậề ư y vi c l p ệ ậ hồ sơ sẽ được tiến hành qua cỏc bước:
- Xỏc định mụ đc ớch yờu cầu của việc ban hành cỏc văn bản, tài liệu trong hồ s ơ để lựa chọn loại văn bản, tài liệu phự hợp nằm trong thẩm quyền.
- Thu thập thụng tin:
+ Thu thập thụng tin phỏp lý: là cỏc thụng tin làm cơ sở phỏp lý cho nh ng ữ vấn đề được đề cập đến trong v n b n, tài li u c a h sơă ả ệ ủ ồ để đảm b o cho n i dung ả ộ
Ngụ Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 41
trong văn bản cú cơ sở phỏp lý vững ch c phự h p v i phỏp lu t hi n hành khụng ắ ợ ớ ậ ệ trồng chộo hoặc mõu thuẫn với cỏc văn bản cú liờn quan.
+ Thu thập thụng tin thực tế: là cụng tỏc thụng tin phản ỏnh tỡnh hỡnh thự ế c t cú liờn quan đến nội dung hồ ơ ầ s c n lập.
- Soạn thảo, l p hậ ồ sơ thường là cỏc chuyờn viờn, nhõn viờn trong tổ ch c sẽ ứ chịu trỏch nhiệm việc này.
- Lónh đạo phũng, bộ phận chức năng cú trỏch nhiệm trỡnh lónh đạ ổo t ch c ký ứ duyệt văn bản, tài liệu.
- Duyờt, ký: Lónh đạo tổ chức xem xột nội dung, hỡnh th c v n b n và ký ứ ă ả chớnh thức. Nếu khụng đạt yờu cầu chuyển trả lại phũng được giao so n th o để ạ ả chỉnh sửa.
- Cỏc văn bản sau khi được người cú thẩm quyền ký, văn th kiư ểm tra lại thể thức lần cuối và làm cỏc cụng việc cũn l i: L y s văạ ấ ố n b n, ngày thỏng ban hành ả văn bản, nhõn b n, úng d u .... và ti n hành g i v n b n theo quy định. ả đ ấ ế ử ă ả
Quy trỡnh tiếp nhận trả và chuyển giao hồ ơ s :
Hỡnh 2.5: Quy trỡnh nhận, trả ồ ơ h s
Cụng việc tiếp nhận cỏc hồ sơ ủ th tục hành chớnh thu c a người nộp thuế chủ ế ủ yếu diễn ra tại bộ phận “Một cửa” và văn thư ạ t i Cục thuế. C thểụ nh sau: ư
Ngụ Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 42
- Trường h p ngợ ười nộp thuế ực tiế tr p đến cơ quan Cục Thuế, Chi cục Thuế, bộ phận Tuyờn truyền - Hỗ trợ tiếp nhận và thực hiện cỏc cụng việc sau:
+ Kiểm tra tớnh đầ đủy , đỳng thủ tục c a v n b n và h sơủ ă ả ồ thu theo quy ế định.
+ Hướng dẫn, cung cấp mẫu biểu cho người nộp thuế để b sung, hoàn chỉnh ổ hồ sơ thu . ế
+ Viết phi u hế ẹn trả kết qu cho người n p thu nếả ộ ế u h sơồ thu ó đầy đủ, ế đ đỳng th t c quy định. ủ ụ
+ Ghi sổ nhận hồ sơ thu và th c hi n th tụế ự ệ ủ c đăng ký v n b n “đến” theo ă ả đỳng quy định.
+ Thời gian thực hiện cỏc cụng việc nờu là ngay khi tiếp nhận hồ sơ ủ th tục hành chớnh thuế ủ c a người nộp thuế.
+ Chuyển cỏc hồ sơ thu củế a người n p thu cho cỏc b ph n ch c năng ộ ế ộ ậ ứ trong cơ quan thuế giải quyết ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là đầu giờ ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nh n được hồ sơậ th tụủ c hành chớnh thu của ế người nộp thuế tại cơ quan thuế.
- Trường h p ngợ ười nộp thuế nộp h sơ ủồ th tục hành chớnh thu cho c quan ế ơ Cục Thuế, Chi cục Thuế qua đường bưu chớnh, bộ phận Hành chớnh văn thư tiếp nhận và thực hiện cỏc cụng việc sau:
+ Ghi sổ nhận hồ sơ thu và th c hi n cỏc th tụế ự ệ ủ c đăng ký v n b n “đến” ă ả theo đỳng quy định.
+ Chuyển cỏc hồ sơ thu củế a người n p thu cho cỏc b ph n ch c năng ộ ế ộ ậ ứ trong cơ quan thuế giải quyết ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là đầu giờ ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nh n được hồ sơậ th tụủ c hành chớnh thu của ế người nộp thuế tại cơ quan thuế.
Quy trỡnh xử lý h s : ồ ơ
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ củ ừa t ng phũng trong c quan, lónh đạo s ơ ẽ phõn hồ sơ cho cỏc phũng để xử lý. Phũng Kờ khai sẽ xử lý h sơồ khai thu ; Phũng ế Hành chớnh xử lý cỏc hồ sơ về húa đơn n ch ; Phũng Kiểm tra xử lý hồ sơ khai ấ ỉ thuế, miễn giảm thuế, hoàn thuế; Phũng Tuyờn truyền hỗ trợ NNT xử lý cỏc hồ sơ hỏi đỏp chớnh sỏch….Quy trỡnh xử lý hồ sơ đều ph i tuõn th theo quy trỡnh ó ả ủ đ được cơ quan c p trờn ban hành nh quy trỡnh kờ khai, quy trỡnh hoàn thu , mi n ấ ư ế ễ giảm thuế; quy trỡnh thanh tra, kiểm tra thuế; quy trỡnh đăng ký thuế.
Ngụ Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 43
Hồ sơ được l u tr tạư ữ i cỏc phũng ch c năứ ng trong th i h n m t n m k từ ờ ạ ộ ă ể ngày c quan thuơ ế nhận được hồ ơ s thuế từ người n p thu ho c ngày ban hành cỏc ộ ế ặ quyết định trờn hồ sơ do cỏn b thuế lậộ p. Sau ú h sơ sẽđ ồ được chuy n ra b ph n ể ộ ậ lưu trữ của cục thuế để tiến hành lưu trữ.
Cỏc bước trong quỏ trỡnh quản lý hồ ơ ư s l u trữ:
- Thu thập, bổ sung hồ sơ vừa là vi c thực hiện cỏc biện phỏp nhằm sưu tầm, ệ thu thập, l a ch n b sung h sơự ọ ổ ồ vào kho L u tr ; v a là h quảư ữ ừ ệ cu i cựng c a quỏ ố ủ trỡnh lựa chon và huỷ hồ sơ, nh m đưa h sơ cú giỏ trị vào bảo quản, phục vụ cho ằ ồ việc khai thỏc sử ụ d ng.
- Chỉnh lý hồ sơ: kh c phục tỡnh trạng tồn đọng, chất đống hồ sơắ . H sơ sau ồ khi thu thậ ởp cỏc phũng ban phần lớ đn ó được chỉnh lý sơ bộ và phõn lo i. Vỡ v y ạ ậ khi chuyển sang kho lưu trữ đ ó tạo đ ềi u kiện rất tốt cho cỏn bộ lưu trữ chỉnh lý.
- Xỏc định giỏ trị, thống kờ và kiểm tra hồ ơ s : Sau mộ ăt n m v n thư ộ ưă n p l u h ồ sơ vào kho lưu trữ, cỏn bộ lưu tr ó ch nh lý, s p x p h sơữ đ ỉ ắ ế ồ lờn giỏ liờn t c theo ụ thời gian, theo khu vực lưu trữ để xỏc định số lượng, chất lượng, tỡnh trạng hồ sơ và hệ thống bảo quản.
Chỳng ta cú thể khỏi quỏt cỏc đối tượng tham gia vào quỏ trỡnh quản lý hồ sơ qua bảng 2.3:
Bảng 2.3: Cỏc đối tượng tham gia vào quỏ trỡnh quản lý hồ sơ
Hồ sơ Lập h sồ ơ Ti p nh n h s Xửế ậ ồ ơ lý h s ồ ơ Lưu tr hồ ữ
sơ tạm thời
Hồ sơ khai thuế NNT Bộ phận Một
cửa hoặc văn thư Cục thuế - Phũng Kờ khai kế toỏn thuế. - Cỏc phũng Kiểm tra thuế. - Phũng Thanh tra thuế - Phũng Quản lý thuế TNCN Phũng kờ khai kế toỏn thuế
Ngụ Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 44
Hồ sơ đăng ký thuế
NNT Bộ phận Một
cửa hoặc văn thư Cục thuế - Phũng Kờ khai kế toỏn thuế. - Phũng Kờ khai kế toỏn thuế. Hồ sơ hoàn thuế, miễn giảm thuế NNT và CQT - Phũng Kờ khai kế toỏn thuế. - Cỏc phũng Kiểm tra thuế. - Phũng Tổng hợp- Nghiệp vụ- Dự toỏn -Phũng Tổng hợp- Nghiệp vụ - Dự toỏn
Hồ sơ thanh tra, kiểm tra thuế
Cơ quan
thuế và
NNT
- Cỏc phũng thanh tra thuế và kiểm tra thuế - Cỏc phũng thanh tra thuế và kiểm tra thuế Hồ sơ xúa n ợ tiền thuế NNT và Cơ quan thuế Bộ phận Một cửa hoặc văn thư Cục thuế
- Cỏc phũng kiểm tra
- Tổng cục thuế Hồ sơ bỏo cỏo
tài chớnh
NNT Bộ phận Một
cửa hoặc văn thư Cục thuế Phũng Thanh tra thuế Phũng kờ khai kế toỏn thuế 2.2.5. Ứng dụng CNTT trong lập hồ sơ thuế.
Nhằm tạo đ ềi u kiện cho người nộp thuế trong quỏ trỡnh lập hồ sơ thu , nõng ế cao khả năng ki m soỏt h sơể ồ ngay t khõu đầu vào. C c thuừ ụ ế đó triển khai m t s ộ ố phần mềm ứng dụng tin học cung c p miễn phớ cho người nộp thuế. ấ
2.2.5.1. Ứng dụng hỗ trợ lập hồ ơ khai thu ế (HTKK) s
Để hỗ ợ tr NNT trong quỏ trỡnh T kờ khai - T nộự ự p thu , c quan thu th c ế ơ ế ự hiện in s n mẫu tờ khai và cấp phỏt cho doanh nghiệ để kờ khai nhằm đảm bảo tớnh ẵ p
Ngụ Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 45
thống nhất trờn toàn quốc. Tuy nhiờn, trong quỏ trỡnh thực hiệ đn ó phỏt sinh một số vướng mắc từ việc sử dụng m u t khai in s n này. Nguyờn nhõn ch yếu là do khi ẫ ờ ẵ ủ sử dụng m u t khai in s n c a c quan thu cấẫ ờ ẵ ủ ơ ế p phỏt thỡ NNT ph i i n cỏc thụng ả đ ề tin trờn tờ khai b ng tay ho c ph i s a l i cỏc ph n m m ng d ng tin h c in t khai ằ ặ ả ử ạ ầ ề ứ ụ ọ ờ đó cú s n c a NNT. Nh ng theo thụng l quố ếẵ ủ ư ệ c t , vi c s dụệ ử ng cỏc m u t khai in ẫ ờ sẵn là rất phổ biến và mang tớnh khoa học cao. Đồng thời theo chiến lược cải cỏch và hiện đại hoỏ hệ thống thuế đến năm 2010 đó được Chớnh phủ phờ duy t, v lõu ệ ề dài, ngành thuế ẽ s triển khai nhiề ứu ng dụng tin học trong việc cung cấp cỏc dịch vụ hỗ trợ NNT trong đú cú dịch vụ kờ khai thuế đ ện tử, kờ khai thuế bằ i ng cỏc ph n ầ mềm ứng dụng tin học và đồng thời sử dụng cỏc cụng ngh cao trong x lý t khai ệ ử ờ như: nhậ ờn t khai thu i n t , quột t khai thu ... ế đ ệ ử ờ ế
Nhằm thống nhất về mẫu tờ khai và hướng dẫn kờ khai, thống nhất cỏc nguyờn tắc về xử lý s li u, trỏnh sai sút, nh m l n, t o ti n đề cho kờ khai thu i n t . ố ệ ầ ẫ ạ ề ế đ ệ ử Năm 2007 cục thuế Nam Định chớnh thức triển khai ng d ng h tr người n p thu ứ ụ ỗ ợ ộ ế kờ khai thuế Ứ. ng dụng sử ụ d ng cụng nghệ mó vạch 2 chiề đu, õy là một kỹ thu t mó ậ húa thụng tin thụng tin thành một loại biểu tượng g m hàng lo t cỏc v ch t i song ồ ạ ạ ố song. Một thiết bị đọc được kế ối với mỏy tớnh để giải mó thụng tin chứa trong cỏc t n mó vạch ú, mó vạch 2 chiều chứa được lượng thụng tin lớn, mỏy đọc quyets theo đ cả 2 chiều ngang, dọc. Ngay từ ngày đầu triển khai, Cục thuế Nam Định đó tổ chức hỗ trợ tố đi a NNT th c hiệự n tri n khai ph n m m b ng cỏc hỡnh th c nh tổể ầ ề ằ ứ ư ch c ứ tập huấn, tuyền truyền trờn bỏo đài, phỏt miễn phớ đĩa CD chương trỡnh, hỗ trợ trực tiếp cài đặt và kờ khai nếu cú yờu cầu hỗ trợ từ phớa NNT. Do đú tớnh đến nay 100% NNT trờn địa bàn tỉnh Nam Định đó thực hiện kờ khai hồ sơ khai thu bằế ng ph n ầ mềm hỗ trợ kờ khai. Ứng dụng được đỏnh giỏ là rất hiệu quả đem lại những lợi ớch to lớn cho c NNT và CQT. ả
Với Người nộp thu : ế
- Ứng dụng được Tổng cục xõy dựng và phỏt miễn phớ cho doanh nghiệp nhằm hỗ trợ DN kờ khai thuế nhanh chúng và chớnh xỏc, in ra tờ khai thuế cú mó vạch n p cho c quan thu . H sơộ ơ ế ồ khai thu ỳng m u, được c quan thu ch p ế đ ẫ ơ ế ấ nhận.
Ngụ Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009 Trang 46
- Hỗ trợ tớnh toỏn cụng thức số học trờn t khai, đối chi u s li u trờn t khai ờ ế ố ệ ờ với phụ lục tờ khai, do vậy tờ khai sẽ khụng bị lỗi sai số học.
- Hỗ trợ lưu gi mẫ ờữ u t khai và thụng tin định danh, do v y, t khai s khụng ậ ờ ẽ bị sai thủ ụ t c và sai thụng tin định danh. Hỗ trợ kiểm tra tớnh toỏn, logic, giảm lỗi kờ khai.
- Cú thể kờ khai cho nhiều NNT trờn mộ ứt ng d ng. Cú th tương thớch với ụ ể phần mềm kế toỏn của cỏc NNT, hỗ trợ nhận dữ liệu từ file định dang excel. Hỗ trợ sao lưu, phục hồi d liữ ệu khi cần thiết. K t xuế ất bỏo cỏo ra cỏc tệp định dạng như pdf, excel để phục vụ cỏc mục đớch khỏc nhau c a NNT. ủ
Hỡnh 2.6: Quy trỡnh lập hồ ơ s khai thuế ạ t i trụ ở s NNT Với Cơ quan Thuế:
- Bằng cỏch cung cấp miễn phớ, hỗ trợ NNT sử dụng ng d ng tin h c để lập ứ ụ ọ