Microsoft Excel là phầm mềm quan trọng và cần thiết nhất với dân văn phòng. Bất cứ ai cũng cần phải nắm vững những điều cơ bản trong cuốn tài liệu này. Việc sử dụng Excel có chuyên nghiệp hay không phụ thuộc vào kiến thức của bạn về Excel
MICRSOFT EXCEL 2003 Mục lục BÀI GIỚI THIỆU CỬA SỔ CHƢƠNG TRÌNH, QUẢN LÝ TỆP TIN, NHẬP, TÍNH TOÁN VÀ TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH Cửa sổ chƣơng trình Quản lý tệp tin Nhập Dl Tính toán bảng tính a Nhập Dữ liệu b Đánh số Thứ tự tự động bảng tính Excel c Các tính toán bảng tính Trình bày (định dạng) bảng tính a Căn lề, đổi Font, đổ Mầu Ô Các định dạng khác a Trộn Ô b Ngắt dòng Ô c Chỉnh sửa Dl ô d Xoá định dạng Dl ô Khai báo mặc định Font chữ số Sheet tệp - Tắt khởi động lại chƣơng trình Excel BÀI DI CHUYỂN, SAO CHÉP DỮ LIỆU CÁC THAO TÁC VỚI SHEET Di chuyển, chép Dl a Di chuyển (Cut) b Sao chép Dl (Copy) Các thao tác với Bảng tính (Sheet) a Di chuyển, Sao chép Sheet (Cut Copy) b Đổi tên Sheet c Ẩn/ Hiện Sheet 10 d Chèn/ Xoá Sheet 10 BÀI CÁC THAO TÁC VỚI HÀNG, CỘT, Ô CỦA SHEET 11 Chèn Hàng/ Cột/ Ô 11 a Chèn Hàng 11 b Chèn Cột 11 c Chèn Ô 11 Xoá Hàng/ Cột/ Ô 11 a Xoá Hàng 11 b Xoá Cột 11 c Xoá Ô 11 Ẩn- Hàng/ Cột 11 Thay đổi kích cỡ Hàng/ Cột 12 BÀI ĐỊA CHỈ TƢƠNG ĐỐI, TUYỆT ĐỐI 13 KHÁI NIỆM HÀM SỐ & HÀM SUM 13 Địa tƣơng đối, tuyệt đối 13 a Địa tƣơng đối 13 b Địa tuyệt đối (cố định) 13 Hàm số 14 a Khái niệm: 14 b Dạng thức chung hàm: 14 c Nhập hàm tính toán: 14 Hàm Sum 15 Tạo số số dƣới 15 Chèn ký tự đặc biệt 16 Định dạng số TT cặp ngoặc đơn 16 Bài HÀM AVERAGE, MAX, MIN, RANK VÀ HÀM IF 17 Nhóm hàm thống kê 17 a Hàm Average 17 b Hàm Max 17 Hàm Rank 17 Hàm If 18 BÀI HÀM AND VÀ HÀM OR 19 BÀI NHÓM HÀM ĐẾM 20 Hàm Count 20 Hàm CountA 20 Hàm CountBlank 20 Hàm CountIf 20 BÀI NHÓM HÀM TÌM KIẾM LẤY GIÁ TRỊ TỪ BẢNG PHỤ LÊN BẢNG CHÍNH VÀ NHÓM HÀM TRÍCH KÝ TỰ 22 Nhóm hàm tìm kiếm lấy giá trị từ bảng phụ lên bảng 22 a Hàm Vlookup (Vertical Lookup) 22 b Hàm Hlookup (Horizontal Lookup) 23 Nhóm hàm trích ký tự 24 a Hàm Left 24 BÀI NHÓM HÀM THỜI GIAN VÀ CÁCH TÍNH TUỔI 25 Nhóm hàm thời gian 25 a Hàm Year 25 b Hàm Month 25 c Hàm Day 25 d Hàm Date 25 e Hàm Today 26 Cách tính tuổi 26 a Tính tƣơng đối 26 b Tính xác 27 Thay đổi kiểu hiển thị giá trị thời gian trang in 27 BÀI 10 HÀM INT VÀ HÀM MOD 28 Hàm Int 28 Hàm Mod 28 Định dạng dấu tiền tệ giá trị số 28 BÀI 11 CHÈN BIỂU ĐỒ 30 Chèn biểu đồ 30 Next 30 Định dạng biểu đồ 31 a Khai báo lại bốn bƣớc chèn biểu đồ 31 b Định dạng mầu nền, đƣờng viền biểu đồ 31 BÀI 12 CHỨC NĂNG SẮP XẾP DỮ LIỆU VÀ LỌC TỰ ĐỘNG TRONG BẢNG 33 Sắp xếp Dl (Sort) 33 Lọc Dữ liệu 33 BÀI 13 THIẾT KẾ TRANG IN VÀ IN BẢNG TÍNH 36 Thiết kế trang in 36 In bảng tính 37 BẢNG TỔNG HỢP CÁC HÀM SỐ ĐÃ HỌC TRONG CHƢƠNG TRÌNH EXCEL CƠ BẢN 38 BÀI GIỚI THIỆU CỬA SỔ CHƢƠNG TRÌNH, QUẢN LÝ TỆP TIN, NHẬP, TÍNH TOÁN VÀ TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH Cửa sổ chƣơng trình - Microsoft Excel phần mềm đƣợc thiết kế để nhập, tính toán bảng số liệu công cụ hàm số công thức Chính tính linh hoạt tính toán Excel làm nên khác biệt bảng tính đƣợc thiết kế Excel so với bảng tính đƣợc thiết kế Word - Với mục đích tạo tệp tin có nội dung bảng số liệu nên từ đầu hình giao diện Excel đƣợc thiết kế dƣới dạng bảng bao gồm cột hàng Số TT hàng Thanh công thức Dữ liệu đƣợc nhập vào ô bảng Ký hiệu cột H1 Một góc hình giao diện chương trình - Tên tệp tin Excel đƣợc mặc định Book (2,3,…) - Một Book bao gồm 255 Sheet (bảng tính), Sheet đƣợc đặt tên từ Sheet đến Sheet 255 Thông thƣờng cài đặt chƣơng trình hệ thống để hiển thị mặc định hình Sheet, để có thêm Sheet ta chèn từ menu Insert\ Worksheet - Một Sheet bao gồm: 256 Cột: Các cột đƣợc ký hiệu theo bảng chữ từ A đến IV 65536 Hàng (dòng): Các hàng đƣợc đánh số từ đến 65536 - Giao Cột Hàng bảng gọi Ô + Ô đƣợc xác định địa Ô, địa ô cho biết vị trí ô bảng + Địa Ô đƣợc xác định ký hiệu cột số thứ tự hàng Vd: Ô A1: Cột A Hàng Quản lý tệp tin (Xem HDSD MS WORD) Nhập Dl Tính toán bảng tính a Nhập Dữ liệu - Dữ liệu Excel đƣợc nhập vào ô Bảng Để nhập Dl vào ô ta kích chuột vào ô nhập từ bàn phím - Có hai loại DL: + Dl dạng số (Number): Luôn đƣợc mặc định bên lề phải ô Bao gồm loại DL sau: Số, Ngày tháng, Tiền tệ,…Vd: + Dl dạng chữ (Text): Luôn mặc định bên lề trái ô Vd: * Cy: Nếu Dl dạng số (Number) bị nhập sai quy ước hệ thống chương trình tự chuyển định dạng chữ (Text), ta thực phép toán số học Để xem thay đổi quy ước hệ thống nhập số liệu ta vào Start \ Control Panel\ Regional and Language Options\Regional Options\Customize: Numbers: Xem thay đổi quy ước nhập số Curency: Xem thay đổi quy ước nhập tiền tệ Date: Xem thay đổi quy ước nhập ngày tháng Time: Xem thay đổi quy ước nhập Một số khác biệt quy ước mặc định máy tính hộp thoại Regional Options với cách viết thông thường: Loại ký tự Quy ƣớc máy Các viết thông thƣờng Dấu thập phân (Decimal Symbol) Dấu chấm (.) Dấu phẩy (,) Dấu phân cách nhóm số Trăm, Ngàn, Triệu (Digit group Symbol) Dấu phẩy (,) Dấu chấm (.) Dấu phân cách đối số Hàm (List separator) Dấu phẩy (,) Dấu chấm phẩy (;) Ngày tháng Tháng/Ngày/Năm (mm/dd/yy) Ngày/Tháng/Năm (dd/mm/yy) Ta thay đổi loại ký tự cách xoá nhập lại ký tự vào vị trí tương ứng b Đánh số Thứ tự tự động bảng tính Excel * C1: - Nhập hai số đầu danh sách số TT vào hai ô liền kề - Bôi đen hai ô số - Đƣa trỏ chuột vào Mốc điền vùng bôi đen kéo * C2: - Nhập số bắt đầu danh sách số TT - Bấm Enter Mốc điền H2 Đánh số TT tự động - Kích hoạt lại ô số - Đƣa trỏ chuột vào mốc điền - Bấm giữ Ctrl+ Bấm giữ chuột kéo đến cuối danh sách Chọn hƣớng đánh * C3: số TT tự động - Nhập số bắt đầu danh sách số TT Nhập gía trị dừng - Bấm Enter Nhập bƣớc nhẩy (công sai) - Kích hoạt lại ô số - Vào Edit\ Fill\ Series: + Tại Series in: Chọn hƣớng đánh số TT Rows: Đánh số TT Hàng Columns: Đánh số TT cột + Tại Step Value: Nhập giá trị nhẩy (công sai) H3 Hộp thoại đánh số TT tự động + Tại Stop Value: Nhập giá trị dừng c Các tính toán bảng tính - Mọi phép tính bảng tính Excel bắt đầu dấu (=) dấu cộng (+) - Khi tính toán Excel thƣờng dùng hai loại công cụ tính toán sau: + Các phép toán số học (+,-, *, /,…) + Các hàm số - Một số toán tử tính toán toán tử so sánh thƣờng dùng Excel: + Các toán tử tính toán: + - * / % ^ Cộng Trừ Nhân Chia Phần trăm Luỹ thừa + Các toán tử so sánh: = > >= < [...]... giảm dần): Đƣợc sử dụng khi thứ bậc đƣợc đánh giá từ số lớn nhất trở xuống (Thƣờng sử dụng khi xếp loại nhân viên dựa trên ngày công hoặc xếp loại học sinh dựa trên điểm trung bình) 17 Nhập 1 (Xếp thứ bậc tăng dần): Đƣợc sử dụng khi thứ bậc đƣợc đánh giá từ giá trị số nhỏ nhất trở lên (Thƣờng sử dụng khi xếp loại cho các vận động viên của các môn thể thao tính giờ) 3 Hàm If * Công dụng: Là loại hàm... dựng sẵn để thực hiện các phép toán chuyên biệt - Sử dụng hàm số để tính toán trong Excel làm nên sự khác biệt cơ bản giữa các bảng tính đƣợc tạo trên Excel với các bảng đƣợc tạo bằng các chƣơng trình khác - Excel 2003 cung cấp trên 300 hàm số khác nhau và đƣợc gom thành từng nhóm (nhóm hàm tính toán, nhóm hàm chuỗi, nhóm hàm logic,….) do đó ta có thể sử dụng để xử lý hầu hết các phép toán số học, chuỗi... chứa số ta sử dụng hàm Count =Count(A1:C5) > =5 (Trong phạm vi ô A1:C5 có năm ô chứa gtrị số không phân biệt số âm số dƣơng, số nhỏ số lớn) 2 Hàm CountA * Công dụng: Đếm ra số ô không trống (ô chứa giá trị số hoặc chữ) trong một phạm vi ô * Dạng thức: =CountA(Value1,Value2,….Value30) Ví dụ: Tại H14, địa chỉ ô của bảng Dl là A1:C5 Để đếm trong phạm vi ô trên có bao nhiêu ô chứa giá trị ta sử dụng hàm... số đƣợc xây dựng dƣới dạng một khuân mẫu; mỗi hàm số chỉ dùng để tính cho một phép tính Do đó ta phải nhớ dạng thức của hàm cũng nhƣ công dụng của từng hàm b Dạng thức chung của hàm: =Tên hàm(Đối số 1, Đối số 2,…… ) Trong đó: + Tên hàm đƣợc sử dụng theo quy ƣớc của Excel Tên hàm không đƣợc viết tắt, không chứa dấu cách, không chứa ký tự đặc biệt + Đối số của hàm có thể là giá trị chữ, giá trị số, địa... gtrị bao gồm cả số và chữ) 3 Hàm CountBlank * Công dụng: Đếm ra số ô trống trong một phạm vi ô * Dạng thức: =CountBlank(Value1,Value2,….Value30) Ví dụ: Tại H14, địa chỉ ô của bảng Dl là A1:C5 Để đếm trong phạm vi ô trên có bao nhiêu ô trống ta sử dụng hàm CountBlank: =CountBlank(A1:C5) > =5 (Trong phạm vi ô A1:C5 có năm ô trống) 4 Hàm CountIf * Công dụng: Đếm ra số ô chứa giá trị thoả mãn điều kiện... Phạm vi ô cần đếm 20 Criteria: Điều kiện là một giá trị bất kỳ Lưu ý: Nếu điều kiện phải sử dụng các toán tử so sánh hoặc điều kiện là một giá trị thời gian thì ta phải nhập trong cặp ngoặc kép Ví dụ: Tại H14, địa chỉ ô của bảng Dl là A1:C5 Để đếm trong phạm vi ô trên có bao nhiêu ô chứa giá trị là chữ “A” ta sử dụng hàm CountIf: =CountIf(A1:C5,“A”) > =3 (Trong phạm vi ô A1:C5 có ba ô chứa chữ “A”)... cần lấy lên bảng chính Lookup_type: Loại tìm kiếm Đƣợc nhập bằng một trong hai giá trị 0 hoặc1 Nhập 0- Tìm kiếm chính xác: Đƣợc sử dụng khi giá trị làm mã tìm kiếm giống với giá trị trên cột đầu tiên của bảng phụ Nhập 1- Tìm kiếm gần đúng (tìm kiếm tƣơng đối): Đƣợc sử dụng khi giá trị làm mã tìm kiếm gần giống với các giá trị có mặt trên cột đầu tiên của bảng phụ Khi đó hàm sẽ lấy vị trí của giá... ứng b Địa chỉ tuyệt đối (cố định) - Khái niệm: Là địa chỉ ô nhập vào công thức mà H10 Ví dụ địa chỉ tương đối ô khi sao công thức đến vị trí mới thì địa chỉ đó không thay đổi (luôn cố định) - Ứng dụng: Đƣợc sử dụng khi ta lấy giá trị trên một ô hoặc phạm vi ô là A đem cộng trừ nhân chia hoặc so sánh với một ô hoặc phạm vi ô là B thì ta phải cố định địa chỉ của B - Địa chỉ tuyệt đối luôn đƣợc định dạng... chèn và khoanh chọn đối số từ bảng tính - C2: Nhập hàm trực tiếp vào bảng tính (đây là cách đƣợc sử dụng phổ biến vì nó làm cho việc thực hiện phép tính nhanh chóng) + Kích hoạt ô kết quả H13 Hộp thoại khai báo đối số của hàm + Nhập tên hàm và đối số theo cú pháp: =Tên hàm(Đ.số 1, Đ.số 2,….) 3 Hàm Sum * Công dụng: Tính tổng các gía trị số * Dạng thức: =Sum(Number1, Number2,….,Number30) Trong đó: Number1,... NIỆM HÀM SỐ & HÀM SUM 1 Địa chỉ tƣơng đối, tuyệt đối a Địa chỉ tƣơng đối - Khái niệm: Là địa chỉ ô nhập vào công thức mà khi sao công thức đến vị trí mới thì địa chỉ đó thay đổi tƣơng ứng - Ứng dụng: Đƣợc sử dụng khi thực hiện các phép toán mà Dl tính toán phải thay đổi trên các ô khác nhau mỗi khi ta sao công thức - Cách thiết lập: + Nhập dấu bằng (=) vào ô chứa kết quả + Kích (hoặc khoanh chọn các)