BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1 Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Khái niệm Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng.
BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Chương KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ - Khái niệm Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu - Ý nghĩa Giữ gìn hồ sơ, tài liệu, chứng hoạt động quan, tổ chức cá nhân Phòng chống hạn chế nguy mát, hư hỏng tài liệu Nếu không thực việc bảo quản việc hư hỏng dễ xảy nhiều nguyên nhân, chủ yếu tài liệu giấy Kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, phục hồi tài liệu có nguy hư hỏng phục chế tài liệu bị hư hỏng Vị trí nước ta nằm khu vực nhiệt đới gió mùa nên yếu tố tác động tự nhiên nhiệt độ, độ ẩm cao, côn trùng, tác động phá hoại lớn tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ thực tốt góp phần bảo tồn nguồn di sản văn hóa dân tộc, di sản tư liệu giới Giúp người dân nhận thức tầm quan trọng ý nghĩa tài liệu lưu trữ công tác văn thư Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 2.1 Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ Điều kiện bản: có kho lưu trữ Kho lưu trữ chuyên dụng ( xây dựng theo định thông tư 09/2007) Kho lưu trữ cải tạo: cải tạo phòng có quan để làm kho lưu trữ 2.2 Trang bị trang thiết bị kỹ thuật bảo quản Là điều kiện sở vật chất bắt buộc để bảo quản tài liệu Trang thiết bị: phòng chống cháy, phòng cháy chữa cháy, giá tủ cặp hộp (theo tiêu chuẩn quốc gia – bản) thiết bị đo độ ẩm, camera, … 2.3 Xử lý kỹ thuật bảo quản Trong trình bảo quản phải can thiệp, thực biện pháp kỹ thuật bảo quản: Phòng chống ẩm Điều chỉnh, trì độ ẩm theo quy định Hạn chế ánh sáng mức Phòng chống bụi, phòng chống trùng, phịng chống động vật gặm nhấm Phịng chống khí độc phịng kho Khử axit, khử trùng Phịng chống cháy 2.4 Tổ chức tài liệu kho lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: gồm nhiều nghiệp vụ chuyên môn, gọi tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổ chức tài liệu kho lưu trữ xếp tài liệu, bảo quản cách ngăn nắp, khoa học Dễ tìm, dễ thấy dễ lấy Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ 3.1 Trách nhiệm quan quản lý nhà nước lưu trữ Ban hành văn quy định công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Thông tư 09/2007 Bộ Nội vụ Cục văn thư lưu trữ nhà nước Cấp tỉnh: ban hành văn ủy ban nhân dân Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ Chi cục vtlt, Sở nội vụ Thanh tra, kiểm tra công tác bảo quản tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Những quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp nội Xử lý vi phạm pháp luật công tác bảo quản tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Làm mát, hư hại, làm lộ bí mật 3.2 Trách nhiệm người đứng đầu quam tổ chức Xây dựng, bố trí kho lưu trữ Trang thiết bị, phương tiện cần thiết Thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ Bố trí nhân làm công tác lưu trữ Bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ Quy định Luật lưu trữ, điều 25 Kho lưu trữ chuyên dụng phổ biến, phù hợp lưu trữ lịch sử, sử dụng số quan Về trang thiết bị phù hợp điều kiện tài trang thiết bị cần thiết (giá, tủ, cặp, hộp, bìa hồ sơ)phịng chống cháy Cơ quan áp dụng biện pháp phù hợp với điều kiện kinh tế để người đứng đầu quan phê duyệt phương án thực Kiêm nhiệm chuyên trách, phụ thuộc vào điều kiện, quy mô quan 3.3 Trách nhiệm cán lưu trữ Trực tiếp bảo quản tài liệu lưu trữ (sắp xếp khoa học tài liệu khho lưu trữ; thực kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; sử dụng trang thiết bị bảo quản) Tuyên truyền ý nghĩa tài liệu lưu trữ tầm quan trọng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Tuyên truyền nào: Tham mưu Hội thảo tham luận giải pháp, đề xuất 3.4 Trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan Lập hồ sơ công việc giao nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07-9-2017 Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trình khai thác, sử dụng tài liệu cán bộ, nhân viên quan phép tiếp xúc tài liệu hồ sơ, phải hợp pháp cho phép Chương CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY HƯ HẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ Nguyên nhân vật mang tin, chất liệu ghi tin phương pháp ghi tin 1.1 Vật mang tin Vật mang tin thường vật liệu giấy, phương tiện sử dụng để thể thông tin tài liệu Các loại vật mang tin: Chủ yếu giấy công nghiệp Thành phần giấy: Được sản xuất từ nguồn nhiên liệu chủ yếu gỗ giấy tái chế Thành phần bao gồm sợi cellulose từ gỗ rơm rạ, ngồi cịn có keo chất độn Trong 40 – 50% cellulose; 10 – 55% hemicellulose; 20 – 30 lignin; -12% hợp chất hữu khác; 0,3 – 0,8 hợp chất vô Để sản xuất giấy cần nhiều nguyên liệu sử dụng loại giấy khác Axit lignin cao gây dễ tổn hại tài liệu, cellulose cao, giấy bền, bảo quản lâu Giấy dó có ưu điểm bảo quản lâu bền khơng bị nhiễm axit có nhược điểm độ bám mực khơng tốt giấy cơng nghiệp dễ bị bết dính mơi trường nóng ẩm Tài liệu thời kỳ phong kiến sử dụng giấy dó Vì tài liệu ghi giấy dó bảo quản lâu: nhiều chất cellulose không tạp chất, không axit, độ bền cao Giấy dó sử dụng (lưu trữ, thầy đồ, trang đông hồ…) 1.2 Chất liệu ghi tin: Mực gồm niều loại như: mực nho, mực viết, mực thường, mực in, mực dấu, mực in ánh sáng, bút chì….Độ bền mực phụ thuộc vào thành phần hóa học chất liệu tạo chúng Thành phần mực bao gồm: chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống cặn Mực bám chặt vào sợi giấy, khó hịa tan đường nét, hình vẽ bên Mực nho cấu tạo chủ yếu gồm muội than thành phần bon gần nguyên chất nên bền vững khó bị tác động ánh sáng phân hủy tài liệu viết loại mực bảo quản lâu dài Loại mực viết phổ biến chế tạo từ muối kim loại nhựa có màu Trong đó, độ axit lớn bị tác động ánh sáng, nhiệt độ độ ẩm cao làm cho tài liệu dễ bị bay màu, ăn thủng giấy Đối với loại mực in có tỷ lệ chất keo nhiều nên trình đánh máy, intyo, photocopy mực dễ gắn chặt sợi giấy nên bị nhịe hay bay màu mực viết bị tác động ánh sáng, nhiệt độ độ ẩm Nguyên nhân vật mang tin, chất liệu ghi tin, phương pháp ghi tin gì, phân biệt? Vật sử dụng để tạo thơng tin tài liệu 1.3 Phương pháp ghi tin: in nguyên nhân điều kiện tự nhiên Nhận dạng yếu tố đó, nhớ tác động yếu tố tài liệu lưu trữ trạng thái có tác động ntn 2.1 nhiệt độ khơng khí Nhiệt độ khơng khí, nhiệt độ mơi trường, nhiệt độ phòng kho Các trạng thái nhiệt độ, nhiệt độ cao, nhiệt độ thấp, nhiệt độ giao động có tác động tới kết cấu tài liệu 2.2 độ ẩm Độ ẩm mt khơng khí, độ ẩm phòng kho, xác định máy đo đo xong lưu ý, độ ẩm cao có tác động 2.3 ánh sáng Hai nguồn sáng, ánh sáng tự nhiên với tia uv cường độ nhiệt cao ánh sáng nhân tạo thiết bị chiếu sáng vào máy móc dùng q trình lưu trữ bảo quản tài liệu có tác động Máy scan, máy in… 2.4 bụi Có ba loại bụi 2.5 khí độc Ba loại khí độc 2.6 thiên tai Vị trí địa lý, vùng miền vùng có tác động bị gánh chịu thiên tai khác xảy 2.7 trùng, nấm mốc lồi gặm nhấm Kể tên lồi trùng gây hư hại tới tài liệu lưu trữ: mối, mọt, bọ ba đi, gián, Phân biệt tác hại ba lồi dấu hiệu xuất dấu vết loại Mối xơng Mọt: vết thủng nhỏ li ti, chi chít mặt tài liệu khó xử lý, tu bổ Bọ ba đi: vết thủng kích thước khác nhau, ngón tay tùy theo thời gian xuất Gián: ăn góc tài liệu, tiết để lại vệt màu đen, ăn gáy tài liệu, ăn rách viền mép tài liệu Chuột có tác hại: cắn hỏng, phá tài liệu Nhận dạng xuất nấm mốc tác hại: đốm trắng, xám đen vàng tròn… Nấm mốc đến từ môi trường bảo quản, nguồn từ bào tử nấm mốc, bụi vi sinh vật mang theo bào tử nấm mốc, nguồn thức ăn, gây ảnh hưởng trực quan tài liệu, thường đốm tròn màu sắc tùy theo giai đoạn phát triển (bất ổn trị, chiến tranh) Nguyên nhân điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ 3.1 Nguyên nhân điều kiện bảo quản Khơng có kho lưu trữ Có khơng đạt u cầu Kho quy định Chủ yếu đọc trang 218 gt nguyên nhân điều kiện bảo quản Để bảo quản tl lưu trữ điều kiện tiên cần có Kho lưu trữ Trang thiết bị bảo quản kho lt Nơi bảo quản tập trung tài liệu lưu trữ quan tổ chức -> kho lưu trữ Trên thực tế xảy số trường hợp như: cq tổ chức khơng bố trí kho lưu trữ Đây thực tế nguy hiểm gây rủi ro, hư hại tài liệu lưu trữ Nếu k có nơi bảo quản tập trung tài liệu bị mát, thất lạc, tài liệu bị hư hỏng không quản lý thông tin tài liệu, tài liệu bị tác động nguyên nhân số số 2, tài liệu bị phân tán Đầu tiên giải thích kho lưu trữ gì? Trang thiết bị kho lưu trữ Khơng có Khơng có giá tủ tài liệu đặt xuống đất dễ bị ẩm, mốc… Khơng có điều hịa, khơng có máy kiểm sốt khí độc phịng kho, khơng có thiết bị phịng cháy chữa cháy (tác hại, nguy hiểm) Có, khơng đầy đủ, khơng tiêu chuẩn Trang thiết bị đầy đủ, tiêu chuẩn 3.2 Nguyên nhân việc sử dụng tài liệu lưu trữ Nguyên nhân ngời Kẻ địch, kẻ gian Lãnh đạo quan Cán lưu trữ (k có chuyên môn Cán bộ, nhân viên (làm hỏng tài liệu, đánh thông tin Người sử dụng tài liệu lưu trữ Ý thức chấp hành quy định nhà nước lưu trữ, khơng đúng, khơng nghiêm, ví dụ vào khu lt không mang theo thiết bị gây cháy nổ, không mang theo đồ ăn, k đun nấu Khi thực nghiệp vụ không nguyên tắc, không đảm bảo quy trình, gây tổn thất hư hại đến tài liệu lưu trữ Chương CÁC BIỆN PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Xây dựng văn quy định bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Xuất để giải nguyên nhân thứ nhóm nguyên nhân chương 2: nguyên nhân thứ tuân thủ không nghiêm k k đủ 1.1 Nội quy kho lưu trữ quy định cấm vào phòng kho 1.2 Quy chế kiểm tra 1.3 Quy chế phòng cháy chữa cháy 1.4 Quy định chế độ vệ sinh Tại phải quy định chế độ vệ sinh phòng kho Phun dung dịch lên tài liệu từ trái qua phải, từ xuống với khoảng cách từ vòi phun đến tài liệu 20- 25 cm Nếu tài liệu dầy phải phun hai mặt Đưa tài liệu đem phơi giá Kiểm tra lại độ ph, độ ph sáu phun lại cách Khử axit cho tài liệu lưu trữ Tài liệu bị axit hóa, vụn nát, phân hủy dạng bụi Nguyên nhân tl bị nhiễm axi 3.4 Nâng cao nhận thức công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 3.5 Đảm bảo sở vật chất cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lập bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ Điều Luật lưu trữ 4.1.Khái niệm: Bản bảo hiểm tài liệu lưu trữ từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp tiêu chuẩn định nhằm lưu giữ dự phịng có rủi ro xảy tài liệu lưu trữ Đề án “Bảo hiểm tài liệu lưu tữ quốc gia đến 2010” Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tahi QD số 184/2005/QD – TTg ngày 27/7/2005 ( sau kéo dài thời gian thực đề án đến năm 2015 theo văn số 2163/TTg -KGVX nagfy 24/11/2011 Thủ tướng phủ) “Đề án “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn chuẩn bị phê duyệt năm 2022 Cho đến Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước lập bảo hiểm cho 20 phông tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc giá Tổng số lượng ảnh số hóa thực tất Trung tâm 12.852.342 trang ảnh ( tương đương với 12 triệu trang tài liệu) tổng số lượng phim sản xuất 7473 cuộn ( cso 809 cuộn phim 33mm, 6664 cuộn phim 16mm) Kinh phí thực đề án 106.234.000.000 đồng Tiêu chuẩn xác định, lựa chọn tài liệu thuộc diện bảo hiểm Là tài liệu lưu trữ quý, thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn có đặc điểm sau: Có giá trị đặc biệt tư tưởng trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử có tầm quan trọng đặc biệt quốc gia, xã hội Được hình thành hồn cảnh lịch sử đặc biệt thời gian, không gian, địa điểm, tác giả Được thể vật mang tin độc đáo, tiêu biển thời kỳ lịch sử 4.2 Phương pháp lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ Phương pháp chụp microfilm truyền thống Phương pháp sử dụng thiết bị công nghệ thông tin (COM) Phương pháp lưỡng hệ (kết hợp công nghệ chụp microfilm công nghệ số hóa) Lưu ý: chụp bảo hiểm tiến hành theo phơng Sao chụp bảo hiểm phải theo trình tự xếp ĐVBQ mục lục Sao chụp bảo hiểm thực phù hợp với quy định chuyên môn kỹ thuật công nghệ khác Hiện ngành lưu trữ triển khai Đề án “ Nghiên cứu việc sử dụng giấy mực bền lâu để in văn bản, tài liệu quan trọng quan, tổ chức nhà nước” Số hóa tài liệu lưu trữ 5.1 Khái niệm: trình chuyển đổi liệu vật mang tin khác sang dạng số nhận biết thiết bị số Mục đích: Góp phần bảo quản an tồn tài liệu gốc hạn chế khai thác sử dụng tài liệu gốc dùng số họ thay giấy phục vụ khai thác sử dụng giảm kinh phí việc quản lý tài liệu lưu trữ, cải cách hành Yêu cầu: Yêu cầu 1: tính quy phạm tỷ lệ số hoa bao nhiêu, màu quy định scan Scan xong phải sử dụng chữ ký số, đảm bảo yêu cầu văn pháp luật Yêu cầu 2: tính an tồn sử dụng thiết bị có ánh sáng tác động tới tài liệu Ta phải Xem xét tính vật lý tài liệu Để tránh hư hỏng tài liệu Rủi ro bị lộ thông tin liệu số đảm bảo an toàn vật mang tin tài liệu đảm bảo an toàn liệu sau chuyển đổi số Yêu cầu 3: tính xác thực thơng tin tài liệu không phép can thiệp Phải sử dụng chữ ký số quan số hóa để đảm bảo tính xác thực Yêu cầu tín hiệu yêu cầu quan tính tốn ngắn hạn, dài hạn tài liệu quan Ví dụ đơn vị cần tính tốn số lượng tài liệu số hóa quan cần thiết đầu tư khơng thơi 5.2 quy trình số hóa tài liệu lưu trữ định số 176/ QD-VTLTNN ngày 21/10/2011 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình hướng dẫn thực Quy trình số hóa TLLT để lập bảo hiểm sử dụng quy trình: Thu thập tài liệu Sắp xếp, phân loại tài liệu Quét tài liệu Kiểm tra tài liệu Kiểm tra tài liệu quét Nhập liệu nhận dạng OCR Kiểm tra nhập liệu Lưu trữ Chương KHO LƯU TRỮ VÀ CÁC TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm, loại Kho lưu trữ 1.1 Kho lưu trữ nơi bảo quản tài liệu lưu trữ 1.2 Các loại kho lưu trữ a, Kho lưu trữ chun dụng Là cơng trình bao gồm: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật khu vực phục vụ công chúng Những yêu cầu kho lưu trữ chuyên dụng quy định Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Về địa điểm Về kết cấu Về thiết kế Về mỹ quan Hướng dẫn cụ thể kho lưu trữ chuyên dụng Khu vực kho bảo quản tài liệu Khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ khu hành khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật Khu vực phục vụ công chúng b, Kho lưu trữ cải tạo Về địa điểm: chọn phòng kho bảo quản đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; khơng bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ tầng hầm tầng trụ sở quan; Tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ Bố trí phịng kho bảo quản gần thang máy, cầu thang thuận tiện cho vận chuyển tài liệu Về diện tích phịng kho: bảo đảm đủ diện tích để bảo quản tài liệu Về mơi trường phịng kho bảo quản: bảo đảm yêu cầu nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc Hệ thống điện phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an tồn Bố trí phịng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ Câu hỏi: Ước tính khối lượng tài liệu cần m2 Diện tích sàn kho = tổng khối lượng cần bảo quản /5 (600/5 =120) Bài tập: nhận xét kho lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kho 1: Phòng c702 Bảo quản phơng số Diện tích 29m2; tầng áp tích mái, cửa nhà kho hướng đơng nam Vị trí có điểm đạt khơng đạt Kho 2: Phịng D403 Bảo quản phơng số Diện tích 47 m2; cửa kho hướng tây nam Nắng nhiều tầng áp mái Gần nhà vệ sinh Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 2.1 Khái niệm, vai trò trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ a, Khái niệm: Trang thiết bị bảo quản phương tiện sử dụng để bảo quản hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ b, Vai trò: Giúp phòng chống hạn chế tác động yếu tố gây hư hại tài liệu lưu trữ Là phương tiện để quản lý hồ sơ, tài liệu 2.2 Các trang thiết bị Giá, tủ, hộp, bìa, cặp đựng tài liệu Quyết định số 1687/QD-BKHCN ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Công nghệ việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia a, Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Theo TCVN 9253;2012 giá bảo quản tài liệu lưu trữ Tiêu chuẩn quốc gia giá có kích thước 2000mm x 1230mm x 400mm với sai số +-2 mm Vật liệu làm giá: thép, kim loại sơn chống gỉ giá lắp ghép Ký hiệu TCVN Khối lượng tài liệu bảo quản 600m giá cần giá, hộp, bìa hồ sơ Mỗi giá bảo quản ngăn Cần 120 giá để xếp, bảo quản giá theo tiêu chuẩn ngành 50 giá Thông số kỹ thuật hộp 10cm/1 hộp giá bảo quản 50 hộp, 50 x120 = số hộp bảo quản Thực tế ngăn giá hộp Còn theo … ngăn 10 hộp 50 Theo thơng số ngành, tiêu chuẩn ngành khó mà tl bìa hồ sơ Tt theo định mức kỹ thuật 174 x 600 ( giá = 1;2; 30 / ngăn) Với phương tiện bảo quản cần thơng tin gì: kích thước, chất liệu, ký hiệu tiêu chuẩn b, Tủ đựng tài liệu Để bảo quản tài liệu thoe kích thước tài liệu Tủ đựng vẽ, đồ ( trải phẳng cuộn tròn) Tủ đựng microphin Tủ đựng băng đĩa, phim ảnh Tủ thiết kế theo đặc điểm tài liệu, loại hingf c, Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ Ký hiệu, vật liệu, kích thước, cấu tạo, cách sử dụng, thân hộp có lỗ thủng TCVN 9252:2012 Kích thước 350mm x 250mm x 125mm với sai số =-2mm Nắp mở theo chiều rộng hộp, nắp có dây buộc, khuy hộp phải làm từ vật liệu khơng ăn mịn, dầy 3mm d, Bìa hồ sơ lưu trữ Bìa hồ sơ gồm phần: tờ đầu có kích thước 320mm x 230mm, phần gáy có kích thước 320mm x 40mm, tờ sau có kích thước 320mm x 230mm phần tai tai có kích thước 230mm x 100mm, phần tai cạnh có kích thước 320mm x 150mm Kích thước, ký hiệu, vật liệu, màu sắc, ( trắng khơng in lớp tráng bóng Bìa cấu tạo phần: tờ đầu, gáy, tờ sau, tai trên, tai dưới, tai cạnh 2.3 Các trang thiết bị hỗ trợ a, Thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng b, Thiết bị chống ẩm c, Thiết bị chống cháy d, Thiết bị vệ sinh e, Thiết bị vận chuyển Bài tập: Giả sử sau chỉnh lý quan xác định 300m giá tài liệu cần bảo qảun tư vấn diện tích kho bảo quản cần bố trí, số lượng giá, hộp bảo quản bìa hồ sơ (theo tiêu chuẩn quốc gia) cần trang bị Giá bảo quản, hộp bảo quản, bìa hồ sơ Chương TU BỔ, PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm tu bổ, phục hế tài liệu lưu trữ Tu bổ tài liệu lưu trữ trình thực biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu có nguy bị hư hỏng Tài liệu bị hư hỏng tài liệu có tình trạng sau: giịn, rách, thủng, dính bết, ố vàng, chữ mờ, bay mực, bị axit Phục hồi tài liệu bị mát, hư hỏng nặnng Phục chế sử dụng để nhân tranh ảnh cổ, quý, phục vụ trưng bày, triển lãm mà áp dụng phương pháp chụp kỹ thuật số để nhân Ý nghĩa việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ: Kéo dài tuổi thọ tài liệu có nguy hư hỏng, đặc biệt điều kiện bảo quản Việt Nam Do tài liệu phông lưu trữ quốc gia chủ yếu tài liệu giấy, thường bị hư hỏng qua thời gian Hiện nay, nhiều tài liệu quý bị hư hỏng có nguy hư hỏng, có khả khai thác sử dụng Nhờ áp dụng biện pháp tu bổ, phục chế phục hồi tài liệu quý, Tiêu chí lựa chọn tài liệu tu bổ phục chế Tiêu chí tào liệu có tượng mủn, nát mủn, nát Tiêu chí thứ hai tài liệu bị nấm mốc, ố vàng, giịn Tiêu chí thứ ba tài liệu bị rách mối xông, côn trùng gặm nhấm, ghim sắt, nhàu nát, rách mép Đối với tài liệu giấy bị rách thường thực nghiệp vụ bồi tài liệu mặt hai mặt để đảm bảo tài liệu gia cố, ổn định Nguyên tắc tu bổ, phục chế tài liệu 3.1 không làm sai lệch nội dung hình thức so với nguyên trạng ban đầu tài liệu Nguyên tài liệu tức hình thái tài liệu gốc Để đảm bảo giữ nguyên vẹn đặc trưng thời kỳ lịch sử tạo tài liệu với mục đích xác minh thơng tin hình thức ( bao gồm: màu sắc, kích thước, hình dạng vật mang tin) tài liệu Ngược lại, để đảm bảo nguồn thông tin đáng tin cậy, làm tu bổ, phục chế tuyệt đối không sửa chữa, thay đổi nội dung tài liệu Nguyên tắc phục chế tài liệu “ không tự ý thêm thông tin vào tài liệu, khơng có tài liệu khác dẫn chiếu, chứng minh để phục chế” tức “ không làm sai lệch nội dung tài liệu” đưa phục chế Nguyên tắc đưa nhằm đảm bảo tính xác, độ tin cậy giá trị thông tin tài liệu sau phục chế 3.2 Đảm bảo tính xác tài liệu tu bổ, phục chế Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ Quyết định số 246/QD – LTNN ngày 17/12/2002 CỤC Lưu trữ Nhà nước quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ Quyết định số 146/QD-VTLTNN ngày 26/6/2014 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình bồi tài liệu giấy phương pháp thủ cơng ( bãi bỏ quy trình chi tiết bồi tài liệu theo Quyết định 246/QD-LTNN) Bước 1: Kiểm tra lựa chọn tài liệu Bước 2: Giao nhận tài liệu Bước 3: Kiểm tra xác định thực trạng ban đầu tài liệu định biện pháp tu bổ Bước 4: Tháo gỡ, ghim, kẹp, khâu tài liệu Bước 5: Bóc tài liệu dính bết Bước 6: làm phẳng tài liệu Bước 7: Tẩy vết ố bẩn tài liệu Bước 8: Khử nấm mốc Bước 9: Khử axit Bước 10: Vệ sinh tài liệu Bước 11: Thực kỹ thuật tu bổ tài liệu Bước 12: Kiểm tra nghiệm thu Bước 13: Bàn giao, vận chuyển xếp tài liệu vào kho Máy móc, thiết bị dùng tu bổ TLLT Máy khử axit C900-3 phục vụ cho công tác khử axit ướt Máy Chemcao Filter phục vụ cho công tác khử axit khô Tủ khử trùng EXPM6 phục vụ cho công tác khử trùng Máy làm vệ sinh tài liệu Máy ép thủy lực Máy ép nóng chân khơng 89 Máy The Book & Document Leafcaster phục vụ cho công tác bồi tài liệu máy Bộ dụng cụ vệ sinh tài liệu như: chổi lông ngựa, chổi lông cừu cán tre, chổi lơng cừu cán gỗ, bay bóc, tách tài liệu chuyên dụng, khay đựng ghim, kẹp, dụng cụ tháo gỡ ghim, kẹp, dao bóc, tách tài liệu chuyên dụng, lăn, bình phun nước Các dụng cụ phụ trợ khác: máy đo độ dày giấy, vải, cân điện tử, máy bóc tách tài liệu nước, bàn là, máy đo độ Ph đèn tia cực tím soi nấm mốc, máy bóc tách nhiệt Bộ dụng cụ bồi tài liệu theo phương pháp thủ công bao gồm: cân tiểu điện tử, bát đựng hồ chổi quét hồ Máy đo độ Ph Phương pháp thủ công Bồi tài liệu tay: Áp dụng cho tài liệu có tình trạng vật lý yếu tài liệu bị giịn, dễ gãy nát, ngồi ra, tài liệu không chịu nước sử dụng phương pháp bồi tài liệu tay Tùy thực tế mà ta bồi hai mặt Bồi viền mép tài liệu: áp dụng cho tài liệu in ánh sáng in giấy troky, tài liệu bị hư hỏng cạnh Vá dán tài liệu truyền thống: áp dụng cho tài liệu có tình trạng vật lý cịn tốt, bị rách mép ngồi có lỗ thủng bề mặt Nguyên tắc sử dụng giấy phải có chất liệu, màu sắc với vạt mang tin gốc Quy trình phục chế tài liệu lưu trữ Lựa chọn tài liệu cần phục chế ( tài liệu quý, hiếm) Chọn vật liệu phù hợp với tài liệu phục chế Bồi Phục chế nội dung tài liệu Phơi khô tài liệu Ép phẳng tài liệu Kiểm tra nghiệm thu Bàn giao, vận chuyển tài liệu xếp vào kho ... trình phục chế tài liệu lưu trữ Lựa chọn tài liệu cần phục chế ( tài liệu quý, hiếm) Chọn vật liệu phù hợp với tài liệu phục chế Bồi Phục chế nội dung tài liệu Phơi khô tài liệu Ép phẳng tài liệu. .. TU BỔ, PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm tu bổ, phục hế tài liệu lưu trữ Tu bổ tài liệu lưu trữ trình thực biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm kéo dài tu? ??i thọ tài liệu có nguy bị hư hỏng Tài liệu. .. tác bảo quản tài liệu lưu trữ 3.5 Đảm bảo sở vật chất cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lập bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ Điều Luật lưu trữ 4.1.Khái niệm: Bản bảo hiểm tài liệu lưu trữ từ tài