TẬP ĐỒN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM CƠNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày ….tháng năm 2021 DỰ THẢO QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2021 CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng cho việc tổ chức điều hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 (sau gọi “Đại hội”) Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng Điện (Sau gọi “Công ty”) Quy chế quy định cụ thể quyền nghĩa vụ cổ đông, đại diện theo ủy quyền cổ đông (sau gọi “đại diện theo ủy quyền”) bên tham dự Đại hội, điều kiện thể thức tiến hành Đại hội Trong quy chế này, cụm từ “cổ đông” hiểu cổ đông, đại diện theo ủy quyền cổ đơng, khơng có diễn giải khác Cổ đông, đại diện theo ủy quyền cổ đông bên tham gia Đại hội có trách nhiệm thực quy định theo Quy chế CHƯƠNG II ĐIỀU KIỆN THAM DỰ ĐẠI HỘI, QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CỔ ĐÔNG, NGƯỜI THAM DỰ ĐẠI HỘI Điều Điều kiện tham dự Đại hội Cổ đơng có tên danh sách cổ đơng ngày chốt quyền tham dự Đại hội có quyền trực tiếp tham dự ủy quyền văn cho cá nhân, tổ chức khác dự họp Đại hội theo quy định Điều lệ Công ty Điều Quyền cổ đông tham dự Đại hội Cổ đơng có quyền thảo luận biểu tất vấn đề nằm nội dung chương trình thuộc thẩm quyền Đại hội theo quy định Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, quy định pháp luật có liên quan Điều lệ Cơng ty Được Công ty thông báo công khai nội dung, chương trình Đại hội Sau đăng ký tham dự họp Đại hội với Ban kiểm tra tư cách cổ đông, cổ đông nhận (01) “Thẻ biểu quyết”, hai (02) “Phiếu biểu quyết” (01) “Phiếu bầu” (trong có ghi Họ tên cổ đơng, đại diện theo ủy quyền, số cổ phần sở hữu, số cổ phần ủy quyền tổng số phiếu biểu quyết/tổng số phiếu bầu) Giá trị biểu “Thẻ biểu quyết”, “Phiếu biểu quyết” tương ứng với số cổ phần có quyền biểu mà cổ đơng sở hữu và/hoặc đại diện đăng QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI ĐHĐCĐ THƯỜNG NIÊN NĂM 2021 1/7 ký tham dự Đại hội tổng số cổ phần có quyền biểu cổ đơng/đại diện theo ủy quyền có mặt Đại hội Cổ đông đến dự Đại hội sau họp khai mạc có quyền đăng ký ngay, sau có quyền tham gia biểu Chủ tọa khơng có trách nhiệm dừng Đại hội cá nhân đăng ký hiệu lực nội dung biểu trước khơng thay đổi Ban Kiểm phiếu có trách nhiệm cộng số cổ phần có quyền biểu cổ đơng đến muộn vào tổng số cổ phần có quyền biểu Đại hội để tính tỷ lệ thơng qua nội dung biểu sau Thực quyền khác theo quy định Điều lệ Công ty, Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 văn quy phạm pháp luật có liên quan Điều Nghĩa vụ cổ đông tham dự Đại hội Cổ đông đến dự Đại hội mang theo giấy tờ sau: 1.1 Giấy mời họp; 1.2 Giấy chứng minh nhân dân Thẻ cước công dân Hộ chiếu chứng thực cá nhân hợp pháp khác; 1.3 Văn ủy quyền tham dự Đại hội: a) Quyết định cử người đại diện phần vốn cổ đơng tổ chức có phần vốn góp, cổ phần Nhà nước nắm giữ 50% vốn điều lệ Người đại diện theo ủy quyền không ủy quyền tiếp cho cá nhân, tổ chức khác dự họp Đại hội trừ trường hợp cổ đông tổ chức đồng ý; b) Giấy uỷ quyền theo mẫu gửi kèm thư mời họp Đại hội trường hợp sau: - Trường hợp cổ đông cá nhân bên ủy quyền giấy ủy quyền phải có chữ ký cổ đơng cá nhân người đại diện theo pháp luật tổ chức ủy quyền dự họp; - Trường hợp cổ đông tổ chức người ủy quyền giấy ủy quyền phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật cổ đông tổ chức cá nhân ủy quyền dự họp người đại diện theo pháp luật tổ chức ủy quyền dự họp; Cổ đông thức tham dự biểu Đại hội sau thực thủ tục đăng ký chứng minh tư cách cổ đông, đại diện theo ủy quyền hợp lệ với Ban Kiểm tra tư cách cổ đông Trường hợp cổ đông hủy chấm dứt việc ủy quyền cho đại diện theo ủy quyền Công ty không nhận thông báo văn việc hủy chấm dứt ủy quyền trước khai mạc họp Đại hội cổ đơng tham dự Đại hội không nhận Thẻ biểu quyết, Phiếu biểu quyết, Phiếu bầu Đại hội đại diện theo ủy quyền cổ đơng làm thủ tục nhận Thẻ biểu quyết, Phiếu biểu quyết, Phiếu bầu Đại diện theo ủy quyền không ủy quyền lại cho bên thứ ba trừ trường hợp quy định Điểm a) Khoản 1.3 Điều Cổ đông tham dự họp Đại hội có trách nhiệm tham dự Đại hội từ QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI ĐHĐCĐ THƯỜNG NIÊN NĂM 2021 2/7 bắt đầu Đại hội kết thúc Đại hội Trong trường hợp cổ đông lí bất khả kháng phải rời khỏi họp trước kết thúc Đại hội, phải liên hệ với Trưởng Ban kiểm phiếu để thông báo nộp ý kiến văn cá nhân vấn đề biểu Đại hội Trường hợp cổ đông rời khỏi họp trước kết thúc Đại hội mà không thông báo nộp ý kiến văn cá nhân với Trưởng Ban kiểm phiếu cổ đơng coi đồng ý với tất vấn đề biểu Đại hội Trong thời gian diễn Đại hội, thành viên tham gia Đại hội phải nghiêm túc chấp hành quy định Quy chế nội quy họp Đại hội, tuân thủ theo hướng dẫn, điều khiển Chủ tọa, tôn trọng kết làm việc Đại hội, ứng xử văn minh, lịch sự, không gây trật tự Cổ đông tham dự họp Đại hội phải chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế này, vi phạm tùy theo mức độ cụ thể, Chủ tọa xem xét có hình thức xử lý theo điểm b Khoản Điều 146 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 Điều Quyền nghĩa vụ Chủ tọa đại hội Đoàn Chủ tọa Đại hội gồm Chủ tọa Đại hội thành viên Chủ tọa đề cử ĐHĐCĐ thống thông qua Chủ tịch HĐQT Cơng ty Chủ tọa Đại hội có quyền hạn, trách nhiệm sau: Chủ trì định công việc cần thiết để điều khiển Đại hội cách hợp lệ, có trật tự theo chương trình Đại hội, Quy chế Đại hội thông qua phù hợp với quy định pháp luật Quyết định trình tự, thủ tục kiện phát sinh ngồi chương trình Đại hội; định công việc cho cần thiết để điều khiển Đại hội cách hợp lệ có trình tự để Đại hội phản ánh mong muốn đa số cổ đông tham dự Hướng dẫn Đại hội thảo luận, lấy ý kiến biểu vấn đề nội dung chương trình Đại hội; Trình dự thảo, kết luận vấn đề cần thiết để Đại hội biểu quyết; Trả lời định thành viên Đoàn Chủ tọa trả lời vấn đề Đại hội yêu cầu; Trì hỗn Đại hội đến thời điểm khác thay đổi địa điểm họp lúc phù hợp với quy định Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 Điều lệ Công ty mà không cần lấy ý kiến Đại hội nhận thấy rằng: a) Địa điểm họp khơng có đủ chồ ngồi thuận tiện cho tất thành viên dự họp; b) Các phương tiện thông tin địa điểm họp không bảo đảm cho cổ đông dự họp tham gia, thảo luận biểu quyết; c) Có người dự họp cản trở, gây rối trật tự, có nguy làm cho họp không tiến hành cách công hợp pháp; Chủ tọa Đại hội có quyền: a) Không trả lời ghi nhận ý kiến đóng góp cổ đơng nội dung đóng góp, kiến nghị nằm ngồi nội dung chương trình Đại hội QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI ĐHĐCĐ THƯỜNG NIÊN NĂM 2021 3/7 b) Dừng ý kiến phát biểu cổ đông cổ đông phát biểu ý kiến nằm ngồi nội dung chương trình Đại hội, ý kiến trùng lặp thời gian ảnh hưởng tới thời gian chung Đại hội c) Yêu cầu tất thành phần dự họp chịu kiểm tra biện pháp an ninh hợp pháp, hợp lý khác; yêu cầu quan có thẩm quyền trì trật tự họp, trục xuất người khơng tuân thủ quyền điều hành Chủ tọa, cố ý gây rối trật tự, ngăn cản tiến hành họp không tuân thủ yêu cầu kiểm tra an ninh khỏi Đại hội Điều Ban Thư ký Đại hội Ban Thư ký Đại hội gồm 01 Trưởng Ban 02 thành viên Chủ tọa đề cử Đại hội biểu thông qua Ban thư ký chịu trách nhiệm trước Chủ tọa Đại hội nhiệm vụ Ban Thư ký Đại hội thực công việc trợ giúp theo phân công Chủ tọa như: tiếp nhận Phiếu đăng ký phát biểu cổ đông, ghi chép Biên diễn biến họp Đại hội, phản ánh trung thực, xác, đầy đủ nội dung Đại hội Biên Nghị Đại hội; trình bày trước Đại hội Biên Nghị Đại hội Ban Thư ký Đại hội có quyền lập phận giúp việc để hoàn thành nhiệm vụ Ban việc ghi chép diễn biến họp, nội dung câu hỏi, ý kiến chất vấn cổ đông trả lời Điều Ban kiểm tra tư cách cổ đông Ban Kiểm tra tư cách cổ đông gồm 01 Trưởng ban 02 thành viên Hội đồng quản trị Công ty thành lập giới thiệu với Đại hội, có chức nhiệm vụ sau: a) Kiểm tra tư cách dự họp cổ đông, đại diện theo ủy quyền đến dự họp dựa tài liệu mà họ xuất trình: Chứng minh nhân dân Thẻ cước công dân Hộ chiếu chứng thực cá nhân hợp pháp khác; Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tài liệu pháp lý tương đương; Giấy mời họp ĐHĐCĐ; Văn ủy quyền tham dự Đại hội tài liệu khác kèm theo (nếu có); b) Phát Thẻ biểu quyết, Phiếu biểu quyết, Phiếu bầu thành viên HĐQT tài liệu Đại hội cho cổ đông, đại diện theo ủy quyền; c) Tổng hợp kết kiểm tra báo cáo Đoàn Chủ tọa, Ban kiểm soát kết kiểm tra tư cách cổ đông dự họp Đại hội thời điểm: - Trước khai mạc Đại hội; - Khi có thay đổi số cổ đông đăng ký tham dự Đại hội (Cổ đông đến muộn đăng ký dự họp) Thông báo kết kiểm tra tư cách cổ đơng lên hình thơng tin; Ban kiểm tra tư cách cổ đơng có quyền thành lập Bộ phận giúp việc để hoàn thành nhiệm vụ Ban Trường hợp người đến dự họp khơng có đầy đủ tư cách tham dự Đại hội Ban kiểm tra tư cách cổ đơng có quyền từ chối quyền dự họp người đó, từ chối cấp Thẻ biểu quyết, Phiếu biểu quyết, Phiếu bầu từ chối việc phát tài liệu QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI ĐHĐCĐ THƯỜNG NIÊN NĂM 2021 4/7 Đại hội Điều Ban kiểm phiếu Ban kiểm phiếu gồm 01 Trưởng ban 04 thành viên Đại hội biểu thông qua theo đề nghị Chủ tọa Thành viên Ban kiểm phiếu thành viên HĐQT, Ban kiểm sốt, Ban Tổng Giám đốc Cơng ty Ban Kiểm phiếu có quyền yêu cầu phận giúp việc, hỗ trợ trình kiểm phiếu biểu nhằm đảm bảo tiến độ kiểm phiếu Ban kiểm phiếu có nhiệm vụ: 4.1 Đối với việc biểu nội dung Đại hội: a) Hướng dẫn Thể lệ biểu quyết; b) Kiểm tra nội dung, hình thức số phiếu biểu phát ra; c) Kiểm tra, giám sát việc biểu quyết, bỏ phiếu cổ đông; d) Thực việc kiểm đếm số Thẻ biểu quyết/Phiếu biểu theo loại: Tán thành, Không tán thành, Khơng có ý kiến sau Đại hội biểu quyết; lập Biên kiểm phiếu; e) Trưởng ban kiểm phiếu công bố kết biểu trước Đại hội; f) Bàn giao Biên kết kiểm phiếu, niêm phong bàn giao toàn phiếu biểu cho Chủ tọa Đại hội; 4.2 Đối với việc bầu bổ sung thành viên HĐQT a) Hướng dẫn Thể lệ bầu bổ sung thành viên HĐQT; b) Kiểm tra nội dung, hình thức số phiếu bầu phát ra; c) Kiểm tra, giám sát việc bỏ phiếu bầu cổ đông; d) Tiến hành thu kiểm đếm Phiếu bầu; lập Biên kiểm phiếu; e) Trưởng Ban kiểm phiếu công bố kết kiểm phiếu trước Đại hội; f) Bàn giao Biên kết kiểm phiếu, niêm phong bàn giao toàn phiếu bầu cho Chủ tọa Đại hội; 4.3 Cùng Chủ tọa Đại hội xem xét giải khiếu nại, tố cáo kết biểu báo cáo để Đại hội định Ban kiểm phiếu phải bảo đảm tính trung thực việc kiểm phiếu Ban kiểm phiếu chịu trách nhiệm trước pháp luật trước cổ đông để xảy sai phạm CHƯƠNG III TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều Điều kiện tiến hành Đại hội Đại hội tiến hành có số cổ đơng, đại diện theo ủy quyền cổ đông tham dự đại diện cho 51% tổng số phiếu biểu theo danh sách cổ đông lập thời điểm chốt danh sách để triệu tập họp Đại hội Trưởng Ban kiểm sốt thơng báo số lượng cổ đơng, đại diện theo ủy quyền cổ QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI ĐHĐCĐ THƯỜNG NIÊN NĂM 2021 5/7 đông tham dự, tổng số cổ phần có quyền biểu mà cổ đông sở hữu đại diện tỷ lệ tham dự để Đại hội tiến hành theo quy định Điều 10 Cách thức tiến hành Đại hội Cuộc họp Đại hội dự kiến diễn 1/2 ngày Đại hội thảo luận biểu nội dung nêu Chương trình Đại hội Điều 11 Chương trình, nội dung làm việc Đại hội Chương trình nội dung họp phải Đại hội thông qua phiên khai mạc Chương trình phải xác định rõ thời gian nội dung chương trình họp Trường hợp có thay đổi chương trình họp gửi kèm theo Giấy mời họp cho cổ đông nội dung đăng tải trang thông tin điện tử Công ty, thay đổi phải Đại hội thông qua Điều 12 Thảo luận chất vấn Đại hội Căn vào số lượng cổ đông tham dự thời lượng cho phép Đại hội, Chủ tọa Đại hội lựa chọn phương pháp điều khiển họp hợp lý Cổ đông tham dự Đại hội phát biểu ý kiến thảo luận, chất vấn cách giơ tay đề nghị phát biểu đồng ý Chủ tọa Đại hội điền vào Phiếu câu hỏi gửi cho Ban Thư ký Đại hội Trong thời điểm có cổ đông quyền phát biểu Trường hợp nhiều cổ đơng có ý kiến lúc Chủ tọa mời cổ đơng trình bày ý kiến Cổ đơng phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với chương trình Đại hội thông qua Nội dung ý kiến đề xuất cổ đông không vi phạm pháp luật, liên quan đến vấn đề cá nhân vượt quyền hạn doanh nghiệp Chủ tọa Đại hội có quyền nhắc nhở đề nghị cổ đông tập trung vào nội dung trọng tâm cần phát biểu để tiết kiệm thời gian đảm bảo chất lượng thảo luận Đối với vấn đề chất vấn, Ban Chủ tọa có quyền trả lời cho cổ đông ghi nhận ý kiến để HĐQT Công ty phạm vi thẩm quyền trả lời văn cho cổ đông thời hạn 05 ngày làm việc kể từ kết thúc Đại hội Điều 13 Biểu thông qua vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội Các vấn đề thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ Đại hội biểu thông qua theo quy định Thể lệ biểu Thể lệ bầu bổ sung thành viên HĐQT Điều 14 Biên họp Đại hội, dự thảo Nghị Đại hội Tất nội dung Đại hội phải Ban Thư ký ghi vào biên họp ĐHĐCĐ Biên phải đọc thông qua trước bế mạc Đại hội Biên Đại hội công bố trang thông tin điện tử Công ty theo quy định Căn biên Đại hội, kết biểu quyết, Thư ký Đại hội tổng hợp số liệu đưa vào dự thảo nghị Đại hội Dự thảo Nghị đọc thông qua trước bế mạc Đại hội Công ty thực đăng tải Nghị QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI ĐHĐCĐ THƯỜNG NIÊN NĂM 2021 6/7 trang thông tin điện tử Công ty theo quy định Biên bản, phụ lục danh sách cổ đơng đăng ký dự họp Đại hội, tồn văn Nghị thơng qua tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp lưu giữ trụ sở Công ty theo quy định CHƯƠNG IV ĐIỀU KHOẢN KHÁC Điều 15 Trường hợp tiến hành Đại hội không thành Trường hợp họp Đại hội lần thứ không đủ điều kiện tiến hành theo quy định Điều Quy chế thơng báo mời họp lần thứ hai phải gửi thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai tiến hành có số cổ đơng dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu trở lên Trường hợp họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định khoản Điều thông báo mời họp lần thứ ba phải gửi thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu cổ đông dự họp CHƯƠNG V HIỆU LỰC THI HÀNH Điều 16 Hiệu lực thi hành Quy chế gồm 05 Chương, 16 Điều, có hiệu lực sau Đại hội thông qua áp dụng Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 Cơng ty Chủ tọa có trách nhiệm điều hành Đại hội theo Quy chế Cổ đông người tham dự Đại hội có trách nhiệm thực quy định Quy chế Nơi nhận: - Các cổ đông; - P7 (đăng Web); - Lưu: HĐQT TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Nguyễn Tài Anh QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI ĐHĐCĐ THƯỜNG NIÊN NĂM 2021 7/7 ... theo quy định Căn biên Đại hội, kết biểu quy? ??t, Thư ký Đại hội tổng hợp số liệu đưa vào dự thảo nghị Đại hội Dự thảo Nghị đọc thông qua trước bế mạc Đại hội Công ty thực đăng tải Nghị QUY CHẾ LÀM... tham dự, tổng số cổ phần có quy? ??n biểu mà cổ đông sở hữu đại diện tỷ lệ tham dự để Đại hội tiến hành theo quy định Điều 10 Cách thức tiến hành Đại hội Cuộc họp Đại hội dự kiến diễn 1/2 ngày Đại hội. .. danh sách cổ đông lập thời điểm chốt danh sách để triệu tập họp Đại hội Trưởng Ban kiểm sốt thơng báo số lượng cổ đông, đại diện theo ủy quy? ??n cổ QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI ĐHĐCĐ THƯỜNG NIÊN NĂM 2021 5/7