BỘ NỘI VỤ BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC ––––– Số 425/VTLTNN NVTW CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––––––– Hà Nội, ngày 18 tháng 7 năm 2005 V/[.]
BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC ––––– CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự -Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––––––– Hà Nội, ngày 18 tháng7 năm 2005 Số: 425/VTLTNN - NVTW V/v Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Kính gửi: - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Toà án nhân dân tối cao; - Cơ quan trung ương đồn thể; - Các Tổng cơng ty nhà nước Căn Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01 tháng năm 2003 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; Căn Điều 16 Điều 20 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc quản lý văn đi, văn đến sau: I HƯỚNG DẪN CHUNG Phạm vi đối tượng áp dụng Công văn hướng dẫn việc quản lý văn văn đến quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) Nguyên tắc chung a) Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, phải quản lý tập trung, thống văn thư quan, tổ chức (sau gọi tắt văn thư) theo hướng dẫn Công văn b) Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn cần hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký c) Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn cụ thể Cơng văn Giải thích từ ngữ Trong văn này, từ ngữ hiểu sau: a) Văn Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn b) Văn đến Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến c) Đăng ký văn Đăng ký văn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận v.v vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính để quản lý tra tìm văn II QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận, đăng ký văn đến a) Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, người làm văn thư quan, tổ chức (sau gọi chung cán văn thư) người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau gọi tắt người giao trách nhiệm); trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v ; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại sơ xử lý sau: - Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký - Loại cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì cịn lại, trừ bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật (bì văn mật); - Đối với bì văn mật, việc bóc bì thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức Khi bóc bì văn cần lưu ý: - Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng c) Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức hoá đơn, chứng từ kế toán v.v… Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu “Đến”; văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu “Đến” Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu “Đến” mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Mẫu dấu “Đến” việc ghi thông tin dấu “Đến” thực theo hướng dẫn Phụ lục I - Dấu “Đến” kèm theo Công văn d) Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính - Đăng ký văn đến sổ + Lập sổ đăng ký văn đến Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập hai loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn đến (dùng để đăng ký tất loại văn bản, trừ văn mật); + Sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm, nên lập loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn đến Bộ, ngành, quan trung ương; + Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; + Sổ đăng ký văn mật đến Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn đến năm cần lập sổ đăng ký chi tiết hơn, theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để đăng ký Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn u cầu dịch vụ hành cơng u cầu, đề nghị khác quan, tổ chức cơng dân cần lập thêm sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật + Đăng ký văn đến Mẫu sổ việc đăng ký văn đến, kể văn mật đến, thực theo hướng dẫn Phụ lục II - Sổ đăng ký văn đến kèm theo Công văn Mẫu sổ việc đăng ký đơn, thư thực theo hướng dẫn Phụ lục III - Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Công văn - Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn + Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu văn đến thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) + Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào sở liệu văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm 5 - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thơng dụng Trình chuyển giao văn đến a) Trình văn đến Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải văn đến quan, tổ chức quy định cụ thể (có thể tham khảo mẫu “Phiếu giải văn đến” Phụ lục IV kèm theo Công văn này) Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư vào sổ đăng ký riêng) vào trường tương ứng sở liệu văn đến b) Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: - Nhanh chóng: văn cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người nhận; - Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn” “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải 6 Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức định việc lập sổ chuyển giao văn đến theo hướng dẫn sau: - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn bản; - Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập sổ chuyển giao văn đến (mẫu sổ cách ghi thực theo hướng dẫn Phụ lục V - Sổ chuyển giao văn đến kèm theo Công văn này) Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến a) Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức; văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, không chậm trễ Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này) Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan b) Theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đơn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định; - Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho người giao trách nhiệm Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải văn đến cán văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải văn đến (mẫu sổ cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục VI - Sổ theo dõi giải văn đến kèm theo Công văn này); + Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn a) Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải b) Ghi số ngày, tháng văn - Ghi số văn Tất văn quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đánh số theo hệ thống số chung quan, tổ chức văn thư thống quản lý Việc đánh số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định điểm a khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Việc đánh số văn hành thực theo quy định điểm b khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn Công văn Tuỳ theo tổng số văn số lượng loại văn hành quan, tổ chức ban hành năm mà lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký văn cho phù hợp, cụ thể sau: + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm đánh số đăng ký chung cho tất loại văn hành chính; + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm, lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký hỗn hợp, vừa theo loại văn hành (áp dụng số loại văn định (cá biệt), thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đường, v.v ); vừa theo nhóm văn định (nhóm văn có ghi tên loại chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, nhóm cơng văn); + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm nên đánh số đăng ký riêng, theo loại văn hành Văn mật đánh số đăng ký riêng - Ghi ngày, tháng văn Việc ghi ngày, tháng văn thực theo quy định điểm b khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP 8 c) Nhân Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định khoản Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật a) Đóng dấu quan Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy b) Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu độ khẩn (“Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định điểm a khoản 10 Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Việc đóng dấu độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định điểm k khoản Mục III Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy vi tính a) Đăng ký văn sổ - Lập sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Tuy nhiên, khơng nên lập nhiều sổ mà sử dụng sổ chia thành nhiều phần để đăng ký loại văn tuỳ theo phương pháp đánh số đăng ký văn mà quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn điểm b khoản Mục này, cụ thể sau: + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm nên lập hai loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn mật 9 + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm lập loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường); · Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác công văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn mật + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm cần lập loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường); · Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác (loại thường); · Sổ đăng ký công văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn mật - Đăng ký văn Mẫu sổ việc đăng ký văn đi, kể văn văn mật, thực theo hướng dẫn Phụ lục VII - Sổ đăng ký văn kèm theo Công văn b) Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn u cầu chung việc xây dựng sở liệu văn thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Việc đăng ký (cập nhật) văn vào sở liệu văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a) Làm thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì Tuỳ theo số lượng, độ dày khổ giấy văn mà lựa chọn loại bì kích thước bì cho phù hợp Bì văn cần có kích thước lớn kích thước văn vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy gấp lại) để vào bì cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn Phục lục VIII - Bì văn kèm theo Cơng văn này) Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m trở lên Bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) - Trình bày bì viết bì 10 Mẫu trình bày bì văn cách viết bì thực theo hướng dẫn Phụ lục VIII - Bì văn kèm theo Cơng văn - Vào bì dán bì: Tuỳ theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc - Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) b) Chuyển phát văn - Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức Tuỳ theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức cách tổ chức chuyển giao (được thực văn thư cán văn thư trực tiếp chuyển đến đơn vị, cá nhân), quan, tổ chức định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn theo hướng dẫn đây: + Những quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn kèm theo Công văn này) + Đối với quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn cán văn thư trực tiếp thực nên sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn bản, cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản” Khi chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân nội bộ, người nhận văn phải ký nhận vào sổ - Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác Tất văn cán văn thư giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào sổ (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn đi) Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ - Chuyển phát văn qua bưu điện Tất văn chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục X - Sổ 11 gửi văn bưu điện kèm theo Công văn này) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) - Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ - Chuyển phát văn mật Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) c) Theo dõi việc chuyển phát văn Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định; - Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; - Đối với bì văn gửi lý (do khơng có người nhận, thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết; - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Lưu văn Việc lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đánh số đăng ký chung xếp chung; đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn Các quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn lưu văn thư Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI Sổ sử dụng lưu kèm theo Công văn 12 Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Công văn thay Bản hướng dẫn vào sổ chuyển giao công văn đến quan ban hành kèm theo Công văn số 77/NV ngày 09 tháng 02 năm 1977 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng Đề nghị Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, quan, tổ chức trung ương khác Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức thực đạo quan, tổ chức trực thuộc triển khai thực Công văn Trong q trình thực hiện, có vấn đề phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị quan, tổ chức phản ánh Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước để phối hợp giải quyết./ Nơi nhận: - Như trên; - Bộ trưởng Bộ Nội vụ (b/c); - Lãnh đạo Cục; - Các đơn vị thuộc Cục; - Lưu: VT, NVTW(5) Q CỤC TRƯỞNG (Đã ký) Trần Hoàng 13 Phụ lục I DẤU “ĐẾN” (Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu dấu “Đến” 50mm 30mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Số: Ngày: Chuyển: a) Hình dạng kích thước Dấu “Đến” phải khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm b) Mẫu trình bày Mẫu dấu “Đến” trình bày minh hoạ hình vẽ Hướng dẫn ghi nội dung thông tin dấu “Đến” a) Số đến Số đến số thứ tự đăng ký văn đến Số đến đánh liên tục, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm b) Ngày đến Ngày đến ngày, tháng, năm quan, tổ chức nhận văn (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến đăng ký; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05 Giờ đến: văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn” “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán văn thư phải ghi nhận (trong trường hợp cần thiết, cần ghi phút, ví dụ: 14.30) c) Chuyển Ghi tên đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết./ 14 Phụ lục II SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu sổ Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh hoạ hình vẽ ……….… (1) …………… ……….… (2) ………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20 (3) Từ ngày … đến ngày (4).… Từ số … đến số (5).… Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng 15 b) Phần đăng ký văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Ngày đến (1) Số đến (2) Tác giả (3) Số, ký hiệu (4) Ngày tháng (5) Tên loại trích yếu nội dung (6) Đơn vị Ký người nhận nhận (7) (8) Ghi (9) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Tác giả Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm văn đến ngày, tháng, năm đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05 Cột 6: Tên loại trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ cơng văn ghi tên loại) văn đến (tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư Cột 7: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi Ghi điểm cần thiết văn đến (văn khơng có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v.v ) Sổ đăng ký văn mật đến Mẫu sổ đăng ký văn mật đến giống sổ đăng ký văn đến (loại thường), phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” (cột 6) Việc đăng ký văn mật đến thực tương tự văn đến (loại thường) theo hướng dẫn khoản Phụ lục này; riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến; văn đến độ “Tuyệt mật”, ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền./ 16 Phụ lục III SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ (Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu sổ Sổ đăng ký đơn, thư phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký đơn, thư” b) Phần đăng ký đơn, thư Phần đăng ký đơn, thư trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Ngày đến Số đến Họ tên, địa người gửi Ngày tháng Trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến” Số đến số thứ tự đăng ký đơn, thư mà quan, tổ chức nhận (nếu đơn, thư ghi số đến đăng ký riêng) số thứ tự đăng ký văn đến nói chung (nếu đơn, thư lấy số đến đăng ký chung với loại văn đến khác) Cột 3: Họ tên, địa người gửi Ghi đầy đủ, xác họ tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) người gửi đơn, thư Cột 4: Ngày tháng Ghi theo ngày, tháng, năm ghi đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05 Trường hợp đơn, thư khơng ghi ngày tháng lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện cần có ghi cụ thể Cột 5: Trích yếu nội dung Ghi theo trích yếu nội dung ghi đơn, thư Trường hợp đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung đơn, thư Cột 6: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận đơn, thư theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 7: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận đơn, thư Cột 8: Ghi Ghi điểm cần thiết đơn, thư đơn, thư lần thứ …; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v )./ 17 Phụ lục IV PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu phiếu TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm 20 PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (1) Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức: (2) Ý kiến lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất người giải quyết: (4) Hướng dẫn ghi (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan (tổ chức) ban hành trích yếu nội dung văn đến (2): Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo quan, tổ chức (hoặc người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có) ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải (3): Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có) ngày tháng cho ý kiến (4): Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân ngày tháng đề xuất ý kiến./ 18 Phụ lục V SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn đến nên in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đến” khơng có dịng chữ “Từ số đến số ” b) Phần đăng ký chuyển giao văn đến Phần đăng ký chuyển giao văn đến trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày chuyển Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi Ghi điểm cần thiết (bản sao, số lượng ) Sổ chuyển giao văn mật đến Trong trường hợp cần thiết, quan, tổ chức lập sổ chuyển giao văn mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn mật đến tương tự sổ chuyển giao văn đến (loại thường), phần đăng ký chuyển giao văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Số đến” (cột 2) Việc đăng ký chuyển giao văn mật đến thực tương tự văn đến (loại thường) theo hướng dẫn khoản Phụ lục này, riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến / 19 Phụ lục VI SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu sổ Sổ theo dõi giải văn đến in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ theo dõi giải văn đến” b) Phần theo dõi giải văn đến Phần theo dõi giải văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau: Số đến (1) Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Đơn vị người nhận Thời hạn giải Tiến độ giải Số, ký hiệu văn trả lời Ghi (2) (3) (4) (5) (6) (7) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo số đến ghi dấu “Đến” sổ đăng ký văn đến Cột 2: Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Ghi tên loại văn quan, tổ chức gửi đến, đơn thư khiếu nại, tố cáo đơn, thư; nội dung khác ghi theo hướng dẫn khoản Phụ lục II Công văn Cột 3: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Thời hạn giải Ghi thời hạn giải văn đến theo quy định pháp luật, quy định quan, tổ chức theo ý kiến người có thẩm quyền Cột 5: Tiến độ giải Ghi tiến độ giải văn đến đơn vị, cá nhân so với thời hạn quy định, ví dụ: giải quyết, chưa giải v.v Cột 6: Số, ký hiệu văn trả lời Ghi số ký hiệu văn trả lời văn đến (nếu có) Cột 7: Ghi Ghi điểm cần thiết khác./ 20 Phụ lục VII SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mẫu sổ Sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” b) Phần đăng ký văn Phần đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký hiệu văn (1) Ngày tháng văn (2) Tên loại trích yếu nội dung văn (3) Ngườ i ký Nơi nhận văn (4) (5) Đơn vị, người nhận lưu (6) Số lượng (7) Ghi (8) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Số, ký hiệu văn Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ngày tháng văn Ghi ngày, tháng văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 31/12 Cột 3: Tên loại trích yếu nội dung văn Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn khác phải ghi tên loại văn bản; sổ dùng để đăng ký loại văn chia thành nhiều phần, phần dùng để đăng ký loại văn không cần ghi tên loại Cột 4: Người ký Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Số lượng Ghi số lượng ban hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Sổ đăng ký văn mật Mẫu sổ đăng ký văn mật giống sổ đăng ký văn (loại thường), phần dùng để đăng ký văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung văn bản” (cột 3) Việc đăng ký văn mật thực tương tự văn (loại thường) theo hướng dẫn khoản Phụ lục này; riêng cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn bản; văn độ “Tuyệt mật” ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền./ ... phản ánh Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước để phối hợp giải quyết./ Nơi nhận: - Như trên; - Bộ trưởng Bộ Nội vụ (b/c); - Lãnh đạo Cục; - Các đơn vị thuộc Cục; - Lưu: VT, NVTW(5) Q CỤC TRƯỞNG (Đã ký)... định điểm a khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Việc đánh số văn hành thực... trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ cơng văn ghi tên loại) văn đến (tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung