Cấu trúc phân chia công việc WBS (Work Breakdown Structure) là gì? Ý nghĩa của nó? Thế nào là 1 WBS tốt? Nêu ví dụ minh họa 1 WBS Tiến độ dự án là gì? Cách xây dựng tiến độ dự án? Cho ví dụ minh họa. Làm sao để kiểm soát được tiến độ dự án? Phạm vi công việc dự án là gì? Cách xác định và kiểm soát phạm vi công việc dự án? Trường đại học giao thông vận tải Hồ Chí Minh MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG NÂNG CAO GVHD: PGS.TS NGUYỄN ANH TUẤN
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG NÂNG CAO GVHD: PGS.TS NGUYỄN ANH TUẤN LỚP: QX2101 NHÓM HỌC VIÊN: TRẦN QUANG HÒA – MÃ SV: 2180302032 LÊ TIẾN DƯƠNG – DỰ THÍNH PHẠM MINH ĐƠNG – DỰ THÍNH Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2022 MỤC LỤC Câu 4: Cấu trúc phân chia công việc WBS (Work Breakdown Structure) gì? Ý nghĩa nó? Thế WBS tốt? Nêu ví dụ minh họa WBS Cấu trúc phân chia công việc WBS (Work Breakdown Structure) 2 Ý nghĩa Cách tạo WBS 3.1 Xác định công việc 3.2 Thiết lập trình tự cơng việc 3.3 Cấu trúc hóa cơng việc Ví dụ Câu 5: Tiến độ dự án gì? Cách xây dựng tiến độ dự án? Cho ví dụ minh họa Làm để kiểm soát tiến độ dự án? Tiến độ dự án (Project Schedule) Xây dựng tiến độ dự án Kiểm soát tiến độ dự án 12 3.1 Tiến độ đầu vào có tính khả thi, dựa liệu dự án xây dựng 13 3.2 Thường xuyên theo dõi cập nhật tiến độ dự án xây dựng 13 3.3 Tăng khả quản lý thực thi, dựa liệu 13 3.4 Tăng khả kết nối thông tin làm việc theo nhóm 14 3.5 Tuân thủ deadline 15 3.6 Biết cách khích lệ nhân viên 15 3.7 Kỹ thuật Catchup tiến độ 16 3.8 Sử dụng công cụ Lập Quản lý tiến độ đại (BIM tools) 16 Câu 6: Phạm vi cơng việc dự án gì? Cách xác định kiểm sốt phạm vi cơng việc dự án? 17 Phạm vi công việc dự án 17 Xác định phạm vi công việc dự án 17 2.1 Xác định nhu cầu dự án 17 2.2 Xác nhận mục tiêu mục tiêu dự án 17 2.3 Mô tả phạm vi dự án 17 2.4 Kỳ vọng tán thành 17 2.5 Xác định ràng buộc 18 Kiểm sốt phạm vi cơng việc dự án 18 3.1 Phê duyệt phạm vi 18 3.2 Rà soát kiểm tra phạm vi thực 18 Câu 4: Cấu trúc phân chia công việc WBS (Work Breakdown Structure) gì? Ý nghĩa nó? Thế WBS tốt? Nêu ví dụ minh họa WBS Cấu trúc phân chia công việc WBS (Work Breakdown Structure) Cấu trúc phân chia công việc (WBS) phân rã phân cấp (hierarchical decomposition) tồn phạm vi cơng việc nhóm dự án thực để hoàn thành mục tiêu dự án tạo giao phẩm (deliverables) yêu cầu WBS tổ chức xác định tổng phạm vi dự án thể công việc định tuyên bố phạm vi dự án (project scope statement) phê duyệt Tùy thuộc vào giai đoạn triển khai, nhóm dự án định phân rã WBS cấp độ Cấu trúc phân chia cơng việc quản lí dự án kĩ thuật hệ thống công cụ xác định dự án hợp nhóm yếu tố cơng việc rời rạc dự án theo cách giúp cho việc tổ chức xác định tổng quát phạm vi công việc dự án Công việc theo kế hoạch chứa thành phần WBS mức thấp gọi gói cơng việc (Work Package) Một gói cơng việc sử dụng để nhóm hoạt động (Activity) - nơi mà cơng việc lên lịch ước tính, theo dõi kiểm soát; nghĩa giao phẩm dự án phân rã thành cấp độ thấp WBS gọi gói cơng việc, gói cơng việc tiếp tục phân rã đến cấp độ thấp gọi hoạt động Trong ngữ cảnh WBS, công việc đề cập đến sản phẩm công việc giao phẩm kết hoạt động khơng phải hoạt động 3 Gói cơng việc công việc xác định mức thấp WBS mà chi phí thời gian ước tính quản lý Cấu trúc phân chia cơng việc quản lí dự án kĩ thuật hệ thống công cụ xác định dự án hợp nhóm yếu tố công việc rời rạc dự án theo cách giúp cho việc tổ chức xác định tổng quát phạm vi công việc dự án Các dạng phân chia công việc Work Breakdown Structure Mỗi cấp độ giảm dần WBS đại diện cho định nghĩa ngày chi tiết công việc dự án Một cấu trúc WBS tạo thơng qua cách tiếp cận khác Một số phương pháp phổ biến bao gồm cách tiếp cận từ xuống, sử dụng hướng dẫn cụ thể công ty/tổ chức sử dụng mẫu WBS Một cách tiếp cận từ lên sử dụng để nhóm thành phần Cấu trúc WBS biểu diễn số dạng, chẳng hạn như: Sử dụng giai đoạn (phase) vòng đời dự án làm mức phân tách thứ hai, với sản phẩm giao phẩm dự án chèn cấp thứ ba, bên dưới: Sử dụng giao phẩm mức phân tách thứ hai, bên Kết hợp thành phần phát triển tổ chức bên nhóm dự án, chẳng hạn cơng việc theo hợp đồng Người bán sau phát triển WBS hợp đồng phần công việc ký hợp đồng Quy tắc 100% - 100 percent rule WBS đại diện cho tất công việc sản phẩm dự án, bao gồm công việc quản lý dự án Tổng số công việc cấp thấp cuộn lên cấp cao để khơng có bị bỏ sót khơng có cơng việc thừa thực Điều gọi quy tắc 100% Tóm lại, WBS là: Là hình ảnh đồ họa hệ thống phân cấp dự án Xác định tất giao phẩm phải hồn thành (nếu khơng nằm WBS, khơng phải phần dự án) Là tảng mà dự án xây dựng Rất quan trọng nên tồn cho dự án Đảm bảo giám đốc dự án suy nghĩ tất khía cạnh dự án Có thể tái sử dụng cho dự án khác Không hiển thị phụ thuộc gói cơng việc WBS thường kèm với Từ điển WBS (WBS dictionary) Từ điển WBS cung cấp mô tả công việc cần thực cho gói cơng việc WBS liệt kê tiêu chí chấp nhận cho giao phẩm, đảm bảo kết cơng việc phù hợp với cần thiết Ý nghĩa WBS xác định tất yếu tố dự án theo cấu trúc định thiết lập nên mối quan hệ với đầu cuối dự án Hãy hình dung dự án gói cơng việc lớn chia nhỏ thành gói cơng việc nhỏ hơn, dự án tổng hợp tất gói cơng việc nhỏ chi tiết * WBS giúp ích cho nhà quản lý dự án khía cạnh sau: Hỗ trợ cho việc đánh giá kết thực chi phí, tiến độ, chất lượng tất cấp quản lý công ty suốt chu kỳ sống dự án Cung cấp cho nhà lãnh đạo thơng tin phù hợp với cấp quản lý, ví dụ, cấp quản lý cao quan tâm đến đầu dự án, cấp quản lý thấp phụ trách đầu nhỏ gói cơng việc Khi phát triển WBS, trách nhiệm thực hoạt động dự án phân công cho phận cá nhân công ty kết hợp WBS với cấu tổ chức Giúp cho nhà quản lý dự án lập kế hoạch công tác, điều độ công việc dự tốn ngân sách WBS cung cấp khn khổ để theo dõi chi phí kết thực cách tổng hợp chi phí thực tế chi phí kế hoạch gói cơng việc nhỏ thành yếu tố lớn giúp cho việc đo lường kết thực theo dõi theo cấp quản lý theo kết đầu WBS xác định kênh thông tin hỗ trợ việc điều phối phận dự án WBS cho biết trách nhiệm cá nhân phận việc thực phần công việc dự án Cách tạo WBS Điểm quan trọng cần ý tạo WBS : phân tách nội dung công việc đến đâu, thiết lập thứ tự ưu tiên sau phân tách công việc 3.1 Xác định cơng việc Trước tạo WBS cơng việc nguyên khối lơn Ta thực phân tách biết thời gian cần thiết cho khối cơng việc Vì ta khơng làm rõ phạm vi cơng việc không xác định thời gian cần thiết dành cho nó, việc làm rõ phạm vi công việc trở nên cần thiết Lúc này, điểm cần ý cần phải thảo luận đồng ý người phụ trách Thông thường project manager tạo WBS, hay bị phát sinh khoảng lệch thời gian cần thiết so với người phụ trách thao tác công việc thực tế Nên cần thiết phải thảo luận nhận đồng ý người phụ trách, để tránh phát sinh khoảng lệch 3.2 Thiết lập trình tự cơng việc Khi cơng việc xác định, ta thiết lập trình tự cơng việc Cần phải nhận biết phụ thuộc công việc với Phải làm rõ liệu công việc sau bắt đầu trừ công việc trước kết thúc, liệu làm việc song song với cơng việc sau Ta thấy critical path sau thiết lập trình tự cơng việc Critical path chuỗi công việc từ trái sang phải tiến hành dự án Nếu phát sinh chậm trễ critical path dẫn đến chậm trễ dự án Do đó, cần nhấn mạnh critical path, để ý thức rõ ràng tầm quan trọng chúng 3.3 Cấu trúc hóa cơng việc Sau xếp công việc theo thứ tự, bước cấu trúc Ta cần lọc cơng việc cấp độ, bên lại lọc công việc chiidren cấp độ nữa.Điểm ý là, ta cộng dồn công việc level children vào cơng việc level parent Hay nói ngược lại là, cơng việc level parent phân tách tất thành công việc level children Bằng cách cấu trúc hóa cơng việc này, ta tránh việc bị bỏ sót cơng việc *Sử dụng tool để tạo WBS cách hiệu Chúng ta cần sử dụng tool để tạo WBS Có số nơi sử dụng giấy whiteboard để tạo WBS, khơng phù hợp cần phải chỉnh sửa cần chia sẻ cho nhiều người khác Bây có nhiều web tool phục vụ việc tạo WBS cách hiệu quả, bao gồm Excel Nên cần phải chọn tool phù hợp với project tạo WBS cách hiệu ＜Excel＞ Excel phần mềm bảng tính Microsoft Có nhiều nơi tạo WBS Excel cài đặt theo tiêu chuẩn hầu hết PC sử dụng rộng rãi công việc hàng ngày.Đặc điểm Excel dễ dàng tạo dán thứ Việc nhập data thao tác với share dễ dàng, nên sử dụng rộng rãi Nhiều mẫu WBS Excel có sẵn, rào cản cho việc tạo WBS thấp.Nên trước hết, thử sử dụng mẫu Excel tùy chỉnh theo dự án bạn xem ＜Web tool＞ Các công cụ web để tạo WBS thường đóng gói với biểu đồ Gantt gọi chung cơng cụ quản lý dự án Bạn tạo WBS hiệu đơn giản cách nhập nội dung cơng việc thời gian cần thiết Ngồi ra, thường có chức khác giúp bạn quản lý cơng việc schedule nữa, sử dụng công cụ web phù hợp với dự án bạn ＜Wrike＞ Wrike không cung cấp solution quản lý dự án, mà cung cấp giải pháp marketing, creative phát triển sản phẩm Ngoài biểu đồ WBS Gantt, người quản lý dự án theo dõi phân bổ hiệu suất resource Biết effort cần thiết cho nội dung cơng việc bao nhiêu, giúp bạn sử dụng resource cách hiệu ＜Backlog＞ Backlog công cụ quản lý dự án với giao diện dễ sử dụng Bên cạnh biểu đồ WBS Gantt, cịn có chức burndown chart wiki Ngồi ra, tính đặc biệt tính Like nhằm thúc đẩy giao tiếp với 300 biểu tượng nhân vật khác Đó tính tốt để tạo mơi trường giao tiếp tốt hơngiữa thành viên dự án với ＜InnoPM＞ InnoPM dịch vụ quản lý dự án đám mây có tính dễ vận hành bao gồm nhiều báo cáo InnoPM dễ sử dụng, nên dù người khơng có kiến thức IT beginner quản lý dự án sử dụng cách dễ dàng.Điểm đặc biệt InnoPM chức báo cáo phong phú, nên tiện lợi cho việc báo cáo với cấp bên liên quan Ví dụ Ví dụ WBS mơ tả dạng đầu mục thể đây: 0.0 Retail website 1.0 Project management 2.0 Requirements gathering 3.0 Analysis and design 4.0 Site software development 4.1 HTML design and creation 4.2 Backend software 4.2.1 Data base implementation 4.2.2 Middleware development 4.2.3 Security Subsystems 4.2.4 Catolod engine 4.2.5 Transaction processing 4.3 Graphic and interface 4.4 Content creation 5.0 Testing and production WBS có nhiều tiêu chí để phân loại, số loại mô tả WBS phân loại theo tiến trình hay theo định hướng hoạt động + Ví dụ: Yêu cầu, phân tích, thiết kế, kiểm thử + Điển hình sử dụng Giám đốc dự án WBS phân loại theo sản phẩm hay định hướng thực thể dự án + Ví dụ: Bộ máy tài chính, hệ thống giao diện, sở liệu + Thường dùng cho người quản lý kỹ thuật WBS phân loại kết hợp hai loại + Thường sử dụng + Ví dụ: pha chu trình sống mức cao với thành phần đặc tính cụ thể bên pha + Thường thể tiến trình sinh sản phẩm Câu 5: Tiến độ dự án gì? Cách xây dựng tiến độ dự án? Cho ví dụ minh họa Làm để kiểm soát tiến độ dự án? Tiến độ dự án (Project Schedule) Tiến độ dự án chế truyền đạt nhiệm vụ cần hoàn thành phân bổ nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ khung thời gian cụ thể Tiến độ dự án tài liệu thu thập tất công việc cần thiết để bàn giao dự án thời gian (Theo Project Management) Tiến độ dự án điều kiện ràng buộc chặt chẽ thường nguồn gốc xung đột q trình hồn thành dự án Lí nằm chỗ thời gian đại lượng dễ dàng đo lường ghi nhớ thường xuyên đối tượng hữu quan, có độ linh hoạt thấp ràng buộc dự án Phạm vi chi phí dự án xê dịch dự đốn tương đối so với thực tế Tuy nhiên, tiến độ dự án lại đo lường xác mốc thời gian dự án trơi đi, tiến độ cơng việc dự án buộc phải hồn thành theo kế hoạch mốc thời gian Nếu chậm hoàn thành tiến độ dự án gây nhiều hậu như: + Những tính tốn hiệu trước phê duyệt triển khai dự án đầu tư trở thành khơng xác: tính tốn dự án điều kiện hồn thành tiến độ đưa cơng trình vào sử dụng dự án có hiệu có có hiệu cao + Song dự án kéo dài tiến độ nên thời điểm đưa vào sử dụng muộn so với kế hoạch nên kết giai đoạn sử dụng sản phẩm giảm, hiệu giảm + Càng kéo dài tiến độ dự án phát sinh thêm nhiều loại chi phí phát sinh thêm cơng việc tăng chi phí giá nguồn lực đầu vào tăng + Càng kéo dài tiến độ dự án chất lượng sản phẩm/cơng trình dự án đem lại có nguy giảm nhiêu + Việc chậm đưa kết dự án vào vận hành dẫn đến công việc khác bị ảnh hưởng chậm tiến độ theo (Theo Giáo trình Kiểm sốt, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân) Xây dựng tiến độ dự án Bước 1: Xác định hành động cần đưa vào tiến độ Nhà quản lý cần xác định hành động cụ thể, lên sơ đồ nhóm hoạt động để lên tiến độ làm việc cho chúng Thiết lập hệ thống theo sơ đồ Work Breakdown 10 Structure (WBS) sau chia nhỏ hoạt động để lên tiến độ cơng việc cụ thể, xác Work Breakdown (WBS) cấu trúc phân chia công việc quản lý dự án v kỹ thuật hệ thống, công cụ xác định dự án hợp nhóm yếu tố cơng việc rời rạc dự án theo cách giúp cho việc tổ chức xác định tổng quát phạm vi công việc dự án Thành phần cấu trúc phân chia cơng việc sản phẩm, gói liệu, gói dịch vụ, gói cơng việc hay tổ hợp Cơ cấu phân chia công việc cung cấp khuôn khổ cần thiết cho việc lập dự toán chi tiết kiểm soát chi phí, với việc cung cấp hướng dẫn cho việc phát triển kiểm soát tiến độ Hãy xem xét gói cơng việc WBS xác định hoạt động hoạt động cần thiết để tạo gói cơng việc Bước 2: Lên thứ tự cho hành động Việc xếp thứ tự cho hành động việc làm cần làm giúp cho tư quản lý trở lên rõ ràng, tranh hành động, công việc cần làm rõ ràng Ví dụ cơng việc quản lý kho hàng, kế toán cần lên danh sách hành động công việc cần làm, cần thực bước giao nhận hàng, nhập kho, giao nhận hàng, xuất kho, hàng tồn… Trong công việc cụ thể, lại chia công việc nhỏ cho công việc sau hỗ trợ công việc trước bước Bước 3: Đánh giá nguồn lực cần có cho hành động Bước thứ ba đòi hỏi phải định lượng nguồn lực cần phải sử dụng trình thực nhằm đạt mục tiêu cao hành động đề Việc bao gồm định lượng số lượng thành viên nhóm, nguồn tài thiết bị để thực hành động Bước 4: Đánh giá thời gian cần có để thực hành động Việc đánh giá tiến độ thực dự án quan trọng việc thực hành động kế hoạch Có nhiều cách để đánh giá thời gian cần có để thực hành động Thứ nhất, tham khảo ý kiến từ chuyên gia: Nhằm tiết kiệm thời gian chi phí, đẩy nhanh q trình hồn thiện cơng việc Các chuyên gia giúp hỗ trợ để tiếp cận vấn đề thông qua nghiên cứu dự án tương đồng với dự án thực tổ chức… Thứ hai, nhà quản lý cần so sánh dự án tương đương: Các dự án tương đương có tiến độ gần giống nhau, việc theo dõi dự án tương đương giúp cho nhà quản lý ước lượng thời gian từ điều chỉnh thời gian tiếp cận 11 Thứ ba, ước lượng tham số hóa Parametric estimating Đây công cụ ước lượng quản lý dự án PMI đưa thông qua việc sử dụng liệu mang tính lịch sử, điểm khác biệt…Hay nói cách đơn giản nêu lên ước lượng Ví dụ, kế tốn làm báo cáo tài trung bình phút với phần mềm làm báo cáo trung bình 30 phút Thứ tư, đánh giá điểm: số trường hợp dùng phân tích PERT, cơng cụ hữu ích để đánh giá thời gian hoạt động Bạn cần đưa số thời gian hoàn thành hoạt động theo xu hướng: bi quan, lạc quan khả thi Công thức việc đánh giá điểm là: (Thời gian bi quan + 4x Thời gian khả quan + thời gian khả quan)/6 Bước 5: Xây dựng tiến độ Bước quy trình hoạt động xếp theo tiến độ, nguồn lực cần thiết thời gian hoạt động sử dụng để đưa kế hoạch tổng Những công cụ sử dụng quy trình bao gồm phương pháp Đường găng (Critical Path Method) giúp rút ngắn tiến độ, viễn cảnh – thì, cân nguồn lực chuỗi găng CCM (Critical Chain Methods) Việc xây dựng tiến độ rõ ràng tạo khung tham chiếu giúp đưa nhìn tổng thể kế hoạch tiến độ kế hoạch Bước 6: Theo dõi quản lý tiến độ 12 Bước cuối bao gồm việc theo dõi quản lý tiến độ đề Việc theo dõi quản lý giúp cho việc thực trùng với kế hoạch đề ra, không gặp nhiều vướng mắc khó khăn việc thực kế hoạch Từ việc theo dõi quản lý tiến độ giúp cho nhà quản lý loại bỏ rủi ro, giúp linh hoạt xử lý tình Ví dụ minh họa Kiểm soát tiến độ dự án Theo nghiên cứu Mc Kinsey, dự án xây dựng trung bình kéo dài thêm 20% thời gian so với tiến độ Hợp đồng, số Việt Nam cao hơn, dù chưa có số thống kê thức Điều kéo theo hệ lụy đội chi phí, chí rủi ro pháp lý, hợp đồng, tất biết Thực tế cho thấy, quản lý tiến độ dự án xây dựng khó khăn, số lượng đầu việc nhiều, nhiều tầng (WBS) liên hệ chồng chéo, ràng buộc lẫn nhau, khung nguồn lực biến đổi nhiều điều kiện không lường trước Đó thách thức lớn với doanh nghiệp nào, dù có top đầu thị trường hay thành lập Với đặc thù vậy, việc quản lý tiến độ dự án đương nhiên cần việc làm nghiêm túc nhiều yếu tố khác lúc, giải pháp 13 mang tính đơn lẻ Để kiểm sốt tiến độ dự án hiệu yếu tố cần phải tính đến: 3.1 Tiến độ đầu vào có tính khả thi, dựa liệu dự án xây dựng Với đa số chúng ta, lúc làm tiến độ ta “làm để trình”, tức đưa công việc, duration dựa kinh nghiệm, cảm tính mà gần khơng quan tâm đến tính khả thi Bài tốn bóc tách khối lượng cần thực hiện, sau phân bổ, cân đối nguồn lực để đưa tiến độ có tính thực tế biết người thực đủ nhân lực để thực Chưa nói đến việc thơng tin định mức thiếu, định mức chung nhà nước vốn khơng phù hợp nhà thầu có định mức nội Sẽ khó để quản lý dự án xây dựng đích hẹn dựa tiến độ sai Sai đầu việc, liên hệ, bố trí nguồn lực duration việc Tuy vậy, có thực tế tiến độ lúc bắt đầu dự án xây dựng thường tiến độ không thực chuẩn sát, thơng tin cịn chung chung, thiếu và/hoặc thân người làm tiến độ chưa đủ thời gian để tìm hiểu hết dự án lường hết yếu tố ảnh hưởng Đó ta cần đến yếu tố thứ bên 3.2 Thường xuyên theo dõi cập nhật tiến độ dự án xây dựng Một chức quan trọng quản lý theo dõi, kiểm soát Theo dõi tiến độ giúp biết tranh thực tế so sánh với tiến độ kế hoạch (base-line), để có điều chỉnh kịp thời, hợp lý thông qua công tác cập nhật tiến độ Khi tiến độ không cập nhật, rõ ràng khơng với thực tế Và khơng thể quản lý Nói thực tế làm việc không dễ, hay đùa tiến độ vừa trình xong lỗi thời Đùa thật Điều phát sinh nhu cầu công cụ sửa đổi tiến độ tiện lợi, dễ dàng Các công cụ MS project hay Primavera P6 giúp chung ta làm việc 3.3 Tăng khả quản lý thực thi, dựa liệu Một vấn đề người quản lý hay gặp phải lại để người giao việc hồn thành cơng việc thời gian giao cho họ Đây quản lý thực thi – điểm hay vấp người quản lý Vẽ tiến độ giấy đẹp vào thực người khơng theo kịp Có nhiều ngun nhân dẫn đến việc (khơng hồn thành) đó, kể đến như: + Về nguồn lực: chất lượng nguồn lực biến động số lượng, chất lượng (nguồn lực hiểu máy móc, nhân lực/con người vật liệu); 14 + Sự rõ ràng đầu bài, vẽ; + Quy trình, quy phạm áp dụng dự án (ví dụ quy trình nghiệm thu công việc, nghiên thu vật liệu đầu vào…); + Các yếu tố Stakeholders (từ phía CDT, tư vấn, Nhà tài trợ…); + Các yếu tố nội doanh nghiệp: quan trọng dự án, dòng tiền, vị doanh nghiệp, sẵn sàng huy động nguồn lực bổ sung, chuỗi cung ứng…; + Từ người quản lý dự án (rất quan trọng); + Khơng có định mức mà dựa vào kinh nghiệm, khơng có số liệu thống kê định mức thực tế doanh nghiệp Do việc cốt lõi giải tốn nguồn lực, kết hợp với cơng cụ đánh giá, theo dõi công việc (tiến độ, người thực hiện., vướng mắc…) để kịp thời nắm thông tin tạo tiền đề cho việc điều chỉnh nguồn lực linh hoạt 3.4 Tăng khả kết nối thông tin làm việc theo nhóm Với dự án xây dựng, thường công việc không độc lập mà liên hệ mật thiết với nhau, theo nguyên lý FS, SS, FF, SF mà biết Và thường dự án tổ chức theo nhiều ban, nhiều mảng Trong mảng lại có nhiều nhóm, đội khác (Ví dụ dự án có mảng thiết kế, mảng thi cơng, mảng cung ứng Trong thiết kế lại có nhóm MEP, Nhóm Kiếm trúc, Kết cấu ) Chính ràng buộc tiến độ lẫn để đảm bảo trơn chu khả kết nối thông tin quan trọng Chúng ta chứng kiến tổ đội phải chờ vài ngày tổ khác chưa làm xong, làm sai vẽ vẽ cuối dẫn đến làm lại Việc kết nối, quản lý thông tin làm việc nhóm tối quan trọng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ Các kỹ thuật dùng để tăng khả làm việc nhóm kể đến như: + Xây dựng kế hoạch quản lý dự án, quản lý chất lượng rõ ràng từ đầu; + Hệ thống quy trình làm việc xuyên suốt; + Dùng công cụ quản lý, tương tác công việc, quản lý tài liệu, thông tin chung dự án chuyên sâu 15 Những công cụ trao đổi, phối hợp thông tin vẽ trực quan OnPlan sử dụng hiệu 3.5 Tuân thủ deadline Một dự án xây dựng cỡ trung bình khoảng vài trăm đầu việc chính, lớn vài ngàn, chí vài chục ngàn Ví dụ với 1000 đầu việc việc bạn chậm ngày, kéo theo hàng loạt lãng phí thể ảnh hưởng lớn đến tổng tiến độ Tất nhiên tổng tiến độ không chậm 1000 ngày công việc có khoảng dự trữ “free slack” “total slack” người biết Tuy vậy, việc chậm tiến độ việc kéo theo thay đổi, điều chỉnh nguồn lực cho công việc khác, có cơng việc đường găng (critical path) có Float =0 Do đó, việc thỏa hiệp với chậm tiến độ kéo theo hệ domino khơn lường Thêm vào đó, việc chậm xảy mà người quản lý khơng có hành động gì, găm vào đầu thành viên dự án nghĩ chậm trễ, điều nguy hiểm 3.6 Biết cách khích lệ nhân viên Cơng nhân xây dựng khổ, việc thức đêm thức hôm hay làm ngày nghỉ, trưa nắng hay trời mưa rét chuyện thường ngày Vậy nên, việc đặt áp lực để người cố gắng, cần kết hợp với cách khích lệ kịp thời Các cụ có câu, 100 đồng tiền công không đồng tiền thưởng Những khích lệ, dù nhỏ bé mang tới động lực to lớn cho nhân viên, qua góp phần cao suất, đẩy tiến độ Nhìn tổng qt hơn, ngồi kiểu thưởng theo ad-hoc (theo vụ) nói trên, Việc chốt KPI, chốt Chân dung dự án với mục tiêu tiêu chí rõ, mức thưởng 16 rõ ràng, minh bạch từ đầu giúp tiếp thêm động lực nhiều việc quản lý tiến độ 3.7 Kỹ thuật Catchup tiến độ Catchup tiến độ việc mà quản lý xây dựng phải làm Vì thời gian đầu thực dự án thường khơng thuận bị chậm, đó, đòi hỏi tăng tốc giai đoạn sau để kịp đích Đó catchup Kỹ thuật người làm quản lý thường hay sử dụng để catchup tiến độ thêm nguồn lực Vì cách lười thơng dụng mà nghĩ Nhưng thêm nguồn lực mù quáng đội chi phí cịn tiến độ thực tế khơng đẩy nhiều Nó đến từ yếu tố: + Khơng gian làm việc có phù hợp để thêm nguồn lực khơng? + Quy trình làm việc sao? + Tăng người làm gia tăng xung đột công việc vấn đề nhân khác, người quản lý thay dành thời gian điều hành cơng việc lại nhiều thời gian xử lý xung đột nhân + Thêm nguồn lực địi hỏi phối hợp cao hơn, công cụ phối hợp chưa có, rối thêm rối 3.8 Sử dụng công cụ Lập Quản lý tiến độ đại (BIM tools) Việc sử dụng mơ hình BIM 4D, 5D để lập biện pháp, lập tiến độ theo dõi , điều chỉnh tiến độ khơng cịn xa lạ với Các mơ hình tiến độ trực quan, cập nhật dễ dàng giúp ích nhiều cho người quản lý tiến độ, mà người thực thi chúng 17 Câu 6: Phạm vi cơng việc dự án gì? Cách xác định kiểm sốt phạm vi cơng việc dự án? Phạm vi công việc dự án Phạm vi công việc Dự án Công việc thực để cung cấp sản phẩm, dịch vụ kết với tính chức chủ định Thuật ngữ “Phạm vi dự án” xem bao gồm phạm vi sản phẩm Tạo kế hoạch quản lý phạm vi ghi lại cách thức phạm vi sản phẩm dự án xác định, xác nhận kiểm soát Cung cấp hướng dẫn đạo cách thức quản lý phạm vi suốt dự án Xác định phạm vi công việc dự án 2.1 Xác định nhu cầu dự án Khi xác định rõ ràng nhu cầu dự án, có nhiều khả đặt tiêu chuẩn chuẩn từ đầu Hiểu “cái sao” dự án cho phép thiết lập mục tiêu cụ thể Nó đặt tảng cho nhiệm vụ phải tuân theo cách chúng thực 2.2 Xác nhận mục tiêu mục tiêu dự án Cơ sở phạm vi dự án đòi hỏi mục tiêu phải đo lường đạt Nó phải thực tế hoàn thành khung thời gian cụ thể Cụ thể – Điều liên quan đến việc nêu xác dự án muốn đạt Đó là, gì, làm điều thực Sự rõ ràng làm giảm nguy mơ hồ hiểu lầm Có thể đo lường – Các mục tiêu cân đo đong đếm hay khơng? Có thể đạt – Các mục tiêu dự án đạt được, với nguồn lực sẵn có? Thực tế – Các mục tiêu thực khơng, đặc biệt gặp phải khó khăn? Liệu điều có làm giảm chất lượng tổng thể kết dự án gây tình trạng vượt ngân sách không đạt thời hạn định? Khung thời gian – Các mục tiêu dự án đáp ứng khung thời gian phân bổ khơng? Nó có phải tiêu chí quan trọng để đáp ứng thời hạn này? 2.3 Mô tả phạm vi dự án Là nhà quản lý, cần phải rõ ràng tính chức cần thiết cho sản phẩm dịch vụ bạn Ví dụ, xây dựng trang web Sẽ cần danh sách cung cấp cách xây dựng trang web mình, loại thương hiệu cần thiết… Nói cách khác, phẩm chất định làm tăng khả đạt thành công cho dự án 2.4 Kỳ vọng tán thành 18 Các dự án thành công dự án có tính đến hài lịng người dùng cuối Liệu chúng có đáp ứng kỳ vọng người dùng cuối chấp nhận sản phẩm, dịch vụ quy trình hay khơng? Người dùng cuối khách hàng nhóm nội Đối với khách hàng, điều bao gồm giá cả, giá trị chất lượng sản phẩm / dịch vụ tính sẵn có, sách giao hàng trả lại Đối với nhân viên, điều bao gồm hiệu lực hiệu quy trình hoạt động Cuối cùng, phạm vi dự án phạm vi cần điều chỉnh để mang lại kết tốt cho người dùng cuối 2.5 Xác định ràng buộc Ln có trở ngại để đạt đặt Khi nhận thức hạn chế xảy trình thực hiện, giúp giảm thiểu vấn đề trì hỗn hạn chế khả đạt kết dự án Những ngun nhân điều kiện mơi trường động (bên bên ngồi), trục trặc cơng nghệ / thiếu nguồn lực Thông báo vấn đề với nhóm sớm thực bước để vượt qua trở ngại giảm chậm trễ việc hoàn thành dự án giữ chi tiêu phạm vi ngân sách Cho dù điều dựa giả định hay khơng chắn, việc phân tích tác động chúng suốt tiến trình dự án làm giảm thêm rủi ro thất bại Kiểm soát phạm vi công việc dự án 3.1 Phê duyệt phạm vi Phải có thống chủ đầu tư quản trị dự án nhằm xác định tập hợp danh mục công việc cần phải thực hiện, tiêu chí chấp nhận nghiệm thu thơng tin sản phẩm cần chuyển giao kết thúc dự án đầu tư Khi hoàn thiện thống phạm vi dự án, quản trị dự án phải tiến hành nghiệm thu phạm vi, trình chấp nhận cách thức sản phẩm cần chuyển giao hoàn thiện bước dự án Sự chấp thuận đạt thông qua việc kiểm tra rà sốt lại kí thỏa thuận chủ đầu tư sản phẩm cần chuyển giao, nhằm mục đích tối thiểu hóa thay đổi phạm vi tương lai 3.2 Rà soát kiểm tra phạm vi thực Khi thức áp dụng phạm vi phê duyệt dự án, thay đổi khơng thể tránh khỏi Cơng tác rà sốt kiểm tra phạm vi thực việc quản trị thay đổi phạm vi dự án, tác động lên nhân tố gây thay đổi phạm vi đảm bảo thay đổi thống với toàn thành phần khác dự án theo mục tiêu dự án chiến lược phát triển doanh nghiệp 19 Muốn thay đổi phạm vi phê duyệt phạm vi phải đáp ứng cách xác yêu cầu chủ đầu tư hai bên thống Không thể thay đổi phạm vi chưa có thống bên có liên quan Bên cạnh đó, quản trị dự án phải thiết lập qui trình thu thâp phân tích thay đổi trình thực dự án phải chấp nhận cách thức bên liên quan Q trình rà sốt kiểm tra phạm vi thực cần phải phân tích sai lệch Phân tích sai lệnh so sánh kết cơng việc dự án thiết lập thực tế (Theo Giáo trình Kiểm sốt, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân) ... phạm vi cơng vi? ??c dự án? Phạm vi công vi? ??c dự án Phạm vi công vi? ??c Dự án Công vi? ??c thực để cung cấp sản phẩm, dịch vụ kết với tính chức chủ định Thuật ngữ ? ?Phạm vi dự án? ?? xem bao gồm phạm vi. .. Thường thể tiến trình sinh sản phẩm Câu 5: Tiến độ dự án gì? Cách xây dựng tiến độ dự án? Cho ví dụ minh họa Làm để kiểm soát tiến độ dự án? Tiến độ dự án (Project Schedule) Tiến độ dự án chế truyền... vi? ??c quản lí dự án kĩ thuật hệ thống công cụ xác định dự án hợp nhóm yếu tố công vi? ??c rời rạc dự án theo cách giúp cho vi? ??c tổ chức xác định tổng quát phạm vi công vi? ??c dự án Công vi? ??c theo kế