BÀI THI MÔN BẢO QUẢN, TU BỔ, PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Đề bài Đề số 02 Tìm hiểu các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ tại một cơ quan/tổ chức Đề xuất các biện pháp khắc phục? Bài làm Đề số 02 *[.]
BÀI THI MÔN BẢO QUẢN, TU BỔ, PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Đề Đề số 02: Tìm hiểu nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ quan/tổ chức Đề xuất biện pháp khắc phục? Bài làm Đề số 02: * Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ quan/tổ chức Do vật mang tin, chất liệu ghi tin phương pháp ghi tin 1.1 Vật mang tin: - Khái niệm: Vật mang tin loại vật liệu dùng để ghi lại chữ viết, vẽ, hình ảnh, âm - Các loại vật mang tin: Giấy, gỗ, đá, tranh, ảnh… - Thành phần giấy: + Giấy công nghiệp sản xuất từ nguồn nguyên liệu chủ yếu gỗ giấy tái chế, thành phần bao gồm sợi cellulose từ gỗ rơm rạ, ngồi cịn có chất độn + Trong 40%-50% cellulose, 10% - 55% hemicellulose, 20% - 30% lignin, 6% - 12% hợp chất hữu khác, 0.3% - 0.8% hợp chất vô 1.2 Chất liệu ghi tin: + Mực gồm nhiều loại như: mực nho, mực viết thường, mực in, mực dấu, mực in ánh sáng, bút chì… Độ bền mực phụ thuộc vào thành phần hóa học chất liệu tạo chúng + Thành phần mực bao gồm: Chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống cặn Mực bám chặt vào sợi giấy khó hào tan đường nét, hình vẽ bền + Loại mực viết phổ biến chế tạo từ muối kim loại nhựa có màu Trong đó, độ axit lớn bị tác động ánh sáng, nhiệt độ độ ẩm cao làm cho tài liệu dễ bị bay màu, ăn thủng giấy + Đối với loại mực in có tỉ lệ chất keo nhiều nên q trình đánh máy, intypơ, photocopy mực dễ gắn chặt sợi giấy nên bị nhịe hay bay màu mực viết bị tác động ánh sáng, nhiệt độ độ ẩm - Mực bám chặt vào sợi giấy, khó hồ tan đường nét, hình vẽ bền Các tài liệu lưu trữ nước ta có sử dụng nhiều loại mực khác Các tài liệu cổ Châu Triều Nguyễn, tài liệu chữ Nôm viết mực nho Mực nho cấu tạo chủ yếu gồm muội than thành phần cácbon gần nguyên chất nên bền vững khó bị tác động ánh sáng phân huỷ, tài liệu viết loại mực bảo quản lâu dài Những loại mực viết phổ biến chế tạo từ muối kim loại nhựa có màu Trong loại mực đó, độ axit lớn bị tác động ánh sáng, nhiệt độ độ ẩm cao làm cho tài liệu dễ bị bay màu, ăn thủng giấy Đối với loại mực in có tỷ lệ chất keo nhiều nên trình đánh máy, intypô, photocopy mực dễ gắn chặt sợi giấy nên bị nhoè hay bay màu mực viết bị tác động ánh sáng, nhiệt độ độ ẩm Tuy nhiên, sử dụng loại mực chất lượng, không chủng loại loại máy in, máy photocopy làm tài liệu bị bay màu, mờ chữ nhanh sau thời gian bảo quản Đối với loại mực in dùng cho máy Fax dễ phai màu khó bảo quản lâu dài Ngồi ra, bút chì đen bút chì màu dùng để thể đường nét hình vẽ Bút chì đen cấu tạo than chì đất sét nên có tính ổn định mặt hố học chịu tác động nhiệt độ Tuy nhiên, độ kết dính vào giấy khơng chắn nên dễ bị tẩy xố Bút chì màu có độ kết dính vào giấy chắn cấu tạo từ chất nhuộm màu vô hữu nên dễ bị biến đổi có tác động ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm Do điều kiện tự nhiên 2.1 Nhiệt độ khơng khí - Việt Nam nằm vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nắng nóng , mưa nhiều nên nhiệt độ trung bình hàng năm khoảng 25°c độ ẩm tương đối 80% Như trái đất ngày nóng lên trở thành điều kiện bất lợi cho công tác bảo quản an toàn tài liệu 2.2 Độ ẩm - Chúng ta biết giấy mực có độ bền tương đối, song chất liệu khác (bột giấy nghiền, mực làm từ acid) hư hỏng nhanh chóng mơi trường khơng đảm bảo Dù khơng thể triệt tiêu q trình lão hố tài liệu, song làm chậm lại đáng kể q trình hư hỏng tài liệu, thơng qua việc tạo mơi trường ơn hồ Việc kiểm soát nhiệt độ độ ẩm tương đối nhiệm vụ khó khăn Theo dõi nhiệt độ độ ẩm tương đối có ý nghĩa then chốt để kiểm sốt mơi trường hiệu quả, từ có kế hoạch tổng thể trang thiết bị bảo vệ chống ỉại biến đổi khí hậu xảy Việc kiểm sốt mơi trường quan trọng nhiệt độ, độ ẩm tương đối khơng thích hợp hạn chế nghiêm trọng đến tuổi thọ tài liệu kích thích phát triển nấm mốc, trùng Chúng ta biết nhiệt độ độ ẩm tương đối có mối quan hệ tương tác, thay đổi yếu tố này, đưa tới thay đổi yếu tố Vì phải ln cần trì chế độ nhiệt độ, độ ẩm tương đối ổn định 2.3 Ánh sáng - Có nguồn ánh sáng tự nhiên nhân tạo Mặc dù tất bước sóng ánh sáng có hại, tia cực tím (UV) có hại tài liệu lưu trữ cường độ lượng cao Ánh sáng mặt trời có tỷ lệ tia cực tím cao làm biến đổi cấu trúc giấy, cấu trúc phân tử mực chất kết dính từ gây tác động quang hố làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị bạc màu Ánh sáng tác động tới tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình làm hình ảnh, âm Ánh sáng ban ngày sáng có cường độ mạnh nên gây hư hại nhiều so với hầu hết dạng ánh sáng nhân tạo Do cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ không nên để ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu 2.4 Bụi - Bụi nhân tố phá hoại tài liệu đáng lưu ý Bụi có nhiều loại bụi tự nhiên (đất, cát), bụi khí (từ nhà máy, xí nghiệp, khu cơng nghiệp), bụi vi sinh vật Bụi tự nhiên bụi khí bám vào tài liệu, cọ xát làm thành vết xước hư hại tài liệu Bụi vi sinh vật mang theo nhiều bào tử nấm, mốc, côn trùng phát triển phá hoại tài liệu Vì vậy, xây dựng kho bảo quản tài liệu cần có biện pháp hạn chế bụi cách không xây dựng kho nơi có nhiều bụi khu vực ven biển gần khu công nghiệp…và cần vệ sinh kho tàng, tài liệu thường xun 2.5 Khí độc - Khí hố chất khí thải từ dư lượng hố chất cịn lại cơng tác bảo quản, nhiễm từ mơi trường bên ngồi sản sinh từ tài liệu Khí hố chất gồm có: Dioxitsunflir (S02), OxitNitơ (NO); Dioxitcacbon (C02); khí ơzơn (03) chất gây hư hại cho tài liệu Một số khí acid tạo thành acid độ ẩm kho q cao Khí ơzơn ơxy hố phản ứng mạnh gây tai họa đặc biệt với giấy tráng nhũ gelatin Những nhân tố làm tăng ảnh hưởng khí acid nhiệt độ, độ ẩm cao môi trường kho, tất điều làm tăng tác động khí acid lên tài liệu 2.6 Thiên tai - Thiên tai yếu tố khách quan gây ảnh hưởng xấu tới tài liệu lưu trữ đặc biệt vùng hóa, hà tĩnh… khó khăn cơng tác bảo quản tài liệu 2.7 Côn trùng, nấm mốc loại gặm nhấm - Côn trùng sinh vật gây hại cho tài liệu tư liệu với tốc độ nhanh (đặc biệt mối) Côn trùng cắn, phá tài liệu, tư liệu mà đào thải chất cặn bã lên bề mặt tài liệu ngun nhân để nấm mốc phát triển Các lồi trùng thường gặp kho tài liệu ba đuôi, gián, bọ cánh cứng… Cơn trùng có kho từ nguồn khác nhau: Tài liệu nhập vào kho có trùng, trùng có sẵn kho từ bên xâm nhập vào Thức ăn chủ yếu trùng chất liệu có chứa xenlulo như: giấy, vải Cơn trùng đẻ trứng, sau phát triển thành ấu trùng thành trưởng thành Quá trình hồn tồn phụ thuộc vào nhiệt độ, độ ẩm Nếu nhiệt độ, độ ẩm cao côn trùng phát triển cách nhanh chóng 4 - Nấm mốc thể nấm nhỏ bé, tự sinh sống cách tự hấp thụ thức ăn khắp nơi bề mặt vật Sự phát triển nấm mốc phụ thuộc vào nhân tố: dinh dưỡng mơi trường sống Các chất liệu có nguồn gốc hữu giấy, vải, hồ dán trở thành môi trường dinh dưỡng nấm mốc Nhiệt độ, độ ẩm, ơxy có vai trị định đến xâm nhập phát triển nấm mốc Độ ẩm tương đối bề mặt chất liệu lớn độ ẩm tương đối phòng kho nhân tố tác động đến phát triển nấm mốc mà độ ẩm tương đối lại phụ thuộc vào thơng thống nhiệt độ Khi độ ẩm tương đối >70% bào tử nấm mốc phát triển Nhiệt độ trung bình phát triển nấm mốc 22°c, nhiên có ỉồi nấm mốc phát triển nhiệt độ, độ ẩm cao thấp hom Ôxy cần cho phát triển nấm mốc Trong môi trường khơng có ơxy thiếu ơxy tránh xâm hại nấm mốc Các bào tử nấm tản phát tán môi trường nhờ lưu thơng khơng khí, di chuyển trùng… - Nấm mốc trùng có quan hệ tương tác lẫn Nấm mốc phát triển ngồi nhờ nhiệt độ, độ ẩm thích hợp cịn di chuyển chất đào thải côn trùng; côn trùng dùng bào tử nấm mốc để làm thức ăn nơi đẻ trứng - Các loại gặm nhấm chuột, bọ…ảnh hưởng lớn tới công tác bảo quản cần phải có phương pháp xử lý nguyên nhân cách hiệu Do điều kiện bảo quản việc sử dụng tài liệu lưu trữ 3.1 Nguyên nhân điều kiện bảo quản - Kho lưu trữ + Khơng có kho + Có kho khơng đạt u cầu + Kho quy định 3.2 Nguyên nhân việc sử dụng tài liệu lưu trữ - Nguyên nhân người + Kẻ địch, kẻ gian + Lãnh đạo quan II Đề xuất biện pháp khắc phục - Trên sở nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ; tùy theo tình hình cụ thể kho lưu trữ sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu có, văn thư đề xuất xây dựng kế hoạch tổ chức thực việc bảo quản tài liệu phù hợp với tình hình điều kiện quan mình, quan, tổ chức tiến hành thực Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, để bảo quản sử dụng tốt tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý Quy định chế độ bảo quản kho lưu trữ - Để công tác bảo quản tài liệu lưu trữ thực quy định an toàn, quan cần có quy định sau: - Nội quy sử dụng tài liệu - Chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất chất lượng, số lượng tài liệu lưu trữ - Chế độ làm vệ sinh kho bảo quản tài liệu tài liệu - Chế độ phịng cháy, chữa cháy - Chế độ mơi trường kho lưu trữ - Các quy trình, quy phạm thao tác, sử dụng hóa chất Sắp xếp tài liệu kho - Tài liệu kho lưu trữ cần xếp khoa học nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê, kiểm tra tra tìm tài liệu, giúp cho cán lưu trữ nắm địa tài liệu, số lượng, chất lượng tài liệu từ quản lý phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Ngồi ra, việc xếp khoa học tài liệu cịn giúp cho việc xử lý nhanh chóng cố phòng, chống yếu tố phá hoại tài liệu Đối với kho bảo quản nhiều phông lưu trữ trước hết tài liệu xếp theo khối phông Khối phông lưu trữ bao gồm phông lưu trữ độc lập hồn chỉnh có quan hệ với nội dung tài liệu có đặc điểm giống nhau, để gần có lợi cho việc bảo quản tổ chức sử dụng Tiếp tài liệu xếp theo phông lưu trữ Tài liệu phông xếp theo phông lưu trữ đó, khơng để lẫn tài liệu phơng lưu trữ với phông lưu trữ khác Trong phạm vi phông, tài liệu xếp theo thứ tự hồ sơ phông Các hồ sơ xếp cặp, hộp đánh số thứ tự xếp lên khoang giá theo quy định từ trái qua phải, từ xuống phải đảm bảo nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy Đối với giá kho cần xếp cho tiết kiệm diện tích, thơng thống kho tàng, thuận tiện cho phương tiện vận chuyển lại đồng thời thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, xếp thống kê, kiểm tra tài liệu Đối với giá cố định, xếp cần để khoảng trống cần thiết giá khoảng 50 cm, giá di động giá xếp liên tiếp cần để khoảng trống khoảng 50 cm để tiện cho cơng tác vệ sinh tra tìm tài liệu Đối với kho bảo quản nhiều phông, sử dụng nhiều giá để tài liệu cần lập bảng dẫn nơi để tài liệu theo phông bảng dẫn nơi để tài liệu theo giá Bảng dẫn nơi để tài liệu theo phông cho biết tài liệu phơng để theo ngăn nào, giá kho Bảng dẫn nơi để tài liệu theo giá bảng theo dõi chỗ để tài liệu giá cho biết tài liệu thuộc phơng Các bảng dẫn làm thành thẻ bìa cứng có kích thước xếp theo bảng dẫn Mỗi có yêu cầu xếp lại tài liệu kho thẻ cần thay đổi theo xếp Phòng, chống nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ 3.1 Lựa chọn vật mang tin, chất liệu ghi tin phương pháp ghi tin - Để bảo quản an toàn tài liệu chống lại nguy tài liệu bị xuống cấp, lão hoá tự thân huỷ hoại cần sử dụng loại giấy đại có chứa lớp kiềm bảo vệ (độ PH từ 6-10) Trong điều kiện nay, cơ quan, tổ chức trang bị thiết bị văn phịng, để đảm bảo tài liệu bảo quản lâu dài trình làm văn bên cạnh việc lựa chọn loại giấy cần ý đến việc sử dụng mực in văn bản, mực dấu, mực viết có chất lượng tốt phương pháp ghi tin có độ bền cao 3.2 Phòng, chống yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ điều kiện tự nhiên - Đảm bảo độ ẩm thích hợp kho lưu trữ Vì độ ẩm yếu tố phá hoại mạnh tài liệu lưu trữ, cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ đảm bảo độ ẩm thích hợp kho lưu trữ vấn đề cần quan tâm hàng đầu Trong điều kiện sở vật chất có thể, quan nên trang bị thiết bị phòng, chống ẩm máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí Số lượng cơng suất máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí tuỳ thuộc vào diện tích, độ kín kho vào yêu cầu trì chế độ nhiệt độ - Độ ẩm để bảo quản tài liệu phịng Cần trang bị đủ máy phương tiện kèm khác để đảm bảo máy hoạt động liên tục 24/24 ngày đêm Nếu chưa có điều kiện trang bị máy móc, quan áp dụng số biện pháp truyền thống sau: - Thơng gió: Áp dụng điều kiện khơng khí kho ẩm ướt khơng khí ngồi trời Có hai cách thơng gió thơng gió tự nhiên thơng gió máy Khi áp dụng phương pháp cần ý: Nhiệt độ ngồi kho khơng cao q 320C khơng thấp 100C; Độ ẩm tuyệt đối tương đối ngồi trời phải thấp kho; Ngồi kho khơng có sương đọng, nhiệt độ khơng khí ngồi kho phải nhỏ nhiệt độ điểm sương kho Về chế độ thơng gió: khơng khí kho phải lưu thông với tốc độ khoảng 5m/giây Đây biện pháp đơn giản, rẻ tiền nhược điểm thông gió bụi trùng có điều kiện thâm nhập vào kho - Bao gói cách ly độ ẩm: Là biện pháp chủ động để tránh khơng khí ẩm xâm nhập vào tài liệu Tài liệu khô cho túi chất dẻo, giấy dầu, giấy paraphin để bao gói Có thể cho thêm vào túi Silicagen chất chống nấm mốc Biện pháp chủ yếu áp dụng tài liệu ảnh - Dùng tủ sấy, bóng điện sơn mờ để sấy tài liệu: Trong trường hợp tài liệu bị ướt mưa bão, lụt dùng tủ sấy, bóng điện sơn mờ để sấy tài liệu nhiệt độ không 35-36oC Lưu ý không dùng than, củi sấy tài liệu Các tài liệu phim ảnh, phim, băng, in…tuyệt đối không sấy Về chế độ ẩm tiêu chuẩn cần trì kho nhằm bảo quản tốt tài liệu lưu Để đảm bảo nhiệt độ nêu kho lưu trữ cần trang bị thiết bị kiểm soát trì nhiệt độ bao gồm: nhiệt kế, quạt thơng gió, điều hồ cục bộ, điều hồ trung tâm Hạn chế ánh sáng kho bảo quản tài liệu lưu trữ Do ánh sáng đặc biệt ánh sáng tự nhiên gây nhiều tác động không tốt cho tài liệu lưu trữ nên công tác bảo quản cần ý số vấn đề sau: - Trước hết kho lưu trữ đặt trụ sở quan, địa điểm cần tránh hướng Tây, chọn phịng có cửa sổ Sử dụng rèm chắn sáng với màu sắc phù hợp - Tài liệu cần để cặp hộp kín - Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện dùng thật cần thiết, không bật điện thường xuyên kho - Độ chiếu sáng mặt tài liệu: kho 15-25 lux, phòng đọc 100 lux d) Phòng, chống bụi Trước hết địa điểm xây dựng kho lưu trữ cần ý không xây dựng nơi có nhiều bụi khu vực ven biển gần khu công nghiệp - Tài liệu cần bảo quản bìa, cặp, hộp kín - Thường xun vệ sinh kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu tài liệu thường xuyên Việc vệ sinh kho bảo quản thực theo trình tự: + Chuẩn bị + Vệ sinh trần kho + Vệ sinh tường kho (mặt bên trong) + Vệ sinh cửa sổ + Vệ sinh trang thiết bị kho + Vệ sinh giá hộp bảo quản tài liệu + Vệ sinh sàn kho + Vệ sinh cửa vào + Vệ sinh hành lang + Kiểm tra vệ sinh kho + Kết thúc Đối với tài liệu lưu trữ giấy, việc vệ sinh tài liệu thực theo quy trình: + Chuẩn bị + Vệ sinh hộp bảo quản tài liệu (bên trong) + Vệ sinh bìa hồ sơ + Vệ sinh tài liệu + Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ + Đưa tài liệu vào hộp bảo quản tài liệu + Xếp hộp tài liệu lên giá + Kiểm tra vệ sinh tài liệu + Kết thúc Lưu ý: Nồng độ bụi kho phải 7.0) phản ứng với axít giấy để tạo thành dạng muối trung tính chất dễ bay Trên sở nguyên lý trên, có hai phương pháp để khử axít cho tài liệu lưu trữ gồm: - Phương pháp khử nước: sử dụng hóa chất có tính kiềm Ca(OH)2 , Mg(OH)2, Ca(HCO3)2, CaCl2, NH4HCO3, nước amoniac, hòa tan phân bố vào môi trường nước tạo thành dung dịch có tính kiềm Giấy nhiễm axít phun phủ nhúng dung dịch sau đem sấy khơ - Phương pháp khử khô hay khử hơi: sử dụng tác nhân có tính kiềm có khả bay để khuyếch tán vào tài liệu phản ứng với axít tạo thành muối trung tính chất dễ bay Các hóa chất sử dụng phương pháp gồm amoniac, xycloexaminacacbonnat, hợp chất kim Mg, Zn… Về quy trình, khử axít cho tài liệu giấy thực theo Quyết định số 230/QĐVTLTNN ngày 20/11/2014 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình Hướng dẫn thực Quy trình khử axít cho tài liệu giấy Biện pháp phòng, chống cháy - Nguyên nhân gây cháy chủ quan cán bộ, nhân viên không chấp hành nội quy việc dùng lửa, hút thuốc kho, kẻ gian phá hoại gây nên cháy khách quan chập điện Để phịng cháy quan lưu trữ cần có quy định nghiêm ngặt phịng cháy, chữa cháy bao gồm: Nội quy vào quan phải chặt chẽ; quy định việc phòng chữa cháy Các đường dẫn điện kho phải đặt ngầm bọc kín Dụng cụ phịng, chữa cháy phải trang bị đầy đủ quanh khu vực kho Trang bị hệ thống thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động Các dụng cụ biện pháp chữa cháy thông thường cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy nước dùng, dùng khu vực kho chứa tài liệu Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, dùng loại bình khí CO2 loại bình bọt tetraclorua cacbon Ngoài cần lưu ý việc thiết kế kho phải có cầu thang hiểm, xung quanh kho cần đảm bảo diện tích cho xe cứu hỏa tiếp cận khu vực kho đường thoát cho xe vận chuyển tài liệu Khi phát kho tàng bị cháy, phải thực biện pháp chữa cháy như: - Cách ly vật bị cháy - Làm lạnh cục khu vực cháy - Làm ngạt cháy Cơng tác kiểm tra định kỳ phịng cháy chữa cháy Nâng cao nhận thức công tác bảo quản tài liệu lưu trữ - Trước hết người đứng đầu quan, tổ chức cần nhận thức thực trách nhiệm quy định điều 25 Luật lưu trữ là: xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ đảm bảo việc sử dụng tài liệu lưu trữ Đối với cán bộ, cơng chức cần có biện pháp tuyên truyền để họ hiểu ý nghĩa tài liệu lưu trữ hoạt động quan, tổ chức từ có ý thức thu thập, giữ gìn tài liệu, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Quá trình khai thác, sử dụng tài liệu cần có ý thức bảo vệ an tồn tài liệu thông tin tài liệu Với cán lưu trữ cần đảm bảo tiêu chuẩn chung đạo đức nghề nghiệp như: cẩn thận tuân thủ nghiêm quy định thẩm quyền, trình tự, thủ tục thực quy trình nghiệp vụ; tận tụy, trách nhiệm có tâm huyết với nghề, với cơng việc; giữ gìn bí mật thơng tin tài liệu theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức, đơn vị; chủ động nghiên cứu, đề xuất ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ, sáng kiến vào công tác lưu trữ Thực tế cho thấy cán lưu trữ tức người trực tiếp bảo quản tài liệu tận tâm với cơng việc kịp thời phát nhân tố phá hoại tài liệu để có biện pháp ngăn chặn, với chuyên môn trang bị tốt cán lưu trữ xác định biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ biết cách để xử lý hư hỏng tài liệu phương pháp nghiệp vụ Đảm bảo sở vật chất cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 6.1 Kho lưu trữ Kho lưu trữ nơi bảo quản tài liệu lưu trữ Trong thực tế gặp dạng kho lưu trữ sau: Kho lưu trữ chuyên dụng dạng kho xây dựng để chứa bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định Kho lưu trữ chun dụng cơng trình bao gồm: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật khu vực phục vụ công chúng Kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo yêu cầu chung sau đây: - Về địa điểm: thuận tiện giao thơng; có địa chất ổn định, xa chấn động nền; có địa cao, nước nhanh; khơng gần khu vực dễ gây cháy, nổ, nhiễm có đất dự phòng để mở rộng cần thiết - Đảm bảo kết cấu bền vững; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Thiết kế hợp lý, liên hồn phù hợp với loại hình tài liệu quy trình nghiệp vụ lưu trữ - Đáp ứng u cầu mỹ quan cơng trình văn hoá Những yêu cầu cụ thể kho lưu trữ chuyên dụng xem Thông tư số: 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Kho lưu trữ không chuyên dụng dạng kho bố trí xây dựng để chứa bảo quản tài liệu lưu trữ không theo quy định Đây dạng kho lưu trữ đặt trụ sở làm việc quan, tổ chức Đối với dạng kho cần đảm bảo yêu cầu sau: - Về địa điểm: chọn phòng kho bảo quản đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ; khơng bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ tầng hầm tầng trụ sở quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ Bố trí phịng kho bảo quản gần thang máy, cầu thang thuận tiện cho vận chuyển tài liệu - Về diện tích phịng kho: đảm bảo đủ diện tích để bảo quản tài liệu - Về mơi trường phịng kho bảo quản: đảm bảo yêu cầu nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc - Hệ thống điện phịng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn - Bố trí phịng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ Ngoài ra, kho lưu trữ cấp xã, phường, thị trấn cần ý: - Phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ bố trí phịng độc lập trụ sở Ủy ban nhân dân với diện tích tối thiểu 20m2 - Vị trí phịng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp chịu tác động trực tiếp ánh sáng mặt trời - Phòng kho bảo quản phải đảm bảo chắn, phòng chống đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối loại trùng - Mơi trường phịng kho bảo quản phải đảm bảo sẽ, thoáng mát Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn - Trang bị đủ phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy Trên thực tế nhiều quan, tổ chức sử dụng kho tạm tức nhà cấp tận dụng hành lang, cầu thang…để bảo quản tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản thấp Bên cạnh đó, cịn có kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ: nhà kho chuyên dụng để bảo quản riêng biệt bảo hiểm tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, tách rời nơi bảo quản tài liệu lưu trữ gốc, ngược lại Kho bảo hiểm tài liệu 10 lưu trữ thường thiết kế đặc biệt, phù hợp với loại hình vật mang tin tài liệu bảo hiểm Vị trí kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ thường xây dựng cách xa nơi bảo quản tài liệu lưu trữ 50 m để đề phịng cố Kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ bảo vệ an tồn, khơng quảng bá cơng khai mà riêng cán quản lý ngành lưu trữ viên chức quan lưu trữ làm việc với nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ bảo hiểm cần biết Tùy theo điều kiện hoàn cảnh cụ thể mà kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ bảo quản bảo hiểm, gốc, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, 6.2 Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Trang thiết bị bảo quản kho vừa phương tiện để bảo quản tài liệu vừa phương tiện để quản lý hồ sơ, tài liệu Thơng thường kho lưu trữ thường có phương tiện bảo quản sau: - Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Giá bảo quản tài liệu lưu trữ cấu tạo từ thép mỏng mạ kẽm sơn chống gỉ sơn màu, làm từ thép không gỉ kim loại khác tùy theo yêu cầu Việc sử dụng vật liệu làm giá kim loại tránh tác động côn trùng, ẩm mốc Mặt khác sử dụng loại giá lắp ghép dễ dàng tháo, lắp, di chuyển Lưu ý giá sau lắp hoàn chỉnh phải ngắn, chắn, đợt, giằng, ốc liên kết phải chắn, cân đối Theo TCVN 9253: 2012 giá bảo quản tài liệu lưu trữ ban hành theo Quyết định số: 1687/QĐBKHCN ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Công nghệ Độ chịu tải giá tối thiểu 30 kg Giá compact - Tủ Trong việc bảo quản kho lưu trữ sử dụng nhiều loại tủ tủ đựng hồ sơ, tủ đựng can, đồ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ Tủ hồ sơ thích hợp với tài liệu bảo quản phòng làm việc hành Đối với tài liệu quan trọng dùng tủ sắt thiết bị bảo quản đặc biệt khác Các yêu cầu vật liệu làm tủ giống vật liệu làm giá - Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ giúp tránh bụi tác động ánh sáng chiếu vào tài liệu, hộp sử dụng cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra tổ chức sử dụng tài liệu Theo TCVN 9252: 2012 hộp bảo quản tài liệu lưu trữ ban hành theo Quyết định số: 1687/QĐ- BKHCN ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Cơng nghệ Ngồi ra, kho lưu trữ chuyên dụng sử dụng hộp đựng microfilm Loại hộp làm vật liệu tơng khơng axit khơng lig-nin - Bìa hồ sơ: Theo TCVN 9251: 2012 bìa hồ sơ lưu trữ ban hành theo Quyết định số: 1687/QĐ- BKHCN ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Cơng nghệ Ngồi trang thiết bị bảo quản nêu trên, để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tuỳ theo điều kiện kinh phí đầu tư phương tiện thiết bị thích hợp như: Hệ thống báo động; thiết bị phòng chống cháy (thiết bị báo khói, thiết bị báo cháy, cát, bao tải dập lửa, bình chữa cháy); thiết bị thơng gió, thiết bị chống ẩm (máy điều hồ, quạt thơng gió, máy hút ẩm); thiết bị đo nhiệt độ độ ẩm (ẩm kế, nhiệt kế); dụng cụ làm vệ sinh tài liệu (máy hút bụi, máy lọc 11 bụi), phương tiện vận chuyển như: thang máy, xe đẩy; trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ Lập bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ - Bản bảo hiểm tài liệu lưu trữ từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn định nhằm lưu giữ dự phịng có rủi ro xảy tài liệu lưu trữ (Điều 2- Luật lưu trữ) Trong Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phông lưu trữ quan có tài liệu lưu trữ đặc biệt quý Những tài liệu thường có Nhiều tài liệu sản sinh từ thời Phong kiến, thời Pháp thuộc thời kỳ trước cách mạng, ảnh hưởng mơi trường, khí hậu chất liệu chế tác nên dễ bị hư hỏng Vì vậy, yêu cầu cấp bách đặt quan lưu trữ cần phải có biện pháp bảo vệ tài liệu cách hạn chế việc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, việc sử dụng tài liệu thực với bảo hiểm tài liệu Hiện nay, bảo hiểm lưu trữ kho lưu trữ đặc biệt kho lưu trữ Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia (Hà Nội) Như phơng có nhiều tài liệu q, tài liệu gốc thành hai bản: bảo hiểm để độc giả sử dụng trực tiếp gốc tài liệu đưa phục vụ khai thác trường hợp thật đặc biệt Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ - Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thực để xử lý tài liệu hư hỏng, mát Tu bổ tài liệu lưu trữ sửa chữa vật mang tin tài liệu để thơng tin đảm bảo an tồn vật mang tin sử dụng có hiệu lâu dài tài liệu Các hình thức sử dụng tu bổ tài liệu như: cắt dán, ngâm tẩm, bồi nền, ép màng mỏng tài liệu giấy, tẩy nấm mốc tài liệu phim ảnh, tài liệu giấy - Ngoài biện pháp kỹ thuật nêu công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cần ý phòng, chống tác động yếu tố hạn chế ánh sáng mức cách bảo quản tài liệu cặp, hộp kín, hạn chế cửa sổ kho lưu trữ, sử dụng đèn chiếu sáng phù hợp đảm bảo độ chiếu sáng kho bảo quản tài liệu từ 50-80 lux Để phịng, chống bụi tài liệu phải bảo quản cặp, hộp kín, kho lưu trữ phải xây dựng nơi có mơi trường khơng khí sạch, hệ thống cửa kho phải kín khít, thường xuyên vệ sinh kho tàng, sử dụng máy hút bụi nhằm đảm bảo nồng độ bụi kho phải./ ... tài liệu lưu trữ biết cách để xử lý hư hỏng tài liệu phương pháp nghiệp vụ Đảm bảo sở vật chất cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 6.1 Kho lưu trữ Kho lưu trữ nơi bảo quản tài liệu lưu trữ Trong... biệt Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ - Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thực để xử lý tài liệu hư hỏng, mát Tu bổ tài liệu lưu trữ sửa chữa vật mang tin tài liệu để thông tin đảm bảo an toàn... hoại tài liệu lưu trữ điều kiện tự nhiên - Đảm bảo độ ẩm thích hợp kho lưu trữ Vì độ ẩm yếu tố phá hoại mạnh tài liệu lưu trữ, cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ đảm bảo độ ẩm thích hợp kho lưu trữ