CÁC PHẦN MỀM CẦN THIẾT CHO SOẠN THẢO VĂN BẢN

MỤC LỤC I – CÁC PHẦN MỀM CẦN THIẾT CHO SOẠN THẢO VĂN BẢN .1 Phần mềm soạn thảo (word processor) Phần mềm gõ tiếng Việt .1 II – MỘT SỐ HƯỚNG DẪN CHÍNH TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN .2 Thiết lập gõ Unikey 2 Khởi động Word 2010 3 Mở lưu tài liệu .3 Font chữ cỡ chữ Căn lề nội dung Định lề trang văn Khoảng cách dòng khoảng cách đoạn văn .6 Chèn hình ảnh, bảng biểu, liên kết Phân chia Section .8 10 Header, Footer, đánh số trang .9 11 Sử dụng Style mục lục văn 11 12 Comment 13 13 Bảo vệ văn .14 14 Một số lỗi soạn thảo văn bản: 15 15 Một số quy tắc tiếng Việt 15 Một số hướng dẫn soạn thảo văn MỘT SỐ HƯỚNG DẪN CƠ BẢN TRONG TRÌNH BÀY VĂN BẢN I – CÁC PHẦN MỀM CẦN THIẾT CHO SOẠN THẢO VĂN BẢN Phần mềm soạn thảo (word processor) Microsoft word ứng dụng văn phòng Microsoft phát hành phần mềm soạn thảo văn phổ biến Kể từ phiên Word 1.0 đời năm 1983 chạy hệ điều hành MS-Dos, đến có nhiều phiên Word khác đời Phiên Word 2013, tích hợp Office 2013 [1] Ở Việt Nam, phiên Word sử dụng chủ yếu Word 2003, Word 2007, Word 2010 Kể từ Word 2007, định dạng văn mặc định đổi thành docx thay doc phiên Word 2003 Lưu ý rằng, định dạng doc đọc phiên Word định dạng docx đọc Word 2003 Tuy nhiên, Word 2007 phiên sau cho phép người sử dụng lưu văn định dạng doc định dạng khác Nội dung tài liệu thao tác Word 2010 cải tiến tính ổn định so với phiên trước Những thao tác Word 2007 hay Word 2013 nhiều khác biệt so với Word 2010 Ngồi Microsoft Word, có nhiều phần mềm soạn thảo văn khác, đáng lưu ý Open Office (tải http://www.openoffice.org/download/index.html, phiên 4.0.1 phát hành ngày 23/6/2013) [2] Libre office (tải http://www.libreoffice.org/download/, phiên 4.1.4 phát hành ngày 18/12/2013) [3,4] Các phần mềm có ưu điểm trội so với Microsoft Word như: phần mềm mã nguồn mở, miễn phí, tương thích với định dạng văn phổ biến, giao diện trực quan không khác biệt so với Microsoft Word Trong tương lai, vấn đề quyền Việt Nam thắt chặt phần mềm với hệ điều hành Linux lựa chọn thay tuyệt vời cho Microsoft Word hệ điều hành Windows Phần mềm gõ tiếng Việt Ở Việt Nam, Vietkey Unikey hai phần mềm gõ tiếng Việt thơng dụng So với Vietkey, Unikey có nhiều ưu điểm như: dung lượng nhẹ hồn tồn miễn phí Unikey phần mềm mã nguồn mở, phát triển Phạm Kim Long, phiên mởi 4.0 RC2 chạy hệ điều hành Windows tải http://unikey.vn/vietnam/#nav4 [5] Một số hướng dẫn soạn thảo văn Hình 1: Giao diện website www.unikey.vn Ngồi hai phần mềm kể trên, với tác vụ đặc thù viết cơng thức tốn học, người dùng download phần mềm riêng biệt khác (mặc dù Microsoft Word tích hợp cơng cụ cho phép viết cơng thức tốn học) II – MỘT SỐ HƯỚNG DẪN CHÍNH TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN Thiết lập gõ Unikey Trong giao diện phần mềm, nên sử dụng thông số mặc định, như: - Bảng mã: Unicode - Kiểu gõ: Telex Unikey cung cấp số tùy chỉnh hữu ích khác khả kiểm tra tả, cho phép gõ tắt, khả tự khởi động Windows Các tùy chỉnh tìm thấy phần Mở rộng Hình 2: Giao diện tùy chỉnh Unikey Một số hướng dẫn soạn thảo văn Khởi động Word 2010 Sau cài đặt, khởi động Word tạo bảng soạn thảo cách click vào biểu tượng Microsoft Word Desktop theo đường dẫn Start → All Programs → Microsoft Office 2010 → Word 2010 Mở lưu tài liệu Để mở văn bản, click đúp chuột trái (duble click) vào file văn đó, giao diện Word 2010, chọn File → Open → Browse → tìm đường dẫn đến file cần mở Hình 3: Giao diện mở, lưu tài liệu Để lưu văn bản, chọn File → Save as → tìm đường dẫn đến vị trí cần lưu đặt tên file Với văn chỉnh sửa, lưu lại thao tác cách chọn File → Save sử dụng phím tắt Ctrl + S Một kinh nghiệm soạn thảo văn thường xuyên lưu văn trình thao tác để tránh nguy điện Để tránh tượng không đọc mở văn máy cài Word 2003, văn nên lưu định dạng doc Để phục vụ cho mục đích in ấn, nên lưu tài liệu định dạng pdf để tránh tượng lỗi font định dạng lệch Một số hướng dẫn soạn thảo văn Lưu định dạng doc Lưu định dạng pdf Hình 4: Cách lưu tài liệu định dạng doc pdf Font chữ cỡ chữ Trong báo cáo khoa học văn hành chính, nên dùng font chữ Ở Việt Nam, font chữ thường dùng quy định “Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” font Times New Roman, cỡ chữ phần nội dung thường 13 – 14 Các đề mục đặt cỡ chữ lớn để làm bật Hình 5: Cách chọn font chữ cỡ chữ Căn lề nội dung Các nội dung lề trái, lề giữa, lề phải hai bên Nói chung, để văn có tính cân đối phần chữ thường hai bên Phần hình ảnh, bảng biểu, sơ đồ tên chương lề Một số hướng dẫn soạn thảo văn Hình 6: Căn lề trái, lề phải, lề giữ hai bên Định lề trang văn Để định dạng lề văn bản, chọn PAGE LAYOUT → Magrins → Custom magrins Tại cửa sổ ra, cịn khoảng cách lề (Top), lề (Bottom), lề trái (Left) lề phải (Right) Khoảng cách lề quy định “Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” Bộ nội vụ ban hành năm 2011 [6]: Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm Hình 7: Định dạng lề văn Một số hướng dẫn soạn thảo văn Lưu ý rằng, đơn vị mặc định Word inch, số thập phân phần thập phân phân biệt với phần nguyên dấu chấm thay dấu phẩy Việt Nam (ví dụ 2.4 thay 2,5) Do đó, lề, để sử dụng đơn vị khác cần ghi rõ khoảng cách + đơn vị Ví dụ: 2.5 cm 25 mm Hình 8: cửa sổ định lề văn Khoảng cách dòng khoảng cách đoạn văn Khoảng cách dòng (line spacing) đoạn văn (paragraph spacing) thay đổi mục PAGE LAYOUT → Paragraph Một số hướng dẫn soạn thảo văn Hình 9: Chọn khoảng cách dòng/đoạn văn Mỗi tổ chức khác yêu cầu định dạng khác “Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” thì: khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dịng 1,5 dịng (1,5 lines) Hình 10: Cửa sổ tùy chỉnh khoảng cách dòng/đoạn văn Theo kinh nghiệm, cách dòng nên để chế độ “Single” thay “Exactly” để tránh tượng hình ảnh chèn vào văn không hiển thị đầy đủ Với văn chọn cách Một số hướng dẫn soạn thảo văn dòng theo chế độ Exactly, để hình ảnh chèn vào hiển thị đầy đủ cần click vào hỉnh ảnh, chọn riêng cách dịng Single cho hình ảnh Chèn hình ảnh, bảng biểu, liên kết Bảng biểu (Table), hình ảnh (Pictures), siêu liên kết (Hyperlink), hình khối (Shapes), cơng thức tốn học (Equation), ký hiệu (Symbol)… chèn cách từ INSERT → chọn mục tương ứng Hình 11: Chèn hình ảnh, biểu tượng, siêu liên kết, hình khối, cơng thức… word Bên cạnh đó, hình ảnh, bảng biểu, siêu liên kết…có thể copy từ tài liệu khác chèn vào tài liệu soạn thảo cách bôi đen phần muốn copy sử dụng lệnh copy (hoặc Ctrl + C) lệnh paste (Ctrl + V) Phân chia Section Section hiểu đơn giản phần văn khác Ví dụ báo cáo phân làm nhiều phần: phần trang bìa, phần giới thiệu, mục lục, phần nội dung…Việc phân văn thành Section có ý nghĩa ta cần định dạng phần khác nhau, đánh số trang (như đánh số trang cho phần nội dung) Để phân chia khối văn thành phần (hay Section) trỏ chuột vào đầu khối văn bản, sau từ PAGE LAYOUT → Breaks → Section breaks Một số hướng dẫn soạn thảo văn Hình 12: Phân chia Section cho phần văn 10 Header, Footer, đánh số trang Header, Footer hiểu tiêu đề đầu cuối trang Ví dụ đặt Header cho tài liệu “Một số hướng dẫn soạn thảo văn bản” Khi đó, tất trang tài liệu có Header bên Hình 13: Ví dụ Header văn Để tạo Header Footer, chọn INSERT → Header Footer Cũng tạo Header Footer cách click đúp chuột trái (duble click) vào phần văn trắng trang Khi tạo Header Footer, tùy chỉnh cỡ chữ, font chữ, màu sắc… Một số hướng dẫn soạn thảo văn Hình 14: Chọn Header/Footer, đánh số trang văn Trong INSERT, bên cạnh Footer thấy biểu tượng Page Number giúp cho việc đánh số trang văn Trong mục Page Number có tùy chọn như: - Top of Page: đánh số trang văn (vị trí Header) Bottom of Page: đánh số trang văn (vị trí Footer) Một văn gồm nhiều phần khác nhau, ví dụ báo cáo có trang đầu mục lục, trang bìa, trang sau phần nội dung Nếu muốn tạo Header/ Footer hay đánh số trang phần nội dung, thực cách: - Tạo phần nội dung thành Section riêng (hướng dẫn mục 9) Khi tạo Header/Footer, HEADER/FOOTER TOOLS, bỏ chọn Link to Previous Tiến hành tạo Header/Footer hướng dẫn Hình 15: Bỏ chọn Link to Previous cho Section Về việc đánh số trang, thực thao tác trên, bỏ chọn Link to Previous, sau đó, từ Page Number → Format Page Numbers Trong cửa sổ ra, mục Page numbering chọn start at 10 Một số hướng dẫn soạn thảo văn Hình 16: Tùy chỉnh Page Number 11 Sử dụng Style mục lục văn Style hiểu đơn giản định dạng cho khối nội dung khác văn Ví dụ, đề mục sử dụng cỡ chữ 14, in đậm; lưu ý sử dụng cỡ chữ 11, in nghiêng,… Trong giao diện HOME, mục Style với số định dạng Hình 17: Các Style mặc định Word Trong Style đưa ra, đáng ý Style Heading Việc sử dụng Style đặc biệt hữu ích muốn đánh đề mục văn Ví dụ, bơi đen đề mục 1, đề mục 2, đề mục chọn Heading Tương tự, đề mục 1.1, 1.2, 2.1, 2.2,… sử dụng Heading 2, Heading sử dụng cho đề mục 1.1.1, 1.1.2, … Định dạng Heading nói riêng Style nói chung thay đổi bẳng cách click chuột phải vào Style cần chỉnh sửa, chọn Modify, cửa sổ ra, chỉnh font chữ, cỡ chữ, màu sắc Style: 11 Một số hướng dẫn soạn thảo văn Hình 18: tùy chỉnh định dạng Style Khi đề mục gắn Heading tương ứng, làm danh sách đề mục bên phải trang Word cách từ VIEW → đánh dấu vào Navigation Pane: Hình 19: đề mục văn 12 Một số hướng dẫn soạn thảo văn Sau gắn đề mục với Heading tương ứng, chèn mục lục văn tự động cách vị trí muốn chèn mục lục, chọn REFERENCES → Table of contents → chọn định dạng mục lục muốn chèn Hình 20: Hiện thị tự động mục lục văn Lưu ý: Sau chèn mục lục tự động, thực chỉnh sửa thủ công nội dung bên mục lục Để chèn mục lục đầu văn bản, tốt nên tạo Section riêng (xem phần 9) 12 Comment Khi đưa văn cho người khác góp ý, sửa chữa, để biết văn cá nhân chỉnh sửa trước gửi, chọn REVIEW → chọnTrack Changes Hình 21: Bật chế độ ghi lại chỉnh sửa văn Sau đó, chỉnh sửa/ thay đổi văn đánh dấu (ví dụ màu đỏ, xanh…), để chấp nhận thay đổi này, Review chọn Accept, ngược lại không đồng ý chọn Reject Có thể chọn Accept/Reject cho thay đổi tất thay đổi văn 13 Một số hướng dẫn soạn thảo văn Hình 22: Ví dụ chỉnh sửa văn ghi lại 13 Bảo vệ văn Sau soạn thảo, văn thiết lập quyền đọc, chỉnh sửa in ấn Việc thiết lập quyền trên, tìm thấy FILE → Info → Permissions Hình 23: Các chế độ bảo vệ văn Các thiết lập mục Permissions gồm: - Mark as Final: đánh dấu văn hoàn tất thiết lập chế độc đọc (Readonly) cho văn Encrypt with Password: đặt password cho văn bản, văn muốn mở sau cần nhập vào password tạo Restrict Editing: thiết lập kiểu thay đổi mà người khác làm với văn (chế độ comment, chỉnh sửa…) Add a Digital Signature: bảo đảm tính tồn vẹn văn cách chèn thêm chữ ký điện tử 14 Một số hướng dẫn soạn thảo văn 14 Một số lỗi soạn thảo văn bản: Không gõ tiếng Việt: kiểm tra gõ Unikey chế độ gõ tiếng Việt chưa Nếu biểu tượng Unikey tác vụ để biểu tượng chữ E tức chế độ gõ tiếng Anh (chế độ tiếng Việt bị tắt) Có thể bật lại cách click chuột trái lần vào biểu tượng đó, đến biểu tượng chuyển thành chữ V (hoặc dùng phím tắt mặc định Ctrl + Shift) Chế độ gõ tiếng Việt tắt Chế độ gõ tiếng Việt bật Hình 24: Chế độ bật/tắt gõ tiếng Việt Ký tự hiển thị không đúng: kiểm tra xem thiết lập Unikey Bảng mã: Unicode, kiểu gõ: Telex chưa Và kiểm tra sử dụng font chữ Unicode Times New Roman hay Arial chưa 15 Một số quy tắc tiếng Việt Nói chung, soạn thảo văn phải tn theo quy tắc tả thơng thường, ví dụ: viết hoa chữ đầu câu, kết thúc câu dấu chấm Khác với văn viết tay, văn soạn thảo yêu cầu độ xác cao quy tắc tả, ví dụ như: - Sau dấu chấm, dấu phẩy phải khoảng trống (1 defaut space) “Khoa CNSH – CNTH tập thể đoàn “Khoa CNSH – CNTH tập thể đoàn kết.Khoa đơn vị trẻ trường.” kết Khoa đơn vị trẻ trường.” Cách viết sai Cách viết - Khi sử dụng dấu ngoặc đơn, cần lưu ý dấu ngoặc đơn (phải cách từ phía trước khoảng trống, từ phía sau viết liền, dấu) từ phía trước khơng có khoảng trống “Khoa CNSH – CNTH( thuộc trường Đại học “Khoa CNSH – CNTP (thuộc trường Đại học Nông Lâm )là tập thể đồn kết.” Nơng Lâm) tập thể đoàn kết.” Cách viết sai Cách viết Thái Nguyên, 15/01/2014 Người soạn Dương Mạnh Cường – Bùi Đình Lãm 15 Một số hướng dẫn soạn thảo văn TÀI LIỆU THAM KHẢO http://www.microsoft.com/enable/microsoft/history.aspx http://www.openoffice.org/product/index.html http://www.libreoffice.org/about-us/ http://www.libreoffice.org/download/release-notes/ http://unikey.vn/vietnam/#nav1 http://moj.gov.vn/vbpq/Lists/Vn%20bn%20php%20lut/View_Detail.aspx?ItemID=26230 ... đời Phiên Word 2013, tích hợp Office 2013 [1] Ở Việt Nam, phiên Word sử dụng chủ yếu Word 2003, Word 2007, Word 2010 Kể từ Word 2007, định dạng văn mặc định đổi thành docx thay doc phiên Word 2003... Khởi động Word 2010 Sau cài đặt, khởi động Word tạo bảng soạn thảo cách click vào biểu tượng Microsoft Word Desktop theo đường dẫn Start → All Programs → Microsoft Office 2010 → Word 2010 Mở lưu... cải tiến tính ổn định so với phiên trước Những thao tác Word 2007 hay Word 2013 khơng có nhiều khác biệt so với Word 2010 Ngồi Microsoft Word, có nhiều phần mềm soạn thảo văn khác, đáng lưu ý