Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định KQKD tại Công ty Dược liệu TW - I

Luận văn : Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định KQKD tại Công ty Dược liệu TW - I

Lời nói đầu

Chúng ta muốn tồn tại trong xã hội ngày nay, chúng ta phải lao động,nói đến lao động trớc hết phải nói đến hoạt động sản xuất kinh doanh, trongđó vấn đề cần quan tâm nhất là hiệu quả kinh tế Đây là sự so sánh giữa toànbộ chi phí bỏ ra và kết quả thu lại đợc Muốn làm đợc điều này đòi hỏi mỗichúng ta phải có tri thức trong hoạt động sản xuất và quản lý.

Tiêu thụ hàng hoá là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinhdoanh, nó có vị trí đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp, nó góp phầnto lớn đến sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp.

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, khâu tiêu thụ hàng hoá của quátrình sản xuất, kinh doanh tại các doanh nghiệp gắn liền với thị trờng, luônluôn vận động và phát triển theo sự biến động phức tạp của các doanh nghiệp.Chính vì vậy, công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá, luôn luôn đợcnghiên cứu, tìm tòi, bổ xung để đợc hoàn thiện hơn, cả về lý luận lẫn thựctiễn, nhằm mục đích không ngừng nâng cao chất lợng hàng hoá, hiệu quả củasản xuất, hiệu năng của quản lý.

Trong những năm gần đây, thị trờng nớc ngoài là một vấn đề nổi trộivần quan tâm của các doanh nghiệp sản xuất hàng hoá Từ khi thực hiệnchính sách mở cửa Việt Nam đã thiết lập đợc nhiều mối quan hệ hợp tác th-ơng mại với nhiều nớc trên thế giới Ngợc lại hàng hoá của các nớc cũng trànvào Việt Nam với khối lợng khá lớn nên công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoácàng cần phải đợc hoàn thiện hơn.

Cùng với sự gia tăng của các doanh nghiệp sản xuất thuốc trong nớc vàkhối lợng thuocó trên thị trờng tăng với tốc độ nhanh cùng với chất lợng, đadạng về mẫu mã, phong phú về chủng loại Trong bối cảnh đó, mức độ cạnhtranh trên thị trờng thuốc phòng và chữa bệnh ngày càng gay gắt và quyếtliệt Để tồn tại và phát triển, ngoài việc sản xuất và cung cấp cho thị trờngmột khối lợng sản phẩm nhất định với chất lợng cao, chủng loại, mẫu mã phùhợp với các doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt công tác hạch toán thiêu thụhàng hoá.

Xây dựng tổ chức công tác hạch toán kế toán khoa học hợp lý là mộttrong những cơ sở cung cấp thông tin quan trọng nhất cho việc ra quyết địnhchỉ đạo, điều hành sản xuất, kinh doanh có hiệu quả Công tác kế toán nóichung, hạch toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng ở các doanh nghiệp đã đợc hoànthiện dần song mới chỉ đáp ứng đợc yêu câù của quản lý ở các doanh nghiệpvới mức độ còn hạn chế Bởi vậy, bổ sung và hoàn thiện hơn nữa công tác kếtoán nói chung, hạch toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng luôn là mục tiêu hàngđầu ở các doanh nghiệp.

1

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác hạch toán tiêu thụ hànghoá, trong thời gian thực tập tại Công ty Dợc liệu TW - I em đã đi sâu tìmhiểu và nghiên cứu lý luận của công việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá ở Côngty Hoạt động tiêu thụ hàng hoá của Công ty rất đa dạng và phong phú, cùngvới số vốn kiến thức ít ỏi học đợc trên ghế nhà trờng, em mạnh dạn chọn đề

tài"Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quảkinh doanh tại Công ty Dợc liệu TW - I".

Vì thời gian thực tập ngắn và bản thân em còn bị hạn chế nên đề tàikhông tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận đợc sự góp ý, chỉ đạochân tình của cô giáo để đề tài của em đợc hoàn thiện hơn.

Để làm đợc đề tài này, em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn tận tìnhcủa cô giáo Phạm Bích Chi và Ban lãnh đạo Công ty Dợc liệu TW - I vàPhòng kế toán Công ty đặc biệt là cô trởng Phòng kế toán - tài vụ - cử nhânNguyễn Hồng Minh.

Nội dung chính của đề tài gồm 3 phần:

Phần I : Lý luận chung về hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định

kết quả kinh doanh.

Phần II : Tình hình thực tế về công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định

kết quả kinh doanh tại Công ty Dợc liệu TW - I.

Phần III: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tiêu thụ

hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Dợcliệu TW - I.

1 Khái niệm và đặc diểm của hàng hoá.

Hàng hoá là sản phẩm đã kết thúc giai đoạn cuối cùng của một quytrình công nghệ sản xuất vầ đã đợc kiểm tra bảo đảm đủ tiêu chuẩn chất lợngvà có thểnhập kho hay đem bán.

Hàng hoá thực chất không giống nhau nhng có cùng đặc điểm: 2

- Hàng hoá là sản phẩm đã hoàn tất ở giai đoạn cuối cùng của quytrnhf công nghệ để dùng sản xuất ra hàng hoá đó, hoặc do các doanh nghiệpsản xuất ra hay do thuê ngoài gia công chế biến.

- Hàng hoá là bộ phận đem đi tiêu thụ chủ yếu của các doanh nghiệp

2 Tiêu thụ đợc thực hiện nh thế nào ?

Tiêu thụ hàng hoá là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hànghoá, tức là chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ trạng thái của vật chất tiền tệvà hình thành kết qủa của bán hàng, trong đó doanh nghiệp giao hàng chokhách hàng và khách hàng trả tiền cho doanh nghiệp theo giá thoả thuận.Thông qua quá trình tiêu thụ, nhu cầu của ngời sử dụng một phần nào đó đợcthoả mãn và giá trị của hàng hoá đó đợc thực hiện

Quá trình tiêu thụ cơ bản đợc chia làm hai giai đoạn :

- Giai đoạn thứ nhất: Đơn vị bán xuất giao hàng cho đơn vị mua thôngqua hợp đồng kinh tế đã đợc ký Đây là quá trình vận động của hàng hoá nh-ng cha xác định đợc kết quả của việc bán hàng.

- Giai đoạn thứ hai: Khi khách hàng nhận đợc hàng theo đúng chủngloại trên hợp đồng kinh tế, khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền Đếnđây quá trình bán hàng kết thúc, hàng hoá đợc coi là tiêu thụ và hình thànhkết quả kinh doanh

Những đặc điểm của quá trình tiêu thụ :

- Có sự thỏa thuận giữa ngời mua, ngời bán về số lợng, chất lợng chấtloại của hàng hoá trên cơ sở hợp đồng kinh tế.

- Có sự thay đổi quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hoá từng ngời bánsang ngời mua thông qua quá trình bán hàng.

- Ngời bán giao cho ngời mua một lợng hàng hoá và nhận đợc tiềnhoặc đợc chấp nhận thanh toán Khoản tiền này đợc gọi là doanh thu bánhàng, đợc dùng để bù đắp các khoản chi phí đã bỏ ra trong quá trình sản xuấtkinh doanh và hình thành nên kết quả của việc tiêu thu hàng hoá trong kỳ củadoanh nghiệp.

Tiêu thụ hàng hoá bao gồm :

- Tiêu thụ ra ngoài: Là việc bán hàng cho các đơn vị khác hoặc cá nhântrong và ngoài doanh nghiệp

- Tiêu thụ nội bộ: Là việc bán hàng giữa các đơn vị thành viên cùngtrong tổng công ty, tập đoàn

Khi tiêu thụ hàng hoá đợc thực hiện thì doanh nghiệp phải thực hiệnnghĩa vụ với Nhà nớc theo luật định tính trên khối lợng sản phẩm tiêu thụ rangoài doanh nghiệp hoặc tiêu thụ nội bộ

Giá bán đơn vị sản phẩm là giá bán thực tế ghi trên hoấ đơn GTGT, làcăn cứ đểtính doanh thu bán hàng thực hiện đợc trong kỳ.

3

3 Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá :

Có 4 phơng thức tiêu thụ hàng hoá chủ yếu.

a Phơng thức tiêu thụ trực tiếp :

Tiêu thụ trực tiếp là phơng thức giao hàng cho ngời mua trực tiếp tạikho (hoặc trực tiếp taị phân xởng không qua kho) của doanh nghiệp Hànghoá khi bàn giao cho khách hàng đợc khách hàng trả tiền hay chấp nhậnthanh toán, số hàng hoá này chính thức coi là tiêu thụ thì khi đó doanhnghiệp bán hàng mất quyền sở hữu về số hàng hoá đó Phơng thức này baogồm bán buôn bán lẻ:

- Bán buôn:

Bán buôn là quá trình bán hàng cho các đơn vị sản xuất các đn vị kinhdoanh thơng mại để tiếp tục đa vào quá trình sản xuất, gia công chế biến tạora sản phẩm mới hoặctiếp tục đợc chuyển bán Do đó đối tợng của bán buônrất đa dạng và phong phú có thể là cơ sở sản xuất, đơn vị kinh doanh thơngmại trong nớc và ngoài nớc hoặc các công ty thơng mại t nhân.

Đặc trng của phơng thức này là kết thúc nghiệp vụ bán hàng, hàng hoávẫn nằn trng lĩnh vực lu thông, cha đivào lĩnh vực tiêu dùng Hàng bán theophơng thức này thờng là với khối lợng lớn và nhiều hình thức thanh toán Dođó muốn quản lý tốt thì phải lập chứng từ cho từng lần bán

Khi thực hiện bán hàng, bên mua sẽ có ngời đến nhận hàng trực tiếptại kho của doanh nghiệp Khi ngời nhận đã nhận đủ số hàng và ký xác nhậntrên chứng từ bán hàng thì số hàng đó không thuoọc quyền sở hữu của doanhnghiệp nữa mà đợc coi là hàng đã bán Khi bên mua trả tiền hoặc chấp nhậnthanh toán thì doanh nghiệp hạch toán vào doanh thu và doanh nghiệp phảithực hiện nghĩa vụ Nhà nớc.

Chứng từ kế toán sử dụng là hoá đơn GTGT hoặc phiếu xuất kho dodoanh nghiệp lập, chứng từ này đợc lập thành 3 liên: 1 liên giao cho ngờinhận hàng, 2 liên chuyển cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toá.

- Bán lẻ:

Theo hình thức này, hàng hoá đợcbán trực tiếp cho ngời tiêudùng, bánlẻ là giai đoạn cuối cùng của quá trình vận động của hàng hoá từ nơi sản xuấtđến nơi tiêu dùng Đối tợng của bán lẻ là mọi cá nhân trongvà ngoài nớcmuốn có một giá trị sử dụng nào đó không phân biệt giai cấp, quốc tịch.

Đặc trng cùa phơng thức bán lẻ làkết thúc nghiệp vụ bán hàng thì sảnphẩm rời khỏi lĩnh vực lu thông đi vào lĩnh vực tiêu dùng giá trị sử dụng củasản phẩm đợc thực hiện Hàng bán lẻ thờng có khối lợng nhỏ, và thanh toánngay và thờng bằng tiền mặt nên thờng ít lập chứng từ chotừng lần bán Bánlẻ đợcchia làm 2 hình thức:

+.Bán lẻ thu hồi trực tiếp + Bán lẻ thu hồi tập trung

4

b Phơng thức tiêu thụ theo phơng thức chuyển hàng chờ chấp nhận.

Căn cứ vào hợp đồng đã ký, đến ngày giao hàng, doanh nghiệp sẽ xuấtkho để chuyển hàng cho bên mua bằng phơng tiện của mình hoặc đi thuêngoài đến địa điểm đã ghi trong hợp đồng, chi phí vận chuyển này do bênnào chịu tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên và đợc ghi trong hợp đồngkinh tế Hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi ngời muathông báo đã đợc nhận hàng vàchấp nhận thanh toán thì số hàng đó đợc coi làtiêu thụ, doanh nghiệp hạch toán và doanh thu.

Chứng từ sử dụng trong trờng hợp này là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơnkiêm phiếu xuất kho do doanh nghiệp lập, chứng từ này đợc lập thành 4 liên:1 liên gửi cho ngời mua, 2 liên gửi cho phòng kế toán để làm thủ tục thanhtoán, 1 liên thủ kho giữ

c Phơng thức bán hàng qua các đại lý ( ký gửi)

Hàng hoá gửi đại lý bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp vàcha đợc coi là tiêu thụ.Doanh nghiệp chỉ đợc hạch toán và doanh thu khi bênnhận đại lý thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán Khi bán đợc hàng thìdoanh nghiệp phải trả chongời nhận đạilý một khoản tiền gọi là hoa hồng.Khoản tiền này đợc coi nh một phần chi phí bán hàng và đợc hạch toán vàotài khoản bán hàng

Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế tiêu thụ mà không đợc trừ đi phầnhoa hồng trả cho bên nhận đạilý.

* Các trờng hợp hàng hoá gửi đi đợc coi là tiêu thụ

- Hàng hoá bán xuất hiện trong phơng thức bán hàng trực tiếp.

- Hàng hoá gửi bán chỉ đợc coi làtiêu thụ và hạch toán vào doanh thuvào hàng gửi bán trong các trờng hợp sau :

+ Doanh nghiệp nhận đợc tiền do khách hàng trả.

+ Khách hàng đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán.

+ Khách hàng đã ứng trớc số tiền mua hàng về số hàng sẽ chuyển đến.+ Số hàng gửi bán áp dụng phơng thức thanh toán theo kế hoạch thôngqua nhân hàng.

d Phơng thức bán hàng trả góp:

Theo phơng thức này, khi giao hàng cho ngời mua thì lợng hàngchuyển giao đợc coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu lợng hàngđó Theo phơng thức này ngời mua sẽ trả tiền làm nhiều lần theo hợp đồngban đầu và giá bán bao giờ cũng cao hơn giá bán theo phơng thức thông th-ờng Phần chênh lệch này chính là tiền lãi phát sinh do khách trả chậm, trảnhiều lần, số tiền lãi này đợc hạch toán vào toản thu nhập của hoạt động tàichính Doanh nghiệp bán hàng đợc phản ánh ngay tại thời điểm giao hàng

5

cho khách hàng theo giá bán lẻ bình thờng Ngời mua sẽ thanh toán lần đầutại thời điểm mua Số tiền còn lại ngời mua chấp nhận thanh toán dần ở cáckỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi xuất nhất định Thông thờng số tiềnthanh toán ở các kỳ bằng nhau, trong đó một phần là doanh thu gốc mộtphần là lãi suất trả chậm.

e Phơng thức tiêu thụ nội bộ.

Tiêu thụ nội bộ là việc mua bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụgiữa các đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc hay giữa các đơn vị trực thuộcới nhau trong cùng một công ty, tập đoàn, liên hiệp các xí nghiệp Ngoài ra ,coilà tiêu thụ nội bộ còn bao gồm các khoản sản phẩm, hàng hoá dịch vụxuất biến, tăng, xuất trả lơng, thởng, xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinhdoanh

4 Các yêu cầu quản lý tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh

a Nội dung yêu cầu quản lý nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh

- Nắm chắc sự vận động của từng nhóm, loại hàng hoá trong quá trìnhxuất, nhập và tồn kho trên các chỉ tiêu số lợng, chất lợng và giá trị, theo dõitình hình thực hiện kế hoạch bán ra ở từng cửa hàng, bộ phận kinh doanhxuất phát từ nguyên tắc nhà quản lý phải biết kinh doanh mặt hàng nào cóhiệu qủa và có triển vọng nhất Việc quản lý chủ yếu kết thức khi ngời sở hữuhàng hoá đợc chuyển giao và doanh nghiệp có doanh thu bán hàng.

- Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ việc thực hiện biển giá cả hợp lý cho từngloại sản phẩm hàng hoá, từng phơng thức bán hàng, từng địa điiểm kinhdoanh Có làm tốt việc quản lý giá sẽ giúp hàng hoá của doanh nghiệp thíchứng đợc với thị trờng, tiêu thụ hàng hoá đợc nhiều, đáp ứng đợc nhu cầu vàthị hiếu của ngời tiêu dùng.

- Quản lý, đôn đốc thu hồi nhanh và đầy đủ tiền bán hàng cụ thể làkiểm tra số tiền thu đợc sau khi tiêu thụ đợc hàng chuyển về doanh nghiệp d-ới hình thức nào, số lợng là bao nhiêu, chiều hớng phát sinh các khoản nợkhó đòi nh thế nào kể từ khi doanh nghiệp ký kết hợp đồng cho đến khidoanh nghiệp thực sự thu đợc tiền và các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ nhchiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, nhận trớc tiền hàng Sau khi quátrình tiêu thụ kết thúc cần phải quản lý việc xác định kết quả kinh doanh,đảm bảo tính đúng, tính đủ kết quả kinh doanh đã đạt đợc và thực hiệnnghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận ( nếu có) Thực hiện đầy đủ nghĩa vụvới Nhà nớc.

6

b Nội dung yêu cầu kế toán hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh.

- Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết Để thực hiện nộidung này cần kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị, kế toán tài chínhcung cấp các thông tin về tình hình tài chính của toàn doanh nghiệp, đợc thểhiện cụ thể trên hệ thống các báo cáo tài chính của kế toán và nhằm mục đíchcung cấp thông tin cho đối tợng sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiệp.Trái lại, kế toán quản trị phải cung cấp hà nộiững số liệu kế toán kịp thời,thích hợp, chi tết cụ thể cho ngời sử dụng thông tin trong nội bộ doanhnghiệp mà chủ yếu là ban lãnh đạo doanh nghiệp Kế toán quản trị khôngmang tính pháp lệnh và các báo cáo của nó không đợc phổ biến rộng rãi rangoài doanh nghiệp

Công tác tổ hạch toán kế toán tronh doanh nghiệp phải đợc xây dựngtheo đúng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp giúp cho nhà quản lý có thểnắm bắt đợc quá trình hoạt động của mỗi bộ phận, đánh giá đúng hiệu quảkinh doanh theo từng mặt hàng, nhóm hàng và từng địa điểm kinh doanh.

- Các thông tin do kế toán cung cấp phải đầy đủ và có ích cho ng ời sửdụng thông tin Chính vì vậy hạch toán quá trình này phải dựa trên các chuẩnmực kế toán hiện hành, đồng thời phải biết linh hoạt trong từng điều kiện cụthể song không quên các nguyên tắc cơ bản trong hệ thống bán hàng.

Trong công tác hạch toán các nghiệp nêu trên, nếu thực hiện tốt cácyêu cầu đã trình bày sẽ góp phần thực hiện tốt chức năng của kế toán Cácthông tin mà kế toán cung cấp sẽ trở nên thích hợp, góp phần giúp cho cácnhà quản lý đa ra những quyết định đúng đắn cho công tác tiêu thụ hàng hoávà xác định kết quả kinh doanh, tạo điều kiện tốt cho phát triển doanhnghiệp.

5 Vai trò của kế toán trong quản lý tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh.

a ý nghĩa của việc tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh

Tiêu thụ là một quá trình lao động nghiệp vụ kỹ thuật phức tạp của cácdoanh nghiệp,nhằm thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội cũng nh sự tồn tạicủa doanh nghiệp Chỉ có thông tiêu thụ thì tính hữu ích của hàng hoá mới đ-ợc thực hiện, mới đợc xác định về giá trị và thoả mãn nhu cầu của ngời tiêudùng Đồng thời tiêu thụ cũng là công tác xã hội,chính trị, nó biểu hiện quanhệ giữa hàng và tiền, giữa ngời mua và ngời bán Việc thúc đẩy tiêu thụ hànghoá ở doanh nghiệp này là cơ sở, điều kiện tiền đề để thúc đẩy sản xuất, kinhdoanh và tiêu thụ hàng hoá ở các đơn vị kinh tế khác trong nền kinh tế quốcdân.

7

Tiêu thụ, nếu xét trên phạm vi toàn xã hội là điều kiện để tiến hành táisản xuất xã hội.Bởi lẽ, trong 4 khâu của quá trình tái sản xuất xã hội có mốiquan hệ mật thiết với nhau, một khâu có vấn đề sẽ ảnh hởng không tốt tới cáckhâu khác.

Ngoài ra tiêu thụ còn góp phần điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng,giữa khả năng và nhu cầu, giữa hàng và tiền là điều kiện đảm bảo sự pháttriển cân đối trong từng nghành, từng khu vực cũng nh trong toàn bộ nềnkinh tế quốc dân.

Tiêu thụ là vấn đề cần quan tâm hơn cả trong nền kinh tế thị trờng vàngày càng trở nên quân trọng khi kinh tế thị trờng phát triển ở giai đoạn cao.Kinh tế thị trờng là kiểu tổ chức kinh tế xã hội trong đó các quan hệ kinh tế,pKinh tế thị trờng là kiểu tổ chức kinh tế xã hội trong đó các quan hệ kinh tế,phân phối sản phẩm, phân chia lợi ích đều cho các quy luật của thị trờng điềutiết với đặc trng là mối chủ thể kinh tế theo đuổi mục đích kinh doanh củariêng mình nếu thấy lợi, còn vấn đề bán đợc hay không lại do thị trờng quyếtđịnh Trong điều kiện kinh tế cơ chế mở, hàng hoá bung ra nh hiện nay,doanh nghiệp nào tạo đợc uy tín với khách hàng, doanh nghiệp đó sẽ bán đợchàng và bán với số lợng lớn, sẽ tiếp tục tồn tại và phát triển Ngợc lại, doanhnghiệp có nguy cơ đi đến phá sản, thất bại trong kinh doanh Một doanhnghiệp đợc coi là kinh doanh có hiệu quả khi và chỉ toàn bộ chi phí bỏ ratrong quá trình sản xuất, kinh doanh đều đợc bù đắp bằng doanh thu và có lợinhuận Từ đó doanh nghiệp có điều kiện để mở rộng kinh doanh,tăng doanhthu, mở rộng thị trờng kinh doanh,củng cố và khẳng định vị trí của doanhnghiệp trên thơng trờng, đứng vững và phát triển mạnh trong điều kiện cạnhtranh nh ngày nay

b Vai trò của kế toán trong quản lý tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh.

Kế toán đợc coi là một công cụ hữu hiệu nhất phục vụ cho công tácquản lý nói chung và trong quản lý hàng hoá cả hai mặt hiện vật và giá trị,tình hình thực tế kế toán tiêu thụ, đánh giá đúng năng lực của doanh nghiệpthông qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thông tin do kế toán cung cấp là căn cứ để đánh giá tính hiệu quả củahoạt động sản xuất kinh doanh, phù hợp với các quyết định tiêu thụ hàng hoáđã đợc thực thi, từ đó phân tích và đa ra các biện pháp quản lý,chiến lợc kinhdoanh phù hợp với các điều kiện thực tế, khả năng của doanh nghiệp nhằmnâng cao doanh lợi hơn nữa.

6 Nhiệm vụ của kế toán trong quản lý tiêu thụ hàng hoá và xác định kếtquả kinh doanh.

Để đáp ứng yêu cầu nói trên, kế toấn tiêu thụ hàng hoá và xác định kếtquả kinh doanh có những nhiệm vụ sau:

8

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời khối lợng và hànghoá bán ra và giá vốn chính xác của chúng nhằm xác định đúng kết quả kinhdoanh nói chung hoặc từng loại hàng hoá, nhóm hàng hoá, hàng hoá riêng lẻnói riêng, các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, cũngnh phân bổ chúng cho các đối tợng có liên quan.

- Cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ giúp cho lãnh đạo doanhnghiệp quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Thông quaviệc ghi chép hạch toán quá trình tiêu thụ mà kiểm tra đợc tiến độ thực hiệnkế hoạch tiêu thụ kế toán và lợi nhuận, các kỹ thuật thanh toán, các dự toánchi phí, quản lý chặt chẽ tiền bán hàng, theo dõi quá trình thanh toán tiền bánhàng và tỷ lệ thu nhập cho ngân sách.

- Xác định chính xác kết quả của từng loại hoạt động sản xuất kinhdoanh trong doanh nghiệp, phản ánh, giám đối tình hình phân phối lợi nhuận.- Lập và gửi báo cáo tiêu thụ, doanh thu, kết quả kinh doanh theo yêucầu quản lý của ban lãnh đạo Định kỳ phân tích kinh tế đối với hoạt độngtiêu thụ hàng hoá, thu nhập và phân phối lợi nhuân, t vấn cho ban lãnh đạolựa chọn phơng án kinh doanh cnó hiệu quả nhất.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ đó kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kếtquả kinh doanh cần thực tốt các nội dung sau:

Thứ nhất: Tổ chức tốt hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và trình tựluân chuyển chứng từ.

Thứ hai: Kế toán phải đầy đủ các chứng từ hợp pháp ban đầu quy địnhtừng nghiệp vụ tiêu thụ, tổ chức luân chuyển chứng từ ghi sổ kế toán mộtcách khoa học, hợp lý nhằm phản ánh đợc các số liêụ phục vụ cho công tácquản lý sản xuất, kinh doanh,tránh ghi chép trùng lặp không cần thiết, nângcao hiệu quả của công tác kế toán Căn cứ vào các trờng hợp hàng đợc coi làtiêu thụ để phản ánh đúng đắn, kịp thời doanh số bán hàng cung cấp cácthông tin cho nhà quản lý về số hàng đã bán và số hàng hiện còn trong kho

Thứ ba: Báo cáo kịp thời, thờng xuyên tình hình tiêu thụ hàng hoá vàthanh toán theo từng loại hàng hoá, nhóm hàng hoá, từng hợp đồng kinh tế,từng đối tợng thanh toán Đảm bảo yêu cầu quản lý, giám đốc hàng bántrên các yếu tố: số lợng, chất lợng, chủng loại, thời gian Đôn đốc việc thunhập tiền bán hàng về doanh nghiệp kịp thời, tránh bị chiếm dụng vốn và cáchiện tợng tiêu cực sử dụng tiền hàng cho mục đích cá nhân.

Thứ t : Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổsách kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của doanhnghiệp.

Hiện nay hệ thống kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp(Ban hành theo quyết định 1141 TC/ CĐKT ngày 1- 11- 1995 của Bộ trởngBộ tài chính Đã sửa đổi bổ sung) gồm 74 tài khoản tổng hợp và 09 tài khoảnngoài bảng cân đối kế toán Đối với hệ thống các tài khoản chi tiết, kế toán

9

trởng của doanh nghiệp cần bàn bạc và xây dựng để ghi chép kế toán chi tiếttheo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Tuỳ hình thức kế toán áp dụng màdoanh nghiệp chọn số lợng và kết cấu sổ kế toán phù hợp cho sử dụng taidoanh nghiệp.

II Đánh giá hàng hoá.

1 Đánh giá hàng hoá theo giá vốn :

- Giá thành hàng hoá nhập kho đợc xác định phù hợp với từng nguồnnhập:

+ Hàng hoá do doanh nghiệp sản xuất, chế tạo đợc đánh giá theo chiphí sản xuất, kinh doanh thực tế bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,chi phí sản xuất chung.

+ Hàng hoá thuê ngoài gia công, đợc đánh giá theo chi phí thực tế giacông gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đem gia công Chi phí thuê noàigia công và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến quá trình gia công nh chiphí vạan chuyển, chi phí làm thủ tục xuất kho nguyên vật liệu đem gia công,nhập kho thành phẩm để hoàn thành gia công.

- Đối với hàng hoá xuất kho cũng phải đợc thể hiện theo giá vốn thựctế Hàng hoá xuất kho cũng có thể theo những giá thực tế khác nhau ở từngthời điểm trong kỳ hạch toán, nên việc hạch toán xác định giá trị thực tế hànghoá xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp chủ yếu sau :

+ Phơng pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tínhtheo giá bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc hoặc bìnhquân sau mỗi lần nhập).

Giá thực tế vật

liệu xuất dùng = Số lợng vật liệu xuấtdùng x Giá đơn vị bìnhquânTrong đó:

Giá đơn vị bìnhquân cả kỳ dự trữ =

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳLợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳPhơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dẽ làmnhng độ chính xác không cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuốitháng gây ảnh hởng đến công tác quyết toán chung.

Giá đơn vị bìnhquân cuối kỳ trớc =

Giá thực tế đơn vị tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)Phơng pháp này mặc dầu quá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hìnhbiến động vật liệu trong kỳ tuy nhieen không chính xác vì không tính đến sựbiến động của giá vật liệu kỳ này.

10

Giá đơn vị bình quânsau mỗi lần nhập =

Giá thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng số nhậpLợng thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng lợng nhậpPhơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục nhợcđiểm của 2 phơng pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhợc điểm của ph-ơng pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.

+ Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO).

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nhập trớc thì xuất trớc,xuât hết số nhập trớc mới đến số nhập sautheo giá thực tế của từng số hàngxuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế vật liệu mua tr-ớc sẽ đợc dùng làm giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồnkho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phơng phápnày thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.

+ Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO).

Phơng pháp này giả định vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên,ngợc lại với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên Phơng pháp nhập sauxuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm pháp.

+ Phơng pháp trực tiếp:

Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc haytừng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợpđiều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Dovậy, phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơngpháp giá trị thực tế đích danh và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trịcao và có tính tách biệt.

+ Phơng pháp giá hạch toán:

Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính giáhạch toán (Giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định tronh kỳ) Cuối kỳ kế toánsẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá vật liệu thực tế xuấtdùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) =

Giá hạch toán vật liệu xuấtdùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x

Hệ số giávật liệu Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệuchủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.

2 Đánh giá hàng hoá theo giá hạch toán.

Việc đánh giá hàng hoá theo giá thực tế đôi khi không đáp ứng đợcyêu cầu kịp thời của công tác kế toán, bởi vì giá thành sản xuất thực tế thờngcuối kỳ hạch toán mới xác định đợc mà công việc nhập xuất hàng hoá lạidiễn ra thờng xuyên vì vậy ngời ta còn sử dụng giá hạch toán.

11

Giá hạch toán là giá ổn định trong kỳ Nó có thể là giá thành kế hoạchhoặc giá nhập kho thống nhất Đánh giá hàng hoá theo giá hạch toán đếncuối kỳ phải tính chuyển giá hạch toán sang giá thực tế bằng cách:

Trị giá thực tế hàng hoáxuất kho trong kỳ =

Trị giá hạch toán hàng hoá

xuất kho trong kỳ x Hệ số giá

Hệ số giá =

Trị giá thực tế hàng

hoá tồn kho đầu kỳ +

Trị giá thực tế hàng hoánhập kho trong kỳTrị giá hạch toán hàng

hoá tồn kho đầu kỳ +

Trị giá hạch toán hànghoá nhập kho trong kỳPhơng pháp này áp dụng với mọi loại hình doanh nghiệp nhng thờng làdoanh nghiệp có loại quy mô lớn, khối lợng hàng hoá tiêu thụ nhiều, tìnhhình nhập xuất diễn ra thờng xuyên, việc xác định giá hàng ngày khó khăn vàngay cả tronh trờng hợp xác định đợc song tốn kém nhiều chi phí, khônghiệu quả cho công tác kế toán Phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phảixây dựng đợc hệ thống giá hạch toán khoa học, hợp lý.

III Hạch toán chi tiết hàng hoá.

1 Chứng từ sử dụng: Bao gồm các chứng từ chủ yếu sau:

- Phiếu nhập kho.- Phiếu xuất kho.

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.- Biên bản kiểm kê.

- Hoá đơn GTGT.

- Hoá đơn bán hàng (nếu có)

Ngoài các chứng từ sử dụng bắt buộc thống nhất theo quy định củaNhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán có tínhchất hớng dẫn hoặc chứng từ kế toán đặc thù tự tin (Nếu đợc phép của Bộ tàichính hoặc Tổng cục thuế) tuỳ thuộc và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp vềlĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế và các hình thức sở hữu khác nhau.

2 Các phơng pháp hạch toán chi tiết hàng hoá.

a Phơng pháp ghi thẻ song song.

- Nguyên tắc của phơng pháp.

+ Kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập xuất, tồn về hiện vật.+ Phòng kế toán: Ghi chép sự biến động của hàng hoá về hiện vật, giátrị trên sổ chi tiết.

12

- Sơ đồ phơng pháp ghi thẻ song song

* Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.

* Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và bộ phận kế toán còn trùng lặpvề chỉ tiêu số lợng Việc kiểm tra đối chiếu thờng tiến hành vào cuối thángnên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.

* Phạm vi sử dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loạihàng hoá, nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thờng xuyên, trình độ chuyên môncủa kế toán thấp.

b Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

- Nguyên tắc:

+ ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn về hiện vật.+ Phòng kế toán: Ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của hàng hoácả về giá trị lẫn hiện vật trên sổ đối chiếu luân chuyển.

- Sơ đồ phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

13Chứng từ

Thủ kho

Sổ kế toán chi tiết

Chứng từ xuất

Bảng kê tổng hợpN - X - TGiải thích sơ đồ:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Thẻ kho

Chứng từ nhập

* Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt (Chỉ ghi mộtlần vào cuối tháng).

* Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếugiữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụngkiểm tra trong công tác quản lý.

* Phạm vi sử dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất ít cácnghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng kế toán chi tiết hàng hoá và khôngcó điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.

c Phơng pháp sổ số d.

- Nguyên tắc:

+ Kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn về hiện vật.Cuối tháng trên cở tồn cuối tháng trên thẻ kho về hiện vật vào sổ số d do kếtoán lập, đợc ghi vào cột số lợng.

+ Phòng kế toán: Ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của hàng hoátrên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn.

- Trình tự ghi chép:

+ ở kho: Ngoài việc hạch toán giống nh hai phơng pháp trên, thủ khocòn sử dụng sổ số d để ghi chép chỉ tiêu số lợng của hàng hoá Sổ này do kếtoán lập cho từng kho và sử dụng trong cả năm Hàng tháng, vào ngày cuốitháng thì kế toán chuyển sổ số d cho thủ kho Thủ kho sau khi cộng số liệunhập, xuất trong tháng và tính ra số lợng tồn cuối tháng của từng loại hànghoá trên thẻ kho Căn cứ vào số liệu này để ghi vào sổ số d theo từng loạihàng hoá.

+ ở phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghichép trên thẻ kho của thủ kho Sau đó nhận chứng từ nhập xuất về phòng kếtoán và tiến hành hoàn thiện phân loại theo từng nhóm, loại hàng hoá Kếtoán tổng hợp giá trị của chúng theo từng nhóm, loại để ghi vào bảng kê nhậphoặc bảng kê xuất hàng hoá rồi căn cứ vào số liệu trên các bảng kê này đểghi vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất.

14

Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên cột tổng cộng ở bảng luỹ kế để ghivào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hoá Sau đó tính ra số tồn khotheo nhóm, loại để ghi vào bảng kê luỹ kế.

Cũng ở thời điểm cuối tháng, sau khi nhận đợc sổ số d do thủ khochuyển lên, kế toán căn cứ vào số lợng và đơn giá của từng loại hàng hoá tồnkho để tính ra chỉ tiêu giá trị của số d và ghi vào cột "thành tiền" trên sổ số d.Số liệu này đợc đối chiếu với số liệu cột tồn kho trên bảng tổng hợp và hai sốliệu này phải trùng nhau.

- Sơ đồ Phơng pháp sổ số d.

IV Hạch toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá.

1 Hạch toán tiêu thụ hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

a Các chứng từ kế toán sử dụng.

- Hoá đơn GTGT.- Hoá đơn bán hàng.

- Hoán đơn tự in, chứng từ đặc thù.- Bảng kê bán lẻ.

- Giấy báo Có của ngân hàng, phiếu thu

b Các tài khoản kế toán sử dụng.

- Tài khoản 155 - Thành phẩm: Tài khoản này đợc sử dụng để phảnánh giá trị hiện có, tình hình biến động của các loại thành phẩm nhập khocủa doanh nghiệp theo giá thành thực tế (giá thành công xởng thực tế)

15Phiếu nhập

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ số d

Kế toán tổng hợp

Phiếu giao nhận chứng

từ nhập

Bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn

Phiếu giao nhận chứng

từ xuấtGhi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Bên Nợ: Các Nghiệp vụ ghi tăng giá thành thực tế thành phẩm.Bên Có: Các Nghiệp làm giảm giá thành thực tế thành phẩm.D Nợ: Giá thành thực tế thành phẩm tồn kho.

- Tài khoản 157 - Hàng gửi bán: Tài khoản này đợc sử dụng để theodõi giá trị sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ theo phơng thức chuyển hàng, nhờ đạilý, ký gửi, hay giá trị lao vụ dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho ngời đặthàng, ngời mua nhng cha đợc chấp nhận thanh toán.

Bên Nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ gửi bán, đại lýhoặc đã thực hiện với khách hàng nhng cha đợc chấp nhận thanh toán.

Bên Có: + Giá trị sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã đợc kháchhàng thanh toán hoặ chấp nhận thanh toán.

+ Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại.D nợ: Giá trị hàng gửi bán cha đợc chấp nhận.

- Tài khoản 551 - Doanh thu bán hàng: Tài khoản này đợc dùng đểphản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoảngiảm doanh thu từ đó tính ra doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ Tổng sốdoanh thu bán hàng ghi nhận ở đây có thể là tổng giá thanh toán (Với cácdoanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp cũng nh đối với cácđối tợng chịu thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt) hoặc giá không có thuếGTGT (Với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).

Bên Nợ: + Số thuế phải nộp (tiêu thụ đặc biệt, xuất khẩu) tính trêndoanh số bán trong kỳ.

+ Giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại (kếtchuyển trừ vào doanh thu).

+ Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911.

Bên Có: Tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trongkỳ.

Tài khoản 511 cuối kỳ không có số d.

Tài khoản này đợc chi tiết thành 4 tiểu khoản.+ Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hoá.+ Tài khoản 5112 - Doanh thu bán thành phẩm.+ Tài khoản 5111 - Doanh thu cung cấp dịch vụ.+ Tài khoản 5111 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá.

- Tài khoản 551 - Doanh thu bán hàng nội bộ: Tài khoản này đợc dùngđể phản ánh doanh thu của số hàng hoá, lao vụ, dịch vụ, sản phẩm tiêu thụnội bộ giữa các xí nghiệp trực thuộc trong cùng một Tổng công ty, công tytập đoàn

Tài khoản này đợc mở chi tiết thành 3 tiểu khoản.16

+ Tài khoản 5121 - Doanh thu bán hàng hoá.+ Tài khoản 5122 - Doanh thu bán sản phẩm.+ Tài khoản 5123 - Doanh thu cung cấp dịch vụ.(Nội dung phản ánh tơng tự nh tài khoản 511)

- Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán: Tài khoản này dùng để theo dõigiá vốn của hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ.

Bên Nợ: Giá vốn của hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp (đã đợc coilà tiêu thụ trong kỳ).

Bên có: Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ.Tài khoản 632 cuối kỳ không có số d

Ngoài ra trong quá trình hạch toan tiêu thụ hàng hoá kế toán còn phảisử dụng một số tài khoản sau: TK 333, TK 521, Tk 531, TK 532, TK 111, TK112

c Trình tự hạch toán.

* Phơng thức hạch toán bán buôn: Hạch toán theo sơ đồ sau.

(1) Xuất kho hàng hoá theo giá vốn.(2) Tổng giá thanh toán có thuế GTGT.

* Phơng thức bán lẻ: Hạch toán theo sơ đồ sau.

(1) Chuyển hàng xuống cửa hàng bán lẻ.(2) Giá vốn hàng bán đợc xác định là tiêu thụ.(3) Tổng giá thanh toán có thuế GTGT.

* Phơng thức tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức chuyển hàng chờ chấp nhận:Hạch toán theo sơ đồ.

TK 155 TK 632 TK 511 TK 111, 112(1)

TK 3331

TK 155- Kho TK 155- Cửa hàng TK 632 TK 511 TK 111, 112 (1)

TK 3331

TK 155 TK 157 TK 632 TK 511 TK 111, 112(1)

TK 3331

(3)(2)

(1) Xuất kho hàng hoá theo gửi đi bán.

(2) Giá vốn hàng gửi bán đợc chấp nhận là tiêu thụ.(3) Tổng giá thanh toán có thuế GTGT.

* Phơng thức bán hàng trả góp:

(1) Doanh thu theo giá bán thu tiền ngay (không kể thuế GTGT).(2) Thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán thu tiền ngay.

(3) Lợi tức trả chậm.

(4) Số tiền ngời mua trả lần đầu.

(5) Tổng số tiền còn phải thu của ngời mua.(6) Thu tiền của ngời mua các kỳ sau.

* Phơng thức bán hàng qua các đại lý (ký gửi)

(1) Xuất kho hàng hoá gửi bán.

(2a) Giá vốn hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ.(2b) Tổng giá thanh toán, thuế GTGT phải nộp, hoa hồng cho bên nhận đại lý.

(3) Thuế GTGT tính trên hoa hồng (nếu có).- Đối với bên nhận đại lý.

18TK 511

TK 111, 112(4)

) TK 111,112

TK 113 (1331)TK 033

- Nhận- Bán- Trả lại

TK 511

Hoa hồng đại lýđ ợc h ởng

TK 331

Phải trả cho chủ hàng

Tổng tiền hàng

TK 111, 112

Thanh toán tiền cho chủ hàng

2 hạch toán tiêu thụ hàng hoá theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

a Các tài khoản kể toán sử dụng.

- Tài khoản 155 - Thành phẩm

Bên Nợ: Trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển trị giá thành phẩm tồn kho đầu kỳ.D Nợ: Trị giá thành phẩm tồn kho tại thời điểm kiểm kê.- Tài khoản 157 - Hàng gửi bán:

Bên Nợ: Trị giá hàng gửi bán cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển trị giá hàng gửi bán đầu kỳ.

D nợ: Trị giá hàng gửi bán cha bán đợc tại thời điểm kiểm kê.- Tài khoản 631 - Giá thành

Bên Nợ: Kết chuyển trị giá thành phẩm dở dang đầu kỳ.Bên Có: Kết chuyển trị giá thành phẩm dở dang cuối kỳ.Tài khoản này cuối kỳ không có số d.

- Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán

Bên Nợ: - Giá vốn hàng bán cha tiêu thụ đầu kỳ.

- Tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất hoàn thànhtrong kỳ.

Bên Có: - Kết chuyển giá vốn hàng bán cha tiêu thụ cuối kỳ.- Kết chuyển giá vốn hàng bán cha tiêu thụ trong kỳ.Tài khoản này cuối kỳ không có số d.

- Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản: TK 511, TK 512, TK521, TK 531, TK 532, TK 154

19

b Trình tự hạch toán:

(1) Kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và hàng gửi bán cha đợc tiêu thụ.(2) Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ và hàng gửi bán cha đợc tiêu thụ.(3) Trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.

(4) Trị giá sản phẩm dở dang đầu kỳ.

(5) Kết chuyển giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ(6) Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ.

(7) Kết chuyển các khoản giảm trừ.

(8) Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh.(9) Phản ánh hàng hoá đợc coi là tiêu thụ.

3 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.

a Chiết khấu bán hàng.

- Nội dung: Về thực chất, chiết khấu bán hàng đợc coi là một khoảnchi phí cho những khách hàng mua hàng hoá với số lợng lớn, thanh toán trớcthời hạn thoả thuận nhằm mục đích khuyến khích khách hàng mua hàngcho doanh nghiệp.

- Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 521 - Chiết khấu bán hàng.

Bên Nợ: Tập hợp các khoản chiết khấu bán hàng đã chấp thuận vớikhách hàng thực tế phát sinh trong kỳ.

Bên Có: Kết chuyển toàn bộ chiết khấu thanh toán vào TK 811.Cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết thành 3 tiểu khoản:

+ TK 5211 - Chiết khấu hàng hoá.+ TK 5212 - Chiết khấu thành phẩm.+ TK 5213 - Chiết khấu dịch vụ.- Trình tự hạch toán:

b Hàng bán bị trả lại.

- Nội dung: là những hàng hoá đã đợc coi là tiêu thụ nhng bị kháchhàng trả lại do không phù hợp với yêu cầu của khách.

- Tài khoản sử dụng.

Tài khoản 531 - Hàng bán bị trải lại.

Bên Nợ: Tập hợp các khoản doanh thu của số hàng hoá đơch xác địnhlà tiêu thụ bị trả lại.

Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng bán bị trả lại.Tài khoản 531 cuối kỳ không có số d.

- Trình tự hạch toán.

(1) Phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại nhập kho.

(2) Phản ánh hàng bán bị trả lại (Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ơng pháp khấu trừ)

(3) Phản ánh hàng bán bị trả lại (Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ơng pháp trực tiếp, hay hàng không chịu thuế GTGT).

(4) Cuối kỳ kết chuyển điều chỉnh giảm doanh thu.

c Giảm giá hàng bán.

- Nội dung: Giản gián hàng bán là những khoản giảm giá, bớt giá, hồikhấu cho bên mua vì những lý do nh hàng bán bị kém phẩm chất, khách hàngmua hàng với số lợng lớn

- Tài khoản sử dụng.

Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán.

Bên Nợ: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp thuận cho ngờimua trong kỳ.

Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số giảm hàng bán.Tài khoản 532 cuối kỳ không có số d.

- Trình tự hạch toán:

V Hạch toán tổng hợp xác định kết quả kinh doanh.

1 Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

a Hạch toán chi phí bán hàng,

- Khái niệm: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanhnghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụtrong kỳ nh chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, quảngcáo

- Tài khoản sử dụng.

Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng.

Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ.Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng.

TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng.

TK 6414 - Chi phí khấu hao tài sản cố định.TK 6415 - Chi phí bảo hành.

TK 6416 - Chi phí dịch vụ mua ngoài.TK 6417 - Chi phí bằng tiền khác.- Trình tự hạch toán.

TK 335

(7b)(7a)

(1) Chi phí tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng.(2) Xuất kho vật liệu phục vụ bán hàng.

(3) Trích khấu hao tài sản cố định bộ phận bán hàng.(4a) Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng 1 lần.

(4b) Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng phân bổ nhiều lần.(5) Chi phí dịch vụ mua ngoài.

(6a) Chi phí bằng tiền thực tế phát sinh.(6b) Phân bổ chi phí trớc.

(7a) Trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ.(7b) Chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế.

(8) Cuối kỳ kết chuyển chi phí tính vào chi phí bán hàng trong kỳ.(9) Kết chuyển chi phí bán hàng tính vào kỳ sau.

(10) Thực hiện kết chuyển vào kỳ sau.

b Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Khái niệm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phíphát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp màkhoong tách riêng ra đợc cho bất kỳ một hoạt động nào Chi phí quản lýdoanh nghiệp bao gồm nhiều loại nh chi phí quản lý kinh doanh, quản lýhành chính và chi phí chung khác.

- Tài khoản sử dụng.

Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phátsinh trong kỳ.

Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp.

Tài khoản 642 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết thành:TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý.

TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý.TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng.TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ.TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí.TK 6426 - Chi phí dự phòng.

24

TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài.TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác.- Trình tự hạch toán

2 Hạch toán xác định kết quả kinh doanh.

a Các tài khoản sử dụng.

- Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

Bên Nợ: - Chi phí sản xuất kinh doanh liên quan đến hàng tiêu thụ(Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanhnghiệp)

- Chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thờng - Kết chuyển kết quả các hoạt động kinh doanh (lợi nhuận).Bên Có: - Tổng số doanh nghiệp thu thuần về tiêu thụ trong kỳ.

- Tổng số thu nhập thuần hoạt động tài chính và hoạt độngbất thờng.

25TK 334,338

Chi phí vật liệu dụng cụ

Chi phí khấu hao

Chi phí theo dự toán

lý doanh nghiệp

TK 1422

Chờ kết chuyển

Kết chuyểnvào kỳ sau

TK 911

Trừ vào kết quả

- Kết chuyển kết quả các hoạt động kinh doanh (lỗ).Tài khoản 421 - Lãi cha phân phối.

Bên Nợ: Phản ánh số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệptrong kỳ và tình hình phân phối lợi nhuận.

Bên Có: Phản ánh số thực lãi về hoạt động kinh doanh trong kỳ củadoanh nghiệp, số lãi cấp dới nộp lên, số lỗ đợc cấp trên bù vàviệc xử lý các khoản lỗ về kinh doanh.

Số d bên Có: Số lãi cha phân phối, sử dụng.Tài khoản 421 chia thành 2 tiểu khoản

TK 4211 - Lãi năm trớc.TK 4212 - Lãi năm nay.

b Trình tự hạch toán

(1) Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ.

(2) Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.(3) Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ.

(4) Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.

(5) Kết chuyển chi phs bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn lại của kỳtrớc (đang chờ kết chuyển) trừ vào kết quả kỳ này.

(6) Kết chuyển kết quả lãi.(7) Kết chuyển kết quả lỗ.

VI Hệ thống sổ sách tổng hợp về hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh.

- Hình thức Nhật ký - Sổ cái.- Hình thức chứng từ ghi sổ.

26TK 632

- Hình thức Nhật ký chung.- Hình thức Nhật ký - Chứng từ.

Phần thứ hai

Tình hình thực tế về công tác tiêu thụhàng hoá và xác định kết quả kinh doanh

tại Công ty Dợc liệu TW - I

I Đặc điểm tình hình chung của Công ty Dợc liệu TW - I.

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

- Tên Công ty: Công ty Dợc liệu TW - I

- Tên giao dịch quốc tế: Central Medican Plant Company N0=1- Địa chỉ: Km 6 đờng Giải Phóng - Hà Nội

- Tel: 04.8647416 - 04.8643368 - 04.8641551- Fax: 04.8641584

Trớc năm 1958, Công ty có tên gọi là "Công ty thuốc nam, thuốc bắcTrung ơng" thuộc Bộ nội thơng Là đơn vị kinh doanh, buôn bán các mặthàng thuốc nam, thuốc bắc, cao đơn hoàn tán, giống cây trông dợc liệu ,nhằm phục vụ cho công tác phòng và chữa bệnh, sản xuất, xuất khẩu của Nhànớc.

27

Trải qua nhiều năng sản xuất kinh doanh, đến năm 1971 theo Quyếtđịnh thành lập số 170 ngày 01 - 04 - 1971 (QĐ 170/BYT) của Bộ trởng Bộ ytế đổi tên Công ty thành "Công ty Dợc liệu cấi 1 - BYT" để phù hợp vớingành nghề kinh doanh của Công ty và sự phát triển của đất nớc.

Đến năm 1985, Công ty đổi thành Công ty Dợc liệu TW - I thuộc Liênhiệp các xí nghiệp dợc Việt Nam (Nay có tên là Tổng công ty dợc Việt Nam).Ngày 09 - 02 - 1993, do yêu cầu phát triển kinh tế ngày càng cao, Bộtrởng bộ y tế đã ra Quyết định số 95 (QĐ 95/BYT) về việc " bổ sung ngànhnghề kinh doanh chủ yếu cho Công ty Dợc liệu TW - I, kinh doanh thànhphẩm thuốc tân dợc, dụng cụ y tế thông thờng, bao bì, hơng liệu, mỹ liệu đểhỗ trợ cho việc phát triển dợc liệu ".

Trớc đây, Công ty chủ yếu là trao đổi mua bán hàng hoá với các côngty, xí nghiệp dợc cấp II, cấp III, các bệnh viện, các nông trại, trạm, việnnghiên cứu và xuất nhập khẩu theo chỉ tiêu kế hoạch của Bộ y tế Ngoài ra,Công ty còn thực hiện chỉ tiêu một số mặt hàng chủ yếu là cây, con làmthuốc, đồng thời còn làm nhiệm vụ vừa hớng dẫn vừa nuôi trồng, thu hái, chếbiến dợc liệu trong nớc Với cơ chế đó, mặc dù luôn đảm bảo hoàn thành kếhoạch nhng thực sự Công ty vẫn cha phát huy hết khả năng, năng lực sảnxuất kinh doanh của mình

Ngày nay, khi nền kinh tế đất nớc chuyển sang cơ chế thị trờng thìđồng hành với nó là sự cạnh tranh trên thị trờng ngày càng trở nên gay gắt,đặc biệt đối với mặt hàng kinh doanh là các loại thuốc phòng và chữa bệnhvà ngày càng có nhiều công ty, xí nghiệp, hãng trong nớc và ngoài nớc cũngtham gia kinh doanh trên thị trờng Mặt khác, nhu cầu sử dụng các loại thuốcnam của nhân dân giảm trớc tình hình đố, để nhanh chóng hoà nhập với nềnkinh tế thị trờng, Công ty đã áp dụng một mô hình mới theo phơng thức sảnxuất công nghiệp hiện đại vừa kinh doanh thơng mại vừa tạo hàng hoá xuấtkhẩu, vừa duy trì sản xuất các mặt hàng truyền thống nhng coi hoạt động sảnxuất kinh doanh là phụ còn hoạt động kinh doanh buôn bán các sản phẩm d-ợc là chính Mặt hàng kinh doanh của Công ty ngày càng đợc đa dạng hoávới các hình thức bán hàng phong phú, phục vụ tận nơi, thanh toán tại chỗ đ-ợc thực hiện dới nhiều hình thức và đợc mở rộng trơng và ngoài nớc.

Trải qua mấy chục năm hình thành và phát triển, với đội ngũ cán bộcông nhân viên hiện nay là 260 ngời và 20 hợp đồng ngắn hạn, trong đó có90 ngời có trình độ đại học và trên đại học, Công ty đã nộp cho Nhà nớc trên20 tỷ đồng (năm 1999) Mặc dù mức thu nhập bình quân của cán bộ côngnhân viên cha cao (năm 1999: 850.000 đồng/tháng/ngời) nhng cơ bản cũngđã đảm bảo đợc cuộc sống, đảm bảo việc làm cho mọi ngời và thực hiện đầyđủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc và cung cấp đầy đủ các loại thuốc phòngvà chữa bệnh với chất lợng cao nhất cho nhu cầu của nhân dân và cả chơngtrình nhân đạo quốc tê.

28

2 Đặc điểm, tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.

Hiện nay, Công ty áp dụng hai hình thức phân phối chủ yếu:+ Phân phối trực tiếp.

+ Phân phối gián tiếp.

- Phân phối trực tiếp: Đợc áp dụng tại các quầy hàng bán buôn cho cácbệnh viện, nhà thuốc t nhân, bán nguyên liệu sản xuất cho các xí nghiệp dợcvà tại quầy bán lẻ trực tiếp cho ngời tiêu dùng.

- Phân phối gián tiếp: áp dụng chủ yếu tại phòng kinh doanh và mộtphần tại các cửa hàng bán buôn của Công ty ở hình thức này, Công ty bán rathị trờng thông qua các công ty trung gian, đó là các công ty dợc phẩm củacác tỉnh, các huyện, các công ty cổ phần, công ty TNHH dợc phẩm, các côngty t nhân và các nhà thuốc t nhân

Để khẳng định vai trò của một doanh nghiệp thơng mại trong nền kinhtế thị trờng, cho đến nay Công ty đã thay đổi đáng kể về con ngời, về cơ cấutổ chức, về mạng lới kinh doanh của mình Các mặt hàng kinh doanh củaCông ty rất đa dạng, phong phú, đầy đủ các chủng loại thuốc, kể cả hàng đimua lẫn hàng tự sản xuất tại các xởng sản xuất Ngoài ra, Công ty còn chútrọng kinh doanh đến cả các mặt hàng thuốc quý hiếm Hiện nay Công tyđang đầu t, nâng cấp xởng sản xuất thuốc viên, đạt tiêu chuẩn "Thực hành tốtsản xuất thuốc" (G.M.P- ASEAN) nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm, hạ giáthành sản phẩm, mở rộng thị trờng, tham gia đấu thầu quốc tế

Với sự năng động đó, doanh thu tiêu thụ hàng hoá của Công ty vào cácnăm 1998, 1999 tăng lên rõ rệt Đây là những tín hiệu đáng mừng đối vớimột doanh nghiệp Nhà nớc đã từng chịu ảnh hởng nặng nề bởi cơ chế tậptrung quan liên bao cấp thời kỳ trớc đây.

Một số chỉ tiêu thể hiện năng lực kinh doanh của Công ty

29

3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.

Bộ máy tổ chức của Công ty đợc thực hiện theo phơng pháp quản lýtrực tiếp, Ban giám đốc Công ty có thể nắm đợc tình hình sản xuất, kinhdoanh một cách kịp thời, tạo điều kiện cho Giám đốc Công ty thấy rõ đợcthực trạng của doanh nghiệp để ra các quyết định hợp lý.

Mô hình tổ chức và quản lý của Công ty Dợc liệu TW - I

Theo mô hình trên, toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty đều chịu sự quản lý thống nhất của ban giám đốc gồm 1 giám đốc và2 phó giám đốc.

- Ban giám đốc:

+ Giám đốc: Chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ sự hoạt độngcủa Công ty và chịu trách nhiệm với Nhà nớc về mọi hoạt động kinh tế củaCông ty, một phần công việc Giám đốc giao cho các phó giám đốc Ngoài ra,Giám đốc còn điều hành trực tiếp phòng kế toán - tài vụ, phòng xuất khẩu,phòng tổ chức - hành chính.

+ Phó giám đốc 1: phụ trách kinh doanh - nhập khẩu.+ Phó giám đốc 2: phụ trách kỹ thuật - sản xuất.

- Phòng kế toán - tài vụ: Đảm nhận chức năng hạch toán kế toán, tạovốn cho sản xuất, kinh doanh Từ đó giúp Ban giám đốc kịp thời thấy rõ mọihoạt động kinh tế cuat Công ty Phòng kế toán - tài vụ phải hạch toán đợc cụthể từng mặt hàng, từng loại sản phẩm trên cơ sở đó giúp Ban giám đốc phân

Giám đốc

Phó Giám đốc

Phụ trách kinh doanh - NK

Phó Giám đốc

Phụ trách kỹ thuật - Sản xuất

Phòng kế toán - tài

Phòng xuất

khẩu Phòng tổ chức - hành chính

Phòng kinh doanh - nhập khẩu

Tổng kho

Hà Nội Các cửa hàng Các phân x ởng sản xuất

Phòng KT - KN

tích hoạt động kinh tế nên làm cái gì? làm cho ai? Và làm nh thế nào: Phòngkế toán tài vụ luôn luôn là ngời giải thích rõ các câu hỏi trong nền kinh tế thịtrờng hiện nay là hình thức thanh toán nào là thuận lợi nhất.

- Phòng xuất khẩu: là nơi luôn thăm dò, tìm kiếm thị trờng trong vàngoài nớc xem họ cần loại hàng gì và doanh nghiệp có khai thác đợc loạihàng đó không? Hàng ngày nắm bắt đợc tỷ giá hối đoái mà điều hành xuấtkhẩu tính đúng, tính đủ và có lợi nhuận, nhanh chóng triển khai công việccăn cứ vào các hợp đồng xuất khẩu đã đợc ký kết.

- Phòng tổ chức - hành chính: làm nhiệm vụ tham mu cho Ban giámđốc những vấn đề về nhân sự, quản lý sử dụng và bố trí nhân lực một cáchhợp lý, phụ trách bảo vệ và xây dựng cơ bản trong toàn Công ty.

- Phòng kinh doanh - nhập khẩu: Do 1 Phó giám đốc trực tiếp làm ởng phòng và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty về hàngnhập khẩu, hàng mua, hàng bán Ngoài ra còn có nhiệm vụ cung ứng nguyênvật liệu, bao bì cho các xởng sản xuất và hàng năm còn giao kế hoạch sảnxuất cho các phân xởng Mặt khác, Phòng còn có chức năng quản lý hệ thốngkho tàng, cửa hàng, thờng xuyên nắm đợc hàng tồn kho giúp Giám đốc điềuchỉnh các kế hoạch mua và bán.

tr Hệ thống kho hàng của Công ty bao gồm:+ Kho giữ hàng thuốc viên.

+ Kho giữ hàng đông dợc.+ Kho giữ hoá chất.

+ Kho giữ các loại bao bì.+ Kho đặc biệt.

Ngoài ra Công ty còn có cửa hàng bán thuốc và giới thiệu sản phẩm ởnhiều nơi, nhiều địa điểm khác nhau, tiêu thụ hàng dới nhiều hình thức, xâydựng mạng lới tiếp thị đến tận các địa điểm bán thuốc, đến tận giờng bệnhbằng cách bắt mạch, kê đơn đảm bảo uy tín chất lợng thực hiện "Lơng y nhtừ mẫu".

- Phòng kỹ thuật - kiểm nghiệm: Do một Phó giám đốc phụ trách cónhiệm vụ kiểm tra, giám sát, kiểm nghiệm đối với tất cả các mặt hàng baogồm hàng nhập khẩu, hàng mua, hàng tự sản xuất đảm bảo chất lợng theođúng dợc điểm Việt Nam quy định Ngoài ra còn tự đảm nhận việc nghiêncứu tạo ra các mặt hàng mới, thay đổi mẫu mã nhằm đa dạng hoá và phongphú hơn các mặt hàng, đây cũng là một yếu tố thu hút khách hàng Mỗi mặthàng sản xuất đều có hồ sơ để quản lý tránh tình trạng một số nơi lợi dụng sơhở để sản xuất hàng giả nhãn hiệu của Công ty tung ra thị trờng.

Mặt khác Phòng còn có chức năng quản lý hệ thống kỹ thuật viên ởcác phân xởng, nhóm I.P.C ở phân xởng sản xuất thuốc viên.

- Các phân xởng sản xuất:

31