Hoàn thiện công tác nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại Công ty cung ứng nhân lực quốc tế và thương mại SONA

Luận văn : Hoàn thiện công tác nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại Công ty cung ứng nhân lực quốc tế và thương mại SONA

Mục lục

Lời mở đầu 4

Chơng 1: Thực trạng công tác hạch toán nghiệp vụ xuất khẩuhàng hoá tại công ty SONA 6

I/ Đặc điểm công tác hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu tại công ty SONA 6

1.1 Đặc điểm về hàng hoá xuất khẩu 6

1.2 Các hình thức xuất khẩu 10

1.3 Yêu cầu và nhiệm vụ của nghiệp vụ kế toán lu chuyển hàng hoáxuất khẩu 11

1.4 Đặc điểm bộ máy kế toán 12

1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 12

1.4.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán 13

II/ Hạch toán kế toán thu mua hàng xuất khẩu 19

1.2.1 Tài khoản sử dụng 19

1.2.2 Phơng pháp hạch toán 19

III/ Hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ xuất khẩu 26

3.1/ Hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp tại công ty SONA 26

3.2/ Hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác tại công ty SONA 35

Chơng 2: Phơng hớng, giải pháp hoàn thiện công tác hạch toánnghiệp vụ xuất khẩu tại công ty SONA 48

I/ Nhận xét đánh giá về hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu tại công ty SONA 2.1 Uu điểm 48

Tài liệu tham khảo

1. Giáo trình kế toán tài chính - Nhà xuất bản tài chính Hà Nội, 10/2004.

2. Giáo trình hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thơng Nhóm tác giả Đại học Thơng mại- Đại học KTQD- NXB Tàichính- 2002

mại-3. Sách bí quyết thơng mại – Nhà xuất bản thế giới

4. Chuẩn mực kế toán Việt Nam

5. Sách hệ thống kế toán doanh nghiệp – Nhà xuất bản Tài chính /2004

6. Văn kiện đại hội Đảng lần thứ IX

7. Tạp chí kế toán, Tạp chí kiểm toán

8. Các tài liệu thực tế tại Công ty Cung ứng nhân lực Quốc tế vàThơng mại.

Lời mở đầu

Trong những năm gần đây, từ khi áp dụng chính sách đổi mới nền kinhtế, chuyển đổi từ cơ chế quản lí kế hoạch, tập trung, quan liêu bao cấp, xâydựng một nền kinh tế nhiều thành phần vận động theo cơ chế thị trờng có sựđiều tiết, quản lí của Nhà nớc, nền kinh tế của Việt Nam đã thoát khỏi khủnghoảng, dần dần ổn định và phát triển đều đặn, vững chắc.Trong quá trình pháttriển và thành công đó, có sự đóng góp đáng kể và quan trọng của hoạt độngxuất nhập khẩu Đặc biệt là khi xuất khẩu đợc coi là động lực thúc đẩy sự pháttriển kinh tế nội địa, cũng nh phát triển kinh tế đối ngoại, tạo nền tảng cho sựphát triển và thúc đẩy kinh tế Việt Nam hoà nhập vào nền kinh tế thế giới.Chính vì vậy mà Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX đã đề ra chiến lợc pháttriển kinh tế - xã hội trong giai đoạn 2001-2010 nh sau: “Nhà nớc khuyếnkhích các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế hoạt động xuất nhậpkhẩu các mặt hàng mà pháp luật cho phép, bao gồm cả xuất nhập khẩu dịchvụ Nhà nớc khuyến khích xuất khẩu, nhất là các mặt hàng chủ lực có lợi thếso sánh Tăng nhanh tổng kim ngạch xuất khẩu, đảm bảo nhập khẩu nhữngvật t thiết bị chủ yếu, có tác động tích cực đến sản xuất kinh doanh Tạo thị tr-ờng ổn định cho một số loại mặt hàng có khả năng cạnh tranh, tăng thêm thịphần ở các thị trờng cũ, tiếp cận và mở mang thị trờng mới “

Mặc dù Nhà nớc đã có hàng loạt các chính sách hỗ trợ xuất khẩu nhngcác doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu vẫn luôn phải đối đầu với nhữngkhó khăn, thử thách do sự biến động và cạnh tranh gay gắt trên thị trờng thếgiới và khu vực Do đó trong nền kinh tế thị truờng đầy khắc nghiệt nh hiệnnay, vấn đề tồn tại và phát triển của một công ty là một vấn đề vô vàn khókhăn Để đạt hiệu quả trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu đòi hỏi các doanhnghiệp phải có những công cụ quản lý hữu hiệu Một trong những công cụquan trọng để quản lí kinh tế quốc dân nói chung và quản lí doanh nghiệp nóiriêng là hạch toán kế toán Ngày nay, kế toán càng trở nên cần thiết và có vaitrò quan trọng trong việc thu nhận, xử lí và cung cấp thông tin về hoạt độngkinh tế tài chính, giúp các nhà doanh nghiệp quyết định đợc những phơng ántối u trong kinh doanh và quản lí doanh nghiệp Nền kinh tế thị trờng càngphát triển, yêu cầu quản lý càng cao, càng phức tạp đòi hỏi công tác kế toánphải ngày một hoàn thiện hơn Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế

toán xuất khẩu hàng hoá đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp kinhdoanh xuất nhập khẩu, em đã quyết định chọn đề tài

“Hoàn thiện công tác hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại

Công ty Cung ứng nhân lực Quốc tế và Thơng mại SONA”

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn tới TS Nguyễn Ngọc Quang, cùngcác cán bộ phòng Tài chính - Kế toán Công ty Cung ứng nhân lực quốc tế vàThơng mại SONA đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em trong thời gian thực tập vàhoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này

1.1 Đặc điểm về hàng hoá xuất khẩu

Thơng mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng Hoạtđộng thơng mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thơng mại của thơng

nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thơng nhân với nhau hoặc giữathơng nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cungứng dịch vụ thơng mại và các hoạt động xúc tiến thơng mại nhằm mục đíchlợi nhuận hoặc nhằm thực hiện các chính sách kinh tế - xã hội ở Việt Nam,thơng nhân có thể là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự hay các hộ giađình, tổ hợp tác hoặc các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lậptheo qui định của pháp lụât (đợc cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền cấp giấychứng nhận đăng kí kinh doanh) Kinh doanh thơng mại nội địa của ta có mộtsố đặc điểm chủ yếu sau:

- Đặc điểm hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thơngmại là lu chuyển hàng hoá Lu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt độngthuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá.

- Đặc điểm về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thơng mại gồm cácloại vật t, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái mà doanhnghiệp mua về với mục đích để bán.

- Đặc điểm về phơng thức lu chuyển hàng hoá: lu chuyển hàng hoá trongkinh doanh thơng mại có thể theo một trong hai phơng thức là bán buôn vàbán lẻ Bán buôn hàng hoá là bán cho ngời kinh doanh trung gian chứ khôngbán thẳng cho ngời tiêu dùng Bán lẻ hàng hoá là việc bán thẳng cho ngời tiêudùng, từng cái, từng ít một.

- Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: tổ chức kinh doanh thơng mại có thểtheo nhiều mô hình khác nhau nh tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công tykinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thơng mại

Nh vậy, chức năng của thơng mại là tổ chức và thực hiện việc mua bán,trao đổi hàng hoá, cung cấp dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhândân Từ đó có thể thấy tầm quan trọng của hoạt động kinh doanh thơng mại làrất lớn Tuy nhiên, quốc gia cũng nh cá nhân không thể sống một cách riêngrẽ mà có đợc đầy đủ mọi thứ hàng hoá, vì thế mà hoạt động kinh doanh thơngmại quốc tế là một nhu cầu tất yếu Kinh doanh thơng mại quốc tế là sự traođổi hàng hoá, dịch vụ giữa các nớc thông qua hành vi mua bán Sự trao đổi đólà một hình thức của mối quan hệ xã hội và phản ánh sự phụ thuộc lẫn nhau vềkinh tế giữa những ngời sản xuất hàng hoá riêng biệt của các quốc gia trên thếgiới Và xuất khẩu chính là một khâu trong quá trình này Do vừa phải chịuảnh hởng của hoạt động kinh doanh thơng mại trong nớc, vừa phải chịu ảnh h-

ởng của hoạt động kinh doanh thơng mại quốc tế nên hoạt động xuất khẩucũng có những đặc điểm riêng của mình:

- Đặc điểm về thời gian lu chuyển hàng hoá: thời gian lu chuyển hànghoá xuất khẩu bao giờ cũng dài hơn so với thời gian lu chuyển hàng hoá tronghoạt động kinh doanh thơng mại nội địa

Do đó để xác định kết quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu, ngời ta chỉxác định khi hàng hoá đã luân chuyển đợc một vòng hay khi đã thực hiệnxong một thơng vụ ngoại thơng.

- Đặc điểm về hàng hoá kinh doanh xuất khẩu: bao gồm nhiều loại, trongđó xuất khẩu chủ yếu là những mặt hàng thuộc thế mạnh trong nớc.

- Đặc điểm về thời điểm giao nhận hàng và thời điểm thanh toán: thờiđiểm giao hàng xuất khẩu và thời điểm thanh toán tiền hàng thờng khôngtrùng nhau mà có khoảng cách dài.

- Đặc điểm về phơng thức thanh toán: trong hoạt động kinh doanh xuấtkhẩu, phơng thức thanh toán chủ yếu đợc sử dụng là phơng thức thanh toánbằng th tín dụng ( letter of credit – L/C) Ngoài ra, các doanh nghiệp còn cóthể sử dụng các phơng khác nh phơng thức chuyển tiền ( remitance), phơngthức ghi sổ hay mở tài khoản ( open account), phơng thức nhờ thu ( collectionof payment)

- Đặc điểm về tập quán pháp luật: hai bên mua, bán có quốc tịch khácnhau, pháp luật khác nhau, tập quán kinh doanh khác nhau, do vậy phải tuânthủ luật kinh doanh cũng nh tập quán kinh doanh của từng nớc và luật thơngmại quốc tế.

Và tất cả các đặc điểm trong hoạt động kinh doanh thơng mại nội địa cũng nhnhững đặc điểm trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu đã có ảnh hởng khôngnhỏ đến hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá:

- Mặt hàng xuất khẩu là những mặt hàng thuộc thế mạnh trong nớc, dođó hàng hoá nhập, xuất kho trong hoạt động xuất khẩu cũng đựoc tính theogiá thực tế tơng tự nh hàng hoá kinh doanh thơng mại nội địa Nghĩa là, giáthực tế hàng hoá cũng bao gồm hai bộ phận là trị giá mua và chi phí thu mua.

+ Trị giá mua: gồm giá mua, các khoản thuế không đợc hoàn lại hoặcthuế giá trị gia tăng nếu tính theo phơng pháp trực tiếp, chi phí sơ chế,hoàn thiện, gia công trừ đi các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấuthơng mại đợc hởng khi mua hàng.

+ Chi phí thu mua: gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao bì, chiphí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lu kho,lu hàng, lu bãi

Khi xuất kho, kế toán cũng phải tách riêng giá thực tế của hàng hoá ( trị giámua và chi phí thu mua) để tính toán Đối với trị giá mua, kế toán có thể sửdụng một trong các phơng pháp tính giá xuất kho giống nh đối với nguyên vậtliệu ( giá đơn vị bình quân, giá nhập trớc xuất trớc ) Đối với chi phí thu mua,do liên quan đến cả lợng tiêu thụ trong kì và tồn kho cuối kì nên cần phải phânbổ cho cả hàng tiêu thụ và cha tiêu thụ nên yêu cầu phải theo dõi chính xác,hợp lí và khoa học.

- Việc lu chuyển hàng hoá trong xuất khẩu sẽ làm phát sinh các khoảnchi phí bán hàng, do đó yêu cầu hạch toán là phải theo dõi đầy đủ, chính xác - Xuất khẩu hàng hoá đặc biệt quan tâm đến phơng thức thanh toán vàđồng tiền thanh toán bởi mức độ thực hiện các chỉ tiêu không chỉ lệ thuộc vàokết quả hoạt động ngoại thơng mà còn bị chi phối bởi tỉ giá ngoại tệ thay đổivà phơng pháp kế toán ngoại tệ Do đó trong thực tế quốc gia nào cũng muốnsử dụng đồng tiền nớc mình làm đồng tiền thanh toán và ngời xuất khẩu baogiờ cũng muốn thu tiền hàng trong thời gian ngắn nhất trong khi ngời nhậpkhẩu muốn kéo dài thời gian trả tiền Vì vậy, trong quá trình đàm phán để kýkết hợp đồng các bên phải thống nhất đợc phơng thức thanh toán, lựa chọnđồng tiền thanh toán và thời điểm thanh toán Đồng thời kế toán phải mở sổtheo dõi chi tiết cho từng đối tợng thanh toán.

- Trong hoạt động xuất khẩu hàng hoá, thời điểm ký kết hợp đồng vàthời điểm thanh toán thờng cách nhau khá dài do vậy sức mua (giá trị thực)của đồng tiền thanh toán có thể tăng hoặc giảm gây bất lợi cho bên này hoặcbên kia nên khi ký kết các bên phải đa ra điều kiện đảm bảo ngoại hối Cũnggiống nh hoạt động kinh doanh thơng mại nội địa, thời điểm xác định hànghoá đã hoàn thành việc xuất khẩu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu vềhàng hoá, tức là khi ngời xuất khẩu mất quyền sở hữu về hàng hoá và nắmquyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền ở ngời nhập khẩu Do đặc điểmcủa hoạt động kinh doanh xuất khẩu nên thời điểm ghi chép hàng hoàn thànhxuất khẩu là thời điểm hàng hoá đã hoàn thành thủ tục hải quan, xếp lên ph-ơng tiện vận chuyển và đã rời sân ga, biên giới, cầu cảng

1.2 Các hình thức xuất khẩu

*Thứ nhất là xuất khẩu trực tiếp: Xuất khẩu trực tiếp là phơng thức kinh

doanh mà trong đó, đơn vị tham gia hoạt động xuất khẩu có thể trực tiếp đàmphán, kí kết hợp đồng với nớc ngoài, trực tiếp giao, nhận hàng và thanh toántiền hàng Các doanh nghiệp tiến hành xuất khẩu trực tiếp trên cơ sở tự cân đốivề tài chính, có quyền tìm kiếm bạn hàng, định đoạt giá cả, lựa chọn phơngthức thanh toán và thị trờng, xác định phạm vi kinh doanh nhng trong khuônkhổ chính sách quản lí xuất – nhập khẩu của Nhà nớc.

*Thứ hai là xuất khẩu uỷ thác: Xuất khẩu uỷ thác là phơng thức kinh doanh

mà trong đó, đơn vị tham gia hoạt động kinh doanh xuất khẩu không đứng ratrực tiếp đàm phán với nớc ngoài mà phải nhờ qua một đơn vị xuất – nhậpkhẩu có uy tín thực hiện hoạt động xuất khẩu cho mình.

Đặc điểm hoạt động xuất khẩu uỷ thác là có hai bên tham gia trong hoạt độngxuất khẩu:

+ Bên giao uỷ thác xuất khẩu ( bên uỷ thác): là bên có đủ điều kiện bánhàng xuất khẩu.

+ Bên nhận uỷ thác xuất khẩu ( bên nhận uỷ thác): là bên đứng ra thaymặt bên uỷ thác kí kết hợp đồng với bên nớc ngoài Hợp đồng này đợc thựchiện thông qua hợp đồng uỷ thác và chịu sự điều chỉnh của Luật kinh doanhtrong nớc Bên nhận uỷ thác sau khi kí kết hợp đồng uỷ thác xuất khẩu sẽđóng vai trò là một bên của hợp đồng mua bán ngoại thơng Do vậy, bên nhậnuỷ thác sẽ phải chịu sự điều chỉnh về mặt pháp lí của Luật kinh doanh trong n-ớc, Luật kinh doanh của bên đối tác và Luật buôn bán quốc tế Theo phơngthức này, doanh nghiệp giao uỷ thác giữ vai trò là ngời sử dụng dịch vụ, còndoanh nghiệp nhận uỷ thác giữ vai trò là ngời cung cấp dịch vụ, hởng hoahồng theo sự thoả thuận giữa hai bên kí trong hợp đồng ủy thác.

* Thứ ba là kết hợp cả trực tiếp và uỷ thác

1.3 Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán lu chuyển hàng hoá xuất khẩu.

Hạch toán bán hàng xuất khẩu cần thực hiện những yêu cầu sau:

* Theo dõi, ghi chép, phản ảnh kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh doanh xuấtkhẩu, từ khâu mua hàng xuất khẩu, xuất khẩu và thanh toán hàng xuất khẩu,từ đó kiểm tra giám sát tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.

* Mở sổ theo dõi, ghi chép, phản ảnh chi tiết theo từng hợp đồng xuất khẩu từkhi đàm phán, ký kết, thực hiện thanh toán và quyết toán hợp đồng.

* Tính toán, xác định chính xác giá mua hàng xuất khẩu, thuế và các khoảnchi có liên quan đến hợp đồng xuất khẩu để xác định kết quả nghiệp vụ xuấtkhẩu.

Từ yêu cầu trên, ta có nhiệm vụ của kế toán xuất khẩu hàng hoá nh sau:

* Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch xuất khẩu Đây là nhiệmvụ đầu tiên, cơ bản và quan trọng nhất trong kế toán xuất khẩu vì từ thông tinkế toán, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể nắm đợc các nghiệp vụ kinhdoanh xuất khẩu phát sinh, kiểm tra, đánh giá đợc quá trình thực hiện xuấtkhẩu, từ đó đề ra các biện pháp hoàn thiện công tác kinh doanh xuất khẩunhằm thu đợc lợi nhuận cao nhất.

* Phản ánh, giám đốc và kiểm tra tình hình công nợ và thanh toán công nợgiữa các bên Trong kinh doanh hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều gặpkhó khăn về vốn nên không thể tránh khỏi tình trạng các doanh nghiệp chiếmdụng vốn và bị chiếm dụng vốn, điều này sẽ ít nhiều ảnh hởng đến kết quảkinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, vấn đề cần đặt ra cho các cấp lãnh đạovà đặc biệt cho bộ phận kế toán là phải quản lý, giám sát chặt chẽ tình hình tàichính, tiền vốn và tình hình thu hồi vốn, hàng hoá của đơn vị mình nhằm bảođảm quá trình kinh doanh đợc liên tục và có hiệu quả cao.

* Kiểm tra tình hình thực hiện chi phí xuất khẩu Hiện nay, các doanh nghiệpđợc tự chủ về mặt tài chính cũng nh mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, phảitự đảm bảo hiệu quả kinh doanh, lấy thu bù chi và có lãi Vì vậy, một yêu cầuđặt ra cho công tác kế toán là phải xác định chính xác, đầy đủ các chi phí phátsinh nh: giá vốn hàng xuất, chi phí vận chuyển, bảo quản để xác định kếtquả kinh doanh.

* Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc kế toán ngoại tệ để cung cấp thông tinchính xác cho quản lý hoạt động xuất khẩu.

1.4 Đặc điểm bộ máy kế toán

1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Tại Công ty cung ứng nhân lực quốc tế và Thơng mại SONA, phòng tàichính kế toán là một bộ phận nghiệp vụ tham mu giúp giám đốc điều hànhquản lý các hoạt động kinh tế, tính toán kinh tế, thờng xuyên kiểm tra thanh lýcác hợp đồng, cung cấp thông tin cho giám đốc ra quyết định về các hoạt độngđầu t kinh doanh, hoạt động dài hạn, ra kế hoạch hàng năm cho các phòngnghiệp vụ, đảm bảo quyền chủ động tài chính trong sản xuất kinh doanh, nâng

cao hiệu quả sử dụng vốn của Nhà nớc giao Ngoài ra, bộ phận kế toán còntham gia công tác kiểm tra tài sản, tổ chức bảo quản và lu trữ hồ sơ, tài liệu kếtoán theo quy định.

Để thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ nêu trên, phòng tài chính kếtoán phải đợc tổ chức một cách hợp lý, phân công công tác một cách khoa họcnhằm đạt đợc những yêu cầu cơ bản của hạch toán kế toán là: giám đốc đợctình hình thực hiện kế toán, cung cấp các số liệu chính xác và kịp thời, khôngngừng nâng cao chất lợng thông tin kế toán.

Hiện nay, Công ty Cung ứng nhân lực quốc tế và Thơng mại đang sửdụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Theo hình thức tổ chứccông tác kế toán này, toàn Công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm ởđơn vị chính chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán,công tác tài chính và công tác thống kê trong Công ty Còn ở các đơn vị trựcthuộc, phòng kế toán trung tâm chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụhớng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để địnhkỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm Nhìn chung, các bộ phận kếtoán thực hiện từng phần hành công việc kế toán theo chức trách và nhiệm vụđợc phân công Hiện nay, phòng tài chính kế toán của Công ty có tám ngờibao gồm một trởng phòng (kế toán trởng), một kế toán tổng hợp và năm nhânviên và một thủ quỹ

Các công việc kế toán phân công cho các bộ phận, song toàn bộ công việc đềunằm trong quy trình kế toán thống nhất Vì vậy, các bộ phận kế toán đều cóquan hệ mật thiết với nhau, không thể tách biệt đợc Các bộ phận này phải doKế toán trởng Công ty Cung ứng nhân lực quốc tế và Thơng mại chi phối, điềuhành trong một thể thống nhất để cùng tiến hành công việc thu nhận, hệ thốnghoá và cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động, kinh tế, tài chính ở Công ty.

1.4.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán

Sổ kế toán là phơng tiện vật chất để thực hiện các công việc kế toán, việc lựachọn hình thức nào để phù hợp với qui mô của doanh nghiệp, phù hợp vớitrình độ kế toán để không ảnh hởng tới hiệu quả của công tác hạch toán kếtoán Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty cung ứngnhân lực Quốc tế và Thơng mại SONA, hình thức sổ kế toán đợc áp dụng làhình thức chứng từ ghi sổ và đợc áp dụng trên máy vi tính Theo hình thức nàythì căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ và việc ghi sổkế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổnghợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế và chứng từ ghi sổ này đ-ợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổđăng kí chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải đợc kế toán trởngduyệt trớc khi ghi vào sổ kế toán.

Hiện nay, Công ty đã tổ chức trang bị và ứng dụng phơng tiện, kỹ thuậttính toán, ghi chép và xử lý thông tin bằng phần mềm “ Kế toán FAST” đợcxây dựng trên nền hệ điều hành quản trị dữ liệu Foxpro trong máy vi tính.Qui trình kế toán máy nh sau:

- Chứng từ gốc gồm có: Phiếu xuất kho, nhập kho thành phẩm, hoá đơn bánhàng (GTGT)

- Xử lý các nghiệp vụ căn cứ vào chứng từ để mở các thẻ kho.

- Nhập dữ liệu căn cứ vào chứng từ, nghiệp vụ máy thì máy sẽ tự định khoảnmà kế toán viên không cần phải tự tính.

- In và lu trữ: Cuối tháng hoặc cuối kỳ sẽ in theo yêu cầu của ngời sử dụng.Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo đúng quy định của Bộ Tàichính và hệ thống tài khoản này đợc chi tiết để phù hợp với đặc điểm sản xuấtkinh doanh của Công ty

Công ty đã và đang sử dụng các loại sổ sách sau:- Sổ Cái: Tài khoản 111, Tài khoản 112

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ số 1/I, 1/II

- Chứng từ ghi sổ số 1, 2 (kèm theo 1 chứng từ gốc).

- Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết: Sổ TSCĐ, Sổ chi tiết hàng hoá, Thẻ kho, Sổchi tiết tiền gửi và tiền vay

- Bảng cân đối số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản).

Trong quá trình hạch toán và ghi sổ, kế toán luôn bảo đảm quan hệ cân đối: Tổng số tiền

trên “Sổ đăngký CTGS ”

Tổng số phát sinh bên Nợ (hoặc bên Có) của tấtcả các TK trong Sổ Cái (hay Bảng cân đối tàikhoản)

Công ty hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai ờng xuyên (KKTX) và tính giá thực tế hàng xuất kho theo phơng pháp giá

th-hạch toán ngoại tệ theo phơng pháp tỉ giá thực tế Việc ghi sổ các nghiệp vụkinh tế phát sinh đợc tiến hành hàng ngày

Các chứng từ chủ yếu đợc sử dụng làm chứng từ gốc để ghi sổ kế toánbao gồm chứng từ quỹ, chứng từ ngân hàng, hoá đơn, các chứng từ kho Cácchứng từ này đợc luân chuyển một cách tuần tự giữa các bộ phận kế toán khácnhau.

Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp tại công

ty cung ứng nhân lực quốc tế và thơng mại sona

( Hạch toán ngoại tệ theo tỉ giá thực tế)

sơ đồ hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác tại công tycung ứng nhân lực quốc tế và thơng mại sona

(Là đơn vị giao uỷ thác)

TK 331,

151 TK 156 TK 632Trị giá

mua của hàng chuyển thẳng và hàng đã nhập kho

Trị giá mua của hàng đã xuất khẩu

TK 911

Kết chuyển doanh thu về xuất khẩu

TK 511

Kết chuyển giá vốn hàng xuất khẩu

Phân bổ phí thu mua cho hàng xuất khẩu

TK 521, 531, 532Kết chuyển CKTM, giảm giá hàng bán, hàng đã xuất khẩu bị trả lại

Số tiền đã thu hoặc phải thu tính theo tỉ giá thực tếDoanh

thu hàng xuất khẩu tính theo tỉ giá thực tế

TK 131, 1112, 1122

TK131-đơn vị nhận uỷ thác

Ghi chú: (1a): Trị giá mua của hàng chuyển thẳng và hàng đã nhập kho(1b): Phân bổ phí thu mua cho hàng xuất khẩu

(2a): Trị giá mua của hàng đã xuất khẩu(2b): Doanh thu hàng xuất khẩu uỷ thác

(7) : Kết chuyển giá vốn hàng xuất khẩu

(8) : Kết chuyển doanh thu thuần về hàng xuất khẩu

sơ đồ kế toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác tại công ty cungứng nhân lực quốc tế và thơng mại sona

( Là đơn vị nhận uỷ thác)

TK 331, 151

TK 641(4a)

(3)TK 1331

TK 111, 112

Ghi chú: (1): Nhận hàng xuất khẩu uỷ thác của đơn vị uỷ thác (ghi nhận TKngoài bảng )

(2a): Tiền bán hàng xuất khẩu uỷ thác phải thu hộ

(2b): Ghi xuất kho số hàng đã xuất khẩu ( ghi đơn TK ngoài bảng )(2c): Khách hàng nớc ngoài thanh toán tiền hàng

(3) : Các khoản đã chi hộ đơn vị giao uỷ thác(4a): Tiền hoa hồng uỷ thác xuất khẩu

(4b): Thuế GTGT đầu ra phải nộp với hoa hồng uỷ thác đợc hởng(5) : Bù trừ tiền bán hàng uỷ thác

(6): Thanh toán tiền hàng còn lại cho đơn vị uỷ thác

II/ Hạch toán kế toán thu mua hàng xuất khẩu

Phòng Kinh doanh XNK hàng hoá lập phơng án kinh doanh xuất khẩuhàng hoá của từng đơn hàng chuyển Phòng Tài chính - Kế toán thẩm định tínhhiệu quả của đơn hàng đó và trình Giám đốc Công ty phê duyệt.

TK 111, 112

TK 331 – chi tiết đơn vị uỷ

thác XK

TK 131 –khách hàng n ớc ngoài

TK 111, 112

TK 511

TK 131 - đơn vị uỷ thác XK

TK 33311(4a)

(4b)(6)TK 003

(3)

Căn cứ vào phơng án kinh doanh đã đợc duyệt, Phòng Kinh doanh XNK tiếnhành ký kết Hợp đồng với các cơ sở chế biến để mua hàng hoá xuất khẩu.Phòng Tài chính - Kế toán căn cứ vào hợp đồng mua bán, điều khoản thanhtoán trong hợp đồng để ghi sổ kế toán.

2.1 Tài khoản sử dụng:

Trong việc quản lý và hạch toán hàng hoá xuất nhập kho, kế toán sử dụng cáctài khoản sau:

TK 151: Dùng theo dõi giá trị hàng mua đang đi đờng hoặc hàng xuấtthẳng không qua kho.

TK 156: Mở chi tiết cho từng mặt hàng phản ánh giá trị hiện có và tìnhhình biến động của các loại hàng hoá xuất khẩu Hàng tồn kho phản ánh theogiá trị thực tế đích danh và quản lý theo từng đơn đặt hàng nớc ngoài.

TK 331: Phản ánh số tiền phải trả cho các đơn vị thực hiện cung ứnghàng hoá cho công ty, số tiền mà Công ty đã ứng trớc và đã thanh toán Tàikhoản này đợc mở chi tiết cho từng đối tợng.

TK 003 (Đối với hợp đồng nhận hàng uỷ thác): phản ánh số hàng hoátạm giữ của các đơn vị đi uỷ thác.

TK 138: Phản ánh các khoản phải thu trong quan hệ thanh toán với bêngiao uỷ thác và các khoản phải thu khác, tài khoản này đợc mở chi tiết theotừng đối tợng hạch toán.

2.2 Phơng pháp hạch toán thu mua hàng xuất khẩu.

Căn cứ vào các đơn đặt hàng nớc ngoài, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lậpphơng án kinh doanh cụ thể cho từng đơn đặt hàng Sau khi thẩm định phơngán khả thi, phòng kế toán ứng tiền cho cán bộ thu mua hoặc ứng trớc một phầntiền hàng cho ngời bán theo hợp đồng:

Nợ TK 141: Số tiền tạm ứng cho nội bộNợ TK 331: ứng trớc tiền hàng cho ngời bán,

Có TK 111, 112: Thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi.

Tại kho, thủ kho mở sổ chi tiết hàng hoá nhập xuất kho về cả mặt giá trị và sốlợng Hàng nhập kho đợc quản lý theo từng lô tơng ứng với từng hợp đồngxuất khẩu.

Khi nhận đợc chứng từ nhập kho và hoá đơn mua của số hàng đợc bàn giao, kếtoán hạch toán nh sau:

Nợ TK 151, 156: Trị giá hàng mua theo hoá đơn không có thuế GTGT Nợ TK 1331: Số thuế đầu vào đợc khấu trừ.

Có TK 111, 112, 141, 331

Ví dụ:

Theo hợp đồng ngoại số P 011178 với Công ty Tong Teik Pte Ltd, trịgiá là 29.635,2 USD tính theo giá FOB HCM city, Phòng xuất nhập khẩu đãký hợp đồng số P 011178 với Công ty TNHH APT mua 60,48 tấn cao su R883 Công ty APT đã xuất 20,16 tấn cao su.

Ngày 7/12/2005, Công ty ứng trớc tiền hàng cho APT là 427.000.000đ, kếtoán phản ánh chứng từ N 47 số 211

Nợ TK 007: Giá trị số hàng đợc uỷ thác xuất khẩu.

Các chi phí bốc xếp vận chuyển, phí ngân hàng liên quan đến lô hàng uỷ thácđợc phản ánh:

Nợ TK 138: Phản ánh các khoản đã chi cho lô hàng uỷ thác Có TK 111, 112, 141.

Ví dụ:

Theo hợp đồng số 25-1/SONA- UTX, Công ty tàu vị yểu Trờng Thànhuỷ thác cho Công ty SONA xuất lô hàng nớc tơng trị giá 14.922,54 USD FOB-HCM, lô hàng này đợc uỷ thác xuất cho Loh Enterprises.

Căn cứ vào số phiếu nhập kho 78108 ngày 21/12/2005, Công ty Trờng Thànhxuất cho Công ty SONA, kế toán phản ánh:

Nợ TK 003: 14.922,54 USD x 15.129 = 225.763.108 đồng

(Xem Biểu số 1 và Biểu số 2)

STT Tªn hµng ho¸,dÞch vô

§¬n vÞtÝnh

Sè îng

Tổng cộng tiền thanh toán 309.179.808đ

Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm linh chín triệu một trăm bảy chín nghìn

tám trăm linh tám đồng chẵn ………

Ngời muahàng(Ký, ghi rõ họ,tên)Kế toán trởng(Ký, ghi rõ họ,tên)Thủ trởng đơn vị(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)Biểu số 2Cty SONA 34 Đại Cồ Việt Phiếu nhập kho Ngày 19 tháng 12 năm 2005 Nợ: 156

Có: 331

Số: 40187- Họ tên ngời giao hàng: Chợ Thành Công

- Theo HĐ số P011178 ngày 19 tháng 12 năm 2005 của

Công ty TNHH APT

- Nhập tại kho: Công ty .

SốTTTên, nhãn hiệu,quy cách, phẩmchất vật t (sảnphẩm, hàng hoá)Mãsố ĐơnvịtínhSố lợngĐơn giá Thành tiềnTheochứng từThựcnhậpA B C D 1 2 3 41.Cao su R 883Tấn40,3240,327.303.000294.456.960Cộng 294.456.960Cộng thành tiền (Bằng chữ): Hai trăm chín t triệu bốn trăm năm sáu ngànchín trăm sáu mơi đồng chẵn………

Nhập, ngày 19 tháng 12 năm 2005

Ngời giao

hàng Thủ khoKế toántrởngThủ trởngđơn vị

III/ H¹ch to¸n tæng hîp nghiÖp vô xuÊt khÈu t¹i c«ng ty SONA

Việc hạch toán và ghi sổ một hợp đồng xuất khẩu trực tiếp của Công ty đợcthực hiện nh sau:

Ví dụ 1: Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp số 2005/LS – 1202 ký ngày

01/10/2005 giữa Công ty Nice One (HK) Limited (bên mua) và Công ty Cungứng nhân lực Quốc tế và Thơng mại SONA (bên bán) về việc xuất bán lôhàng 950 bao bột giặt Tide loại 1,5 kg Trị giá hợp đồng là 10.545 USD (FOB– Tân Cảng) Thuế xuất khẩu 0%.

* Ngày 02/12/2005, Công ty Cung ứng nhân lực Quốc tế và Thơng mại SONAtiến hành kí kết hợp đồng số 2005/MN – 3205 với Công ty TNHH Đại Minhvề viềc mua lô hàng bột giặt Tide loại 1,5 kg Số lợng 950 bao Trị giá của hợpđồng là 148.390.000 VNĐ (đã bao gồm thuế GTGT 10%) Theo thoả thuậnghi trong hợp đồng, ngày 04/12/2005 Công ty Đại Minh sẽ tiến hành xuất lôhàng nói trên và chuyển thẳng đến cảng Tân Cảng - TP HCM.

* Ngày 04/12/2005, sau khi xuất lô hàng nói trên và chuyển thẳng đến cảngTân Cảng, Công ty Đại Minh xuất hoá đơn GTGT gửi cho Công ty Cung ứngnhân lực Quốc tế và Thơng mại SONA Căn cứ vào hoá đơn GTGT của Côngty Đại Minh và phiếu chi tiền mặt số 196 kế toán tiến hành ghi sổ :

Có TK 111 (1111) 2.500.000

Sau khi hoàn thành thủ tục bàn giao hàng, kế toán căn cứ vào tờ khai hàng hóaxuất khẩu tiến hành lập hoá đơn GTGT về hàng xuất khẩu đồng thời phản ánhgiá vốn và xác định công nợ phải thu của lô hàng xuất khẩu Số nợ đợc theodõi về mặt nguyên tệ USD và đợc ghi sổ bằng VNĐ theo tỷ giá quy đổi củangày giao hàng là 15.760 VNĐ/USD.

* Ngày 05/12/2005, anh Lê thanh toán tiền làm các thủ tục chuyển hàng lêntàu, tổng số tiền thanh toán là 1.320.000 VNĐ ( cha có thuế VAT 10%) Sốtiền thừa còn lại, anh Lê đã trả Công ty bằng tiền mặt (Phiếu thu 249).

Trị giá của số tiền nhận về = 10.545 * 15.503 = 163.479.135 VNĐ

+Có TK 007 (USD – TGNH) 10.533,4USD

Phản ánh vào sổ chi tiết:

*Căn cứ vào hoá đơn GTGT Công ty TNHH Đại Minh chuyển đến (biểu số4), phiếu chi tiền mặt số 196 (biểu số 5), kế toán tiến hành lập chứng từ ghisổ (biểu số 6):

Biểu số 5

Tæng céng tiÒn thanh to¸n 148.390.000 ®

Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Mét tr¨m bèn m¬i t¸m triÖu ba tr¨m chÝn m¬i ngh×n

Ngµy 04 th¸ng 12 n¨m 2005

Hä, tªn ngêi nhËn tiÒn: NguyÔn Thanh Lan

QuyÓn sè: 3Sè: 196Nî: 156, 1331Cã :111

MÉu sè: 02-TT

Ban hµnh theo Q§ sè 1141 / TC/ Q§/ C§KTNgµy 1-11-1995 cña Bé Tµi chÝnh

§¬n vÞ: C«ng ty SONA§Þa chØ: 34 §¹i Cæ ViÖt

Lí do chi: Trả tiền mua hàng theo hợp đồng số 2005/MN-3205

Số tiền: 148.390.000 (viết bằng chữ): Một trăm bốn mơi tám triệu ba trăm chín mơi nghìn đồng chẵn

Thủ quĩ Ngời nhận tiền

Mẫu số: S02 a – H

(Ban hành theo QĐ số: 999 – TC/QĐ/CĐKT

ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính)

chứng từ ghi sổ

Số: 08/12

Ngày 04 tháng 12 năm 2005Đơn vị: Công ty SONA

Ngµy 04 th¸ng 12 n¨m2005

Ngêi lËp biÓu KÕ to¸n trëng (§· kÝ) (§· kÝ)

Sau khi lËp chøng tõ ghi sæ, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi vµo sæ ®¨ng kÝ chøngtõ ghi sæ:

ngµy 2/11/1996 cña Bé Tµi chÝnh)

-Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang -Ngày mở sổ: 01/1/2005

* Ngày 20/12/2005, nhận đợc giấy báo có số 000954 của Ngân hàngVIETCOMBANK về việc Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp Bình Phớc thanhtoán tiền xuất khẩu lô hàng nói trên (sau khi đã trừ phí ngân hàng là 95 USD).Tỉ giá ngoại tệ của ngày hôm đó là 15.778 VNĐ/USD

Phí ngân hàng = 95 * 15.778 = 1.498.910 VNĐTrị giá của số tiền nhận về = (38.016 - 95) * 15.778

= 37.921 * 15.778 = 598.317.538 VNĐ+Nợ TK 641 1.498.910Nợ TK 112 (11225) 598.317.538 Có TK 131 (13131- Cty XNK Bình Phớc) 598.828.032

+Nợ TK 007 (USD – TGNH) 37.921 USD

Phản ánh vào sổ chi tiết:

Căn cứ vào phiếu xuất kho (biểu số 6), tờ khai hàng hoá xuất khẩu, , kế toáncũng tiến hành lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và vào sổcái hoặc các sổ chi tiết giống nh trờng hợp xuất khẩu trực tiếp

- Họ tên ngời nhận hàng:.Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp Bình Phớc

- Lý do xuất kho:Xuất khẩu theo HĐ DEF-114

- Xuất tại kho: Công ty .…… S

Tên, nhãn hiệu,quy cách, phẩmchất vật t (sảnphẩm, hàng hoá)

số Đơnvịtính

Thựcxuất

C«ng ty SONA

B¶ng tæng hîp t×nh h×nh thanh to¸n víi kh¸ch hµng

Tµi kho¶n 131 – Ph¶i thu kh¸ch hµngTh¸ng 12 n¨m 2005

nhận xuất khẩu uỷ thác của các đơn vị khác Trình tự tiến hành của một hợpđồng nhận uỷ thác đợc cụ thể hoá ở ví dụ sau:

Ví dụ 3: Ngày 15/12/2005, Công ty Cung ứng nhân lực Quốc tế và Thơng mại

SONA kí hợp đồng nhận uỷ thác xuất khẩu số UTV 019 với Công ty TNHHKim Đại Vợng về việc xuất khẩu một lô hàng cà phê Robuta theo giáFOB/Hải Phòng là 28.500 USD cho Công ty Harmbug Company Hoa hồng uỷthác 2% trên giá FOB (cha có thuế GTGT 10%) Thuế suất thuế xuất khẩu0% Giá hàng tính theo VNĐ là 289.972.000

Trình tự tiến hành của hợp đồng này diễn ra nh sau:

* Ngày 20/12/2005, Công ty TNHH Kim Đại Vợng giao hàng cho Công tyCung ứng nhân lực Quốc tế và Thơng mại SONA Công ty đã nhập kho lôhàng theo phiếu nhập kho số 55085, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 003 289.972.000

* Ngày 21/12/2005, chi tạm ứng cho anh Hùng ở phòng kinh doanh xuất nhậpkhẩu hàng hoá số tiền là 1.500.000 VNĐ theo phiếu chi 202 để làm thủ tụcxuất khẩu lô hàng nói trên, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 141 (anh Hùng) 1.500.000 Có TK 111 (1111) 1.500.000

* Ngày 23/12/2005, Công ty xuất kho lô hàng này theo phiếu xuất kho số51564 và tiến hành giao hàng lên tàu cho Công ty Harmbug Company tại cảngHải Phòng Tỉ giá trong ngày là 15.735 VNĐ/USD Căn cứ vào phiếu xuất khovà tờ khai hàng hoá xuất khẩu, kế toán ghi sổ:

Số tiền phải thu về = 28.500 * 15.735 = 448.447.500 VNĐ

+Nợ TK 131 (13131-Harmbug Company) 448.447.500 Có TK 331 (33131-Kim Đại Vợng) 448.447.500

+Có TK 003 289.972.000+Phản ánh doanh thu phí uỷ thác xuất khẩu:

Phí uỷ thác xuất khẩu phải thu của Kim Đại Vợng = 28.500 * 2,2% * 15.735 = 627 * 2,2% * 15.735 = 9.865.845 VNĐ

Nợ TK 131 (13131-Kim Đại Vợng) 9.865.845 Có TK 511 (51114) 8.968.950 Có TK 3331 (33311) 896.895* Ngày 25/12/2005, anh Hùng thanh toán tiền tạm ứng: