Thực trạng công tác bảo quản, tu bổ - phục chế tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ TRUNG TÂM TU BỔ - PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 3 1.1 Khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ 5 1.1.2.1 Vị trí và chức năng 6 1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 6 1.2 Tổ chức lưu trữ và nhân sự làm lưu trữ tại Trung tâm. 7 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM TU BỔ - PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 8 2.1 Hoạt động quản lý 8 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Giới thiệu về hệ thống kho lưu trữ tại Trung tâm. 10 2.2.1.1 Vị trí kho 11 2.2.1.2 Các thông số kỹ thuật về thiết kế của hệ thống kho lưu trữ tại Trung tâm 11 2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ 12 2.2.3 Giới thiệu về trang thiết bị của Trung tâm 13 2.2.3.1 Trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản 13 2.2.3.2 Trang thiết bị phục vụ cho công tác tu bổ - phục chế 13 2.2.4 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm 14 2.2.5 Công tác tu bổ - phục chế tài liệu lưu trữ tại Trung tâm 15 2.2.5.1 Bồi nền tài liệu bằng phương pháp thủ công 15 2.2.5.2 Công tác bồi nền tài liệu bằng máy 19 2.2.5.3 Công tác khử axit cho tài liệu 21 2.5.2.4 Khử trùng tài liệu 24 Chương 3. NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC SAU ĐỢT THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 28 3.1 Những công việc đã làm và kết quả đạt được trong thời gian thực tập. 28 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác bảo quản, tu bổ - phục chế tài liệu lưu trữ tại Trung tâm 28 3.3 Khuyến nghị 29 3.3.1 Đối với Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ 29 3.3.2 Đối với Nhà trường 30 KẾT LUẬN 31 D. PHỤ LỤC 33  

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ TRUNG TÂM TU BỔ - PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 3

1.1 Khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ 5

1.1.2.1 Vị trí và chức năng 6

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 6

1.2 Tổ chức lưu trữ và nhân sự làm lưu trữ tại Trung tâm 7

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM TU BỔ - PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 8

2.1 Hoạt động quản lý 8

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10

2.2.1 Giới thiệu về hệ thống kho lưu trữ tại Trung tâm 10

2.2.1.1 Vị trí kho 11

2.2.1.2 Các thông số kỹ thuật về thiết kế của hệ thống kho lưu trữ tại Trung tâm 11

2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ 12

2.2.3 Giới thiệu về trang thiết bị của Trung tâm 13

2.2.3.1 Trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản 13

2.2.3.2 Trang thiết bị phục vụ cho công tác tu bổ - phục chế 13

2.2.4 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm 14

2.2.5 Công tác tu bổ - phục chế tài liệu lưu trữ tại Trung tâm 15

2.2.5.1 Bồi nền tài liệu bằng phương pháp thủ công 15

2.2.5.2 Công tác bồi nền tài liệu bằng máy 19

2.2.5.3 Công tác khử axit cho tài liệu 21

2.5.2.4 Khử trùng tài liệu 24

Chương 3 NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC SAU ĐỢT THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 28

3.1 Những công việc đã làm và kết quả đạt được trong thời gian thực tập.28 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác bảo quản, tu bổ - phục chế tài liệu lưu trữ tại Trung tâm 28

3.3 Khuyến nghị 29

3.3.1 Đối với Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ 29

3.3.2 Đối với Nhà trường 30

KẾT LUẬN 31

D PHỤ LỤC 33

Hiện nay, Khoa Đào tạo Tại chức và Bồi dưỡng thuộc trường Đại học Nội

vụ Hà Nội là nơi đào tạo sinh viên với nhiều chuyên ngành, trong đó có chuyênngành Lưu trữ học, với chủ trương gắn liền lý luận với thực tiễn, nhà trường đã

tổ chức những đợt thực tập cho sinh viên năm cuối sau khi đã học xong phần lýthuyết, giúp cho sinh viên có điều kiện tìm hiểu tình hình thực tế về công tác lưutrữ, nhờ đó mà sinh viên có thể vận dụng những kiến thức đã học ở trong trườngvào thực tế công việc của cơ quan đến thực tập Đồng thời đây cũng là dịp đểcác sinh viên tập dượt và rèn luyện ý thức đạo đức và tác phong nghề nghiệp củangười công chức trong tương lai

Thực hiện theo kế hoạch của nhà trường về việc thực tập tốt nghiệp bậcĐại học hệ vừa học vừa làm khóa học 2015 – 2017 và được sự đồng ý của lãnhđạo Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ, em đã về thực tập tại đây từngày 15/5/2017 đến ngày 30/6/2017 Trong quá trình tìm hiểu, khảo sát tìnhhình công tác lưu trữ của Trung tâm em nhận thấy việc tổ chức thực hiện hiệuquả công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là mục tiêu hàng đầu, vì vậy em quyết

định lựa chọn nội dung nghiên cứu cho bài báo cáo lần này là về “Thực trạng công tác bảo quản, tu bổ - phục chế tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ”

Với sự hướng dẫn tận tình của cán bộ hướng dẫn là anh Võ Như Tùng –Trưởng phòng Hành chính và sự giúp đỡ tạo điều kiện của ban lãnh đạo và cáccán bộ công chức, viên chức trong cơ quan, cùng sự cố gắng phấn đấu, không

ngừng học hỏi và rèn luyện của bản thân, em đã hoàn thành các yêu cầu của nộidung thực tập và thu được kết quả qua bản báo cáo thực tập tốt nghiệp này với

Em cũng xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới ban lãnh đạo Trung tâm Tu bổ - Phục chếtài liệu lưu trữ, cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ - anh Võ Như Tùng và các cán bộ,công chức, viên chức trong cơ quan đã giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành tốtđợt thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 30 tháng 6 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thị Yên

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ TRUNG TÂM TU BỔ - PHỤC CHẾ

TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ

1.1.1 Lịch sử hình thành

Hình ảnh trụ sở Trung tâm Tu bổ - Phục chế Tài liệu Lưu trữ

Trải qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, các tài liệu lưu trữ đã bị xuống cấprất nhiều do điều kiện bảo quản kém, do trải qua các thời kì chiến tranh, cũngnhư ý thức của con người với việc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa tốt

Với khối lượng tài liệu hiện nay trong các Trung tâm Lưu trữ Quốc giacũng như các tài liệu lưu trữ tại các tỉnh, thành phố, việc tập trung một cơ quanchuyên ngành với hệ thống máy móc, thiết bị hiện đại để tu bổ, phục chế tài liệu

là việc làm vô cùng cần thiết

Trước tình hình đó, ngày 11/7/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã có Tờ trình

Thủ tướng Chính phủ số 1576/TTr - BNV về việc qui định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc BộNội vụ, trong đó nói lên sự cần thiết thành lập Trung tâm Tu bổ - Phục chế tàiliệu lưu trữ: “Việc thành lập một Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ làcần thiết vì tài liệu lưu trữ của nước ta hiện thời bị lão hoá nhanh do môi trườngkhí hậu nhiệt đới, nóng ẩm Nếu các đơn vị tu bổ phục chế thành lập rải rác tạicác Trung tâm Lưu trữ quốc gia như hiện nay thì việc đầu tư thiết bị tu bổ, phụcchế tài liệu không được tập trung, thiếu đồng bộ, gây lãng phí, kém hiệu quả.Ngoài ra, để phát huy tối đa tính năng của các máy móc, thiết bị đã được Chínhphủ Nhật Bản tài trợ, trị giá 47 triệu yên cho yêu cầu tu bổ tài liệu bị hư hỏng

mà Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tạm giao cho Trung tâm Lưu trữ quốcgia III quản lý trong toà nhà (Xưởng chuyên dụng tu bổ, phục chế tài liệu), thìviệc thành lập một Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ riêng sẽ giảiquyết được yêu cầu tu bổ phục chế cho tất cả tài liệu lưu trữ ở tất cả các Trungtâm Lưu trữ quốc gia, các lưu trữ lịch sử khác trong cả nước và còn giải quyết cảyêu cầu tu bổ, phục chế sách, báo của các Thư viện và các hiện vật tại các Bảotàng”

Chính vì yêu cầu cấp bách cần phải cứu vãn sự xuống cấp và hư hại củatài liệu lưu trữ nên đến ngày 01 tháng 10 năm 2003 Bộ Nội vụ đã ra Quyết định

số 63/2003/QĐ - BNV về việc thành lập Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưutrữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Trên cơ sở đó, Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ (sau đây gọi tắt

là Trung tâm) được thành lập nhằm phục vụ yêu cầu tu bổ, phục chế, khử trùng,khử axit các tài liệu lưu trữ của quốc gia, của các tổ chức và đáp ứng được nhucầu của các cá nhân, quan trọng nhất là khắc phục tình trạng tu bổ manh múntrước đây

Ngay sau khi Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ được thành lập,ngày 17 tháng 10 năm 2003 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ra Quyết định

số 37/QĐ- VTLTNN về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ Tại quyết định này

đã nêu rõ chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm là đơn vị sự nghiệp trực thuộcCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấuriêng Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ có chức năng tiếp nhận, tu bổ

và phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ quốc gia và tài liệu của các tổ chức khác cónhu cầu

Sau đó Quyết định số 37/QĐ-VTLTNN được thay thế bằng Quyết định số57/QĐ-VTLTNN ngày 03 tháng 6 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaTrung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ Theo Quyết định này chức năng,nhiệm vụ của Trung tâm có sự thay đổi như sau:

Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ là tổ chức sự nghiệp thuộcCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng tiếp nhận để tu bổ, phục chế;khử nấm mốc, khử trùng, khử axít; in, đóng sách, đóng quyển đối với tài liệu, tưliệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu

Cơ cấu tổ chức được thành lập với 03 Phòng chức năng là:

số 322/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 12 năm 2009 của Cục trưởng Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước cơ cấu tổ chức của Trung tâm có sự thay đổi ngoài 03Phòng chức năng trên thì có thêm 02 Phòng chức năng nữa là: Phòng Nghiệp vụ

và Phòng Kế toán

Mới đây nhất, để kiện toàn bộ máy của Trung tâm, một lần nữa chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm được thay đổi theoQuyết định số 171/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của Cục trưởngCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm

Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ

Theo Quyết định số 171/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 củaCục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tu bổ-Phục chế tài liệu lưu trữ nhưsau:

1.1.2.1 Vị trí và chức năng

Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ là tổ chức sự nghiệp thuộcCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng tu bổ, phục chế; khử nấm mốc,khử trùng, khử axít; in, đóng sách, đóng quyển đối với tài liệu, tư liệu lưu trữquốc gia và tài liệu, tư liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu

Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ có tư cách pháp nhân, có condấu, tài khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về tu bổ, phục chế; in, đóng sách,đóng quyển đối với tài liệu, tư liệu lưu trữ quốc gia trình Cục trưởng Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước phê duyệt và tổ chức thực hiện

- Tu bổ, phục chế; khử nấm mốc, khử trùng, khử axít; in, đóng sách, đóngquyển đối với tài liệu, tư liệu lưu trữ quốc gia và tài liệu, tư liệu lưu trữ ủa các tổchức, cá nhân khác có nhu cầu

- Bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ trong quá trình tu bổ, phục chế;khử nấm mốc, khử trùng, khử axít; in, đóng sách, đóng quyển

- Nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học và công nghệmới vào tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

- Tư vấn, chuyển giao công nghệ và làm dịch vụ công theo quy định củapháp luật

- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cụctrưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức

- Lãnh đạo trung tâm hiện nay gồm có:

+ 01 Giám đốc Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ do Cục trưởngCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.

+ 01 Phó Giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổnhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnhvực công tác được phân công phụ trách

- Ngoài ban Giám đốc, hiện nay Trung tâm có 5 Phòng chức năng sau:+ Phòng Nghiệp vụ Tu bổ - Phục chế

+ Xưởng In

+ Phòng Hành chính - Tổ chức

+ Phòng Kế toán

+ Phòng Bảo vệ - Phòng cháy chữa cháy

Giám đốc Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ quy định cụ thểchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các đơn vị thuộc Trung tâm

1.2 Tổ chức lưu trữ và nhân sự làm lưu trữ tại Trung tâm.

Tại Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ hiện nay, do đặc thù côngviệc, ngoài 01 cán bộ lưu trữ đã tốt nghiệp trường Đại học Khoa học Xã hội vàNhân văn thuộc biên chế của phòng Hành chính – Tổ chức, trung tâm còn bố tríphòng Nghiệp vụ Tu bổ - Phục chế với tổng số biên chế là 12 người có trình độcao đẳng, đại học và sau đại học

Đội ngũ lưu trữ viên của Trung tâm đa số là được được đào tạo đúngchuyên ngành, chủ yếu tốt nghiệp trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

và trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

đề ra

Nhằm đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ, Trung tâm tạo mọi điềukiện thuận lợi để các lưu trữ viên được học tập và tham gia các lớp đào tạo để cóthể vận hành hệ thống trang thiết bị cũng như xử lý các sự cố xảy ra trong quátrình làm việc Có thể nói đây là một yếu tố quan trọng, góp phần vào công tácxây dựng và phát triển Trung tâm Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề,hàng năm Trung tâm vẫn đăng ký và tổ chức cử cán bộ đi học tập nâng cao trình

độ chuyên môn nghiệp vụ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM TU BỔ - PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

2.1 Hoạt động quản lý

Trong quá trình thực tập tại Trung tâm, em nhận thấy hoạt động quản lýcông tác lưu trữ của Trung tâm có khá nhiều thuận lợi, đặc biệt là giành đượcnhiều sự quan tâm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - cơ quan quản lý nhànước về công tác văn thư và lưu trữ Mặt khác Trung tâm cũng đã tự ý thứcđược trách nhiệm và tầm quan trọng của chính mình nên thường xuyên cập nhật

và thực hiện đầy đủ hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật cũng như các văn bảnhướng dẫn chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung cũng như công tác bảo quản, tu bổ -phục chế nói riêng như:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được thông qua ngày 11 tháng 11 năm

2011 tại kỳ họp thứ 2, Quốc hội khóa XIII

- Nghị định số 01/2013/NĐ - CP ngày ngày 03 tháng 01năm 2013 củaChính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

- Thông tư số 09/2011/TT - BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội

vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức

- Thông tư số 09/2013/TT - BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội

vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

- Thông tư số 04/2013/TT - BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn xây dựng “Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổchức”

- Thông tư số 13/2014/TT - BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội

vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyênngành lưu trữ

- Thông tư số 16/2014/TT - BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sửcác cấp

- Công văn số 283/VTLTNN - NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệuhành chính;

- Công văn số 879/VTLTNN - NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 củaCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hếtgiá trị

- Hướng dẫn số 859/HD - VTLTNN ngày 23 tháng 9 năm 2013 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn phục chế ảnh bằng phần mềmPhotoshop

- Quyết định số 146/QĐ - VTLTNN ngày 26 tháng 6 năm 2014 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành “Quy trình bồi nền tài liệu giấybằng phương pháp thủ công”

- Quyết định số 150/QĐ - VTLTNN ngày 08 tháng 7 năm 2014 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành “Quy trình khử trùng tài liệu lưu trữtrên nền giấy”

- Quyết định số 246/QĐ - LTNN ngày 17/12/2002 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước về việc ban hành “Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ”

- Quyết định só 157/QĐ - VTLTNN ngày 27 tháng 10 năm 2015 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành “Quy trình tạm thời về pha hồ ngọtCMC Nhật Bản”

- Quyết định số 230/QĐ - VTLTNN ngày 20 tháng 11 năm 2014 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành “Quy trình khử axit cho tài liệugiấy”

- Quyết định số 177/QĐ - VTLTNN ngày 07 tháng 12 năm 2015 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành tạm thời “Định mức kinh tế kỹ thuậtkhử axit cho tài liệu giấy bằng máy khử axit C900”

- Quyết định số 84/QĐ - VTLTNN ngày 18 tháng 5 năm 2016 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành “Quy trình dán vá tài liệu giấy bằng máyLeafcasting”

Song song với việc cập nhật và chấp hành nghiêm chỉnh hệ thống các văn

bản quy phạm pháp luật cũng như các văn bản hướng dẫn về chuyên mônnghiệp vụ, Trung tâm còn xây dựng và ban hành các văn bản dựa trên cơ sở thựctiễn hoạt động của cơ quan để tạo tính thống nhất trong tổ chức thực hiện cũngnhư việc quản lý, kiểm tra, giám sát hoạt động này, đó là:

- Quyết định số 237/QĐ-TTTBPC ngày 9 tháng 12 năm 2013 của Trungtâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ về việc ban hành “Nội quy phòng cháy vàchữa cháy”

- Quyết định số 70/QĐ - TTTBPC ngày 28 tháng 4 năm 2014 của Trungtâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ về việc ban hành “Quy định bảo vệ bí mậtNhà nước tại Trung tâm Tu bổ - Phục chế Tài liêu Lưu trữ”

- Quyết định số 76/QĐ - TTTBPC ngày 12 tháng 5 năm 2014 của Trungtâm Tu bổ - Phục chế Tài liệu Lưu trữ về việc ban hành “Quy chế công tác, lưutrữ của Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ.”

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

Qua quá trình khảo sát, em nhận thấy công tác lưu trữ của Trung tâm Tu

bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ đã và đang được triển khai một cách hiệu quả theođúng quy định của Nhà nước và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước Tuy nhiên, trong bài báo cáo này em chỉ tập trung vào thực trạng công tácbảo quản, tu bổ - phục chế tài liệu lưu trữ tại Trung tâm, với những nội dung cụthể như sau:

2.2.1 Giới thiệu về hệ thống kho lưu trữ tại Trung tâm.

Trung tâm Tu bổ - Phục chế Tài liệu Lưu trữ là một công trình kiến trúccao 5 tầng với tổng diện tích sàn là 3.450m2 Trong đó diện tích dành cho hệthống kho lưu trữ là 650m2, với 5 kho được chia thành hai hệ thống: hệ thốngkho lưu trữ tài liệu hiện hành, hình thành trong quá trình hoạt động của Trungtâm và hệ thống kho lưu trữ tài liệu cần tu bổ, phục chế

Do đặc thù công việc dẫn đến tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa Trung tâm khá ít và chủ yếu là tài liệu giấy (tài liệu hình thành trong 13 nămqua chỉ có 12,5m) do đó các chế độ bảo quản trong kho chủ yếu là chế độ bảoquản dành cho tài liệu giấy Tài liệu của Trung tâm phục vụ chủ yếu cho hoạt

động tra cứu và sử dụng của công chức, viên chức, người lao động trong Trungtâm nên không tổ chức phòng đọc mà chỉ bố trí các phòng để thực hiện các kỹthuật tu bổ, phục chế đối với tài liệu lưu trữ của các cơ quan khác trong việcthực hiện kế hoạch của Trung tâm như Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâmLưu trữ Quốc gia III và các đơn vị, tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

Việc thiết kế, xây dựng, bố trí, lắp đặt hệ thống kho và các trang thiết bịtrong kho tại Trung tâm được thực hiện theo quy định tại công văn số 11/NVĐPngày 4 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn bảoquản tài liệu lưu trữ Cụ thể như sau:

2.2.1.1 Vị trí kho

Hệ thống kho lưu trữ được bố trí lần lượt: ở cuối hành lang phía tây củatầng hai là kho lưu trữ tài liệu hiện hành; khu trung tâm tầng ba là kho tài liệuthuộc diện tích dự trữ để chuẩn bị cho việc tiếp nhận tài liệu trong 20 năm tới;tầng ba là vị trí của ba kho lưu trữ tài liệu tu bổ, phục chế

Vị trí của các kho được bố trí gần thang máy của mỗi tầng, tuy nhiên cómột vấn đề bất cập đó là vị trí kho lưu trữ hiện hành của trung tâm vẫn đangđược bố trí cạnh phòng điều hành, nơi có hệ thống điện tổng của Trung tâm dẫnđến không đảm bảo an toàn cho tài liệu

2.2.1.2 Các thông số kỹ thuật về thiết kế của hệ thống kho lưu trữ tạiTrung tâm

Với cả hai hệ thống kho, các thông số kỹ thuật đều được thiết kế theohướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thông số cụ thể như sau:

- Diện tích kho: Kho lưu trữ tài liệu hiện hành có diện tích 50m2; kho tàiliệu chưa đưa vào sử dụng và 03 kho tài liệu tu bổ, phục chế đều có diện tích là150m2;

- Chiều cao của kho là 2m80;

- Lối đi hành lang rộng 1m20;

- Lối đi chính trong kho rộng 1m50;

- Lối đi giữa các hàng giá là 0,8m;

- Lối đi đầu giá 0,5m

Hệ thống cửa kho được thiết kế chắc chắn và có khóa tốt.

Hệ thống điện được thiết kế thành hai đường riêng biệt bao gồm: hệ thốngđiện trong kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho được lắp đặt đi ngầm trongtường Ngoài hệ thống cầu dao riêng cho từng kho còn có cầu dao tổng cho toàn

hệ thống kho

Hệ thống nước dùng cho kho lưu trữ được lắp đặt riêng bao gồm: bểnước, họng cấp nước, máy bơm nước, vòi phun nước, ống nước dành cho việcphòng cháy chữa cháy

Chế độ nhiệt độ - độ ẩm được duy trì 24/24h trong một ngày với mứcnhiệt độ 20°C và độ ẩm là 50%

Chế độ chiếu sáng cũng được tuân thủ nghiêm ngặt, để hạn chế tác độngcủa ánh sáng một cách trực tiếp lên tài liệu, toàn bộ hệ thống cửa được phủ mộtlớp sơn mờ, trong kho cũng hạn chế việc lắp đặt cửa sổ nên mỗi kho chỉ lắp mộtcửa sổ Hệ thống đèn chiếu sáng trong kho sử dụng ánh sáng trắng và chỉ bật khi

có việc cần vào kho

2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ

Hiện tại, Trung tâm đang sử dụng cả giá kim loại và giá Com-pắc trong hệthống kho lưu trữ, các giá được sắp xếp cách tường 50cm, cách mặt sàn 20cm,cách trần 80cm Mỗi giá kim loại được đặt cách nhau 80cm, với giá Com-pắc

khi lắp đặt cứ 5 giá thì để trống 1m

Tài liệu của Trung tâm trước khi xếp lên giá đều được lập hồ sơ sơ bộ vàđược sắp xếp trong các hộp đựng tài liệu có dán nhãn đã ghi đầy đủ thông tincần thiết

Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên nhãn hộp theonguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới trong mỗi khoang giá theo hướngcủa người đứng xếp tài liệu quay mặt vào giá Trong toàn kho, tài liệu được xếplên các mặt giá theo nguyên tắc từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ

cửa vào kho

2.2.3 Giới thiệu về trang thiết bị của Trung tâm

2.2.3.1 Trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản

Hệ thống kho lưu trữ của Trung tâm được trang bị đầy đủ các trang thiết

bị bảo quản như bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu, giá kim loại trong kho bảo quản tàiliệu lưu trữ hiện hành và giá Com-pắc trong kho tài liệu tu bổ, phục chế

Ngoài những trang thiết bị cơ bản nêu trên, kho lưu trữ còn được trang bịcác thiết bị hỗ trợ như điều hòa, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy lọc bụi; cácdụng cụ làm vệ sinh tài liệu và vệ sinh toàn kho; các thiết bị phòng cháy chữacháy như hệ thống phun bọt cacbon lắp đặt trong kho, bình chữa cháy dùng chokhu vực ngoài kho,…v.v…

2.2.3.2 Trang thiết bị phục vụ cho công tác tu bổ - phục chế

Ngay từ những ngày đầu thành lập, Trung tâm đã được trang bị hệ thốngdây chuyền, trang thiết bị chuyên dụng để phục vụ cho công tác nghiên cứucũng như hoạt động chuyên môn của Trung tâm Hệ thống này bao gồm cácthiết bị chuyên dụng và phụ trợ sau:

- Các thiết bị chuyên dụng:

+ Máy khử axit C900-3 phục vụ cho công tác khử axit ướt ;

+ Máy Chemcap Filter phục vụ cho công tác khử axit khô ;

+ Tủ khử trùng EXPM6 phục vụ cho công tác khử trùng ;

+ Máy làm vệ sinh tài liệu ;

+ Máy ép thủy lực ;

+ Máy ép nóng chân không 89 ;

+ Máy The Book & Document Leafcaster phục vụ cho công tác bồi nền

tài liệu bằng máy

- Các thiết bị phụ trợ :

+ Bộ dụng cụ vệ sinh tài liệu như: chổi lông ngựa, chổi lông cừu cán trechổi lông cừu cán gỗ, bộ bay bóc, tách tài liệu chuyên dụng, khay đựng ghim,kẹp, dụng cụ tháo gỡ ghim, kẹp, dao bóc, tách tài liệu chuyên dụng, con lăn,bình phun nước ;

+ Các dụng cụ phụ trợ khác: máy đo độ dày của giấy, vải, cân điện tử,

máy bóc tách tài liệu bằng hơi nước, bàn là, máy đo độ pH, đèn tia cực tím soinấm mốc, máy bóc tách bằng nhiệt ;

+ Bộ dụng cụ bồi nền tài liệu theo phương pháp thủ công bao gồm : cântiểu điện tử, bát đựng hồ và chổi quét hồ

Ngay sau khi được chuyển giao công nghệ, các cán bộ lưu trữ tại Trungtâm đã tiến hành đưa hệ thống máy vào thử nghiệm và hoạt động trong thực tiễn.Hiện tại hệ thống đã đi vào hoạt động ổn định, giúp cải thiện năng suất lao độngđồng thời tiết kiệm được thời gian cũng như nhân lực tham gia vào mỗi khâunghiệp vụ

2.2.4 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

Bảo quản tài liệu là một công tác quan trọng trong hoạt động của Trungtâm, vì vậy lãnh đạo Trung tâm luôn chú trọng và chỉ đạo kịp thời trong việc tổchức thực hiện các biện pháp bảo quản theo đúng quy định hiện hành Cụ thểnhư sau:

Về cơ sở vật chất: Hệ thống kho lưu trữ của Trung tâm được thiết kế, bốtrí và xây dựng kiên cố, chắc chắn, theo đúng tiêu chuẩn đảm bảo an toàn cho tàiliệu, giúp ngăn chặn sự xâm nhập của các tác nhân từ bên ngoài như kẻ gian, cácloài gặm nhấm, côn trùng, nấm mốc hay bụi bẩn

Trang thiết bị: Các phương pháp, trang thiết bị chuyên dụng được trang bịđầy đủ để phòng chống các tác nhân gây hư hại tài liệu như độ ẩm, bụi và hạnchế tác động của ánh sáng lên tài liệu Hiện tại Trung tâm đã lắp đặt hệ thốngđiều hòa không khí và quạt thông gió cho tất cả các kho, đảm bảo hoạt động24/24 giờ trong ngày; sử dụng máy lọc bụi, ngoài ra cán bộ lưu trữ cũng thườngxuyên kiểm tra và thay hóa chất hút ẩm (hóa chất hút ẩm: silicagel được cho vàotúi vải xô và cho vào hộp đựng tài liệu để chống ẩm)

Kiểm tra định kỳ: việc kiểm tra kho lưu trữ định kỳ đối với chế độ bảoquản tài liệu và hoạt động của các trang thiết bị cũng rất quan trọng, góp phầntrong việc phòng chống, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các tác nhân gây hạiđến tài liệu Nhận thức được điều này, cán bộ lưu trữ của Trung tâm thườngxuyên tiến hành kiểm tra kho lưu trữ tài liệu định kỳ mỗi tháng một lần kết hợp

với chế độ vệ sinh kho đảm sự sạch sẽ, thông thoáng.

2.2.5 Công tác tu bổ - phục chế tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

Với tình hình hiện nay, Tu bổ - phục chế không còn là một khái niệm quámới mẻ trong ngành lưu trữ Tuy nhiên sự ra đời của Trung tâm Tu bổ - Phụcchế Tài liệu Lưu trữ là một bước tiến quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triểncủa công tác này, đây được coi là cơ quan chuyên môn chuyên nghiên cứu, pháttriển một cách chuyên sâu các vấn đề về tu bổ - phục chế, với việc đầu tư mộtcách đồng bộ về cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng như nguồn nhân lực, Trungtâm đã và đang làm tốt vai trò của một cơ quan đầu não trong lĩnh vực này.Trung tâm có riêng một phòng chuyên môn đảm nhiệm công tác này, đó làphòng Nghiệp vụ Tu bổ - Phục chế, đối tượng chủ yếu là tài liệu giấy, ảnh củacác trung tâm lưu trữ quốc gia và một số cơ quan, tổ chức khác Các khâunghiệp vụ đang được thực hiện tại đây bao gồm: khử trùng tài liệu, khử axit ướt

và khử axit khô cho tài liệu, bồi nền tài liệu bằng phương pháp thủ công, bồi nềntài liệu bằng máy (the Book & Document Leafcaster) Thực tế công tác tu bổ -phục chế tại Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ như sau:

2.2.5.1 Bồi nền tài liệu bằng phương pháp thủ công

Đây là khâu nghiệp vụ được áp dụng phổ biến tại các trung tâm lưu trữquốc gia và cũng là hoạt động gắn liền với Trung tâm Tu bổ - Phục chế Tài liệuLưu trữ từ những ngày đầu thành lập Mỗi năm, Trung tâm thực hiện theo kếhoạch được giao từ khoảng 50.000 đến 150.000 tờ tài liệu bồi nền tùy theo kếhoạch xây dựng của từng năm Ngoài hoạt động về nghiệp vụ Trung tâm còntiến hành nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị có nhucầu như năm 2014, Trung tâm đã tiến hành hướng dẫn nghiệp vụ cho đoàn cán

bộ lưu trữ của nước Lào trong thời gian một tháng

Việc thực hiện bồi nền tài liệu bằng phương pháp thủ công tại Trung tâmđược thực hiện theo Quyết định số 146/QĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 6 năm

2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về “Ban hành Quy trình Bồi nền tàiliệu giấy bằng phương pháp thủ công” và quy định về bảo vệ bí mật Nhà nướccho tài liệu tu bổ - phục chế tại Trung tâm, nội dung thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1: Khảo sát thực trạng tài liệu Để lựa chọn được những tài liệu cầnbồi nền, các cán bộ phòng Nghiệp vụ tu bổ - phục chế sẽ trực tiếp đến khảo sátthực tế tình hình tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ, cụ thể là Trung tâm Lưu trữQuốc gia I và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, (đối với các cơ quan ngoài lưutrữ cũng tương tự như vậy) sau đó lập kế hoạch cụ thể và tiến hành lựa chọn tàiliệu Tài liệu được chọn dựa trên các tiêu chí như: tài liệu bị cháy, bị thủng, ráchmép, viền, có dấu hiệu bị mục, nát Trong quá trình lựa chọn tài liệu, các lưu trữviên sẽ tiến hành việc viết phiếu thế đặt vào hồ sơ để đảm bảo sau khi bồi nềnxong tài liệu sẽ được trả về đúng vị trí, tránh nhầm lẫn làm xáo trộn vị trí của tàiliệu trong hồ sơ Tài liệu sau khi được lựa chọn sẽ được thống kê theo từng tờ

và được ghi rõ số lưu trữ

Bước 2: Lập biên bản bàn giao tài liệu Thành phần tham gia bàn giao baogồm đại diện lãnh đạo của hai trung tâm, trưởng phòng Nghiệp vụ Tu bổ - Phụcchế, 01 lưu trữ viên của Trung tâm Tu bổ - Phục chế và cán bộ lưu trữ phụ tráchkho lưu trữ của cơ quan có tài liệu, biên bản bàn giao được lập thành 4 bản, mỗibên giữ 02 bản Tất cả các lưu trữ viên của Phòng Nghiệp vụ Tu bổ - phục chếđều phải có trách nhiệm tham gia trong quá trình kiểm đếm, bàn giao và vậnchuyển tài liệu về trụ sở Để đảm bảo an toàn cho tài liệu trong suốt quá trìnhvận chuyển, tài liệu sẽ được cho vào bìa hồ sơ và cho vào thùng tôn có kẹp chì,ngoài bộ phận tham gia thực hiện việc kẹp chì, vận chuyển tài liệu và mở kẹpchì sẽ có một bộ phận giám sát do hai bên thỏa thuận

Bước 3: Vệ sinh tài liệu, dụng cụ, trang thiết bị trước khi tiến hành bồinền Ở công đoạn này, các lưu trữ viên sẽ tiến hành tháo gỡ ghim, kẹp, chỉ khâu,bóc tách tài liệu bị bết dính bằng những dụng cụ chuyên dụng, sau đó dùng chổilông cừu vệ sinh sạch bụi bẩn trên tài liệu

Đối với tài liệu đã được ghim kẹp hay khâu cần dùng dụng cụ phù hợp đểtháo gỡ; tài liệu bị dính bết thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ để bóc tách (có thểdùng bay sừng, cật tre lùa vào giữa hai tờ tài liệu để tách hoặc trong trường hợp

bị bết dính nặng phải làm ẩm tài liệu trước khi bóc)

Tài liệu trước khi tu bổ phải được làm phẳng Dùng máy ép, tấm kính

hoặc vật dụng nặng để ép phẳng tài liệu Trong trường hợp đặc biệt, có thể dùngbàn là chuyên dụng để làm phẳng tài liệu Khi là phải đặt giấy lót và là trên mặttrái của tài liệu.

Đối với tài liệu bị các vết ố, bẩn phải dùng bàn chải mềm quét chải hoặcdùng vải mềm thấm dung dịch nước cất pha 2% Formandehyl lau sạch cả haimặt của tờ tài liệu Sau đó có thể dùng các cách sau để vệ sinh: xoa nhẹ bột(được mài từ cục tẩy) lên vết bẩn; dùng xăng nếu tài liệu nhiễm dầu (mỡ); dùngcồn 96% nếu tài liệu bị dây mực bút bi, hồ dán, mốc; dùng dung dịch thuốc tím

và acid citric nếu tài liệu bị nhiễm gỉ sắt

Đối với tài liệu bị nấm mốc, có thể dùng Formandehyl hoặc Thymol theoquy trình với các vật liệu và dụng cụ đã chuẩn bị sẵn Đối với tài liệu bị axit, cóthể dùng bằng phương pháp khử khô (tài liệu bị mủn, phai màu hoặc phai mực)

và ướt (tài liệu bị phai màu hay phai mực)

Về yêu cầu, tài liệu sau khi được làm vệ sinh phải sạch sẽ và vẫn giữnguyên được hiện trạng ban đầu, do đó công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thậncủa các lưu trữ viên Ngoài ra, các dụng cụ phụ trợ để bồi nền như bát pha hồ,chổi quét hồ, bay chuyên dụng hay bình xịt nước…đều phải vệ sinh sạch sẽtrước khi tiến hành bồi nền tài liệu

Bước 4: thực hiện bồi nền Hiện nay, Trung tâm đang sử dụng hồ ngọtCMC Nhật bản (Carbonxymethyl cellulose) cho việc bồi nền Hướng dẫn pha hồđược Trung tâm thực hiện theo Quyết định số 157/QĐ - VTLTNN ngày 27tháng 10 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về “Quy trình tạmthời pha hồ ngọt CMC Nhật bản (Carbonxymethyl cellulose) dùng để dán, vá vàbồi nền tài liệu giấy” Để xác định được tỉ lệ pha bột - nước, trước tiên cán bộlưu trữ sẽ xác định loại giấy và độ dày của giấy đưa ra bồi nền để lựa chọn tỉ lệ,bởi mỗi loại giấy khác nhau sẽ cần lượng hồ khác nhau

Cụ thể là:

- Tài liệu giấy dó mỏng: 15g/1 lít nước cất

- Tài liệu giấy in thời kỳ Pháp thuộc, tài liệu giấy pơluya: 20g/ 1 lít nướccất

- Tài liệu khổ lớn, giấy có độ dày từ 0,0127cm trở lên: 25g/ 1 lít nước cất.Sau khi đã xác định được tỉ lệ pha hồ, cán bộ lưu trữ sẽ dùng cân tiểu ly

để đong bột và dùng cốc thí nghiệm để đong nước cất theo tỷ lệ đã định, đổnước cất vào bột và khuấy đều, cứ khoảng 1-2 giờ khuấy một lần, sau 24 giờ hồnhuyễn là có thể sử dụng được

Tiến hành bồi nền như sau: Dùng khăn xô giặt sạch lau kỹ bàn tu bổ vàlựa chọn giấy dó để bồi nền Tuỳ theo độ dày của tài liệu mà lựa chọn giấy bồithích hợp và phải dài, rộng hơn khổ giấy tài liệu; Đặt giấy dó lên bàn tu bổ vàquét hồ lên giấy dó theo chiều từ giữa ra các cạnh; Giấy sau khi quét hồ phảiphẳng, không có bọt khí, không nhăn, rách, dư quá nhiều hồ trên mặt giấy cũngnhư xung quanh mép giấy, để quét hồ lên giấy theo đúng yêu cầu đòi hỏi cán bộcủa Trung tâm phải thực hành rất nhiều lần trước khi trực tiếp thao tác trên tàiliệu

Đặt tài liệu lên giấy dó đã quét hồ, dùng bay làm phẳng tài liệu, sau đódùng khăn xô ẩm đặt lên trên tài liệu và dùng con lăn lăn theo chiều từ giữa racác cạnh

Sau khi làm phẳng, tài liệu sẽ được phơi khô, sau đó sẽ được thu gom vàđưa sang xưởng Tu bổ - Phục chế để làm phẳng bằng máy ép thủy lực và tiếnhành cắt xén tài liệu Yêu cầu đối với việc cắt xén tài liệu là cắt xén cách mép tàiliệu từ 1-3mm

Tài liệu trong suốt quá trình bồi nền tại Trung tâm sẽ được bảo quản ởkho riêng và được bảo đảm an toàn cả về tình trạng vật lý cũng như thông tintrong tài liệu Tài liệu sau khi bồi nền sẽ được kiểm tra chất lượng, tài liệu đượccoi là đạt yêu cầu khi lớp giấy dó bồi thêm vào tài liệu không bị bong, tróc,không có bọt khí và không bị nhăn

Bước cuối cùng là bàn giao tài liệu vào kho Khi quá trình bồi nền kếtthúc, Trưởng phòng Nghiệp vụ Tu bổ - Phục chế sẽ tiến hành kiểm tra hoànchỉnh về số lượng, chất lượng của tài liệu theo thống kê và tiến hành làm biênbản giao trả tài liệu Tài liệu cũng được kẹp chì và giám sát trong suốt quá trìnhvận chuyển và sắp xếp vào kho Tài liệu được xếp vào hồ sơ theo vị trí của

phiếu thế và sắp xếp lên giá Thành phần bàn giao tài liệu cũng tương tự như khinhận tài liệu, biên bản cũng được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 02 bản

2.2.5.2 Công tác bồi nền tài liệu bằng máy

Đây là kỹ thuật có những đặc điểm ưu việt và nổi trội hơn so với phươngpháp bồi nền thủ công như: cùng một lúc có thể tiến hành với 4 đến 8 tờ tài liệukhổ giấy A4, thời gian thực hiện nhanh, giúp tiết kiệm thời gian, giảm công sứclao động cũng như tăng hiệu quả năng suất làm việc so với phương pháp bồi nềnthủ công Tuy nhiên, để có thể tiến hành kỹ thuật này đòi hỏi người vận hànhphải am hiểu tường tận về máy cũng như cơ chế hoạt động và phối hợp với nhaumột cách ăn ý, có thể xử lý nhanh các tình huống xảy ra

Về máy The Book & Document Leafcaster hay còn gọi là máy bồi tài liệu

có xuất xứ Hoa Kỳ, vận hành với điện thế 230V, công suất 5.260W Máy có thểkhôi phục lại phần giấy đã bị rách, thủng bằng cách làm cho hỗn hợp nước vàbột giấy được hút qua các lỗ thủng của tài liệu đặt trên tấm lưới mịn, đượcngưng tụ thành dạng hỗn hợp sệt và đặc dần Bột giấy sẽ lấp vào các lỗ thủng,liên kết với vật liệu gốc tạo ra một trang giấy đã bồi kín, đồng nhất mà khôngcần đến bất kỳ loại keo dính nào Hệ thống máy chụp ảnh - máy tính - phầnmềm chuyên dụng đi kèm theo máy, cho phép tính diện tích các lỗ thủng vàlượng bột giấy phải pha chế sao cho bồi lấp đầy được các lỗ thủng hiện có trêntrang giấy với độ dày bằng với giấy gốc

Hiện tại, quy trình bồi nền tài liệu bằng máy The Book & Document tạiTrung tâm được thực hiện theo Quyết định số 84/QĐ- VTLTNN ngày 18 tháng 5năm 2016 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành “Quy trình dán

vá tài liệu giấy bằng máy Leafcasting” trình tự cụ thể như sau:

Trước khi tiến hành bồi nền, cán bộ lưu trữ sẽ chuẩn bị máy móc và trangthiết bị sau:

- Máy The Book & Document Leafcaster

- Hệ thống máy tính đi kèm theo máy The Book & Document Leafcaster.+ Máy ảnh

+ Máy bóc tách tài liệu bằng hơi ẩm

+ Máy xay giấy

Sau khi chuẩn bị, các công đoạn được thực hiện lần lượt như sau:

Bước 1: Ngâm giấy (trước 24h) theo tỷ lệ 20g/5lit nước cất

Bước 2: Bơm nước vào máy đến mức tối đa đã dán trong máy

Bước 3: Xay nhuyễn giấy bằng máy xay bột giấy

Bước 4: Lấy mẫu: Lấy 100ml từ bột giấy vừa được xay nhuyễn, đổ vàokhuôn lấy mẫu Khuôn được đặt trên một tấm xốp

Bước 5: Sau khi nước đã thấm hết tiến hành ép mẫu giấy cho đều rồi đo

độ dày của mẫu giấy vừa thực hiện

Bước 6: Chuẩn bị tài liệu: vệ sinh và làm phẳng tài liệu, đo độ dày của tàiliệu cần bồi nền

Bước 7: Xếp tài liệu cần vá lên tấm vải đen để chụp ảnh

Bước 8: Copy ảnh vào máy tính, sử dụng phần mềm Adobe Photoshop đểcắt hết phần viền đen thừa Đo chiều dài, rộng của bức ảnh

Bước 9: Mở phần mềm PageSizer và thực hiện lần lượt các thao tác sau.Đầu tiên click vào mục Open Picture để mở ảnh đã chụp tài liệu cần bồi nền.Tiếp theo click vào mục Set Paramenters để nhập các thông số sau: PuipConcentration (độ dày của mẫu giấy), Document Thickness (độ dày của tài liệu),Document Dimensions (chiều dài, rộng của bức ảnh chụp tài liệu cần vá),

Maked Area Dimensions (chiều dài và rộng của mặt nạ) Sau khi đã nhập đầy đủ

các thông số thì click vào mục Analyze, phần mềm sẽ tự động tính diện tích các

lỗ thủng và lượng bột giấy phải pha chế sao cho bồi lấp đầy được các lỗ thủnghiện có trên trang giấy với độ dầy bằng với giấy gốc

Bước 10: Xếp tài liệu vào máy, bơm nước lên bể vượt lên mức màn bồikhoảng 5cm, đổ bột giấy lên trên bề mặt tài liệu, dùng tay khuấy đều rồi xả nước

Bước 11: Lấy tài liệu ra khỏi máy, đặt lên giấy thấm

Bước 12: Quét hồ lên tài liệu Đối với tài liệu là giấy dó mỏng, hồ là5g/1lit nước cất; tài liệu là giấy dày, hồ là 7g/1l nước cất

Bước 13: Ép tài liệu bằng máy ép thủy lực (từ 10-15 phút)

Bước 14: Phơi khô tài liệu

Bước 15: Bóc và xén tài liệu

Tài liệu luôn được đảm bảo an toàn trong suốt quá trình được bồi cả vềtình trạng vật lý cũng như nội dung thông tin có trong tài liệu, sản phẩm sau khibồi đạt yêu cầu là khi một trang giấy đồng nhất giữa chỗ được bồi và nhữngphần khác của tài liệu, bột giấy không dư quá nhiều khiến cho vết bồi lồi lên,cũng không quá ít khiến cho vết bồi không kết dính được và màu sắc giữa vếtbồi và tài liệu gốc phải đồng nhất

2.2.5.3 Công tác khử axit cho tài liệu

Tài liệu lưu trữ trong một thời gian dài chúng thường trở nên bị ố, vàng vàgiòn hơn Đó là do chúng đã bị nhiễm axit, đôi khi không phải do chúng takhông biết cách bảo quản mà mà là do môi trường thay đổi thất thường về nhiệt

độ và độ ẩm hoặc do chính chất liệu của những sản phẩm bảo quản không đảmbảo chất lượng mà gây cho tài liệu bị lây nhiễm axit Vậy giải pháp nào để đảmbảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ bị nhiễm axit? Đó chính làchúng ta phải khử axit (trung hòa axit) cho những tài liệu đó

Hiện nay, khối lượng tài liệu bị nhiễm axit trong các cơ quan là rất lớn.Tuy nhiên không phải cơ quan nào cũng có điều kiện, trang thiết bị để khử axitcho tài liệu Để giải quyết vấn đề nêu trên, năm 2008, Trung tâm Tu bổ - Phụcchế tài liệu lưu trữ đã được trang bị hệ thống máy khử axit ướt C900-3 và máykhử axit khô Chemcap Filter Mỗi năm với sự trợ giúp của hệ thống máy khửaxit, Trung tâm có thể xử lý từ 30.000 – 60.000 tờ tài liệu bị nhiễm axit Thựctiễn cho thấy việc áp dụng máy trong quá trình khử axit thay cho phương phápthủ công trước đây đã cho thấy những ưu điểm so với phương pháp thủ công

như tiết kiệm hóa chất, nhân lực và thời gian.

Trung tâm thực hiện quy trình khử axit theo Quyết định số VTLTNN ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nướcquy định ban hành “Quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình khử axit cho tàiliệu giấy” Quy trình này được chia làm 14 bước, tuy nhiên, dựa vào thực tếcông việc và tình hình triển khai kế hoạch nên Trung tâm thực hiện theo 9 bước

230/QĐ-cơ bản như sau:

Bước 1: Khảo sát tài liệu và xây dựng kế hoạch khử axit Trưởng phòngNghiệp vụ Tu bổ - Phục chế cùng các viên chức được phân công nhiệm vụ sẽtrực tiếp đến cơ quan có tài liệu để kiểm tra độ pH của tài liệu xem khối tài liệunào bị nhiễm axit cần phải xử lí, sau đó lập báo cáo khảo sát và lên kế hoạch chitiết cho quá trình khử axit cho tài liệu

Bước 2: Thẩm định, phê duyệt kế hoạch khử axit Sau khi xây dựng xong

kế hoạch khử axit, trưởng phòng Nghiệp vụ Tu bổ - Phục chế sẽ trình lãnh đạo

để xin phê duyệt kế hoạch Làm thủ tục giao nhận tài liệu giữa hai đơn vị Việcgiao nhận được giám sát chặt chẽ bởi đại diện của hai bên, biên bản giao nhậnđược lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 02 bản

Bước 3: Vận chuyển tài liệu về Trung tâm và làm vệ sinh sơ bộ, đánh số

tờ, số hồ sơ và phân loại tài liệu khử axit khô hay khử axit ướt

Tiêu chí phân loại:

- Tài liệu có thể áp dụng phương pháp khử ướt là những tài liệu có độ pH

<7, chất liệu giấy dó, giấy pơluya, giấy giang, giấy nứa, giấy công nghiệp, có độbền cao, không bị mủn, mục, nát, sử dụng mực in, đánh máy, không phai màukhi gặp nước

- Tài liệu áp dụng phương pháp khử khô là những tài liệu có độ pH<7, códấu hiệu bị mủn, mục, nát và mực phai màu khi gặp nước

Bước 4: Vận chuyển tài liệu đã vệ sinh và đánh số tờ hoàn chỉnh sang nơikhử axit

Bước 5: Tiến hành khử axit (khử axit khô) Đối với phương pháp khửkhô, Trung tâm sử dụng máy khử axit Chemcap Filter và hóa chất dạng bột là