TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

HỌC PHẦN TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Nêu khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ? Trình bày mục đích, ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ? 3 Trình bày nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ? Trình bày nguyên tắc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ? .3 Trình bày yêu cầu việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ? Nêu điều kiện để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ? …………………………………… Cơ quan anh/chị đảm bảo điều kiện để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ? Theo anh/chị, nguyên tắc quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ gì? Chương XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Nêu khái niệm xác định giá trị tài liệu? .4 Trình bày mục đích, ý nghĩa việc xác định giá trị tài liệu? Nêu nguyên tắc xác định giá trị tài liệu? .4 Trình bày cách vận dụng phương pháp hệ thống xác định giá trị tài liệu? 5 Trình bày cách vận dụng phương pháp phân tích chức xác định giá trị tài liệu? Trình bày cách vận dụng phương pháp thơng tin xác định giá trị tài liệu? .5 Trình bày cách vận dụng phương pháp sử liệu học xác định giá trị tài liệu? Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu công tác xác định giá trị tài liệu? Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn tác giả tài liệu công tác xác định giá trị tài liệu? 10 Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn vị trí quan, tổ chức, cá nhân hình thành phơng cơng tác xác định giá trị tài liệu? 11 Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn trùng lặp thông tin tài liệu công tác xác định giá trị tài liệu? .6 12 Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn Ý nghĩa kiện, thời gian địa điểm hình thành tài liệu công tác xác định giá trị tài liệu? 13 Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn mức độ tồn vẹn chất lượng phơng lưu trữ công tác xác định giá trị tài liệu? 14 Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu công tác xác định giá trị tài liệu? .7 15 Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm bên ngồi tài liệ cơng tác xác định giá trị tài liệu? .7 16 Nêu khái quát giai đoạn chủ yếu công tác xác định giá trị tài liệu? 17 Trình bày khái niệm hội đồng xác định giá trị tài liệu? 18 Trình bày nhiệm vụ hội đồng xác định giá trị tài liệu? .8 19 Nêu quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị? .8 20 Nêu thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan? 21 Nêu thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử? 22 Theo anh/chị, tiêu chuẩn áp dụng phổ biến công tác xác định GTTL?.9 23 Nêu thời hạn bảo quản “hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị” theo quy định hành? 24 Nêu mức thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu theo quy định hành? 25 Kể tên tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu phương diện hình thức tài liệu? 26 Kể tên tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu phương diện nội dung tài liệu? Chương CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU L ƯU TRỮ Nêu khái niệm chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ? .9 Trình bày mục đích, ý nghĩa chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ? Trình bày nguyên tắc chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ? Trình bày yêu cầu chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ? .10 Nêu khái quát quy trình chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ? 10 Nêu nội dung việc giao nhận tài liệu giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý TLLT? .11 Trình bày nội dung việc khảo sát tài liệu giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý TLLT? 11 Trình bày nội dung việc thu thập bổ sung tài liệu giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý TLLT?12 Nêu nội dung lịch sử đơn vị hình thành phơng? .12 10 Nêu nội dung lịch sử phông? 13 11 Nêu nội dung kế hoạch chỉnh lý tài liệu? 13 12 Trình bày nội dung việc phân loại tài liệu giai đoạn thực chỉnh lý TLLT? 13 13 Nêu phương pháp phân loại tài liệu lưu trữ? 13 14 Trình bày nội dung việc kiểm tra kết chỉnh lý giai đoạn tổng kết chỉnh lý TLTL? 14 15 Nêu nội dung bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá giai đoạn tổng kết chỉnh lý? 14 16 Trình bày nội dung việc viết báo cáo tổng kết chỉnh lý giai đoạn tổng kết chỉnh lý TLLT? 14 17 Nêu khái niệm hồ sơ phông? 14 18 Nêu thành phần tài liệu hồ sơ phông? .14 Chương THỐNG KÊ VÀ XÂY DỰNG CÔNG CỤ TRA CỨU TÀI LIỆU LƯU TRỮ Nêu khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ 15 Trình bày mục đích, ý nghĩa cơng cụ thống kê tài liệu lưu trữ 15 Nêu tên loại công cụ thống kê tài liệu lưu trữ 15 Nêu khái niệm công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 15 Trình bày mục đích, ý nghĩa cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 15 Nêu tên công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ chủ yếu lưu trữ 15 Trình bày tác dụng mục lục hồ sơ .16 Trình bày cấu tạo mục lục hồ sơ .16 CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TLLT Câu 1: Nêu khái niệm tổ chức khoa học TLLT: Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: Là việc thực hoạt động xếp, phân loại TLLT hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân theo đặc trưng định, đảm bảo tính khách quan, xác, có hệ thống nhằm phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Câu 2: Trình bày mục đích, ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: - Giúp quan, tổ chức quản lý thống nhất, chặt chẽ nguồn thơng tin q khứ - Tối ưu hóa thành phần tài liệu kho lưu trữ - Tạo thuận lợi cho việc bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Tăng tính mỹ quan cho kho lưu trữ - Góp phần khẳng định vị trí, vai trị cơng tác lưu trữ, tăng cường hợp tác phận Câu Trình bày nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: - Xác định giá trị tài liệu - Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ - Thống kê - Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Câu Trình bày nguyên tắc tổ chức khoa học TLLT: - Theo quy định hành (là phải thông qua luật, pháp lệnh hành tức thu hồ sơ tài liệu không 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc), sáng tạo linh hoạt cho phép - Vận dụng phông, quan cụ thể - Theo phông lưu trữ - Theo phương án phân loại gồm: 04 phương án là: + Thời gian - cấu tổ chức + Cơ cấu tổ chức - thời gian + Thời gian - mặt hoạt động + Mặt hoạt động - thời gian Câu Trình bày yêu cầu việc tổ chức khoa học TLLT: - Khoa học: Là xếp phông theo thứ tự (A, B, C → Z) - Thống nhất: Có mối liên hệ qua lại với Chia theo năm, bé cụ thể lớn, lớn bao hàm bé - Kiểm soát được: Tức có năm; có hồ sơ, tài liệu, có văn bản? Là hồ sơ ta biết nhìn vào cơng cụ tra cứu? - Truy xuất được: Là phân chia, xếp tài liệu; muốn tìm tài liệu phải tìm Câu Nêu điều kiện để tổ chức khoa học TLLT: - Các quy định pháp lý tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - Chất lượng công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ - Nhân lực - Kinh phí sở vật chất Câu Cơ quan anh/chị đảm bảo điều kiện để tổ chức khoa học TLLT: Tự luận, áp dụng vào thực tế quan Câu Theo anh/chị, nguyên tắc quan trọng để tổ chức khoa học TLLT gì? Theo quan điểm cá nhân -Chương XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Câu 1: Nêu khái niệm xác định giá trị tài liệu? Khái niệm: xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá tr ị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Câu 2: Trình bày mục đích, ý nghĩa việc xác định GTTL? Giúp cho việc quản lý TLLT chặt chẽ Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào phơng lưu trữ, tối ưu hóa phơng lưu trữ QGVN, nâng cao hiệu phục vụ khai thác sử dụng tài liệu Tiết kiệm diện tích kho tàng phương tiện bảo quản TLLT (khắc phục tình trạng tài liệu tích đống quan, tổ chức) Việc xác định giá trị tài liệu tốt khắc phục tình trạng tiêu hủy tài liệu tùy tiện Câu 3: nêu nguyên tắc xác định giá trị tài liệu? Nguyên tắc trị Ngun tắc lịch sử Ngun tắc tồn diện tổng hợp Việc nghiên cứu vấn đề có tính ngun tắc XĐ GTTL giúp xử lý khách quan tài liệu Có tác dụng phương hướng giải đắn vấn đề liên quan đến giá trị tài liệu lựa chọn để đưa vào thành phần PLTQGVN Có ý nghĩa đạo trình giải nhiệm vụ cụ thể Giúp cán lưu trữ có sở lý luận để bác bỏ quan điểm sai lầm Câu 4: Trình bày cách vận dụng phương pháp hệ thống định GTTL? Là việc tài liệu chỉnh thể mà chúng xuất tồn để xem xét Phải xác định chức năng, nhiệm vụ quan mà hoạt động đời hệ thống văn bản, tài liệu Phải xác định vai trò quan, tổ chức hệ thống tổ chức máy nhà nước Xác định mối liên hệ tài liệu hệ thống Đánh giá văn có cách nhìn tổng qt cần đặt văn hồ sơ để xem xét Đánh giá hồ sơ cần đặt hồ sơ phông lưu trữ để xem xét Đánh giá phông lưu trữ cần đánh giá vai trị, vị trí đơn vị hình thành phông hệ thống tổ chức quan nhà nước Câu 5: Trình bày cách vận dụng phương pháp phân tích chức XĐ GTTL? Là PP nghiên cứu giá trị tài liệu dựa vào phân loại chức quan, kết hợp với việc xem xét vai trò tài liệu quan cụ thể Phân tích chức đơn vị hình thành phơng đơn vị cấu thành Phân tích chức tài liệu quan, tổ chức, đơn vị cụ thể Câu 6: Trình bày vận dụng phương pháp thông tin XĐ GTTL? Giá trị tài liệu giá trị thơng tin mà chúng mang lại cho người nghiên cứu Giá trị thông tin lệ thuộc vào tính xác (độ tin cậy) mà mang lại Giá trị thơng tin cịn lệ thuộc vào mục đích sử dụng, giá trị thay đổi theo thời gian PP đòi hỏi cần kết hợp kiến thức khoa học dự báo XĐGTTL Phương pháp đạt yêu cầu: lưu trữ tài liệu mức tối thiểu thông tin phải tối đa Để xác minh độ xác nội dung thơng tin: cần sử dụng tích hợp phương pháp sử liệu học Câu 7: Trình bày cách vận dụng PP sử liệu học XĐ GTTL? TLLT nguồn sử liệu quan trọng, PP cụ thể sử liệu học sử dụng để phân tích giá trị sử liệu một nhóm tài liệu xác định thời hạn bảo quản thích hợp Nhờ có phân tích, so sánh mà nhà lưu trữ học hiểu giai đoạn khác nguyên nhân làm thay đổi nội dung, hình thức tài liệu Từ xác định giá trị thông tin chứa tài liệu định lựa chọn để bảo quản hay không Để xác minh văn có nội dung phản ánh hoạt động cụ thể quan, tổ chức – Cần kiểm tra hệ thống văn quy định chức năng, nhiệm vụ quan Để xác minh văn có hình thức phản ảnh thời điểm mà chúng ban hành – cần đối chiếu với hình thức tài liệu thời tài liệu liên quan đến việc quy định hình thức, thể thức, vật liệu ghi tin (các thành phần tạo nên vật ghi tin) giai đoạn lịch sử Câu 8: Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu công tác XĐGTTL? Nội dung tài liệu thơng tin chứa đựng tài liệu Có thể nói, nội dung linh hồn tài liệu, giá trị mặt tài liệu chủ yếu nội dung định Thơng thường, TL có ND quan trọng – Có giá trị cao Xét phạm vi PLT QGVN, TL ưu tiên, lựa chọn để bảo quản tài liệu phản ánh chủ trương, đường lối, sách Đảng NN, TL lịch sử hình thành phát triển QGVN Trong phạm vi PLT CQ, TL ưu tiên lựa chọn để bảo quản TL phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Tài liệu phản ảnh hoạt động thứ yếu – giá trị thấp Ý nghĩa nội dung tài liệu xét cách riêng rẽ mà phải đạt chúng vào nhóm tài liệu để xem xét Câu 9: Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn tác giả tài liệu công tác xđ gttl? Tác giả quan cá nhân lập tài liệu Khi xác định giá trị tài liệu phải xét đến vai trò ý nghĩa quan cá nhân lập tài liệu Trong phơng lưu trữ thường có nhóm tác giả sau: quan, tổ chức cấp trên, quan hình thành phơng, quan, tổ chức hữu quan, quan, đơn vị trực thuộc Đối với nhân vật kiệt xuất lịch sử - toàn TL giữ lại Câu 10: trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn vị trí quan, tổ chức, cá nhân hình thành phơng cơng tác XĐ GTTL? Cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành phơng quan, tổ chức, cá nhân trình hoạt động sản sinh phơng TL Theo tiêu chuẩn này, quan, tổ chức có vị trí quan trọng máy nhà nước, cá nhân kiệt xuất, tiêu biểu tài liệu quan, cá nhân xem nguồn bổ sung quan trọng cho lưu trữ lịch sử Những quan, tổ chức có vị trí quan trọng máy NN tài liệu sản sinh bảo quản lưu trữ quan nhằm phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày phục vụ việc nghiên cứu Lsử quan Tiêu chuẩn sử dụng nhiều quan quản lý NN lưu trữ cục VTLTNN, chi cục VT LT tỉnh để XĐ danh mục quan, tổ chức, cá nhân nguồn nộp lưu vào LTLsử Câu 11: Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn trùng lặp thông tin tài liệu công tác XĐ GTTL? Sự trùng lặp thông tin tài liệu lặp lại nội dung tài liệu tài liệu khác Sự trùng lặp thơng tin xảy phạm vi quan nhiều quan Sự trùng lặp thơng tin thường có dạng: + Trùng lặp việc in (trùng lặp hình thức nội dung) + Trùng lặp việc tổng hợp thông tin (trùng lặp nội dung) Như dạng thơng tin lạp lại địi hỏi phải xử lý cách linh hoạt để định xác thời hạn bảo quản Câu 12: Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn ý nghĩa kiện, thời gian địa điểm hình thành tài liệu công tác XĐ GTTL? Thời gian TL thể vị trí sau: + Thời gian ban hành văn + thời gian mà nội dung tài liệu đề cập đến Địa điểm tài liệu thể vị trí: + Địa điểm sản sinh tài liệu + địa điểm đề cập đến nội dung tài liệu + thông tin thời gian địa điểm vị trí văn một, lại khác Cách vận dụng: Lưu ý văn bản, hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức gắn với mốc quan trọng lịch sử đảng, ls dân tộc, ls quan Lưu ý mốc thời gian cấm tiêu hủy tài liệu Câu 13: Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn mức độ tồn vẹn chất lượng phông lưu trữ công tác XĐ GTTL? Phơng lưu trữ tồn vẹn/ hồn chỉnh PLT mà tồn hồ sơ TL hình thành tro ng hoạt động quan, tổ chức, cá nhân xác lịch sử hình thành phát triển quan, tổ chức, cá nhân hình thành phơng PLT có chất lượng cao phải phơng hồn chỉnh, tài liệu phơng gồm gốc, lập hồ sơ xđ gttl Vận dụng tiêu chuẩn q trình xđ gttl gặp phơng mà tài liệu chúng bị mát thất lạc nhiều, khối lượng tài liệu cịn lại tài liệu có giá trị thấp cần giữ lại để bảo quản phơng Câu 14: Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý TL công tác XĐ GTTL? Được thể mặt: + Thể thức: VB phải đảm bảo yếu tốt thể thức theo qđịnh quan có thẩm quyền, có chữ ký người có thẩm quyền, có dấu văn bản… + Nội dung: VB có nội dung phù hợp với thẩm quyền, chức nhiệm vụ quan Tuy nhiên nhiều trường hợp việc vận dụng cần có linh hoạt, tránh máy móc, dập khn Câu 15: Trình bày cách vận dụng tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm bên ngồi tài liệu cơng tác XĐ GTTL? Ngôn ngữ thể TLLT nước ta gồm: Chữ hán, chữ nôm, chữ quốc ngữ, chữ viết cảu đồng bào dân tộc thiểu số… Vật liệu ghi tin gồm: Gỗ táo, gỗ thị, giấy dó, giấy trắng, đĩa, băng từ… Phương pháp chế tác: thủ công truyền thống, công nghiệp, đại… Cách vận dụng: Giá trị cảu TLLT xem xét khía cạnh hình thức VD: Truyện kiều, mộc truyền nguyễn… Câu 16 Nêu khái quát giai đoạn chủ yếu công tác xác định giá trị tài liệu? Các giai đoạn chủ yếu công tác xác định giá trị tài liệu - Xác định giá trị tài liệu công tác văn thư - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử Câu 17 Trình bày khái niệm hội đồng xác định giá trị tài liệu * Khái niệm: Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức tư vấn quan, thành lập văn thủ trưởng quan xác định giá trị tài liệu Câu 18 Trình bày nhiệm vụ hội đồng xác định giá trị tài liệu Chức nhiệm vụ: Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ lưu trữ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị =>Thực chất hội đồng chủ yếu xác định lại khối tài liệu hết giá trị quan trước làm thủ tục tiêu hủy Câu 19 Nêu quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị là: - Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu - Lập danh mục tài liệu hết giá trị: tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị - Tiến hành họp lập biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Biên họp hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu - Trình văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị - Thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền - Thủ trưởng quan có tài liệu ban hành định hủy tài liệu hết giá trị - Tổ chức bàn giao lập biên bản giao tài liệu hủy - Tổ chức tiêu hủy lập biên hủy tài liệu hết giá trị Câu 20: Nêu thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan Theo công văn số: 879/VTLTNN-NVĐP V/v hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị tài liệu Đối với lưu trữ quan Chủ tịch Hội đồng: + Cơ quan, tổ chức cấp TW: Là Chánh Văn Phòng + UBNDT (cấp Tỉnh) là: Chánh Văn Phòng +UBND huyện là: Chánh văn phòng Các quan, tổ chức khác (cấp Phó ) Uỷ Viên: + Đại diện lưu trữ quan, tổ chức (thư ký) +Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu + Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị Câu 21: Nêu thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử Chủ tịch Hội đồng: +TTLTQG : Đại diện lãnh đạo trung tâm LTQG + Kho Lưu trữ tỉnh ( cấp tỉnh ) trưởng đơn vị, phận nghiệp vụ + Người am hiểu lĩnh vự có tài liệu cần xác định Uỷ viên: TTLTQG: Trưởng phòng nghiệp vụ + người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị Kho Lưu trữ tỉnh (cấp tỉnh): Trưởng đơn vị, phận , nghiệp vụ+ người am hiểu lĩnh vực có giá trị cần xác định Câu 22: Theo anh (chị) tiêu chuẩn áp dụng phổ biến công tác xác định giá trị tài liệu Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu tiêu chuẩn quan trọng xác định giá trị tài liệu Nội dung tài liệu thông tin chứa đựng tài liệu Có thể nói, nội dung linh hồn tài liệu, giá trị mặt tài liệu chủ yêu nội dung định Thông thường tài liệu có nội dung quan trọng = có giá trị cao Xét phạm vi PLTQGVN, tài liệu ưu tiên, lựa chọn để bảo quản tài liệu phản ánh chủ trương đường lối, sách Đảng NN, TL lịch sử hình thành phát triển QGVN Trong phạm vi PLTQG TL ưu tiên lựa chọn để bảo quản tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, Tl phản ánh hoạt động thứ yếu = Giá trị thấp Ý nghĩa nội dung tài liệu xem xét cách riêng rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm tài liệu để xem xét Câu 23: Nêu thời hạn bảo quản “ Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị” theo quy định hành Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ 20 năm, kể từ ngày huỷ tài liệu (K5 điều 28 ) Câu 24: Nêu mức thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu theo quy định hành Theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bảng thời hạn hồ sơ phổ biến hoạt động quan , tổ chức có mức sau năm , 10 năm , 20 năm, 70 năm, Vĩnh viễn Câu 25 Kể tên tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu phương diện hình thức tài liệu Tiêu chuẩn ngôn ngữ , kỹ thuật chế tác đặc điểm bên tài liệu Câu 26 Kể tên tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu phương diện nội dung tài liệu Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu Tiêu chuẩn trùng lặp thông tin tài liệu Chương CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Nêu khái niệm chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ? Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, sếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt đọng quan tổ chức, cá nhân Trình bày mục đích, ý nghĩa chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ? Tổ chức xếp tài liệu đưa lý khoa học Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu Loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy => góp phần tiết kiệm kho tàng phương tiện bảo quản tài liệu Trình bày nguyên tắc chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ? Không phân tán phông, phải chỉnh lý tài liệu theo phông Tài liệu phân loại, lập hồ sơ phải đảm bảo hình thành tự nhiên tài liệu Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức, phải phản ánh mối quan hệ logic lịch sử tài liệu Trình bày yêu cầu chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ? Tài liệu sau chỉnh lý phải đảm bảo yêu cầu sau: - Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ - Được xác định thời hạn bảo quản - Hồ sơ hoàn thiện hệ thống hóa - Có mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu danh mục tài liệu hết giá trị Nêu khái quát quy trình chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ? Chuẩn bị chỉnh lý: Thực chỉnh lý: Kết thúc chỉnh lý: - Giao nhận tài liệu - Phân loại TL - Vệ sinh sơ vân chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý - Lập hồ sơ sửa chữa, hoàn thiện hồ sơ - Kiểm tra kết chỉnh lý - Khảo sát TL - Hệ thống hóa hị sơ - thu thập bổ sung tài liệu - Biên mục hồ sơ - Nghiên cứu biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý lập kế hoạch chỉnh lý - Các công việc sau biên mục: Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu hủy tài liệu loại -Đánh số hồ sơ, viết dán nhãn hộp - xây dựng cơng cụ quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu 10 - Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho lên giá - Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Hoàn chỉnh hoof sơ phông Nêu nội dung việc giao nhận tài liệu giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý TLLT? Việc Xuất tài liệu khỏi kho để chỉnh lý phải thực thủ tục giao nhận tài liệu sở biên theo mẫu sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu) Độc lập - Tự - Hạnh phúc ……Ngày… tháng… năm 200… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn Công văn số /VTLTNN-NVTW ngày tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Căn cứ: .……………………(1)…………………………… ….Chúng gồm: BÊN GIAO: ………………………(2)………………… …, đại diện là: - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …………… BÊN NHẬN: ………………………(3)…………………… , đại diện là: - Ông (bà): .…… Chức vụ công tác/chức danh: ………………………………………………… Thống lập biên giao nhận tài liệu …………(4)………… …… với nội dung cụ thể sau: Tên phông (hoặc khối) tài liệu: … Thời gian tài liệu: Thành phần số lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………………… - Quy mét giá: mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có): Công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo………………………(5)…………………… Biên Bản lập thành hai bên giữ Đại diện bên giao Đại diện bên nhận Trình bày nội dung việc khảo sát tài liệu giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý TLLT? 11 Nội dung cần khảo sát gồm: Tên phông, giới hạn thời gian tài liệu (thời gian sớm muộn tài liệu) Khối lượng tài liệu đưa chỉnh lý (mét, cặp, Bó, gói, Hồ sơ…) Loại hình tài liệu(Hành chính, KHKT….) Thành phần tài liệu(thuộc lĩnh vực gì, đơn vị TC ) Tình trạng tài liệu(cũ, lập hồ sơ hây cịn dạng bó, gói, tài liệu phông đủ hay thiếu) Giá trị chung tài liệu (cao hay thấp) Đề cương biên soạn báo cáo kết khảo sát tài liệu BÁO CÁO KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÀI LIỆU Tên phông tài liệu giới hạn thời gian tài liệu Khối lượng tài liệu 3.1 Tên tài liệu hành Tổng số hộp (cặp) Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản) Quy mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có) Thành phần nội dung tài liệu 4.1 Thành phần tài liệu: ngồi tài liệu hành chính, phơng khối tài liệu có loại tài liệu gì(tài liệu Kỹ thuật, phim ảnh ghi âm) 4.2 Nội dung tài liệu đơn vị tổ chuwcshay thuộc mặt hoạt động nào, lĩnh vực vấn đề chủ yếu Tình trạng phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý 5.1 Mức độ thiếu đủ phông khối tài liệu 5.2 Mức độ xử lý nghiệp vụ phân loại lập hồ sơ xác địnhgiá trị… 5.3Tình trạng vật lý phông khối tài liệu Công cụ thống kê tra cứu (nếu có) Trình bày nội dung việc thu thập bổ sung tài liệu giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý TLLT? * Tạo sở cho việc hoàn chỉnh phong phú khối tài liệu đưa chỉnh lý * Tạo thuận lợi cho cán lưu trữ thực nghiệp vụ chỉnh lý * Thông qua khảo sát tài liệu, thấy tài liệu phông đủ hay thiếu thiếu cần tiến hành bỏ sung tài liệu Nguồn bổ sung: - Thủ trưởng quan đơn vị - Các đơn vị tổ chức có tài liệu phơng - Các cán giao nhiệm vụ giải công việc; - Cán công chức, viên chức nghỉ hưu chuyển công tác; - Cơ quan chủ quản cấp quan trực thuộc 12 Nêu nội dung lịch sử đơn vị hình thành phơng? * tên gọi xác quan sản sinh tài liệu thay đổi (nếu có) * Thời gian thành lập, thời gian ngưng hoạt động * Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thay đổi(nếu có) * Cơ cấu tổ chức thay đổi(nếu có) * Lề nối làm việc quan hệ công tác 10 Nêu nội dung lịch sử phơng? * Tài liệu có sớm nhất, muộn * Khối lượng tài liệu phông(đã chỉnh lý, chưa chỉnh lý) * Số lượng tài liệu năm, đơn vị tổ chức * Thành phần, nội dung tài liệu phông * Mức độ hồn chỉnh phơng lưu trữ * Tình trạng tài liệu phơng * Các loại hình tài liệu phông 11 Nêu nội dung kế hoạch chỉnh lý tài liệu? * Mục đíc yêu cầu chỉnh lý * Nội dung công việc chỉnh lý * Lực lượng tham gia chỉnh lý * Địa điểm, kinh phí lý * Thời gian bắt đầu thời gian kết thúc chỉnh lý 12 Trình bày nội dung việc phân loại tài liệu giai đoạn thực chỉnh lý TLLT? - Đối với phông tài liệu lập hồ sơ văn thư Đối với phông tài liệu lập hồ sơ văn thư Việc phân loại hồ sơ theo hướng dẫn phân loại phâm loại phương pháp gián tiếp trực tiếp - Đối với khối tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ Việc phân loại thực theo bước bản(bằng phương pháp trực tiếp) B1 Khôi phục hồ sơ: việc phân loại tài liệu rời lẻ để lập hồ sơ - Việc phân loại tài liệu phải sở phương án chọn gian đoạn chuẩn bị chỉnh lý - Việc phân loại tài liệu rời lẻ thường tiến hành theo bước(ở bước ko chia tài liệu theo thời gian chia theo thời gian ko khôi phục hồ sơ có tài liệu liên quan đến nhiều năm) B2 Phân loại hồ sơ theo phương án phân loại chọn 13 Nêu phương pháp phân loại tài liệu lưu trữ? * Phương pháp gián tiếp (thông qua thẻ): phương pháp thường áp dụng phông tài liệu lập hồ sơ giai đoạn văn thư =>áp dụng phông tài liệu có số lượng hồ sơ lớn, nội dung tài liệu phức tạp 13 * Phương pháp trực tiếp (tiếp xúc trực tiếp với tài liệu lưu tữ): Thường áp dụng phông chưa lập hồ sơ từ Văn thư => áp dụng phông tài lieeujcos số lượng hồ sơ ít, nội dung tài liệu đơn giản => Việc phân loại tài liệu theo phương án dã chọn giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý phải thực theo hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ 14 Trình bày nội dung việc kiểm tra kết chỉnh lý giai đoạn tổng kết chỉnh lý TLTL? * Kiểm tra thực tế liệu sau chỉnh lý (Hồ sơ đạt yêu cầu chưa, viecj xác định giá trị tài liệu chưa.) *Kiểm tra văn hướng dẫn chỉnh lý(hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá tri tài liệu…) *Kiểm tra công cụ tra cứu(mục lục hồ sơ, thẻ) 15 Nêu nội dung bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá giai đoạn tổng kết chỉnh lý? Bàn giao tài liệu * Những tài liệu giữ lại để bảo quản => Bàn giao kèm theo Mục lục hồ sơ * Những tài liệu loại để tiêu hủy => bàn giao kèm theo danh mục tài liệu loại => Việc giao nhận tài liệu sở biên bàn giao nhận lập (ở giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý) Vận chuyển tài liệu vào kho lên giá: Theo nguyên tắc từ trái qua phải từ xuống 16 Trình bày nội dung việc viết báo cáo tổng kết chỉnh lý giai đoạn tổng kết chỉnh lý TLLT? * Kết làm được: - Số lượng chất lượng tài liệu trước chỉnh lý - Số lượng chất lượng tài liệu sau chỉnh lý + số hồ sơ bảo quản vĩnh viễn + số hồ sơ bảo quản lâu dài + sô hồ sơ bảo quản tạm thời + Số tài liệu loại để tiêu hủy + Số tài liệu chuyển phông * Nhận xét đánh giá Tiến độ thực so với kế hoạch đề Ưu điểm Tồn Bài học kinh nghiệm 17 Nêu khái niệm hồ sơ phơng? Hồ sơ phơng tồn tài liệu hình thành trình chỉnh lý phông lưu trữ 18 Nêu thành phần tài liệu hồ sơ phông? Hồ sơ phông bao gồm: 14 Biên giao nhận tài liệu Báo cáo kết khảo sát tài liệu Lịch sử đợn vị hình thành phơng lịch sử phơng Bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Kế hoạch chỉnh lý Mục lục hồ sơ Bản thóng kê tài liệu hủy (kèm theo thuyết minh) Báo cáo tổng kết chỉnh lý Các tài liệu khác -Chương IV THỐNG KÊ VÀ XÂY DỰNG CÔNG CỤ TRA CỨU TÀI LIỆU LƯU TRỮ Nêu khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê TLLT việc áp dụng phương pháp, công cụ chuyên mơn để xác định rõ rang, xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ Trình bày mục đích, ý nghĩa công cụ thống kê tài liệu lưu trữ Đối với hoạt động nghiệp vụ: để thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, tu bổ, phục chế tài liệu bị hư hỏng… cải tiến công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT Đối với hoạt động quản lý: để xây dựng, ban hành văn nhằm hướng dẫn nghiệp vụ, giúp cho việc quản lý công tác lưu trữ TLLT chặt chẽ, để xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng cán kịp thời, hợp lý, để bố trí lại kho tàng trang thiết bị bảo quản Nêu tên loại công cụ thống kê tài liệu lưu trữ - Sổ nhập TLLT - Sổ xuất TLLT - Sổ thống kê phông lưu trữ - Mục lục hồ sơ - Sổ đăng ký MLHS - Cơ sở liệu lưu trữ Nêu khái niệm công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Công cụ tra cứu TLLT phương tiện tra tìm thơng tin tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ quan Công cụ tra cứu tài liệu dạng thông tin rút gọn, khái quát thông tin tài liệu sau chúng xử lý, phân tích tổng hợp Do đó, cơng cụ tra tìm TLLT thuộc loại thơng tin cấp II, III nghĩa thông tin thông tin Nó giúp cho việc tìm tin TLLT dễ dàng, nhanh chóng Trình bày mục đích, ý nghĩa công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 15 Để giới thiệu thành phần, nội dung hồ sơ, tài liệu lưu trữ Giúp cho việc quản lý hồ sơ tài liệu chặt chẽ Nêu tên công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ chủ yếu lưu trữ - Mục lục hồ sơ - Các thẻ tra tìm tài liệu - Sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ - Cơ sở liệu thơng tin nội dung TLLT Trình bày tác dụng mục lục hồ sơ - Giới thiệu cho độc giả thành phần nội dung tài liệu lưu trữ - Chỉ dẫn địa hồ sơ tài liệu - Thống kê số lượng hồ sơ có lưu trữ - Hướng dẫn cán lưu trữ xếp hồ sơ lên giá theo trật tự khoa học - Dùng để cố định phương án phân loại tài liệu phơng Trình bày cấu tạo mục lục hồ sơ * Tờ bìa * Tờ nhan đề (cung cấp thông tin ML) * Tờ mục lục (chỉ dẫn chương mục MLHS, giúp cho việc tra tìm hs, tài liệu mục lục nhanh chóng) * Lời nói đầu: (giới thiệu đặc điểm chủ yếu MLHS, giúp người đọc hiểu khái quát nội dung ML) * Bảng chữ viết tắt: (để giải thích rõ chữ viết tắt MLHS, chữ viết tắt xếp theo vần chữ a,b,c) * Bảng kê hồ sơ * Bảng dẫn (tên vật, địa dư tên người) * Phần kết thúc (tổng kết mục lục hs) 16 ... dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: - Xác định giá trị tài liệu - Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ - Thống kê - Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Câu Trình bày nguyên tắc tổ chức khoa. .. CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TLLT Câu 1: Nêu khái niệm tổ chức khoa học TLLT: Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: Là việc thực hoạt động xếp, phân loại TLLT hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, ... LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU L ƯU TRỮ Nêu khái niệm chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ? .9 Trình bày mục đích, ý nghĩa chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ? Trình bày nguyên tắc chỉnh lý khoa