Thực trạng công tác bảo quản tài liệulưu trữ tại Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT NỘI DUNG ĐẦY ĐỦ BTTNVN Bảo tàng Thiên Nhiên Việt Nam TLLT Tài liệu lưu trữ VTLT Văn thư- Lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hoá, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp.Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư- Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan.Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết dơi với thực tế” Sau hồn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cho học sinh chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội , tổ chức đợt thực tập kéo dài tuần Từ ngày 06/05/2007 đến ngày 07/06/2007 cho sinh viên Đợi thực tập nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp.Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Bảo Tàng Thiên Nhiên Việt Nam, tơi có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Với thời gian thực tập dài đem lại cho kết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn dưói hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cán Văn phịng đợt thực tập, học phong cách làm việc cán Văn thư – Lưu trữ Một cơng việc địi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Là cán Văn thư tương lai, đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển Đất Nước, thấy bất cập cơng tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ thề hệ cán trẻ lớn.Đợt thực tập giúp nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chun mơn, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Nhân đây, gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ, công chức, viên chức phòng Quản lý Tổng hợp Bảo tàng Thiên Nhiên Việt Nam, tạo điều kiện giúp đỡ nhiều thời gian thực tập vừa qua.Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Nguyễn Thị Việt Hà - cán hướng dẫn phịng Quản lí tổng hợp ln giúp đỡ bảo tơi cách tận tình cơng việc Đồng thời, qua gửi lời biết ơn chân thành đến ThS Phạm Thị Hạnh hướng dẫn, suốt thời gian qua Và nữa, xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ cung cấp lý thuyết cần thiết để tơi áp dụng vận dụng tốt vào công việc quan, tổ chức Thơng qua q trình thực tập quan sát, thực khâu nghiệp vụ Bảo tàng TNVN với nội dung trình bày Bài báo cáo chung nhóm để đánh giá kết tích cực cá nhân thơng qua q trình thực tập em chọn cho chun đề “ Thực trạng cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam” ,làm đề tài báo cáo thực tập Bài báo cáo bao gồm phần Cơ sở pháp lý công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam 3.Kết thực tập đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác bảo quản tài liệu Bảo Tàng Thiên Nhiên Việt Nam B PHẦN NỘI DUNG CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN 1.1 Những quy định Nhà nước công tác bảo quản 1.1.1 Một số quy định quan quản lý nhà nước công tác bảo quản - Thông tư số 09/2007/TT-BNV , ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội Vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; - Luậtsố 01/2011/QH13, ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội ban hành Luật lưu trữ; - Thông tư số 15/2011/TT-BNV, ngày 11 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ Vệ sinh tài liệu lưu trữ giấy; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV,ngày 03 tháng 06 năm 2011 Bộ Nội Vụquy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; - Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN, ngày 23 tháng năm 2012 Bộ Khoa học Công nghệ việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia: bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ; - Nghị định số01/2013/NĐ-CP, ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều luật lưu trữ; - Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Để công tác lưu trữ tài liệu đạt hiểu nhà nước ban hành hệ thống văn quy phạm pháp luật cơng tác lưu trữ có với cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ quy định rõ văn Chính phủ, quan quản lý nhà nước cao công tác lưu trữ Bộ Nội Vụ Trước luật lưu trữ đời vào năm 2011 có số văn phủ ban hành công tác bảo quản tài liệu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tại Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 03 năm 2007 thủ tướng phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trên sở văn ban hành trước phủ bộ, ban ngành ban hành đạo công tác văn thư, lưu trữ) tổ chức máy văn thư lưu trữ , ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật lưu trữ 01/2011/QH13 Quốc hội thơng qua có hiệu lực từ ngày tháng năm 2012 vậy,trong luật lưu trữ Quốc Hội ban hành năm 2011 văn pháp lý cao cơng tác lưu trữ cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ quy định chương điều 5, chương III điều 25, 26 Luật lưu trữ trách nhiệm bảo tài liệu lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ quý,hiếm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử quy định công tác bảo quản hồ sơ tài liệu “ Các quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả” Xuất phát từ thực tế cơng tác bảo quản , tài liệu lưu trữ Bộ Nội Vụ ban hành hệ thống văn hướng dẫn đạo cơng tác lưu trữ có số văn quy định rõ cụ thể công tác bảo quản,tài liệu lưu trữ Trước luật đời thông tư số09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn xây dựng kho chuyên dụng ban hành, thông tư quy định cụ thể viêc xây dựng kho nhằm đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ hiệu lực đến ngày Bên cạnh yêu cầu kho bảo quản yêu cầu trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ quy định định 1687/QĐ/2012/TT-BKHCN việc công bố tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu giá bảo quản tài liệu lưu trữ; + + + TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ TCVN 9252: 2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ TCVN 9253: 2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Với văn quy định công tác bảo quản Bộ Nội Vụ ban hành thơng tư 09/2011/TT-BNV ngày tháng năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Với thông tư thời hạn bảo quản tài liệu quan tổ chức quy định thành mức: • • Bảo quản vĩnh viễn Bảo quản có thời hạn Tại mục điều 34 thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư –lưu trữ quan tổ chức đề cập đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ 1.1.2 Một số quy định quan quản ngành công tác bảo quản - Quyết định số 02/QĐ-QHTK , ngày 12 tháng 01 năm 1990 Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành mẫu “Sổ nhập tài liệu lưu trữ” áp dụng cho Trung tâm Kho lưu trữ Nhà nước cấp - Công văn số 111/NVĐP, ngày 04 tháng năm 1995 Cục Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ - Quyết định số 74/QĐ-KHKT, ngày 04 tháng năm 1997 Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Cặp đựng tài liệu” - Quyết định số 72/QĐ-KHKT, ngày 02 tháng năm 1997 Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ” - Quyết định số 73/QĐ-KHKT, ngày 04 tháng năm 1997 Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ” - Công văn số 287/LTNN-KH, ngày 03 tháng năm 2000 Cục Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn lập dự án kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ - Quyết định số 246/QĐ-LTNN, ngày 17 tháng 12 năm 2002 Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ - Quyết định số 262/QĐ-VTLTNN, ngày 17 tháng 12 năm 2008 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Quy trình vệ sinh kho bảo quản tài liệu Quy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ giấy - Quyết định số: 163/QĐ-VTLTNN,ngày 04 tháng 08 năm 2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức - Công văn số 203/VTLTNN-TCCB, ngày 23 tháng năm 2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc tăng cường cơng tác phịng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu - Quyết định số 150/QĐ-VTLTNN, ngày 08 tháng năm 2014 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước khử trùng tài liệu giấy - Quyết định số 230/VTLTNN, ngày 20 tháng 11 năm 2014 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình hướng dẫn thực quy trình khử axit cho tài liệu giấy Văn hướng dẫn trực tiếp cụ thể bảo quản tài liệu lưu trữ Cục ban hành là, cơng văn số: 111 ngày 04 tháng năm 1995 Cục Lưu trữ Nhà nước cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn bảo quảntài liệu lưu trữ Khác với văn quan quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ thì văn cục ban hành quy định xây kho,trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu kho, biện pháp kỹ thuật bảo quản, quy định văn 1.2 Những quy định Bảo Tàng Thiên Nhiên Việt Nam công tác bảo quản Ngày 31 tháng 10 năm 2006, Chủ tịch Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam ký Quyết định số 2097/QĐ-KHCNVN việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Theo Điều 34 Quy chế công tác VTLT bảo quản tài liệu lưu trữ.Tuy nhiên văn đến hết hiệu lực đươc thay Quyết định 1601/QĐ-VHL năm 2015 Ngày 25 tháng năm 2012, Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam ban hành Quyết định số 506/QĐ-KHCNVN quy định quản lý đề tài thuộc hướng khoa học công nghệ ưu tiên cấp Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam Điều Quyết định rõ “báo cáo tổng kết đề tài, văn bản, tài liệu, hồ sơ đánh giá có liên quan nộp vào Trung tâm Thơng tin tư liệu để quản lý theo đúngcác quy định pháp luật Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam Báo cáo tóm tắt kết thực đề tài tiếng Việt tiếng Anh , kết luận Hội đồng nghiệm thu nộp Trung tâm Tin học Các thông tin đề tài đánh giá từ loại trở lên Hội đồng nghiệm thu kiến nghị Viện sử dụng để đưa lên trrang thông tin điện tử Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam Các sản phẩm đề tài sản phẩm mua sắm bằng kinh phí đề tài kiểm kê bàn giao theo quy định hành Mẫu vật sinh vật địa chất sau nghiệm thu phải lưu giữ Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam viện nghiên cứu chuyên ngành…” Viện Hàn lâm ban hành định nhằm phân cấp quản lý tài liệu cho đơn vị như: Trung tâm Thông tin tư liệu lưu trữ báo cáo tổng kết đề tài, văn bản, tài liệu, hồ sơ đánh giá có liên quan; Trang thơng tin điện tử Viện Khoa học Cơng nghệ Việt Nam lưu trữ thông tin đề tài đánh giá từ loại trở lên; Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam lưu trữ mẫu vật sinh vật địa chất sau nghiệm thu Ngày 24 tháng năm 2015, Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCNVN ký định số 1601/QĐ-VHL ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ.Quy chế quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo Viện Hàn lâm KHCNVN áp dụng tất đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm KHCNVN Theo Điều 33: Tài liệu sau chỉnh lý phải xác định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu; xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản thời hạn số năm cụ thể, xác định tài liệu hết giá trị Theo Điều 39: Bảo quản tài liệu lưu trữ “1 Hồ sơ tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ Viện Hàn lâm đơn vị cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn; Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào lưu trữ Viện Hàn lâm, đơn vị tập trung bảo quản kho lưu trữ Viện Hàn lâm đơn vị Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương kiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu; Chánh Văn phịng, Trưởng Phịng Hành Chính có trách nhiệm đạo thực quy định để bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì mối chế độ bảo quản phù hợp với loại theo liệu lưu trữ; Viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm: Bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để đứng số lượng chất lượng tài liệu.” THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI BẢO TÀNG THIÊN NHIÊN VIỆT NAM 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực quy định pháp luật công tác bảo quản Bảo tàng Thiên Nhiên Việt nam thực theo quy định nhà nước công tác bảo quản như: Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ: Bảo tàng tổ chức hình thức tuyên truyển phổ biến: Sao gửi Luật lưu trữ văn tới đơn vị trực thuộc; Tổ chức hội nghị mời chuyên gia phổ bến Luật Lưu trữ Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị khu vực phía Nam vào tháng năm 2012 Qua hình thức phổ biến Luật nói giúp cán bộ, viên chức tăng cường nhận thức ý nghĩa tài liệu lưu trữ, vai trị cơng tác lưu trữ thấy trách nhiệm đơn vị, cá nhân việc thực quy định bảo quản, giữ gìn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 2.1.3 Xây dựng, ban hành văn công tác lưu trữ Trong quan quy chế hoạt động quy định lề lối làm việc phận có ý nghĩa quan trọng, quy định góp phần tạo lập ràng buộc mối quan hệ công tác lãnh đạo với nhân viên phận với nhân viên nhân viên Hiện quy định,quy chế văn thư lưu trữ Bảo tàng thực theo văn quy định Nhà nước Viện Hàn lâm Trên sở văn Viện Hàn lâm, Bảo tàng TNVN ban hành Công văn số 217/BTTNVNngày 12 tháng năm 2013 quy trình làm việc Phịng QLTH có quy trình cơng tác văn thư chưa có cơng tác lưu trữ 2.1.4 Tổ chức thực nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Trong cơng tác VT-LT sau ban hành văn quy định CTLT Lãnh đạo Bảo tàng thường xuyên tổ chức tập huấn hướng dẫn cho cán bộ, nhân viên vấn đề công tác VT-LT Đặc biệt với đạo Viện Hàn lâm có tiêu chí kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ quan cách cụ thể đầy đủ 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1.Những nguyên nhân gây hư hỏng, tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Bảo tàng Thiên nhiên Việt Nam  Do điều kiện môi trường - Ánh sáng mặt trời: nhân tố làm cho tài liệu bị hư hỏng Ánh sáng gây phản ứng quang hóa làm cho giấy bị ố vàng, mực bị phai mầu; phòng kho có diện tích cửa sổ lớn nên ánh sáng nguyên nhân gây hưu hỏng tài liệu - Nhiệt độ: nhân tố gây tác hại lớn TLLT Nhiệt độ cao thấp thay đổi nhiệt độ đột ngột làm cho giấy bị khơ dịn, gãy nát Nhiệt độ khơng thích hợp cịn tạo điều kiện cho nấm mốc, sinh vật vi sinh vật sinh sôi, phá hoại tài liệu phương tiện bảo quản tài liệu - Độ ẩm: nhân tố phá hoại mạnh TLLT Tài liệu để điều kiện độ ẩm cao tự mục nát Độ ẩm cao làm dung mơi cho hóa chất gây phản ứng có hại cho tài liệu lưu trữ Độ ẩm cao môi trường thuận lợi cho nấm, mốc, côn trùng phát triển nhanh - Gió, bụi: nhân tố gây tác hại tài liệu lưu trữ Bụi hình thành khỏ bảo tàng chủ yếu bụi vi sinh vật.Những bụi vi sinh vật sinh vật bào tử, nấm mốc, vi khuẩn bám tài liệu gặp điều kiện thuận lợi chúng phát sinh, phát triển phá hoại tài liệu  Do vi sinh vật côn trùng Trong nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu lưu trữ nguyên nhân loại vi sinh vật côn trùng gây nhiều Nấm mốc phát triển nhanh môi trường độ ẩm cao, nhiệt độ khơng thích hợp chế độ vệ sinh - Nấm mốc tạo thành đốm trắng, đen vàng loang lổ tài liệu Các loại men hữu nấm mốc tiết gây thành nhiều vết lõm sâu, làm chữ - Các loại trùng mối, mọt, lồi gặm nhấm gián, chuột kẻ thù nguy hại tài liệu lưu trữ nguyên nhân chủ yếu phá hoại TLLT  Do chế độ bảo quản sử dụng tài liệu Trong công tác bảo quản BTTNVN thiếu điều kiện phương tiện bảo quản cần thiết bìa, cặp, hộp, giá, tủ đựng tài liệu phương tiện cần thiết khác nên tài liệu không hư hỏng bị thất lạc nhiều gây khó khăn cho cơng tác thống kê tài liệu Trong công tác bảo vệ tài liệu phần thiếu thiếu phương tiện bảo vệ thiếu nội quy, chế độ vào kho, phòng gian bảo mật, ý thức chấp hành nội quy 2.2.2 Cơ sở vật chất phụ vụ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam  Kho lưu trữ Địa điểm xây dựng kho Bảo tàng bố trí kho tầng 2,có diện tích 45m2 làm kho lưu trữ, kho đươc bố trí nơi khơ ráo.Có mơi trường khơng khí sạch.Địa chất cơng trình ổn định, có độ chịu tải cao.Thuận lợi cho giao thơng , bảo vệ, phịng cháy-chữa cháy tổ chức khai thác sử dụng tài liệu  Tường kho Tường kho tường ngăn phòng kho có độ chịu lửa cao Tường phía ngồi bảo đảm cách nhiệt, chống nóng, chống ngấm nước mưa…  Hệ thống điện Hệ thống điện kho có cầu dao chung, dây dẫn điện kho làm cáp chì, ngầm Đèn chiếu sáng kho dùng bóng đèn chống cháy Mỗi bóng có cơng tắc riêng.Ổ cắm điện phịng có nắp che chắn  Chế độ nhiệt độ-độ ẩm Trong kho tài liệu giấy trì chế độ nhiệt độ - độ ẩm 24 sau: Nhiệt độ: 20 ± 200C; Độ ẩm: 50 ± 5%  Chế độ ánh sáng Hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu BTTNVN trang bị hệ thống cửa sổ màu đậm để hạn chế ánh sáng xâm nhập trực tiếp vào tài liệu Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện Độ chiếu sáng mặt tài liệu: kho 15-25 lux  Chế độ thông gió Bảo tàng Thiên Nhiên Việt Nam sử dụng quạt thơng gió để trì lượng gió lưu thơng ổn định kho chế độ thơng gió điều hòa  Hệ thống chữ cháy Bảo tàng Thiên Nhiên Việt Nam trang bị đầy đủ hệ thống chữa cháy bên ngồi Bảo tàng khơng có hệ thơng tự động bao cháy  Các phương tiện bảo quản Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: Về Bảo tàng Thiên Nhiên Việt Nam đáp ứng số trang thiết bị phịng kho để bảo quản an tồn tài liệu như:điều hồ, bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.3 Các biện pháp kỹ thuật bảo quản Bảo quản sử dụng biện pháp để ngăn ngừa hủy hoại tự nhiên người tài liệu lưu trữ nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ bảo quản khơng tốt tài liệu bị hư hỏng, thiệt hại xác định bảo quản tác động vào nguyên nhân gây hủy hoại việc lưu trữ Vì cơng tác bảo quản phịng ngừa tác nhân bao gồm phịng ngừa tất nhân tố hợp thành gây hỏng tài liệu như: Môi trường (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,) tác nhân sinh học (côn trùng, nấm mốc ,chuột ) cấu trúc nhà kho, trình bảo quản, đặc điểm giấy, người, trước thực bảo quản phòng ngừa cần nghiên cứu đặc điểm nêu để xây dựng sách bảo quản dựa tiêu chuẩn lập bảo quản an toàn chotài liệu lưu trữ Từ nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ mà cán lưu trữ Bảo tàng xác định việc thực biện pháp kỹ thuật bảo quản tiến hành khống chế nhiệt độ, độ ẩm, để hạn chế nấm mốc, hạn chế ánh sáng tự nhiên việc lặp bóng đèn cơng suất phù hợp Tuy nhiên việc phịng chống trùng động vật gặm nhấm chuột, rán chưa triệt để xuất loài kho 2.3 Nhận xét 2.3.1.Ưu điểm Bảo tàng bố trí phịng kho lưu trữ, tài liệu kho lưu trữ bảo quản an tồn,tài liệu lưu trữ khơng bị mối mọt trùng lồi gặm nhấm phá hoại công tác bảo quản tài liệu lưu trữ quan tâm xử lý hàng năm công tác lưu trữ nói chung cơng tác bảo quản tài liệu nói riêng Bảo tàng Thiên Nhiên Việt Nsm Viện Hàn Lâm cấp kinh phí mua sắm trang thiết bị vật chất để phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu trang thiết bị để phục vụ cho công tác bảo quảntài liệu lưu trữ Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam áp dụng số biện pháp kỹ thuật để phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ như: Biện pháp phịng chống bụi bẩn, nấm mốc, trùng ,các lồi gặm nhấm phòng chống cháy … 2.3.2 Hạn chế Bảo tàng có nhân thực công tác lưu trữ lại kiêm nhiệm nhiều việc khác nên thực hết khối lượng công việc hàng ngày bảo tàng.Đặc biệt kho bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo tàng chưa ban hành hệ thống văn hướng dẫn cụ thể quy định công tác bảo quản tài liệu kho như: nội quy, quy định vào kho.Bên cạnh diện dích kho lưu trữ Bảo tàng hẹp Giá, hộp để tài liệu thiếu dẫn đến khối lượng tài liệu chỉnh lý xong để trồng đồng dười sàn nguy ẩm mốc cao Cơng tác bảo quản cịn số khó khăn: - Kinh phí dành cho cơng tác bảo quản hạn chế - Trang thiết bị dành cho cơng tác bảo quản cịn hạn chế KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI BẢO TÀNG THIÊN NHIÊN VIỆT NAM 3.1 Kết đạt trình thực tập Trong trình thực tập tốt nghiệp BTNNVN không giúp cho hiểu trinh cảu cán văn thư- lưu trữ mà cịn giúp tơi hiểu việc tương lai mà cán văn thư- lưu trữ cần phải làm Kỳ thực tập giúp tiếp cận gân với công tác văn thư – lưu trữ quan Các hoạt động mà làm thời gian thực tập giúp hiểu làm cơng việc sau trường, giúp hiểu công việc cán văn thư- lưu trữ hiểu biết để điều chỉnh, rèn luyện ý thức tác phong phù hợp hơn.Quá trình áp dụng kiến thức học nhà trường vào thực tế công việc giúp nhận biết điểm mạnh, điểm yếu cần trang bị thêm kiến thức, kỹ để đáp ứng nhu cầu cơng việc Q trình thực tập BTTNVN học hỏi cách tổ chức quản lý, thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Đối với công tác Bảo quản tài liệu lưu trữ tham gia vào công việc: xếp tài liệu vào hộp, xếp tài liệu lên giá; Vệ sinh hộp đựng tài liệu, giá để tài liệu, sử dụng máy hút bụi để hút, chổi để phòng chống bụi Sau tuần thực tập BTTNVN với giúp đỡ nhiệt tình cơ, chị phịng QLTH tơi hồn thành tốt đợt thực tập Trong trình thực tập tơi quan sát, tìm hiểu quan tổ chức nơi minh thực tập, hoạt động hàng , ngày cán văn thư, lưu trữ nên tích lỹ phần kinh nghiệm thực tế Bên cạnh học tập kỹ giao tiếp, giải cơng việc để trang bị thêm cho sau này.Vì thế, tập trở nên cần thiết sinh viên Những trải nghiệm ban đầu giúp tự tin sau trường tìm việc 3.2 Đề xuất , kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao công tác bảo quản Bảo Tàng Thiên Nhiên Việt Nam  - Hoạt động quản lý Xây dựng sửa đôi, bổ sung ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ có liên quan đến công tác bảo quản tài liệu Để thực quản lý công tác văn thư, lưu trữ Bảo tàng, tập trung ban hành số văn sau: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu; hướng dẫn lựa chọn số hoá; Hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; quy trình bảo quản tài liệu - điện tử Tổ chức tập huấn, mời chuyên gia công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao trình độ nghiệp vụ, nắm bắt thêm quy định công tác văn - thư, lưu trữ biện pháp bảo quản tài liệu Tổ chức cho bán tham quan thực tế, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ công tác bảo quản quan khác Từ cán học tập, trao đổi kinh nghiệm với cán lưu trữ quan cơng - tác văn thư, lưu trữ Cán lưu trữ Bảo tàng cần trau thêm kiến thức bảo quản tài liệu Tăng cường nâng cao kỹ nghiệp vụ đề xuất lãnh đạo bổ sung kinh phí để mua sắm thêm trang thiết bị phụ vụ công tác bảo quản tài liệu - Bảo tàng tốt Bảo tàng cần phải có chế độ quản lý tài liệu chặt chẽ thể việctăng cường ban hành văn quy định bảo quản như: nội quy vào kho lưu trữ,quy định vệ sinh, khử trùng, quy chế phòng chống ẩm, quy chế phòng chống cháy, chữa cháy, quy chế kiểm tra định kỳ, đột xuất số lượng chất lượng tài liệu kho Cần ban hành văn cách - chặt chẽ cụ thể phổ biến đến nhân viên Bảo tàng Tăng cường đầu tư trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu để hoạt động bảo quản hoàn thiện cần tăng cường sở vật chất, đầu tư thêm trang thiết bị quan trọng để tiện cho việc sử dụng.Cần thay kho cố định giá di động để đồng hệ thống, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản Cần bổ xung thêm bàn làm việc cho cán lưu trữ máy tính, máy in để phục vụ công tác thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ C KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập Phịng Quản lí tổng hợp Bảo Tàng Thiên Nhiên Việt Nam Tôi cảm thấy công tác Bảo quản tài liệu lưu trữ thực theo quy định pháp luật hành Đội ngũ cán có trình độ nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm làm việc lâu năm nên xử lý, giải nhanh chóng, kịp thời, xác công việc giao Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị mang đậm thơng tin q khứ có vị trí quan trọng hoạt động quan tổ chức nói chung Bảo tàng Thiên Nhiên Việt Nam nói riêng cần có biện pháp cụ thể nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Bên cạnh kết đật Bảo tàng Thiên Nhiên Việt Nam năm qua hạn chế bất cập: Kho lưu trữ chưa đạt tiêu chuẩn, nhiệt độ bảo quản phịng kho chưa bảo đảm an tồn cho tài liệu; toàn tài liệu bảo quản Bảo tàng Thiên Nhiên Việt Nam chuae khủ trùng, khử axit nên tiềm ẩn lớn yếu tố ảnh hưởng đến việc kéo dài tuổi thọ tài liệu Hầu hết kho lưu trữ lập lưu văn bản, hồ sơ cơng việc cơng tác thu thập tài liệu cịn hạn chế Tài liệu để phòng ban chuyên môn Các văn liên quan đến hồ sơ đề tài thường kéo dài nhiều năm gây khó khăn cho việc thu thập để lập hồ sơ Vẫn nhiều tài liệu để chất đống chưa xếp lên giá diện tich kho giá để tài liệu thiếu chưa đáp ứng nhu cầu Do kinh phí cho cơng tác bảo quản, trang thiết bị cịn hạn chế Để giải khó khăn vướng mắc Em xin đề xuất số kiến nghị thực trạng công tác Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo tàng Thiên Nhiên Việt Nam sau: Cần có quan tâm lãnh đạo quan công tác Lưu trữ Xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hành văn phịng; Củng cố kiện tồn cán hệ thống quản lý công tác Lưu trữ; Lãnh đạo văn phịng cán phụ trách cơng tác Văn thưLưu trữ tham mưu cho quan công tác Bảo quản tài liệu lưu trữ Cán Lưu trữ phải nâng cao kĩ nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp để hiệu công việc tốt Trong trình thực tập Bảo tàng Thiên Nhiên Việt Nam tơi nhận thấy lý luận học tảng bản, vững nhất, nhân tố để áp dụng vào cơng việc thực tế.Trải qua thời gian thực tập, trực tiếp, tiếp xúc với công tác Văn thư, Lưu trữ Phịng Quản lý tổng hợp hội quý báu giúp áp dụng lý thuyết mà nhà Trường trang bị cho em thời gian qua vào công việc Văn thư – Lưu trữ Một lần xin chân thành cảm ơn thầy cô khoa, cán nhân viên bảo tàng giúp tơi hồn thành tốt5 tuần thực tập giúp trang bị kiến thức thực tế để thực tốt công việc sau này./ Một lần xin trân trọng cảm ơn PHỤ LỤC Phụ lục 01: Kho lưu trữ Bảo tàng Thiên Nhiên Việt Nam Phụ lục 02: Bảo quản tài liệu 2.1 Cặp, hộp bảo quản tài lệu 2.2 Bìa hồ sơ 2.3 Giá đế tài liệu Phụ lục 03 Các trang thiết bị phục vụ cho bảo quản tài liệu 3.1 Thiết bị chống cháy 3.2 Nội quy phòng cháy NỘI QUY PHÒNG CHÁY KHO LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VHL ngày tháng năm Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam) Điều 1.Cấm mang chất nổ, chất độc, hút thuốc, đun nấu, thắp hương thờ cúng xung quanh khu vực kho.Những người khơng có nhiệm vụ khơng vào kho Điều 2.Giá, tủ đựng tài liệu kho phải gọn gàng, cách xa đường dây dẫn điện, bóng điện 0.5m Điều Cán lưu trữ không tự ý sửa chữa, đấu mắc làm thay đổi hệ thống điện, hệ thống điện hư hỏng phải báo cho người có trách nhiệm sửa chữa thay Điều Các phương tiện chữa cháy phải để nơi dễ thấy, dễ lấy, thường xuyên kiểm tra , lau chùi, bảo quản Cấm mang phương tiện chữa cháy làm việc khác Điều 5.Trước sau làm việc, cán lưu trữ phải kiểm tra kho tài liệu, tắt điện, đóng cửa trước kiểm tra kho có vấn đề nghi vấn phải báo cáo cho người có trách nhiệm Điều 6.Mọi người phải nghiêm túc thực nội quy phòng cháy kho lưu trữ Ai vi phạm tuỳ theo mức độ nặng nhẹ bị xử lý lúc theo quy định hành./ ... Bài báo cáo chung nhóm để đánh giá kết tích cực cá nhân thơng qua q trình thực tập em chọn cho chuyên đề “ Thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam” ,làm đề. .. tài báo cáo thực tập Bài báo cáo bao gồm phần Cơ sở pháp lý công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam 3.Kết thực tập đề xuất... định số 506/QĐ-KHCNVN quy định quản lý đề tài thuộc hướng khoa học công nghệ ưu tiên cấp Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam Điều Quyết định rõ ? ?báo cáo tổng kết đề tài, văn bản, tài liệu, hồ sơ đánh