Hoàn thiện công tác hậu cần vật tư cho sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần may 19

Luận Văn: Hoàn thiện công tác hậu cần vật tư cho sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần may 19

1.1.1 Khái niệm và tính tất yếu khách quan của công tác hậu cần vật tư 3

1.1.2 Ý nghĩa của việc nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư cho sản xuất kinh doanh: 5

1.2 NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP 7

1.2.1.Xác định nhu cầu vật tư: 7

1.2.2.Nghiên cứu thị trường cung ứng và xác định các đơn hàng 14

1.2.3.Đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng 16

1.2.4.Tổ chức đấu thầu 21

1.2.5 Ký kết hợp đồng 22

1.2.6 Tiếp nhận và bảo quản vật tư về số lượng và chất lượng 24

1.2.7 Tổ chức cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp 25

1.3.CÁC CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VẬT TƯ DOANH NGHIỆP: 32

1.3.1 Đánh giá qúa trình cung ứng vật tư ở doanh nghiệp: 32

1.3.2.Đánh giá quá trình sử dụng vật tư: 38

1.3.3 Đánh giá quá trình dự trữ vật tư: 40

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 19 41

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 19: 41

2.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty 41

2.1.2 Đặc điểm sản xuất của công ty có ảnh hưởng đến công tác hậu cần vật tư 46

2.1.3 Khái quát về tình hình tài chính của công ty: 48

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ Ở CÔNG TY CỔ

2.2.1 Tình hình xác định nhu cầu vật tư và lập kế hoạch yêu cầu vật tư: 542.2.2 Tình hình nghiên cứu thị trường cung ứng và xác định các đơn hàng:

2.3.2 Những hạn chế trong công tác hậu cần vật tư đối với công ty cổ phầnmay 19: 66

CHƯƠNG III: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 68

3.1 PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 68

3.1.1 Hoàn thiện công tác thị trường và lập kế hoạch mua sắm 68

3.1.2 Hoàn thiện hệ thống trang thiết bị, máy móc, bảo quản cho kho vật tư 68

3.2 MỘT SỐ BIỆN PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬTTƯ TRONG CÔNG TY 69

3.2.1 Xây dựng hệ thống thông tin thị trường đặc biệt là thị trường nhà cung ứng: 70

3.2.2 Tăng cường công tác định mức kinh tế kỹ thuật: 70

3.2.3 Hoàn thiện việc tổ chức lao động và sử dụng con người: 71

3.2.4 Nâng cao công tác huy động sử dụng có hiệu quả nguồn vật tư kỹ thuật: 72

KẾT LUẬN 74

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: 75

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư 7

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần may 19 44

Sơ đồ 3: quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của 47

Bảng biểu số 1: Phiếu xuất kho_ Mẫu số 02-VT 28

Bảng biểu số 2: Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư về mặt đồng bộ 36

Bảng biểu số 3: Xác định mức độ hiệu quả sử dụng vật tư 39

Bảng biểu số 4: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của 50

Bảng biếu số 5: Các chỉ tiêu dặc trưng của tài chính doanh nghiệp 52

Bảng biểu số 6: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất một chiếc áo Jackét: 55

Bảng biểu số 7: tình hình cung ứng vật tư về mặt số lượng 59

Bảng biểu số 8: Lưọng vật tư tiêu dùng qua các năm 61

LỜI MỞ ĐẦU

Vật tư kỹ thuật là yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng của bất kỳ mộtdoanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào Nhưng hiện nay, có rất nhiều doanhnghiệp không để ý nhiều đến công tác hậu cần vật tư cho doanh nghiệp mình,chính vì vậy mà chi phí sản xuất của các doanh nghiệp cứ đội lên cao do chi phíđầu vào cho sản phẩm là quá cao Hiện nay giá cả của vật tư đang có xu hướngbiến động rất mạnh, kèm theo nó là việc vận dụng máy móc thiết bị của cácdoanh nghiệp là còn kém, vì trình độ kỹ thuật của công nhân sử dụng là cònyếu Điều dó đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chính sách đúng đắn để hoànthiện công tác hậu cần vật tư, để từ đó tìm ra được bước đi đúng đắn hơn chomình trên con đường hội nhập WTO Cùng chung một hoàn cảnh như vậy cácdoanh nghiệp dệt may của Việt Nam hiện nay cũng gặp rất nhiều thuận lợinhưng cũng không ít khó khăn Đó là việc khi Việt Nam gia nhập WTO thìngành may mặc là ngành đem lại nhiều giá trị sử dụng cho đất nước đây đượccoi là ngành hàng xuất khẩu chủ lực của nước ta nhưng bên cạnh đó nó cũngđòi hỏi tính tự chủ rất cao của các doanh nghiệp trong quá trình tìm kiếm cácyếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh

Là một doanh nghiệp nhà nước được cổ phần hoá, công ty cổ phần may19 cũng là một doanh nghiệp phát triển tuơng đối mạnh và có thị phần ổn địnhở Việt Nam Nhưng công ty cũng gặp rất nhiều khó khăn trong việc cung ứngvật tư và tìm kiếm vật tư để cung cấp cho doanh nghiệp mình phục vụ cho sảnxuất kinh doanh Thấy được tầm quan trọng của công tác hậu cần vật tư cho sản

xuất kinh doanh của công ty cổ phần may 19 Em chọn cho mình đề tài “Hoànthiện công tác hậu cần vật tư cho sản xuất kinh doanh của công ty cổ phầnmay 19”

Nội dung đề tài của em gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luận cơ bản về công tác hậu cần vật tư cho sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng công tác hậu cần vật tư ở công ty cổ phần may 19.Chương3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hậu càn vật tư ở

công ty cổ phần may 19.

Do hạn chế về thời gian thực tập cũng như trình độ hiểu biết tích luỹ cònít ỏi, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều Nên chuyên đề của em không thể tráchkhỏi sai sót Em mong được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo hướng dẫn, đặcbiệt là Th.s: Lê Thanh Ngọc cùng các cô chú ở phòng kinh doanh_XNK và mộtsố phòng khác đã giúp em hiểu sâu hơn về công tác hậu cần vật tư của doanhnghiệp

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội ngày 10 tháng 4 năm 2008Sinh viên

Trần Thị Nga

CHƯƠNG I

NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬTTƯ CHO SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP1.1 BẢN CHẤT KINH TẾ VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯCHO SẢN XUẤT KINH DOANH.

1.1.1 Khái niệm và tính tất yếu khách quan của công tác hậu cầnvật tư.

a) Khái niệm về công tác hậu cần vật tư và phân loại vật tư kỹ thuật :

Từ xa xưa, người ta đã biết đến thuật ngữ “Hậu cần” như là việc chuẩn bịquân lương, quân tư trang, và các đồ dùng vật dụng khác phục vụ cho quân đội.Trong kháng chiến hậu cần được xem như là công việc của hậu phương phục vụcho tiền tuyến Ngày nay hậu cần được sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực khácnhau đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất, vì sản xuất tức là tạo ra sản phẩm màmuốn có sản phẩm phải cần các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất Chính vì

vậy mà ta có khái niệm công tác hậu cần vật tư kỹ thuật như sau: Hậu cần vậttư kỹ thuật là các hoạt động đảm bảo cho các mặt vật tư đầy đủ về số lượng,đúng về quy cách mẫu mã, đảm bảo chất lượng kịp thời về thời gian giúp chohoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục và đềuđặn.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh bất kỳ một doanh nghiệp nào cũngcần phải sử dụng các tư liệu vật chất khác nhau để sản xuất ra sản phẩm chomình, đó có thể là nguyên liệu, nhiên liệu, hay máy móc thiết bị… góp phần tạora Vật tư kỹ thuật là tư liệu sản xuất ở trạng thái khái niệm Mọi vật tư kỹ thuậtlà tư liệu sản xuất nhưng không nhất thiết mọi tư liệu sản xuất đều là vật tư kỹthuật Nhưng chúng ta đã biết tư liệu sản xuất gồm các tư liệu lao động và đối

tự nhiên ban cho nhưng chưa phải là vật tư kỹ thuật, chỉ khi có những cải biếncủa sản phẩm tự nhiên thành những sản phẩm của lao động thì sản phẩm đómới có các thuộc tính và tính năng của vật tư kỹ thuật Do vậy, vật tư kỹ thuậtchỉ là một bộ phận quan trọng của tư liệu sản xuất bao gồm tư liệu lao động vàđối tượng lao động hiểu theo nghĩa hẹp.

Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất Đó là

nguyên, nhiên, vật liệu điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụphụ tùng….

Vật tư kỹ thuật có thể được chia làm hai loại: vật tư thuộc đối tượng lao động, vật tưthuộc tư liệu lao động

Vật tư thuộc đối tượng LĐ Vật tư thuộc TLLĐ

Vật liệu Thiết bị chuyền dẫn năng lượng

Bán thành phẩm Công cụ, dụng cụ và khí cụCác loại phụ tùng máy

b) Tính tất yếu khách quan:

Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tácđộng vào đối tượng lao động nhằm làm thay đổi hình dáng, kích thước, tínhchất lý, hoá của đối tượng lao động nhằm tạo ra những giá trị sử dụng khácnhau Nhưng để tiến hành sản xuất thì phải có cái để thực hiện sản xuất đóchính là vật tư kỹ thuật vì vật tư kỹ thuật đó chính là tư liệu lao động và đốitượng lao động hiểu theo nghĩa hẹp Do đó, quá trình đảm bảo vật tư cho sảnxuất của doanh nghiệp là một tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội.Và chỉ có trên cơ sở bảo đảm vật tư đủ về số lượng, đúng về quy cách phẩmchất, kịp về thời gian thì mới có thể tiến hành bình thường và kinh doanh cóhiệu quả, nhưng vấn đề đặt ra ở đây là bằng những cách nào có thể làm tốt được

thức, một con đường đi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của mình.Đây là cả một quá trình lâu dài và phức tạp, nó đòi hỏi các doanh nghiệp phảilên các kế hoạch cụ thể, chỉ có thực hiện tốt và điều khiển tốt các kế hoạch nàythì các doanh nghiệp mới an tâm sản xuất kinh doanh Hơn thế nữa, trong quátrình sản xuất kinh doanh của mình các doanh nghiệp sẽ nâng cao được năngsuất lao động của công nhân, hiệu quả sử dụng tăng cao, chi phí sản xuất giảmdo tiết kiệm được vật tư và qua đó làm tăng khả năng cạnh tranh của doanhnghiệp trên thị trường.

1.1.2 Ý nghĩa của việc nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư chosản xuất kinh doanh:

Như ta đã biết hoạt động thương mại là việc thực hiện một hay nhiềuhành vi thương mại của thương nhân, bao gồm việc mua bán hàng hoá, cungứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục đíchthu lợi nhuận hoặc thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội Đối với các doanhnghiệp sản xuất, khi nói đến hoạt động thương mại chính là nói đến các hoạtđộng liên quan đến việc mua sắm vật tư kỹ thuật cho sản xuất (thương mại đầuvào) và quá trình tiêu thụ sản phẩm (thương mại đầu ra).

Trong nền kinh tế hiện nay, trước sự cạnh tranh gay gắt để tồn tại và pháttriển thì các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình đềuphải thực hiện việc giảm chi phí và tăng thu Phần lớn các doanh nghiệp chỉ chúý tới việc tiến hành các biện pháp kích thích tiêu thụ để làm sao bán được càngnhiều hàng hoá càng tốt tức là doanh nghiệp chỉ quan tâm tới đầu ra của quátrình sản xuất mà không coi trọng đến việc quản lý sử dụng tiết kiệm các yếu tốđầu vào của quá trình sản xuất Cụ thể ở đây các doanh nghiệp đã không quantâm đúng mức tới công tác đảm bảo vật tư, họ không biết rằng đây là một nhântố đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh qua đó

Trong quá trình sản xuất con người đã sử dụng tư liệu lao động và đốitượng lao động làm thay đổi tính chất, hình dánh, kích thước của đối tượng laođộng để tạo ra những sản phẩm với chất lượng ngày càng cao nhằm thoả mãnđầy đủ các nhu cầu của con người Quá trình sản xuất của doanh nghiệp luônđòi hỏi phải có các yếu tố của sản xuất trong đó có vật tư kỹ thuật, thiếu vật tưkỹ thuật thì không thể hoạt động sản xuất ra của cải vật chất Khi vật tư đóngvai trò là tư liệu lao động mà bộ phận chủ yếu máy móc thiết bị, thể hiện trìnhđộ trang bị kỹ thuật cho sản xuất thì nó là nhân tố cực kỳ quan trọng để nângcao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm tăng quy mô sản xuất, tạo điềukiện sử dụng hợp lý sức lao động và nguyên, nhiên, vật liệu tiết kiệm các yếu tốvật liệu và do đó đưa hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp,nguyên nhiên vật liệu được bảo đảm đầy đủ đồng bộ, đúng chất lượng và điềukiện quy định, khả năng tái sản xuất mở rộng

Trong quá trình tái sản xuất nguyên, vật liệu là bộ phận ảnh hưởng trựctiếp đế việc sử dụng hợp lý và tạo nên sản phẩm, nó chiếm 60% đến 70% trongcơ cấu giá thành sản phẩm Do đó nguyên, vật liệu có vai trò quan trọng trongviệc giảm chi phí kinh doanh và giá cả sản phẩm.

Từ vai trò trên đây của vật tư chúng ta thấy được ý nghĩa to lớn của hoạtđộng bảo đảm vật tư cho sản xuất, của hoạt động thương mại đầu vào ở doanhnghiệp Việc bảo đảm vật tư đầy dủ, đồng bộ, kịp thời là điều kiện tiền đề choviệc tiếp tục của quá trình sản xuất bất kỳ một sự không đầy đủ, không đồng bộ,không kịp thời nào của vật tư đều có thể gây nên sự ngưng trệ trong sản xuấtgây ra sự vi phạm các quan hệ kinh tế đã được thiết lập giữa các doanh nghiệpvới nhau gây ra sự tổn thất trong kinh doanh

Đảm bảo tốt vật tư trong sản xuất là đáp ứng các yêu cầu về số lượng,chất lượng đúng về quy cách chủng loại kịp về thời gian và đồng bộ Điều này

sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp,đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và tồn tại phát triển của doanh nghiệp.

1.2 NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CHOSẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP.

Công tác hậu cần vật tư cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thểđược tóm tắt qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư.

1.2.1.Xác định nhu cầu vật tư:

a) Xác định đặc tính vật tư:

Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất chính, nó gópphần vô cùng quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm cho nhà kinh doanh Chínhvì vậy mà việc xác định đặc tính của vật tư là rất quan trọng để tạo ra sản phẩmphù hợp với yêu cầu Khi xác định đặc tính vật tư cần chú trọng đến các chỉ tiêusau: Nhãn hiệu, mã số nhà cung ứng, sử dụng mẫu, thông số kỹ thuật, thành

Xác định nhu cầu

Xây dựng kế hoạch yêu cầu

vật tư

Xác định các phương án đảm bảo vt

Lập và tổ chức kế

hoạch mua sắmlựa chọn

người cung ứng

Thương lượng và đạt

Theo dõi đạt hàng và nhận

hàngTổ

chức quản lý vật tư nội

bộQuản lý

dự trữ và bảo quản

Cấp phát vật

tư nội bộ

Quyết toán vật

tư

ngoài của vật tư, tên gọi vật tư để có thể phân biệt vật tư nay so với vật tư khác.Hiện nay trên thị trường có rất nhiều tên gọi vật tư giống nhau chính vì vậy màcác doanh nghiệp sản xuất cần phải biết đâu là nhãn hiệu vật tư mình cần dùngđể tránh những sai lầm khi lựa chọn vật tư cho quá trình sản xuất kinh doanh.Mã số nhà cung ứng, thông số kỹ thuật là những mặt kỹ thuật của vật tư nó đòihỏi sự chính xác cao, rõ ràng và nhà kinh doanh phải có một đội ngũ cán bộ đủchuyên môn để kiểm tra giám sát việc tiếp nhận vật tư Thành phần chế tạo vàcác chức năng của vật tư đó là mặt công dụng của vật tư đó là mặt quan trọngnhất của vật tư, một vật tư được sử dụng một cách tối đa có hiệu quả sẽ làm chodoanh nghiệp tiết kiệm được chi phí vật tư từ đó giảm chi phí sản xuất và hạ giáthành sản xuất.

b) Xác định số lượng vật tư:

 Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm:

Có nhiều cách để xác định số lượng vật tư cho sản xuất sản phẩm

Thứ nhất: Phương pháp trực tiếp:

Phương pháp này được áp dụng khi doanh nghiệp đã xác định được sốlượng sản phẩm sản phẩm cần sản xuất trong kì kế hoạch và mức tiêu dùng vậttư cho sản xuất một đơn vị sản phẩm loại i nào đó.

Trong đó:

Nsxsp: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ Qsfi: Số lượng sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch

Thứ hai: Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm:

Phương pháp này được tính bằng cách tổng cộng mức tiêu dùng vật tư chomột chi tiết sản phẩm nhân với số lượng chi tiết sản phẩm, công thức tính:

Nsxsp = Qsfi*Msfi

Trong đó:

Nct: Nhu cầu vật tư dung để sản xuất chi tiết sản phẩm i trong kỳQcti: Số lượng chi tiết sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch

Thứ ba: Phương pháp tính theo mức của sản phẩm tương tự:

Áp dụng phương pháp này trong trường hợp kỳ kế hoạch doanh nghiệpdự định sản xuất những sản phẩm mới nhưng sản phẩm này chưa có mức sửdụng vật tư Thực chất của phương pháp này là lấy những sản phẩm không cómức đối chiếu với những sản phẩm tương tự về công nghệ chế tạop đã có mứcđể tính, đồng thời có tính đến những những đặc điểm riêng biệt của sản phẩmmới mà áp dụng hệ số điều chỉnh, công thức:

Trong đó:

Nsx: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳQsf: Số lượng sản phẩm sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạchMtt: Mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự

K: Hệ số điều chỉnh giữa hai loại sản phẩm

Thứ tư: Phương pháp tính theo mức sản phẩm đại diện:

Cách tính này áp dụng trong trường hợp sản phẩm sản xuất có nhiều cỡlaọi khác nhau nhưng khi lập kế hoạch vật tư chưa có kế hoạch sản xuất chotừng cỡ loại cụ thể mà chỉ có tổng số chung Trong trường hợp ấy, lấy một sảnphẩm đại diện và mức tiêu dùng vật tư cho sản phẩm đậi diện đó để tính nhucầu vật tư chung cho các cỡ loại sản phẩm, công thức tính:

Nsx = Qsf * Mtt * K

Nsx = Qsf*Mdd

Bước 1: Xác định tổng trọng lượng tinh của toàn bộ lượng vật tư cần

thiết để thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp

Qi: Số lượng sản phẩm loại i

Hi: Trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i

Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết để sản xuất sản phẩm có

tính đến tổn thất:

Mbq = Mi*Ki /Ki

Nvt = Qi * Hi

Nsx = Nvt / K

K: Hệ số thu thành phẩm

Bước 3: Xác định nhu cầu từng loại vật tư hàng hoá

Ni: Nhu cầu vật tư thứ ihi: Tỷ lệ % của vật tư thứ i

Thứ sáu: Phương pháp xác định nhu cầu dựa vào thời hạn sử dụng:

Nhu cầu vật tư hàng háo ở mỗi doanh nghiệp ngoài những vật liệu chínhtrực tiếp sản xuất sản phẩm còn có những hao phí vật liệu phụ Mỗi phần nhữngvật tư ấy được tạo điều kiện cho việc cho quá trình sản xuất hoặc là sử dụng chocác tư liệu lao động, hao phí loại này không đượcđiều tiết bởi các mức tiêudùng cho đơn vị sản phẩm sản xuất mà bằng thời hạn sử dụng Thuộc số nhữngvật tư này gồm có phụ tùng thiết bị, dụng cụ, tài sản các loại dụng cụ bảo hộ laođộng, công thức tính như sau:

Trong đó:

Pvt: Là nhu cầu hàng hoá cần cho người sử dụngT: Thời hạn sử dụng

Thứ bảy: Phương pháp tính theo hệ số biến động:

Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này cần dựa vào thực tế sản xuấtvà sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phântích các yếu tố tiết kiệm vật tư từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạchso với kỳ báo cáo, công thức tính:

Trong đó:

Ni = Nsx * hi

Nsx = Pvt/T

Nsx = Nbc*K*H

K: Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch

H: Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo  Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang:

Thứ nhất: Phương pháp tính theo hiện vật:

Căn cứ vào mức chênh lệch sản phẩm dở danmg đầu kỳ và cuối kỳ kếhaọch cùng với mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm để xác định nhucầu vật tư, theo công thức:

 Nhu cầu vật tư cho sửa chữa mua sắm máy móc

Ngoài nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm chiếm tỉ trọng lớn trong tổngnhu cầu, doanh nghiệp còn phải định các loại NVL cho sữa chữa thiết bị, nhàxững cho công tác nghiên cứu khao học … công thức tính

Trong đó:

Q: Là khối lượng sản phẩm dự kiến sản xuất trong kỳ kế hoạchM: Là định mức giờ máy để sản xuất một đơn vị sản phẩmC: Là số ca làm việc một ngày

T: Là số ngày làm việc trong năm

Ksd: Là hệ số sử dụng thiết bị có tính đến thời gian ngừng hoạt động chosửa chữa theo kế hoạch

1.2.2.Nghiên cứu thị trường cung ứng và xác định các đơn hàng.

a) Nhận diện thị trường cung ứng:

* Bước 1: Chuẩn bị công việc nghiên cứu thị trường

Khi chuẩn bị nghiên cứu thị trường các doanh nghiệp cần phải trả lời cáccâu hỏi: Các mục tiêu? Thời gian nghiên cứu? Các điều kiện nghiên cứu? Rủiro xẩy ra nếu không nghiên cứu? Các thông tin cần có và đang có?

* Bước 2: Đánh giá mức độ và ảnh hưởng của cạnh tranh trong thịtrường

Để làm được công việc này chúng ta cần phải làm những công việc sau:phân tích cung cầu, các nhân tố ảnh hưởng đến mức độ cạnh tranh, rủi ro và cơhội trong thị trường với các mức độ cạnh tranh khác nhau

* Bước 3: Dự đoán sự phát triển của thị trường

Cần xác định các đặc trưng của thị trường, dự đoán thị trường, nghiêncứu vòng đời của sản phẩm Thị trường trong tương lai sẽ biến động như thếnào theo chiều hướng có lợi cho doanh nghiệp hay bất lợi để từ đó có phươngán giải quyết kịp thời nếu như tình hống xấu xẩy ra Phải nghiên cứu xem vòngđời của sản phẩm hiện nay sản phẩm đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống đểtừ đó có chiến lược phát triển sản phẩm của mình đồng thời xem xem sản phẩmcủa đối phương trên thị trường.

* Bước 4: Nhận diện những nhà cung ứng hàng đầu:

Có rất nhiều nguồn thông tin để nhận diện nhà cung ứng hàng đầu Cánbộ phụ trách cung ứng thường xuyên tìm các nhà cung ứng mới, họ tập hợptrong sổ tay danh bạ ngườ cung ứng và được bổ sung hàng ngày Cán bộ vật tưcó thể sử dụng nhiều phương pháp để tìm kiếm nhà cung ứng phù hợp chomình: có thể thông qua danh bạ điện thoại, hội chợ triển lãm thồng qua phioêúđiều tra hay Internet…

* Bước 5: Phân tích giá cả:

Giá cả là yếu tố khá quan trọng của bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiếnhành mua sắm vật tư chính vì vậy mà phân tích giá cả là việc làm thường xuyêncủa doanh nghiệp khi tiến hành mua sắm Để phân tích giá cả doanh nghiệp cầncăn cứ vào giá của các nhà cung ứng trên thị trường, giá của các vật tư có khảnăng thay thế để từ đó tìm cho mình một mức giá phù hợp nhất.

* Bước 6: Phân đoạn thị trường

Để làm được công đoạn này tốt ta cần phải thực hiện các công đoạn sau:Thiết lập các biến số để phân đoạn, loại bỏ một số đoạn thị trường không phùhợp, xác định các rủi ro và cơ hội của từng đoạn thị trường, lựa chọn đoạn thịtrường phù hợp nhất

* Bước 7: Loại bỏ các đoạn thị trường không phù hợp:

Sau khi đã tiến hành phân đoạn thị trường xong doanh nghiệp sẽ biếtđược đâu là thị trường tiềm năng của doanh nghiệp mình và đâu là thị trườngmà doanh nghiệp không nên đầu tư vào để từ đó tiến hành laọi bỏ những thịtrường không phù hợp

b) Đánh giá các đoạn thị trường:

* Bước 1: Xác định các loại nguy cơ và cơ hội trong các đoạn thị trườngkhác nhau

* Bước 2: Xác định các sự kiện quan trọng trong từng đoạn thị trường * Bước 3: Nghiên cứu sâu hơn các cơ hội và rủi ro lien quan đến từng sựkiện

* Bước 4: Xây dựng phương pháp đánh giá các cơ hội và rủi ro

* Bước 5: Xác định các mục tiêu cung ứng bị ảnh hưởng bởi cơ hội vàrủi ro trên Lựa chọn đoạn thịu trường tối ưu nhất

* Bước 6, 7: Tiếp tục kiểm soát các cơ hội và rủi ro

c) Xác định các đơn hàng:

Các doanh nghiệp hiện nay có thể xác định nhiều loại hình ký kết hợpđồng khác nhau, có thể là có dấu có thể là không có dấu Hiện nay nhìn chungcó ba loại hợp đồng khác nhau tuỳ vào loại hình mua sắm khác nhau:

Nếu doanh nghiệp mua hàng đột xuất: có nghĩa là doanh nghiệp không cóý định mua hàng từ trước nhưng do trong quá trình sản xuất phát sinh thêmbuộc doanh nghiệp phải mua Đối với loại đơn hàng này doanh nghiệp và nhàcung ứng không ký kết hợp đồng dài hạn và không thiết lập quan hệ mua bánlâu dài mà chỉ là cần trong tạm thời.

Nếu doanh nghiệp mua hàng định kỳ có nghĩa là doanh nghiệp đã có ýđịnh mua hàng theo kỳ, từng kỳ một Đối với loại mua hàng này doanh nghiệpcũng không cần ký kết hợp đồng dài hạn nhưng lại có quan hệ cá nhân.

Nếu doanh nghiệp mua hàng theo hợp đồng dài hạn Đây là loại hợpđồng chủ yếu của doanh nghiệp trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh Làloại hợp đồng giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ vật tư trong sản xuất Đối với loạihình hợp đồng này doan nghiệp cần có một sự hiểu biết nhất định về nhà cungứng và số lượng sản phẩm nhiều chính vì vậy mà cần có sự ký kết hợp đồnggiữa nhà cung ứng và doanh nghiệp

1.2.3.Đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng

a) Bốn loại hàng hoá:

- Chi phí thấp - rủi ro thấp: Mục tiêu giảm chi phí quản lý

- Chi phí cao - rủi ro thấp: Mục tiêu giảm giá mua và chi phí chuyển giao- Chi phí thấp – rui ro cao: Mục tiêu giảm rủi ro

- Chi phí cao – rui ro cao: Mục tiêu giảm chi phí và rủi ro

b) Tiêu chuẩn đánh giá một nhà cung ứng tiềm năng;

 Chất lượng sản phẩm

Đối với sp tiêu chuẩn hoá Đối với sp không tiêu chuẩn hoá1,tiêu thức sp 1,đầu tư cho nghiên cứu và phát triển2, sự linh động trong việc đáp ứng

các yêu cầu đặc biệt 2,sở hữu trí tuệ

3,tỷ lệ sản phẩm hỏng 3,năng lực và kinh nghiệm trong thiết kế và quản lý

4,phần trăm sp trả lại trong năm

đầu bảo hành 4,cơ sở vật chất trang thiết bị5,thời gian bảo hành 5,năng lực sx và công nghệ6,khả năng thay thế phụ tùng

- Có đội ngủ nhân viên được đào tạo, có kinh nghiệm và giàu cống hiếnsẵn sàng phục vụ khách hàng trong giờ làm việc

- Có đội ngũ nhân viên phản ứng nhanh với những sự cố xẩy ra đột xuất- Sự hỗ trợ về đào tạo và vận hành

- Sự thích ứng với văn hoá và ngôn ngữ- Tần suất đánh giá chất lượng dịch vụ

- Có chiến lược và hệ thống để liên tục cải thiện chất lượng dịch vụ chí phí

Đây là chỉ tiêu vô cùng quan trọng để doanh nghiệp lựa chọn nhà cungứng vật tư, vì chí phí mua vật tư và các chi phí liên quan khác sẽ ảnh hưởng rấtlớn đến giá thành sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp Để xét tiêu chuẩn này tacần tìm hiểu các vấn đề sau:

-Giá bán - Hiệu quả đầu vào, đầu ra-Chiết khấu -Chi phí lao động, năng lực và-Lộ trình thanh toán -Chi phí vận hành khác

-Phương thức thanh toán -Chi phí bảo dưỡng

-Tín dụng -Chi phí phụ tùng thay thế-Tỷ giá hối doái -Chi phí cho sự hỗ trợ của nhà-Chi phí vận tải và chuyển giao -Cung ứng sau mua

-Chi phí lắp đặt, chạy thử, vận hành -Chi phí nâng cấp thiết bị Chi phí và thu nhập thanh lý

 Thương hiệu của nhà cung ứng

Đây là tiêu chuẩn khá quan trọng để đánh giá một nhà cung ứng tiềmnăng Đó là sự nhìn nhận của doanh nghiệp cũng như những đối tác về hình ảnhuy tín của nhà cung ứng trên thị trường hiện tại Một nhà cung ứng tiềm năng làmột nhà cung ứng có thương hiệu uy tín trên thị trường và được đông đảo

khách hang tín nhiệm, vậy những tiêu chuẩn để đánh giá thương hiệu của mộtnhà cung ứng là:

- Nhà cung ứng được thành lập từ lúc nào Kinh nghiệm và danh tiếng củanhững người sở hữu và quản lý

- Hình ảnh của công ty và sản phẩm của nhà cung ứng trên thị trường- Công ty xử lý quan hệ với khách hàng như thế nào

- Nhân viên công ty có hài lòng với công việc của mình không

c) Tiêu chuẩn lựa chọn một nhà cung ứng:

Để lựa chọn được nhà cung ứng tốt nhất trong số những nhà cung ứng đãnêu ra ở trên ta cần tiên hành các công việc đó là: tuỳ vào đặc điểm của từng vậttư mình có thể chọn một số tiêu thức điển hình và gắn trọng số cho nó Thôngthường các tiêu thức đánh giá thường là: sự hoàn thiện về kỹ thuật, kiểu dáng,màu sắc, độ bền, thời gian giao hang, khả năng thay thế phụ tùng, hỗ trợ kỹthuật, chi phí sử dụng… Sau khi đã lựa chọn được tiêu thức phù hợp cho mình,các doanh nghiệp cần cho điểm để đánh giá nhà cung ứng nào là phù hợp nhấtcho mình Ví dụ như ta chọn tiêu thức để đánh giá là tuổi thọ trung bình củamột thiết bị

Tính điểm cho từng tiêu thức

(Tiêu thức là tuổi thọ trung bình của từng thiết bị)

Không chấp nhận(0) Có thể(1) Trung bình(2) Khá(3) Tốt(4)< 100 100 - 119 120 - 129 130 - 149 >150A

/Tính điểm cho tổng tiêu thức

1.2.4.Tổ chức đấu thầu

 Điều kiện áp dụng đấu thầu

-Quy trình mua hàng đặc biệt quan trọng -Giá trị hang mua tương đối cao

 Đặc điểm đấu thầu

-Minh bạch _ công khai _ công bằng-Thúc đẩy cạnh tranh

-Cần nổ lực và thời gian Hình thức đấu thầu

- Đấu thầu mở: Là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu không hạn chế sốlượng các bên dự thầu

- Đấu thầu có giới hạn: Là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu chỉ mờimột số nhà thầu nhất địn để dự thầu.

- Đấu thầu hai giai đoạn: Là hình thức đấu thầu màbên mời thầu tiênshành đông thời cả hai hình thức nêu trên nhưung chia ra làm hai giai đoạnkhác nhau.

 Quy trình đấu thầu

- Để thực hiện một cuộc đấu thầu hoàn chỉnh các nhà tham gia đấu thầuphải thực hiện các công đoạn sau

- Phát triển một kế hoạch cho quá trình đấu thầu- Xác định cơ sở để đánh giá nhà thầu

- Xác định các tiêu chuẩn tối thiểu để sang lọc nhà thầu - Chuẩn bị mời thầu

- Chỉ định ban mời thầu- Thông báo các yêu cầu- Phát hành hồ sơ thầu

- Xác nhận lại với các nhà thầu

- Xử lý các vấn đề bổ sung - Nhận và mở thầu

- Loại các trường hợp không phù hợp

- Đánh giá các nhà thầu và lựa chọn nhà thầu- Thông báo nhà thắng thầu

- Đàm phán các vấn đề bổ sung- Ký kế hợp đồng

1.2.5 Ký kết hợp đồng

Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, bên mời thầu có trách nhiệm thông báokết quả đấu thầu cho bên dự thầu Bên mời thầu tiến hành hoàn thiện và ký kếthợp đồng Trước khi ký kết hợp đồng cần làm rõ các vấn đề sau:

Thương lượng: Là giai đoạn quan trọng của quá trình mua Những mục

tiêu cần đạt được trong thương lượng là:

- Xác định các tiêu chuẩn kỹ thuật các sản phẩm độ dung sai sản phẩm,độ bền) và phương tiện kiểm tra;

- Xác định giá cả, với những điều khoản xét lại giá cả khi giao hàng theothời hạn ( như kiểm tả lại khi có biến động giá nguyên vật liệu, trị giá đồngtiền);

- Xác định hình thức đồng tiền (như trả tiền mặt với sự giảm giá, trả vàongày cuối tháng, bằng hối phiếu được chấp nhận);

- Điều kiện giao hàng;

- Thời hạn giao hàng và hình phạt khi giao hàng chậm.

Đặt hàng: Là một hành động pháp lý của người mau vbớu người cung

ứng Tài liệu này được soạn thảo thành nhiều văn bản, hai bản cho người cungứng, một bản phục vụ cho việc nhận đơn hàng, một bản cho bộ phận kế toán,một bản cho cửa hàng kiểm tả việc nhận hàng và một bản sau cùng lưu ở bộ

Cho nên , điều quan trọng là văn bản này phải thật rõ ràng và không được saisót Trong đơn hàng không được dùng các cụm từ sau đây:

- Giá cả sẽ được thoả thuận; - Giao hàng càng sớm càng tốt;- Có chất lượng tốt;

- Chất lượng thương mại thông thường- Giống nhu đã cung cấp lần trước

Đơn đặt hàng phải có các nội dung cơ bản sau đây:

- Tên và địa chỉ doanh nghiệp đặt hàng;- Tên và địa chỉ doanh nghiệp nhận đơn hàng- Số ký hiệu;

- Số lượng sản phẩm và dịch vụ yêu cầu;

- Mô tả đầy đủ kiểu, loại, phẩm cấphoặc những quy định khác cần thiếtđể xác định sản phẩm hoặc dịch vụ

- Quy định tiêu chuẩn về quy cách sản phẩm hoặc dichj vụ và mọi dữliệu kỹ thuật có lien quan;

- Ghi rõ chứng chỉ theo quy định cần được gửi kèm theo hàng được giao;- Giá được thoả thuận giữa người mua và người bán;

- Cách thức giao hàng thoả thuận giữa người mua và người bán; - Hướng dẫn giao hàng;

- Chữ ký của người mua và chức vụ trong doanh nghiệp - Điều kiện kinh doanh của mỗi bên.

Doanh nghiệp thường uỷ quyền cho một hay hai người ký đơn hàng vàcó thể quy định giới hạn chi cho một lần ký

1.2.6 Tiếp nhận và bảo quản vật tư về số lượng và chất lượng

Vật tư chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho phải qua khâu tiếpnhận về số lượng, chất lượng và hoá đơn Mục đích của việc tiếp nhận là kiểmtra số lượng và chất lượng vật tư nhập kho cũng như xác định rõ trách nhiệmcủa những đơn vị và những người có liên quan đến lô hàng nhập

Nếu đơn vị sử dụng dùng phương tiện của mình hay thuê ngoài đếndơn vị kinh doanh nhận hàng và có người áp tải đi theo thì việc tiếp nhận sốlượng và chất lượng vật tư cần được tiến hành tại kho của đơn vị kinhdoanh và trước khi nhập kho phải kiểm tra lại Nếu doanh nghiệp thươngmại đưa vật tư đến doanh nghiệp thì việc tiếp nhận về số lượng và chấtlượng vật tư lại được tiến hành tại kho của doanh nghiệp Trong trường hợpđó phải xác định trách nhiệm của sự thiếu hụt, hư hỏng là do doanh nghiệpthương mại hay đơn vị vận tải gây ra.

a ) Kiểm tra về mặt số lượng:

-Giao nhận hàng bằng trọng lượng, số lượng, thể tích thì cần cân, đong, đo.-Giao nhận theo nguyên hầm (đối với xà lan, tàu thuỷ), nguyên toa (tàuhoả) thì khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển, chủ hàng phải niêm phong cặptoa trước mắt người phụ trách phương tiện vật tải Khi trả hàng nếu dấu niêmphong còn nguyên vện thì doanh nghiệp không cần phải kiểm tra tỉ mĩ số lượngvật tư

-Nếu giao theo nguyên bao nguyên kiện thì phải bố trí đếm số nbao sốkiện đó Doanh nghiệp xem kĩ bao bì và phát hiện ngay tại chỗ những bao bì hưhỏng hay dấu vết nghi ngờ hàng bị mất.

b) Kiểm tra chất lượng vật tư:

Được tiến hành với mức độ khác nhau tuỳ thuộc vào tính chất lý, hoá củatừng loại vật tư: đối với những loại vật tư chóng hỏng hoặc yêu cầu kỹ thuật

cao thì phải kiểm tả tỷ mĩ, yêu cầu chất lượng vật tư dùng trong sản xuất càngcao bao nhiêu thì công việc kiểm tra được tiến hành tỷ mĩ bấy nhiêu

Việc kiểm tra chất lượng vật tư được tiến hành từ thấp đến ca, từ ngoàivào trong Đầu tiên nhân viên tiếp nhận xem xét kích thước, tình hình bao bì vànhững ký hiệu ghi trên bao bì có phù hợp với những điều kiện ghi trong hợpđồng giao hàng và vận đơn gửi theo hàng hoá hay không Tiếp đó kiểm tra kỹhơn trong một số trường hợp, đối với một số loại vật tư nhất định còn phải tiếnhành kiểm tra chất lượng bằng thí nghiệm.

Do phương pháp kiểm tra khác nhau có thể cho ta những kết quả khácnhau cho nên cần phải thống nhất hàng hoá nhận chở theo phương pháp nào thìkhi giao hàng cũng theo phương pháp ấy.

c) Kiểm tra hoá đơn:

Loại kiểm tra cuối cùng này là để thống nhất phiếu đặt hàng, phiếu nhậnhàng, hoá đơn và kiểm tả lại giá dơn vị cùng các điều kiện khác so vơí các điềukiện đã nêu trước Trường hợp vật tư, sản phẩm, hàng hoá không đúng sốlượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn thì lập thêo một liên, kèmtheo chứng từ lien quan gữi cho đơn vị bán vật tư, sản phẩm, hàng hoá để giảiquyết

1.2.7 Tổ chức cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp

Cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng trrong nội bộ doanh nghiệp làkhâu công tác hết sức quan trọng của phòng vật tư doanh nghiệp Tổ chức tốtkhâu công tác này sẽ đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệp được tiến hànhnhịp nahngf, góp phần tăng năng suất lao động của công nhân, tăng nhanh vòngquay vốn lưu động của doanh nghiệp nâng cao chất lượng và hạ giá thành sảnphẩm, tiết kiệm được vật tư trong tiêu dùng sản xuất và nâng cao được sức cạnhtranh của sản phẩm:

Nhiệm vụ chủ yếu của cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp baogồm:

 Bảo đảm cấp phát các loại vật tư kỹ thuật cho các đơn vị được đồng bộ,đủ về số lượng, đúng quy cách và kịp về thời gian.

 Chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất, đảm bảo giao vật tư dướidạng thuận lợi cho việc tiêu dung của các đơn vị.

 Giải phóng có các đơn vị đến mức tối đa chức năng có liên quan đếnviệc tổ chức hậu cần vật tư.

 Kiểm tra việc giao vật tư và sử dụng vật tư ở các đơn vị nội bộ.

Để thực hiện tốt quá trình cấp phát vật tư kỹ thuật cho các đơn vị nội bộđòi hỏi bộ phận vật tư phải thực hiện những nội dung công tác sau:

a) Lập hạn mức cấp phát vật tư kỹ thuật cho các đơn vị tiêu dùng:

Là lượng vật tư tối đa quy địn cấp cho bưu cục, tổ đội sản xuất trong mộtthời hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ sản xuất được giao, hạn mức cấp phátvật tư có tác dụng nhằm nâng cao trách nhiệm của bưu cục, tổ đội sản xuấttrong việc sử dụng số lượg vật tư lĩnh được một cách hợp lý, tiết kiệm dồngthời nâng cao trách nhiệm của bộ phận quản lý vật tư trong việc bảo đảm cấpphát vật tư quy định trong hạn mức được đầy đủ, kịp thờivà đúng quy cáchphẩm chất, góp phần chấn chỉnh và cũng cố kho tàng, góp phần làm giảm sốlượng chứng từ và đơn giản hoá công tác ghi chép ban đầu về cấp phát vật tư:

Để lập được hạn mức cấp phát vật tư được chính xác cần phải căn cứ vàokế hoạch sản xuất sản phẩm, các mức tiến tiến về tiêu dùng vật tư, mức dự trữvật tư ở đơn vị tiêu dùng, lượng tồn kho đầu kỳ.

Hạn mức cấp phát vật tư được tính theo công thức sauH = Nt.ph  Nt.ch.ph + D - O

Trong đó:

H: Hạn mức cấp phát vật tư tính, theo đơn vị hiện vật.Nt.ph: Nhu cầu vật tư cho sản xuất thành phẩm.

D: Nhu cầu vật tưu cho dự trữ ở phân xưởngO: Tồn kho đầu kỳ.

b) Lập chứng từ cấp phát vật tư nội bộ doanh nghiệp:

Sau khi xác định hạn mức cấp phát vật tư, giai đoạn quan trọng trong cấpphát vật tư cho đơn vị tiêu dùng là lập chứng từ cấp phát vật tư Việc quy địnhđúng đắn chế độ lập chứng từ cấp phát vật tư có ý nghĩa to lớn đối với việc cấpphát vật tư một cách nhanh chóng, giảm được giấy tờ và thời gian làm thủ tụcgiấy tờ không cần thiết của đơn vị tiêu dùng, làm cho việc hoạch toán thông kêvật tư được chính xác và việc theo dõi vật tư được thuận lợi , dễ dàng.

Hiện nay, trong các doanh nghiệp thường sử dụng ácc loại chứng từ cấpphát vật tư như : Mẫu số 02_VT, hay Mẫu số 04_VT

 Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT): Dùng để theo dõi chặt chẽ số lượngvật tư, sản phẩm hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làmcăn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và tiến hành kiểmtả việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư

Bảng biểu số 1: Phiếu xuất kho_ Mẫu số 02-VT

Đơn vị:……… Địa chỉ:……….

Họ và tên người nhận hàng………địa chỉ (bộ phận)………Lý do xuất kho……….Xuất tại kho………

Tên, nhãn hiệu,quy cách phẩmchất vật tư (sảnphẩm, hàng hoá)

Mã số ĐVT

Số lượng

Đơn giá ThànhtiềnYêu cầu Thực

Người nhận(ký, họ, tên)

Thủ kho(ký, họ, tên)

Đây là một khâu trong công tác cấp phát vật tư vì vật tư nhập về doanhnghiệp không phải thứ nào cũng có thể dùng ngay vào sản xuất được, có một sốloại phẩi có sự chuẩn bị trước khi đưa vào sản xuất Mục đích của việc chuẩn bịlà nằhm cấp phát vật tưu cho các đơn vị tiêu dùng nội bộ, những vật tư dướidạng thuận tiện nhất bảo đảm sử dụng vật tư đạt hiệu quả kinh tế cao

Tuỳ thuộc vào những loại vật tư khác nhau mà đòi hỏi có sự chuẩn bịkhác nhau Nghiệp vụ chủ yếu của công tác chuẩn bị vật tư là phân loại, ghépđồng bộ, làm sạch Một số loại còn phải phơi khô, ngâm tẩm, pha cắt thànhnhưũng khởi phẩm.

Những nghiệp vụ chuẩn bị đơn giản có thể do nhân viên khgo thực hiện.Những nghiệp vụ chuẩn bị phức tạp đòi hỏi phải có bộ phận hoặc phân xưởngchuẩn bị phụ trách.

Tổ chức ra bộ phận chuẩn bị vật tư còn làm cho nhân viên bộ phận hậucần vật tưu đi sát với tình hình sản xuất hơn, vì chính tại khâu này diễn ra côngđoạn sản xuất thứ nhất, cho phép kịp thời phát hiện ra những thiếu sót trongviệc cấp phát vật liệu, để có biện pháp khắc phục kịp thời.

d) Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị sử dụng:

Công tác cấp phát vật tư có ảnh hưởng rất lớn đến việc phục vụ kịp thời,đầy đủ vật tư cho sản xuất, cắt giảm chi phí bốc dỡ, vạn chuyển, bảo quản trongquá trình chuyển đưa vật tư từ kho doanh nghiệp đến các đơn vị sử dụng.Ngoàira nếu công tác này được tổ chức hiệu quả sẽ góp phần nâng cao năng suất laođộng Công tác này đòi hỏi phải làm tốt việc xuất kho và lựa chọn đúng đắnphương thức giao vật tư Công tác xuất kho phụ thuộc vào nghiệp vụ kho vàtrình độ cơ giốihá các công việc xép dỡ hàng hoá trong kho, xuất kho là mộtcông việc có tính nghiêm ngặt cao độ, đòi hỏi phải tuân theo những nguyên tắc.

- Chỉ xuất kho cho người nhận hàng có đủ các giấy tờ, thủ tục quy định.

- Chỉ xuất kho cho những người có đầy đủ quyền hạn nhận tức là nhưũngngười được uỷ quyền và có chữ ký mẫu ở kho.

- Vật tư chỉ được xuất sau khi đã kiểm nhận về số lượng, chất lượng, vàđã được tiếp nhận.

- Khi xuất vật tư cần tiến hành cân, đo, đong, đếm cẩn thận.- Vật tư xuất kho phải đảm bảo về mặt chất lượng.

e) Tổ chức kiểm tra và quyết toán tình hình sử dụng vật tư:

Phòng quản lý vật tư của doanh nghiệp không chỉ lo mua sắm vật tư, cấpphát cho các phân xưởng mà còn phải có trách nhiệm kiểm tả việc sử dụng vật tư.

Kiểm tra sử dụng vật tư phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát sốliệu hạch toán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng về tình hìnhsử dụng vật tư và số lượng sản phẩm tạo ra, mặt khác phải tiến hành kiểm tảthực tế việc tiêu dùng ở tổ, đội sản xuất và người sử dụng.

Ngoài ra ta có thể kiểm tả các báo cáo sử dụng vật tư của các phân xửng.Trong báo có cần nêu rõ lượng vật tư tồn kho đầu kỳ, lượng vật tư đã nhậntrong kỳ, lượng phế phẩm và tồn kho cuối kỳ.

Mặt khác, phòng vật tư cũng cần phải tiến hành kiểm tra, quan sát trựctiếp nơi sử dụng vật tư để đánh giá lại tính chính chính xác của các báo cáonhận được Sau khi có được chính xác các số liệu về tình hình sử dụng vật tư,người ta tiến hành so sánh đối chiếu các số liệu trên các hạn mức, báo cáo sửdụng vật tư và tình hình cấp phát

Quyết toán vật tư:

Quyết toán vật tư là nhằm tính toán lượng vật tư thực chi có đúng mụcđích không? việc sử dụng các yếu tố vật chất có tuân thủ các định mức tiêudùng hay không? lượng vật tư tiết kiệm hoặc bội chi …

Ở đây các doanh nghiệp có thể sử dụng ba phương pháp sau để quyết

 Phương pháp kiểm kê theo định kỳ:

Theo phương pháp này, trên cơ sở số liệu kiểm tra thực tế tồn kho vật tưở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ, báo cáo và số lượng vật tư xuất trong kỳ đếxác định vật tư thực tế chi phí Công thức tính:

Trong đó:

C: Lượng vật tư thực tế chi phí.

Odk: Số tồn kho đầu kỳ theo thực tế kiểm kê.

X: Số lượng vật tư thực xuất từ kho doanh nghiệp cho phân xưởng Ock: Số tồn kho cuối kỳ.

Tiết kiệm hoặch bội chi vật liệu tính theo công thức:

 Phương pháp quyết toán theo từng lô hàng được cấp ra:

Việc quyết toán theo từng lô hàng cho từng công nhân, tổ, đội sảnxuất để thực hiện nhiệm vụ nhất định là phương pháp thường xuyên và thiếtthực Cấp phát vật tư được tiến hàng theo hạn mức và được dùng vào việcthực hiện snả xuất sản phẩm Do vậy, sau khi hoàn thành nhiệm vụ côngnhân cùng với việc giao thành phẩm cho phân xưởng, phải nhập về kho sốvật tư không sử dụng hết.

1.3 CÁC CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VẬT TƯ DOANHNGHIỆP:

Đánh giá hiệu quả công tác hậu cần vật tư là căn cứ quan trọng nhằmhoàn thiện công tác quản trị vật tư Qua phân tích ta có thể đánh giá được mứcđộ hợp lý của việc tổ chức quá trình bảo đảm vật tư ở doanh nghiệp, thấy đượcảnh hưởng của hậu cần vật tư, kỹ thuật đến việc hoàn thành kế hoạch sản xuất,có thể đánh giá được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, thấy được khảnăng tiềm tàng của doanh nghiệp Qua phân tích có thể phát hiện được nhữngưu điểm và những thiết sót trong việc quản lý vật tư ở doanh nghiệp, tìm ranhững nguyên nhân của ưu điểm và thiếu sót và trên cơ sở đó có những biệnpháp cải tiến cụ thể Khi phân tích tình hình công tác vật tư người ta tiến hànhphân tích ba vấn đề chủ yếu: Tình hình cung ứng vật tư, tình hình sử dụng vậttư, tình hình dự trữ vật tư ở doanh nghiệp:

1.3.1 Đánh giá qúa trình cung ứng vật tư ở doanh nghiệp:

Tình hình nhập vật tư ở doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc hoànthành kế hoạch vật tư và đến việc bảo đảm vật tư cho kế hoạch sản xuất Phântích tình hình nhập vật tư là phân tích tình hình thực hiện hợp đồng mua, bángiữa các đơn vị kinh doanh và các đơn vị tiêu dùng theo số lương, chất lượng,quy cách mặt hàng, theo khả năng đồng bộ, theo mức độ nhịp nhàng và đều

Sau đây là phương pháp phân tích cụ thể một số chỉ tiêu nhập vật tư cụthể:

Phân tích về mặt số lượng:

Chỉ tiêu về mặt số lượng là chỉ tiêu cơ bản nhất nói lên quá trình nhập vậttư vào doanh nghiệp Chỉ tiêu này thể hiện số lượng của một loịa vật tư nào đónhập trong kỳ báo cáo từ tất cả các nguồn.

Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư bắt đầu từ việc xác địnhmức độ hoàn thành kế hoạch của từng laọi vật tư theo số lượng và ảnh hưởngcủa từng nguyên nhân đối với việc hoàn thành kế hoạch

Mhtkh =mtt – mkh / mkh

Thứ nhất: Chỉ số chất lượng:

Chỉ số chất lượng vật tư mua sắm là chỉ số giữa giá bán bình quân vật tưthực tế mau so với giá bán buôn bình quân theo kế hoạch dự kiến Người ta ápdụng công thức:

Trong đó:

Icl: Chỉ số chất lượng

Gi: Giá bán phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm

Qi1 Khối lượng vật tư loại i mua theo kế hoạch dự kiến.Qi1 Khối lượng vật tư loại i thực tế mua

Thứ hai: Hệ số loại:

Hệ số loại là tỷ số giữa tổng giá trị các laọi vật tư, kỹ thuật mau sắm vớitổng giá trị các loại vật tư mua tính theo giá loại vật tư, kỹ thuật có chất lượngcao nhất Người ta thường tính hai hệ số loại kế hoạch và thực tế Hệ số loạicàng tiến tới 1 thì vật tư kỹ thuật càng có chất lượng cao Hệ số bằng 1 nói lêntoàn bộ vật tư mua sắm đều thuộc loại 1.

Phân tích về mặt hàng

Ở doanh nghiệp sản xuất cần tiêu dùng vật tư với những quy cách cụ thểnên khi lập kế hoạch cũng phải lập theo những chũng loại cụ thể Tiêu dùng vậttư đòi hỏi cụ thể việc đảm bảo vật tư cho sản xuất cũng phải cụ thể Để phântích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư theo mặt hàng, người ta so sánhhai chỉ tiêu sau:

Qikh

Kế hoạch hoàn thành về số lượng:

Kế hoạch hoàn thành về mặt hàng:

Trong đó:

Ksl: Kế hoạch hoàn thành về số lượngKmh: kế hoạch hoàn thành về mặt hàngmtn: Tổng số lượng vật tư thực nhậpmkh: Tổng số lượng vật tư kế hoạch

mht: Tổng số lượng vật tư hoàn thành về mặt hàng

 Nếu hai chỉ tiêu này lệch nhau nói lên rằng: Việc hoàn thành kế hoạchchỉ về mặt số lượng thôi cũng chưa đủ để đảm bảo vật tư cho sản xuất đượcbình thường, cho nên khi phân tích cần thiết phải phân tích tình hình thực hiệnkế hoạch mua vật tư cả về mặt hàng nữa

Phân tích về mặt đồng bộ

Để sản xuất ra một sản phẩm cần nhiều loại vật liệu khác nhau theo mộttỷ lệ nhất định, hơn nữa loại vật liệu này không thể cho loại vật liệu khác Tanói vật tư được sử dụng đồng bộ Khi xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư phảiđảm bảo tính đồng bộ của nó, trong quá trình thực hiện kế hoạch nếu có loại vậttư nào- không đảm bảo yêu cầu thì các vật tư khác hoặc là không thể sử dụngđược hoặc là sử dụng một phần tương ứng với tỷ lệ loại vật tư nhập không đảmbảo yêu cầu với tỷ lệ thấp nhất

Ksl = mtn /mkh * 100%

Kmh = mht / mtn * 100%

Bảng biểu số 2: Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư vềmặt đồng bộ

Tên vật

Kế hoạchnhập

Hoàn thành kế hoạchvề số lượng (%)

số sử dụng được% Số lượng

Phân tích về mặt kịp thời

Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệphoànthành tốt và nhịp nhàng là phải bảo đảm cho nó những loại vật tư cần thiết mộtcách kịp thời trong cả một thời gian dài Rõ ràng nếu doanh nghiệp cần nhậnmột loại vật tư nào đó vào đầu tháng khi không có dự trữ tương ứng thì sản xuấtsẽ bị ngưng trệ vì nhập vật tư không kịp thời tuy rằng kế hoạch nhập trongtháng vẫn đảm bảo

Phân tích về mặt đều đặn:

Vật tư đảm bảo cho sản xuất không chỉ để sản xuất được tiến hành lientục mà còn phải đều đặn và nhịp nhàn Nhập vật tư vào doanh nghiệp đều đặn,tức là theo thời hạn ghi trong hợp đồng mua bán là điều kiện quan trọng để