Một số điểm cần lưu ý khi soạn thảo văn bản Một số điểm cần lưu ý khi soạn thảo văn bản theo Hướng dẫn số 36 HD/VPTW và Nghị định số 30/2020/NĐ CP ThS Đào Công Dân GV Khoa Nhà nước và pháp luật Hệ thố[.]
Một số điểm cần lưu ý soạn thảo văn theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ThS Đào Công Dân GV Khoa Nhà nước pháp luật Hệ thống trị nước ta có nhiều quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn cho chủ thể Có hai hệ thống văn lớn văn Đảng văn quản lý nhà nước Hai hệ thống văn có điểm giống có điểm khác thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn Đảng, thực theo Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06 tháng 02 năm 2017 Ban chấp hành Trung ương “thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng”; Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03 tháng năm 2018 Văn phịng Trung ương Đảng “thể thức kỹ thuật trình bày văn Đảng” Văn Đảng có 33 thể loại Trong đó: 25 loại hình văn bản: Cương lĩnh trị; Điều lệ Đảng; Chiến lược; Nghị quyết; Quyết định; Chỉ thị; Kết luận; Quy chế; Quy định; Thông tri; Hướng dẫn; Thông báo; Thông cáo; Tuyên bố; Lời kêu gọi; Báo cáo; Kế hoạch; Quy hoạch; Chương trình; Đề án; Phương án; Dự án; Tờ trình; Cơng văn; Biên 08 loại hình văn bản, giấy tờ hành chính: Giấy giới thiệu; Giấy chứng nhận; Giấy đường; Giấy nghỉ phép; Phiếu gửi; Giấy mời; Phiếu chuyển; Thư công Đối với văn quản lý nhà nước, gồm có văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành Văn quy phạm pháp luật thực theo - Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 22 tháng năm 2015; - Nghị số 351/2017/UBTVQH14 ngày 14 tháng năm 2017 Ủy ban Thường vụ Quốc hội “Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước”; - Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ “Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật” 2 Văn quy phạm pháp luật có 15 nhóm theo chủ thể ban hành (Gồm 11 loại theo tên văn bản: Hiến pháp, Bộ luật, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Quyết định, Nghị định, Nghị quyết, Nghị liên tịch, Thông tư, Thông tư liên tịch) Văn hành thực theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ vể công tác văn thư bổ sung thêm 01 loại văn hành Phiếu báo bỏ bớt 04 loại văn là: Bản cam kết, giấy đường, giấy chứng nhận, giấy biên nhận hồ sơ Số lượng loại văn hành có 29 loại gồm văn sau: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư cơng Trong cơng văn thư cơng văn khơng có chữ viết tắt tên loại văn Việc quy định số lượng, tên loại văn hành chính, thay đổi tên viết tắt số văn Phụ lục III giúp phân biệt xác văn hành với hình thức văn quy phạm pháp luật văn chuyên ngành, từ đó, xác định phạm vi, hiệu lực văn hành việc tổ chức thực Văn Viết tắt theo quy định Viết tắt theo Nghị định trước số 30/2020/NĐ-CP Bản ghi nhớ GN BGN Bản thỏa thuận TTh BTT Giấy ủy quyền UQ GUQ Giấy giới thiệu GT GGT Giấy nghỉ phép NP GNP Phiếu báo PB Các quan Trung ương đặt quy định văn tạo thuận lợi cho việc soạn thảo ban hành văn thống phạm vi tồn quốc Tuy nhiên, có nhiều văn hướng dẫn khác nhau, nên trình soạn thảo ban hành văn có nhầm lẫn, sai sót thể thức kỹ thuật trình bày văn Đảng văn quản lý nhà nước Để tránh xảy sai sót, nhầm lẫn thể thức văn Đảng văn hành nhà nước (vì văn quản lý nhà nước rộng, viết nghiên cứu với văn hành chính), tác giả cách trình bày số nội dung văn sau: Thể thức; STT kỹ thuật trình bày Tiêu đề, Quốc hiệu Tiêu ngữ Văn Đảng Theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW Văn hành Nhà nước theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Tiêu đề: Quốc hiệu: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Cỡ chữ 15, in hoa, đứng đậm Đường kẻ có độ dài độ dài tiêu đề Độc lập - Tự - Hạnh phúc Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM (cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng đậm) (cỡ chữ 13 - 14, in thường, đứng đậm) - Nếu dịng thứ cỡ chữ 12, dòng thứ hai cỡ chữ 13; dòng thứ cỡ chữ 13, dịng thứ hai cỡ chữ 14 - Phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ Ví dụ: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tên quan ban hành văn bản, quan văn Số, ký hiệu văn - Tên quan tổ chức cấp (nếu có), cỡ chữ 14, in hoa, đứng, không đậm; - Tên quan ban hành, cỡ chữ 14, in hoa, đứng, đậm; - Phía có dấu (*) Ví dụ: TỈNH ỦY CAO BẰNG BAN TỔ CHỨC * - Số văn số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho loại văn cấp ủy, ủy ban kiểm tra, ban tham mưu giúp việc cấp ủy, đảng đoàn, ban cán đảng trực thuộc - Tên quan tổ chức cấp (nếu có), cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng, không đậm; - Tên quan ban hành, cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng, đậm; - Phía có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài 1/3 đến 1/2 dịng chữ Ví dụ: UBND TỈNH CAO BẰNG SỞ TÀI CHÍNH - Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm - Sau từ số có dấu hai chấm (:); số ký 5 Địa danh thời gian ban hành văn Tên loại, trích yếu nội dung văn cấp ủy ban hành nhiệm kỳ cấp ủy - Sau từ số khơng có dấu hai chấm (:); số ký hiệu có dấu gạch ngang (-), tên loại tên quan ban hành có dấu gạch chéo (/) Cỡ chữ 14, in thường, đứng Ví dụ: Quyết định Ban Tổ chức tỉnh ủy Số 16-QĐ/BTCTU hiệu có dấu gạch chéo (/), tên loại tên quan ban hành có dấu gạch ngang (-) Cỡ chữ 13, in thường, đứng Ví dụ: Quyết định Ủy ban nhân dân Ví dụ 4: Cơng văn huyện uỷ Số 86-CV/HU Số: 66/STP-VP Số: 26/QĐ-UBND - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, phận) soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có) Ví dụ: Cơng văn Sở Tư pháp Văn phịng Sở soạn thảo Cỡ chữ 14, in thường, nghiêng Ví dụ: Văn Tỉnh ủy Cao Bằng Cao Bằng, ngày 08 tháng 02 năm 2020 Cỡ chữ 13 - 14, in thường, nghiêng Ví dụ: Văn UBND tỉnh Cao Bằng - Tên loại văn trình bày dòng riêng + Cỡ chữ 15 - 16, in hoa, đứng, đậm - Trích yếu nội dung văn + Cỡ chữ 14 - 15, in thường, đứng, đậm + Phía trích yếu nội dung văn có năm (5) dấu gạch nối (-) ngăn cách với nội dung văn Ví dụ: - Tên loại văn + Cỡ chữ 13 - 14, in hoa, đứng, đậm - Trích yếu nội dung văn + Cỡ chữ 13 - 14, in thường, đứng, đậm + Dòng kẻ bên nét liền, có độ dài 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ Ví dụ: KẾ HOẠCH Phát triển kinh tế - xã hội năm 2020 CHỈ THỊ công tác phòng, chống tham nhũng Cao Bằng, ngày 06 tháng năm 2020 - Trích yếu nội dung công văn + Cỡ chữ 12, in thường, nghiêng + Khơng quy định cụ thể việc cách dịng so với số ký hiệu văn Ví dụ: Cơng văn Đảng ủy Sở Tư pháp Văn phòng Đảng ủy soạn thảo việc đăng ký cử cán bồi dưỡng Số 06 - CV/ĐU Về việc đăng ký cử cán bồi dưỡng Nội dung văn - Những văn có phần ban hành, trình bày dịng riêng, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), riêng cuối có dấu phẩy (,) - Thơng thường nội dung văn dàn hai lề; xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10 mm; khoảng cách đoạn văn (Spacing) tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng (Line spacing) tối thiểu 18pt (Exactly); kết thúc nội dung văn có dấu chấm (.) Cỡ chữ 14-15, in thường, đứng Ví dụ: I MỤC ĐÍCH, U CẦU Mục đích a) … - Trích yếu nội dung cơng văn + Cỡ chữ 12- 13, in thường, đứng + Đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dịng 6pt với số ký hiệu văn Ví dụ: Cơng văn Sở Tài Văn phịng sở soạn thảo việc đánh giá cán bộ, công chức, viên chức năm 2019 Số: 68/STC-VP V/v đánh giá cán bộ, công chức, viên chức năm 2019 - Căn ban hành văn trình bày chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày phần tên loại trích yếu nội dung văn bản; sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu chẩm phẩy (;), dịng cuối kết thúc dấu chấm (.) - Nội dung văn trình bày chữ in thường, canh hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào cm 1,27 cm; khoảng cách đoạn văn tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng tối thiểu dòng đơn, tối đa 1,5 lines Ví dụ: Phần I TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… I NHỮNG KẾT QUẢ Công tác tuyên truyền a) Đối với … + 7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền ký văn bản, văn - Sử dụng dấu gạch chéo (/) chữ viết tắt thể thức đề ký Ví dụ: T/M; K/T; T/L - Thể thức đề ký: Cỡ chữ 14, in hoa, đứng, đậm - Chức vụ người ký: Cỡ chữ 14, in hoa, đứng, không đậm - Họ tên người ký: Cỡ chữ 14, in thường, đứng, đậm Ví dụ: T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ - Sử dụng dấu chấm (.) sau chữ viết tắt thể thức đề ký Ví dụ: TM ; KT.; TL.; TUQ - Thể thức đề ký: Cỡ chữ 13 - 14, in hoa, đứng, đậm - Chức vụ người ký: Cỡ chữ 13-14, in hoa, đứng, đậm - Họ tên người ký:Cỡ chữ 13-14, in thường, đứng, đậm Ví dụ: TM UỶ BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHĨ CHỦ TỊCH Hồng Thị A Nơi nhận Nông Văn B - Nơi nhận ô 9b: - Nơi nhận ô 9a: Cỡ chữ 13-14, in thường, đứng + Từ "Kính gửi" tên loại cơng văn, + Ví dụ: Gửi nơi tờ trình cỡ chữ 14, in thường, nghiêng Kính gửi: Hội đồng nhân dân tỉnh Cao Bằng + Tên quan, tổ chức, cá nhân sau từ + Ví dụ: Gửi nhiều nơi "Kính gửi": cỡ chữ 14, in thường, đứng Sau Kính gửi: chủ thể nhận có dấu phẩy (,) - Ủy ban nhân dân tỉnh; Ví dụ: - Sở Kế hoạch Đầu tư; Kính gửi: - Sở Tài - Ban Bí thư Trung ương, - Văn phịng Trung ương Đảng, - Nơi nhận ô 9b: - Nơi nhận ô 9a: + Từ nơi nhận: cỡ chữ 14, in thường, đứng, + Từ nơi nhận: cỡ chữ 12, in nghiêng, đậm phía có đường kẻ ngang nét liền + Nơi nhận cụ thể: cỡ chữ 11, in thường, đứng + Sau chủ thể nhận có dấu chấm phẩy (;) độ dài dòng chữ 8 + Sau Lưu có dấu hai chấm (:) Ví dụ: + Nơi nhận cụ thể: cỡ chữ 12, in thường, Nơi nhận: đứng - UBND tỉnh; + Sau chủ thể nhận có dấu phẩy (,) - UBND huyện, thành phố; + Sau Lưu khơng có dấu hai chấm (:) - Lưu: VT Ví dụ: Ví dụ: cơng văn Nơi nhận: - Tỉnh ủy, - Huyện ủy Trùng Khánh, - Lưu VPĐU 10 Số trang văn Định lề trang văn Số trang trình bày điểm giữa, cách mép trang giấy 10 mm cách hai mép phải, trái phần có chữ - Văn Đảng trình bày theo chiều dọc trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dọc), vùng trình bày sau: + Lề trên, cách mép 20 mm + Lề trái cách mép 30 mm + Lề phải cách mép 15 mm - Trường hợp in hai mặt lề văn thực ngược lại Nơi nhận: - Như trên; - UBND huyện, thành phố; - Lưu: VT Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đặt canh theo chiều ngang phần lề văn bản, không hiển thị số trang thứ - Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 - Định lề trang: Cách mép mép 20 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15-20 mm 9 Do vậy, soạn thảo văn Đảng văn hành nhà nước, người biên soạn phải thực theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để đảm bảo nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày./ ... Trích yếu nội dung cơng văn + Cỡ chữ 12- 13, in thường, đứng + Đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn Ví dụ: Cơng văn Sở Tài Văn phịng sở soạn thảo việc đánh giá cán bộ,... văn + Cỡ chữ 12, in thường, nghiêng + Không quy định cụ thể việc cách dòng so với số ký hiệu văn Ví dụ: Cơng văn Đảng ủy Sở Tư pháp Văn phòng Đảng ủy soạn thảo việc đăng ký cử cán bồi dưỡng Số. .. đơn vị (vụ, phòng, ban, phận) soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có) Ví dụ: Cơng văn Sở Tư pháp Văn phòng Sở soạn thảo Cỡ chữ 14, in thường, nghiêng Ví dụ: Văn Tỉnh ủy Cao Bằng Cao Bằng,