BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI ĐẶNG HƯƠNG GIANG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH LƯU T[.]
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI ĐẶNG HƯƠNG GIANG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, 10/2022 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI ĐẶNG HƯƠNG GIANG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Đào Đức Thuận Hà Nội, 10/2022 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu khoa học riêng tơi Trong luận văn có tham khảo số kết số cơng trình nghiên cứu sử dụng số thông tin báo, viết tạp chí thích Cơng trình chưa tác giả cơng bố trước TÁC GIẢ Đặng Hương Giang LỜI CẢM ƠN Trên thực tế, để hoàn thành luận văn, với nỗ lực thân, tác giả nhận động viên, giúp đỡ dù nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp nhiều người Trong suốt quãng thời gian từ bắt đầu học tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến nay, tác giả nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ thầy, cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ Đầu tiên, tác giả xin gửi lời cảm ơn lòng biết ơn sâu sắc đến thầy, cô giáo tận tình giảng dạy, bảo, tạo điều kiện suốt khoảng thời gian 02 năm vừa qua Tác giả xin chân thành cảm ơn giúp đỡ Ban Lãnh đạo, Văn phòng cán lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi để tác giả nghiên cứu đề tài tốt Đặc biệt, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến PGS.TS.Đào Đức Thuận, Trưởng khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, người trực tiếp hướng dẫn cho tác giả thực luận văn Thầy dành nhiều thời gian, tâm sức, định hướng tư duy, cách làm việc khoa học cho tác giả nhiều ý kiến, nhận xét quý báu, chỉnh sửa cho tác giả chi tiết nhỏ luận văn, giúp luận văn tác giả hoàn thiện mặt nội dung hình thức, từ giúp tác giả tích lũy thêm nhiều kiến thức hay bổ ích Thầy động viên, quan tâm nhắc nhở để tác giả hồn thành luận văn tiến độ Với thời gian nghiên cứu hạn chế, với kiến thức ngành Lưu trữ học vô hạn, thực tiễn công tác lại vô sinh động, luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, tác giả mong nhận góp ý đến từ thầy, cô bạn để luận văn tác giả hoàn thiện TÁC GIẢ Đặng Hương Giang DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT CHI TIẾT 01 GDTX Giáo dục thường xuyên 02 KĐCL Kiểm định chất lượng 03 Sở GD&ĐT Hà Nội Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội 04 THCS Trung học sở 05 THPT Trung học phổ thông 06 UBND Ủy ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu 4.2 Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Bố cục luận văn Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận tổ chức khoa học tài liệu 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm tài liệu 1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ 1.1.1.3 Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 1.1.2.2 Phạm vi tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 13 1.1.3 Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 15 1.1.3.1 Mục đích, ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 15 1.1.3.2 Yêu cầu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 17 1.1.4 Trách nhiệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 18 1.2 Căn pháp lý tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 20 1.2.1 Các quy định quan quản lý nhà nước lưu trữ 20 1.2.2 Các quy định ngành Giáo dục Đào tạo 21 Tiểu kết chương 23 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI 24 2.1 Giới thiệu Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội 24 2.1.1 Vị trí chức 24 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 25 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 27 2.1.4 Thành phần, nội dung, đặc điểm ý nghĩa tài liệu lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội 28 2.1.4.1 Thành phần, nội dung đặc điểm tài liệu lưu trữ 28 2.2 Tổng quan công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội 35 2.2.1 Khái quát thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội 35 2.2.2 Khảo sát thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội 37 2.2.2.1 Phân loại tài liệu 39 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 39 2.2.2.3 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 42 2.3 Đánh giá công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội 42 2.3.1 Ưu điểm công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 44 2.3.2 Hạn chế công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 45 2.3.3 Nguyên nhân 46 Tiểu kết chương 47 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI 48 3.1 Nhóm giải pháp chun mơn 48 3.1.1 Xây dựng phương án phân loại cho tài liệu phông lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội 48 3.1.2 Xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cho phông lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội 49 3.1.3 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 50 3.2 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý 51 3.2.1 Xây dựng, ban hành văn quản lý, hướng dẫn 51 3.2.2 Bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm lưu trữ 52 3.2.3 Tăng cường sở vật chất kinh phí cho cơng tác lưu trữ 53 3.3 Nhóm giải pháp bổ trợ khác 54 3.3.1 Lập hồ sơ công việc giai đoạn văn thư 54 3.3.2 Thu thập tài liệu 56 Tiểu kết chương 58 KẾT LUẬN 59 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC 65 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ có vai trị quan trọng đời sống xã hội chứa đựng thơng tin có ý nghĩa nhiều mặt lịch sử, trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lưu trữ kho lưu trữ để phục vụ nhiều mục đích khác cho người xã hội Thực tiễn chứng minh quan tổ chức nào, dù lớn hay nhỏ, nhiều cần đến tài liệu lưu trữ để thực chức nhiệm vụ mình, sử dụng làm chứng để giải vấn đề thực nhiệm vụ cụ thể Hoặc tìm thông tin cần thiết đáng tin cậy để phục vụ cho việc xây dựng chủ trương, sách, đề định quản lý, nghiên cứu tình hình, tổng kết đúc rút kinh nghiệm công tác,… Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ba quy trình nghiệp vụ cơng tác lưu trữ, có mối quan hệ chặt chẽ với quy trình bảo quản tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, định đến hiệu công tác lưu trữ Đây hoạt động vừa giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm thơng tin, vừa chống lãng phí thơng tin có nhiều giá trị tài liệu, thơng tin ln ln có giá trị mà lưu trữ học gọi giá trị vĩnh viễn Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ giống nuôi dưỡng tài liệu, không để tài liệu “chết” kho lưu trữ Trong trình thực chức năng, nhiệm vụ mình, Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội (sau gọi tắt Sở GD&ĐT Hà Nội) sản sinh khối lượng tài liệu tương đối lớn, có giá trị nhiều mặt trình xây dựng phát triển ngành Giáo dục Đào tạo Thủ đô Trên thực tế nay, việc tổ chức khoa học khối tài liệu chưa quan tâm thực Trong suốt q trình khảo sát, nghiên cứu thấy nghiệp vụ công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ như: phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu Sở GD&ĐT Hà Nội nhiều hạn chế bất cập Điều làm cho tài liệu lưu trữ chưa phát huy hết giá trị mình, ảnh hưởng khơng nhỏ đến chất lượng bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu Việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Sở GD&ĐT Hà Nội đáp ứng yêu cầu quản lý, tra cứu vấn đề cấp thiết đặt Vì vậy, tác giả định chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Thành phố Hà Nội” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học với mong muốn vận dụng lý luận vào thực tiễn cụ thể để làm rõ thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Sở Đồng thời, hy vọng với kết nghiên cứu phần giúp cán lưu trữ có sở khoa học thể tham mưu cho ban lãnh đạo việc cải tiến, nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Sở GD&ĐT Hà Nội Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ba quy trình nghiệp vụ cơng tác lưu trữ tất quan, tổ chức Vì vậy, khơng cịn phải đề tài q lạ, có nhiều cơng trình, viết nhà nghiên cứu, tác giả khác đề cập đến tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nhiều góc độ nhiều lĩnh vực khác giáo trình, luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học, báo, viết tạp chí,…Trong trình thực đề tài này, tác giả tìm hiểu học hỏi nhiều kinh nghiệm từ cơng trình nghiên cứu sau: Các sách giáo trình cơng tác lưu trữ nói chung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói riêng: “Lý luận thực tiễn công tác Lưu trữ” tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, 1990; “Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ bản” tác giả Vũ Thị Phụng, 2006; “Giáo trình Lưu trữ” tác giả Dương Văn Khảm, Triệu Văn Cường, 2009; “Giáo trình Lý luận phương pháp Công tác lưu trữ” tác giả Chu Thị Hậu, 2016… Các viết, kỷ yếu, hội thảo công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đăng báo, tạp chí, tạp chí Văn thư Lưu trữ, website chuyên ngành: Nguyễn Văn Thâm, “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phục vụ công tác lãnh đạo quản lý”, Hội thảo khoa học, Sở Nội vụ UBND tỉnh Bình Định tháng 7/2014; Nguyễn Thị Lan Anh thành viên, “Nghiên cứu xây dựng số quy trình nghiệp vụ cơng tác lưu trữ”, Kỷ yếu cơng trình nghiên cứu khoa học Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 1962-2012,… ... tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Thành phố Hà Nội 7 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Trước nghiên cứu tình hình tổ chức khoa học tài. .. thời gian từ năm 2008, thành phố Hà Nội mở rộng địa giới hành chính, Sở Giáo dục Đào tạo Hà Tây sáp nhập vào Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội tài liệu lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội từ năm 2008 trở... dung đề tài có kết cấu gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận pháp lý tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Chương 2: Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Thành phố Hà Nội