CHƯƠNG 3 Phân Tích Quản Lý Hàng Tồn Kho CHƯƠNG 3 Phân Tích Quản Lý Hàng Tồn Kho III 1 Phân tích nghiệp vụ 1 Tổng quan về quy trình a Khái niệm Quy trình hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp[.]
CHƯƠNG : Phân Tích Quản Lý Hàng Tồn Kho III.1 Phân tích nghiệp vụ Tổng quan quy trình a Khái niệm Quy trình hàng tồn kho thời điểm nhà cung cấp giao hàng đến kho nhà phân phối thời điểm hàng hóa xuất khỏi kho phân phối cho khách hàng b Quy trình phụ Quy trình hàng tồn kho gồm quy trình phụ sau: Quy trình nhập kho Quy trình xuất kho Quy trình kiểm kê điều chỉnh hàng tồn kho c Đối tượng tham gia Những đối tượng chủ yếu quy trình : Thủ kho Nhân viên kế toán Nhân viên phận kinh doanh Các sách quy trình a Phạm vi tiêu chuẩn giá trị hàng tồn kho Hàng tồn kho bao gồm hàng gửi bán, hàng hoá bán Về nguyên tắc, hàng tồn kho xác định theo phương pháp ghi nhận giá trị thấp chi phí mua hàng giá thị trường thực b Các thủ tục & theo dõi hàng tồn kho Thủ kho chịu trách nhiệm kiểm tra ghi nhận số lượng hàng tồn kho giao (nhập xuất hàng) kho Kế toán kho (Bộ phận kho) chịu trách nhiệm kiểm tra ghi nhận số lượng hàng tồn kho Kế toán tổng hợp ghi nhận giá trị hàng tồn kho giao Những liệu (riêng biệt) đối chiếu thường xuyên với Thẻ kho lập cho hàng tồn kho bao gồm thông tin sau: Tên, Diễn giải, Số lượng, Mã hàng Nơi chốn Tất thông tin hàng tồn kho cần ghi nhận đầy đủ có tham chiếu đến tài liệu liên quan c Kiểm kê điều chỉnh hàng tồn kho Kiểm kê hàng tồn kho cần thực cho tất hàng tồn kho tất nơi (tối thiểu) tháng lần, tương ứng với ngày niên độ kết thúc năm tài Bảng hướng dẫn kiểm kê cần lập, phê duyệt chuyển đến tất cá nhân tham gia vào việc kiểm kê Mọi hoạt động kiểm kê cần thực tuân thủ theo hướng dẫn kiểm kê phê duyệt Đội kiểm kê cần bao gồm người độc lập với số liệu bảo quản hàng tồn kho Thủ kho thành viên đội kiểm kê người trực tiếp đếm đưa nhận xét Việc xem xét đưa điều chỉnh cần thiết cần thực tức thời dựa sở kết qủa kiểm kê thực tế Sự khác số lượng thực tế số liệu sổ sách xác định sau kiểm kê xử lý sau: o Điều chỉnh vào thu nhập chi phí bất thường chênh lệch lý khách quan o Thực bồi thường vật chất trường hợp nguyên nhân chủ quan cách khấu trừ dần vào tiền lương hàng tháng người vi phạm Nhưng không 30% lương tháng nhận người lao động d Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho o Giá trị tất hàng hóa tồn kho xác định chủ yếu dựa giá mua cộng với chi phí liên quan phát sinh hàng hóa nhập kho (chi phí vận chuyển, thuế nhập chi phí khác) Lập kế hoạch nhập hàng Chứng từ Chuyển chứng từ cho Kế toán Kiểm tra số lượng Không Kiểm tra chất lượng Đạt yêu cầu Kiểm tra số lượng Có Lập Phiếu kiểm tra thử nghiệm Nhập kho Lập Phiếu nhập kho Đối chiếu kế hoạch / Phiếu đề nghị mua sản phẩm Kế toán tổng hợp Kế toán kho Trả hàng Giao hàng Thủ Kho Bộ phận kiểm soát chất lượng Nhân viên bảo vệ Nhà cung Bộ phận cấp kinh doanh III.2 Quy trình xử lý Nhập kho Ghi nhận giá trị hạch toán kế toán Phiếu đề nghị mua sản phẩm Phiếu xuất kho nhà cung cấp Hố đơn Kế hoạch nhập hàng hóa Phiếu kiểm tra thử nghiệm hàng hóa Nhập sổ sách Ghi nhận số lượng Kiểm tra ghi nhận nhập kho Hệ thống máy tính Phiếu nhập kho Hóa đơn Thủ tục a Lập kế hoạch nhập kho Ai o Nhân viên tiếp thị (Bộ phận kinh doanh) o Nhân viên phận quản lý chất lượng o Nhân viên phận mua hàng Công việc o Lập dự trù hàng hóa cho nhu cầu phân phối Khi o Hàng năm, hàng quý, hàng tháng Cách thức thực o Căn vào đơn đặt hàng khách hàng, nhu cầu phát triển khách hàng, yêu cầu chất lượng đơn đặt hàng Nhân viên phận quản lý chất lượng cung cấp; Nhân viên tiếp thị chịu trách nhiệm dự trù hàng hóa o Nhân viên phận mua hàng chịu trách nhiệm dự trù hàng hóa khác o Chuyển kế hoạch nhập kho hàng hóa cho Giám đốc phê duyệt giao cho Bộ phận Kế hoạch Bộ phận kế toán lưu trữ Mục đích o Đảm bảo hàng hóa kho đáp ứng kịp thời đầy đủ cho phân phối b Nhập hàng vào kho Ai o Tài xế xe nâng o Nhân viên bảo vệ o Thủ kho o Nhân viên phận quản lý chất lượng o Kế toán kho (Bộ phận kho) Công việc o Kiểm tra chất lượng nhập kho hàng hóa theo kế hoạch nhập kho Bộ phận kinh doanh Khi o Khi nhà cung cấp giao hàng hóa đến cơng ty, hàng hóa nhập đến công ty Cách thức thực o Khi có kế hoạch nhập kho hàng hóa, Bộ phận kinh doanh thông báo kế hoạch nhập kho cho Bộ phận bảo vệ, Bộ phận kế hoạch , Bộ phận quản lý chất lựơng bên có liên quan để bố trí nhân o Khi hàng hóa chuyển đến, Nhân viên bảo vệ Thông báo cho Nhân viên phận quản lý chất lượng tham gia kiểm tra Căn vào Phiếu Xuất Kho Hố đơn (nếu có) nhà cung cấp cung cấp để kiểm tra số lượng chủng loại hàng hóa nhập kho Chuyển Phiếu xuất kho hóa đơn nhà cung cấp cho Kế toán kho o Kế toán kho đối chiếu số lượng hàng hóa thời điểm kiểm tra nhập kho với đơn đặt hàng/ Phiếu đề nghị mua sản phẩm (do Bộ phận kinh doanh chuyển lên), nhận Phiếu xuất kho hoá đơn nhà cung cấp từ Nhân viên bảo vệ o Nhân viên phận quản lý chất lượng kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho, hàng hóa đảm bảo yêu cầu, Nhân viên phát hành Phiếu kiểm tra thử nghiệm hàng hóa Nhân viên bốc xếp chuyển hàng hóa nhập kho Phiếu kiểm tra thử nghiệm hàng hóa có xác nhận đóng dấu nhà cung cấp chữ ký Nhân viên phận quản lý chất lượng hợp lệ chuyển cho Kế toán kho o Sau nhập hàng hóa, Thủ kho kiểm tra số lượng ghi nhận vào thẻ kho c Phát hành phiếu nhập kho Ai o Kế toán kho (Bộ phận kho) o Kế toán tổng hợp (Bộ phận kế tốn) Cơng việc o Phát hành Phiếu nhập kho hạch tốn hàng hóa vào sổ sách Khi o Khi hàng hóa nhập kho Cách thức thực o Căn Kế hoạch nhập kho/ Phiếu đề nghị mua sản phẩm, Phiếu Kiểm tra thử nghiệm hàng hóa, Hố đơn Phiếu xuất kho nhà cung cấp, Kế toán kho nhập liệu vào hệ thống máy tính sau: Nhà cung cấp Loại hàng, số lượng thực nhận hàng hóa Số hóa đơn (của nhà cung cấp) o Sau nhập xong, Kế toán kho chuyển hoá đơn cho Kế toán tổng hợp o Căn hóa đơn chuyển sang, Kế tốn tổng hợp kiểm tra số lượng hàng hóa nhập kho bổ sung giá trị hàng hóa tiến hành định khoản kế toán sau: Nợ 1521 (Hàng hóa) Nợ 133 (Thuế GTGT khấu trừ) Có 331 (Phải trả nhà cung cấp) Nếu công cụ dụng cụ định khoản kế tốn là: Nợ 1531 (Công cụ dụng cụ) Nợ 133 (Thuế GTGT khấu trừ) Có 331 (Phải trả nhà cung cấp) o Sau Kế toán tổng hợp ghi nhận giá trị hàng hóa nhập kho, Kế tốn kho lập Phiếu nhập kho chuyển cho Thủ kho ký nhận o Phiếu nhập kho lập thành liên sau: liên lưu Bộ phận kế hoạch liên giao cho Thủ kho Mục đích o Đảm bảo hàng hóa nhập kho đươc Kế tốn ghi nhận Bộ phận quản lý chất luợng Nhà cung cấp Trả hàng Giao hàng Kiểm tra chất lượng Nhận lại hàng Đạt yêu cầu Không đạt Báo cáo xin ý kiến thực Trả hàng Thủ kho Đạt Chứng từ Trưởng phận Kinh doanh Nhập kho Khơng chấp nhận Chấp nhận Nhập kho tồn / phần Kế hoạch nhập hàng Phiếu kiểm tra kiểm thử hàng hóa Quyết định Phiếu xuất kho nhà cung cấp Hoá đơn Thủ tục Ai o Thủ kho o Nhân viên bảo vệ o Nhân viên phận quản lý chất lượng o Kế toán kho (Bộ phận kho) o Kế tốn tổng hợp(Bộ phận kế tốn) Cơng việc o Trả hàng cho nhà cung cấp nhập kho phần hàng hóa Khi o Trường hợp hàng hóa khơng đảm bảo u cầu chất lượng theo đơn đặt hàng Cách thức thực o Trường hợp chất lượng hàng hóa khơng đảm bảo, nhân viên phận quản lý chất lượng báo cáo lên Bộ phận kinh doanh để xin ý kiến o Tuỳ vào ý kiến cấp mà nhân viên phận quản lý chất lượng phát hành Phiếu kiểm tra thử nghiệm hàng hóa cho nhập phần hàng hóa (đạt yêu cầu chất lượng) khơng nhập lơ hàng hóa – trả lại cho nhà cung cấp – (nếu tồn hàng hóa khơng đạt yêu cầu chất lượng) o Nếu nhập phần hàng hóa, Thủ kho ghi nhận số lượng thực nhập vào thẻ kho Kế toán kho ghi nhận vào hệ thống máy tính theo số lượng thực nhập o Hoá đơn trả lại cho nhà cung cấp, nhà cung cấp phát hành hoá đơn cho hàng hóa nhập kho chuyển đến cho Kế toán kho o Khi nhận Hoá đơn mới, Kế toán kho kiểm tra, đối chiếu với hoá đơn chuyển hoá đơn sang Kế toán tổng hợp để nhập giá trị định khoản kế tốn Mục đích o Đảm bảo hàng hóa đáp ứng chất lượng cơng ty cho phép nhập kho Lưu ý o Trường hợp hoá đơn nhà cung cấp sau so với lúc nhập kho hàng hoá trường hợp trả hàng kế tốn thường theo dõi số lượng hàng tồn kho chậm so với kế toán kho mặt lượng giá Chứng từ cơng nợKế tốn theo dõi hàng Kế toán bán chuyển Nhân viên vận Thủ Kho doanh Bộ phận Kinh Xuất kho Nhập liệu Lập kế hoạch giao hàng Kiểm tra số lượng cần xuất Xuất kho hàng hóa Lập Phiếu kiểm nhận hàng Nhận hàng Xuất hoá đơn Theo dõi doanh thu Hệ thống máy tính Kế hoạch giao hàng Phiếu kiểm nhập hàng Thẻ kho Thủ tục a Lập Phiếu kế hoạch giao hàng Ai Hoá đơn Hệ thống máy tính Báo cáo hàng hóa o Bộ phận kinh doanh Công việc o Lập Phiếu kế hoạch giao hàng cho khách hàng Khi o Khi bán hàng cho khách hàng Cách thức thực o Điền đầy đủ thông tin Phiếu kế hoạch giao hàng, ký nhận chuyển cho Thủ kho Mục đích o Bộ phận kinh doanh quản lý tất hoạt động liên quan đến việc bán hàng việc luân chuyển hàng hóa nội kho b Kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế xuất kho Ai o Thủ kho Cơng việc o Kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế cần giao Khi o Khi nhận Phiếu kế hoạch giao hàng Bộ phận kinh doanh chuyển đến Cách thức thực o Kiểm tra số lượng hàng hóa xuất kho thực tế với thơng tin Phiếu Kế hoạch giao hàng Mục đích o Đảm bảo giao số lượng hàng hóa cho Nhân viên vận chuyển c Xuất kho Ai o Thủ kho Cơng việc o Xuất kho hàng hóa giao cho Nhân viên vận chuyển Khi o Sau kiểm tra số lượng hàng hóa cần giao Cách thức thực o Xuất kho hàng hóa yêu cầu Nhân viên vận chuyển ký xác nhận vào Phiếu kiểm nhận hàng Mục đích o Đảm bảo giao kế hoạch cho Nhân viên vận chuyển d Lập Phiếu kiểm nhận hàng Ai o Thủ kho Công việc o Lập Phiếu kiểm nhận hàng cho Nhân viên vận chuyển hàng hoá Khi o Khi xuất hàng cho Nhân viên vận chuyển Cách thức thực o Điền đầy đủ thông tin hàng hóa số lượng vào Phiếu kiểm nhận hàng o Phiếu kiểm nhận hàng lập thành liên, sau Nhân viên vận chuyển ký nhận Thủ kho lưu liên, liên cịn lại Nhân viên vận chuyển mang lên Bộ phận kinh doanh để lập hố đơn Mục đích o Đảm bảo giao hàng kế hoạch cho khách hàng hàng hóa tồn kho theo dõi hợp lý Lưu ý o Một Phiếu kế hoạch giao hàng có tương ứng nhiều Phiếu kiểm nhận hàng Phiếu kiểm nhận hàng lập vào số lượng hàng thực xuất cho xe chuyển hàng e Xuất hoá đơn Ai o Kế tốn bán hàng Cơng việc o Xuất hóa đơn Khi o Khi Nhân viên vận chuyển/ Khách hàng chuyển Phiếu Kiểm nhận hàng Thủ kho lập đến Cách thức thực o Điền đầy đủ thông tin khách hàng, hàng hóa xuất kho vào hố đơn GTGT tự in giao liên cho khách hàng/ Nhân viên vận chuyển, sau ký nhận xong Sau giao liên hóa đơn cho Kế tốn doanh thu – công nợ o Lập Phiếu xuất kho hàng hóa Phiếu kiểm nhận hàng chuyển cho Kế tốn bán hàng/ Kế tốn cơng nợ làm định khoản xuất kho hàng hóa Mục đích o Tất hàng xuất kho để bán ghi nhận lập hoá đơn f Theo dõi hàng hóa xuất kho Ai o Kế tốn bán hàng/ Kế tốn theo dõi cơng nợ Công việc o Ghi nhận số lượng giá trị hàng hóa xuất kho Khi o Khi nhận Phiếu xuất kho từ Bộ phận kho Cách thức thực o Kế toán bán hàng/ Kế tốn cơng nợ nhập thơng tin vào hệ thống máy tính cụ thể: Ngày Mã hàng số lượng hàng hóa o Xác định giá trị hàng hóa xuất kho (thực vào cuối tháng, quý, kỳ kế toán theo đơn đặt hàng) Mục đích o Theo dõi thơng tin số lượng giá trị hàng hóa nhập kho chương trình kế toán Kết thúc Tham gia kiểm kê Phát hành Biên kiểm kê Không So sánh với sổ sách Kh ác Có nh au Chuẩn bị tài liệu kiểm kê Chứng từ Giám đốc trưởngKế toán Kế toán tổng hợp Thủ kho Kế toán kho kỹ thuậtBộ phận Kiểm kê Có Điều tra điều chỉnh thích hợp Cập nhật điều chỉnh Kiểm tra Phê chuẩn Bảng kê nhập xuất tồn hàng hóa Biên kiểm kê Hệ thống máy tính Bảng tổng hợp bút tốn điều chỉnh Thủ tục a Công tác chuẩn bị cho việc kiểm kê hàng tồn kho Ai o Kế toán kho o Kế toán tổng hợp o Thủ kho o Bộ phận kinh doanh Công việc o Chuẩn bị cho công tác kiểm kê Khi o Sáu tháng/ lần (giữa niên độ cuối năm tài chính) Cách thức thực o Đối với thủ kho: - Sắp xếp, phân loại hàng hóa thật gọn, ngăn nắp để tổ kiểm tra thực việc kiểm kê xác - Vệ sinh khu vực kiểm kê - Trước thời điểm kiểm kê phải gởi bảng tổng hợp tồn kho cập nhật đến thời điểm kiểm kê - Lập danh mục hàng hóa, sản phẩm hư hỏng xuống cấp đề nghị xin lý, xử lý - Lập danh mục hàng hóa, sản phẩm tồn đọng năm chưa có hướng sử dụng để báo cáo với giám đốc (ghi rõ thời gian tồn) - Trước kiểm kê thủ kho phải chấm dứt cho mượn, xuất hàng hóa phải đảm bảo chứng từ hợp pháp, trường hợp đặc biệt có thủ kho phải làm tờ trình báo cáo giám đốc trước thời điểm kiểm kê - Những kho kiểm kê dở dang niêm phong chờ kiểm kê mà thủ kho muốn xuất, phải có chứng kiến tổ kiểm kê Thủ kho cấp phát tổ kiểm kê kiểm kê xong bàn giao lại cho thủ kho - Thủ kho phải vào thẻ kho kịp thời o Đối với phận kinh doanh, phận tài kế tốn: - Đôn đốc nhắc nhở, kiểm tra việc chuẩn bị kiểm kê thủ kho - Lên bảng tổng hợp kiểm kê Giải trình số liệu khác biệt sổ sách thực tế - Lên bảng tồn kho hàng hóa theo sổ sách quản lý phận tài kế tốn phận kinh doanh đến thời điểm kiểm kê Mục đích o Đảm bảo kiểm kê thực hiệu chuyên nghiệp b Thực kiểm kê Ai o Nhân viên phận kế hoạch o Nhân viên phận kế toán o Thủ kho o Nhân viên Bộ phận kỹ thuật Công việc o Thành lập tổ kiểm kê o Tiến hành quan sát kiểm đếm hàng hóa Khi o Sáu tháng/ lần (giữa niên độ cuối năm tài chính) Cách thức thực o Thành lập tổ kiểm kê chọn tổ trưởng kiểm kê có am hiểu tốt nhận dạng hàng hóa ,Tổ trưởng kiểm kê chịu trách nhiệm tính xác số liệu tiến độ việc kiểm kê o Thực quan sát kiểm đếm hàng hóa (cần kiểm tra lại hàng hóa quan sát chưa trọng lượng, số lượng) o Khi kiểm kê xong Biên kết kiểm kê hàng hóa có đầy đủ chữ ký thành viên tổ kiểm kê gởi cho phận tài kế tốn để tổng hợp o Những số liệu kiểm kê không khớp với sổ sách thực tế (nếu có) thủ kho quản đốc phải lập biên o Hoàn tất số liệu kiểm kê trước ngày 10 tháng sau (bao gồm việc đối chiếu lập bảng báo cáo với lãnh đạo tình hình kiểm kê) Mục đích o Đảm bảo việc kiểm kê thực hiệu chuyên nghiệp c Chuẩn bị chứng từ điều chỉnh (nếu có phát sinh chênh lệch) Ai o Kế toán kho o Kế toán tổng hợp o Thủ kho Công việc o Chuẩn bị chứng từ điều chỉnh Khi o Khi nhận Biên kiểm kê Cách thức thực o Kế toán kho với Thủ kho tìm nguyên nhân chênh lệch hàng hóa chuẩn bị Bảng tổng hợp bút toán điểu chỉnh cho nguyên nhân o Các Bảng tổng hợp bút toán điều chỉnh chuyển đến Kế tốn trưởng phê duyệt Mục đích o Sự kiểm tra bút toán điều chỉnh phải thực có kết kiểm kê thực tế d Phê chuẩn Ai o Kế tốn trưởng o Giám đốc Cơng việc o Phê chuẩn bút toán điều chỉnh kết kiểm kê kho Khi o Khi nhận Bảng tổng hợp bút toán điểu chỉnh từ Kế toán tổng hợp Cách thức thực o Khi nhận Bảng tổng hợp bút toán điều chỉnh, Kế toán trưởng, kiểm tra bút toán điều chỉnh phù hợp với sách cơng ty, chỉnh sửa (nếu có) o Sau kiểm tra, Kế tốn trưởng chuyển cho Giám đốc phê chuẩn định thực Mục đích o Sự kiểm tra bút toán điều chỉnh phải thực có kết kiểm kê thực tế e Ghi chép điều chỉnh Ai o Thủ kho Công việc o Cập nhập vào sổ kho/ thẻ kho số lượng tồn kho thực tế Khi o Khi nhận bảng tổng hợp điều chỉnh Giám đốc phê chuẩn Cách thức thực o Cập nhập vào sổ kho số lượng tồn kho thực tế Mục đích o Những điều chỉnh theo kết kiểm kê Giám đốc phê chuẩn phải thực f Ghi nhận vào sổ sách kế toán Ai o Kế tốn tổng hợp Cơng việc o Hạch toán bút toán điều chỉnh vào sổ sách kế tốn/ hệ thống máy tính Khi o Khi nhận Bảng tổng hợp điểu chỉnh Giám đốc phê chuẩn Cách thức thực o Căn vào định Giám đốc, Kế toán tổng hợp xác định số lượng nhập bút tốn điều chỉnh vào hệ thống chương trình kế tốn o Những điều chỉnh hàng tồn kho sau kiểm kê cập nhập vào hệ thống chương trình kế tốn Nếu điều chỉnh giảm Nợ 811 (Chi phí bất thường) Có 152 (Hàng hóa) Nếu điều chỉnh tăng Nợ 152 (Hàng hóa) Có 711 (Thu nhập bất thường) Mục đích o Những điều chỉnh theo kết kiểm kê Giám đốc phê chuẩn phải thực ... lượng hàng hóa nhập kho bổ sung giá trị hàng hóa tiến hành định kho? ??n kế tốn sau: Nợ 1521 (Hàng hóa) Nợ 133 (Thuế GTGT khấu trừ) Có 33 1 (Phải trả nhà cung cấp) Nếu công cụ dụng cụ định kho? ??n... bảo hàng hóa kho đáp ứng kịp thời đầy đủ cho phân phối b Nhập hàng vào kho Ai o Tài xế xe nâng o Nhân viên bảo vệ o Thủ kho o Nhân viên phận quản lý chất lượng o Kế toán kho (Bộ phận kho) ... kế tốn l? ?: Nợ 1 531 (Cơng cụ dụng cụ) Nợ 133 (Thuế GTGT khấu trừ) Có 33 1 (Phải trả nhà cung cấp) o Sau Kế toán tổng hợp ghi nhận giá trị hàng hóa nhập kho, Kế tốn kho lập Phiếu nhập kho chuyển