LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản giữa hai bên, bao gồm cá nhân, công ty hoặc tổ chức Hình thức này thường được áp dụng trong các giao dịch có tính pháp lý, khi có sự trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ.
Phương thức thanh toán là cách thức thực hiện nghĩa vụ tài sản trong giao dịch mua bán giữa cá nhân, đơn vị và doanh nghiệp Các phương thức này có thể bao gồm tiền mặt, séc, thanh toán qua ngân hàng, hoặc thẻ tín dụng, tùy thuộc vào sự thỏa thuận của các bên liên quan trong giao dịch.
• Các phương th ứ c thanh toán tiền mua hàng trong nước:
Thông thường có 2 cách thức thanh toán là thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm.
Phương thức thanh toán trực tiếp cho phép doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay cho người bán sau khi nhận hàng Hình thức thanh toán có thể thực hiện bằng tiền mặt, tiền tạm ứng của cán bộ, chuyển khoản hoặc thậm chí bằng hàng hóa thông qua hình thức đổi hàng.
Phương thức thanh toán chậm trả cho phép doanh nghiệp nhận hàng mà chưa thanh toán ngay cho người bán Hình thức này thường đi kèm với các điều kiện tín dụng ưu đãi được thỏa thuận trước, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc quản lý dòng tiền.
• Các phương th ứ c thanh toán tiền mua hàng nh ậ p kh ẩ u.
Trong nhập khẩu hàng hóa, người ta thường dùng một trong các phương thức thanh toán quốc tế sau để thanh toán tiền hàng:
Phương thức chuyển tiền (Remittance) là hình thức thanh toán mà trong đó khách hàng yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền cụ thể cho người hưởng lợi tại một địa điểm xác định, thông qua các phương tiện chuyển tiền mà khách hàng lựa chọn.
Phương thức ghi sổ (Open account) là hình thức thanh toán trong đó người bán thiết lập một tài khoản để ghi nhận khoản nợ của người mua sau khi hoàn thành giao hàng hoặc dịch vụ Theo định kỳ, như hàng tháng, hàng quý hoặc nửa năm, người mua sẽ tiến hành thanh toán cho người bán.
Phương thức nhờ thu là một hình thức thanh toán trong đó nhà xuất khẩu ủy thác ngân hàng thu hộ tiền từ nhà nhập khẩu Sau khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, ngân hàng sẽ thực hiện thu tiền dựa trên hối phiếu và chứng từ hàng hóa do nhà nhập khẩu lập.
Trong phương thức thanh toán nhờ thu bao gồm: nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ.
Thu phiếu trơn (clean collection) là phương thức mà người bán ủy thác ngân hàng thu hộ tiền từ người mua dựa trên hối phiếu do mình lập Trong quá trình này, các chứng từ sẽ được gửi trực tiếp cho người mua mà không thông qua ngân hàng.
Nhờ thu kèm chứng từ (documentary collection) là phương thức thanh toán trong đó người bán ủy quyền cho ngân hàng thu tiền từ người mua Phương thức này dựa vào hối phiếu và bộ chứng từ gửi hàng Ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho người mua khi họ thanh toán hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu, giúp đảm bảo quyền lợi cho người bán.
Phương thức tín dụng chứng từ (documentary credit) là một thỏa thuận giữa ngân hàng mở thư tín dụng và khách hàng, trong đó ngân hàng cam kết chi trả hoặc chấp thuận yêu cầu của người hưởng lợi khi các điều khoản và điều kiện trong thư tín dụng được thực hiện đúng và đầy đủ.
Hình thức thanh toán là tập hợp các quy định về phương thức trả tiền, kết nối các yếu tố trong quá trình thanh toán Có hai loại hình thức thanh toán chính: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các hình thức như tiền Việt Nam, ngoại tệ, hối phiếu ngân hàng và các giấy tờ có giá trị Đây là phương thức thanh toán trực tiếp giữa bên mua và bên bán, thường áp dụng cho các giao dịch nhỏ và đơn giản Khi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ, bên mua sẽ trả tiền mặt ngay lập tức Tuy nhiên, với các giao dịch có giá trị lớn, phương thức này trở nên phức tạp và kém an toàn Hình thức thanh toán này thường được sử dụng để chi trả cho công nhân viên và các nhà cung cấp nhỏ lẻ.
Thanh toán không bằng tiền mặt là phương thức giao dịch tài chính thông qua chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua ngân hàng Các hình thức thanh toán phổ biến bao gồm: Séc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi và thư tín dụng (L/C).
Thanh toán bằng Séc là phương thức thanh toán mà chủ tài khoản sử dụng chứng từ do ngân hàng phát hành, yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản để trả cho đơn vị được ghi trên Séc Chủ sở hữu Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc này Để phát hành Séc, tài khoản ngân hàng phải có số dư đủ Các loại Séc thanh toán bao gồm Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức.
Thanh toán bằng ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy quyền cho ngân hàng thực hiện việc thu hộ một khoản tiền từ khách hàng hoặc các bên liên quan khác.
Nội dung kế toán thanh toán với người mua
1.2.1.Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua.
Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và nội dung phải thu, bao gồm việc theo dõi kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu bao gồm các khách hàng có mối quan hệ kinh tế với doanh nghiệp, liên quan đến việc mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, cũng như các tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính.
Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác liên quan đến tiền bán hàng xuất khẩu, tương tự như các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ thông thường.
Kế toán phân loại các khoản nợ thành nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi và nợ không thu hồi được, nhằm xác định số dự phòng cho khoản phải thu khó đòi Sau khi trừ khoản thiệt hại về nợ khó đòi, kế toán sẽ báo cáo kết quả Nếu khoản nợ khó đòi được xử lý thành công, sẽ được hạch toán vào thu nhập khác.
Trong quan hệ bán hàng và cung cấp dịch vụ, nếu sản phẩm, hàng hóa, tài sản cố định hoặc bất động sản đã giao không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng, người mua có quyền yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hoặc trả lại hàng hóa đã nhận.
1.2.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong thanh toán với người mua.
✓ Chứng từ, sổ sách sử dụng.
- Hợp đồng bán hàng (đối với những khách hàng có giao dịch lớn/ 1 lần giao dịch).
- Hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập.
- Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, Giấy báo có.
- Biên bản đối chiếu công nợ.
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua
TK 131: Phải thu của khách hàng.
Kết cấu TK 131: Phải thu của khách hàng.
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT,TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập
BCTC ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so vớitỷ giá ghi sổ kế toán)
- Số tiền khách hàng đã trả nợ.
-Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu khách hàng
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT).
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ.
- Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Số dư bên có (nếu có)
- Số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tương cụ thể.
Khi lập Bảng cân đối kế toán, cần ghi nhận số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản để phản ánh đầy đủ cả hai chỉ tiêu ở bên "Tài sản" và bên "Nợ".
(Nguồn: Giáo trình kế toán tài chính)
1.2.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua theo
* Trường hợp bán chịu cho khách hàng:
- Khi bán chịu vật tư, hàng hóa cho khách hàng, căn cứ vào hóa đơn VAT, kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu:
Nợ TK 131: số phải thu của khách hàng
Có TK 511: doanh thu bán hàng
Có TK 3331: VAT của hàng bán ra
- Khi chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng , kế toán ghi:
Nợ TK 635 : Chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Có TK 131 : Phải thu của khách hàng
- Khi chấp nhận giảm giá trừ nợ hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 3331: VAT của hàng bán bị trả lại
Có TK 131: ghi giảm số nợ phải thu của khách hàng
- Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi:
Nợ TK 131: phải thu khách hàng
Có TK 711: thu nhập bất thường
Có TK 3331: VAT của hàng bán ra
* Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng
- Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112: số tiền khách hàng ứng trước
Có TK 131: phải thu của khách hàng
- Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 131: tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán
Có TK 511: doanh thu bán hàng
Có TK 3331: VAT của hàng bán ra
- Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết trên TK 131.
* Trường hợp khách hàng không TT bằng tiền mà TT bằng hàng.
Nợ TK 152,153,156: (phương pháp KKTX)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 131: Phải thu khách hàng
* Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi.
-Cuối niên độ của kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay:
Có TK 229 - 2293:dự phòng phải thu khó đòi
- Sang năm sau: tính số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập.
+ Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng.
+ Nếu số dự phòng lập năm nay lớn hơn số dự phòng năm trước đã lập thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch.
Có TK 229 - 2293 + Nếu số dự phòng năm nay nhỏ hơn số dự phòng năm trước đã lập thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch.
TH có dấu hiệu chắc chắn không đòi được nợ, kế toán ghi:
TH đã xóa sổ nhưng lại đòi thì cho vào thu nhập bất thường
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 711 khi tính VAT theo phương pháp trực tiếp không cần sử dụng tài khoản 3331 - VAT phải nộp Trong trường hợp này, giá trị vật tư và hàng hóa bán ra đã bao gồm thuế VAT.
1.2.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua
Nội dung kế toán thanh toán với người bán
1.3.1.Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán.
Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, người cung cấp dịch vụ, và các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng đã ký Ngoài ra, tài khoản cũng ghi nhận các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp, nhưng không bao gồm các nghiệp vụ trả tiền ngay.
Nợ phải trả cho người bán và nhà cung cấp dịch vụ, vật tư, hàng hóa, cũng như cho người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng Tài khoản này ghi nhận số tiền đã ứng trước cho người bán hàng hóa, dịch vụ và khối lượng xây lắp hoàn thành đã được bàn giao.
Bên giao nhập khẩu ủy thác đã ghi nhận khoản tiền phải trả cho người bán hàng nhập khẩu qua bên nhận nhập khẩu ủy thác, tương tự như các khoản phải trả người bán thông thường.
Khi hàng hóa, vật tư, hoặc dịch vụ đã được nhập kho nhưng chưa có hóa đơn vào cuối tháng, cần sử dụng giá tạm tính để ghi sổ Sau khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo chính thức từ người bán, giá thực tế sẽ được điều chỉnh.
Khi hạch toán các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, kế toán cần thực hiện hạch toán chi tiết và rõ ràng Điều này đặc biệt quan trọng đối với các khoản chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng từ người bán và nhà cung cấp.
1.3.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong thanh toán với người bán.
✓ Chứng từ, sổ sách sử dụng.
Các chứng từ liên quan đến mua hàng hóa bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng do bên bán lập Ngoài ra, cần có biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa, sản phẩm, phiếu nhập kho và biên bản giao nhận để đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ trong quá trình giao dịch.
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, séc, ủy nhiệm chi
-Sổ chi tiết TK 331 của từng khách hàng
- Biên bản đối chiếu công nợ.
TK 331: phải trả cho người bán
Kết cấu TK 331: Phải trả người bán:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa và người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
Số tiền ứng trước cho người bán, nhà cung cấp và nhà thầu xây lắp là khoản thanh toán chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành.
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.
Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào các khoản nợ phải trả cho người bán.
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
-Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính lớn hơn giá thực tế của số vật
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp.
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận là cần thiết khi có hóa đơn hoặc giá được thông báo chính thức.
Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là một khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, xảy ra khi tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán Điều này thường liên quan đến hàng hóa và dịch vụ đã nhận, kèm theo hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là một quy trình quan trọng, đặc biệt khi các khoản mục này có gốc ngoại tệ Khi tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, việc điều chỉnh giá trị các khoản phải trả là cần thiết để phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Số dư bên nợ (nếu có)
Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã thanh toán vượt quá số tiền phải trả theo từng đối tượng cụ thể.
-Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.
Khi lập bảng CĐKT, cần ghi nhận số dư chi tiết của từng đối tượng trong tài khoản này để phản ánh chính xác hai chỉ tiêu ở phần “Tài sản” và “Nguồn vốn”.
1.3.3.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người bán
Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán theo
- Mua vật tư, TSCĐ: Căn cứ vào chứng từ, hóa đơn, biên bản giao nhận kế toán ghi.
Nợ TK 152,153,156: Nguyên liệu, công cụ, dụng cụ thực nhập
Nợ TK 211, 213: TSCĐ đã đưa vào sử dụng
Nợ TK 133 : Thuế VAT được khấu trừ
Có TK 331: Phải trả người bán -Khi được hưởng chiết khấu, giảm giá trả lại vật tư , hàng hóa cho người bán , kế toán ghi :
Nợ TK 331: Phải trả người bán
Có Tk 133 : Thuế VAT được khấu trừ -Trả nợ cho người bán, kế toán ghi
Nợ TK 331: phải trả người bán
Có TK 111: Trả bằng tiền mặt
Có TK 112: Trả bằng tiền gửi Ngân hàng
Có TK 341: Trả bằng tiền vay
Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, Thuế BVMT ( nếu có), Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ.
Nợ TK 152,153,156,157, 211: ( giá mua chứ có thuế GTGT)
Có 331: Phải trả người bán
Có TK 3338: Thuế BVMT -Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Nợ TK 331: Thuế GTGT Vào được khấu trừ
*Trường hợp ứng trước tiền mua hàng.
Nợ TK 331: phải trả người bán
-Nhận mua hàng theo số tiền đã ứng trước
Nợ TK 133:Thuế VAT được khấu trừ
Có 331: Phải trả người bán
*Thanh toán chênh lệch giứa giá trị hàng hóa và tiền ứng trước
+) Nếu số tiền ứng trước nhỏ hơn giá trị hàng mua thì DN phải trả số tiền còn thiếu.
Nợ TK 331: trả nợ còn thiếu nhà cung cấp
Có TK 111,112, 341 +) Nếu số tiền ứng trước lớn hơn giá trị hàng mua thì phải ghi thu
Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp
-Nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa dịch vụ.
Tài khoản 331 phản ánh nghĩa vụ phải trả cho người bán, bao gồm các chi phí dịch vụ như vận chuyển hàng hóa, điện, nước, điện thoại, và các khoản chi phí khác Nếu thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào được khấu trừ, doanh nghiệp sẽ có lợi trong việc quản lý chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận.
Nợ Tk 242 : Chi phí trả trước
-Khoản chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ do thanh toán trước thời hạn được trừ vào khoản nợ phải trả người bán :
Nợ TK 331: Phải trả người bán
Có TK 515: Doanh Thu hoạt động tài chính
-Trường hợp nợ phải trả người bán nhưng không ai đòi, kế toán ghi tăng thu nhập khác.
Nợ TK 331: Kết chuyển xóa nợ
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp để tính VAT sẽ không sử dụng tài khoản 133-VAT đầu vào được khấu trừ Trong trường hợp này, giá trị vật tư và hàng hóa mua vào, cũng như giá trị hàng hóa mua trả lại, sẽ bao gồm cả VAT.
Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ
Tỷ giá hối đoái là giá trị của một đơn vị ngoại tệ so với đồng nội tệ, phản ánh giá của ngoại tệ trên thị trường Tỷ giá này được xác định dựa trên mối quan hệ cung cầu của thị trường ngoại tệ.
Quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán:
Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch ngoại tệ, kế toán cần quy đổi sang đơn vị tiền tệ thống nhất (USD) Việc quy đổi này phải dựa trên tỷ giá của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để ghi sổ.
Trong kế toán sử dụng 3 loại tỷ giá: Tỷ giá giao dịch, tỷ giá xuất và tỷ giá ghi nhận nợ.
Tỷ giá giao dịch, hay còn gọi là tỷ giá thực tế, là tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế Tỷ giá này được áp dụng trong các giao dịch liên quan đến doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, tài sản cố định, cũng như khi tăng tiền mặt, tiền gửi hoặc ghi tăng công nợ bằng ngoại tệ.
Tỷ giá xuất là tỷ giá được ghi nhận trên sổ kế toán trước thời điểm thanh toán, áp dụng cho các trường hợp giảm vốn bằng tiền ngoại tệ Tỷ giá này được tính theo phương pháp bình quân, FIFO hoặc theo từng giao dịch cụ thể.
Tỷ giá ghi nhận nợ là tỷ giá được ghi chép trong sổ kế toán tại thời điểm phát sinh giao dịch mua bán Tỷ giá này được áp dụng khi ghi giảm công nợ bằng ngoại tệ.
Cuối năm tài chính, kế toán cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ dựa trên tỷ giá giao dịch bình quân do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đó.
1.4.2.Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ.
* Nếu doanh nghiệp dùng tỷ giá thực tế:
-Khi phát sinh doanh thu , thu nhập khác bằng ngoại tệ căn cứ tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh ghi :
Nợ TK 131 : Tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch
Khi thu tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ từ khách hàng, tài khoản 511 và 711 sẽ sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch Trong trường hợp bên Có các tài khoản phải thu, cần áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi sang đồng tiền ghi sổ kế toán.
Nợ TK 111, 112: Tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch
Nợ TK 635 : Chi phí tài chính
Có Tk 131 :Tỷ giá ghi sổ kế toán
Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính -Khi thu các khoản nợ phải thu :
Nợ TK 111,112: Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ
Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ, TK 131 ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ Việc ghi nhận này có thể thực hiện đồng thời tại thời điểm thu nợ hoặc theo định kỳ, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá , ghi :
Nợ TK 635: Chi phí tài chính
+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá , ghi
TK 515 ghi nhận doanh thu từ hoạt động tài chính Khi doanh nghiệp mua vật tư, hàng hóa, tài sản cố định hoặc dịch vụ mà chưa thanh toán bằng ngoại tệ, cần căn cứ vào tỷ giá giao dịch tại thời điểm thực hiện giao dịch.
Có 331 : Phải trả người bán -Khi thanh toán nợ phải trả bằng ngoại tệ :
Trong trường hợp bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có các tài khoản tiền, cần áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi sang đồng tiền ghi sổ kế toán.
Nợ TK 331 - Tỷ giá ghi sổ kế toán
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 111 ,112 (tỷ giá ghi sổ kế toán)
TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính ghi nhận doanh thu từ các hoạt động tài chính Khi bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có các tài khoản tiền, cần áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi sang đồng tiền ghi sổ kế toán.
+ Khi thanh toán nợ phải trả:
Việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái cho tài khoản 111 và 112 được thực hiện đồng thời với thanh toán nợ phải trả hoặc theo định kỳ, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính
Có TK 331 + Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, ghi:
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính
Nhiệm vụ của công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán
Tổ chức ghi chép là cần thiết để theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu và phải trả, chi tiết theo từng đối tượng và từng khoản nợ Việc này giúp đôn đốc thanh toán kịp thời, từ đó tránh tình trạng chiếm dụng vốn hiệu quả.
Đối với khách hàng có nợ thường xuyên hoặc số dư nợ lớn, việc kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số còn nợ là cần thiết vào cuối niên độ kế toán Nếu cần, doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng xác nhận thông tin này bằng văn bản.
- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỉ luật.
- Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý phù hợp.
Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán chi tiết, tổng hợp là cần thiết để phản ánh chính xác công nợ phải thu và phải trả Cần xây dựng quy trình kế toán chi tiết và tổng hợp thanh toán với người mua, người bán một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và chế độ hiện hành.
Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh cần được ghi chép vào sổ nhật ký, đặc biệt là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của nghiệp vụ Sau đó, số liệu từ các sổ nhật ký sẽ được chuyển vào Sổ Cái của các tài khoản liên quan Các loại sổ chủ yếu bao gồm
- Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
1.6.2.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung.
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán theo hình thức nhật ký chung.
Quan hệ đối chiếu kiểm tra:
Hàng ngày, dựa vào chứng từ đã kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung được sử dụng để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, thì các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý và cuối năm, cần tổng hợp tất cả số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, đảm bảo số liệu khớp đúng giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, các số liệu này sẽ được sử dụng để lập các báo cáo tài chính.
Theo nguyên tắc kế toán, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh cần phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Nhật ký chung.
Sổ nhật kí đặc biệt
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ GIAO NHẬN VẬN TẢI PHÚC SƠN
Khái quát về Công ty Cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn
2.1.1 Lịch sử hình thành của công ty Cổ phần thương mại và giao nh ậ n vận tải Phúc Sơn
• Tên công ty: CÔNG TYCỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ GIAO NHẬN VẬN TẢI PHÚC SƠN.
• Tên giao dịch: PHUC SON COMPANY. o Địa chỉ: Số 39/140 Đình Đông, phường Đông Hải ,quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng.
• Vốn điều lệ : 1.500.000.000 (Một tỷ năm trăm triệu đồng).
• Người đại diện pháp lý: Nguyễn Thị Lan.
• Loại hình doanh nghiệp : Công ty cổ phần
• Quy mô : Doanh nghiệp vừa và nhỏ
Công ty Cổ Phần Thương Mại Và Giao Nhận Vận Tải Phúc Sơn thành lập ngày
Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0201314976 do sở kế hoạch đầu tư thành phố Hải Phòng cấp.
Công ty Cổ phần Thương mại và Giao nhận Vận tải Phúc Sơn, mặc dù mới thành lập và hoạt động hơn 4 năm, đã nhanh chóng xây dựng được uy tín và khẳng định thương hiệu trong lĩnh vực dịch vụ vận tải tại Hải Phòng cũng như nhiều tỉnh, thành phố khác.
Khi mới thành lập, công ty Cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn hoạt động với quy mô nhỏ, vốn ít và đội ngũ công nhân hạn chế Mặc dù gặp nhiều khó khăn và thiếu thốn về trang thiết bị, lãnh đạo công ty vẫn kiên quyết theo đuổi mục tiêu khẳng định uy tín và thương hiệu của mình.
Ngày nay, công ty đã vượt qua những khó khăn trong giai đoạn khởi nghiệp và khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường Với sự phát triển không ngừng và mở rộng quy mô hoạt động, công ty đang đầu tư mạnh mẽ vào các tài sản phục vụ dịch vụ vận tải, đồng thời xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.
2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần thương m ạ i và giao nhận vận tải Phúc Sơn
Ngành nghề chính của công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn là vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
2.1.3 Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động và định hướng phát triển trong tương lai
Trong quá trình hoạt động của mình công ty có nhiều thuận lợi nhưng cũng gặp nhiều khó khăn.
+ Đội ngũ nhân viên trẻ, có năng lực, tinh thần trách nhiệm cao với công việc.
Công ty sở hữu trang thiết bị hiện đại với đầy đủ máy tính và phương tiện thông tin liên lạc, đảm bảo phục vụ tối ưu cho công việc của nhân viên và hoạt động kinh doanh hiệu quả.
+ Môi trường làm việc có tính chuyên nghiệp cao khi các phòng ban được phân công rõ ràng và nhất quán.
+ Hình thức vận chuyển hàng của công ty bằng đường bộ được sử dụng khá phổ biến hiện nay.
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thuận lợi, nhưng vẫn phải đối mặt với không ít khó khăn trong hoạt động Sự gia tăng đối thủ cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ đang chiếm lĩnh thị trường, tạo ra thách thức lớn cho công ty.
+ Rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng.
+ Khối lượng luân chuyển hàng hóa hạn chế hơn so với các loại hình vận
2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty c ổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn
Chức năng của từng phòng ban
▪ Ban giám đốc công ty :
-Là người đứng đầu có quyền lực cao nhất và là người chịu mọi trách nhiệm của công ty, kiểm soát mọi hoạt động của công ty.
-Là người chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật về mọi hoạt động đối nội và đối ngoại của công ty
-Đưa ra phương án và kế hoạch kinh doanh để khai thác hàng hóa.
-Phòng này có trách nhiệm thực hiện các hợp đồng cung cấp dịch vụ.
-Làm công tác tiếp thị kinh doanh và tổ chức bán hàng
-Quảng bá dịch vụ và thương hiệu hiệu quả
-Chủ động nghiên cứu thị trường
-Điều hành thực hiện dịch vụ vận tải ( xe, các lái xe )
Ghi chép đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày là rất quan trọng, giúp theo dõi toàn bộ tài sản hiện có của doanh nghiệp Đồng thời, việc này cũng cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động kinh tế và tài chính của công ty.
2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chính sách k ế toán áp d ụ ng tại
Công ty Cổ phần thương mại và giao nh ậ n vận tải Phúc sơn
2.1.5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy k ế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
Nhiệm vụ chính của kế toán là thu thập và xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc, đảm bảo tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán Công việc này bao gồm ghi chép, tính toán để phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, cũng như quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch thu, chi tài chính là rất quan trọng Cần giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, cũng như các nghĩa vụ thu, nộp và thanh toán nợ Ngoài ra, việc kiểm tra quản lý và sử dụng tài sản, cùng với nguồn hình thành tài sản, cũng cần được thực hiện một cách chặt chẽ.
-Trực tiếp thu chi tiền mặt, tiếp nhận chứng từ ngân hàng theo dõi số dư tài khoản tại các ngân hàng.
-Thực hiện việc ghi chép sổ quỹ.
2.1.5.2 Chính sách k ế toán áp dụng tại công ty C ổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn
✓ Công ty áp dụng hình thức kế toán:Nhật ký chung
- Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ do Bộ Tài Chính ban hành theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
-Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
-Phương pháp khấu hao TSCĐ theo đường thẳng.
- Tính giá vốn hàng xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền cả kì
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng (VNĐ)
❖ Hình thức sổ kế toán
Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung, trong đó tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính được ghi chép vào sổ nhật ký theo trình tự thời gian và định khoản kế toán tương ứng Dữ liệu từ các sổ nhật ký sau đó được chuyển vào Sổ cái để phản ánh từng nghiệp vụ phát sinh.
Hệ thống sổ sách mà công ty đang sử dụng bao gồm:
-Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, dựa trên số liệu từ sổ Nhật ký chung, các thông tin sẽ được chuyển vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý và cuối năm, cần tổng hợp toàn bộ số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, đảm bảo số liệu trên sổ cái khớp đúng với bảng tổng hợp chi tiết từ các sổ và thẻ kế toán, từ đó sử dụng để lập các báo cáo tài chính.
Theo nguyên tắc kế toán, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải tương đương với tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Nhật ký chung.
Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công
2.2.1 Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và giao nh ậ n vận tải Phúc Sơn
•Phương thức thanh toán áp dụng tại công ty CPTM và giao nhận vận tải Phúc Sơn
Công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn hiện đang áp dụng hai phương thức thanh toán linh hoạt: thanh toán trả ngay và thanh toán chậm trả.
Phương thức thanh toán trả ngay cho phép doanh nghiệp nhận tiền ngay lập tức từ khách hàng khi cung cấp sản phẩm Hình thức thanh toán này có thể thực hiện bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
Phương thức thanh toán chậm trả cho phép doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng mà chưa nhận được tiền ngay Kế toán sẽ theo dõi công nợ phải thu của khách hàng thông qua sổ chi tiết tài khoản 131 và ghi nhận nợ phải trả người bán qua sổ chi tiết tài khoản 331.
•Hình thức thanh toán áp dụng tại công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn
Công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn áp dụng hai hình thức thanh toán chính là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán qua chuyển khoản.
+Hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường được doanh nghiệp áp dụng cho đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng.
Doanh nghiệp thường áp dụng hình thức thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng cho các đơn hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng Đối với những đơn hàng có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 20 triệu đồng, việc thanh toán sẽ được thực hiện qua tiền gửi ngân hàng nếu có sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.
2.2.2 Kế toán thanh toán với người mua tại công ty C ổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn
-Giấy báo có của ngân hàng
Tài khoản sử dụng: TK131 - phải thu của khách hàng
Sổ sách sử dụng: sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 131, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, bảng tổng hợp phải thu của khách hàng
Sổ chi tiết phải thu khách hàng
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp phải thu khách hàng
Sơ đồ 2.4: Kế toán thanh toán với người mua tai Công ty Cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn
Hàng ngày, các chứng từ được kiểm tra và ghi sổ, bắt đầu từ việc ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Dựa trên số liệu từ sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK 131, TK 511, TK 3331 và sổ chi tiết TK 131 - phải thu của khách hàng Từ sổ chi tiết này, lập bảng tổng hợp phải thu của khách hàng Cuối kỳ, cuối quý và cuối năm, tổng hợp số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ cái, bảng cân đối và bảng tổng hợp, các thông tin này được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Ví dụ 1: Ngày 30/11/2017 vận chuyển hàng cho công ty cổ phần sản xuất và thương mại Phúc Tiến 4.125.000 chưa thanh toán.
Biểu số 1:Hóa đơn GTGT số 0000035
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: AA/16P Số: 0000035 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH TM VÀ GIAO NHẬN VẬN TẢI PHÚC SƠN
Mã số thuế: 0201314976 Địa chỉ: Số 39/140 Đình Đông, phường Đông Hải,quận Lê Chân,thành phố Hải Phòng Điện thoại: 0313.37510665
Họ tên người mua hàng:………
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Phúc Tiến có địa chỉ tại Lô 42C, KCN Quang Minh, thị trấn Quang Minh, huyện Mê Linh, thành phố Hà Nội.
Hình thức thanh toán: CK Số TK: ………
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Từ Hải Phòng tới Hà
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 375.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 4.125.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu một trăm hai mươi lăm ngàn đồng chẵn
(Ký, họ tên) Người bán hàng
(Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, họ tên)
Ví dụ 2: Ngày 09/12/2017 Vận chuyển hàng và phí thủ tục hàng xuất cho công ty cổ phần may Vạn Xuân.
Biểu số 2: Hóa đơn GTGT số 0000041
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: AA/16P Số: 0000041 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH TM VÀ GIAO NHẬN VẬN TẢI PHÚC SƠN
Mã số thuế: 0201314976 Địa chỉ: Số 39/140 Đình Đông, phường Đông Hải,quận Lê Chân,thành phố Hải Phòng Điện thoại: 0313.37510665
Họ tên người mua hàng:………
Tên đơn vị: Công ty cổ phần May Vạn Xuân Địa chỉ:Phố cầu huyện ,thị trấn Thiên Tân ,huyện Hoa Lưu ,tỉnh Ninh Bình ,Việt Nam
Hình thức thanh toán: CK Số TK: ………
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
- Phí thủ tục hàng xuất
Từ Hải Phòng tới Hà
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 200.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 2.200.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm ngàn đồng chẵn
(Ký, đóng dấu, họ tên)
Ví dụ 3:Ngày 09/12/2017 Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Phúc Tiến thanh toán cước vận chuyển cho công ty 50.000.000 đồng bằng chuyển khoản.
Biểu số 3: Giấy báo có của ngân hàng Công thương Hải Phòng
Kính gửi: CÔNG TY CỔ PHẦN TM VÀ GIAO NHẬN VẬN TẢI PHÚC SƠN
Ngân hàng TMCP Công thương xin trân trọng thông báo: tài khoản của Quý khách hàng đã được ghi Có với nội dung như sau:
Số tài khoản ghi Có: 102010000449478
Số tiền bằng chữ: Năm mươi triệu đồng chẵn.
Nội dung: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Phúc Tiến thanh toán cước vận chuyển cho công ty Phúc Sơn.
GIAO DỊCH VIÊN KIỂM SOÁT
Ví dụ 4:Ngày 25/12/2017 công ty cổ phần may Vạn Xuân thanh toán cước vận chuyển 15.000.000 đồng bằng chuyển khoản.
Biểu số 4: Giấy báo có của ngân hàng Công thương Hải Phòng
Kính gửi: CÔNG TY CỔ PHẦN TM VÀ GIAO NHẬN VẬN TẢI PHÚC SƠN
Ngân hàng TMCP Công thương xin trân trọng thông báo: tài khoản của Quý khách hàng đã được ghi Có với nội dung như sau:
Số tài khoản ghi Có: 102010000644495
Số tiền bằng chữ: Mười lăm triệu đồng chẵn.
Nội dung: Công ty cổ phần Vạn Xuân thanh toán cước vận chuyển cho công ty Phúc Sơn.
GIAO DỊCH VIÊN KIỂM SOÁT
Biểu số 5 là mẫu trích sổ Nhật ký của Công ty Cổ phần Thương mại và Giao nhận Vận tải Phúc Sơn, với mẫu số S03a-DNN Địa chỉ của công ty là số 39/140 Đình Đông, Phường Đông Hải.
Quận Lê Chân, TP Hải Phòng (Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC
Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
Năm 2017 Đơn vị tính: VNĐ
GS Chứng từ SHTK Số tiền
0012 29/01 Mua dầu Diezel của công ty xăng dầu chưa thanh toán
Vận chuyển hàng cho công ty Phúc Tiến
Vận chuyển hàng, phí thủ tục hàng xuất cho công ty cổ phần may Vạn Xuân
Công ty sản xuất và thương mại Phúc Tiến thanh toán bằng chuyển khoản
Công ty cổ phần may Vạn Xuân thanh toán bằng chuyển khoản
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi họ tên) (ký, ghi họ tên) (ký tên, đóng dấu)
Biểu số 6: Trích Sổ cái TK 131 của Công ty cổ phần Thương mại và Giao nhận Vận tải Phúc Sơn, địa chỉ tại số 39/140 Đình Đông, Phường Đông Hải Mẫu số: S03b-DNN.
Quận Lê Chân, TP Hải Phòng (Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC
Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
Năm 2017 Tên tài khoản:Phải thu khách hàng
Số hiệu : 131 Đơn vị tính: VNĐ
30/06 HĐ0000025 30/06 Vận chuyển hàng cho công ty Cường Phát
30/11 HĐ0000035 30/11 Vận chuyển hàng cho công ty Phúc Tiến
Vận chuyển hàng ,phí thủ tục hàng xuất cho công ty cổ phần may Vạn Xuân
Công ty Phúc Tiến thanh toán bằng chuyển khoản
Xuân thanh toán bằng chuyển khoản
-Số này có… trang,đánh số từ trang số 01 đến trang…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi họ tên) (ký, ghi họ tên) (ký tên, đóng dấu)
Biểu số 37 trình bày trích sổ chi tiết thanh toán với người mua của Công ty Cổ phần Thương mại và Giao nhận Vận tải Phúc Sơn Địa chỉ công ty là số 39/140 Đình Đông, Phường Đông Hải, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng.
Mẫu số: S13 – DNN (Ban hành theo TT133/2016/TT- BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Tài khoản: 131 Đối tượng: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Phúc Tiến
Năm 2017 Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Số phát sinh Số dư
S Số hiệu NT Diễn giải TKĐ Ư Nợ Có Nợ Có
28/09 HĐ0000030 28/09 Vận chuyển hàng cho công ty
30/11 HĐ0000035 30/11 Vận chuyển hàng cho công ty
48 09/12 Công ty Phúc Tiến thanh toán cước v/c bằng chuyển khoản 112 50.000.000 186.760.000
16/12 HĐ0000050 16/12 Vận chuyển hàng cho công ty
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu số 8: Trích sổ chi tiết thanh toán với người mua của Công ty Cổ phần Thương mại và Giao nhận Vận tải Phúc Sơn, địa chỉ tại số 39/140 Đình Đông, Phường Đông Hải, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng.
Mẫu số: S13 – DNN (Ban hành theo TT133/2016/TT- BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Tài khoản: 131 Đối tượng: Công ty cổ phần may Vạn Xuân
Năm 2017 Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Số phát sinh Số dư
S Số hiệu NT Diễn giải TKĐƯ
040 08/12 Vận chuyển hàng cho công ty Vạn Xuân 3331 420.000 328.465.000
09/12 041 09/12 Vận chuyển hàng cho công ty Vạn Xuân 3331 200.000 330.665.000
00354 25/12 Công ty Vạn Xuân thanh toán cước v/c bằng chuyển khoản 112 15.000.000 310.350.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu số 9 là bảng tổng hợp phải thu khách hàng của Công ty Cổ phần Thương mại và Giao nhận Vận tải Phúc Sơn, có địa chỉ tại số 39/140 Đình Đông, Phường Đông Hải, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng Mẫu số được sử dụng là S13-DNN.
(Ban hành theo TT133/2016/TT- BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính)
BẢNG TỔNG HỢP PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
Năm 2017 Đơn vị tính : VNĐ
Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ
Tên khách hàng Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Công ty TNHH TM và tiếp cận
Công ty TNHH logistics Hà Linh 83.930.000 83.930.000
……… ……… ………… ……… Công ty cổ phần may Vạn Xuân 248.870.000 567.420.000 428.630.000 387.660.000
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Phúc Tiến 255.800.000 1.232.148.400 1.308.406.000 179.542.400
Công ty TNHH Dụng cụ thể thao
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.2 Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại công ty
▪ Giấy báo nợ của ngân hàng
Tài khoản sử dụng: TK 331- Phải trả nhà cung cấp
Sổ sách sử dụng: Sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 331, sổ chi tiết phải trả người bán, bảng tổng hợp phải trả người bán.
Hàng ngày, kế toán ghi chép vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết phải trả người bán dựa trên chứng từ đã kiểm tra Sau đó, thông tin từ Nhật ký chung được chuyển vào sổ cái TK 331 Cuối cùng, từ sổ chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp phải trả người bán.
Cuối kỳ, cuối quý và cuối năm, cần tổng hợp tất cả số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết, chúng ta tiến hành lập các báo cáo tài chính.
Bảng tổng hợp phải trả người bán
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết phải trả người bán
Sơ đồ 2.5: Quy trình kế toán thanh toán với người bán tại công ty cổ phần thương mại và giao nhận Phúc Sơn
Ví dụ 5 Ngày 23/07/2017, Công ty mua bộ máy tính ĐNA của công ty TNHH công nghệ số Sao Mai với trị giá 6.850.000 chưa thanh toán.
Biểu số 10:Hóa đơn GTGT số 0000053
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 23 tháng 07 năm 2017
Ký hiệu : SM/16P Số: 0000053 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SỐ SAO MAI
Mã số thuế: 0201245169 Địa chỉ: Số 8/274 Đường Ngô Quyền,Phường Vạn Mỹ ,Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng Điện thoại: 0313.629.972
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn
Mã số thuế: 0201314976 Địa chỉ: Số 39/140 Đình Đông- Phường Đông Hải –Quận Lê Chân – Hải Phòng
Hình thức thanh toán: CK /TM Số tài khoản:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Bộ máy tính ĐNA Bộ 1 6.227.273 6.227.273
Tổng cộng tiền thanh toán 6.850.000
Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
(Đã ký và đóng dấu)
( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận HĐ)
(Nguồn : trích từ phòng kế toán đơn vị)
Ví dụ 6: Ngày 26/07/2017 phí gửi xe 8 đầu kéo (1/7/2017 đến 31/07/2017)của công ty cổ phần Hưng Đạo container tại Hải Phòng trị giá 8.800.000 theo hóa đơn số 0000056 chưa thanh toán.
Biếu số 11: Hóa đơn GTGT số 0000056
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 26 tháng 07 năm 2017
Ký hiệu : TH/14P Số: 0000056 Đơn vị bán hàng:CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG ĐẠO CONTAINER TẠI HẢI PHÒNG
Mã số thuế: 0301411035 - 003 Địa chỉ: Lô 26 Khu Hạ Đoạn 2, phường Đông Hải 2, quận Hải An ,thành phố Hải Phòng Điện thoại: 0313.3765650
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn
Mã số thuế: 0201314976 Địa chỉ: Số 39/140 Đình Đông ,phường Đông Hải ,quận Lê Chân,thành phố Hải Phòng
Hình thức thanh toán: CK /TM Số tài khoản:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thu phí gửi 8xe đầu kéo
Tổng số tiền thanh toán 8.800.000
Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu tám trăm nghìn đồng chẵn.
(Đã ký và đóng dấu)
( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, Giao nhận HĐ)
(Nguồn : trích từ phòng kế toán đơn vị)
Ví dụ 7: NGày 20/12/2017 công ty thanh toán tiền cho công ty TNHH công nghệ số Sao Mai số tiền 340.950.000 bằng chuyển khoản.
Biểu số 12: Ủy nhiệm chi ỦY NHIỆM CHI Số/No:231 (PAYMENT ORDER)
Ngày (date) : 20/12/2017 Tên đơn vị chuyển tiền : Công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn
Tại ngân hàng : SHB-PGD Niệm Nghĩa , cầu Niệm ,Hải Phòng
Tên đơn vị nhận tiền : Công ty TNHH công nghệ số Sao Mai
CMND/hộ chiếu số:…………Ngày cấp:……… Nơi cấp:………
Ngân hàng :Công thương Hải Phòng
Số tiền bằng chữ: Ba trăm bốn mươi triệu chín trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Nội dung: ĐƠN VỊ CHUYỂN TIỀN
NGÂN HÀNG A Ngày ghi sổ Giao dịch viên kiểm soát
NGÂN HÀNG BNgày ghi sổGiao dịch viên kiểm soát
Ví dụ 8: Ngày 19/12/2017, công ty thanh toán tiền cho công ty cổ phần Hưng Đạo container số tiền 35.880.000 bằng chuyển khoản.
Biểu số 13: Ủy nhiệm chi ỦY NHIỆM CHI Số/No:230 (PAYMENT ORDER)
Ngày (date) : 19/12/2017 Tên đơn vị chuyển tiền : Công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc
Tại ngân hàng : SHB-PGD Niệm Nghĩa , cầu Niệm ,Hải Phòng
Tên đơn vị nhận tiền : Công ty cổ phần Hưng Đạo container
CMND/hộ chiếu số:…………Ngày cấp:……… Nơi cấp:………
Ngân hàng : SHB-PGD Sông cấm ,Hải Phòng
Số tiền bằng chữ: Ba mươi lăm triệu tám trăm tám mươi ngàn đồng chẵn
Nội dung: ĐƠN VỊ CHUYỂN TIỀN
Kế toán trưởng Chủ tài khoản
NGÂN HÀNG A Ngày ghi sổ Giao dịch viên kiểm soát
NGÂN HÀNG BNgày ghi sổGiao dịch viên kiểm soát
Biểu số 14: Trích sổ Nhật kí chung
Mẫu số S03a-DNN được ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, áp dụng cho Công ty CP TM và Giao nhận Vận tải Phúc Sơn Địa chỉ công ty tọa lạc tại 39/140 Đình Đông, phường Đông Hải, thành phố Hải Phòng.
Năm 2017 Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ SHTK Số tiền
NTGS SH NT Diễn giải
053 23/07 Mua bộ máy tính ĐNA của công ty TNHH công nghệ số Sao Mai
Phí gửi xe 8 đầu kéo của công ty cổ phần Hưng Đạo container
Thanh toán tiền cho công ty cổ phần Hưng Đạo container 331
231 20/12 Thanh toán tiền cho công ty TNHH công nghệ số Sao Mai
-Sổ này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi họ tên) (ký, ghi họ tên) (ký tên, đóng dấu)
(Nguồn : trích từ phòng kế toán đơn vị)
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ GIAO NHẬN VẬN TẢI PHÚC SƠN
Đánh giá thực trạng thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn
cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn.
Trong bối cảnh nền kinh tế biến động, hoạt động kinh doanh và sự phát triển của doanh nghiệp gặp nhiều thách thức Tuy nhiên, nhờ vào khả năng lãnh đạo xuất sắc của ban Giám đốc và tinh thần đoàn kết, năng động, nhiệt huyết của đội ngũ nhân viên, công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể trong kinh doanh và ngày càng nhận được sự tín nhiệm từ khách hàng.
Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn, tôi nhận thấy công tác kế toán, đặc biệt là kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, có nhiều ưu điểm nhưng cũng tồn tại một số hạn chế.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách hợp lý với phân công nhiệm vụ rõ ràng Đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm phong phú, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời.
Công ty sử dụng hệ thống sổ sách kế toán Nhật ký chung, một hình thức đơn giản và dễ hiểu Hệ thống này giúp thu nhận, xử lý thông tin hiệu quả và cung cấp dữ liệu phù hợp với năng lực, trình độ và yêu cầu quản lý của công ty.
Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ trong kế toán đã được thực hiện đầy đủ theo các yêu cầu bắt buộc của Bộ Tài Chính Quy trình này đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả trong việc quản lý và xử lý chứng từ.
Việc tổ chức, lưu trữ chứng từ khoa học, đầy đủ, dễ kiểm tra và kiểm soát tạo điều kiện cung cấp thông tin đầy đủ ,chính xác.
Về hệ thống tài khoản : Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản đúng theo
Thông TT 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ Tài Chính.
Công tác hạch toán kế toán thanh toán tại công ty được thực hiện kịp thời thông qua việc sử dụng sổ chi tiết để theo dõi công nợ của người mua và người bán Việc theo dõi chi tiết này giúp cho hạch toán tổng hợp diễn ra nhanh chóng và hiệu quả Kế toán cung cấp thông tin chính xác về tình hình công nợ, giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình tài chính của công ty và xây dựng chiến lược phù hợp.
Công ty đã thực hiện việc theo dõi công nợ phải thu và phải trả của khách hàng một cách khoa học và chính xác, nhằm đảm bảo sự hài lòng cho cả khách hàng lẫn nhà cung cấp.
Công ty áp dụng nhiều phương thức thanh toán đa dạng như tiền mặt và chuyển khoản, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng và đặc điểm của đơn hàng.
Mặc dù công tác kế toán và kế toán thanh toán với người mua, người bán đã mang lại nhiều kết quả tích cực, công ty vẫn cần khắc phục và hoàn thiện những hạn chế hiện tại.
Quản lý công nợ là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của công ty Hiện tại, công ty chưa áp dụng biện pháp quản lý công nợ hiệu quả, dẫn đến tình trạng nhiều khách hàng thanh toán chậm hạn Do đó, công ty cần tăng cường quản lý công nợ chặt chẽ để đảm bảo khách hàng thanh toán đúng hạn Số vòng quay lưu động thấp ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh của công ty.
Công ty chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán sớm, điều này dẫn đến việc không khuyến khích khách hàng, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến sự quay vòng vốn lưu động.
Công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn hiện đang gặp phải tình trạng nợ quá hạn từ một số khách hàng, và việc chưa lập đủ dự phòng phải thu khó đòi có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình tài chính Để cải thiện tình hình, công ty có thể tham khảo quy định về trích lập dự phòng theo Thông tư 228/2009/TT-BTC ban hành ngày 07/12/2009 Hơn nữa, việc sử dụng Excel trong công tác kế toán hiện tại không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót.
Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công
Nền kinh tế thị trường mang lại nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp, nhưng cũng đi kèm với nhiều khó khăn và thách thức Doanh nghiệp nào biết khắc phục những khó khăn sẽ có cơ hội bền vững và hội nhập với sự phát triển toàn cầu Trong những năm gần đây, Việt Nam đã nỗ lực hoàn thiện các chuẩn mực kế toán nhằm thu hẹp khoảng cách với kế toán quốc tế, từ đó tạo ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp phát triển và hội nhập.
Công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn cần điều chỉnh phương pháp hạch toán kế toán để phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán mới Việc này không chỉ giúp công ty tuân thủ quy định mà còn tạo cơ hội cho sự phát triển nhanh chóng và hòa nhập với sự tiến bộ của xã hội.
Yêu cầu và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán
Để hoàn thiện quy trình thanh toán giữa người mua và người bán tại công ty, cần xác định các phương hướng và biện pháp phù hợp, đảm bảo đáp ứng những yêu cầu cần thiết.
Hoàn thiện công tác kế toán cần tuân thủ các chính sách kinh tế của nhà nước và chế độ kế toán do Bộ Tài Chính quy định Việc tuân thủ chính sách này đảm bảo thông tin kế toán nhất quán, giúp nâng cao hiệu quả kiểm tra và kiểm soát của nhà nước Các thông tin kế toán được lập theo quy định sẽ cung cấp dữ liệu chất lượng, hữu ích cho quá trình phân tích, đánh giá và kiểm tra hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán là rất quan trọng để đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời, phản ánh chính xác các hoạt động tài chính của công ty Việc thông tin bị dồn ứ và không được cung cấp kịp thời có thể ảnh hưởng đến khả năng quản trị nội bộ và xử lý tình huống xấu trong doanh nghiệp Hơn nữa, nếu các đối tượng bên ngoài như ngân hàng và nhà đầu tư không nhận được thông tin kịp thời, công ty có thể mất cơ hội đầu tư và để lại ấn tượng xấu với các đối tác, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trong tương lai.
Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán cần đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả Mọi phương án cải tiến trong kế toán thanh toán với người mua, người bán đều phải xem xét chi phí như lương nhân viên và chi phí tài chính Chỉ khi hiệu quả đạt được lớn hơn chi phí bỏ ra, phương án mới được triển khai.
Nội dung và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn
3.4.1 Giải pháp 1: Tăng cường quản lý công nợ.
➢ Lập hồ sơ theo dõi khách hàng
Một hồ sơ khách hàng được trình bày khoa học và cập nhật liên tục sẽ giúp người quản lý nắm bắt đầy đủ thông tin về từng khách hàng Dưới đây là một số mẫu hồ sơ theo dõi khách hàng mà tôi xin đề xuất.
HỒ SƠ THEO DÕI KHÁCH HÀNG
Khách hàng: [Tên khách hàng] - Tên viết tắt: [Tên viết tắt] Địa chỉ: [Địa chỉ] - Điện thoại: [Điện thoại] - Số Fax: [Số Fax] Địa chỉ thư điện tử: [Địa chỉ thư điện tử] Loại hình đăng ký doanh nghiệp: [Công ty cổ phần/Công ty TNHH…] Ngành nghề đăng ký kinh doanh: [Ngành nghề đăng ký kinh doanh].
Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Mã doanh nghiệp) Ngày cấp………/……./………Nơi cấp
Mã số thuế Tài khản ngân hàng Người đại diện theo pháp luật………ĐT Người giao dịch……… ĐT
Ví dụ: Hồ sơ theo dõi khách hàng công ty cổ phần vận tải và thương mại Xuân
HỒ SƠ THEO DÕI KHÁCH HÀNG
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI XUAN TRUONG HAI, viết tắt là TRUONG HAI HOLDINGS, Inc, có địa chỉ tại 783 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Đông Hải 1, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng.
Phố Hải Phòng cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ Để liên hệ, bạn có thể gọi điện thoại đến số 0225.3629.929 hoặc gửi fax cùng số này Công ty được đăng ký dưới hình thức công ty cổ phần Thông tin chi tiết có thể được gửi qua địa chỉ thư điện tử.
Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Mã doanh nghiệp): 0200596220
Ngày cấp13/01/2004 Nơi cấp: Cục thuế tỉnh Hải Phòng
Mã số thuế: Tên ngân hàng: Ngân hàng Công Thương thành phố Hải Phòng
Số tài khoản: 112000010261 Người đại diện theo pháp luật: Đoàn Thanh Hải ĐT: 0987508999 Người giao dịch: Nguyễn Thị Thanh…… ĐT: 097037799
Giải pháp đối chiếu công nợ định kỳ vào cuối tháng giúp công ty quản lý chặt chẽ các khoản nợ với người mua và người bán Việc này cho phép theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải thu và phải trả, từ đó xây dựng kế hoạch đôn đốc thu hồi vốn sớm nhất Đồng thời, công ty cũng có thể lập kế hoạch thanh toán các khoản nợ phải trả, tránh tình trạng nợ quá hạn.
Với công nợ phải trả công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp gửi biên bản đối chiếu công nợ.
Với công nợ phải thu, công ty có thể tham khảo biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng theo mẫu sau.
GNVT PHÚC SƠN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hải Phòng, Ngày … tháng … năm….
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế
-Căn cứ vào tình hình thanh toán thực tế.
Hôm nay, ngày…tháng…năm…Tại văn phòng công ty…,chúng tôi gồm có:
1 Bên A (Bên bán): CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ GIAO
NHẬN VẬN TẢI PHÚC SƠN
-Địa chỉ:Số 39/140 Đình Đông ,Phường Đông Hải ,Quận Lê Chân ,Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
-Đại diện: Nguyễn Thị Lan Chức vụ: Giám đốc
Cùng nhau đối chiếu giá trị cụ thể như sau :
Công nợ đầu kì đồng
Số phát sinh trong kì:
Ngày tháng Số hóa đơn Đã thanh toán Còn nợ Thành tiền
3 Số tiền bên B đã thanh toán đồng
4 Kết luận: Tính đến hết ngày………….bên B phải thanh toán cho công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn số tiền là :……….
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để làm cơ sở cho việc thanh toán sau này Nếu trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận biên bản đối chiếu công nợ mà Công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn không nhận được phản hồi từ Quý công ty, thì công nợ trên sẽ được coi là đã được chấp nhận.
Ví dụ: Biên bản đối chiếu công nợ Công ty cổ phần vận tải Duy Lượng
GNVT PHÚC SƠN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hải Phòng, ngày 30 tháng 06 năm 2017
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế
-Căn cứ vào tình hình thanh toán thực tế.
Hôm nay, ngày 30 tháng 06 năm 2017 Tại văn phòng Công ty cổ phần TM và giao nhận vận tải Phúc Sơn, chúng tôi gồm có:
1 Bên A (Bên bán): CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ GIAO
NHẬN VÂN TẢI PHÚC SƠN
-Địa chỉ: Số 39/140 Đình Đông ,Phường Đông Hải ,Quận Lê Chân ,Thành Phố Hải Phòng , Việt Nam
-Đại diện: Nguyễn Thị Lan Chức vụ: Giám đốc
2 Bên B (Bên mua): CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI DUY LƯỢNG
-Địa chỉ: Số 8/C137 Đà Nẵng, Phường Vạn Mỹ ,Quận Ngô Quyền , Thành Phố Hải Phòng ,Việt Nam
-Đại diện: Đồng Xuân Sùng Chức vụ: Giám đốc
Cùng nhau đối chiếu giá trị cụ thể như sau:
Công nợ đầu kì:237.600.000 đồng
Số phát sinh trong kì:
Ngày tháng Số hóa đơn Đã thanh toán Còn nợ Thành tiền
3 Số tiền bên B đã thanh toán: 246.558.880 đồng
4.Kết luận: Tính đến hết ngày 30/6 bên B phải thanh toán cho Công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn số tiền là: 237.600.000 đồng.
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này Nếu trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ mà Công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn không nhận được phản hồi từ Quý công ty, công nợ sẽ được coi là đã được chấp nhận.
Cuối kỳ Kết chuyển CPTC CKTT cho người mua
3.4.2 Giải Pháp 2: Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán
Công ty cổ phần thương mại và giao nhận vận tải Phúc Sơn hiện chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán nợ trước hạn Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và thu hồi vốn nhanh chóng, công ty cần xem xét việc triển khai chính sách chiết khấu thanh toán.
Tỷ lệ chiết khấu thanh toán hiện chưa có quy định thống nhất từ Bộ Tài Chính, do đó, các công ty có thể xác định mức chiết khấu dựa trên tình hình tài chính của mình, lãi suất tiền gửi thanh toán tại ngân hàng nơi mở tài khoản, và tham khảo từ một số doanh nghiệp cùng ngành có quy mô tương đương.
Tỷ lệ chiết khấu thanh toán cần được ghi rõ trong hợp đồng kinh doanh giữa hai bên, đây là điều kiện cần thiết để thực hiện chiết khấu thanh toán cho từng khách hàng.
Tài khoản sử dụng: TK 635: Chi phí tài chính
TK 635: Chí phí tài chính
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ trình tự hạch toán chiết khấu thanh toán
- Khi áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng:
Nợ TK 635: Chi phí tài chính
- Cuối kì kết chuyển chi phí tài chính sang TK 911:
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 635: Chi phí tài chính
Năm 2017, doanh nghiệp chủ yếu giao dịch qua tài khoản ngân hàng TMCP Công Thương với lãi suất tiền gửi tiết kiệm là 6%/năm và lãi suất cho vay là 10%/năm Để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, doanh nghiệp nên chọn tỷ lệ chiết khấu thanh toán cao hơn 6% nhưng không vượt quá 10% Tỷ lệ chiết khấu thanh toán hợp lý là 8%/năm, phù hợp với lãi suất của ngân hàng.
➢ Chiết khấu thanh toán được hưởng = Tổng số tiền thanh toán trước hạn x
Tỷ lệ chiết khấu x Số ngày thanh toán trước hạn.
Ngày 15/08/2017 vận chuyển hàng cho công ty Duy Lượng số tiền 495.000.000 chưa thu tiền Định khoản:
Vào ngày 25/08/2017, Công ty cổ phần vận tải Duy Lượng đã thanh toán toàn bộ 100% tiền hàng trị giá 25.000.000 đồng cho đơn hàng mua ngày 15/08/2017, mặc dù theo hợp đồng, thời hạn thanh toán là ngày 15/09/2017 Việc thanh toán trước 20 ngày này đã được kế toán ghi nhận để tính chiết khấu thanh toán cho công ty.
=> Kế toán doanh nghiệp thanh toán tiền chiết khâu cho công ty cổ phần vận tải Duy Lượng Định khoản:
3.4.3 Giải pháp 3: Dự phòng phải thu khó đòi
Hiện nay, việc lập dự phòng phải thu khó đòi là cần thiết để kiểm soát nguồn tài chính của công ty, giúp tránh tổn thất từ các khoản nợ khó đòi trong tương lai và bảo toàn vốn kinh doanh Dưới đây là các điều kiện và phương hướng lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của nhà nước.
Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản dự phòng cho giá trị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn hoặc những khoản nợ chưa quá hạn nhưng có khả năng không thu hồi được do khách nợ không đủ khả năng thanh toán.
Lập dự phòng phải thu khó đòi giúp công ty duy trì nguồn tài chính để bù đắp tổn thất từ các khoản nợ khó đòi có thể phát sinh trong năm kế hoạch Điều này không chỉ bảo toàn vốn kinh doanh mà còn đảm bảo công ty phản ánh chính xác giá trị các khoản nợ phải thu tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
