BÁO cáo đề tài ứ ụ NG d NG ODOO TRONG CÔNG TY VINAMILK

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM KHOA KINH TẾ BỘ MÔN: QUẢN LÝ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP BÀI BÁO CÁO ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG ODOO TRONG CÔNG TY VINAMILK GVHD: Th.S Trần Kim Toại Sinh viên thực hiện: Mai Trung Kiên Lê Bùi Minh Tân Nguyễn Hoàng Nguyên Phan Lê Anh Hào Tp Hồ Chí Minh, tháng 11 năm 2021 Mục lục Mục lục CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM ODOO 1.1 Giới thiệu phần mềm odoo 1.2 Phần mềm ERP với kho ứng dụng đa dạng 1.2.1 Tính linh hoạt 1.2.2 Dễ dàng tích hợp 1.2.3 Giá thành hợp lý 1.2.4 UI/ UX 1.3 Nhược điểm phần mềm Odoo 1.3.1 Khó khăn việc thiết lập 1.3.2 Thiếu hỗ trợ từ Odoo 1.3.3 Khó khăn việc trì hệ thống CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VINAMILK 2.1 Sơ lược công ty Vinamilk 2.2 Những khó khăn cơng ty Vinamilk trước sử dụng Odoo 2.2.1 Cơng tác kế tốn thủ cơng: 2.2.2 Tồn kho khơng kiểm sốt được: 2.2.3 Số lượng khách hàng không hài lòng ngày nhiều 2.2.4 Các hóa đơn mua bán, xuất nhập hàng quản lý, thống kê xếp thủ công 2.3 Giải pháp công ty áp dụng Odoo 2.3.1 Tự động hóa quy trình kế tốn: 2.3.2 Tối ưu hóa cơng tác quản lí kho 2.3.3 Quản lí hóa đơn CHƯƠNG 3: MÔ PHỎNG QUY TRÌNH MUA, BÁN HÀNG VÀ SẢN XUẤT CỦA CƠNG TY TNHH VINAMILK TRÊN PHẦN MỀM ODOO 3.1 Tổng quan quy trình 3.2 Khái quát hệ thống Odoo Vinamilk 3.3 Quy trình sản xuất Vinamilk phần mềm Odoo 3.4 Quy trình mua hàng 14 3.5 Quy trình bán hàng 21 3.6 Phân hệ kế toán 25 Danh mụ c hình ảnh Hình Quy trình Odoo Hình 3.3 Tổng quan Kho Vận 10 Hình 3.3 Định lượng sản phẩm 10 Hình 3.3 Chọn nguyên liệu vầ định mức nguyên liệu tạo sản phẩm 11 Hình 3.3 Danh sách khu vực sản xuất lập trình 11 Hình 3.3 Tạo lệnh sản xuất 12 Hình 3.3 Chọn sản phẩm định mực số lượng cần sản xuất 12 Hình 3.3 Chọn Đánh dấu hoàn tất 13 Hình 3.3 Chọn lệnh khởi động 13 Hình 3.3 Chọn Lệnh làm việc 14 Hình 3.3 10 Xác nhận trình đánh dấu hồn tất đóng LSX 14 Hình 3.4 Danh sách đơn mua hàng tạo trước 15 Hình 3.4 Tạo đơn mua hàng 15 Hình 3.4 Nhập thơng tin đơn hàng 16 Hình 3.4 Xác nhận đơn hàng 16 Hình 3.4 Đơn hàng cần xử lý 17 Hình 3.4 Chi tiết đơn hàng cần xử lý 17 Hình 3.4 Xác nhận nhận hàng 18 Hình 3.4 Xác nhận đơn hàng 18 Hình 3.4 Giao diện ghi nhận hóa đơn 19 Hình 3.4 10 Ghi nhận tốn 19 Hình 3.4 11 Nhập thơng tin ghi nhận toán 20 Hình 3.4 12 Ghi nhận tốn thành cơng 20 Hình 3.5 Đơn bán hàng tạo 21 Hình 3.5 Đơn bán hàng hồn thành 22 Hình 3.5 Kho vận 22 Hình 3.5 Xuất hàng hoàn thành 23 Hình 3.5 Hóa đơn bán hàng 23 Hình 3.5 Hóa đơn vào sổ 24 Hình 3.5 Ghi nhận tốn thành cơng 24 Hình 3.6 Giao diện Menu 25 Hình 3.6 Giao diện phân hệ kế tốn mục Báo cáo 26 Hình 3.6 Giao diện phân hệ kế tốn mục Kế toán 26 Hình 3.6 Bảng Balance sheet trial 27 Hình 3.6 Lịch sử mua hàng 27 Hình 3.6 Lịch sử bán hàng 28 Hình 3.6 Bảng cân đối kế tốn tính đến ngày 25/11 28 Hình 3.6 Báo cáo Lãi Lỗ 29 Hình 3.6 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 29 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM ODOO 1.1 Giớ i thiệu phần mềm odoo Odoo phần mềm ERP mã nguồn mở (open-source), nghĩa khả tùy chỉnh phát triển tính phần mềm vơ hạn Cụ thể hơn, ngồi phân hệ hay module Odoo POS, CRM, quản lý kho, quản lý nhân sự, Odoo cho phép bạn hoàn toàn chỉnh sửa hay thêm bớt tính tạo phân hệ mà bạn mong muốn Ngồi ra, Odoo cịn cung cấp tính bảo mật cho cộng đồng cơng nghệ kinh doanh phát triển phần mềm toàn giới Hiện nay, hệ thống ERP có 7,000,000 người dùng toàn giới, nhờ ưu tầm nhìn kinh doanh rộng giao diện người dùng thân thiện 1.2 Phần mềm ERP với kho ứng dụng đa dạng 1.2.1 Tính linh hoạt Nhờ vào việc kho ứng dụng đa dạng đề cập trên, Odoo có tính linh hoạt cao phù hợp cho loại hình doanh nghiệp (đặc biệt dành cho doanh nghiệp vừa nhỏ) Ban đầu người dùng bắt đầu với module mặc định để quản lý doanh nghiệp, theo thời gian cài đặt thêm module theo nhu cầu phát sinh hay kế hoạch phát triển doanh nghiệp Ngoài ra, Odoo cho phép bạn tuỳ chỉnh module tạo thêm module riêng bạn để phục vụ loại hình doanh nghiệp khác Những bạn cần đội ngũ lập trình viên mạnh mẽ để tạo hay chỉnh sửa tính theo ý bạn 1.2.2 Dễ dàng tích hợp Khơng nhiều ứng dụng có khả tích hợp mạnh mẽ Odoo Thơng thường, phần mềm ERP thường close source, tức mã nguồn đóng Việc khiến bạn muốn liên kết với phần mềm bên thứ ba trở nên khó khăn, đặc biệt bạn sử dụng nhiều phần mềm để quản lý phận khác Hoặc, số phần mềm ERP khác cho phép bạn tích hợp số phần mềm bên thứ ba định khơng tích hợp với phần mềm bạn mong muốn Đặc biệt, bạn sử dụng phần mềm Việt Nam phần mềm quốc tế không cho phép bạn kết nối Điều lại hoàn toàn ngược lại Odoo, Odoo cung cấp API miễn phí, cho phép bạn hồn tồn tích hợp với phần mềm mà khơng giới hạn Doanh nghiệp bạn hồn tồn tích hợp Odoo để phục vụ quy trình riêng, làm cấu nối để kết nối thống kê hoạt động phần mềm riêng biệt phịng ban lại với Từ đó, nhân viên hay nhà quản lý tăng hiệu suất làm việc quản lý cách chặt chẽ 1.2.3 Giá thành hợp lý Giá thành có lẽ điểm bật Odoo Odoo phù hợp với loại doanh nghiệp khác từ SME đến doanh nghiệp lớn Lí doanh nghiệp bạn có nhu cầu sử dụng module chi phí thật khơng cao Ngồi ra, Odoo cho phép trả phí theo module tức bạn muốn sử dụng chức trả phí chức Ví dụ bạn muốn Odoo sử dụng để làm POS hay quản lý kho bạn việc mua module nhỏ lẻ để phục vụ chức chuyên biệt Ngoài ra, bạn sử dụng chức Odoo chi phí bạn phải trả đồng sử dụng trọn đời Cịn bạn muốn sử dụng thử chức trở lên Odoo cho phép bạn sử dụng thử 15 ngày Odoo.com Chi phí Odoo bắt đầu tăng bạn muốn sửa đổi hay lập trình thêm module riêng lẻ theo mơ hình kinh doanh doanh nghiệp bạn Phần chi phí gia tăng hồn tồn miễn phí doanh nghiệp bạn có đội ngũ lập trình Odoo Tuy nhiên, điều xảy ra, nên bạn thường phải liên hệ đối tác Odoo Magenest để sử dụng dịch vụ 1.2.4 UI/ UX Một điểm đánh giá cao hệ thống Odoo ERP tảng thân thiện với người dùng Thiết kế tối giản hóa, module xếp đơn giản để người dùng dễ dàng quản lý Với người bắt đầu sử dụng Odoo, không cần tốn ngày để thành thạo ứng dụng Các chức xếp cách hợp lí dễ nhìn, dễ hiểu dễ sử dụng Bất kể nhân viên hay quản lý doanh nghiệp bắt đầu sử dụng 1.3 Nhược điểm phần mềm Odoo 1.3.1 Khó khăn việc thiết lập Đây có lẽ điểm chung phần mềm ERP mạnh mẽ Việc thiết lập lặp đặt Odoo không dễ dàng Bạn cần địi hỏi kĩ lập trình để hiểu Odoo Điều gây cản trở tới doanh nghiệp vừa thời gian vừa công sức quan trọng tiền bạc cho nhân doanh nghiệp bạn, để xử lí vấn đề cài đặt 1.3.2 Thiếu hỗ trợ từ Odoo Điều dễ hiểu số lượng triệu doanh nghiệp sử dụng toàn giới, việc nhận hỗ trợ từ Odoo thật khó khăn có Và bạn có nhận hỗ trợ từ Odoo khơng hài lịng nhân viên hỗ trợ họ ngày phải hỗ trợ hàng trăm người Điều dẫn tới vấn đề cửa bạn khơng xử lí trọn vẹn chi tiết Hơn nữa, bạn muốn xây dựng đội ngũ chuyên hỗ trợ Odoo, việc lại đắt đỏ chi phí cho khoá học Odoo đắt 1.3.3 Khó khăn việc trì hệ thống Đây khó khăn nhiều doanh nghiệp mặc phải sử dụng Odoo Điển hình trình sử dụng bạn gặp nhiều vấn đề chức khơng đáp ứng tồn nhu cầu bạn hay doanh nghiệp bạn cần liên kết số phần mềm bên thứ ba bạn phải xoay xở để tích hợp hay thêm tính Mặc dù cộng đồng Odoo mạng nhiều việc trì hệ thống ERP Odoo địi hỏi kiến thức cao lập trình phần mềm để xử lí Hơn nữa, nhân viên lập trình bạn phải có kiến thức Odoo cao để xử lí CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY VINAMILK 2.1 Sơ lược công ty Vinamilk Vinamilk tên gọi tắt Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy Products Joint Stock Company) công ty sản xuất, kinh doanh sữa sản phẩm từ sữa thiết bị máy móc liên quan Việt Nam Được thành lập từ năm 1976 Công ty doanh nghiệp hàng đầu ngành công nghiệp chế biến sữa, chiếm lĩnh 75% thị phần sữa Việt Nam Sở hữu 12 trang trại lớn toàn quốc với tổng đàn bò lên đến 130.000 con, sản lượng sữa tươi nguyên liệu đạt 950 – 1000 tấn/ngày Hiện sản phẩm công ty phân phối rộng rãi đến nhiều châu lục giới Châu Âu, Bắc Mỹ, Châu Phi, Trung Đông Châu Á - Thái Bình Dương Doanh thu vào năm 2019 công ty rơi vào khoảng 56300 tỷ đồng 2.2 Những khó khăn cơng ty Vinamilk trước sử dụng Odoo 2.2.1 Cơng tác kế tốn thủ cơng: Ghi chép lặp lại nhiều lần cho nghiệp vụ kế tốn phải vào nhiều sổ sách có liên quan nên nhiều thời gian Khi sai sót nhiều thời gian để tìm kiếm có lâu, khó kiểm tra bước tốn quy trình 2.2.2 Tồn kho khơng kiểm sốt được: Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu hồn tồn thủ cơng, điều dẫn đến số hậu lượng hàng tồn kho nhiều sản phẩm đầu lại tiêu thụ chậm gây tốn trình sản xuất Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận công ty 2.2.3 Số lượng khách hàng khơng hài lịng ngày nhiều Việc số liệu bán hàng, số liệu hàng tồn kho, hàng nhập hàng giao cho khách không tổ chức đồng dễ gây trục trặc cho q trình kinh doanh Ví dụ khách hàng đặt mua sản phẩm A nhiên quản lý thông tin không tốt dẫn đến việc hết hàng mà khơng biết Từ đánh hội bán hàng doanh nghiệp 2.2.4 Các hóa đơn mua bán, xuất nhập hàng quản lý, thống kê xếp thủ cơng Hiện cơng ty cịn sử dụng cách quản lý hóa đơn thủ cơng, khiến cho khả lưu trữ quản lý hóa đơn gặp nhiều rắc rối số lượng hóa đơn q nhiều khơng thể quản lý hết Hoặc đơi có sai sót gây hóa đơn quan trọng 2.3 Giải pháp cơng ty áp dụng Odoo 2.3.1 Tự động hóa quy trình kế toán: Triển khai giải pháp Odoo giúp giảm tải cơng việc phận kế tốn Cụ thể thao tác nghiệp vụ quy trình sản xuất kinh doanh ghi nhận giao dịch hệ thống Cùng với quy trình nghiệp vụ chia thành nhiều công đoạn khác nhau, bước thao tác khác nghiệp vụ kế toán chia thành nhiều cặp bút toán khác Giúp cho báo cáo tạo nhanh chóng dễ dàng mà khơng có chỗ cho sai sót Với việc cho phép truy cập vào báo cáo nhanh chóng giúp nhà quản lý doanh nghiệp đưa định đắn, nhanh chóng nhiều 2.3.2 Tối ưu hóa cơng tác quản lí kho Sử dụng ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian cơng sức trình vận hành cách tự động hóa cơng việc hàng ngày vốn trước phải làm thủ công Việc sử dụng hệ thống quản lý tự động không hỗ trợ việc tăng hiệu suất hiệu mà cịn tăng mức độ xác của sản phẩm đầu Tiết kiệm chi phí Tăng hiệu suất làm việc đồng nghĩa với việc tiết kiệm chi phí vận hành Thay phải thuê bỏ khoản tiền lớn trả lương cho nhân công để làm công việc cách thủ cơng, doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho để tự động hóa hoạt động thường nhật, từ giảm thiểu chi phí vận hành Cung cấp số liệu báo cáo xác Khi liệu nguyên liệu sản xuất, vật tư, hàng tồn kho, đơn đặt hàng thông tin khách hàng cập nhật lưu trữ ghi nhận liệu với độ xác cao, sai lệch Quản lý hàng tồn kho Với số liệu cập nhật thường xuyên xác, nhà quản lý dễ dàng biết mặt hàng tồn kho từ nhanh chóng triển khai kế hoạch lý 2.3.3 Quản lí hóa đơn Áp dụng phần mềm Odoo cho công ty, giúp tự động quản lý lưu trữ hóa đơn giúp cho cơng ty dễ dàng thống kê tìm kiếm cần, lưu trữ lượng hóa đơn lớn CHƯƠNG 3: MƠ PHỎNG QUY TRÌNH MUA, BÁN HÀNG VÀ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TNHH VINAMILK TRÊN PHẦN MỀM ODOO 3.1 Tổng quan quy trình Hình Quy trình Odoo 3.2 Khái quát hệ thống Odoo Vinamilk Khi đăng ký đăng nhập thành cơng Odoo, người dùng thao tác trực tiếp Odoo Các Module sử dụng công ty Vinamilk bao gồm: Kho vận, Bán hàng, Mua hàng, Sản xuất, Kết toán Module sản xuất: hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất việc lên kế hoạch, vận hành quy trình xử lý đơn hàng sản xuất Với liệu sản xuất ghi nhận theo thời gian thực từ xưởng làm việc (work center), nhà quản lý nâng cao hiệu suất độ xác khâu sản xuất cách đưa dẫn xử lý kịp thời Thêm vào đó, module hỗ trợ tích Hình 3.4 Danh sách đơn mua hàng tạo trước Nhấn Tạo để tạo đơn mua hàng Hình 3.4 Tạo đơn mua hàng 15 Hình 3.4 Nhập thông tin đơn hàng Bước 2: Xác nhận đơn mua hàng Sau xác nhận thông tin kiểm tra đầy đủ thông tin đơn mua hàng, nhấn Xác nhận đơn hàng Hình 3.4 Xác nhận đơn hàng Xác nhận đơn hàng xong từ Yêu cầu báo giá chuyển sang trạng thái Đơn mua hàng Bước 3: Kiểm tra nhận hàng 16 Vào phân hệ Kho vận để nhập hàng vào kho Tại Nhận hàng ta thấy có đơn cần xử lý Ta nhấn vào đơn cần xử lý Hình 3.4 Đơn hàng cần xử lý Hình 3.4 Chi tiết đơn hàng cần xử lý 17 Hình 3.4 Xác nhận nhận hàng Bước 4: Tạo hóa đơn mua hàng Vào lại phân hệ MUA HÀNG, tiến hành tạo hóa đơn, chọn ngày nhận hàng, sau XÁC NHẬN Hình 3.4 Xác nhận đơn hàng 18 Bước 5: Ghi nhận hóa đơn vào sổ phân hệ Kế tốn Vào lại phân hệ Kế toán, chọn Nhà cung cấp sau nhấn chọn hóa đơn để tiến hành ghi nhận Hình 3.4 Giao diện ghi nhận hóa đơn Tiếp theo ta tiến hành ghi nhận tốn: Hình 3.4 10 Ghi nhận tốn 19 Sau điền đầy đủ thơng tin tốn: chọn hình thức tốn, qua Ngân hàng tiền mặt Hình 3.4 11 Nhập thơng tin ghi nhận tốn Kiểm tra thơng tin (ngày tốn, tổng tiền) lần nhấn CREATE PAYMENT Hình 3.4 12 Ghi nhận tốn thành cơng Ở giao diện lên dịng chữ màu xanh Thanh tốn có nghĩa hóa đơn ghi nhận thành cơng 20 3.5 Quy trình bán hàng Bướ c 1: Nhấn chọn phân hệ bán hàng Bướ c 2: Tạo đơn hàng Vào phân hệ Bán hàng, nhấn “Tạo”, hệ thống hiển thị đơn bán hàng cho phép điền thơng tin vào Hình 3.5 Đơn bán hàng tạo Thơng tin bao gồm: • Khách hàng: Siêu thị BIDA • Ngày hết hạn: 25/11/2021 • Các điều khoản tốn: Thanh tốn • Chi tiết đơn hàng: Những sản phẩm khách hàng đặt bao gồm Sữa tươi vị dâu 220ml: số lượng 200 Có thể cập nhật thêm thông tin tab “Sản phẩm tùy chọn” “Thông tin khác” cần thiết Sau tiến hành kiểm tra lại tồn thơng tin lần, nhấn “Xác nhận” lưu lại 21 Hình 3.5 Đơn bán hàng hoàn thành Trạng thái đơn hàng từ báo giá chuyển sang đơn bán hàng Bước 3: Xuất hàng Vào phân hệ Kho vận, thấy mục phiếu giao hàng có đơn cần xử lý, nhấn chọn Hình 3.5 Kho vận Bước 4: Hồn thành việc xuất hàng 22 Hình 3.5 Xuất hàng hoàn thành Chỉnh sửa số lượng hoàn thành với nhu cầu, kiểm tra lại thơng tin, sau nhấn “Xác nhận” Đơn hàng từ trạng thái sẵn sàng chuyển sang hồn thành Bước 5: Tạo hóa đơn Vào phân hệ Bán hàng, tiến hành tạo hóa đơn Hình 3.5 Hóa đơn bán hàng 23 Bước 6: Vào sổ Nhấn chọn phân hệ Kế tốn, chọn hóa đơn khách hàng, sau tiến hành ghi nhận vào sổ Hình 3.5 Hóa đơn vào sổ Trạng thái hóa đơn từ nháp chuyển sang vào sổ, sau tiến hành ghi nhận tốn Chọn hình thức tốn, sau chọn “Ghi nhận tốn” Hình 3.5 Ghi nhận tốn thành cơng Trạng thái toán hiển thị màu xanh tức việc tốn hồn tất 24 3.6 Phân hệ kế toán Phân hệ kế toán chứa đựng lịch sử bán hàng, mua hàng, bảng báo cáo kinh doanh, bảng cân đối kế toán, lãi lỗ, … cho phép kiểm tra lại, đối chiếu giao dịch cách rõ rang, chi tiết giúp doanh nghiệp kịp thời theo dõi, kiểm tra Để truy cập vào phân hệ kế toán xem báo cáo Odoo ta làm bước sau: Bước 1: Tại Menu giao diện ta chọn Kế Tốn Hình 3.6 Giao diện Menu Bước 2: Khi truy cập thành cơng vào phân hệ kế tốn tùy chọn phía ta chọn vào mục Báo cáo tự động khoản mục như: Bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, lãi lỗ Cịn chọn vào phần Kế tốn ghi lại lịch sử giao dịch mua, bán doanmh nghiệp 25 Hình 3.6 Giao diện phân hệ kế tốn mục Báo cáo Hình 3.6 Giao diện phân hệ kế toán mụ c Kế toán Bước 3: Sau chọn xong báo cáo muốn xem xuất file dạng PDF XLXS để tạo độ chuyên nghiệp Dưới số hình ảnh báo cáo phân hệ kế tốn nhóm 26 Hình 3.6 Bảng Balance sheet trial Hình 3.6 Lịch sử mua hàng 27 Hình 3.6 Lịch sử bán hàng Hình 3.6 Bảng cân đối kế tốn tính đến ngày 25/11 28 Hình 3.6 Báo cáo Lãi Lỗ Hình 3.6 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 29 ... ng? ?ời d? ?ng d? ?? d? ?ng quản lý Với ng? ?ời bắt đầu sử d? ? ?ng Odoo, kh? ?ng cần tốn ng? ?y để thành thạo ? ?ng d? ? ?ng Các chức xếp cách hợp lí d? ?? nhìn, d? ?? hiểu d? ?? sử d? ? ?ng Bất kể nhân viên hay quản lý doanh nghiệp... lẻ để phục vụ chức chuyên biệt Ngoài ra, bạn sử d? ? ?ng chức Odoo chi phí bạn phải trả đ? ?ng sử d? ? ?ng trọn đời Còn bạn muốn sử d? ? ?ng thử chức trở lên Odoo cho phép bạn sử d? ? ?ng thử 15 ng? ?y Odoo. com... sử d? ? ?ng module chi phí thật kh? ?ng cao Ng? ??i ra, Odoo cho phép trả phí theo module tức bạn muốn sử d? ? ?ng chức trả phí chức Ví d? ?? bạn muốn Odoo sử d? ? ?ng để làm POS hay quản lý kho bạn việc mua module