BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN – KẾ TOÁN BÁN HÀNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG Stt Mô tả chi tiết công việc Hạch toán kế toán Biểu mẫu chứng từ. sổ sách, báo cáo 1 Nhận chứng từ bán hàng từ phòng kinh doanh (phiếu bán, hóa đơn, biên bản giảm trừ, biên bản giao nhận). Kiểm tra tính chính xác của thông tin từ các chứng từ bán hàng so với sổ sách. Kiểm tra hạch toán kế toán vào sổ kế toán chi tiết từng khách hàng theo dõi nợ phải thu Định kỳ kiểm tra, đối chiếu việc thu nợ Khách hàng với kế toán thanh toán. Ghi nhớ : 1 Chứng từ bán hàng cần có và bảo đảm các nguyên tắc sau : a) Phiếu bán đầy đủ chữ ký b) Hóa đơn bán hàng được lập, ghi chép đầy đủ rõ ràng theo yêu cầu về quản lý hóa đơn. 2 Biên bản giảm trừ đầy đủ chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền Cuối ngày: + Tập hợp đầy đủ bộ chứng từ bán hàng và giảm trừ doanh thu đi kèm + Lập Báo cáo công nợ, báo cáo nhật ký bán hàng cuối ngày và gửi email hàng ngày cho Ban Giám Đốc. TK 511,512,131,6415,111,112 Phiếu bán – hóa đơn Biên bản giảm trừ Biên bản giao nhận Báo cáo công nợ hàng ngày
BẢNG MƠ TẢ CƠNG VIỆC PHẦN HÀNH KẾ TỐN – KẾ TOÁN BÁN HÀNG & NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG Stt Mô tả chi tiết công việc Nhận chứng từ bán hàng từ phịng kinh doanh (phiếu bán, hóa đơn, biên giảm trừ, biên giao nhận) Kiểm tra tính xác thơng tin từ chứng từ bán hàng so với sổ sách Kiểm tra hạch toán kế toán vào sổ kế toán chi tiết khách hàng theo dõi nợ phải thu Định kỳ kiểm tra, đối chiếu việc thu nợ Khách hàng với kế toán toán Hạch toán kế toán Biểu mẫu chứng từ sổ sách, báo cáo TK Phiếu bán – hóa đơn 511,512,131,6415,111,112 Biên giảm trừ Biên giao nhận Báo cáo công nợ hàng ngày Ghi nhớ : 1/ Chứng từ bán hàng cần có bảo đảm nguyên tắc sau : a) Phiếu bán đầy đủ chữ ký b) Hóa đơn bán hàng lập, ghi chép đầy đủ rõ ràng theo yêu cầu quản lý hóa đơn 2/ Biên giảm trừ đầy đủ chữ ký phê duyệt người có thẩm quyền Cuối ngày: + Tập hợp đầy đủ chứng từ bán hàng giảm trừ doanh thu kèm + Lập Báo cáo công nợ, báo cáo nhật ký bán hàng cuối ngày gửi email hàng ngày cho Ban Giám Đốc Xuất hóa đơn giảm trừ: vào biên giảm trừ tiến hành xuất hóa đơn giảm trừ hạch toán kế toán TK 532, 131 Bảng tổng hợp công nợ khách hàng, biên đối chiếu công nợ Lập bảng tổng hợp công nợ cuối tháng trình Kế tốn trưởng xét duyệt Phân loại loại công nợ (theo ngày hạn, duyệt cho nợ hướng giải quyết) Trường hợp xóa cơng nợ cần đề xuất cho kế toán trưởng Giám đốc điều hành, xét duyệt Ban Lãnh Đạo (Tổng Giám Đốc, Phó Tổng Giám đốc Tài chính) Lập Báo Cáo tình hình sử dụng hóa đơn đầu tháng trình kế toán trưởng phê duyệt TK 139, 131, 642 Bảng tổng hợp công nợ khách hàng, biên đối chiếu cơng nợ Biên xóa nợ phải thu Lập bảng tổng hợp chiết khấu hàng tháng cho toàn khách hàng theo chương trình bán hàng phận kinh doanh xác nhận duyệt Cụ thể: + chương trình theo hợp đồng: thơng tin từ hợp đồng kinh doanh + chương trình tháng, hỗ trợ chiết khấu thêm (các chương trình chiết khấu vùng, TK 521, 131 Bảng tổng hợp chiết khấu miền, theo ngày): email, văn xác nhận từ phận kinh doanh Giám Đốc kinh doanh Phó Tổng Giám đốc kinh doanh phê duyệt Lưu giữ chứng từ theo yêu cầu: đặc thù kinh doanh ngày đêm nên việc quản lý chứng từ hóa đơn sau: + hóa đơn bán hàng: phận kinh doanh lưu giữ xuất bán hàng (do đặc thù bán hàng liên tục) Bộ phận kế tốn đăng ký mua kê khai hóa đơn + hóa đơn giảm trừ/chiết khấu kế tốn bán hàng xuất Bộ phận kinh doanh lưu giữ + tuân thủ quy định quản lý hóa đơn cơng ty Không ... đặc thù kinh doanh ngày đêm nên việc quản lý chứng từ hóa đơn sau: + hóa đơn bán hàng: phận kinh doanh lưu giữ xuất bán hàng (do đặc thù bán hàng liên tục) Bộ phận kế tốn đăng ký mua kê khai hóa... thù bán hàng liên tục) Bộ phận kế tốn đăng ký mua kê khai hóa đơn + hóa đơn giảm trừ/chiết khấu kế tốn bán hàng xuất Bộ phận kinh doanh lưu giữ + tuân thủ quy định quản lý hóa đơn cơng ty Không