Giao trình chứng từ kế toán và kiểm kê

10/29/2015 MỤC TIÊU CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ Chương “Chứng từ kế toán - Kiểm kê kế toán” giúp cho sinh viên:  Hiểu phương pháp Chứng từ Kế toán LOGO  Hiểu phương pháp Kiểm kê Kế toán  Thực hành lập chứng từ kế tốn (Tiếp cận tình thực tế)  Tiến hành kiểm kê kế toán (Tiếp cận tình thực tế) TÀI LIỆU THAM KHẢO  Luật Kế toán TÀI LIỆU THAM KHẢO  Các Website:  Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam  Thơng tư 200/2014/TT/BTC - Website Bộ tài : www.mof.gov.vn - Website Tổng cục thuế : www.gdt.gov.vn  Giáo trình: 1/ Lê Thị Thanh Hà Trần Thị Kỳ (Đồng chủ biên, 2014), Giáo trình Nguyên lý kế tốn, Nhà xuất Tài 2/ Võ Văn Nhị (Chủ biên, 2012), Giáo trình Ngun lý kế tốn, Nhà xuất Phương Đông - Website Hội tư vấn thuế: www.vtca.vn - Website kế toán: www.webketoan.vn 10/29/2015 NỘI DUNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ VÀ KIỂM KÊ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN KIỂM KÊ TÀI SẢN 1.1 Khái niệm chứng từ 2.1 Khái niệm kiểm kê 1.2 Ý nghĩa chứng từ 2.2 Tác dụng kiểm kê 1.3 Phân loại chứng từ 2.3 Phân loại kiểm kê 1.4 Nội dung chứng từ 2.4 Tổ chức công tác kiểm 1.5 Nguyên tắc lập chứng từ kê 1.6 Trình tự xử lý luân  Chứng từ phải xác, đầy đủ, kịp thời hợp pháp, hợp lệ Ví dụ: Khi bán hàng  Hóa đơn bán hàng Khi thu tiền  Phiếu thu Khi xuất kho NVL  Phiếu xuất kho chuyển chứng từ 1.1 Khái niệm 1.2 Ý nghĩa chứng từ kế toán www.thmemgallery.com  Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh hoàn thành, làm ghi sổ Theo Điều 4, Luật Kế Toán  Lập chứng từ kế toán phương pháp kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hoàn thành vào giấy tờ vật mang tin theo quy định, theo thời gian địa điểm phát sinh nghiệp vụ để làm pháp lý cho việc ghi sổ kế toán  Lập chứng từ nội dung tổ chức cơng tác kế tốn xây dựng hệ thống kiểm soát nội đơn vị  Chứng từ sở để ghi sổ nghiệp vụ phát sinh đảm bảo tính pháp lý cho số liệu kế toán  Chứng từ kiểm tra tính hợp lý hợp pháp nghiệp vụ kinh tế phát sinh  Chứng từ phương tiện thông tin để cấp truyền đạt mệnh lệnh kiểm tra việc thực  Cơ sở để xác định cá nhân phận chịu trách nhiệm vật chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi chứng từ  Chứng từ để giải tranh chấp, khiếu nại kinh tế tài 10/29/2015 PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ Trình tự lập ct Công dụng lập CT Nội dung NVKT Địa điểm lập CT Hình thức CT 1.3 Phân loại chứng từ kế tốn www.thmemgallery.com Theo trình tự lập chứng từ  Chứng từ ban đầu (Chứng từ gốc) lập trực tiếp nghiệp vụ kinh tế vừa phát sinh hay hồn thành • C.từ ban đầu (CT gốc) • C.từ tổng hợp • C.từ mệnh lệnh • C.từ thực • C.từ liên hợp • C.từ bán hàng • C.từ tiền mặt • C.từ giấy • C.từ nội • C.từ điện tử • C.từ bên • C.từ  Phản ánh trực tiếp đối tượng kế toán  Gồm chứng từ gốc Ví dụ: Hố đơn, phiếu xuất vật tư, Phiếu thu chi tiền mặt… TSCĐ  Có giá trị pháp lý quan trọng • C.từ tiền lương Company Logo 1.3 Phân loại chứng từ kế toán 1.3 Phân loại chứng từ kế toán www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com CHỨNG TỪ GHI SỔ  Chứng từ tổng hợp (Chứng từ ghi sổ) Số …02… Ngày 28 tháng năm 2013 Dùng để tổng hợp số liệu chứng từ gốc loại, nghiệp vụ nhằm giảm bớt khối lượng ghi chép kế tốn Ví dụ: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, Bảng kê nộp Trích yếu Tài khoản Có Rút tiền gửi NH 111 112 30.000.000 Khách hàng B trả tiền 111 131 50.000.000 Thu hồi tạm ứng 111 141 Cộng séc…  Chỉ có giá trị pháp lý đính kèm chứng từ gốc 5.000.000 85.000.000 Số lượng chứng từ gốc đính kèm: Người lập (Ký, họ tên) Company Logo Số tiền Nợ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Company Logo 10/29/2015 1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ 1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Căn vào công dụng chứng từ o Chứng từ mệnh lệnh Dùng để truyền đạt mệnh lệnh từ cấp xuống cấp Ví dụ: lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư, định lý TSCĐ, đơn xin tạm ứng…  Loại chứng từ chứng minh xuất xứ nghiệp vụ kinh tế, chưa nói lên mức độ hồn thành nên chưa ghi chép vào sổ kế toán o Chứng từ chấp hành Là chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn thành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất vật tư…  Chứng từ chấp hành với chứng từ mệnh lệnh dùng làm ghi sổ kế tốn Ví dụ: Bảng tốn lương cho cơng nhân phải kèm với phiếu chi ( chi tiền mặt) hay kê ngân hàng (chuyển khoản) o Chứng từ thủ tục kế tốn: Chứng từ có mục đích phân loại nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo đối tượng cụ thể tạo thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán Đây chứng từ trung gian nên phải kèm theo chứng từ ban đầu đầy đủ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp nghiệp vụ Ví dụ: Bảng kê nộp séc, chứng từ ghi sổ… o Chứng từ liên hợp Là loại chứng từ mang đặc điểm hai hay ba loại chứng từ như: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bảng kiểm nghiệm kiêm phiếu nhập kho … Company Logo Company Logo 1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ 1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Căn vào nội dung kinh tế Căn hình thức chứng từ Chứng từ kế toán ban hành theo tiêu o Chứng từ giấy Phản ánh nội dung kinh tế phát sinh hoàn thành giấy tờ  Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm cơng, bảng tốn tiền lương, Bảo hiểm y tế, xã hội, Bảng toán tiền thưởng vượt xuất …  Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Biên bảng kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ …  Chứng từ bán hàng:hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thơng thường, bảng toán hàng gửi bán đại lý  Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, séc, ủy nhiệm chi, giấy đề nghị tạm ứng toán tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có …  Chứng từ tài sản cố định: biên giao nhận TSCĐ, Biên lý TSCĐ, Biên bàn giao sữa chữa lớn TSCĐ… Company Logo o Chứng từ điện tử Chứng từ có nội thể dạng liệu điện tử mã hóa mà khơng bị thay đổi nội dung chứng từ trình truyền qua mạng, máy tính vật mang tin băng, đĩa từ, loại thẻ toán Company Logo 10/29/2015 1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ 1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Căn vào địa điểm lập chứng từ o Chứng từ bên (nội bộ): chứng từ đơn vị lập Bao gồm  Liên quan đến nội đơn vị bảng toán lương, phiếu xuất kho NVL dùng cho phân xưởng sản xuất, giấy đề nghị/ toán tạm ứng  Liên quan đến mối quan hệ kinh tế bên ngồi hóa đơn giá trị gia tăng, Giấy bào Nợ/ Có Ngân hàng, Biên bảng tốn nợ Ngồi ra, cịn có kiểu phân loại sau:  Căn vào quy định Nhà nước  Căn số lần ghi loại nghiệp vụ kinh tế chứng từ o Chứng từ bên Chứng từ phản ánh nghiệp vụ phát sinh luên quan đến đơn vị lập từ đơn vị khác hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT ( liên 2) Company Logo Company Logo 1.3 Nội dung chứng từ 1.4 Nội dung bắt buộc www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Khái quát loại nghiệp vụ chứng từ phản ánh  Nội dung chủ yếu Là yếu tố bắt buộc, vắng mặt yếu tố làm cho chứng từ trở nên không đầy đủ không đáng tin cậy Thời điểm phát sinh nghiệp vụ Nơi phát hành chứng từ Nơi nhận chứng từ  Nội dung bổ sung Là yếu tố khơng bắt buộc có vai trị thơng tin thêm nhằm làm rõ đặc điểm riêng biệt với loại NVKT phát sinh đáp ứng yêu cầu quản lý ghi sổ kế toán Yếu tố làm rõ ý nghĩa kinh tế nghiệp vụ chứng từ Phản ánh phạm vi, quy mô hoạt động kinh tế Phản ánh mối quan hệ pháp nhân đảm bảo tính pháp lý chứng từ Company Logo Company Logo 10/29/2015 1.4 Nội dung bổ sung 1.4 Nội dung chứng từ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Định khoản Hình thức toán Thời gian bảo hành Thời hạn toán Hạn mức công nợ Company Logo Company Logo 1.4 Nội dung chứng từ 1.4 Nội dung chứng từ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Company Logo Company Logo 10/29/2015 1.4 Nội dung chứng từ 1.4 Nội dung chứng từ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Mua vào -> VAT đầu vào Bán -> VAT đầu Company Logo Company Logo 1.4 Nội dung chứng từ 1.4 Nội dung chứng từ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Mua 100 kg NVL A nhập kho Giá mua chưa thuế: 80.000đ/kg Thuế GTGT = 10% Đã toán tiền mặt Company Logo Xuất bán 100 gấu Giá bán chưa thuế 100.000đ/ Thuế GTGT 10% Khách hàng toán sau tháng Company Logo 10/29/2015 1.4 Nội dung chứng từ 1.4 Nội dung chứng từ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Company Logo 1.5 Nguyên tắc lập chứng từ Company Logo 1.6 Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ www.thmemgallery.com o Tất nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến đơn vị phải lập chứng từ Chỉ lập lần cho nghiệp vụ kinh tế o Chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ Kịp thời, xác cho nội dung quy định theo mẫu o Khơng viết tắc, tẩy xóa, sữa chữa, chỗ trống phải gạch chéo Khi viết sai chứng từ phải hủy bỏ o Chứng từ phải lập đủ số liên quy định o Chứng từ lập để giao dịch bên ngồi cần có dấu đơn vị kế tốn o Người lập, người ký duyệt người liên quan phải trực tiếp ký tên (bằng bút mực không bút đỏ, bút chì) chịu trách nhiệm nội dung chứng từ o Chứng từ lập dạng điện tử phải in giấy lưu trữ theo quy định Lập chứng từ Kiểm tra & hồn chỉnh CT • Lập theo mẫu • Tính rõ ràng, trung thực tiêu • Đầy đủ chữ ký • Tính hợp pháp NVKT • Tính xác số liệu, thông tin Luân chuyển & ghi sổ • Phân loại chứng từ Bảo quản, lưu trữ • Phân loại theo NDKT, xếp theo thứ tự TG • Ln chuyển • CT khơng SDTT đến để ghi sổ: năm phận liên quan • CT SDTT • Vào sổ kế tốn để ghi sổ: 10 năm Company Logo 10/29/2015 1.6 Trình tự xử lý Luân chuyển chứng từ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Phiếu nhập kho Giấy đề nghị tạm ứng Người nhận tạm ứng 1.6 Trình tự xử lý Luân chuyển chứng từ Giám đốc/ Phó giám đốc Kế tốn Thủ quỹ Phòng cung ứng Lập chứng từ Nhập kho Ghi vào thẻ kho Thủ kho Kế toán vật liệu Ghi sổ Nhập NVL Lưu trữ Lưu trữ Company Logo 1.6 Trình tự xử lý Luân chuyển chứng từ www.thmemgallery.com Company Logo 1.6 Trình tự xử lý Luân chuyển chứng từ www.thmemgallery.com  KIỂM TRA CHỨNG TỪ  HOÀN CHỈNH CHỨNG TỪ  Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế toán  Ghi giá chứng từ ( loại chứng từ có yêu cầu này)  Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với tài liệu khác có liên quan Ví dụ: Khi kế toán nhận phiếu xuất kho thủ kho chuyển đến ghi vào cột đơn giá thành tiền, sau phiếu xuất kho dùng làm ghi sổ kế tốn  Kiểm tra tính xác số liệu, thông tin  Phân loại tổng hợp chứng từ chứng từ kế toán  Lập định khoản kế toán  Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội Company Logo Company Logo 10/29/2015 1.6 Trình tự xử lý Luân chuyển chứng từ www.thmemgallery.com 1.6 Trình tự xử lý Luân chuyển chứng từ www.thmemgallery.com  TỔ CHỨC LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ  BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ  Là việc xác định luân chuyển chứng từ đến  Chứng từ kế toán phải lưu trữ theo người nhận, bảo quản chứng từ sau ghi sổ thời hạn quy định  Chỉ có quan Nhà nước có thẩm quyền kế toán  Kế toán trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quy trình ln chuyển chứng từ, thơng thường tạm giữ, tịch thu niêm phong chứng từ kế toán  Đối với chứng từ điện tử phải lưu trữ dạng nguyên phải có phương tiện truy cập cần thể dạng lưu đố chứng từ thiết Company Logo Company Logo KIỂM KÊ TÀI SẢN 2.1 KHÁI NIỆM www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Sự cần thiết kiểm kê Giữa số liệu kế toán số liệu thực tế chênh lệch nguyên nhân sau: Kiểm kê việc kiểm tra loại tài sản có nhằm xác định số thực có tài sản thực tế, phát khoản chênh lệch số thực tế số liệu ghi sổ sách kế toán  Do nhầm lẫn chủng loại, thiếu xác mặt số Kiểm kê phương pháp kế toán thực việc cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn có thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế toán Điều 39, Luật kế toán 2003 lượng nhập, xuất, thu, chi  Hao hụt tự nhiên trình bảo quản  Lập chứng từ, ghi sổ kế tốn có sai sót  Tình trạng tham ơ, gian lận, mát tài sản Company Logo Company Logo 10 10/29/2015 2.2 TÁC DỤNG CỦA KIỂM KÊ 2.2 TÁC DỤNG CỦA KIỂM KÊ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Các trường hợp phải tiến hành kiểm kê:  Cuối kỳ kế toán năm, trước lập báo cáo tài  Chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, bán, cho o Kiểm kê giúp bảo vệ tài sản đơn vị  Ngăn ngừa tượng tham ơ, lãng phí tượng vi phạm kỷ luật tài làm thất tài sản  Nâng cao trách nhiệm người quản lý tài sản o Giúp cập nhật số liệu sổ sách theo số liệu thực tế thuê doanh nghiệp nhằm đảm bảo cung cấp thơng tin kế tốn xác, đầy  Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp đủ, trung thực  Đánh giá lại tài sản kiện: hỏa hoạn, lũ lụt… o Giúp người quản lý nắm xác số lượng chất lượng tài sản có đưa biện pháp giải thích hợp  Các trường hợp khác theo yêu cầu nhà nước nhằm nâng cáo hiệu hoạt động (TS ứ đọng, chất lượng TS, cách thức bảo quản TS…) Company Logo Company Logo 2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ 2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Căn vào phạm vi kiểm kê Kiểm kê toàn diện  Kiểm kê tồn loại tài sản có đơn vị TSCĐ, NVL, CCDC, Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng, Khoản phải thu…  Tiến hành lần vào cuối kỳ kế toán, trước lập báo cáo tài Company Logo Company Logo 11 10/29/2015 2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ 2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Kiểm kê phần Căn theo thời hạn kiểm kê  Kiểm kê một vài loại tài sản có Kiểm kê định kỳ đơn vị kiểm kê tiền mặt quỹ, kiểm kê hàng tồn kho …  Kiểm kê theo thời hạn quy định trước kiểm kê cuối tháng hàng hóa, cuối năm với  Phục vụ yêu cầu quản lý hay có nghiệp vụ bàn giao tài sản toàn TS đơn vị  Kỳ hạn kiểm kê định kỳ Nhà nước quy định theo yêu cầu quản lý đơn vị Company Logo 2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ Company Logo 2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Kiểm kê bất thường  Kiểm kê đột xuất, thời hạn quy định  Kiểm kê bất thường tiến hành có thay đổi người quản, đơn vị gặp cố cháy nổ, hỏa hoạn, quan tra tiến hành đột xuất, theo yêu cầu kiểm toán Company Logo Company Logo 12 10/29/2015 2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ 2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Trước kiểm kê Thực kiểm kê Kế toán viên  Thực kiểm kê theo trình tự  Thu thập, tổng hợp số liệu kiểm kê đối  Khóa sổ kế tốn chiếu với sổ sách kế toán  Xác định giá trị TS sổ sách Nhân viên quản lý TS xếp phân loại TS Có hai phương pháp kiểm kê  Kiểm kê vật  Kiểm kê đối chiếu Company Logo 2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ Company Logo 2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ www.thmemgallery.com Phương thức tiến hành kiểm kê Kiểm kê vật Kiểm kê đối chiếu  Áp dụng cho tài sản có đơn vị hàng hóa, TSCĐ, tiền mặt, CCDC…  Áp dụng cho tài sản đơn vị không diện đơn vị tiền gửi ngân hàng, cơng nợ, vật liệu đưa ngồi gia cơng, hàng hóa gửi bán …  Cách thức tiến hành cân, đo, đong, đếm… có chứng kiến người quản lý TS Tuy nhiên loại Tài sản kiểm kê có số lượng q nhiều sử dụng phương pháp chọn mẫu  Cần ý đến chất lượng Tài sản  Cách thức tiến hành so sánh, đối chiếu số dư tài khoản sổ kế toán DN với sổ ngân hàng hay đơn vị có liên quan Company Logo 13 10/29/2015 2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com Xử lý kết kiểm kê  Điều chỉnh số liệu có phát sinh chênh lệch  Đề giải pháp xử lý thích hợp TS bị SV hoàn thành câu hỏi lý thuyết tập:  Phần 1: câu hỏi tập giáo trình NLKT – trường ĐH Ngân hàng TPHCM  Phần 2: Các câu hỏi tập bổ sung Chứng từ kiểm kê thiếu Company Logo Company Logo 14 ... NỘI DUNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ VÀ KIỂM KÊ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN KIỂM KÊ TÀI SẢN 1.1 Khái niệm chứng từ 2.1 Khái niệm kiểm kê 1.2 Ý nghĩa chứng từ 2.2 Tác dụng kiểm kê 1.3 Phân loại chứng từ 2.3... chuyển chứng từ www.thmemgallery.com  KIỂM TRA CHỨNG TỪ  HOÀN CHỈNH CHỨNG TỪ  Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế toán  Ghi giá chứng từ ( loại chứng từ. .. trọng • C .từ tiền lương Company Logo 1.3 Phân loại chứng từ kế toán 1.3 Phân loại chứng từ kế toán www.thmemgallery.com www.thmemgallery.com CHỨNG TỪ GHI SỔ  Chứng từ tổng hợp (Chứng từ ghi sổ)