KHOA NHÀ NƯỚC VÀ PHÁP LUẬT ThS DO THU HIEN - ThS TRÀN THÁI HÀ
DE CUONG BAI GIANG
CONG TAC VAN PHONG TRONG QUAN LY
(LƯU HÀNH NỘI BỘ)
Trang 3Chuong 1 KHAI QUAT.CHUNG VE CONG TAC VAN PHONG 2
I KHAI NIEM, CHUC NANG VA NHIEM VU CUA VAN PHONG 2
1 Khai niém vé van phÒng c HH HH nen 2 2 Chức năng của văn phòng 22-20 2SsEEEEEEEEEn 4 3 Nhiệm vụ của văn phòng -cs ctn2THnHEnH tt 5
H TÔ CHỨC LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG 22 0n 8
1 Vi tri, vai trò của công tác văn phòng . sen grrreeee, 8 2.Ý nghĩa của việc tô chức công tác văn phòng - 2s cncnosa weed
Il CAC YEU TO ANH HUONG DEN NOI DUNG CONG TAC VAN PHONG esssssssssssssesssssssssssnssnsssssssssnsnssssstnssssssssssssssssossassassesesesesesesessescce 11
1 Yếu tố bên ngoài 1c 11 2 Yếu tố bên trong the 1 IV UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN TRONG CÔNG TÁC VAN PHONG wocssscsssssssssscssssssssnsssssssssccsessesssssssesssessussnissestussessseeeseecessce 12
1 Khái niệm vé cong nghé théng tit ccccssssssssssccscsssssseeseeeceesececcccec 12
2 Các thiết bị truyền tin trên máy tÍnhh sec vn Hh nen geerereea 13 3 Phần mềm của một hệ thống thông tin cscstervrererersersree 14 4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng 15
Y HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ằ TU 17
1 Tính tất yếu khách KP ỒẶẠA ad 17 2 Nội dung hiện đại hố cơng tác văn phòng -. co ccccesceceee 18
Chương 2 CÁC VẤN ĐÈ CƠ BẢN VẺ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH TRONG CƠNG TÁC VĂN PHÒNG 200 20
I QUY ĐỊNH VẺ LỄ NGHI NHÀ NƯỚC | 20
1 Quy định về Quéc Huy ccccssssessssssesssssssssssssseessssuesesseeeeeceeeesc 20 2 Quy định về QUOC kY eecccccssssssssssssssssssssssessssssssssstibeststeeeseseeeeeeeeecc 21
3 Quy định về Quốc ca 22
Trang 4
1 Khái niệm về thông tin trong quản lý nhả nước - - 23 rên ÒÔỎ 24 3 Quy trình công tác thông tin -.- - c5 s<csssseeeeirrrrrrrrrriesrre 25
HI XÂY DỰNG CHUONG TRINH, KE HOACH LAM VIEC 26
ñ mm 26
2 Phân loại kế hoạch . - H1 errree .Ô 27
3 Yêu cầu của chương trình, kế hoạch làm việc -+ + 28 4 Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch -7+x+xevezesrrsrerses 29 5 Các nguyên tắc lập 5.0 0P 30 6 Kỹ thuật lập chương trình, kế hoạch . -s+x+x+x+ezeeseesrsrereee 31
IV TỎ CHỨC CUỘC HỌP - 2° sseerssrseesesessstrssrre 36
1 Khái niệm ccccccccccrterererrrrtrrrrrrrrrrrrrrrrrre sesaaneeeneeeeeeneen 36 Q x8 8 36 3 Ý nghĩa của hội hỌp -. -7+5sccrrererrrrrrrerrrierirrrrrrrrrrrrrree 36 4 Qui trình tổ chức một cuộc hợp - -: ¬ 36 V TIEP KHACH cssccossscsnssccssssseconnsossnssessnssscssssssssssvecsonessssnsesansoneconseeeens 39 I4 76.0 — 39 2 Tổ chức tiếp công dân có đề nghị, yêu cầu, khiếu nại, tố cáo 40 | 3 Tổ chức tiếp khách thăm viếng, giao Am 41
VI CÔNG TAC HAU CAN Wissscsssssssssssscsnsccssecnsccnsessnssessecsnsssssssssonesesssenss 44
1 Nhiệm vụ của công tác hậu CAN vo 44
2 Những yêu cầu đối với công tác hậu cần + +s+xsceereee 44 3 Các nội dung cơ bản của công tác hậu cẦn -.-. cscccczresreererrsrser 46
Chương 3 VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC . - 50
Trang 5H YÊU CẦU ĐÓI VỚI VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN QUAN LY
NHA NUGC oecsssssssssssssssscssesensssesssnssssssssnscsssnssssesnssssssssssesasaannesuseseccose 57
1 Yêu cầu về nội 015 na 57
2 Yêu cầu về kết cấu ccss 000202022211 58
3 Yêu cầu về cách diễn đạt 9919811111111 11 011110 kg HT HH HH 59
IH QUY TRÌNH CHUNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUAN LY NHA
I0" sa 60
1 Giai đoạn chuẩn bị cSccc 2222221 60 2 Giai đoạn viết bản dự thảo văn bản nhe 62
3 Giai đoạn duyệt ký và ban hành văn bản tt 63 4 Gửi, lưu trữ văn bản quản lý 2s Ss2ESeESnSEEEnnE 64
IV THẺ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN QUẢN LÝ
NHA NUGC oecssssssssssssssssssessssssssssssssssscossnsnsnsnersessssssssessssesssunssnssscsccsesosses 64
1 Định nghĩa thể thức văn bản quản lý nhà nước 222 64
2 Khô giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày 64
3 KY that trimh Day eeccssesssssssssssatecseesssessssssssssssttisssusesseseeesecseeecccccee 65
4 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 22s cscececsrec 71
V VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 82
1 Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa Ỏ _ SH nh niệc 82
2 Sử dụng từ đúng phong cách chức năng SH 84
3 Kỹ thuật đặt câu SH gen 87
Trang 6IL CÔNG TÁC LƯU 'TR Ữ -° 5 5-52 s2 s2 se SE se 9E Seesesee 104
I2) 6.1 0 .ẻ ố 104
2 Tài liệu lưu trữ -cceeeerreserrrrrrrrrrrrrrrrrrrrre TU 3 Chức năng, nội dung, tính chất và nguyên tắc quản lý công tác quản lý 00:0 105
4 Các khâu nghiệp vụ lưu trỮ - 5-55 =s*tnrieeerrrrrrrreerrrrrre 107
5 Phương hướng hồn thiện cơng tác lưu trữ -<-seeeeree 115
II PHƯƠNG PHÁP SẮP XÉP HÒ SƠ TÀI LIỆU PHỤC VỤ CHO
BẢO QUẢN VÀ TRA TÌM - ccesserresertrsrrtrsetrrenrereerrrxee 116
1 Chon loai bia IT 116
Trang 7Công tác văn phòng là hoạt động rất quan trọng khi tiễn hành quản lý xã hội nói chung và quản lý nhà nước nói riêng Để phục vụ cho người học và những người quan tâm đến công tác văn phòng, nhóm tác giả đã nghiên cứu
nhiều loại tài liệu, giáo trình chuyên khảo nhằm biên soạn đề cương bài giảng
Công tác văn phòng trong quan ly
Đề cương bài giáng đề cập đến những vẫn dé chung về công tác văn phòng, vấn đề cơ bản về nghiệp vụ hành chính trong công tác văn phòng, về công tác văn thư và lưu trữ Tuy nhiên, do tính chất phức tạp của công tác văn phòng, mặc dù các tác giả đã có nhiều cố gang trong biên soạn nhưng không
tránh khỏi những thiếu sót Khoa Nhà nước và Pháp luật xin trân trọng giới
thiệu đề cương bài giảng Công tác văn phòng trong quản lý và mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp quý báu của bạn đọc
Trang 8KHAI QUAT CHUNG VE CONG TAC VAN PHONG
I KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ NHIEM VU CUA VAN PHONG 1 Khái niệm về văn phòng
Trong các sách chuyên khảo về công tác văn phòng hiện nay ở nước ta, khái niệm “văn phòng” được hiểu theo khá nhiều nghĩa khác nhau Có thể tập hợp thành những cách hiểu cơ bản sau đây: a
Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tông hợp và trực tiếp của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội (gọi chung là cơ quan) Văn phòng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo cơ quan Ở những cơ quan lớn thì thành lập văn phòng độc lập, còn ở những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính đảm nhận vai trò này
Thứ hai, văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, là nơi dé cơ quan đó thực hiện các hoạt động giao tiếp đối nội và đối ngoại
Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của các cá nhân quan trọng, những người giữ chức vụ cao hay những người làm nghề độc lập Chẳng hạn Văn phòng Chủ tịch nước, Nghị sĩ, Tổng giám đốc, luật sư,
Thứ tư, văn phòng là một đạng hoạt động trong các cơ quan Đó là các hoạt động thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, là những loại việc liên quan đến công tác văn thư
Xét từ góc độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định Các tác nghiệp đầu vào là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn
thông tin về nhiều lĩnh vực chính trị, hành chính, kinh tế, văn hoá, xã hội,v.v
Trang 9công tác tô chức, điều hành thông tin trong cơ quan nhăm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan chức năng của nó
Để có thể vận hành tốt hai loại tác nghiệp trên đây, cần có những điều kiện
nhất định Thứ nhất bộ máy của văn phòng cần được xây dựng thích hợp Với các cơ quan có các cơ quan hoạt động tương đối thuần nhất, đơn lẻ và có quy mô nhỏ thì bộ máy văn phòng nên xây dựng nhỏ, gọn cho phủ hợp, mỗi nhân viên có thể kiêm nhiệm nhiều hoạt động khác nhau Nếu có thể, cũng không cần xây dựng bộ máy văn phòng riêng, các hoạt động văn phòng được thực hiện bởi các bộ phận chức năng khác nhau hoặc các nhân viên trong các bộ phận khác nhau trong cơ quan
Với những cơ quan có quy mô hoạt động đa dạng, chức năng rộng thì bộ máy văn phòng cần được xây dựng đủ lớn với đủ các bộ phận chức năng và số lượng nhân viên cần thiết để đáp ứng đây đủ và kịp thời sự vận hành chung của cơ quan Văn phòng phải có một địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, phải có nhà xưởng, phương tiện, trang thiết bị và các điều kiện vật chất khác phù hợp với quy mô và chức năng của cơ quan Nhân viên văn phòng phải là những người có đủ phẩm chất đạo đức và kiến thức nhất định, đáp ứng được các đòi hỏi ngày càng cao của công tác văn phòng trong điều kiện hiện nay
Xem xét văn phòng dưới góc độ trạng thái, văn phòng được xét ở hai trạng thái cơ bản Ở trạng thái động, văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyền tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tô chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan đó Công tác văn phòng bao gồm những công việc liên quan đến nhiệm vụ, tổ chức, quản lý các thông tin giấy tờ trong hoạt động của cơ quan, đến việc xử lý các thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan Hoạt động văn phòng diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ văn phòng, mà còn cả ở cơ quan vì nó liên quan đến các vòng quay của văn bản, hồ sơ từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong công việc; ở trạng thái tĩnh, văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu như:
Trang 10tiêu của văn phòng để trợ giúp quá trình hoạt động nói chung của cơ quan Từ các phân tích trên, có thé đi đến khái niệm về văn phòng như sau: văn phòng là một bộ phận thuộc bộ máy của cơ quan Nhà nước, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ sự điểu hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan
2 Chức năng của văn phòng qa) Chức năng tham muu, tong hop
Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tư van, tham gia y kiến cho hoạt động chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo cơ quan
_— Tham mưu, được hiểu phổ biến là việc tu vấn, tham gia đóng góp ý kiến, còn tổng hợp là thống kê xử lý thông tin phục vụ hoạt động quản lý Việc tách bạch hai nội dung này là không cần thiết, trong nhiều trường hợp là không thê thực hiện được Hoạt động của cơ quan diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan, khách quan khác nhau Muốn có được những quyết định hợp lý và đúng đắn, người lãnh đạo bên cạnh việc cân nhắc ý chí chủ quan của mình, còn phải xét đến ý kiến tham gia, đóng góp của các cấp quản lý, các bộ phận chuyên môn Văn phòng có chức năng thu thập, phân tích và tổng hợp các ý kiến đó Hoạt động này mang tính chất tư vấn và hỗ trợ để giúp lãnh đạo lựa chọn phương án tối ưu, các kết quả tư vấn này từ việc xử lý đầy đủ, chính xác và hệ thống các thông tin đầu vào đầu ra, kế cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu hồi được Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tông hợp
để tham mưu |
b) Chức năng hậu can
Các điều kiện vật chất như nhà, phương tiện, trang thiết bị, tài
Trang 11phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan đó Đó là chức năng hậu cần của văn phòng, mọi hoạt động quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của hoạt động của mỗi cơ quan, tô chức Hoạt động này phải quán triệt nguyên tắc các hoạt động diễn ra với chi phí thấp nhất mà hiệu quả cao nhất
3 Nhiệm vụ của văn phòng
Từ chức năng chung của mỗi tổ chức, người ta phân chia thành các chức năng cụ thể và chỉ tiết Những chức năng cụ thê ay lai gan với mỗi điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực tính chất, hình thức, nội dung cụ thể nên còn gọi là các nhiệm vụ Trên cơ sở hai chức năng cơ bản nêu trên của văn phòng ta có thê xác định được những nhiệm vụ chính của văn phòng như sau:
4) Xây dựng chương trình làm việc và tô chức thực hiện chương trình
làm việc
Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là xây dựng chương trình công tác hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng và hàng năm của cơ quan Văn phòng phải thường xuyên đôn đốc, theo dõi việc thực hiện chương trình Xây dựng được chương trình sát, đúng là một việc khó, song việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện tốt chương trình đã vạch ra lại càng khó hơn Do vậy, ngoài việc xây dựng tốt nội dung chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, văn phòng còn phải xây dựng và thực hiện tốt quy chế hoạt động của cơ quan Mỗi tổ | chức muốn tổn tai và phát triển cần phải tuân theo những quy định chặt chẽ về tô chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động Vì vậy, phải có nội quy, quy chế cụ thể để xác lập mối quan hệ công tác trong Cơ quan cùng phục vụ mục tiêu chung Văn phòng phải là đầu mối của việc xây dựng chương trình, kế hoạch và quy chế hoạt động để đảm bảo hoàn thành kế hoạch
b) Thu thập, xử lý, quân lý và sử dụng thông tin
Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra các quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả Người lãnh đạo không đủ thời gian để thu thập
Trang 12
là trung tâm thông tin của cơ quan vì mọi nguồn tin đến hay đi đều được thu nhận xử lý, chuyển phát tại văn phòng Từ những nguồn tin được tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyên phát hay lưu trữ Đây là hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó quyết định sự thành bại trong trong hoạt động của tổ chức, vì vậy văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyên phát các thông tin Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quản lý thì người lãnh đạo sẽ được những quyết định hữu hiệu và ngược lại thì quyết định của ngời lãnh đạo không tốt, ảnh hưởng xấu tới mục tiêu của cơ quan
c) Tổ chức giao tiếp, đỗi nội, đối ngoại của cơ quan giữ vai trò là chiếc câu nỗi, liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân
Ở nhiệm vụ này, văn phòng thể hiện vai trò là bộ mặt của cơ quan Vì vậy, việc tô chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp những công chức phù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng
d) Tư vẫn văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về tinh pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản do cơ quan ban hành
Trang 13thức
ä) Thực hiện công tác văn thự lưu trữ
Văn phòng là đầu mối tiếp nhận và xử lý ban đầu tất cả các loại văn bản hành chính của cơ quan Văn phòng thực hiện việc giải quyết các loại văn thư đó theo đúng quy chế của cơ quan và quy định của pháp luật, đồng thời theo dõi quá trình giải quyết các văn thư đó
©€) Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng
Khác với các lĩnh vực hoạt động chuyên môn, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại an ninh trật tự và bảo quản tài sản của cơ quan Đặc điểm này xuất phát từ chỗ văn phòng phải bảo đảm tiếp nhận được mọi nguồn thông tin của các đối tượng có 5 liên quan đến hoạt động của cơ quan, văn phòng phải có một bộ phận làm việc liên tục (ngày, đêm) ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ lễ, tết, ngày
nghỉ hàng tuần để đảm bảo an ninh, trật tự và thông tin thông suốt Công việc
của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo, vừa gắn liền với các bộ phận khác trong việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện mục tiêu Vì vậy, để duy trì được hoạt động của văn phòng, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan
8#) Lập và thực hiện các kế hoạch tài chính của cơ quan
Văn phòng có nhiệm vụ lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý cũng như dự kiến kế hoạch phân phối hạn mức kinh phí đó trong cơ quan Văn phòng còn có nhiệm vụ báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, thực hiện chỉ trả tiền lương, tiền thưởng, chỉ tiêu nghiệp vụ theo luật định và theo quyết định của thủ trưởng
b) Mua sắm và bảo đâm sự vận hành các phương tiện và thiết bị trong
co’ quan
Đê công việc chuyên môn trong cơ quan có thể vận hành trôi chảy luôn cần có trang thiết bị và phương tiện cần thiết Văn phòng đảm nhiệm việc
Trang 14bảo dưỡng các phương tiện vật chất đó, đảm bảo các yêu cầu cho việc vận hành của cả cơ quan được thông suốt
¡ Tổ chức công tác y tế, bảo vệ mật tự, phục vụ các hoạt động khác của cơ quan
Văn phòng bảo đảm thực hiện nhiều hoạt động cụ thé dé phuc vu hoat dong của cơ quan Đó là việc thực hiện công tác y tế bảo vệ sức khoẻ của công chức trong cơ quan; bảo vệ trật tự, đảm bảo an toàn trong cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, một cách khoa học và văn minh
k) Thường xuyên củng cô tô chức bộ máy văn phòng
Kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hố cơng tác văn phòng; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới và các đơn vị chuyên môn khi cần thiết
II TÔ CHỨC LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG
1 Vị trí, vai trò của công tác văn phòng
Từ các phân tích và chức năng và nhiệm vụ cụ thể của văn phòng, có thé khẳng định văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan
Văn phòng là đầu mối xử lý thông tin của Thủ trưởng, là “2i, mắt” của cơ quan Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ thông suốt và hiệu quả
Trang 15văn phòng, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng vững mạnh Chánh, Phó văn phòng là các trợ thủ đắc lực của Thủ trưởng cơ quan
2 Ý nghĩa của việc tô chức công tác văn phòng
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tô chức Công tác _ văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đối theo hoạt động của văn phòng Các yếu tố đó nếu được tổ chức khoa học hợp lý sẽ ‘dem lại các giá trị thực tế to lớn sau đây:
a) Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tỄ chức
Su t6n tai va phát triển của mỗi cơ quan, tô chức liên quan đến nhiễu yếu tố, trong đó có những yếu tố tiên quyết khẳng định vị trí chiến lược của tô chức trong hoạt động Đó là địa điểm đóng trụ sở, địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lượng, đối thủ cạnh tranh Những vấn đề trên liên quan mật thiết đến công tác văn phòng mà trước hết là việc thu thập, phân tích, xử lý thông tin để có được những dự báo chính xác phục vụ việc quản lí, điều hành của lãnh đạo Những việc đó được tính toán kỹ lưỡng và thực hiện đầy đủ sẽ là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của một tổ chức
b) Tiết kiệm thời gian và giảm ách tắc trong xử lý thông tỉn ở cơ quan
tỗ chức
Sự thành công trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được quyết định
bởi lợi thế về thông tin Nhưng việc thu thập, phân tích, xử lý và chuyển tải
thông tin lại phụ thuộc vào việc tô chức lao động, tác phong và phương pháp làm việc cũng như năng lực của đội ngũ công chức văn phòng Vì vậy, việc tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ giảm được thời gian lãng phí và những
ách tắc trong tiếp nhận và xử lý thơng tin
©) Tối tru hoá các phương án sử dụng nguồn lực của cơ quan, tô chức Các nguồn lực của cơ quan tổn tại dưới nhiều dạng như nhân lực, vật lực và trí lực, bởi vậy nó cân được tác động và sử dụng theo nhiều cách khác nhau Cách thức tác động đến nguồn lực lại phụ thuộc vào nguyên tắc và trật
Trang 16tự sắp xếp các bộ phận trong cơ quan Vì vậy, văn phòng cơ quan cần tham mưu đắc lực cho thủ trưởng việc xếp đặt và sử dụng các bộ phận, các yếu tô sao cho khai thác được tốt nhất nguồn lực này cho mọi hoạt động của cơ quan
d) Nang cao nang suất lao động của cơ quan
Tâm lý lao động bi chi phối bởi nhiều yếu tô khách quan và môi trường lao động Việc tạo điều kiện cho tâm lý thoải mái, chủ động, tự giác trong hoạt động sẽ tạo khả năng sáng tạo, năng động tìm kiếm các biện pháp nâng cao năng suất lao động văn phòng; do đó, cần quan tâm đến việc bố trí ngoại cảnh nơi làm việc, xây dựng quy chế, khuyến khích người lao động tham gia hoạt động sao cho khoa học, hợp lý
Năng suất lao động còn chịu ảnh hưởng trực tiếp của các yếu tô vật chất thuộc về công cụ lao động, các trang thiết bị kĩ thuật, các thao tác lao động cụ thể Các điều kiện vật chất này, nếu được bố trí hợp lý, thuận tiện sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động của mỗi cá nhân và cả cơ quan
e) Tiét kiém chi phi
Hoạt động văn phòng diễn ra thường xuyên, liên tục rất cần có các chỉ phí cần thiết như: giao dịch, khánh tiết, vật tư, phương tiện cho các hoạt động quản lý giản tiếp và nghiệp vụ văn phòng Chi phí này chiếm khoảng từ 5 -
10% tông chỉ phí hoạt động và sẽ được tính vào giá thành sản phẩm và hiệu quả hoạt động của cơ quan Tiết kiệm khoản chỉ này sẽ tăng cường lợi nhuận, năng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của cơ quan cũng như có được kinh phí dành cho các hoạt động cần thiết
Trang 17Il CAC YEU TO ANH HUONG DEN NOI DUNG CONG TAC VAN PHONG
Hoạt động của văn phòng chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài
1 Yếu tế bên ngoài
Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động của văn phòng bao gồm các yếu tố tự nhiên và yếu tố xã hội Đó là môi trường hoạt động của văn phòng Môi trường bao gồm các điều kiện khác nhau, tác động lẫn nhau có thể chuyên hóa cho nhau như: vật lý, hoá học, sinh học, kinh tế, chính trị, xã hội v.v Nhà lãnh đạo cần nghiên cứu về môi trường hoạt động của văn phòng nhằm tìm ra các giải pháp thích hợp nhất tác động đến các yếu tố môi trường để khai thác những ảnh hưởng tốt và hạn chế những anh hưởng xấu của môi trường đến hoạt động văn phòng
2 Yếu tố bên trong
Quan trọng hơn là sự tác động của các yếu tố bên trong Có bốn yếu tố cơ bản sau đây:
Thứ nhất: Quy mô và cách thức tổ chức cơ quan
Cơ quan càng lớn, càng có nhiều bộ phận hoạt động trên địa bàn Và địa bàn càng rộng bao nhiêu thì công việc của văn phòng càng phức tạp bấy nhiêu Song nếu cách phân định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ quan không được rõ ràng thì văn phòng cũng không thể hoạt động tốt được
Thứ hai: Con người trong tô chức
Hoạt động của văn phòng trực tiếp hay gián tiếp liên quan đến mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức Mỗi người trong cơ quan cần có sự hiểu biết và phối hợp hành động, tạo mọi điều điều kiện thuận lợi cho văn phòng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình Nếu mỗi công chức trong cơ quan hiểu rõ và hỗ trợ cho công việc của văn phòng thì các nhiệm vụ của nó sẽ được triển khai thuận lợi
Trang 18
Thứ ba: Quy chế của cơ quan và quy định của văn phòng
Trong mỗi cơ quan, quy chế hoạt động và các quy định về lề lối, về nếp làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa quan trọng Nó tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận và giữa các cá nhân Nếu quy chế làm việc không tốt thì hoạt động của cơ quan khó đạt được mục tiêu
Thứ tr: Các thiết bị văn phòng
Hiện nay, nguyên nhân làm hoạt động của nhiều văn phòng cơ quan thiếu hiệu quả là thiếu các điều kiện, phương tiện làm việc hoặc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính đã quá cũ kĩ, lạc hậu
Cơ sở vật chất của văn phòng hiện đại không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà còn tạo tâm lý phần khởi, thoải mái trong công việc Mặt khác, góp phần bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ văn phòng
IV UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN TRONG CONG TAC VAN PHONG
1 Khái niệm về công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin là thuật ngữ bao gồm 2 yếu tố: thông tin và tự động Đó là kỹ thuật xử lý tự động các thông tin Công nghệ thông tin là ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thập, quản lý, truyền dẫn và xử lý thông tin theo nhiều phương pháp để đạt được mục tiêu một cách tôi ưu
Một hệ thống thông tin bao | gồm 3 phan: phan cứng, phan mém va con nguoi
Phần cứng là các máy móc, thiết bị được sử dụng như các công cụ hỗ trợ cho việc tính toán hay xử lý tự động trong quá trình vận hành của hệ thống thông tin Đó là bộ phận có định, khó thay đổi, có tính năng giới hạn
Trang 19Con người gồm 2 nhóm: Nhóm 1 1a các chuyên gia thiết kế, xây dựng và bảo trì hệ thống máy tính Nhóm 2 là những người khai thác, sử dụng hệ thống máy tính
Trong 3 thành phần: Con người, phần mềm, phần cứng không thể xem nhẹ bất cứ thành phần nào Phần cứng có chức năng tự động hoá các tính toán Phần mềm hoạt động thì phần cứng mới có tác dụng Con người nghĩ ra các phần mềm, chế tạo phần cứng và vận hành hệ thống máy tính
Khi xây dựng một hệ thống thông tin cần lưu y:
- Không nên coi hệ thống thông tin là một hệ thống máy tính, cũng như chỉ đầu tư trang bị một hệ thống máy tính là đủ
- Một hệ thống chỉ gồm phần cứng và phần mềm thì chưa phải là một hệ thống thông tin đầy đủ, mà phải có sự khai thác của nhiều người có chuyên môn, nghiệp vụ
- Đầu tư kinh phí cho một hệ thống thông tin bao gồm: Chi phí cho các đề án, trang bị phần cứng và phần mềm, huấn luyện người sử dụng, bảo trì phần cứng, bảo trì và phát triển phần mềm ứng dụng
2 Các thiết bị truyền tin trên máy tính
Để trao đổi dữ liệu với nhau, các máy tính phải thông qua các thiết bị truyền tin va giao tiếp mạng
- Đơn giản nhất là dùng dây cáp truyền tin để nối hai cổng truyền tin của hai máy tính với nhau và sử dụng các chơng trình thích hợp
Nếu mỗi máy tính được gắn thêm 1 modem Các máy tính có thể truyền dữ liệu cho nhau qua modem và đường điện thoại hoặc cáp quang
Có thể thiết lập một mạng liên kết giữa các máy tính với nhau Mỗi máy tính được trang bị thêm card mạng và sử dụng cáp mạng để nối với nhau Trong một hệ thống mạng, có thể có các máy tính đặc biệt chỉ làm nhiệm vụ quản lý và cung cấp tài nguyên cho máy tính khác, đó là các máy phục vụ (server) Tuỳ sự bố trí các máy tính mà người ta phân loại: mạng máy tính cục bộ (LAN) và mạng máy tính diện rộng (WAN) & mạng cục bộ, các máy nối
Trang 20mang chi dat trong pham vi | phòng, 1 bộ phận Trong mạng diện rộng các máy tính đặt rất xa nhau
3 Phần mềm của một hệ thống thông tin
Phần mềm máy tính rất đa dạng, tuỳ mức độ sử dụng và đối tượng khai thác
Phần mềm cơ sở là các phần mềm khá phố biến được sản xuất và đóng gói sẵn Các phần mềm này có tính tổng quát và có thể phục vụ cho nhiều đối tượng khai thác máy tính khác nhau
Phần mềm ứng dụng là phần mềm được phát triển thêm để sử dụng phù hợp với thực tế từng công ty, cơ quan Chuyên gia máy tính dùng một số phần mềm cơ sở để xây dựng thêm phần mềm ứng dụng Mọi người đều có thể
khai thác các phần mềm ứng dụng; |
Các phần mềm tin học văn phòng là lớp phần mềm cơ sở rất thông dụng, được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề Có các nhóm phần mềm xử lý
văn bản, phần mềm từ điển, phần mềm bảng tính điện tử, phần mềm phục vụ
thư tín điện tử
Phần mềm xử lý văn bản phục vụ việc soạn thảo công văn, hợp đồng, phục vụ cho việc chế bản ấn loát tại các nhà máy in Phần mềm phố biến nhất ở Việt Nam hiện nay là Microsoft Word của hãng Microsoft Phần mềm xử lý văn bản cho phép người dùng trang trí van bản theo ý muốn, định dạng nhiều kiểu, cỡ chữ khác nhau và cho phép chọn nhiều ngôn ngữ sử dụng
Phần mềm từ điển dùng để tra cứu tiếng nước ngoài một cách nhanh chóng Hiện nay từ điển Lạc Việt và Song Long và 2 từ điển thông dụng nhất
Phần mềm bảng tính điện tử dùng để lập các bảng, biểu có một số tính
tốn với số lượng khơng nhiều, chẳng hạn các bảng dự toán, bảng lương Các phần mềm này cho phép thống kê, lập biểu đồ, vẽ đồ thị Microsoft Exel là phần mềm phô biến nhất hiện nay
Các phần mềm phục vụ thư tín điện tử dùng để gửi các thư điện tử
Trang 21
có máy tính nối mạng Internet va đăng ký một account tại công ty dịch vụ thư điện tử Yahoo, Gmail và Hotmail là các trang Web có nhiều người dùng để trao đỗi thư điện tử nhất hiện nay _
Khi có nhu cầu quản lý một khối lượng dữ liệu lớn thì cần phải có các hệ
quản trị cơ sở đữ liệu
Các chuyên gia máy tính phát triển các phần mềm ứng dụng quản lý dựa trên các hệ quản trị cơ sở dữ liệu và xây dựng thêm các phần mềm phù hợp với từng công ty
Người dùng khai thác và sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu này để phục vụ cho công việc chuyên môn
4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng a) Cac tng dụng chính
Hién nay, các văn phòng hiện đại đều cần đến công nghệ thông tin Công nghệ thông tín được ứng dụng vào các hướng sau:
Thứ nhát, tôi ưu hoá việc sử dụng các nguồn tải nguyên sẵn có Các nguồn tài nguyên của mỗi cơ quan, công ty như nhân lực, cơ sở vật chất, tài chính luôn có giới hạn so với nhu cầu và yêu cầu phát triển ngày càng tăng Do vậy, người lãnh đạo phải sử dụng chúng một cách phù hợp nhất, có hiệu quả nhất Cần xuất phát từ mục tiêu cần đạt được của cơ quan mà xây dựng các thứ tự ưu tiên và phân bỗ các nguồn tài nguyên vào thực hiện mục tiêu chiến lược Hệ thống thông tin sẽ giúp người lãnh đạo xử lý thông tin để đưa
ra quyết định đúng đắn
Tm¿ hai, trợ giúp cho quá trình ban hành quyết định quản lý Từ các thông tin về môi trường mà cơ quan đang hoạt động và những tác động của môi trường, có thể đánh giá được mặt mạnh, yếu của cơ quan Môi trường quản lý gồm: khách thể quản lý, cơ sé dé quan lý (luật pháp), các yếu tố liên
Trang 22từ mục tiêu chiến lược, dự kiến các khả năng và giải pháp, xử lý các tình huống cu thé va giám sát việc thực hiện mục tiêu
Thứ ba, phân cấp trong lãnh đạo và điều hành tổ chức Với một hệ thống
thông tin, một tổ chức thường được phân cấp như sau:
Lãnh đạo cấp cao có nhiệm vụ quyết định phương hướng, mục tiêu, chủ trương mang tính chiến lược
Cấp quản lý và điều hành có nhiệm vụ phân bổ hợp lý các tài nguyên, điều hành công việc của các bộ phận được tiến hành trôi chảy, đạt kết quả theo mục tiêu chung
Nhân viên tác nghiệp thực hiện các công việc cụ thể, thường xuyên - Với sự trợ giúp của hệ thống thông tin việc quản lý sẽ đạt được sự rõ ràng trong phân công công việc; tạo sự phối hợp giữa các bộ phận và bảo đảm thông tin thông suốt trong cơ quan
b) Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng Máy tính được khai thác và sử dụng với nhiều mức độ và cấp độ khác nhau Trong hoạt động văn phòng, nó thường có các ứng dụng sau:
- Soạn thảo văn bản:
Là ứng dụng thông dụng nhất với các nội dung nhập văn bản, hiệu chỉnh
văn bản, in văn bản, lưu trữ và truy tìm văn bản
- Thống kê văn bản đi:
Ứng dụng này có khả năng thống kê số lượng, tình hình phát hành công
văn của cơ quan theo ngày phát hành Có thể thống kê theo cơ quan nhận, người ký, nội dung, v.v
- Xử lý công văn đến:
Cho phép vào số công văn đến với các chỉ tiết: số, ngày của công văn, ngày đến, nơi ban hành công văn, trích yếu công văn Có thể thống kê được tình hình và phân loại công văn đến theo từng thời điểm hoặc từng năm
Trang 23uoc tinh ống chu luc 1C UM
Văn bản sau khi được xử lý thường được đưa vào lưu trữ Thông thường người ta lưu trữ trên đĩa cứng, phương pháp quét (scan) được sử
dụng để khỏi phải nhập văn bản Nhưng ứng dụng này tốn kém và dễ bị sửa,
khó bảo quản, bảo mật, tính pháp lý thấp, chủ yếu chỉ tham khảo chứ không sử dụng được vì văn bản lưu cách này không phải là bản gốc
Do vậy, người ta vẫn lưu văn bản bằng giấy, theo cách truyền thống, nhưng tìm kiếm bằng máy tính cho nhanh
- Quản lý tài chính, kế toán
Cho phép áp dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ kế toán Có
thể nhập các chứng từ, biểu mẫu kế toán, báo cáo tài chính là cơ sở để lãnh
đạo có thể nắm tình hình tài chính thường xuyên - Quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin sẽ quản lý hiệu quả và khoa học hồ sơ nhân sự trong cơ quan, công ty Từ đó giúp cho việc phân tích, đánh giá nguồn lực, có kế
hoạch bồi dưỡng đào tạo và quy hoạch cán bộ
- Quản lý tài sản
Các tài sản của cơ quan sẽ được quản lý tốt trên hệ thống thông tin với đầy đủ các thông số đặc trưng của tài sản đó
V HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1 Tính tat yéu khách quan
Trang 24Trong thoi dai ngay nay, khi khoa hoc céng nghé phat triển xu hướng của mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác văn phòng Trong các tổ chức kinh doanh, để có thể cạnh tranh tốt, các doanh nghiệp đều nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có trình độ nghiệp vụ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động có hiệu quả
Văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối thiểu việc lãng phí thời gian, công sức, giảm chi phi quan ly ma vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày Mặt khác, nó giúp nhà lãnh đạo thoát khỏi các công việc hành chính mang tính sự vụ, góp phần tăng thêm phần sáng tạo, hay tập trung vào lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để quản lý đạt hiệu quả cao nhất
2 Nội dung hiện đại hố cơng tác văn phòng
Một văn phòng hiện đại được mô tả bằng các thuật ngữ như: - Văn phòng điện tử;
- Văn phòng không giấy; - Văn phòng tự động hoá; - Văn phòng của thế kỷ XXI
Trong thời gian gần đây, công việc văn phòng đã luôn phải điều chỉnh theo sự thay đổi về môi trường cả về tự nhiên và xã hội Mục tiêu của các nhà quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất
Để đạt được mục tiêu đó, các nhà quản trị văn phòng phải cải tiến công tác tổ chức văn phòng trên các mặt sau:
- Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học hợp lý
Tuỳ theo mô hình và tổ chức của cơ quan mà định hình tô chức, bộ máy văn phòng Dù là văn phòng lớn hay nhỏ, thì cần phải có cơ cấu tô chức “tinh gọn”, “hiệu lực” và “đúng chức năng”
Trang 25Công tác văn phòng đã thay đổi căn bản với sự ứng dụng của công nghệ thông tin và truyền thông Văn phòng hiện đại gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tiên tiến của công nghệ thông tin Với việc sử dụng mạng thông tin máy tính, tất cả các thông tin, văn bản đều có thể được truyền tải và xử lý trên mạng với hệ thống máy tính mà không can sao chép, nhân, in công văn và chuyển giao văn bản theo cách thủ công nữa
- Về trang thiết bị trong văn phòng
Phòng làm việc là nơi diễn ra mọi hoạt động quản lý Các trang thiết bị hiện đại trong các phòng làm việc góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả nghiệp vụ văn phòng và tỉnh thần làm việc của nhân viên Các phương tiện kỹ thuật cần trang bị cho một văn phòng hiện đại gồm có: may vi tinh, máy in, máy fax, máy photocopy, máy sao chép, điện thoại, điện tín, máy phi âm, ghi hình, máy tính điện tử và các loại văn phòng phẩm chuyên dụng như: bút xoá, tủ hồ sơ, máy bóc phong bì, máy huỷ tài liệu và các loại đồ dùng thông thường khác
- Về kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính
Trong hoạt động quản lý của mình, các cơ quan đều phải tiễn hành các tác nghiệp và thủ tục hành chính Những tác nghiệp, thủ tục hành chính đó là nghiệp vụ hành chính Nghiệp vụ hành chính liên quan đến các nội dung quản trị công sở, công tác văn thư, công tác lưu trữ Sự thành thạo và thuần thục các kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là cơ sở quan trọng để hoạt động của văn phòng và cả cơ quan đạt được hiệu quả
Trang 26Chuong 2
CÁC VẤN ĐÈ CƠ BẢN VỀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
TRONG CƠNG TÁC VĂN PHÒNG
_ Trong công tác văn phòng của các cơ quan, tô chức văn phòng phải tiến hành thường xuyên các vấn đề và nghiệp vụ cơ bản như: lễ tân nhà nước, xây dựng chương trình làm việc, tổ chức cuộc họp, giao tiếp hành chính và công tác hậu cần Trong chương này ta sẽ lần lượt tìm hiểu từng vấn đề
I QUY ĐỊNH VỀ LỄ NGHI NHÀ NƯỚC
Lễ nghi nhà nước là những nghi thức và trật tự của cuộc lễ đo nhà nước qui định Hoạt động này do văn phòng đảm nhận và thực hiện một cách thường xuyên trong khi tổ chức đón, tiễn, giao tiếp với khách Mặt khác trong một số hoạt động khác của cơ quan nhà nước như hội họp, giải quyết thủ tục hành chính cho công dân cần tuân thủ đầy đủ và đúng các quy định về biểu tượng, lễ nghỉ của Nhà nước
1 Quy định về Quốc huy
Quốc huy là huy hiệu tượng trưng cho một nước Hiến pháp 2013, Điễu 13 quy định:
“Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hình tròn, nền đỏ, ở giữa có ngôi sao vàng năm cánh, xung quanh có bông lúa, ở dưới có nửa bánh xe răng và dòng chữ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”
Việc sử dụng Quốc huy căn cứ theo Điều lệ số 973/TTg ngày 21/7/1956 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng Quốc huy nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà Theo Điều lệ này, có các nội dung cơ bản sau:
Quốc huy có thê làm to nhỏ, tuỳ theo sự cần thiết, màu vàng Quốc huy có thể thay bằng màu vàng kim nhũ, có thể dùng không tô màu
Quốc huy treo ở cửa chính, phía trên, chỗ trông rõ nhất của các cơ quan sau:
Trang 27- Nhà họp của Quốc hội;
- Trụ sở của Uỷ ban nhân dân tỉnh, huyện, xã;
- Bộ Ngoại giao, Đại sứ quán, Lãnh sự quán Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài
Quốc huy có thê treo ở lễ đài trong các ngày lễ lớn (ngày 1/5 và 2/9) do Chính phủ hoặc Uỷ ban nhân dân địa phương tô chức
Quốc huy được rước trong các dịp mít tĩnh, biểu tình hay tô chức ngày 1/5 và 2/9
Quốc huy được in hoặc đóng dấu nỗi trên các giấy tờ sau:
- Huân chương, Huy chương, Bằng khen của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ
- Các văn bản ngoại giao (Quốc thư, uỷ nhiệm thư, thư giới thiệu) của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng ngoại giao
- Hộ chiếu
- Công hàm, thiếp mời, thư phong bì của Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng ngoại giao, Đại sứ quán, Lãnh sự quan Việt Nam ở nước ngoài
2 Quy định về Quốc kỳ
Quốc kỳ là cờ tượng trưng cho một nước
Quốc kỳ Việt Nam hình chữ nhật, chiều rộng bằng 2/3 chiều dài, nền đỏ thắm, ở giỮa có ngôi sao năm cánh vàng tươi, các cánh sao làm theo đường thắng Tâm sao là tâm lá cờ, khoảng cách từ tâm sao đến đầu cánh sao bằng
1/5 chiều dài, cánh sao quay thẳng lên trên
Quốc kỳ được treo trong phòng họp của Uỷ ban nhân dân các cấp và các đoàn thể trong các buổi họp long trọng Quốc kỳ được treo bên ngoài vào các
ngày lễ như 1/5, 2/9, 19/8, sinh nhật Chủ tịch Hồ Chí Minh, ngày Tết, ngày Bầu cử Quốc kỳ được treo hoặc mang đi ở nơi mít tinh, biểu tỉnh, động viên quần chúng làm việc tập thê, đắp đê, chống hạn vv
Trang 28Tại các co quan nha nước, trường học, đơn vị vũ trang, cửa khẩu biên giới, cảng quốc tế phải có cột cờ và treo Quốc kỳ tại nơi trang trọng nhất trước cửa cơ quan
Tại trụ sở Chủ tịch nước, Quốc hội, Lăng chủ tịch Hồ Chí Minh, Toà án
nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân tối cao, Bộ ngoại giao, Đại sứ quán
Việt Nam ở các nước, cột cờ Hà Nội, trụ sở Uỷ ban nhân dân các cấp (trừ
Uỷ ban nhân dân phường), cửa khẩu, cảng quốc tế treo Quốc kỳ 24/24giờ Tại trụ sở các Bộ, đơn vị vũ trang, trường học treo Quốc kỳ từ 6 giờ đến 18 giờ hàng ngày
Quốc kỳ Việt Nam treo với quốc kỳ nước ngoài tại các phòng lễ hoặc khi đón đại biểu chính phủ nước ngoài Treo Quốc kỳ Việt Nam và nước ngoài tại nơi đón và nơi Ở Khi treo quốc kỳ không để ngược ngôi sao Quốc kỳ Việt Nam treo bên phải, Quốc kỳ nước ngoài treo bên trái, nếu nhìn từ phía trước Các cờ có kích thước băng nhau, treo đều nhau Treo ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh thấp hơn Quốc kỳ hoặc trên nền Quốc kỳ, phía dưới ngôi sao
Khi có quốc tang, đính trên Quốc kỳ một dải vải đen dài bằng Quốc kỳ,
rộng bằng 1/10 Quốc kỳ
3 Quy định về Quốc ca
Quốc ca là bài hát chính thức của một nước dùng trong các nghỉ lễ Theo pháp luật hiện hành, việc sử dụng Quốc ca thực hiện như sau: “Quốc ca nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam là nhạc và lời bài
Tiến quân ca” (Điều 13 Hiến pháp 2013) |
Quốc ca có thể hát bằng lời, cử bằng nhạc khi làm lễ chào cờ, khai mạc, bế mạc các buổi hợp long trọng do UBND hoặc các Đồn thể tơ chức: Hàng ngày khi bắt đầu các buôi phát thanh thứ nhất và kết thúc buổi phát thanh cuối
cùng của Đài tiếng nói Việt Nam (Đài Truyền hình Việt Nam)
Trang 29Tại các trường học, đơn vị vũ trang, ngày thứ hai hàng tuần không dùng băng ghi âm thay việc hát Quốc ca Trong các dịp lễ lớn của Nhà nước hoặc ở địa phương có thể dùng băng ghi âm hoặc quân nhạc thay cho việc hát Quốc ca
II CÔNG TÁC THÔNG TIN
1 Khái niệm về thông tin trong quản lý nhà nước
Thông tin có vai trò to lớn và không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước Quá trình quản lý thực chất là quá trình trao đối thông tin giữa chủ
thé quan ly với các đối tượng bị quản lý Trong đó, các chủ thể quản lý nhận
được các thông tin báo cáo phản ánh hoạt động của đối tượng bị quản lý; các đối tượng bị quản lý nhận được thông tin là các mệnh lệnh từ cấp trên
Thông tin là khái niệm đa nghĩa Nó có thể được hiểu như sau: - Các tin tức, sự kiện
- Hiểu biết về một sự vật, hiện tượng
- Nội dung của thế giới bên ngoải được thực hiện trong nhận thức của - CON người
- lập hợp các dữ liệu có liên hệ với nhau, hoạt động dé hướng tới mục tiêu chung theo các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra là các sản phẩm thông tin trong một quá trình xử lý có tổ chức
—V.V,
Trong quản lý hành chính văn phòng, thông tin được hiểu như sau:
Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tô chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với cắc khách thể quản lý
Để hoạt động quản lý nhà nước có căn cứ khoa học và có tính khả thi thì cần có đủ thông tin Thông tin trong quản lý nhà nước rất đa dạng Các thông
Trang 30
tin pháp lý là cơ sở để các cơ quan nhà nước hoạt động đúng pháp luật Thông tin thực tiễn cho phép cơ quan quản lý cập nhật được tình hình kinh tế — xã hội Thông tin là đối tượng lao động của các bộ, công chức, là công cụ của nhà quản lý và là nhu cầu không thể thiếu được của mỗi cá nhân trong xã hội
Thông tin trong quản lý luôn có tính xã hội, tính giai cấp, phản ánh ý chí của từng tầng lớp, nhóm người trong xã hội Hiện nay, lượng thông tin chuyển tải trong xã hội và trên thế giới là vô cùng lớn Người ta đã áp dụng
nhiều hình thức để lưu giữ và chuyển tải thông tin Trong quản lý nhà nước,
văn bản là hình thức quan trọng nhất hiện nay
Hoạt động thông tin trong quản lý nhà nước là một quá trình liên hệ qua
lại giữa nhà quản lý và người bị quản lý nhằm trao đổi thông tin Tính liên tục
của quá trình quản lý nhà nước liên quan chặt chẽ và phụ thuộc nhiều vào tính liên tục của quá trình thông tin Quản lý nhà nước, về bản chất, là chuỗi các quyết định kế tiếp trên cơ sở các thông tin phản ánh các trạng thái khác nhau của xã hội
Trong quản lý nhà nước, văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng Nó là trung tâm tiếp nhận các thông tin đầu vào và các thông tin đầu ra của cơ quan nhà nước
2 Phân loại thông tin
Trong quản lý có nhiều cách phân loại thông tin như sau:
q) Theo kênh tiếp nhận có thông tin hệ thông và thông tin không hệ thông
Thông tin hệ thống là những thông tin được cập nhật theo chu kỳ định sẵn Chẳng hạn các báo cáo tuần, tháng của cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên
Trang 31b) Phan loai theo tinh chat người ta chia thanh théng tin tra citu và | thong tin báo cao
Thông tin tra cứu đưa ra các nội dung có tính quy ước mang tính nguyên tắc Ví dụ các thông tin trong các văn bản quy phạm pháp luật
Thông tin báo cáo là thong tin về các sự kiện đã và đang xảy ra liên quan
_ đến đối tượng bị quản lý
€) Phân loại theo phạm vì của lĩnh vực hoạt động người ta chia thành
thông tin kinh tẾ và thông tin chính trị — xã hội
3 Quy trình công tác thông tin
Để phục vụ tốt hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức văn phòng cần năm được quy trình công tác thông tin Quy trình này bao gồm 5 bước sau:
a) Xây dựng và tổ chức nguồn tin
Căn cứ vào chức năng của cơ quan, cần xây dựng và tô chức nguồn tin dé kip thời phục vụ hoạt động quản lý
b) Thu thập thông tin
Thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như qua báo cáo, qua cuộc họp, qua việc trực tiếp khảo sát thực tiền, hoặc qua báo chí hoặc các nguồn tin khơng chính thức
©) Xứ lý thông tin
Trên cơ sở các thông tin có được, cần kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các thông tin và số liệu đó Từ đó có thể ra các quyết định quản lý thích hợp Xử lý thông tin là khâu quyết định trong hoạt động quản lý Hiện nay,
việc này còn được trợ giúp bởi nhiều thiết bị kỹ thuật hiện đại, điển hình là
máy tính
đ) Phố biển thông tin
Trên cơ sở các quyết định quản lý, văn phòng có nhiệm vụ phổ biến
nhanh chóng, kịp thời đến đúng đối tượng bằng các kênh thích hợp như qua
hội nghị, văn bản, thông báo yết thị hay phương tiện thông tin đại chúng
Trang 32e) Lưu trữ thông tin |
Lưu trữ thông tin để đảm bảo thông tin không bị thất bại hay làm biến dạng và có thể phục vụ lâu dài Cần có đầu tư hợp lý cho việc lưu trữ thông tin vì sẽ phải trả giá đắt hơn nhiều khi thông tín bị huỷ hoại hoặc rò rÍ
II XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH LÀM VIỆC
1 Khái niệm
Chương trình, kế hoạch làm việc là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu, định hướng đó trong một khoảng thời gian xác định Chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động quan trọng của người lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân của cơ quan và tổ chức xã hội để đảm bảo cho những hoạt động đó có được thực hiện theo đúng mục đích, yêu cầu ban đầu
Sự dự báo có tính phương hướng, chủ trương trong một khoảng thời gian dài, nhiều năm thường gọi là chương trình Chương trình thường có nội dung về các công việc lớn, có ý nghĩa quan trọng, lâu dài của đất nước, địa phương, ngành hoặc lĩnh vực Những hoạt động cụ thể nhằm triển khai những mục tiêu đã định trong khoảng thời gian ngắn (tháng, quý, năm) thường được trình bày trong các bản kế hoạch Kế hoạch như vậy cũng mang ý nghĩa là một chương trình Những công việc cụ thể của mỗi tuần được thê hiện bằng lịch công tác hay lịch làm việc
Trang 33chuong trinh, ké hoạch có tính khoa học sẽ là nhân tố quan trọng khẳng định thực hiện thắng lợi những mục tiêu đã định
2 Phân loại kế hoạch
Trong hoạt động văn phòng có nhiều loại kế hoạch tuỳ theo tổ chức quy mô, nội dung, thời gian điều chỉnh
- Theo thời gian tương đối ta có kế hoạch dài hạn, trung hạn, kế hoạch ngắn hạn
- Theo thời gian tuyệt đối ta có kế hoạch tháng, kế hoạch quý, kế hoạch 5 năm, kế hoạch 10 năm
- Theo tính chất và nội dung của kế hoạch ta có kế hoạch chỉ tiết,kế hoạch tổng thể Ví dụ: Kế hoạch tổng thể phát triển ngành, vùng: kế hoạch phát triển nguồn nhân lực; kế hoạch tạo nguồn nguyên liệu, kế hoạch phát triển sản phẩm moi
- Don gian, ta cé lich céng tac, chuong trinh lam viéc, chuong trinh cuộc
họp, chương trình hội nghị hoặc kế hoạch cho những nhiệm vụ đơn giản trong thời gian ngắn Ở mức độ cao hơn, ta có chiến lược, chương trình cấp Quốc gia, du an lén, wv
Trong một chương trình, kế hoạch lớn có thể có nhiều chương trình, kế
hoạch nhỏ đan xen hoặc trình tự tiến hành theo thời gian
- Thông thường có thể sử dụng độ dài thời gian để phân biệt thành 3
loại kế hoạch chính:
+Kế hoạch dài hạn (hoặc chiến lược) + Kế hoạch trung hạn
+ Kế hoạch ngắn hạn
Trang 34xuất được các biện pháp thực hiện, biện pháp quản lý dé dat hiéu qua tang thé trong thời gian một số năm kế hoạch Các kế hoạch có thời hạn dưới một năm là ngắn hạn Nó cụ thể-hoá các nội dung và biện pháp của kế hoạch trung hạn để thực hiện nhằm đạt kết quả từng phần của sản xuất và quản lý trong một thời gian ngắn
3 Yêu cầu của chương trình, kế hoạch làm việc - Đảm bảo sự phát triển liên tục
Chương trình, kế hoạch có chức năng quan trọng nhất là bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân được tiến hành thông suốt, hiệu quả nhằm đạt các mục tiêu của tô chức hoặc cá nhân đó Nếu không có kế hoạch hoặc kế hoạch không tốt đều dẫn đến những hậu quả bất lợi cho cả tập thể và cá nhân
- Điều chỉnh
Thực tiễn luôn xuất hiện các tình huống thay đổi mà không phải lúc nào cũng lập kế hoạch Kế hoạch, chương trình là công cụ để dẫn đắt cơ quan phát triển tối ưu theo kế hoạch để xử lý các tình huống diễn biến khác nhau của thực tế Nhà lãnh đạo cần có sự điều chỉnh các mục tiêu, nguồn lực và thời
gian cho phù hợp thực tiễn
- Đảm bảo hiệu quả cho các hoạt động
Trang 354, Can cir dé lập chương trình, kế hoạch
Ở mỗi cấp độ và quy mô của cơ quan nhà nước có các căn cứ khác nhau để xây dựng chương trình, kế hoạch Các căn cứ chung nhất là: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, năng lực của cơ quan, tổ chức và cá nhân; các yêu cầu của Nhà nước, của cơ quan cấp trên và yêu cầu thực tế đòi hỏi trong từng thời kỳ của mỗi cơ quan các kế hoạch chỉ tiết, ngắn hạn phải lấy các kế hoạch tổng thể, kế hoạch dài hạn làm căn cứ Với các cơ quan, tổ chức khác nhau căn cứ lập kế hoạch cũng khác nhau Tổ chức cơ quan hành chính thì kế hoạch thường mang tính ổn định hơn so với doanh nghiệp Với văn phòng, việc xây dựng kế hoạch làm việc rất quan trọng vì nó tránh được tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày làm ảnh hưởng tối công việc chung của cơ quan
Khi lập kế hoạch hàng tháng, quý hoặc 6 tháng, các văn phòng thường rà soát việc đó lâu hoặc chưa lâu để có biện pháp bé sung, diéu chinh
Về việc lập kế hoạch của văn phòng cấp Bộ và Uỷ ban nhân dân tỉnh, quy chế làm việc do Chính phủ qui định
“Chậm nhất ngày 15 tháng 10 hàng năm, Vụ tổng hợp trình Bộ trưởng chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ký công văn đề nghị các Bộ, Uỷ ban nhân dân tỉnh đánh giá việc thực hiện chương trình năm đó, xây dựng nội dung, chương trình công tác năm sau
Để các kế hoạch hàng năm của các cơ quan có chất lượng thì kế hoạch tài chính luôn phải đi trước một bước Theo quy định hiện hành, các cơ quan,
tổ chức phải lập kế hoạch tài chính cuối tháng 7 và bảo vệ kế hoạch đó vào
đầu tháng 9 hàng năm Các cơ quan, tổ chức dự toán ngân sách phải sớm xây dựng các kế hoạch đồng bộ cùng việc xây dựng dự toán ngân sách
Với Thủ trưởng cơ quan, chương trình, kế hoạch không phải ở dạng chỉ tiết như kế hoạch sản xuất một phân xưởng, mà được khái quát hoá ở thể loại kê hoạch quản lý và điêu hành đối với tồn bộ tơ chức và có tác động đến tổng thể Chương trình, kế hoạch đó phải mang sắc thái cho tổ chức lao động
Trang 36khoa hoc, thé hiện ở phân công, điều hoà và hợp tác lao động Việc tổ chức lao động phải gắn với nội dung kế hoạch cụ thể của tổ chức và con người, nhằm thực hiện các mục tiêu đã định Chương trình, kế hoạch của lãnh đạo phải thống nhất trong mục tiêu của cả cơ quan, tổ chức
5 Các nguyên tắc lập kế hoạch a) Nguyên tắc hệ thông
Nguyên tắc hệ thống là nguyên tắc đòi hỏi sự thông nhất và đồng bộ của kế hoạch
Chương trình, kế hoạch phải đảm bảo hệ thống theo chiều dọc, trước hết là tuân thủ trật tự về thời gian,trình tự tiến hành của các công việc của kế hoạch, đảm bảo cho kế hoạch không bị chồng chéo hoặc đứt đoạn Thống nhất theo hệ thống dọc về cả nội dung kế hoạch giữa cấp trên và cấp đưới, giữa ngắn hạn và dài hạn, các giai đoạn của kế hoạch không bị trùng lặp, chồng chéo Bảo đảm sự nhất quán của kế hoạch về thâm quyền và mối liên hệ ngang, là sự phối hợp nhiều chiều trong quá trình xây dựng, bảo vệ và thực
hiện kế hoạch
Mỗi chương trình, kế hoạch khi đã được cấp quản lý phê duyệt ban
hành thì có giá trị như một quyết định quản lý mà cấp đưới có nghĩa vụ thực hiện Việc ban hành các chương trình, kế hoạch không đúng thâm quyền, không đảm bảo tính hệ thống, thứ bậc làm kế hoạch không được hiện trọn vẹn hoặc gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện Vì thế nên lập chương trình, kế hoạch phải tuân thủ các trình tự quản lý nhất định
Nguyên tắc thống nhất đòi hỏi các chương trình, kế hoạch phải thống nhất với nhau về nội dung, trình tự thời gian, phân phối các nguồn lực, phần cấp thực hiện nhiệm vụ
b) Nguyên tac wu tién
Trang 37của kế hoạch, các hoạt động mang tính quyết định tới sự thành công của kế hoạch, các nhiệm vụ cần được thực hiện trước, để dành sự ưu tiên thích đáng Do đó, khi xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc, văn phòng phải biết
đánh giá đúng những công việc, nhiệm vụ phải ưu tiên để bồ trí sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo hoặc ưu tiên về cơ sở vật chất, thời gian cho thích hợp
©) Nguyên tắc dự phòng
Lập chương trình, kế hoạch luôn cần đến các phương án dự phòng bên cạnh chương trình, kế hoạch cơ bản vì không ai lường trước tất cả mọi yếu tố có thể xảy ra
Nguyên tắc dự phòng bao gồm 2 khía cạnh
Thứ nhất, trong một chương trình, kế hoạch phải có các yếu tố dự phòng về thời gian, nhân lực và vật lực Đó là sự cân nhắc, lường trước các
bất trắc có thế xảy ra cũng như tính tới một hệ số an toàn nhất định, duy trì một giới hạn nhất định đề có thể điều chỉnh kế hoạch
Thứ hai, có kế hoạch chính thức và kế hoạch dự bị, tức là có các phương án kế hoạch khác nhau để tránh bị động khi xảy ra các sự kiện bất ngờ
6 Kỹ thuật lập chương trình, kế hoạch a) Nội dung cuả chương trình, kế hoạch
Nội dung chính của một chương trình, kế hoạch được hình thành trong quá trình trả lời 6 câu hỏi (mà người ta gọi là Six W), đó là :
- Làm việc gì (What) - Làm khi nào (When) - Lam 6 dau (Where) - Ai thyc hién (Who)
- Tai sao phai lam viéc d6 (Why)
- Làm việc đó bằng cách nao (How)
Việc trả lời đầy đủ và chính xác 6 câu hỏi trên chính là nội dung cơ bản của một chương trình, kế hoạch Tuỳ theo tính chất của từng loại chương
Trang 38
trinh, ké hoach ma m6i vấn đề có tầm quan trọng khác nhau, nhưng không thé xem nhẹ hoặc thiếu vắng yếu tố nào
Nội dưng 1: Xác định nhiệm vụ kế hoạch
Nhiệm vụ, công việc, vẫn đề phải giải quyết hay khối lượng công việc đặt ra là gì? Kế hoạch đặt ra giải quyết vấn đề gì? gồm các nội dung, yêu cầu gì, phạm vi ảnh hưởng thế nào? Nội đung công việc đặt ra có hợp pháp, hợp
lý không? |
Nội dưng 2: Địa điểm, vị trí tổ chức thực biện kế hoạch
Nhiệm vụ đó sẽ được thực hiện ở đâu? Tại điểm nào, ở cấp nào Nhiều khi vị trí để thực hiện kế hoạch được chỉ ra một cách cụ thé, chi tiết Phân tích những thuận lợi khó khăn về địa điểm khi quyết định là nơi tổ chức thực hiện kế hoạch
Nội dựng 3: Xác định thời gian thực hiện kế hoạch
Nhiệm vụ đó, công việc đó thực hiện khi nào Thời gian chi tiết để thực hiện nhiệm vụ Việc gì trước, việc gì sau, việc nào đan xen với việc nảo Trình tự này phụ thuộc chặt chẽ vào nhiệm vụ và nguồn nhân lực, phân phối quỹ thời gian một cách hợp pháp, hợp lý và hiệu quả Thời gian là một yếu tố quan trọng của kế hoạch, nó đặc biệt quan trọng khi cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các tuyến công tác, các nhiệm vụ đòi hỏi tiến hành khẩn trương vơi thời gian eo hẹp Xác định thời gian tiến hành công việc có ÿ nghĩa quan trọng vì thời gian gan lién véi diéu kién thoi tiết, khí hậu, mùa vụ, thời cơ |
Nội dung 4: Tại sao thực hiện nhiệm vụ đó
Tại sao lại nêu vấn đề, nêu nhiệm vu do ra, tại sao phải giải quyết các van đề đó hoặc phải thực hiện nhiệm vụ đó Cần cân nhắc kỹ lưỡng các nhiệm vụ, nội dung công việc đặt ra Xem xét mối quan hệ đó trong mỗi tương quan tong thể với nhiệm vụ chung và toàn cục Cần đặt câu hỏi tại sao và trả lời cho tất cả các công việc
Trang 39Công việc đó do ai thực hiện, nhiệm vụ cụ thể của từng nhóm người, từng cá nhân và sự phân công phối hợp giữa các bộ phận và các cá nhân Cần phân công cụ thể trách nhiệm giữa các bộ phận, số người tham gia, yêu cầu chuyên môn, các phẩm chất cần có
Nội dung 6: Phương thức thực hiện
Nhiệm vụ đó được tiến hành bằng cách nào, như thế nào Chỉ rõ cách
thức
tiến hành và các điều kiện vật chất, tỉnh thần cần thiết như tài chính, công
nghệ, phương tiện và các nguồn lực đảm bảo khác
b) Trách nhiệm của công chức văn phòng rong việc xây đựng chương trình, kế hoạch của lãnh đạo
Với công chức văn phòng có nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc cho lãnh đạo cơ quan thì có 2 mức độ sau của chương trình, kế hoạch phải quan tâm
Một là, chương trình, kế hoạch hoạt động cụ thể của lãnh đạo trong phạm vi lịch trình công tác
| Hai là, chương trình, kế hoạch công tác gắn với nội dung hoạt động của
một cơ quan mả thủ trưởng phải có trách nhiệm phải quản lý
Hai mặt đó có liên quan mật thiết với nhau, giúp lãnh đạo thực hiên hoạt động quản lý của mình và mục tiêu hoạt động của cơ quan Với các bộ phận chuyên trách văn phòng (thường gọi là thư ký) phải theo dõi cả hai loại chương trình, kế hoạch, vừa là chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, vừa là chương trình, kế hoạch hoạt động quản lý của lãnh đạo Muốn đạt được yêu cầu đó, thư ký phải hiểu trách nhiệm của thủ trưởng trong từng công việc cu thé và hiểu mối tương quan giữa trách nhiệm đó với toàn bộ nhiệm vụ của cơ quan Người thư ký phải hiểu rõ chức năng của từng bộ phận trong cơ quan để biết phạm vi trách nhiệm của mình khi hợp tác thực hiện công việc do thủ trưởng giao Dù loại hình nao, thì thư ký vẫn là người trình lãnh đạo kế
Trang 40
hoạch chương trình, kế hoạch Việc xây dựng các chương trình, kế hoạch cũng phải có kế hoạch chu dao |
Thu ky lãnh đạo là người tiếp nhận được nhiều thông tin từ bên trong và bên ngoài cơ quan, các thông tin đó có ý nghĩa quan trọng cho công tác tham mưu kế hoạch của thư ký Thư ký phải thấy rõ trách nhiệm của mình và rèn luyện kỹ năng xử lý thông tin một cách nhanh nhậy và hiệu qủa Muốn vậy thư ký phải biết cách thu thập thông tin, năm chắc nội dung của các kế - hoạch
Với các kế hoạch cụ thể, thư ký lãnh đạo cần có trách nhiệm như sau: Kế hoạch hàng năm: Để đảm bảo tốt kế hoạch năm thì thư ký phải làm
tốt việc thu thập thông tin và thống kê Năm vững hiện trạng và thong tin bố sung cho kế hoạch năm tới Các chỉ tiêu kế hoạch mới phải được phân tích, so sánh với kết quả của năm trước, quý trước một cách khoa học
Xây dựng kế hoạch năm thứ nhất phải phát huy dân chủ từ cơ sở để phát huy nội lực, giải quyết các khó khăn
Các kế hoạch quý, hàng tháng phải đi từ bản chất công việc của từng thời kỳ trong mối liên hệ chặt chẽ với các hợp đồng hoặc cam kết, hoặc theo thứ tự của công việc Kế hoạch tháng sau, quý sau ln cần rà sốt đầy đủ
những diễn biến thực tế của tháng trước, quý trước để điều chỉnh kịp thời
Kế hoạch công tác tuần (lịch công tác tuần) cần căn cứ vào chương trình công tác tháng theo đề nghị của các bộ phận chuyên môn và sự chỉ đạo của thủ trưởng, thư ký lãnh đạo phải tông hợp các nhu cầu dự thảo lịch công tác tuần trình thủ trưởng, trong đó phải chú ý đến lịch công tác tuần sau cho từng lãnh đạo và phố biến tới các bộ phận trong cơ quan Khi có điều chỉnh, văn phòng có trách nhiệm thông báo đầy đủ về các thây đổi đó cho toàn cơ
quan |