Tài liệu Word 2007 cần thiết nhất cho dân soạn thảo. Muốn khám phá hết tính năng của Microsoft Word 2007 cần nắm chắc cơ bản. Đây là tài liệu căn bản vô cùng quan trọng đối với bất cứ ai gắn liền với bàn phím máy tính.
MICROSOFT WORD 2007 Mục lục BÀI 1: GIỚI THIỆU CHUNG VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Làm quen với giao diện Sử dụng phím tắt để mở thẻ, nút lệnh Tạo tài liệu Mở tài liệu có sẵn máy Lƣu tài liệu 5.1 Mặc định lƣu tài liệu dạng Word 2003 trở trƣớc 5.2 Giảm thiểu khả liệu chƣơng trình bị đóng bất ngờ 5.3 Lƣu tài liệu với định dạng PDF/XPS Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu 6.1 Xác lập chế độ phóng lớn / thu nhỏ đặc biệt 6.2 Xem tài liệu chế độ Full Screen Reading 6.3 Duyệt tài liệu chế độ hình thu nhỏ (Thumbnails) Thanh thƣớc kẻ (Ruler) BÀI 2: ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU 10 Định dạng trang 10 1.1 Thay đổi xác lập lề trang 10 1.2 Hiển thị lề trang 10 1.3 Chọn hƣớng giấy cho toàn tài liệu 10 1.4 Xác lập trang dọc trang ngang tài liệu 11 1.5 Thay đổi cỡ giấy 11 1.6 Khắc phục tƣợng: Lề bị biến 11 Header, Footer 11 2.1 Chèn Header, Footer cho toàn tài liệu 11 2.2 Thay đổi Header / Footer cũ Header / Footer 12 2.3 Không sử dụng Header / Footer cho trang 12 2.4 Áp dụng Header / Footer khác cho trang chẵn trang lẻ 12 2.5 Thay đổi nội dung Header / Footer 12 2.6 Xóa Header / Footer 13 2.7 Tạo Header / Footer khác cho vùng khác tài liệu 13 Chèn số trang vào văn 13 3.1 Thay đổi dạng số trang 13 3.2 Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc số trang 14 3.3 Bắt đầu đánh số trang số khác 14 3.4 Xóa số trang đánh 14 3.5 Xóa số trang trang tài liệu 15 Ngắt trang – ngắt vùng 15 4.1 Ngắt trang 15 4.1.1 Chèn ngắt trang đơn 15 4.1.2 Tránh ngắt trang đoạn 16 4.1.3 Tránh ngắt trang đoạn 16 4.1.4 Tạo ngắt trang trƣớc đoạn 16 4.1.5 Tránh ngắt trang hàng bảng 17 4.2 Ngắt vùng 17 4.2.1 Các loại ngắt vùng chèn 17 4.2.2 Thay đổi bố cục định dạng tài liệu 18 4.2.3 Xóa thay đổi bố cục tài liệu 18 Thêm trang – xóa trang 19 5.1 Thêm trang 19 5.2 Thêm trang bìa 19 5.3 Xóa trang bìa 20 5.4 Xóa trang trống 20 5.5 Xóa trang đơn có chứa nội dung 20 5.6 Đếm số từ tài liệu 21 5.7 Đếm số từ gõ văn 21 5.8 Đếm số từ vùng chọn 21 5.9 Xem số trang, số ký tự, số đoạn số dòng 22 BÀI 3: SOẠN THẢO VĂN BẢN 23 I TÌM VÀ THAY THẾ 23 Tìm văn 23 Tìm thay văn 23 Tìm tô sáng đoạn văn tìm đƣợc 23 Tìm thay định dạng đặc biệt 24 Tìm thay dấu đoạn, ngắt trang mục khác 24 Sử dụng ký tự đại diện tìm kiếm 24 Bảng ký tự đại diện 24 II CHÈN BIỂU TƢỢNG HOẶC KÝ TỰ ĐẶC BIỆT 25 Chèn biểu tƣợng 25 Chèn ký tự đặc biệt 26 Chèn ký tự Unicode từ hộp thoại Symbol 26 Dùng bàn phím để chèn ký tự Unicode vào tài liệu 26 Chèn biểu tƣợng đƣợc định nghĩa sẵn cách sử dụng AutoCorrect 26 Tạo mục AutoCorrect riêng bạn 27 Thủ thuật với dấu gạch nối (-) 27 7.1 Tự động chèn gạch nối toàn tài liệu 27 7.2 Chèn dấu gạch nối tùy ý 27 7.3 Tự động chèn dấu gạch nối phần tài liệu 28 7.4 Gạch nối tay phần tài liệu 28 7.5 Chèn dấu gạch nối không ngắt 28 7.6 Xác lập vùng gạch nối 28 7.7 Xóa bỏ dấu gạch nối tự động 29 7.8 Xóa bỏ dấu gạch nối tay 29 III GỠ RỐI CÁC VẤN ĐỀ TRONG KHI SOẠN THẢO 30 Chữ “đè” chữ cũ 30 Không thể tìm thấy lệnh Clear Contents 30 Word cuộn nhanh rê chuột chọn chữ 30 Lệnh Insert File biến đâu rồi? 31 Không thể kéo – thả chuột văn 31 Chữ Unicode bị “nhảy” copy 32 BÀI 4: SOẠN THẢO NÂNG CAO 33 I CÔNG THỨC TOÁN HỌC 33 Viết phƣơng trình 33 Sử dụng biểu tƣợng Math AutoCorrect 34 Chèn phƣơng trình thông dụng 35 Thêm phƣơng trình vào danh sách phƣơng trình thông dụng 35 Thay đổi phƣơng trình đƣợc soạn thảo Word 2007 36 5.2 Chuyển tài liệu sang định dạng Word 2007: 36 5.3 Thay đổi phƣơng trình đƣợc soạn thảo Equation 3.0: 36 5.4 Thay đổi phƣơng trình đƣợc soạn thảo Math Type: 36 II KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP 37 Tự động kiểm tra lỗi tả ngữ pháp 37 Bật tắt chế độ kiểm tra tả, ngữ pháp tự động 37 Kiểm tra tất lỗi tả ngữ pháp sau soạn thảo văn 37 III TRA TỪ 38 Tìm từ từ điển 38 Tra từ đồng nghĩa, phản nghĩa 39 Dịch văn 39 Bật tính “đƣa chuột vào từ để hiển thị nghĩa Screentip” 40 IV LIÊN KẾT ĐỘNG 40 Tự động tạo hyperlink cho địa Web 40 Tạo hyperlink đến vị trí tài liệu hay trang Web hành 41 2.1 Chèn bookmark: 41 2.2 Thêm liên kết đến bookmark: 42 2.3 Tạo hyperlink đến vị trí tài liệu hay trang Web khác (không phải trang hành) 42 2.4 Gỡ bỏ hyperlink 42 V SỬ DỤNG KIỂU MẪU 42 Áp dụng nhanh kiểu mẫu (Quick Style) 42 Áp dụng kiểu mẫu 42 Tạo kiểu mẫu 43 Thay đổi kiểu mẫu 43 Gỡ bỏ kiểu mẫu 43 Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops) 44 BÀI 5: ĐỊNH DẠNG CHỮ TRONG WORD 2007 46 I ĐỊNH DẠNG CHỮ 46 In đậm 46 In nghiêng 46 Gạch dƣới đoạn text 46 3.1 Gạch dƣới từ, trừ khoảng trắng: 46 3.2 Gạch đôi dƣới từ: 47 3.3 Đƣờng gạch dƣới trang trí: 47 Đổi màu chữ 47 Đổi kích cỡ chữ 47 Bật sáng (Highlight) đoạn text 47 6.1 Bật sáng đoạn text để làm trông bật 47 6.2 Gỡ bỏ chế độ bật sáng 47 6.3 Tìm kiếm nhanh dòng chữ đƣợc bật sáng 48 Tạo chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap) 48 Định dạng số (Superscript), số dƣới (Subscript) 48 II CANH CHỈNH VĂN BẢN 48 Canh trái, phải, giữa, canh hai bên 48 Canh chỉnh nhiều chế độ dòng 49 Thay đổi canh chỉnh theo chiều dọc đoạn text 49 Canh lề lề dƣới 49 Thụt lề dòng đoạn 49 Điều chỉnh khoảng cách thụt lề toàn đoạn 50 Thụt dòng tất cả, trừ dòng đoạn 50 Tạo thụt âm 50 III THAY ĐỔI KHOẢNG CÁCH TRONG VĂN BẢN 51 Tạo khoảng cách đôi dòng cho toàn tài liệu 51 Thay đổi khoảng cách dòng cho đoạn văn chọn 51 Các kiểu khoảng cách dòng mà Word hỗ trợ: 52 Thay đổi khoảng cách trƣớc sau đoạn 52 Thay đổi khoảng cách ký tự 52 Co dãn văn theo chiều ngang 53 IV ĐÁNH DẤU SỰ THAY ĐỔI VÀ GHI CHÚ TRONG TÀI LIỆU 53 Theo dõi thay đổi chỉnh sửa 53 1.2 Tắt chế độ theo dõi thay đổi 54 1.3 Thay đổi cách Word đánh dấu 54 Chèn ghi 55 2.1 Xóa ghi 55 2.2 Thay đổi ghi 55 2.3 Thay đổi tên ngƣời ghi 55 In tài liệu kèm theo ghi đánh dấu thay đổi 56 3.1 In danh sách thay đổi tài liệu 56 3.2 Không in đánh dấu thay đổi ghi 56 BÀI 6: SỬ DỤNG BULLETS - NUMBERING 57 I DÙNG TÍNH NĂNG BULLETS – NUMBERING ĐỂ ĐÁNH DẤU/ĐNÁH SỐ TỰ ĐỘNG 57 Tạo danh sách đánh dấu (bullet) hay đánh số (number) tự động cấp 57 Nếu chức đánh dấu / đánh số tự động hiệu lực, bạn bật lên cách sau: 57 Thêm dấu bullet hay numbering vào danh sách 58 Giãn khoảng cách mục danh sách Bullets / Numbering 58 Chuyển danh sách Bullets / Numbering từ cấp sang đa cấp 58 Thêm bullets hình ảnh biểu tƣợng vào danh sách 59 Thêm bullet hình ảnh biểu tƣợng vào thƣ viện Bullet 59 Xóa kiểu khỏi thƣ viện Bullet 60 II TẠO DANH SÁCH CÁC Ô ĐÁNH DẤU CHỌN (CHECKLIST) 60 Tạo checklist để đem in 61 Tạo checklist tính tùy biến định dạng bullets 61 Tạo bảng để ngăn ngừa bullets cũ thay đổi tạo checklist 61 Cách tạo ô đánh dấu để ngƣời dùng đánh dấu trực tiếp vào nội dung file 63 BÀI 1: GIỚI THIỆU CHUNG VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Làm quen với giao diện Trong Word 2007, menu lệnh nhƣ phiên trƣớc mà thay vào hệ thống “ribbon” với thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) nút lệnh (Command button) Các nút lệnh có liên quan đến đƣợc gom vào nhóm, ví dụ nhƣ nút chọn font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân đƣợc gom vào nhóm Font Nhiều nhóm có chung tác vụ lại đƣợc gom vào thẻ Ở góc bên tay trái có nút hình tròn, có tên Microsoft Office Button Nhấn nút xuất bảng lệnh tƣơng tự nhƣ menu File phiên Word trƣớc, bao gồm lệnh: New, Open, Save, Print Quick Access Toolbar công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh đến nút lệnh thƣờng dùng Bạn nhấn chuột vào nút mũi tên cuối bổ sung thêm nút lệnh bạn hay dùng khác vào công cụ cách đánh dấu chọn vào Sử dụng phím tắt để mở thẻ, nút lệnh Ngoài phƣơng pháp nhấn chuột, bạn sử dụng phím tắt để truy cập đến thẻ, nút lệnh cách nhanh chóng Rất đơn giản, giữ phím Alt giây, xuất chữ thẻ, bạn nhấn tiếp chữ thẻ muốn mở, thẻ đƣợc kích hoạt Bây nút lệnh lại xuất loạt chữ để bạn kích hoạt với cách tƣơng tự Tạo tài liệu Tƣơng tự nhƣ Word 2003, phím tắt để tạo tài liệu Word 2007 Ctrl+N Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button, chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document Tạo tài liệu từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button, chọn New Nhấn Installed Templates, sau chọn mẫu cài vào máy hay chọn mẫu từ Microsoft Office Online (yêu cầu có kết nối Internet để tải về) Nhấn nút Create để tạo tài liệu từ mẫu chọn Mở tài liệu có sẵn máy Tƣơng tự nhƣ Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn Ctrl+O Bạn vào Microsoft Office Button, chọn Open Lƣu tài liệu Phím tắt để lƣu tài liệu Ctrl+S (giống Word 2003) Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button, chọn Save Nếu file tài liệu trƣớc chƣa đƣợc lƣu lần nào, bạn đƣợc yêu cầu đặt tên file chọn nơi lƣu Để lƣu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button, chọn Save As (phím tắt F12, tƣơng tự nhƣ Word 2003) 5.1 Mặc định lƣu tài liệu dạng Word 2003 trở trƣớc Mặc định, tài liệu Word 2007 đƣợc lƣu với định dạng *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn quen thuộc Với định dạng này, bạn mở đƣợc Word 2003 trở trƣớc không cài thêm chuyển đổi Để tƣơng thích mở Word 2003 mà không cài thêm chƣơng trình, Word 2007 cho phép bạn lƣu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, bạn chọn Word 972003 Document) Muốn Word 2007 mặc định lƣu với định dạng Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button, chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK Trong Word 2003 có tính mặc định lƣu theo định dạng (dĩ nhiên định dạng Word 2007) Để truy cập tính tƣơng ứng Word 2003, bạn vào menu Tools > Options > thẻ Save > chọn định dạng mục Save Word files as > OK 5.2 Giảm thiểu khả liệu chƣơng trình bị đóng bất ngờ Để đề phòng trƣờng hợp treo máy, cúp điện làm liệu, bạn nên bật tính lƣu tự động theo chu kỳ Cũng hộp thoại Word Options, chọn mục Save bên trái, đánh dấu check vào Save AutoRecover information every, sau nhập số phút tự động lƣu vào ô bên cạnh Nhấn OK 5.3 Lƣu tài liệu với định dạng PDF/XPS Một tính có Word 2007 khả lƣu tài liệu với dạng file *.PDF *.XPS Có lẽ bạn quen thuộc với định dạng PDF Còn XPS? Tƣơng tự PDF, XPS (XML Paper Specification) loại file điện tử có bố cục cố định, đảm bảo file đƣợc xem mạng hay đem in giữ lại xác phần định dạng bạn cần, liệu file không dễ thay đổi Để lƣu xuất sang định dạng PDF/XPS, trƣớc hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ Microsoft Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập vào http://r.office.microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS hay http://tinyurl.com/y32j78 làm theo hƣớng dẫn để cài đặt Cài xong bạn lƣu tài liệu lại với dạng PDF/XPS cách nhấn Microsoft Office Button, chọn Save As, chọn PDF or XPS Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu Có lẽ bạn quen thuộc với hộp Zoom công cụ Standard Word 2003, giúp phóng to hay thu nhỏ tài liệu với nhiều tùy chọn Còn Word 2007, công cụ nằm đâu? Bạn đƣa mắt xuống góc dƣới bên phải cửa sổ, trạng thái thấy trƣợt Zoom Bạn việc kéo trƣợt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ tài liệu 6.1 Xác lập chế độ phóng lớn / thu nhỏ đặc biệt Trong thẻ View, nhóm Zoom, nhấn 100% để đƣa tài liệu kích cỡ Cũng nhóm Zoom, nút One Page cho phép bạn hiển thị vừa trang hình, nút Two Pages hiển thị trang, Page Width chế độ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng hình Nhấn nút Zoom cho nhiều tùy chọn 6.2 Xem tài liệu chế độ Full Screen Reading Ở Word 2003, bạn xem tài liệu giống nhƣ xem sách (2 trang đối diện nhau, chiều rộng hình đƣợc tận dụng tối đa để đọc ghi vào tài liệu cách dễ dàng) Cách thực hiện: vào menu View – Reading Layout Đối với Word 2007, công cụ nằm thẻ View, nhóm Document Views, mục Full Screen Reading Khi chế độ Full Screen Reading, nhấn phím mũi tên góc dƣới trang để di chuyển qua lại trang Nhấn ESC để trở chế độ Print Layout Cũng nhóm Document Views bạn chọn nhiều chế độ hiển thị khác nhƣ Web Layout, Outline, Draft 6.3 Duyệt tài liệu chế độ hình thu nhỏ (Thumbnails) Chế độ hữu ích tài liệu bạn có nhiều trang cho bạn nhìn tổng thể trang, bạn nhảy nhanh đến trang Trong thẻ View, nhóm Show/Hide, bạn đánh dấu check vào hộp kiểm Thumbnails Lập tức bên trái cửa sổ xuất khung chứa hình thu nhỏ trang tài liệu, kèm theo số trang bên dƣới Bạn nhấn chuột vào trang để nhảy đến trang Thanh thƣớc kẻ (Ruler) Thƣớc kẻ dọc ngang tiện lợi cho bạn chỉnh, nhƣng phiên Word 2007 hình nhƣ Microsoft loại bỏ rồi? Không phải vậy, nhƣ Word 2003 cho phép bạn tùy ý bật tắt Ruler (menu View – Ruler), phiên 2007, chức đƣợc đƣa vào thẻ View, nhóm Show/Hide Bạn việc đánh dấu check vào mục Ruler lên lại Một cách khác thƣớc kẻ nhấn chuột vào nút View Ruler phía cuộn dọc Nếu thực cách mà bạn thấy có thƣớc kẻ ngang xuất hiện, không thấy thƣớc kẻ dọc đâu cả, làm thêm bƣớc sau để bật thƣớc kẻ dọc lên: Nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, khung bên trái chọn Advanced Kéo trƣợt khung bên phải xuống dƣới nhóm Display, đánh dấu chọn hộp kiểm Show vertical ruler in Print Layout view Nhấn OK Lưu ý: Bạn phải xem tài liệu chế độ Print Layout đủ đƣợc thƣớc kẻ BÀI 2: ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU Định dạng trang 1.1 Thay đổi xác lập lề trang Các xác lập trang giấy nằm thẻ Page Layout, nhóm Page Setup - Để thay đổi lề trang, nhấn nút Margins, menu xổ xuống cho bạn chọn kiểu lề trang thích (mỗi kiểu lề có ghi thông số bên cạnh, ví dụ kiểu Normal lề trên, dƣới, trái, phải cách mép giấy inch ) - Nếu nhƣ thông số lề trang bạn muốn xác lập sẵn danh sách, nhấn Custom Margins cuối menu, sau tự nhập vào thông số 1.2 Hiển thị lề trang Nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, khung bên trái nhấn Advanced, khung bên phải kéo trƣợt xuống nhóm Show document content đánh dấu check vào hộp kiểm Show text boundaries Nhấn OK Các lề trang xuất tài liệu dƣới dạng đƣờng đứt nét Trong Word 2003, bạn thực chức tƣơng ứng cách vào menu Tools – Options > thẻ View > đánh dấu check mục Text boundaries nhóm Print and Web Layout options > OK 1.3 Chọn hƣớng giấy cho toàn tài liệu Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Orientation chọn hai kiểu Portrait (trang dọc) Landscape (trang ngang) 10 Các kiểu khoảng cách dòng mà Word hỗ trợ: - Single (dòng đơn) Tùy chọn hỗ trợ font lớn dòng đó, thêm vào lƣợng khoảng trống nhỏ bổ sung Lƣợng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà bạn sử dụng - 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn - Double: Gấp lần khoảng cách dòng đơn - At least: Lựa chọn xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font đồ họa lớn dòng - Exactly: Cố định khoảng cách dòng Word không điều chỉnh sau bạn tăng giảm cỡ chữ - Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà bạn định Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa khoảng cách dòng tăng lên 20% so với dòng đơn Thay đổi khoảng cách trƣớc sau đoạn Chọn đoạn văn bạn muốn thay đổi khoảng cách trƣớc sau Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before (trƣớc) After (sau) để thay đổi giá trị bạn muốn Thay đổi khoảng cách ký tự Chọn đoạn văn mà bạn muốn thay đổi Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên góc dƣới phải nhóm Font để mở hộp thoại Font Nhấn chọn thẻ Character Spacing hộp thoại Trong mục Spacing, nhấn Expanded 52 để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách định số khoảng cách mục By Co dãn văn theo chiều ngang Chọn đoạn văn bạn muốn căng thu lại Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên góc dƣới phải nhóm Font để mở hộp thoại Font Nhấn chọn thẻ Character Spacing hộp thoại Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà bạn muốn Nếu tỉ lệ lớn 100% đoạn văn đƣợc kéo ra, ngƣợc lại, đƣợc thu lại IV ĐÁNH DẤU SỰ THAY ĐỔI VÀ GHI CHÚ TRONG TÀI LIỆU Theo dõi thay đổi chỉnh sửa Mở tài liệu mà bạn muốn theo dõi Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn nút Track Changes Thay đổi tài liệu theo ý bạn (chèn, xóa, di chuyển hay định dạng văn ) Lập tức bên hông trang tài liệu xuất bong bóng hiển thị thay đổi 53 1.2 Tắt chế độ theo dõi thay đổi Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn vào nút Track Changes lần để tắt chế độ theo dõi chỉnh sửa 1.3 Thay đổi cách Word đánh dấu - Bạn đổi màu định dạng mà Word dùng để đánh dấu đổi tài liệu cách nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Track Changes, nhấn chọn mục Change Tracking Options - Nếu bạn muốn xem tất thay đổi tài liệu thay hiển thị bong bóng bên hông tài liệu, nhóm Tracking, nhấn vào nút Ballons, sau chọn Show all 54 revisions inline - Để làm bật vùng hiển thị bong bóng (bên lề tài liệu), nhấn nút Show Markup chọn Markup Area Highlight Chèn ghi Chọn đoạn text đối tƣợng tài liệu bạn muốn ghi Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn nút New Comment Nhập vào ghi bạn bong bóng hiển thị khung bên cạnh tài liệu 2.1 Xóa ghi - Để xóa ghi chú, nhấn chuột phải vào ghi đó, chọn Delete Comment - Để xóa nhanh tất ghi tài liệu, nhấn chuột vào ghi Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn vào mũi tên bên dƣới nút Delete chọn Delete All Comments in Document 2.2 Thay đổi ghi Nếu ghi không hiển thị tài liệu, bạn nhấn nút Show Markup nhóm Tracking thẻ Review, sau đánh dấu chọn Comments Nhấn chuột vào bên bong bóng có ghi cần sửa Sau sửa lại nội dung theo ý bạn 2.3 Thay đổi tên ngƣời ghi Bên cạnh ghi có tên ngƣời sử dụng Nếu bạn muốn thay đổi tên này, thực nhƣ sau: Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn chuột vào mũi tên bên dƣới nút Track Changes, sau chọn mục Change User Name Trong hộp thoại xuất hiện, bên dƣới mục Personalize , bạn nhập vào tên mình, sau nhấn OK Lƣu ý ghi kể từ trở có tác dụng với tên 55 In tài liệu kèm theo ghi đánh dấu thay đổi Nhấn nút Microsoft Office Button, sau chọn Print Trong hộp thoại Print, mục Print what, chọn Document showing markup nhấn OK 3.1 In danh sách thay đổi tài liệu Nhấn nút Microsoft Office Button, sau chọn Print Trong hộp thoại Print, mục Print what, chọn List of markup nhấn OK 3.2 Không in đánh dấu thay đổi ghi Nhấn nút Microsoft Office Button , sau chọn Print Trong hộp thoại Print, mục Print what, chọn Document nhấn OK 56 BÀI 6: SỬ DỤNG BULLETS - NUMBERING I DÙNG TÍNH NĂNG BULLETS – NUMBERING ĐỂ ĐÁNH DẤU/ĐNÁH SỐ TỰ ĐỘNG Tạo danh sách đánh dấu (bullet) hay đánh số (number) tự động cấp Gõ vào dấu * để bắt đầu danh sách đánh dấu đầu dòng nhập để bắt đầu danh sách đánh số tự động, sau nhấn phím cách (space bar) phím Tab Nhập chữ bạn muốn Nhấn phím Enter Word tự động chèn thêm dấu bullet số thứ tự Để kết thúc việc đánh dấu, đánh số tự động, nhấn Enter hai lần nhấn phím Backspace để xóa dấu bullet số cuối Nếu chức đánh dấu / đánh số tự động hiệu lực, bạn bật lên cách sau: Nhấn nút Microsoft Office Button, sau chọn Word Options Nhấn Proofing Nhấn nút AutoCorrect Options, sau nhấn vào thẻ AutoFormat As You Type Bên dƣới nhóm Apply as you type, bạn đánh dấu chọn vào mục Automatic bulleted lists Automatic numbered lists Nhấn OK để đóng hộp thoại lại 57 Thêm dấu bullet hay numbering vào danh sách Chọn mục bạn muốn thêm vào Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Bullets nút Numbering Ghi chú: Bạn tìm thấy nhiều kiểu bullet kiểu số khác cách nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets / Numbering Giãn khoảng cách mục danh sách Bullets / Numbering Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột vào mũi tên hƣớng xuống bên cạnh phải để mở rộng danh sách Styles Sau nhấn chuột phải vào kiểu List Paragraph, chọn Modify Trong hộp thoại Modify Style, nhấn nút Format, chọn Paragraph Bỏ chọn mục Don’t add space between paragraphs of the same style Nhấn OK để đóng hộp thoại lại Chuyển danh sách Bullets / Numbering từ cấp sang đa cấp Nhấn chuột vào mục danh sách mà bạn muốn chuyển thành cấp khác Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets Numbering, chọn Change List Level chọn cấp bạn muốn 58 Thêm bullets hình ảnh biểu tƣợng vào danh sách Chọn mục mà bạn muốn bổ sung bullets hình ảnh hay biểu tƣợng Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets Chọn Define New Bullet Trong hộp thoại Define New Bullet, bạn nhấn nút Symbol (biểu tƣợng) hay Picture (hình ảnh) tùy mục đích Chọn hình ảnh biểu tƣợng bạn muốn sử dụng, sau nhấn OK hai lần Thêm bullet hình ảnh biểu tƣợng vào thƣ viện Bullet Mở tài liệu có chứa biểu tƣợng bullet mà bạn muốn thêm vào thƣ viện Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên cạnh nút Bullets Bên dƣới nhóm Document Bullets, nhấn chuột phải vào kiểu bullet mà bạn muốn thêm vào thƣ viện, sau chọn Add to Library 59 Xóa kiểu khỏi thƣ viện Bullet Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets Bên dƣới nhóm Bullet Library, nhấn chuột phải vào kiểu bạn muốn loại bỏ khỏi danh sách, sau chọn mục Remove II TẠO DANH SÁCH CÁC Ô ĐÁNH DẤU CHỌN (CHECKLIST) Khi tạo tài liệu dạng trắc nghiệm, chắn bạn phải thiết kế ô đánh dấu để ngƣời dùng đánh dấu vào Có dạng đánh dấu tài liệu: dạng dùng đem in (để ngƣời dùng đánh dấu vào giấy), dạng thứ hai cho ngƣời dùng đánh dấu trực tiếp nội dung file 60 Tạo checklist để đem in Có cách để tạo checklist đem in: - Nếu tài liệu bạn không chứa nhiều kiểu bullets khác nhau, bạn sử dụng cách tạo danh sách bullets tùy biến định dạng - Nếu tài liệu bạn có sẵn nhiều định dạng bullets khác nhau, bạn ngăn ngừa bullets cũ thay đổi cách tạo danh sách checklist bảng Tạo checklist tính tùy biến định dạng bullets Nhập vào mục danh sách bạn Chọn danh sách Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên cạnh nút Bullets Chọn Define New Bullet Nhấn nút Symbol Trong hộp thoại Font, chọn font biểu tƣợng cài sẵn máy, ví dụ nhƣ font Wingdings Nhấn đúp chuột vào biểu tƣợng check box mà bạn muốn chèn vào tài liệu Nhấn OK Tạo bảng để ngăn ngừa bullets cũ thay đổi tạo checklist Bước 1: Tạo bảng Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn nút Table Chọn Insert Table Tại mục Number of columns, bạn nhập Tại mục Number of rows, nhập vào số dòng bạn muốn, lƣu ý dòng chứa khoản mục chọn checklist Nhấn OK Bước 2: Chèn ô check box nhập liệu 61 Nhấn vào ô bên trái bảng Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn nút Symbol chọn More Symbols Nhấn vào thẻ Symbols Trong hộp Font, chọn font biểu tƣợng cài máy, chẳng hạn font Wingdings Nhấn đúp chuột vào biểu tƣợng check box mà bạn muốn Nhấn Close Nhấn chuột vào ô mà bạn muốn chèn check box, nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y, bạn thấy check box xuất Sau chèn ô check box mà bạn muốn, nhấn chuột vào ô bên phải nhập vào khoản mục tƣơng ứng với check box tạo Bước 3: Trau chuốt lại bố cục Nhấn chuột phải vào bảng, trỏ đến mục AutoFit chọn AutoFit to Contents Nhấn chuột phải vào bảng, chọn Table Properties Sau mở thẻ Table hộp thoại xuất Nhấn nút Options, hộp Left, Right, nhập vào khoảng cách check box đoạn text bên cạnh, ví dụ 02 inches Nhấn OK Trong thẻ Table, nhấn nút Borders and Shading, sau nhấn vào thẻ Borders Bên dƣới mục Setting, nhấn None, nhấn OK hai lần để đóng hộp thoại lại Ghi chú: Sau bạn bỏ đƣờng viền bảng, bạn thấy đƣờng viền đứt khúc, nhiên bạn yên tâm đƣờng viền không đƣợc hiển thị in Nếu bạn 62 muốn đƣờng viền đứt khúc biến hoàn toàn, bạn nhấn nút View Gridlines nhóm Table thẻ Layout bên dƣới Table Tools Cách tạo ô đánh dấu để ngƣời dùng đánh dấu trực tiếp vào nội dung file Bước 1: Tạo bảng Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn nút Table, sau chọn Insert Table Trong hộp Number of columns, gõ vào Trong hộp Number of rows, nhập vào số dòng mà bạn muốn, dòng mục chọn danh sách tạo Nhấn OK Bước 2: Chèn vào ô check box nhập liệu Để thêm vào ô cho phép ngƣời dùng đánh dấu check trực tiếp file, bạn cần sử dụng thẻ Developer * Hiện thẻ Developer Nhấn nút Microsoft Office Button, chọn Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, chọn mục Popular khung bên trái Đánh dấu chọn mục Show Developer tab in the Ribbon Nhấn OK 63 * Thêm vào ô check box Nhấn vào ô bên trái bảng Trong thẻ Developer, nhóm Controls, nhấn nút Legacy Tools Bên dƣới Legacy Forms, chọn Check Box Form Field Ghi chú: Nếu ô check box có màu xám, bạn nhấn nút Legacy Tools, chọn Form Field Shading để gỡ bỏ xám Nhấn vào ô kế tiếp, nơi bạn muốn chèn tiếp check box Sau nhấn Ctrl+Y để chèn check box vào Sau chèn xong hết check box, bạn nhấn chuột vào ô bên phải bảng nhập vào khoản mục tƣơng ứng với check box bên trái Bước 3: Hoàn thiện lại bố cục Nhấn chuột phải vào bảng, trỏ đến mục AutoFit chọn AutoFit to Contents Nhấn chuột phải vào bảng, chọn Table Properties Sau mở thẻ Table hộp thoại xuất Nhấn nút Options, hộp Left, Right, nhập vào khoảng cách check box đoạn text bên cạnh, ví dụ 02 inches Nhấn OK Trong thẻ Table, nhấn nút Borders and Shading, sau nhấn vào thẻ Borders Bên dƣới mục Setting, nhấn None, nhấn OK hai lần để đóng hộp thoại lại 64 Bước 4: Khóa form Để ngƣời dùng đánh dấu chọn trực tiếp vào file tài liệu, bạn cần khóa form lại Lƣu ý, khóa form lại bạn chỉnh sửa chữ nhƣ bố cục tài liệu, đảm bảo thực bƣớc sau Nhấn vào nút Design Mode nhóm Controls thẻ Developer để tắt chế độ Design Trong thẻ Developer, nhóm Protect, nhấn nút Protect Document, sau chọn Restrict Formatting and Editing Trong khung Protect Document, bên dƣới Editing restrictions, đánh dấu chọn Allow only this type of editing in the document Trong combo box bên dƣới, chọn Filling in forms Bên dƣới Start enforcement, nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection Để đặt mật khẩu, không cho ngƣời dùng gỡ bỏ chế độ bảo vệ, nhập vào mật ô Enter new password (optional) xác nhận lại mật ô bên dƣới 65 Bây bạn gửi file tài liệu cho ngƣời dùng đánh dấu chọn vào, sau họ lƣu lại gửi lại cho bạn Rất hữu ích bạn muốn thực thăm dò khảo sát qua e-mail 66 [...]... trong một phần tài liệu - Chọn đoạn text mà bạn muốn gạch nối - Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Hyphenation, sau đó chọn Automatic 7.4 Gạch nối bằng tay trong một phần tài liệu Khi bạn gạch nối bằng tay, Word 2007 sẽ tìm đoạn text để gạch nối Sau khi bạn chỉ định vị trí muốn gạch nối trong đoạn text, Word sẽ chèn một dấu gạch nối tùy ý Nếu sau đó bạn soạn thảo tài liệu và thay đổi... đã viết phƣơng trình này Ngoài ra, khi bạn mở tài liệu có chứa phƣơng trình đƣợc viết trong phiên bản cũ của Word, bạn không thể sử dụng các chƣơng trình viết và thay đổi phƣơng trình đƣợc cung cấp sẵn, trừ khi bạn chuyển tài liệu sang định dạng Word 2007 5.2 Chuyển tài liệu sang định dạng Word 2007: - Nhấn Microsoft Office Button, sau đó nhấn Convert - Nhấn OK trong hộp thoại xác nhận - Nhấn Microsoft... đứng 5.2 Thêm một trang bìa Word 2007 cung cấp sẵn cho bạn một bộ sƣu tập các trang bìa khá đẹp mắt Các trang bìa luôn đƣợc chèn vào đầu tài liệu, không phụ thuộc vào vị trí hiện tại của con trỏ trong tài liệu - Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn nút Cover Page 19 - Trong menu xuất hiện, bạn hãy nhấn chọn một kiểu trang bìa mình thích Trang bìa đó sẽ đƣợc áp dụng vào tài liệu và bạn có thể sửa đổi... Xóa số trang ở trang đầu tiên của tài liệu Trong tài liệu, thƣờng trang đầu tiên không đƣợc đánh số vì nó là trang bìa Áp dụng phần ghi chú ở thủ thuật “Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác” bên trên, trang bìa vẫn đƣợc đánh số là 0 Vì vậy, bạn hãy thực hiện thêm bƣớc sau để xóa hẳn số trang ở trang đầu tiên của tài liệu - Nhấn chuột vào bất kỳ vùng nào của tài liệu - Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn... File biến đâu mất rồi? Triệu chứng: Bạn muốn chèn chữ từ một tài liệu khác vào tài liệu hiện hành nhƣng không thể tìm thấy lệnh Insert File để thực hiện việc này Nguyên nhân: Trong Word 2007, lệnh Insert File đã đƣợc đổi tên thành Text from File và đƣợc chuyển vào menu Object trong thẻ Insert Giải pháp: - Nhấn chuột tại vị trí muốn chèn tài liệu vào - Trong thẻ Insert, nhóm Text, bạn nhấn chuột vào mũi... dạng tài liệu - Nhấn chuột vào nơi muốn thay đổi định dạng - Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Breaks - Trong phần Section Breaks, bạn hãy chọn một kiểu ngắt vùng phù hợp Chẳng hạn, nếu bạn chia tài liệu thành các chƣơng và mỗi chƣơng bạn muốn bắt đầu ở trang lẻ, hãy chọn Odd Page 4.2.3 Xóa các thay đổi của bố cục tài liệu Ngắt vùng dùng để chỉ ra nơi thay đổi định dạng trong tài liệu. .. Insert - Nhấn Close 4 Dùng bàn phím để chèn ký tự Unicode vào tài liệu Nếu bạn biết mã của ký tự cần chèn, bạn có thể nhập vào mã đó trong tài liệu và nhấn phím Alt+X để chuyển đổi nó sang ký tự Chẳng hạn bạn nhập vào 00A9 và nhấn Alt+X ngay sau đó sẽ đƣợc ký tự Ngƣợc lại, để hiển thị một mã ký tự Unicode của một ký tự nào đó trong tài liệu, bạn đặt con nháy phía sau ký tự đó và nhấn Alt+X 5 Chèn một... nhất cho phép giữa một từ và lề phải mà không gạch nối từ đó Khi sử dụng tính năng gạch nối tự động, Word 2007 sẽ tự động chèn gạch nối vào vị trí cần thiết Khi gạch nối bằng tay, Word sẽ tìm text để gạch nối và hỏi bạn có muốn chèn gạch nối vào hay không 7.1 Tự động chèn gạch nối trong toàn bộ tài liệu - Đảm bảo rằng không có đoạn text nào đang đƣợc chọn - Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn... chuột ra ngoài vùng nội dung của trang tài liệu 12 2.6 Xóa Header / Footer Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống 2.7 Tạo Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài liệu - Trƣớc tiên, bạn cần tạo các ngắt vùng để phân chia các vùng trong tài liệu Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt một... xóa text hoặc các đối tƣợng đồ họa sau khi đã chọn nó 3 Word cuộn quá nhanh khi rê chuột chọn chữ Triệu chứng: Khi bạn chọn chữ bằng cách giữ và rê chuột theo hƣớng xuống dƣới, Word cuộn tài liệu nhanh đến nỗi khó mà nhả chuột vào vị trí chính xác, nơi bạn muốn kết thúc vùng chọn Nguyên nhân: Trong khi bạn rê chuột để chọn chữ, Word sẽ cuộn tài liệu theo hƣớng bạn chọn 30 Giải pháp: Để giải quyết vấn