BÀI THI MÔN THỐNG KÊ TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ ĐỀ BÀI Đề số 2 Xác định và mô tả cụ thể các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ phù hợp với thực tiễn cơ quan công tác? TRẢ LỜI I Các loại công cụ thống kê tà[.]
BÀI THI MÔN THỐNG KÊ TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ ĐỀ BÀI Đề số 2: Xác định mô tả cụ thể công cụ thống kê tài liệu lưu trữ phù hợp với thực tiễn quan công tác? TRẢ LỜI I Các loại công cụ thống kê tài liệu lưu trữ * Có loại: - Cơng cụ thống kê quản lý tài liệu lưu trữ nói chung - Công cụ thống kê quản lý phông lưu trữ - Công cụ thống kê quản lý hồ sơ lưu trữ - Công cụ thống kê quản lý văn (mục lục văn bản) - Cơ sở liệu lưu trữ * Các loại công cụ thống kê phù hợp với thực tiễn quan - Công cụ thống kê quản lý tài liệu lưu trữ nói chung - Công cụ thống kê quản lý hồ sơ lưu trữ - Công cụ thống kê quản lý văn (mục lục văn bản) II Các loại công cụ phù hợp với thực tiễn quan Công cụ thống kê quản lý tài liệu lưu trữ nói chung 1.1 Sổ nhập tài liệu lưu trữ - Khái niệm: Sổ nhập tài liệu lưu trữ sổ ghi lần nhập tài liệu vào lưu trữ theo thứ tự thời gian số liệu chủ yếu tài liệu - Mục đích: + Dùng để thống kê tình hình tài liệu nhập vào kho lưu trữ + Phạm vi áp dụng kho lưu trữ - Loại sổ dùng để thống kê tình hình nhập vào kho lưu trữ, nhập vào kho phải đăng ký vào sổ - Yêu cầu: + Bất loại tài liệu xuất phát xứ từ đâu thu thập vào kho lưu trữ phải thống kê vào sổ nhập lưu trữ, lập theo QĐ số 02/QĐ-QHTK ngày 12/1/1990 Cục Lưu trữ nhà nước 2 + Đơn vị thống kê vào sổ nhập hồ sơ hay đơn vị bảo quản Nếu tài liệu chưa chỉnh lý, chưa lập hồ sơ dùng đơn vị thống kê là: Bó, gói, cặp dây, mét giá tài liệu + Tài liệu phải thống kê vào sổ nhập sau nhập Mỗi lần nhập tài liệu dù nhiều hay cần ghi số thứ tự riêng Sổ xuất tài liệu lưu trữ - Khái niệm: Sổ xuất tài liệu sổ thống kê ghi theo thứ tự thời gian lần xuất tài liệu khỏi kho lưu trữ - Mục đích: + Để thống kê tình hình xuất tài liệu khỏi kho lưu trữ + Thông qua sổ xuất tài liệu lưu trữ, giúp quan quản lý nắm số lượng, chất lượng tài liệu chuyển khỏi kho lưu trữ, nhằm bảo quản an toàn tài liệu - Xuất tài liệu khỏi kho không trở lại, tài liệu tiêu hủy, tài liệu chỉnh lý, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử - Nếu tài liệu dời kho phải thống kê vào sổ xuất tài liệu - Yêu cầu: + Bất loại tài liệu đưa khỏi kho lưu trữ phải thống kê vào sổ xuất tài liệu lưu trữ Đơn vị thống kê vào sổ xuất hồ sơ hay đơn vị bảo quản + Nếu tài liệu chưa chỉnh lý, chưa lập hồ sơ dùng đơn vị thống kê là: Bó, gói, cặp dây, mét giá tài liệu + Tài liệu phải thống kê vào sổ xuất sau xuất, lần xuất tài liệu dù nhiều hay phải ghi số thứ tự ring - Phạm vi áp dụng kho lưu trữ - Đối tượng áp dụng phù hợp với điều kiện thực tế đơn vị công tác giúp người làm công tác văn thư - lưu trữ quản lý tốt loại tài liệu nhập kho xuất kho Công cụ thống kê quản lý hồ sơ lưu trữ 2.1 Mục lục hồ sơ - Khái niệm: Là bảng kê có hệ thống tên hồ sơ v thông tin khác thành phần nội dung hồ sơ khối tài liệu định 2.2 Sổ thống kê mục lục hồ sơ - Mục đích: + Dùng để thống kê mục lục hồ sơ b quản phông lưu trữ Và kho lưu trữ + Dùng để đánh số lưu trữ cho hồ sơ, hướng dẫn xếp mục lục hồ sơ kho + Nếu kho lưu trữ có nhiều phơng, phơng lập nhiều mục lục cần phải có sổ đăng ký mục lục - Đối tượng áp dụng phù hợp với thực tiễn, nhờ có loại hình cơng c mà việc quản lý hồ sơ lưu trữ khoa học dễ quản lý nhiều Công cụ thống kê quản lý văn (mục lục văn bản) - Khái niệm: Là kê theo trật tự xếp văn bản, tài liệu hồ sơ - Tác dụng: + Quản lý số lượng văn hồ sơ + Tra tìm văn tài liệu hồ sơ - Công cụ giúp cán quản lý văn bản, tra tìm tài liệu dễ dàng thuận tiên nhiều./ ... nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử - Nếu tài liệu dời kho phải thống kê vào sổ xuất tài liệu - Yêu cầu: + Bất loại tài liệu đưa khỏi kho lưu trữ phải thống kê vào sổ xuất tài liệu lưu trữ Đơn... dụng kho lưu trữ - Đối tượng áp dụng phù hợp với điều kiện thực tế đơn vị công tác giúp người làm công tác văn thư - lưu trữ quản lý tốt loại tài liệu nhập kho xuất kho Công cụ thống kê quản lý... tài liệu lưu trữ - Khái niệm: Sổ xuất tài liệu sổ thống kê ghi theo thứ tự thời gian lần xuất tài liệu khỏi kho lưu trữ - Mục đích: + Để thống kê tình hình xuất tài liệu khỏi kho lưu trữ + Thông