Khóa luận hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần cấp nước – xây dựng hải phòng

Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán

Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên sang bên khác, thường diễn ra trong các giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ có tính pháp lý.

Phương thức thanh toán là hình thức chi trả và thực hiện nghĩa vụ tài sản trong giao dịch mua bán giữa cá nhân, đơn vị và doanh nghiệp Các phương thức này có thể bao gồm tiền mặt, sec, thanh toán qua ngân hàng và thẻ tín dụng, tùy thuộc vào sự thỏa thuận giữa các bên tham gia giao dịch.

➢ Các phương th ứ c thanh toán tiền mua hàng trong nước:

Thông thường có 2 cách thức thanh toán là thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm.

Phương thức thanh toán trả chậm cho phép doanh nghiệp nhận hàng mà chưa phải thanh toán ngay cho người bán Hình thức này thường áp dụng theo các điều kiện tín dụng ưu đãi đã được thỏa thuận trước đó.

Phương thức thanh toán trực tiếp cho phép doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay cho người bán sau khi nhận hàng Hình thức thanh toán này có thể thực hiện bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc thậm chí bằng hàng hóa thông qua hình thức đổi hàng.

➢ Các phương th ứ c thanh toán tiền mua hàng nh ậ p kh ẩ u.

Trong nhập khẩu hàng hóa, người ta thường dùng một trong các phương thức thanh toán quốc tế sau để thanh toán tiền hàng:

Phương thức ghi sổ (Open account) là hình thức thanh toán trong đó người bán mở tài khoản để ghi nợ người mua sau khi hoàn thành giao hàng hoặc dịch vụ Người mua sẽ thanh toán cho người bán theo định kỳ, có thể là hàng tháng, hàng quý hoặc nửa năm.

Phương thức nhờ thu là một hình thức thanh toán, trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu tiền từ khách hàng sau khi hoàn tất việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

Trong phương thức thanh toán nhờ thu bao gồm: nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ.

Phương thức chuyển tiền (Remittance) là cách mà khách hàng yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền cụ thể đến một người hưởng lợi ở một địa điểm xác định Khách hàng có quyền lựa chọn phương tiện chuyển tiền theo nhu cầu của mình.

Nhờ thu kèm chứng từ (documentary collection) là phương thức thanh toán trong đó người bán ủy thác ngân hàng thu tiền từ người mua dựa trên hối phiếu và bộ chứng từ gửi hàng Điều kiện để ngân hàng trao bộ chứng từ cho người mua là người mua phải thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận hối phiếu.

Thu phiếu trơn (clean collection) là phương thức mà người bán ủy thác ngân hàng thu hộ tiền từ người mua dựa trên hối phiếu do mình lập Trong quy trình này, chứng từ sẽ được gửi thẳng cho người mua mà không thông qua ngân hàng.

Phương thức tín dụng chứng từ là một thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng, trong đó ngân hàng mở thư tín dụng sẽ thanh toán một khoản tiền nhất định cho người hưởng lợi khi người này xuất trình bộ chứng từ thanh toán hợp lệ theo quy định trong thư tín dụng.

Hình thức thanh toán trong giao dịch thương mại đã tiến hóa từ hình thức hàng đổi hàng cổ xưa đến nhiều phương thức hiện đại như tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng và séc Các bên tham gia giao dịch cần thống nhất phương thức thanh toán phù hợp, và mọi giao dịch phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.

Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.

Hình thức thanh toán bằng tiền mặt là phương thức giao dịch trực tiếp giữa bên mua và bên bán, trong đó bên mua sẽ trả tiền mặt ngay khi nhận hàng hóa, vật tư hoặc dịch vụ Phương thức này thường chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, vì đối với các khoản mua có giá trị lớn, việc thanh toán sẽ trở nên phức tạp và không an toàn Thanh toán bằng tiền mặt có thể được chia thành nhiều loại khác nhau.

- Thanh toán bằng Việt Nam đồng

- Thanh toán bằng ngoại tệ.

- Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng

- Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, hoặc các giấy tờ có giá trị.

Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt là phương thức giao dịch thông qua chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua ngân hàng Các loại hình thanh toán này bao gồm thanh toán bằng séc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi và thư tín dụng (L/C).

Thanh toán bằng ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy quyền cho ngân hàng thực hiện việc thu hộ một khoản tiền từ khách hàng hoặc các bên liên quan.

Thanh toán bằng ủy nhiệm chi là phương thức mà chủ tài khoản ủy quyền cho ngân hàng thực hiện việc chuyển một số tiền nhất định Phương thức này thường được sử dụng để thanh toán cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước và nhiều khoản thanh toán khác.

Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua

Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua

Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và nội dung phải thu, đồng thời theo dõi kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu bao gồm các khách hàng có mối quan hệ kinh tế với doanh nghiệp liên quan đến mua sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cũng như tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính Các nghiệp vụ bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trả tiền ngay không được phản ánh trong nội dung này.

Đối với khách hàng giao dịch thường xuyên và có số dư nợ lớn, việc kiểm tra và đối chiếu từng khoản nợ phát sinh là cần thiết Điều này nên được thực hiện định kỳ hoặc vào cuối tháng kế toán, bao gồm việc xác nhận bằng văn bản số tiền đã thanh toán và số còn phải thanh toán.

Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, cần theo dõi cả giá trị gốc ngoại tệ và quy đổi sang đồng Việt Nam Cuối kỳ, phải điều chỉnh số dư để phản ánh đúng thực tế.

Đối với các khoản phải thu bằng vàng, bạc, và đá quý, cần ghi chép chi tiết cả về giá trị và hiện vật Cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

Cần phân loại các khoản phải thu khách hàng dựa trên thời gian thanh toán và đối tượng, đặc biệt là những khách hàng có vấn đề về thanh toán, để xây dựng kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ hiệu quả.

Chứng từ , tài khoản và sổ sách trong kế toán thanh toán với người mua 7

- Hóa đơn GTGT( hay hóa đơn bán hàng).

- Giấy báo có Ngân hàng.

- Biên bản bù trừ công nợ.

- Biên bản thanh lý hợp đồng.

Để theo dõi các khoản thanh toán từ khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán nợ của doanh nghiệp với khách hàng, bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định và dịch vụ cung cấp Tài khoản 131 có cấu trúc cụ thể để quản lý hiệu quả các khoản phải thu này.

- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT,TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.

- Số tiền khách hàng đã trả nợ.

-Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.

- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu khách hàng

- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT).

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.

- Số tiền còn phải thu của khách hàng.

- Số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tương cụ thể. c Sổ sách sử dụng

- Sổ chi tiết phải thu của khách hàng.

- Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng.

Kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thanh toán với người

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua

Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán

Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán

Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp, bao gồm nợ với người bán vật tư, người cho thuê tài sản cố định, nhà cung cấp dịch vụ và các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng đã ký Đồng thời, tài khoản cũng phản ánh việc thanh toán nợ cho các nhà thầu xây lắp Lưu ý rằng các nghiệp vụ trả tiền ngay không được ghi nhận vào tài khoản này.

Nợ phải trả cho người bán, nhà cung cấp dịch vụ và vật tư cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng Tài khoản này phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hàng hóa, dịch vụ và khối lượng xây lắp hoàn thành được bàn giao.

Bên giao nhập khẩu ủy thác đã ghi nhận số tiền phải trả cho người bán hàng nhập khẩu qua bên nhận nhập khẩu ủy thác, tương tự như các khoản phải trả người bán thông thường.

Khi hàng hóa, vật tư, hoặc dịch vụ đã được nhập kho nhưng chưa có hóa đơn vào cuối tháng, cần sử dụng giá tạm tính để ghi sổ Sau khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo chính thức từ người bán, giá sẽ được điều chỉnh về giá thực tế.

Khi hạch toán các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, kế toán cần thực hiện chi tiết và rõ ràng, đặc biệt đối với các khoản chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng từ người bán và nhà cung cấp.

Chứng từ , tài khoản và sổ sách trong kế toán thanh toán với người bán 10

Hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT do bên bán lập, cùng với biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa, sản phẩm, phiếu nhập kho và biên bản giao nhận là những tài liệu quan trọng trong quá trình giao dịch và quản lý hàng hóa.

- Các chứng từ thanh toán tiền hàng, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, séc, ủy nhiệm chi b Tài khoản sử dụng.

- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa và người cung cấp dịch vụ.

- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ

- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo

- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp.

Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận là cần thiết khi có hóa đơn hoặc giá được thông báo theo hợp đồng.

- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào các khoản nợ phải trả cho người bán.

- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.

Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của hàng hóa, dịch vụ đã nhận là cần thiết khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.

Số dư bên nợ (nếu có)

Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã thanh toán vượt quá số tiền phải trả cho từng đối tượng cụ thể.

-Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp. c Sổ sách sử dụng

-Sổ chi tiết TK 331 của từng khách hàng

Kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thanh toán với người bán trong doanh nghiệp

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán

Kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ

Tỷ giá và quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán

Tỷ giá hối đoái là giá trị của một đơn vị ngoại tệ được quy đổi sang đồng nội tệ Nó phản ánh giá của ngoại tệ trên thị trường và được xác định dựa vào mối quan hệ cung cầu của ngoại tệ.

Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi sang một đơn vị tiền tệ thống nhất (USD) Việc quy đổi này phải dựa trên tỷ giá của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để ghi sổ.

- Trong kế toán sử dụng 3 loại tỷ giá: Tỷ giá giao dịch, tỷ giá xuất và tỷ giá ghi nhận nợ.

Tỷ giá giao dịch, hay còn gọi là tỷ giá thực tế, là tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế Tỷ giá này được áp dụng cho các giao dịch liên quan đến doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, tài sản cố định, cũng như khi tăng tiền mặt, tiền gửi hoặc ghi tăng công nợ bằng ngoại tệ.

Tỷ giá xuất là tỷ giá ghi trên sổ kế toán trước thời điểm thanh toán, áp dụng cho các trường hợp giảm vốn bằng tiền ngoại tệ Tỷ giá này được tính theo các phương pháp bình quân, FIFO hoặc đích danh.

Tỷ giá ghi nhận nợ là tỷ giá được ghi chép trên sổ kế toán tại thời điểm phát sinh giao dịch mua bán Tỷ giá này được áp dụng khi ghi giảm công nợ bằng ngoại tệ.

Cuối năm tài chính, kế toán cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có nguồn gốc ngoại tệ Việc này phải được thực hiện theo tỷ giá giao dịch bình quân mà Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đó.

Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ

✓ Khi phát sinh doanh thu , thu nhập khác bằng ngoại tệ căn cứ tỉ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh ghi :

Nợ TK 131 : Tỉ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch

Có TK 511 , 711 : Tỉ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch

✓ Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ nợ phải thu của khách hàng :

- Trường hợp bên Có các tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán , ghi :

Nợ TK 111, 112: Tỉ giá thực tế tại ngày giao dịch

Nợ TK 635 : Chi phí tài chính

Có Tk 131 :Tỉ giá ghi sổ kế toán

Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính

✓ Khi thu các khoản nợ phải thu :

Nợ TK 111,112: Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ

Khi sử dụng tài khoản 131, việc ghi nhận tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ là rất quan trọng Đồng thời, chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ cần được ghi nhận ngay tại thời điểm thu nợ hoặc theo định kỳ, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

+) Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá , ghi :

Nợ TK 635: Chi phí tài chính

Có TK 131 +) Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá , ghi

Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính

Khi mua vật tư, hàng hóa, tài sản cố định (TSCĐ) và dịch vụ từ nhà cung cấp chưa thanh toán bằng ngoại tệ, cần căn cứ vào tỷ giá giao dịch tại ngày giao dịch để thực hiện các thủ tục thanh toán.

Có 331 : Phải trả người bán

✓ Khi thanh toán nợ phải trả bằng ngoại tệ nợ phải trả người bán :

Trong trường hợp bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có các tài khoản tiền, cần áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán.

Nợ TK 331 - Tỷ giá ghi sổ kế toán

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 111 ,112 (tỷ giá ghi sổ kế toán)

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính

Trường hợp bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có các tài khoản tiền, cần áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi sang đồng tiền ghi sổ kế toán.

+) Khi thanh toán nợ phải trả:

Trong kế toán, tài khoản 111 và 112 liên quan đến việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái Chênh lệch này được ghi nhận khi thanh toán nợ phải trả hoặc theo định kỳ, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

+) Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, ghi:

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính

Có TK 331 +) Nếu phát sinh lãi chênh lệc tỷ giá, ghi:

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính

Nhiệm vụ của công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán

Tổ chức ghi chép là phương pháp hiệu quả để theo dõi các khoản phải thu và phải trả, chi tiết theo từng đối tượng và khoản nợ Việc này giúp đôn đốc thanh toán kịp thời, từ đó tránh tình trạng chiếm dụng vốn.

Đối với khách nợ có mối quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn, việc kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số còn nợ là cần thiết vào định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng xác nhận thông tin nợ bằng văn bản.

- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỉ luật.

- Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý phù hợp.

Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán chi tiết, tổng hợp là cần thiết để quản lý công nợ phải thu và phải trả Cần xây dựng quy trình kế toán chi tiết và tổng hợp thanh toán với người mua, người bán một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và chế độ hiện hành.

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung

Nguyên tắc ghi sổ Nhật Ký Chung

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính cần được ghi chép vào sổ nhật ký, với trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Sau đó, số liệu từ các sổ nhật ký sẽ được chuyển vào Sổ Cái của các tài khoản liên quan Các loại sổ chủ yếu bao gồm sổ nhật ký và sổ cái.

- Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC – XÂY DỰNG HẢI PHÒNG

Khái quát chung về Công ty cổ phần Cấp Nước-Xây dựng Hải Phòng

2.1.1 Quá trình hình thành phát triển

Công ty Cổ phần Cấp nước - Xây dựng Hải Phòng được thành lập theo Giấy phép chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0203003344, cấp ngày 06/09/2007 bởi Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng.

❖ Tên công ty: Công ty Cổ phần cấp nước – Xây dựng Hải Phòng.

❖ Trụ sở chính: Km 16+600 quốc lộ 10, xóm 7, xã Thủy Sơn, huyện Thủy Nguyên, Hải Phòng.

❖ Email: Hacowasu.jsc@gmail.com

❖ Tài khoản: 32110000376357 tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Hải Phòng

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và nhân s ự

Quản lý là yếu tố thiết yếu để duy trì hoạt động hiệu quả của Công ty, đảm bảo giám sát tình hình kinh doanh một cách chặt chẽ Dựa trên đặc điểm và nhu cầu quản lý, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, thực hiện quyền tự do dân chủ của nhân viên Cấu trúc này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn tránh sự chồng chéo, đồng thời phát huy tối đa khả năng chuyên môn của từng bộ phận.

- Bộ máy quản lý bao gồm:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của tửng bộ phận

Giám đốc là người giữ vị trí quyền lực cao nhất trong công ty, có trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh Vai trò của giám đốc bao gồm việc xây dựng chiến lược, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá hiệu quả, cũng như điều chỉnh các phương án và huy động nguồn lực cần thiết.

- Phó giám đốc : Là người được GĐ ủy quyền tất cả các công việc khi giám đốc đi vắng, quan hệ đối tác với khách hàng.

Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ Giám đốc trong các lĩnh vực tổ chức, quản lý cán bộ và hợp đồng lao động Phòng cũng giúp Giám đốc thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với người lao động, đồng thời đảm bảo công tác bảo vệ chính trị nội bộ của công ty.

Phòng kế hoạch - tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc xây dựng và lập kế hoạch tài chính hiệu quả Nhiệm vụ của phòng bao gồm quản lý tài chính và tài sản, thiết lập các định mức thu, chi, và tiêu hao vật tư, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh tế kỹ thuật được thực hiện hiệu quả Ngoài ra, phòng cũng chịu trách nhiệm quản lý nguồn vốn, bảo toàn và phát triển vốn trong công ty, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Phòng khách hàng chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến hồ sơ và hợp đồng, đồng thời tiếp nhận và xử lý các thắc mắc, khiếu nại từ khách hàng Ngoài ra, phòng cũng đề ra các hoạt động chăm sóc khách hàng nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.

Kế toán tổng và thủ quỹ phối hợp chặt chẽ trong toàn Công ty để quản lý tài chính hiệu quả Họ đảm nhiệm việc sử dụng, sửa chữa và mua sắm thiết bị, máy móc cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác k ế toán của công ty cổ phần Cấp nước- Xây dựng Hải Phòng

2.1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho doanh nghiệp Điều này giúp doanh nghiệp xem xét và kinh doanh các mặt hàng phù hợp, từ đó phân tích, đánh giá và lựa chọn các phương án đầu tư hiệu quả nhất.

Ta có mô hình kế toán của công ty như sau:

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của tửng bộ phận

Người đứng đầu phòng tài chính kế toán có trách nhiệm báo cáo với giám đốc công ty và các cơ quan Nhà nước về thông tin kế toán Họ tổ chức, điều hành công tác kế toán trong công ty, đồng thời đôn đốc, giám sát và hướng dẫn nhân viên kế toán trong các nhiệm vụ được giao.

Chúng tôi có trách nhiệm quản lý thống kê và theo dõi kho hàng, bao gồm việc nhập, xuất và tồn kho Đảm bảo kiểm tra và đối chiếu từng loại hàng hóa, vật tư Mỗi tháng, chúng tôi tiến hành lập báo cáo chi tiết về tình hình nhập, xuất và tồn kho.

Quản lý quỹ và thu chi tiền mặt là nhiệm vụ quan trọng trong việc kiểm kê và kiểm tra sổ quỹ, đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ số liệu hiện có Việc này giúp theo dõi tình hình biến động vốn bằng tiền trong công ty một cách hiệu quả.

- Có chức năng tổng hợp các dữ liệu mà kế toán phần hành và thủ quỹ đưa lên.

Theo dõi toàn bộ tài sản hiện tại, bao gồm sự biến động của vốn, tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, cũng như tình hình tăng giảm của tài sản cố định và các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp.

- Phát hiện, kiếm tra lại nhưng thiếu sót của cấp dưới trước khi báo cáo lên kế toán trưởng.

2.1.3.3 Hình thức kế toán, chế độ chính sách và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty. a Hình thức kế toán:

➢ Công ty áp dụng hình thức kế toán: theo hình thức Nhật ký chung.

Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tư số 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.

- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.

- Phương pháp khấu hao TSCD đang áp dụng : Công ty khấu hao theo phương pháp đường thẳng.

- Tính giá vốn hàng xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ

- Phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam. b Hình thức sổ kế toán

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, trong đó tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính đều được ghi nhận vào sổ nhật ký theo trình tự thời gian và định khoản kế toán tương ứng Sau khi ghi chép, số liệu từ các sổ nhật ký sẽ được sử dụng để cập nhật Sổ Cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.

➢ Hệ thống sổ sách mà Công ty đang sử dụng bao gồm:

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

Hàng ngày, dựa trên các chứng từ đã kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó chuyển sang Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có sổ thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ cũng sẽ được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG

Đánh giá về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng tại Công ty cổ phần Cấp Nước – Xây dựng Hải Phòng

Công ty cổ phần Cấp Nước – Xây dựng Hải Phòng hoạt động trong lĩnh vực cung cấp nước sạch và đang đạt được những bước tiến đáng kể trong bối cảnh kinh tế phát triển Sự mở rộng hệ thống nhà cung cấp và khách hàng đã thúc đẩy công ty hoàn thiện quy trình kế toán công nợ, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty cổ phần Cấp Nước – Xây dựng Hải Phòng có nhiều ưu điểm nhưng cũng tồn tại một số nhược điểm Nhiệm vụ của kế toán thanh toán là phát huy những điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu để nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

- Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Công ty đã thiết lập một bộ máy tổ chức gọn nhẹ và hợp lý, phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh, giúp các phòng ban hoạt động hiệu quả Điều này đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho các cấp quản lý.

Đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty là những người năng động, ham học hỏi và có trình độ chuyên môn cao Bộ máy lãnh đạo có năng lực luôn chú trọng đến sự phát triển và chăm sóc cán bộ nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự sáng tạo.

Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, đơn giản và hiệu quả, với sự phân bổ hợp lý cán bộ kế toán Nhân viên phòng kế toán thực hiện kiểm tra và đối chiếu số liệu thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của thông tin, từ đó hỗ trợ cho kết quả hoạt động kinh doanh.

Công ty áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chung", một phương pháp đơn giản và phổ biến, phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình Hình thức này giúp các nghiệp vụ kế toán phát sinh được ghi chép và phản ánh rõ ràng trên sổ sách.

Nhật ký chung, các sổ cái và sổ chi tiết theo trình tự thời gian giúp thông tin kế toán được cập nhật thường xuyên và đầy đủ.

-Về hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo tài chính

Các chứng từ hạch toán được sử dụng phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ phát sinh, đồng thời tuân thủ mẫu quy định của Bộ Tài chính Quy trình luân chuyển chứng từ diễn ra nhanh chóng và kịp thời.

Công ty áp dụng các tài khoản theo hệ thống tài khoản được quy định tại quyết định số TT 200/2014/QĐ-BTC và liên tục cập nhật những thay đổi trong chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước.

Báo cáo tài chính được lập theo mẫu quy định, đảm bảo tính chính xác và kịp thời, cung cấp thông tin thiết yếu cho công tác quản lý kinh tế tài chính của công ty.

Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì công tác kế toán thanh toán tại công ty còn bộc lộ những hạn chế sau:

Công tác kế toán tại đơn vị hiện vẫn chủ yếu thực hiện thủ công, mặc dù có sự hỗ trợ từ Excel Tuy nhiên, việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và luân chuyển chứng từ diễn ra chậm chạp, dễ dẫn đến sai sót và giảm hiệu quả công việc.

Thứ hai, về chứng từ kế toán công ty còn thiếu 1 số thông tin trên 1 số chứng từ phiếu thu, phiếu chi của 1 số nghiệp vụ mua, bán hàng.

Hiện nay, công tác thanh toán với người mua nước tại công ty gặp khó khăn do mỗi hộ gia đình được lập một phiếu chi riêng, dẫn đến tình trạng rườm rà và khó theo dõi.

Công ty đang gặp vấn đề do việc chi trả bằng tiền mặt quá nhiều, dẫn đến lượng tiền mặt tồn quỹ lớn Điều này không chỉ tạo điều kiện cho gian lận và mất mát tài sản mà còn làm giảm hiệu quả sử dụng vốn.

Tính tất yếu phải hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua và người bán

Trong bối cảnh kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, Việt Nam đang hội nhập và phát triển mạnh mẽ, mang đến cả cơ hội lẫn thách thức cho doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần không ngừng hoàn thiện, đổi mới và áp dụng chính sách quản lý hiệu quả Việc cải cách các cơ chế không phù hợp, đặc biệt trong công tác kế toán và kế toán thanh toán, là điều cần thiết để đạt được mục tiêu này.

Nghiệp vụ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong cả quá trình mua hàng và tiêu thụ, góp phần tạo ra vốn cho doanh nghiệp và duy trì sự phát triển Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán giúp quản lý tài chính hiệu quả, cung cấp thông tin chính xác về tình hình hoạt động của doanh nghiệp Do đó, công ty cần liên tục hoàn thiện bộ máy kế toán và công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán.

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty

Trong quá trình thực tập tại công ty, bên cạnh những điểm tích cực, tổ chức kế toán thanh toán với người mua và người bán vẫn tồn tại một số hạn chế Để cải thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty, tôi xin đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và sự chính xác trong quy trình này.

• Kiến nghị 1: Sử dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán của doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán là hệ thống chương trình máy tính tự động xử lý thông tin kế toán, giúp ghi chép, lưu trữ, tính toán và tổng hợp dữ liệu từ các chứng từ gốc Công cụ này không chỉ phục vụ nhu cầu quản trị kế toán của doanh nghiệp mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định về sổ sách kế toán của Nhà Nước.

Tại Công ty, công tác hạch toán kế toán hiện đang thực hiện thủ công, với máy tính chỉ được sử dụng cho việc soạn thảo văn bản và tính lương bằng Excel Việc áp dụng phần mềm kế toán sẽ giúp kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời, đồng thời tiết kiệm sức lao động và nâng cao hiệu quả công việc Dữ liệu cũng sẽ được lưu trữ và bảo quản an toàn hơn Do đó, Công ty cần chú trọng đầu tư vào phần mềm kế toán phù hợp với điều kiện thực tế, như Misa, Fast và Smart, để cải thiện quy trình kế toán.

* Phần mềm kế toán Fast Acounting: http://www.fast.com.vn

Fast Accounting, được phát triển từ năm 1997, đã không ngừng cải tiến và hiện đang phục vụ hơn 13.000 khách hàng Sản phẩm này đã nhận được nhiều giải thưởng danh giá như Sao Khuê, BIT CUP và CUP CNTT, khẳng định vị thế và độ tin cậy của nó trong ngành kế toán.

Fast Accounting cung cấp 4 phiên bản phù hợp với các loại hình doanh nghiệp như dịch vụ, thương mại, xây lắp và sản xuất Phần mềm được phát triển trên nền tảng công nghệ Microsoft, sử dụng ngôn ngữ lập trình C#.NET và cơ sở dữ liệu SQL Server Nó có khả năng hoạt động trên máy đơn lẻ, mạng nội bộ hoặc kết nối từ xa qua internet.

*Phần mềm kế toán MISA : http://www.misa.com.vn/

MISA SME.NET 2017 là phần mềm kế toán tiên tiến, được tối ưu hóa để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp, đảm bảo đầy đủ các nghiệp vụ kế toán Phần mềm này phù hợp với mọi lĩnh vực kinh doanh, bao gồm Thương mại, Dịch vụ, Xây lắp và Sản xuất.

Phần mềm tự động tạo báo cáo thuế có mã vạch và quản lý hóa đơn tự in, đặt in, điện tử theo quy định của Tổng cục Thuế Nó kết nối với dịch vụ kê khai thuế trực tuyến MTAX.VN, giúp nộp báo cáo trực tiếp đến cơ quan Thuế một cách thuận tiện và hiệu quả.

Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong quản lý nghiệp vụ, cần bổ sung các chứng từ còn thiếu và sửa đổi thông tin sai lệch Mỗi nghiệp vụ phát sinh cần được thu thập chứng từ đầy đủ, với mọi thông tin trên chứng từ phải được ghi chép chính xác và rõ ràng.

Công ty CP Cấp nước - Xây dựng Hải Phòng

Km16+ QL10, xóm 7, Thủy Sơn, Thủy Nguyên HP

Mẫu số: 02-TT (Ban hành theo TT200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)

Họ và tên người nhận tiền: BUI THI MINH CHAU Địa chỉ: PKH-KT

Lý do chi: VAT TU PHUC VU SAN XUAT

(Viết bằng chữ): Mười sáu triệu năm trăm đồng chẵn

Kèm theo: chứng từ gốc

Giám đốc Kế toán trưởng, Người lập, Người nhận và Thủ quỹ đã ký tên xác nhận việc nhận đủ số tiền, được thể hiện bằng chữ, trong biên bản giao nhận.

Họ và tên người nhận tiền: BUI THI MINH CHAU Địa chỉ: PKH-KT

Lý do chi: VAT TU PHUC VU SAN XUAT

(Viết bằng chữ): Mười sáu triệu năm trăm đồng chẵn

Kèm theo: 03 chứng từ gốc

Giám đốc Kế toán trưởng, Người lập, Người nhận và Thủ quỹ đã ký xác nhận Số tiền đã nhận đủ là Mười sáu triệu năm trăm đồng chẵn.

• Kiến nghị 3: Về công tác thanh toán với người mua, hiện tại với đối tượng mỗi

Công ty nên tổng hợp phiếu thu nước từ các hộ gia đình, thay vì lập phiếu chi riêng cho từng hộ, nhằm giảm bớt sự rườm rà và khó khăn trong việc theo dõi Việc này sẽ giúp Chi nhánh CN Minh Đức, Thủy Sơn quản lý thu tiền nước hiệu quả hơn.

1 phiếu chi tổng hợp theo từng ngày để dễ theo dõi.

Họ và tên người nộp tiền: Trần Triệu Phương Địa chỉ: CNCNTS

Lý do chi: Tiền nước ( Nguyễn Đăng Tài)

(Viết bằng chữ): Một trăm bốn mươi bốn ngàn sáu trăm chín mươi ngàn đồng chẵn Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):

Giám đốc Kế toán trưởng Người lập

Thủ quỹ(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Công ty nên chuyển dần các hoạt động thanh toán sang hình thức chuyển khoản, khuyến khích các hộ gia đình sử dụng dịch vụ thu hộ tại các ngân hàng và đăng ký dịch vụ trả tiền nước hàng tháng qua tài khoản ngân hàng.