CÔNG NGHỆ THÔNG TIN GÓP PHÀN THỰC HIỆN NHIỆM VỤ
“BẢO VỆ VÀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ”
TS Vũ Thị Minh Hương
Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước C ùng với các hoạt động
nghiệp vụ lưu trữ khác, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ luôn luôn
là hai nhiệm vụ quan trọng nhát
đối với oông tác lưu trữ Đặc biệt,
từ khi đất nước bước vào thời kỳ đổi mới, ngay trong Nghị quyết
Đại hội đại biểu Đảng Cộng sản
Việt Nam lần thứ VI năm 1986
đã nêu rõ nhiệm vụ đối với những người làm công tác lưu trữ là “Bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài lệu lưu trữ
quốc gia’ 20 năm sau đổi mới,
hai nhiệm vụ trên một lần nữa
được nhấn mạnh ở một tầm cao hơn trong Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X vừa diễn ra trong năm
_2006, đó là: 'Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ" Dưới ánh sáng Nghị quyết Đại hội Đảng, các cán bộ lưu trữ Việt
Nam đã không ngừng nỗ lực phần đấu để hoàn thành thắng
lợi các nhiệm vụ của mình, trong
đó phải kể đến sự đóng góp đắc
lực và hiệu quả của công nghệ thông tin Công tác Lưu trữ Việt Nam trong năm qua đã có
những khởi sắc mới nhờ những kết quả của việc ứng dụng công
nghệ thông tín (CNTT) trong việc bảo vệ và nhát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ
Tại Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước, CNTT đã góp phần đáng kể vào việc tuyên truyền, quảng bá công tác lưu trữ nhằm
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ thông qua Trang thông tin điện tử (Trang TTĐT) của Cục Văn
8
CụC trưởng Cục Văn thư và tủu trữ nhà
nước Trân Hoảng đang kiếm tra CSDL hỗ
sơ, kỷ vật cán bộ đi B trên màn hình cảm
ứng trước khi đưa ra phòng Triển lãm
(naay 13/12/2006)
thư và Lưu trữ nhà nước (Website Cuc Van thư và Lưu trữ nhà nước) Ngoài việc thường xuyên đưa trên chuyên mục "Công bé, giới thiệu tải liệu” của Trang TIĐT của Cục,
những bài công bé, giới thiệu tài
liệu lưu trữ của các TTLTQG đã
đăng trên các số của Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam Từ
năm 2006, được sự đồng ý của lãnh đạo Cục, nhiều ấn phẩm
của Cục và của các TTLTQG đã được số hóa và đưa toàn văn lên mạng phục vụ rộng rãi hơn các nhu cầu của xã hội, qua đó
góp phần để xã hội hiểu biết hơn
về công tác lưu trữ và giá trị của
tài liệu lưu trữ, đồng thời xã hội
đánh giá cao hơn công tác lưu trữ cũng như giá tị của tài liệu
lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước
Cho đến nay, những ấn phẩm đã được đưa lên Trang
TTĐT của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước gồm: Văn thơ Đông Kinh Nghia Thục NXB VHTT, H., 1996, Mục lục Châu bản triéu Nguyén-Tap i, NXB VHTT, H, 1998, Lịch sử Hà Nội qua tài liệu lưu trầ-Tập I: Dia gibt hành chính Hà Nội từ 1873-1954, NXB VHTT, H, 2000; Sách chỉ dẫn các phông ki trữ thời kỳ thuộc địa bảo quản tại Trung tâm Luu trữ
Quốc gia |, NXB VHTT, H, 2001, Tuyển lập những bài công bỗ giới thiệu tài
liệu lưu trữ của Trung tâm Luu
trũ Quốc gia |, 2002; Chiến tranh Đông Duong qua tiếng nói của bình lính Pháp, NX<B QĐND, H, 2004; Mộc bản triều Nguyễn-Đề mục lỗng quan, NXB VHTT, H, 2004; Tình cảm bạn bè quốc tế với nhân dân Việt Nam trong cuộc kháng chiến chống thục dân Pháp (1946-1954) qua tài lệu lưu trừ NXB QĐND, H, 2005, Sách chỉ dẫn các phông
lưu trữ bảo quản lại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Hl, NXB VHTT, H., 2006
Tại các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước, trong những năm qua, nhờ có sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, của các
cấp lãnh đạo Bộ Nội vụ cũng
như của các Bộ, ngành liên
quan, các đơn vị đã được tạo
Trang 2hiện nhiều dự án xây dựng kho tàng mới để bảo quản tài liệu trong những điều kiện đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng vxv , các đề án, dự án chuyên môn nghiệp vụ có ứng dụng CNTT với mục đích bảo vệ, cứu nguy và chống sự xuống cấp, kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích khai
thác sử dụng của xã hội, bảo vệ bản chính tài liệu lưu trữ như Đề
án nâng cấp phông, Đề án xử lý tài liệu Địa bạ-Hán Nôm, Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ, Dự án
ứng dụng CNTT Từ khi thực hiện các đề án tới nay, tại các
Trung tâm LTQG, một khối
lượng lớn tài liệu đã được số
hóa nhằm bảo vệ bản chính và
tạo điều kiện cho việc tra tim trên máy, nhiều phông tài liệu đã
được xây dựng thành các cơ sở dữ liệu (CSDL) phục vụ việc
quản lý và tra tìm trực tuyến trên
mạng nội bộ của các Trung tâm Nam 2006, Trung tâm Lưu tre Quéc gia | da ứng dụng CNTT để thực hiện một số công việc và đạt kết quả như sau: gần 20.000 trang ảnh tài liệu Địa bạ, hơn 60.000 trang tài liệu phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ đã được
số hóa và xử lý Ngoài ra, CSDL
Châu bản triều Nguyễn đã được nâng cấp, 300 đĩa CD đã được kiểm tra dữ liệu và hồn thiện
việc chuyển thơng tin từ các đĩa rời lẻ vào một phần mềm hệ
thống và đưa xưởng Phòng đọc phục vụ độc giả 5.000 phiêu mô tả tài liệu Địa bạ đã được nhập
thực hiện đề án Nâng cấp
phông, năm qua, 17 phông tài liệu tiếng Pháp đã được chỉnh lý
và biên tập phiếu tin (số lượng khoảng 20.000 phiếu tin) Các
CSDL các phơng như Tồn
quyền Đơng Dương, Thống sứ
Bắc Kỷ, Tòa Thống đốc Hà Nội, Tòa sứ Hà Đông, Tòa sứ Nam Định, đã được hoàn thiện trên
cơ sở phần mềm do Trung tâm
Tin học của Cục cài đặt trong hệ
thống Đặc biệt trong năm qua,
Trung tâm đã xây dựng qui trình
được Cục thông qua và tiến hành biên tập được 4.500 phiếu
mô tả cho khối tư liệu tiếng Pháp và 500 phiếu cho khối tư liệu
tiếng Việt (ương đương với
5.000 cuốn tư liệu các loại) Trên cơ sở này, CSDL tư liệu của Trung tâm sẽ sớm được xây
dựng và hoàn thiện, góp phần
cho việc quản lý và phục vụ khai thác sử dụng hiệu quả hơn
Năm 2006, Trung tâm LTQG II đã hoàn chỉnh việc xây
dựng CSDL thông tin cắp 2 một số phông lưu trữ bảo quản tại TTLTQG II gồm 21 phơng với
90.000 hồ sơ Hồn thành khối hồ sơ tài liệu hành chính tiếng
Việt (hơn 153.000 hồ sơ}, khối
hồ sơ tài liệu hành chính ngoại
ngữ (hơn 66.800 hồ sơ); khối hồ sơ tài liệu XDCB (hơn 3.400 hồ sơ) và khối hồ sơ tài liệu hành
chính thoi ky My-nguy (hơn 7.300 hd so) Phan mém quan ly tai liệu Bản đồ đã được xây dựng và đưa vào sử dụng tại Phòng đọc của Trung tâm
của Đề án nâng cấp phông là tiếp tục xây dựng các CSDL cho
các phông tài liệu hành chính hiện đang bảo quản tại Trưng
tâm "Tính đến nay đã có 16
phông, trong đó có những phông quan trọng và có tần số sử dụng cao như Phủ Thủ tướng, Quốc hội, Bộ Nội vụ, Bộ Vật tư, Công trình Lăng Chủ tích Hồ Chí Minh đã được xây dựng CSDL và được kết nối mạng nội bộ để phục vụ tra tìm tự động ở phòng
đọc'? Năm 2006, hơn 77.800 hồ
Sơ tài liệu hành chính và tích hợp các dữ liệu đã xây dựng vào hệ
thống của Trung tâm Tin học,
hoàn thiện để đưa sang Phòng đọc, phục vụ các nhu cầu nghiên cứu của độc giả Ngoài ra, TTLTQG lil con xay dựng các
CSDL thông tin cấp | cho khối tài
liệu ghi âm, đến nay đã có 1200 giờ băng, tương đương với 625 đĩa CD đã được xây dựng CSDL phục vụ tra tìm tự động
Các CSDL được đưa ra phòng đọc tại các TTLTQG đã phục vụ cho việc quản lý và tra tìm trên máy đảm bảo nhanh
chóng, chính xác và đầy đủ
Điều đó đã góp phần thu hút độc giả đến các Phòng đọc ngày càng đông hơn, tài liệu đưa ra phục vụ tăng lên, giá trị của tài liệu ngày càng được phát huy
phục vụ các nhu cầu nghiên cứu
cũng như phục vụ công cuộc
xây dựng và bảo vệ đất nước Tình hình khai thác sử dụng tài liệu và số lượt độc giả đến các Phòng đọc của các TTLTQG
vào máy để xây dựng CSDL tải Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc _ trong năm 2006 như sau”:
liệu Địa bạ Trong khuôn khổ gia ll, một rong những nội dụng
Tên đơn vị Số lượt độc ' Số Phiếu yêu cầu Số lượng Số trang tải liệu
giả | khai thac hd so/dvbq sao chup
TTLTQG t 764 420 1.553 5.634
TTLTQG II 1.780 1.061 3.489 9.312
Trang 3Sơ đồ dưới đây cho thấy số lượt độc giả đến khai thác tài liệu
tại Phòng đọc của 3 TTLTQG từ năm 2001 đến 2006 So sánh với số liệu thống kê trong 5 năm gần đây (2001-2005ƒ, ta thấy, năm 2006 số lượt độc giả ở cả 3
TTLTQG đều tăng dần lên so
với năm 2004 và 2005 Riêng TTLTQG II, số lượt độc giả đến trong năm 2006 đã vượt lên cao
hơn tất cả các năm trước và cao
hon 2 TTLTQG | va Ill Tuy
nhiên, so sánh với số lượng hồ
sơ tài liệu đã đưa ra phục vụ thì
tại TTLTQG III, số lượng hồ
sơ/đơn vị bảo quản đưa ra khai
thác lại nhiều hơn ở các
TTLTQG I và II Các số liệu trên
cho thấy kết quả của các đề án
và dự án đã ngày càng có tác dụng trong việc bảo vệ và giá trị tài liệu ngày càng được phát huy trong xã hội 2000 , 1500 | 1000 ; : 500 | 9 Le le Số lượt người đến khai thác tại 3 Số lượng hồ sơiđvbq đưa ra phục vụ TTLTQG (2001-2006) - ~&—~TTLTQG I » - TTLTQG II: tại 3 TTLTQG năm 2006 2001 2002 2003 2004 2005 2006 «-.TILTQG II 4000, ; om FA: 2000 L =A ER" „ 0iềi ‘ “ TTILTQGI TTLTQG l TTLTQG Ill
Đặc biệt trong năm 2006
Trung tém LTQG Ill da tién hành xây dựng và hoàn thiện phần mềm để quản lý và tra tìm khối
hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B hiện đang bảo quản tại Trung tâm Phần mềm này đã được các cán bộ lưu trữ của TTLTQG
II hoàn thành đúng dịp kỷ niệm
60 năm ngày toàn quốc Kháng
chiến (19/12/1946 - 19/12/2006)
và sau khi được Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước nghiệm thu đã được cài đặt vào máy tính màn hình cảm ứng kịp thời phục vụ
Triển lãm "Hỗ sơ, kỷ vật cán bộ
đi B khai mạc ngày 14/12/2006
tại Bảo tàng Hồ Chí Minh Việc tổ chức hoặc phối hợp
tổ chức các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ là một hoat động thường xuyên của các Trung tâm LTQG
Trong những năm gần đây,
nhiều cuộc triển lãm đã được tổ
chức nhằm trưng bày, giới thiệu
tài liệu lưu trữ theo một chủ đề
như: Triển lãm 50 năm quan hệ hop tac Viet Nam-Lién bang Nga 10
qua tài liệu lưu trữ (được tổ chức
tại Hà Nội tháng 5/2005 và tại Matxcova tháng 9/2005) ; Triển lãm 45 năm quan hệ hợp tác Việt Nam - Cu Ba được tổ chức tháng 5/2006 tại Hà Nội và sẽ được tổ chúc tại Lahabana
(Cuba) vào tháng 5/2007, Triển
lãm hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B tại Thành phố Hồ Chí Minh kéo dài suốt trong năm 2006, Triển
lãm tài liệu Mộc bản phục vụ Hội
nghị tổng kết 5 năm thi hành
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia của
các fnh, thành trên cả nước tổ chức tại Đà Lạt vào tháng 4/2006 Tuy nhiên, tại Triển
lãm hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B
được tổ chức tại Hà Nội, lần đầu tiên CNTT đã được ứng dụng
một cách rất hiệu quả phục vụ
Việc tra tìm thông tin trong CSDL
hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B Điều
đó được phản ánh một cách phong phú qua cảm tưởng của
những người đến tham quan
triển lãm, như ghi chép của
Phùng Nguyên trên báo Tiền
Phong số ra ngày 03/01/2007: “lôi đã tận mắt chứng kiến ông Trương Quang Quyên ở 10B
Ngọc Hà (Hà Nội đánh tên
người anh ruột Trương Quang
Lộc quê huyện Mộ Đúc (Quảng
Ngãi) lên màn hình vị tính Chỉ giây lát máy tính thông báo đã
tìm thấy hồ sơ của ông Trương Quang Lộc Tính đến ngày
16/01/2007, da cd hon 200 người tra tìm được hồ sơ kỷ vật của mình hoặc của thân nhân mình có hồ sơ, kỷ vật tại
TTLTQG III sau khi trực tiếp tra
cứu trên máy tính màn hình cảm
ứng đặt tại Triển lãm Chắc chắn con số này chưa phải đã dừng
lại ở đây, bởi lẽ sau Triển lãm
còn nhiều cuộc điện thoại, nhiều người mang giấy giới thiệu đến
Trung tâm xin nghiên cứu, tra tìm
thông tin hồ sơ kỷ vật của cán bộ đi B với những tình cảm rất khác nhau, song tất cả đều hướng
vào việc đánh giá cao ý nghĩa
giáo dục của cuộc triển lãm và
Trang 4lưu trữ cũng như công việc
thầm lặng của những người làm
công tác lưu trữ,
Phó Chủ tịch nước Cộng hoà XHCN Việt Nam Trương
Mỹ Hoa sau khi cắt băng khai
mạc Triển lãm đã ghi lại cảm xúc của minh: “Xin hoan nghênh một
lân nữa đối với các đồng chí tỗ chúc triển lãm và xin cam on tat cả các đồng chí làm công tác lưu trữ gìn giữ chu đáo, cẫn thận
nhũng hiện vật, công việc thầm
lặng nhưng có sức sống mạnh
mẽ cho sự nghiệp giáo dục và
giữ gìn tuyển thông của dân
lộc”
Trong địp tới thăm Triển lãm,
Ông Tran Văn Tuấn, Ủy viên
TW Đảng, Thứ trưởng thường trực Bộ Nội vụ đã đánh giá: "Đây
là việc làm lốt có ý nghĩa giáo dục sâu sắc, qua triển lãm tiếp
tục giúp cho nhân dân ta cũng
như bạn bè quốc lế hiểu sâu thêm về truyền thông anh hùng, hy sinh phẫn đấu của cán bộ,
đẳng viên và dân tộc ta Đông thời việc triển lãm còn có ý nghĩa uống nước nhớ nguồn, truyện thống “ăn quả nhớ người trông cây” của dân lộc ta Tôi mong và
Ủng hộ các đồng chí trong việc lạo dựng cơ sở để trung bảy lâu
đài và thuòng xuyên những ký
vật vô cừng quí giá này”
Còn đây là sự đánh giá của
những người dân Thủ đô đã
từng hoặc có thân nhân tham gia vào chiến trường B, nay được
chứng kiến những kỷ vật thiêng
liêng của mình: “ Cô hướng
dẫn viên hướng dẫn tra tìm t mỉ
trên máy tính và tôi đã tìm được hỗ sơ của anh tôi là Hồ Trọng
Mai đi B, thật là tuyệt vòi, trong
chiến tranh ác lệt thế mà Cục
Lưu trữ Quốc gia đã giữ được
đây đủ hô sơ ” Hay như lời
tâm sự của một người chiến sĩ năm xưa”: "Nhìn lại nhăng dòng
kưu niệm, những kỷ vật càng gọt nhớ một thời oanh liệt của những
con người đã vì sự tồn vong của TỔ quốc, vì miền Nam một thị
mà ra đi không tiếc máu xương
Tôi mong Bảo tàng kéo dài thời
gian thêm đề anh em đồng đội chúng tôi ở xa có điều kiện vẻ chiêm nguõng' Nhiều người, sau khi nghe tin trên Đài Truyền
hình Hà Nội đã háo hức đến Triển lãm mong tìm thấy ky vat
của cha, ông mình: “Chứng lôi là
cơn cháu đến đây tìm với tâm
tạng vừa háo húc vùa lo
âu háo húc với hy vọng tìm
được hỗ sơ của cha mình, lo âu
vì sợ không có Khi cô cán bộ
tì học lướt ngón tay trên màn hình, tên cha tôi đã hiện ra cùng với quê quán chúng lôi Không thê nhằm lẫn được” "Cuộc triên
lãm này đem lại nêm vưi cho
nhiều gia đình Việt Nam Nên
chăng cần có nhiều cuộc triển lãm như thê này hơn nữa tại các
đa phương để những nguòi
không có điều kiện đến Thủ đô
duoc thay lai những kỷ vật thiêng lêng của thế hệ thanh niên một
thời đã “sé dọc Truong Son di cúu nước” Xin cảm ơn Cục Van thu Luu trữ nha nude, Trung tam Luu trữ Quốc gia 3 đã tỗ chức cuộc triển lãm có ý nghĩa nhân
văn cao đẹp này” Một sinh viên
Đại học KHXH và NV, đại diện
cho thế hệ ngày nay, ghi lại
những suy nghĩ của mình sau
khi tham quan triển lãm hỗ sơ kỷ vật cán bộ đi B : “Một không gian khác Có cảm giác bảo tàng đưa
ta về vài thập niên tuóc Cảm ơn nhiều vì đã cho 8X chúng tôi hiểu vệ thời kỳ kháng chiến,
Những lời nhận xét đánh giá của các vị lãnh đạo của Đảng và
Nhà nước, những lời tâm sự xen
lẫn những đề nghị của khách
thăm quan, của những người đã
từng tham gia vào chiến trường
B, hay của những thanh niên thê
hệ trẻ ngày nay như thôi thúc hơn trách nhiệm của chúng ta - những người làm công tác lưu trữ - một công việc thầm lặng nhưng vô cùng vẻ vang - là hãy
làm tốt hơn nữa, nhiều hơn nữa để những hồ sơ tài liệu không
những được bảo vệ an toàn, mà còn phải được phát huy các giá
trị không gì thay thế được của chúng đối với mỗi người dân, đối
với xã hội, đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt
Nam Xã hội chủ nghĩa của cả dân tộc ta hiện nay./
' Đảng Cộng sản Việt Nam,
Văn kiện Dại hội đại biểu toàn quốc
lần thứ X (Báo cáo chính trị của
BCH TW Đảng Khóa 1X), NXB CTQG, H 2006, tr.107
° Phạm Bích Hải, A46 số nớ về
hệ thong công cụ tra cin Khoa hoc tài liệu lum trữ tại Trung tâm Lưu trữ
OG HI, Tap chi Văn thư Lưu trữ Việt
Nam số 6, tháng 12/2006, tr 18-20 3 Số liệu tông hợp từ các Báo cáo
công tác năm 2006 của các
TTLTQG
* Theo Báo cáo thông kê cơ sở
của các TIUTQG gửi Trung tâm
Tin hoc Cuc VILTNN
? Số ghỉ cảm tưởng, ngày
14/12/2006,
® SỐ phi cảm tưởng tại cuộc Triển lãm “Hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi
BỶ, ngày 31/12/2006
7 Ong Hoang Trọng Chí, đường
Hoảng Hoa Thám-Hà Nội 8 Ơng Hồng Văn Tháo
Ọ Ông Dương Xuân Trường,
Công an Quận Tây Hồ-Hà Nội