TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Câu Nêu mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phương diện trị? Lấy ví dụ minh họa? TRẢ LỜI: - Tài liệu lưu trữ nước ta với tư cách sản phẩm đấu tranh giai cấp chống thù giặc ngoài, sử dụng hợp lý đóng góp phần lớn vào nhiệm vụ đấu tranh trị, đấu tranh ngoại giao sau - Tài liệu lưu trữ nhiều trường hợp loại chứng lịch sử chứng có sức thuyết phục lớn lao, có tính pháp lý hiển nhiên chủ quyền lãnh thổ đất nước, đường biên giới quốc gia hình thành lịch sử, phục vụ việc cắm mốc biên giới phía Bắc Tây Nam tổ quốc (quần đảo hoàng sa, Trường sa) Các đồ thời nhà Nguyễn, đồ thực dân Pháp… - Là chứng tố cáo âm mưu, tội ác chiến tranh thực dân Pháp đế quốc Mỹ Các tài liệu điều tra, khảo sát, thăm dò tài nguyên thiên nhiên vùng đồng bắc bộ, tài liệu điều tra khảo sát lòng hồ song Đà… tố cáo Pháp Mỹ khia thác thuộc địa, bóc lột kinh tế Câu nước ta, án chế độ hực dân Pháp Nêu mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phương diện kinh tế? Lấy ví dụ minh họa? TRẢ LỜI: - Là sở để tiến lập quy hoạch phát triển kinh tế Căn cú vào tài liệu chủ trương, dường lối phát triển kinh tế để tổng kết, rút kinh nghiệm Căn cú vào đặc điểm vừng lãnh thổ để quy hoạch phát triển kinh tế; - Là sở để xem lại thiết kế, tính tốn kỹ thuật; - sở để tìm kiếm, khai thác tài nguyên thiên nhiên vào vẽ, báo cáo thăm dò tài nguyên ; - Để sửa chữa, cải tạo khơi phục cơng trình bị tàn phá Câu chiến tranh thiên tai Nêu mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phương diện văn hóa? Lấy ví dụ minh họa? TRẢ LỜI: Tài liệu lưu trữ với tư cách loại di sản văn hóa đặc biệt đân tộc cung cấp nhiều tri thức văn hóa khác nhau, sử dụng để tổng kết kinh nghiệm đấu tranh cách mạng nhân dân ta, tuyên truyền, giáo dục chủ nghĩa anh hùng cách mạng, trau dồi văn hóa, xây dựng người Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin hoạt động thành tựu đạt hoạt động văn hóa nghiên cứu khoa học, văn học nghệ thuật; Là để nghiên cứu, phê bình lĩnh vực văn hóa từ đưa C lâu chủ trương, đường lối, sách phát triển văn hóa Nêu mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phương diện khoa học? Lấy ví dụ minh họa? TRẢ LỜI: - Là sở để tạo phát minh sáng chế mới; - Là sở để phát triển đề tài nghiên cứu khoa học (là nguồn tài liệu tham khảo, phát triển đề tài mới); - Là nguồn sử liệu có giá trị làm để nghiên cứu lịch sử phát triển xã hội loài người, dân tộc, ngành; - Dựa vào tài liệu khí tượng thủy văn để nghiên cứu rút quy luật tự nhiên thời tiết để chủ động gieo trồng loại thích hợp cho Câu suất cao Phân tích khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ? TRẢ LỜI: “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu, giải nhiệm vụ hành quan tổ chức cá nhân” Thông tin tài liệu lưu trữ thông tin q khứ có độ xác cao, có giá trị nhiều mặt phát huy hết vai trị khai thác sử dụng; Câu Phân tích mục đích việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ? TRẢ LỜI: “Để biến thông tin khứ tài liệu lưu trữ thành thơng tin bổ ích phục vụ u cầu nghiên cứu phát triển kinh tế văn hóa, khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử” Tài liệu lưu trữ khơng phục vụ KTSD giá trị khơng dược phát huy TCKTSD tốt giúp phát huy giá trị tài liệu phương diện phục vụ nhu cầu khác Câu đời sống xã hội Trình bày ý nghĩa việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ? Cho ví dụ minh họa? TRẢ LỜI: Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mục tiêu cuối công tác lưu trữ Công tác lưu trữ chuỗi quy trình nghiệp vụ nhằm mục đích cuối tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, đưa thông tin tài liệu lưu trữ đến với độc giả để đáp ứng nhu cầu khác phương diện đời sống đặc biệt nghiên cứu khoa học lịch sử Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ động lực mạnh mẽ thúc đẩy khâu nghiệp vụ lưu trữ phát triển Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phát triển, nhiều độc giả tới khai thác, sử dụng tài liệu đặt yêu cầu phát triển nghiệp vụ trước Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sở để đánh giá quy trình nghiệp vụ lưu trữ trước Đánh giá thu thập có đầy đủ, xác khơng? XĐGT có xác khơng? Tổ chức tài liệu , xây dựng công cụ thống kê khoa học, dễ tra tìm hay chưa? Bảo quản tài liệu có tốt khơng Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu có tác dụng thiết thực việc tiết kiệm thời gian, công sức, tiền cho nhà nước nhân dân Tổ chức KTSD tài liệu lưu trữ có hiệu biến giá trị tiềm tài liệu lưu trữ thành cải vật chất phục vụ cho xã hội Ví dụ sửa chữa, cải tạo cơng trình xay dựng Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cầu nối lưu trữ với xã hội nhân dân, tăng cường vai trị xã hội cơng tác lưu trữ Thông qua tổ chức KTSD tài liệu lưu truwxphats huy giá trị phục vụ nhu cầu khác xã hội, tuyên truyền, giáo dục truyền thống, đưa công tác lưu trữ đến gần với nhân dân, phục vụ thiết thực cho đời sống nhân dân Ví dụ thông qua triển lãm văn miếu QTG giúp nhan dân hiểu thêm truyền thống giáo dục Việt Nam Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho kho lưu trữ từ tạo nên nguồn động viên hữu hiệu Câu cho cán ngành lưu trữ Phân biệt khác sử dụng tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng TLLT tổ chức khai thác, sử dụng TLLT? Sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động độc giả, người có nhu cầu tìm tin, sử dụng thơng tin tài liệu để phục vụ cho mục đích khác Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động người làm lưu trữ: Lấy tài liệu kho để phục vụ độc giả có u cầu, mang tính bị động Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động người làm lưu trữ khai độc giả chưa có u cầu tìm tin cán lưu trữ vào tiềm thông tin tài liệu để kích thích nhu cầu tìm tin độc giả, hoạt động mang tính chủ động, đại, phù hợp với xu phát triển chung Những hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT áp dụng lưu trữ quan? Xác định rõ đâu hình thức chủ động, đâu hình thức bị động lưu trữ quan? Hình thức chủ động: Triển lãm tài lệu lư trữ, tổ chức hội thảo chuyên đề, tham quan kho lưu trữ, xây dựng phim ảnh lịch sử quan Hình thức bị động: Tổ chức KTSD tài liệu phòng đọc, cấp sao, chứng thực lư trữ, cho mượn tài liệu Những hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ áp dụng lưu trữ lịch sử? Xác định rõ đâu hình thức chủ động, đâu hình thức bị động lưu trữ lịch sử? Hình thức chủ động: Thông báo, giới thiêu TLLT phương tiện thông tin truyền thông, Triển lãm tài liệu lưu trữ, công bố tài liệu, xuất ấn phẩm, biên soạn sách chuyên khảo, xây dựng phim, ảnh, băng đĩa ghi âm ghi hình, sưu tập ảnh theo chuyên đề, tổ chức hội thảo chuyên đề, tham quan kho, trung tâm lưu trữ, cung cấp dịch vụ lưu trữ Hình thức bị động: Tổ chức KTSD TLLT tai phịng đọc, cấp sao, chứng thực lưu trữ, cho mượn tài liệu lưu trữ Nêu tên văn hành quy định thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT? Luật Lưu trữ 2011 điều 31, khoản điều 33 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ điều 16, 17 Thôg tư số 10/2014/TT-BNV nhày 1/10/2014 Bộ Nội vụ quy định sử dụng tài liệu tài phòng đọc lưu trữ lịch sử Nêu tên văn hành quy định trách nhiệm quan, tổ chức việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Khoản điều 29, khoản điều 33 Luật Lưu trữ 2011 ; Khoản điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ ; Khoản 1, Điều Thôg tư số 10/2014/TT-BNV ngày 1/10/2014 Bộ Nội vụ quy định sử dụng tài liệu tài phòng đọc lưu trữ lịch sử Nêu tên văn hành quy định quyền nghĩa vụ đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ? Luật lưu trữ 2011: Khoản 1, Điều 29, khoản Điều 30 khoản 1,3 điều 34; Thôg tư số 10/2014/TT-BNV ngày 1/10/2014 Bộ Nội vụ quy định sử dụng tài liệu tài phòng đọc lưu trữ lịch sử: Khoản Điều 3, khoản Điều 7, Điều 8, Khoản 1,2,3 Điều Nêu tên văn hành quy định giải mật tài liệu lưu trữ? Khoản 3, Điều 30 Luật Lưu trữ 2011 Điểm c, điểm d khoản điều 11 pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000; Quy định số 212-QĐ/TW giải mật tài liệu quan, tổ chức trước nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng tài liệu kho Lưu trữ trung ương đảng; Điều 12, 13 Thông tư số: 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 07 năm 2015 Bộ công an hướng dẫ thực số điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Thơng tư số 05/2014/TT-BNV ngày 23 tháng năm 2014 Bộ Nội vụ Quy định mức kinh tế - kỹ thuật giải mật tài liệu lưu trữ; Tại phải đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác sử dụng Việt Nam: Do tài liệu PLT quốc gia Việt Nam có giá trị nhiều mặt; Nhu cầu KTSD ngày cáng cao; Các hình thức áp dụng cịn tồn nhiều hạn chế; Chính sách tiếp cận thông tin mở rộng; Bắt kịp với xu tất yếu giới thơi đại CHƯƠNG 2: CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI TỔ CHỨC LIỆU LƯU TRỮ ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Là hình thức áp dụng phổ biến KHAI tất lưu trữ THÁC SỬ YÊU CẦU ĐỐI VỚI PHỊNG ĐỌC: DỤNG TÀI Về quy mơ: Căn vào quy mô kho lưu trữ, giá trị tài LIỆU LƯU liệu đối tượng khai thác sử dụng Các lưu trữ lịch sử có quy mơ TRỮ TẠI lớn, tài liệu có giá trị lịch sử phổ biến rộng rãi, đối tượng khai thác PHÒNG sử dụng đơng đảo độc giả ngồi nước, số lượng người ĐỌC (hình khai thác năm lớn phịng đọc có quy mơ lớn Các lưu trữ thức bị động, quan có quy mơ nhỏ, tài liệu chủ yếu có giá trị thực tiễn, đối áp dụng tượng khai thác chủ yếu cán bộ, công chức, viên chức, nhân lưu trữ viên quan, số lượt khai thác năm khơng lớn khơng quan lưu phố trí phịng đọc riêng mà bố trí phịng làm việc cán trữ lịch sử) văn thư – lưu trữ Về địa điểm: Phòng đọc cần đặt nơi có khơng gian thống mát, đủ ánh sáng, rộng rãi thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu Về trang thiết bị: Trang thiết bị phòng đọc cần phải trang bị phù hợp với loại hình tài liệu để đảm bảo cho độc giả tra tìm nhanh chóng, khai thác dễ dàng, tăng suất lao động.Trang thiết bị phòng đọc bao gồm bàn, ghế, quạt, điều hòa, giá tủ để tài liệu công cụ tra cứu.Trong kho lưu trữ bảo quản nhiều loại hình tài liệu với nhiều kích cỡ, chất liệu khác đòi hỏi phải cung cấp trang thiết bị khai thác phù hợp Ngồi cơng cụ tra cứu cịn cần bố trí thêm cơng cụ tra cứu bổ trợ tập san, ấn phẩm kinh điển, tạp chí chuyên ngành liên quan đến chức năng, nhiệm vụ kho lưu trữ, văn đạo đảng nhà nước… Ngoài cịn cần có nội quy phịng đọc để độc giả thực nghiêm túc quy định bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ khai khai thác, sử dụng (Trong nội quy cần quy định rõ thời gian phục vụ, quyền nghĩa vụ độc giả, quy trình khai thác sử dụng, nghĩa vụ cán phụ trách phòng đọc…) Nhiệm vụ cán phụ trách phòng đọc: Tại phòng đọc lưu trữ lịch sử bố trí cán lưu trữ chun trách có nhiều năm kinh nghiệm, phịng dọc lưu trữ quan bố trí cán văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm Tùy vào đặc điểm cụ thể phòng đọc mà số lượng công việc cán phụ trách phong đọc tăng lên giảm xuống, chủ yếu nhiệm vụ sau: Tiếp nhận độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu; Làm thẻ độc giả; Thực thủ tục phục vụ đôc giả KTSD tài liệu; Hướng dẫn độ giả sử dụng công cụ tra cứu; Quản lý tài liệu đưa phục vụ; Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý, phục vụ độc giả; Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu phòng đọc độc giả Nghĩa vụ độc giả: Xuất trình giấy tờ tùy thân giấy tờ có liên quan khác (Các độc giả KTSD mục đích cơng vụ cần xuất trình chứng minh nhân dân/hộ chiếu, giấy giới thiệu, đơn đề nghị quan tổ chức; Các độc giả nghiên cứu muc đích cá nhân phải xuất trình CMND, đơn xị KTSD có xác nhận quyền địa phương nơi cư trú; Độc giả nước cần xuất trình hộ chiếu, bảo lãnh quan có thẩm quyền đơn xin KTSD tài lệu); Thực nghiêm túc thủ tuc quy định nhà nước, quan lưu trữ; Bảo vệ an tồn tài liệu; Khơng tẩy xóa, đánh dấu, viết vẽ bậy lên tài liệu, không làm rách, nhàu, đảo lộn trật tự xếp tài liệu; Trả phí, lệ phí KTSD theo quy định ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ: Tại lư trữ quan chủ yếu phục vụ cán cong chức viên chức quan quan đơn vị trực thuộc Tại lư trữ lịch sử phục vụ đông đảo độc giả ngồi nước QUY TRÌNH PHỤC VỤ: Bước 1: Độc giả xuất trình chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy giới thiệu, văn đề nghị Bước 2: Cán phòng đọc hướng dẫn độc giả điển đầy đủ thông tin vào phiếu đăng ký khai thác sử dụng tài liệu Bước 3: Cán phòng đọc tiến hành đăng ký độc giả vào sổ đăng ký độc giả, hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra cứu ghi thông tin vào phiếu yê cầu đọc tài liệu Bước 4: Cán phịng đọc trình hồ sơ đăng ý KTSD tài liệu độc giả cho người có thẩm quyền phê duyệt Bước 5: Trên sở phê duyệt người có thẩm quyền, cán phòng đọc tiến hành xuất tài khỏi kho để phục vụ độc giả Bước 6: Độc giả kiểm tra tài liệu ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu ƯU ĐIỂM: Đối với độc giả: Có thể lúc KTSD nhiều tài liệu đồng thời bổ sung tài liệu phát sinh trình nghiên cứu; Có hội tra cứu, tham khảo tài liệu bổ trợ tư liệu, xuất phẩm; Được trực tiếp tiếp xúc với gốc tài liệu, nghiên cứu nội dung hình thức; Được mở rộng thành phần tài lệu lưu trữ cần tra cứu; Được tiếp xúc trục tiếp với cán phong đọc tạo điều kiện để hướng dẫn, giải đáp thắc mắc Đối với quan lưu trữ: Khi tổ chức tốt công tác KTSD TLLT phong đọc tạo thuận lợi cho quan có điều kện bảo vệ an toàn tài liệu, tránh mát, thất lạc vật mang tin nội dung thơng tin; Tạo điều kiện để cán phịng đọc chủ động thông tin giới thiệu tài liệu có liên quan cho đọc giả HẠN CHẾ: Đối với độc giả: Hạn chế thời gian (Phòng đọc phục vụ hành cịn độc giả đơi cần nghiên cứu thời gian dài, thủ tục để KTSD tài liệu tốn nhiều thời gian); Hạn chế khoảng cách địa lý (Những độc giả xa kho lưu trữ cần di chuyển nhiều thời gian, chi phí) Đối với quan lưu trữ: Trong thời điểm mang tài liệu đến phục vụ nhiều độc giả; Việc tiếp xúc nhiều lần với gốc gây ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu; Hạn chế độc giả, người đến tận kho có hội khai thác tài THƠNG liệu MỤC ĐÍCH: BÁO, GIỚI Để thông báo giới thiệu cho độc giả biết tài liệu lưu trữ có giá THIỆU trị bảo quản kho, TTLLT, làm tăng tri thức cho đối TLLT TRÊN tượng quan tâm nói riêng tồn dân nói chung Để độc giả nắm CÁC thành phần, nội dung tài liệu từ có kế hoạch khai thác sử PHƯƠNG dụng ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Chỉ áp dụng cho lưu trữ lịch sử ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ: Đơng đảo quần chúng nhân dân, đặc TIỆN THƠNG TIN biệt đối tượng tiềm TTLT CÁC LOẠI THÔNG BÁO GIỚI THIỆU TRUYỀN Bản giới thiệu tổng quát tài liệu lưu trữ: dùng để giới thiệu tổng THƠNG qt thơng tin TLLT (tên gọi, tác giả, thời gian địa điểm (hình thức bị sản sinh, độ tin cậy, ngơn ngữ, tình trạng vật lý, nội dung khái quát động áp địa tra tìm), Phơng lưu trữ sưu tập lưu trữ (tên dụng cho lưu phông/STLL, thời gian bắt đầu kết thúc, thành phần, nội dung tài trữ lịch sử) liệu địa tra tìm) Ví dụ: Mộc Triều Nguyễn - Đề mục tổng quan, Tuyên truyền cách mạng trước năm 1945 - Sưu tập tài liệu lưu trữ Bản thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chun đề: Dùng để thơng báo tóm tắt cho người nghiên cứu tài liệu bảo quản KLT có liên quan đến chủ đề định Ví dụ: Chiến tranh Đơng Dương qua tiếng nói binh lính Pháp Bản Mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề: Là liệt kê tài liệu lưu trữ phông chuyên đề định (Nội dung bao gồm tên loại chuyên đề; lời giới thiệu; tiêu để, thời gian số lưu trữ HS, TL; thơng tin mục lục hình thức sử dụng tài liệu chuyên đề, thời gian 10 hồn thành, địa biên soạn…) Ví dụ: Mục lục Châu triều Nguyễn - Tập II QUY TRÌNH THỰC HIỆN: Bước 1: Chọn chủ đề hình thức thông báo giới thiệu Bước 2: Sưu tầm lựa chọn tài liệu để thông báo, giới thiệu Bước 3: Biên soạn thông báo giới thiệu Bước 4: Biên tập tài liệu để thông báo, giới thiệu Bước 5: Giới thiệu nội dung phương tiện thông tin đại chúng, gửi qua đường bứu điện gửi trực tiếp đến đối tượng tiểm YÊU CẦU: Phải giới thiệu tài liệu lưu trữ có giá trị phát phòng kho lưu trữ; Nội dung phải thể rõ tính thời sự, thơng tin phục vụ đắc lực cho nhu cầu xã hội ƯU ĐIỂM: Là hình thức chủ động quan lưu trữ nhằm thống báo, giới thiệu tài liệu có giá trị bảo quản kho chưa nhiều người biết đến; làm tăng tri thức cho đối tượng quan tâm nói riêng đơng đảo quần chúng nói chung HẠN CHẾ: Khả đáp ứng nhu cầu độc giả nhỏ đặc biệt so với hình thức TCKTSD phịng đọc CUNG CẤP KHÁI NIỆM: Khoản điều 33 luật lưu trữ quy định: Chứng thực BẢN SAO, lưu trữ xác nhận quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử nội BẢN dung thông tin tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan CHỨNG Lưu trữ lịch sử quản lý ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Ở tất lưu trữ bao gồm LTCQ THỰC TÀI LIỆU LƯU TRỮ (hình thức bị động áp dụng LTLS ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ: Những đối tượng có nhu cầu sử dụng tài liệu để đối chứng, xác minh việc xảy khứ bị chứng cần dựa vào tài liệu lưu trữ LTCQ chứng nhận quan lưu trữ CÁC HÌNH THỨC: Cấp chứng thực sao, trích tài liệu lưu LTLS) trữ (Chứng thực chụp nguyên văn tài liệu phần tài 11 liệu cách chụp, in từ số hóa); Cấp chứng thực nội dung tài liệu lưu trữ (Chứng thực nội dung thông tin tài liệu lưu trữ sử dụng để tạo nên tài liệu khác) Bản gồm chứng thực không chứng thực tùy theo yêu cầu độc giả Chứng thực lưu trữ gồm hình thức chứng thực nguyên văn toàn tài liệu chứng thực phần nội dung thông tin tài liệu Chia theo nội dung gồm chứng thực tiểu sử chứng thực theo chuyên đề Hồ sơ thực chứng thực bảo quản 20 năm (gồm phiếu yêu cầu chứng thực lưu chứng thực tài liệu) QUY TRÌNH: Bước 1: Người có nhu cầu cấp sao, chứng thực lưu trữ điền đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu tài liệu (phụ lục 6) phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (phụ lục 8) Bước 2: Nếu phiếu yêu cầu sao, chứng thực lưu trữ duyệt, cán phòng đọc tiến hành xác minh nguồn gốc địa tài liệu: tờ số, hồ sơ số, mục lục số, phông số Bước 3: Cán phòng đọc ghi yếu tố vào dấu chứng thực tài liệu lưu trữ Bước 4: Cán phịng đọc trình lãnh đạo ký đóng dấu quan ƯU ĐIỂM: Hình thức phục vụ cho quan tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để xác minh, đối chiếu việc xảy khứ bị chứng cần phải sử dụng tài liệu lưu trữ chứng thực quan lưu trữ HẠN CHẾ: Thủ tục cấp sao, chứng thực đòi hỏi nhiều TRIỂN thời gian SO SÁNH TRƯNG BÀY VÀ TRIỂN LÃM: LÃM TÀI Giống nhau: Nhằm giới thiệu tài liệu lưu trữ cho độc giả, phát huy LIỆU LƯU giá trị tài liệu 12 TRỮ (Hình Khác nhau: Trưng bày cơng việc thường xuyên tổ chức thức chủ quan trực tiếp quản lý tài liệu, vị trí trưng bày động chủ yếu phòng đọc sảnh nơi có nhiều người qua lại, trí lối áp dụng trời, tài liệu trưng bày thường tài liệu sưu tầm lưu trữ lịch cơng bố lần đầu có tính độc đáo Triển lãm thường tổ chức sử, lưu trữ nhân kiện trọng đại, chủ đề mang tính thời sự, vị trí triển quan lãm phải có khơng gian rộng rãi , triển lãm mang tính khao học sử dụng thẩm mỹ cao, triển lãm thực thời gian có định kiện trọng Ví dụ: 02/12/2015, Hà Nội, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - đại Bộ Nội vụ, tổ chức Lễ khai mạc Triển lãm tài liệu lưu trữ "Triều Nguyễn với việc biên soạn sử qua Châu bản, Mộc - Di sản tư liệu giới" trụ sở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Triển lãm trực tuyến 40 năm giải phóng miền nam thống đất nước, 125 năm ngày sinh chủ tịch Hồ Chí Minh, 70 năm cách mạng tháng quốc khánh mùng tháng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ví dụ: Để kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội Sáng ngày 28/9, Cơ quan Đại diện TTXVN TP.HCM triển lãm ảnh TP.HCM hướng Hà Nội - Thủ đô ngàn năm văn hiến khai mạc, với 100 ảnh chụp từ khoảng 1945 MỤC ĐÍCH CỦA TRIỂN LÃM: Tuyên truyền giáo dục truyền thống yêu nước, chủ nghĩa anh hùng cách mạng, cơng đấu tranh giải phóng xây tộc xây dựng đất nước; Giới thiệu lịch sử Đảng, lịch sử quan tổ chức, quan hệ hợp tác nước ta với nước giới Giới thiệu đến độc giả tài liệu phát hiện, có giá trị có tính độc đáo ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Chủ yếu LTLS, cịn LTCQ áp dụng 13 ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ: Hướng tới đông đảo quần chúng nhân dân, người có hội đến KLT để nghiên cứu, KTSD tài liệu YÊU CẦU ĐỐI VỚI TRIỂN LÃM: Phải có chủ đề tư tưởng rõ ràng, phục vụ nhiệm vụ trj, thời đảng nhà nước, quan tổ chức, kỷ niệm ngày lễ lớn dân tộc, ngày sinh chủ tịch Hồ Chí Minh nhân vật lịch sử tiêu biểu Triển lãm phải đảm bảo tính khoa học nghệ thuật, làm bật chủ đề thu hút ý độc giả CÁC HÌNH THỨC TRIỂN LÃM: Triển lãm thường xuyên, định kỳ, cố dịnh, lưu động Các triển lãm LTLS quan tổ chức kết hợp giữ lưu trữ quan khác QUY TRÌNH TỔ CHỨC TRIỂN LÃM: Bước 1: Chọn chủ đề triển lãm (Chủ đề mang tính thời sự, thiết thực, thu hút ý công chúng); Bước 2: Lập kế hoạch triển lãm (Nêu rõ mục đích, ý nghĩa, nội dung, biện pháp tổ chức, dự trù kinh phí, nhân lực, vật lực…); Bước 3: Sưu tầm lựa chọn tài liệu để triển lãm (Là tài liệu có giá trị độc đáo, liên quan mật thiết với chủ đề kèm lời thuyết minh); Bước 4: Lập phương án trung bày triển lãm (Chỉ rõ vị trí xếp tài liệu theo phương án đinh); Bước 5: Trình bày mỹ thuật cho triển lãm: Đảm bảo tính khoa học tính nghệ thuật, tạo thu hút cho độc giả, làm bật chủ đề triển lãm Bước 6: Thuyết minh triển lãm: Thuyết minh viết để giới thiệu thêm chi tiết tài liệu thuyết minh lời ƯU ĐIỂM: Triển lãm ảnh hình thức chủ động phổ biến 14 lưu trữ áp dụng lúc giới thiệu loạt ảnh nói nhiều chủ đề khác nhau, có ảnh hưởng sâu đến độc giả HẠN CHẾ: Hình thức địi hỏi phải đầu tư thời gian, công sức, sở vật chất, chuẩn bị địa điểm, nhân lực để tổ chức thành cơng Sức ảnh hưởng sâu khơng rộng đối tượng tham gia CƠNG người quan tâm đến chủ đề người mời BỐ MỤC ĐÍCH XUẤT BẢN ẤN PHẨM: TÀI LIỆU Làm sáng tỏ kiện, tượng lịch sử qua thời kỳ lịch sử LƯU TRỮ khác nhau, đặc biệt công bố tài liệu lưu trữ đảng, nhà (Xuất ấn nước chủ tịch Hồ Chí Minh làm rõ chủ trương, phẩm) Đây đường lối, sách cách mạng nước ta thời kỳ, hình thức làm phong phú thêm hệ thống lý luận cách mạng giới chủ động Góp phần tích cực vào việc bảo vệ chủ quyền, an ninh quốc gia; áp Góp phần vào việc giáo dục truyền thống cách mạng; dụng lưu Gắn hoạt động lưu trữ với xã hội, tạo điều kiện cho hoạt trữ lịch sử động lưu trữ phát triển; Góp phần phục vụ lợi ích đáng nhân dân ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Các lưu trữ lịch sử CÁC HÌNH THỨC XUẤT BẢN ẤN PHẨM: Xuất ấn phẩm phổ thông: hướng đến quảng đại quần chúng nhân dân Ví dụ Nhật ký Đặng Thùy Trâm, Nguyễn Văn Thạc Xuất ấn phẩm giáo khoa: Hướng tới người học lĩnh vực định; Xuất ấn phẩm hàn lâm: Hướng tới người nghiên cứu chuyên sâu Ví dụ: Hiệp định Pari qua tài liệu quyền Sài Gịn, Sưu tập sổ Hán Nơm Nam QUY TRÌNH THỰC HIỆN: Bước 1: lựa chọn chủ đề để xuất ấn phẩm hướng tới mục đích trị, thời 15 Bước 2: Sưu tầm, lựa chọn tài liệu Bước 3: Truyền đạt văn tài liệu Bước 4: Biên tập hệ thống hóa tài liệu để cơng bố Bước 5: Xây dựng công cụ tra cứu xuất phẩm ƯU ĐIỂM: Tạo điểu kiện cho độc giả tra tìm, khai thác sử dụng cách nhanh tài liệu theo chủ đề; Cơ quan lưu trữ dựa nguồn tài liệu sẵn có quan nhu cầu xã hội để xuất ấn phẩm thiết thực HẠN CHẾ: Tiêu tốn nhiều thời gian biên soạn kinh phí xuất CÁC HÌNH Cho mượn tài liệu lưu trữ: Đây hình thức có tính rủi cao THỨC TỔ Trước cho mượn gốc, TLLT cần phải chụp CHỨC lại Khi cho mượn cần tiến hành thủ tục mượn có chữ ký KHAI bên mượn tài liệu Biên soạn sách chuyên khảo (hình thức chủ động áp dụng tài THÁC SỬ DỤNG KHÁC lưu trữ lịch sử): Gần giống xuất phẩm, biên soạn chủ đề định phục vụ nghiên cứu chuyên sâu Xây dựng phim, ảnh, ghi âm, băng đĩa, sưu tập ảnh theo chuyên đề: Đây hình thức chủ động chủ yếu áp dụng lưu trữ lịch sử mang tính kích cầu tài liệu nghe nhìn Tổ chức hội thảo chuyên đề: Là hình thức chủ động thường sở đào tạo Cục VTLTNN tổ chức vấn đề định Những người tham dự biến địa bảo quản tài liệu liên quan đến chuyên đề Tổ chức tham quan quan lưu trữ: Do sở đào tạo quan lưu trữ phối hợp tổ chức Cung cấp dịch vụ lưu trữ triển làm trực tuyến, cung cấp KHÁI thông tin tài liệu lưu trữ qua hợp đồng qua internet Vấn đề tiếp cận thông tin đươc đặt từ sớm vào khoảng kỷ QUÁT TÌNH TCN Aten HÌNH TỔ Quyền khai thác thơng tin quy định hiến pháp CHỨC pháp luật hầu hết quốc gia giới: Ví dụ Luật lưu 16 KHAI trữ Pháp năm 1794 “công dân biết thơng tin tài THÁC SỬ liệu lưu trữ quốc gia chịu trả tiền” tuyên ngôn nhân DỤNG TÀI quyền liên hợp quốc năm 1948 LIỆU TRÊN Bên cạnh vấn đề quyền thơng tin hình thức tổ chức THẾ GIỚI KTSD ngày đa dạng hóa đáp ứng nhu cầu độc giả: Tổ chức KTSD phòng đọc; Tăng cường giải mật tài liệu; thông báo giới thiệu TLLT phương tiện thông tin truyền thông; Cấp sao, chứng thực lưu trữ; Triển lãm tài liệu lưu trữ; Công bố tài liệu lưu trữ; Cho mượn tài liệu; Biên soạn sách chuyên khảo; Xây dựng phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, sưu tập ảnh chuyên đề; Tổ chức hội thảo chuyên đề, tham quan quan lưu trữ, cung cấp thông tin tài liệu qua mạng nội bộ, mạng diện rộng, qua hợp đồng; Tổ chức ngày lưu trữ, mở diễn đàn văn học lưu trữ, mở cửa hàng trực tuyến cung cấp thông tin TLLT (Mỹ), Ngày thứ uống cà phê xem phim lưu trữ (Hàn Quốc), mở chuyên mục tìm hieur lịch sử gia đình (Úc) Phần lớn lưu trữ đảm bảo quyền tự tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ, đông thời cơng khai việc thu phí, danh mục KHÁI tài liệu hạn chế khai thác phải đươc phủ cơng bố Tiếp cận thông tin nhu cầu thời đại, quyền tiếp cận QT TÌNH thơng tin xã hội có giai cấp đối kháng bị hạn chế HÌNH TỔ Tuy nhiên chế độ XHCN quyền CHỨC người (Điều 25 hiếp pháp 2013 quy định “Cơng dân có quyền tự KHAI ngơn luận, tự báo chí, tiếp cận thơng tin, hội họp, lập hội, biểu THÁC SỬ tình Việc thực quyền pháp luật quy định.” Diều 29 DỤNG TÀI Luật Lưu trữ quy định “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử LIỆU TẠI dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch VIỆT NAM sử nhu cầu đáng khác.” Các hình thức tổ chức KTSD ngày đa dạng hóa: Tổ chức KTSD phịng đọc; thơng báo giới thiệu TLLT phương 17 tiện thông tin truyền thông; Cấp sao, chứng thực lưu trữ; Triển lãm tài liệu lưu trữ; Công bố tài liệu lưu trữ; Cho mượn tài liệu; Biên soạn sách chuyên khảo; Xây dựng phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, sưu tập ảnh chuyên đề; Tổ chức hội thảo chuyên đề, tham quan quan lưu trữ, cung cấp thông tin tài liệu qua mạng nội bộ, mạng diện rộng, qua hợp đồng Tuy nhiên hình thức chưa tương xứng với giá trị tiềm PLT Quốc gia Việt Nam CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ CÔNG TÁC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Phân tích khái niệm quản lý cơng tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ? Quản lý công tác KTSD tài liệu lưu trữ việc theo dõi kết khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ hoạt động quản lý hoạt động nhiệp vụ Thứ nhất, theo dõi kết (đối tượng khai thác sử dụng ai, nhu cầu khai thác chủ yếu vấn đề gì, số lượng tài liệu đưa phục vụ, số lượt đưa phục vụ tài liệu, cung cấp sao, chứng thực…) KTSD TLLT hình thức (Tổ chức KTSD TLLT phịng đọc, thơng báo giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin, truyền thông, cung cấp sao, chứng thực lưu trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ, công bố tài liệu lưu trữ, xuất ấn phẩm…) Thứ hai, quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho cơng tác quản lý (nắm xác kết KTSD, tổng kết rút kinh nghiệm nhân diện khách hàng khả đáp ứng nhu câu KTSD quan lưu trữ để cải tiến công tác phục vụ độc giả tốt đa dạng hóa hình thức phục vụ, xây dựng thẻ tra tìm theo chuyên đề, lĩnh vực phù hợp với nhu cầu KTSD độc giả) hoạt động nghiệp vụ (Căn vào kết KTSD tài liệu để đánh giá hoạt động nghiệp vụ trước thu thập có đầy đủ khơng, xác định giá trị 18 có xác hay khơng, phân loại, chỉnh lý khoa học chưa, công cụ tra cứu có xây dựng khoa học, xác khơng, cơng tác bảo quản tiến hành tốt hay chưa) từ đưa biện pháp thúc đẩy nghiệp vụ lưu trữ phát triển Phân tích mục đích, ý nghĩa việc quản lý công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ? - Mục đích: Giúp cho quan, tổ chức nắm xác kết khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hình thức: Tổ chức KTSD TLLT phịng đọc, thơng báo giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin, truyền thông, cung cấp sao, chứng thực lưu trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ, công bố tài liệu lưu trữ (xuất ấn phẩm)… Trên sở phân tích đặc điểm tình hình (đối tượng khai thác sử dụng ai, nhu cầu khai thác chủ yếu vấn đề gì, khả đáp ứng nhu cầu KTSD quan, số lượng tài liệu đưa phục vụ, số lượt đưa phục vụ tài liệu…từ nhận diện độc giả, nhu cầu khả đáp ứng nhu cầu KTSD để xây dựng kế hoạch phục vụ độc giả - Ý nghĩa: Giúp quan lưu trữ tổng kết kết phục vụ KTSD TLLT từ rút ưu điểm, hạn chế góp phần cải tiến cơng tác phục vụ độc giả Trình bày phương pháp dùng phiếu yêu cầu KTSD tài liệu lưu rữ phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ? - Đây biểu mẫu để người đăng ký kê khai thơng tin cá nhân, mục đích khai thác sử dụng tài liệu tài liệu cần khai thác - Là để cán phục vụ thống kê đối tượng khai thác sử dụng ai, mục đích khai thác sử dụng họ chủ yếu gì, số lượt loại tài liệu thường xuyên phục vụ khai thác sử dụng Từ xây dựng thẻ tra tìm nhóm tài liệu có nhu cầu KTSD với tần suất lớn, để kiểm kê, phát tài liệu bị mượn hạn, quản lý tài liệu chặt chẽ tránh mát, thất lạc - Cách sử dụng: Khi độc giả đến KTSD tài liệu, cán phục vụ 19 hướng dẫn độc giả ghi đầy đủ thơng tin biểu mẫu; Trình người có thẩm quyền phê duyệt; Sau có đồng ý người có thẩm quyền , cán phục vụ tiến hành xuất tài liệu khải kho phục vụ độc giả (khi lấy tài liệu khỏ hồ sơ đặt phiếu vào rống đó; Khi độc giả trả tài liệu, tiến hành để tài liệu vào vị trí cũ (Phiếu giữ lại để phục vụ việc thống kê tình hình KTSD tài liệu) - Biểu mẫu: Phụ lục Trình bày việc quản lý cơng tác KTSD tài liệu lưu trữ sổ thống kê kết sử dụng tài liệu lưu trữ (Sổ đăng ký độc giả, sổ thống kê phiếu yêu cầu đọc tài liệu, sổ dăng ký phiếu yêu cầu tài liệu, sổ đăng ký chứng thực tài liệu sổ giao nhận tài liệu phòng đọc độc giả)? Khái niệm: Sổ thống kê kết sử dụng tài liệu lưu trữ loại sổ sách theo dõi kết sử dụng tài liệu lưu trữ Tác dụng: Là để theo dõi tình hình sử dụng tài liệu, thống kê số lượng độc giả (sổ đăng ký đọc giả), số lần ài liệu loại tài liệu thường xuyên phục vụ KTSD năm, đánh giá khả đáp ứng nhu cầu (Sổ thống kê phiếu yêu cầu đọc tài liệu, số giao nhận tài liệu phòng đọc độc giả), thống kê số lượng sao, chứng thực (sổ dăng ký phiếu yêu cầu tài liệu, sổ đăng ký chứng thực tài liệu), giúp cho việc kiểm tra tài liệu kho, phát tài liệu mượn hạn, phục vụ quản lý chặt chẽ tránh mát, thất lạc Là quan trọng để nghiên cứu cải thiện dịch vụ lưu trữ Cấu tạo: phụ lục 2,5,7,9,10 Cách sử dụng: Khi độc gải có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu người có thẩm quyền phê duyệt, cán phòn đọc cần đăng ký đầy đủ thơng tin vào sổ Lợi ích việc ứng dụng tin học công tác quản lý khai thác, sử dụng TLLT? Giúp cho việc thu thập, lưu trữ, xủa lý cung cấp thông tin người 20 sử dụng cách nhanh chóng, kịp thời, xác; Giải phóng loại phiếu sổ sách truyền thống sử dụng; Nâng cao suất lao động, giảm bớt số lượng công việc cho cán lư trữ; Bắt kịp xu hướng thời đại Nêu chương trình phần mềm ứng dụng công tác quản lý khai thác, sử dụng TLLT? Phần cứng: Win XP, Ofices 2003 Phần mềm: Hiện có nhiều phần mềm quản lý lưu trữ khác viết Foxpro, Asces nhiều tác giả khác viết Vì vây trước sử dụng phải trả lời câu hỏi chức phần mềm có phù hợp với nhu cầu khơng? Sử dụng, vận hành có phức tạp khơng, cần trình độ cao khơng? Giá phần mềm quy trình ứng dụng phải theo bước Biện pháp hoàn thiện sở pháp lý công tác quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ? Nghiên cứu, xây dựng quy chế, quy định KTSD tài liệu cho phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn quan quy định nhà nước Xây dựng quy chế cơng tác văn thư- lưu trữ, nội quy phịng đọc, nội quy vào kho lưu trữ Biện pháp nâng cao lực đội ngũ cán, nhân viên lưu trữ công tác quản lý khai thác, sử dụng TLLT? Xây dựng tiêu chẩn tuyển dụng cán lưu trữ đào tạo bản, quy chun mơn nghiệp vụ; Mở lớp bồi dưỡng cán chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ theo hướng đại, cập nhật đáp ứng nhu cầu xã hôi; Tăng cường hợp tác quốc tế lưu trữ thông qua việc tổ chức cho cán lưu trữ tham quan, học hỏi kinh nghiệm quốc gia có ngành lưu trữ phát triển, tổ chức hôi thảo, tọa đàm lưu trữ nước quốc tế Biện pháp đẩy mạnh công tác tuyên truyền giá trị TLLT 21 công tác quản lý khai thác, sử dụng TLLT? Tăng cường tổ chức trưng bày triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ với độc giả; Tăng cường hoạt động công bố tài liệu lưu trữ (Xuất phẩm, thơng báo gió hiệu phương tiện thông tin truyền thông); Tổ chức thi tìm hiều giá trị tài liệu lưu trữ; Kết nối lưu trữ với sở đào tạo, du lịch để quảng bá hình ảnh, tuyên truyền sâu rộng giá trị tài liệu lưu trữ Biện pháp cải thiện dịch vụ lưu trữ công tác quản lý khai thác, sử dụng TLLT? Cải thiện tích cực theo phương châm kachs hàng thượng đế; Tổ chức đào tạo kỹ phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Tạo môi trường phục vụ độc giả theo hướng thân thiện, tích cực; Đa dạng hóa hình thức khai thác sử dụng the hướng đại đáp ứng nhu cầu xã hội Tích cực tiếp thu ý kiến phản hồi từ độc giả (bằng cách thiết kế phiếu đánh giá, lập hịm thư góp ý, tạo lập đường dân nóng) để tiên hành nghiên cứu đưa giải pháp nâng cao hiêu phục vụ KTSD 22 ... niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ? TRẢ LỜI: ? ?Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ q trình tổ chức khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu... THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Phân tích khái niệm quản lý công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ? Quản lý công tác KTSD tài liệu lưu trữ việc theo dõi kết khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. .. liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng TLLT tổ chức khai thác, sử dụng TLLT? Sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động độc giả, người có nhu cầu tìm tin, sử dụng thông tin tài liệu để phục vụ cho mục đích khác Tổ