Hiện đại hoá công tác văn phòng tại trung tâm thương mại INTIMEX

Luận văn : Hiện đại hoá công tác văn phòng tại trung tâm thương mại INTIMEX

Lời nói đầu

Sự chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng đã tác động sâu sắc đến hoạt động trong các đơn vị kinh tế của nền kinh tế nớc ta Các đơn vị phải tự tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và phải chịu trách nhiệm vật chất về hoạt động đó với mục tiêu không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Công cuộc đổi mới toàn diện của đất nớc cùng với những đổi mới về kinh tế, việc đổi mới kiện toàn tổ chức và phơng thức hoạt động kinh doanh

đã trở thành nhiệm vụ cấp bách Trong bối cảnh đó, Trung tâm Thơng mại Intimex cũng cần có những đổi mới để đáp ứng nhu cầu xã hội Đây là một nhiệm vụ lớn lao và để thực hiện tốt nhiệm vụ này Trung tâm cần phải thực

sự vững mạnh về mọi mặt Một trong những yếu tố quan trong tạo nên sức mạnh đó chính là hiệu quả trong tổ chức hoạt động văn phòng của Trung tâm

Đợc sự giúp đỡ của nhà trờng và đặc biệt là sự giúp đỡ rất tận tình của Trung tâm thơng mại Intimex, trong suốt thời gian thực tập tôi đã đợc tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của Trung tâm và chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của Phòng tổ chức hành chính Trung tâm Qua đó tôi đã thu lợm đợc rất nhiều kiến thức bổ ích phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu tại trờng cũng nh công tác của mình sau này

Tuy không phải là phòng nghiệp vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

nh-ng cũnh-ng khônh-ng thể phủ nhận nhữnh-ng đónh-ng góp to lớn của phònh-ng Tổ chức Hành chính trong quá trình trởng thành, ổn định và phát triển của Trung tâm nh ngày hôm nay Song bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số điều bất cập cần giải

quyết, xuất phát từ thực tế đó tôi xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “ Hiện đại hoá công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex ”

Lựa chọn chuyên đề này tôi nhằm mục đích nghiên cứu về văn phòng một cách khoa học hơn: văn phòng với ý nghĩa là một thực thể, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng, chức năng và nhiệm vụ của quản trị văn phòng

Tổng hợp số liệu và khái quát thành một số vấn đề cơ bản kết hợp khảo sát thực tế, từ đó tiến hành phân tích, tổng hợp vấn đề trên cơ sở lý thuyết có sẵn

là phơng pháp làm việc của tôi trong quá trình thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề này ngoài phần mở đầu và kết luận, còn có các phần sau:

Chơng I: Lý luận chung về công tác văn phòng và hiện đại hoá công tác văn phòng.

Chơng II: Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex.

Chơng III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hiện đại hoá công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex.

Chuyên đề tốt nghiệp này là kết quả làm việc của tôi sau thời gian thực tập vừa qua Tuy nhiên vì lợng kiến thức còn nhiều hạn chế nên chắc chắn chuyên đề không tránh khỏi những thiếu xót Tôi rất mong nhận đợc ý kiến

đóng góp từ Quý thầy, cô và Quý cơ quan để bổ sung vào kiến thức của mình

Xin chân thành cảm ơn!

- ở các cơ quan, đơn vị có quy mô lớn bộ máy văn phòng có thể gồm đầy

đủ các phòng, các bộ phận với số lợng nhân sựa cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn phòng một cách độc lập, có liên quan đến đầu mối với các tính chất khác nhau

- Đối với các đơn vị có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân sự, vật t, tài chính

Với cách tiếp cận thứ hai: Văn phòng đợc hiểu là trụ sở giao tiếp, đối nội,

đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

- Nếu quan sát ở trạng thái tĩnh, văn phòng bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu nh nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con ngời có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức

- Nếu quan sát ở trạng thái động, văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị

Bên cạnh đó còn có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng Tuy nhiên

ở vị trí là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, theo tôi văn phòng đợc hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc giấy tờ, nơi giao dịch, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị ở đâu có hoạt động tổ chức làm việc hoặc

tổ chức sản xuất hàng hoá, dịch vụ hoặc công việc hành chính thực hiện những công việc nh trên thì đó là văn phòng

2 Chức năng - nhiệm vụ của văn phòng.

2.1 Chức năng của văn phòng:

Tuỳ theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị

mà tổ chức văn phòng đợc hình thành lớn nhỏ khác nhau Tuy nhiên dù đợc

tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có ba chức năng: Tham mu – Tổng hợp – Hậu cần

- Chức năng tham m u:

Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về ngời quản lý) Bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, ngời quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan nh những

ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những ngời trợ giúp Những ý kiến đó

đợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để đa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phơng án phán quyết kịp thời

và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn và tính chuyên sâu trong các trờng hợp trợ giúp lãnh

đạo

- Chức năng tổng hợp:

Ngày nay, đối với các hoạt động kinh tế cũng nh đối với mọi hoạt động khác trong xã hội, thông tin có ý nghĩa rất to lớn và đợc xem nh nguồn tài nguyên quan trọng nhất cho sự phát triển Nguồn thông tin thờng rất phong phú và đa dạng, nó hiện diện ở mọi lĩnh vực Thông tin đợc thu thập và xử lý theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị Thông tin thờng đợc tiếp nhận từ hai loại: thông tin có hệ thống và thông tin không có hệ thống

Trong hoạt động văn phòng, chức năng tổng hợp luôn thể hiện tính năng động của nó Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đã phục vụ cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình hoạt động, giúp cấp quản lý có

đợc những quyết định đúng đắn để kịp thời xử lý Bên cạnh đó, công tác thông tin giúp các nhà quản lý phân tích dữ liệu, thông số để vạch ra những chiến lợc quan trọng, lâu dài cũng nh các kế hoạch trung hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất Công tác tổng hợp thông

tin cũng cung cấp tài liệu, báo cáo, các công trình khoa học cho nhà quản lý nghiên cứu, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều hành quản lý và cũng có thể qua các đề nghị đó cải tiến phơng thức, đổi mới

t duy và cách quản lý nhằm đa đơn vị phát triển

Trong công tác văn phòng, trang thiết bị phục vụ công tác tổng hợp

đóng vai trò rất quản trọng Ngày nay, song song với sự phát triển không ngừng của lu lợng thông tin thì các phơng tiện, thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày càng đa dạng và phong phú Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép các nhân viên văn phòng xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả cao Hệ thống thông tin hiện đại này giúp các nhà quản lý giải phóng khỏi phần lớn các công việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch định chơng trình hoạt động và điều hành, quản lý cơ quan Bên cạnh đó, với các trang thiết bị thông tin hiện đại các nhân viên làm việc đạt hiệu quả hơn, năng động và thao tác nghiệp vụ cũng trở nên linh hoạt hơn Nh vậy, công tác thông tin tổng hợp thực sự đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị văn phòng

- Chức năng hậu cần:

Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động của tổ chức đợc diễn ra bình thờng Làm tốt công tác hậu cần có ý nghĩa là văn phòng đã nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan Hậu cần thờng là những công việc dịch vụ nh tạo ra cơ sở vật chất để CBCNV thực hiện nhiệm

vụ của họ, tăng thêm hiệu quả làm việc

Công tác hậu cần thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống CBCNV Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng đợc coi nhcông cụ quản lý hiệu quả Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo Công tác hậu cần còn là diện mạo của cơ quan qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tín bằng công tác đối nội, đối ngoại

Ba chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của văn phòng đối với hiệu quả

hoạt động trong một tổ chức Trong đó chức năng tổng hợp là chức năng quan trọng nhất và là chức năng không thể thiếu trong hoạt động của văn phòng.

2.2 Nhiệm vụ của văn phòng:

Từ các chức năng trên, văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ tơng ứng Nhiệm vụ là những công việc cụ thể nhằm thực hiện đợc chức năng của

tổ chức trong từng thời kỳ Để thực hiện đợc chức năng của mình văn phòng cần thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau nhằm phục vụ yêu cầu hoạt động chung:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế hoạt động của cơ quan,

- Duy trì hoạt động thờng nhật của văn phòng

Đây là những nhiệm vụ cơ bản của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn

vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung Tuy nhiên còn tuỳ theo những tính chất, đặc trng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còn

có những nhiệm vụ cụ thể khác

3 ý nghĩa của công tác văn phòng.

Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi theo hoạt động của văn phòng Nếu công tác văn phòng hoạt

động có hiệu quả thì nó sẽ mang lại những hiệu quả hết sức to lớn:

- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị

- Tạo thuận lợi cho giao lu phát triển

- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của đơn vị.

- Tăng cờng khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị

- Nâng cao năng suất lao động của đơn vị

- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng

- Giúp cho các hoạt động đợc duy trì và kiểm soát chặt chẽ

ii Nhận thức cơ bản về hiện đại hoá công tác văn phòng.

1 Khái niệm hiện đại hoá.

Hiện đại hoá công tác văn phòng là quá trình xử lý các kỹ thuật tự

động hoá vào quy trình nghiệp vụ văn phòng Một văn phòng hiện đại bao giờ cũng gắn liền với việc áp dụng những tiến bộ khoa học vào công tác văn phòng Vậy có thể hiểu khái niệm hiện đại hoá nh sau:

Hiện đại hoá công tác văn phòng là việc ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ tiên tiến vào hoạt động văn phòng Đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn phòng từ văn th lu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin cho đến môi tr… ờng làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con ngời mà vẫn bảo đảm hiệu quả công việc và duy trì đợc năng suất lao động cao

2 Sự cần thiết phải hiện đại hoá công tác văn phòng.

Trong thời kỳ cơ chế cũ trớc đây, văn phòng từng đợc hiểu là nơi làm việc giấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động của lãnh đạo Bởi vậy công tác văn phòng cha đợc chú trọng đúng mức

Trong những năm gần đây, đất nớc ta bớc sang nền kinh tế thị trờng nhiều thành phần có sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa Để đảm bảo đứng vững trong môi trờng cạnh tranh, các cơ quan đơn

vị đã khẩn trơng đầu t trang thiết bị hiện đại, đồng thời tiến hành đổi mới

ph-ơng thức quản lý khoa học hơn

Thực tế đã phản ánh khách quan của công việc đổi mới, góp phần tạo chỗ đứng cho mỗi đơn vị trong cơ chế thị trờng Bên cạnh đó những thành

tựu của khoa học, cách mạng thông tin gần đây cũng là áp lực để cho các văn phòng khẩn trơng đi vào hiện đại hoá Điều này cho thấy văn phòng kết hợp với khoa học hiện đại đã ngày càng nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ công nhân viên văn phòng và chất lợng công việc đợc hiệu quả.

Cùng với việc đổi mới trang thiết bị hiện đại, việc đổi mới phơng thức quản lý đã tạo đợc sự năng động, loại bỏ dần sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý

Văn phòng hiện đại đã hạn chế tối đa về chi phí quản lý, điều hành nhng vẫn đảm bảo chất lợng làm việc ngày càng cao Đồng thời nó giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đa ra những phơng hớng và kế hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất mọi mặt trong công tác điều hành quản lý

Nh vậy, cùng với sự phát triển của xã hội, sự xuất hiện của văn phòng hiện đại, với sự hoạt động có hiệu quả càng chứng tỏ vai trò hết sức quan trọng và cần thiết của việc hiện đại hoá công tác văn phòng trong mỗi tổ chức hiện nay

3 Một số vấn đề về hiện đại hoá văn phòng:

Một văn phòng hiện đại đợc mô tả bằng những thuật ngữ mới nh:

“Văn phòng điện tử”, “Văn phòng tự động hoá”, “Văn phòng không giấy”…

Trong những năm trở lại đây công việc văn phòng đã luôn phải vận

đọng theo sự thay đổi của môi trờng cả về tự nhiên và xã hội và trong tơng lai còn phản ứng nhanh hơn với môi trờng khi mà tốc độ phát triển nền kinh

tế ngày càng cao

Mục tiêu của các nhà quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham

mu cho lãnh đạo điều hành, quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất Để đạt đợc mục tiêu đó các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến hoạt động văn phòng theo hớng hiện đại hoá

Trong giới hạn một chuyên đề tốt nghiệp, tôi xin phép đợc đề cập đến vấn đề hiện đại hoá công tác văn phòng ở một số khía cạnh sau:

Chúng ta có thể nhận thấy rằng công tác văn th lu trữ còn đóng góp cho

sự phát triển của các ngành nghề và của xã hội, làm tốt công tác văn th sẽ giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị đợc nhanh chóng, chính xác, đúng đờng lối chính sách chế độ, đồng thời giúp cho việc quản lý kiểm tra trong cơ quan, đơn vị đợc chặt chẽ Nó tạo điều kiện để bảo vệ đợc

bí mật, góp phần gìn giữ những tài liệu có giá trị của cơ quan, đơn vị để đa vào lu trữ

3.2 Xử lý thông tin.

Trong thực tế cuộc sống hằng ngày, để giải quyết một vấn đề có thể có nhiều phơng án khác nhau.Yêu cầu đặt ra là phải chọn đợc phơng án tốt nhất

Về mặt lý thuyết, với mỗi bài toán có thể chọn đợc ít nhất một phơng án tối

-u Tuy nhiên trên thực tế ta vẫn phải chấp nhận phơng án gần tối u nên việc quyết định còn phụ thuộc vào những hạn chế khác nh khả năng thu thập dữ liệu, thời gian tính toán … ở đây việc thu thập xử lý thông tin có vai trò rất quan trọng Tuy nhiên ngày nay khả năng tính toán và xử lý thông tin vẫn cha đợc nh mong muốn của con ngời mặc dù thời gian gần đây đã có thêm rất nhiều sự trợ giúp của khoa học kỹ thuật

Trớc khi đề cập tới vấn đề xử lý thông tin ta cần nói tới khái niệm thông tin Ngày nay có nhiều cách hiểu khác nhau về thông tin nhng ở đây ta

có thể hiểu thông tin là tất cả những gì có thể cung cấp cho con ngời nhằm hiểu biết về đối tợng đợc quan tâm trong tự nhiên và xã hội, diễn ra trong không gian và thời gian, về những vấn đề khách quan và chủ quan nhằm giúp con ngời đa ra quyết định có cơ sở, đúng đắn, kịp thời, có hiệu quả Có nhiều loại thông tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu hiện riêng về phạm vị hiệu quả cũng nh vai trò, tác dụng nhất định trong thực tiễn Thông tin có ở khắp mọi nơi và vai trò của nó ngày càng trở nên quan trọng Nhu cầu khai thác

xử lý và truyền thông tin ngày càng trở nên thiết yếu Việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý ngày càng có ý nghĩa quyết định đối với mọi tổ chức

Tin học là ngành khoa học nghiên cứu việc thu thập thông tin, quản lý

và xử lý thông tin sao cho đạt đợc mức độ tốt nhất mục tiêu đặt ra từ trớc của con ngời Đặc biệt hơn các ngành khoa học khác, tin học ngày càng có khả năng thu thập và đi sâu vào cuộc sống nhờ những thiết bị công nghệ thông tin hiện đại và những sản phẩm phần mềm tiện ích, cho phép con ngời khai thác triệt để khả năng lao động t duy Lĩnh vực hoạt động quan trọng nhất của tin học trong thực tiễn là quản lý các hoạt động kinh tế của xã hội Các sản phẩm của nó đa số phục vụ cho mọi nhu cầu khác trong quản lý

3.3 Trang bị công nghệ thông tin.

Trang thiết bị kỹ thuật là công cụ giúp con ngời trong quá trình lao

động sản xuất Ngày nay khi xu hớng hiện đại hoá ngày càng diễn ra mạnh

mẽ thì hiệu quả hoạt động của công việc nói chung và của hoạt động văn phòng nói riêng càng phụ thuộc nhiều vào các trang thiết bị kỹ thuật Vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng là rất quan trọng

Có thể nói vai trò của công nghệ thông tin là rất quan trọng đối với sự phát triển của nền kinh tế Sự phát triển của máy tính điện tử và kỹ thuật tính toán đã đa đến cuộc cách mạng trong sản xuất công nghiệp Công nghệ thông tin đợc ứng dụng rộng rãi thúc đẩy nhanh chóng các hoạt động trong mọi lĩnh vực Các hoạt động đó ngày càng tạo thêm nhiều giá trị gia tăng trong các khu vực kinh tế, làm cho thông tin trở thành nguồn tài nguyên quan trọng hàng đầu.

Thông tin có nhiều chất lợng mức độ khác nhau và đợc xử lý theo một quá trình Các số liệu, dữ liệu thu thập ban đầu thông qua các cuộc điều tra, khảo sát là các thông tin ban đầu Qua phân tích, lý giải, tổng hợp các thông tin sơ cấp đó sẽ thu đợc thông tin có giá trị lớn hơn, ở mức độ tổng hợp cao hơn và là các thông tin có chất lợng, góp phần vào việc ra quyết định trong quá trình quản lý và lãnh đạo

Hầu hết ở mọi quốc gia, các tổ chức và các đơn vị đều hiểu rằng vị trtí tơng lai của họ trên thế giới và trên thị thờng quốc tế phụ thuộc nhiều vào việc liệu họ có tận dụng đợc cách mạng thông tin để phát triển một cách nhanh chóng mọi năng lực, đổi mới nền sản xuất và kinh tế của họ đợc không

ở Việt Nam, Nghị quyết 49/CP ngày 06/08/1993 của Chính phủ đã xác định chính sách quốc gia về phát triển cách mạng thông tin đến năm

2000 Đây chính là tiền đề tạo nên sự phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực công nghệ thông tin thời gian vừa qua

Đối với hoạt động văn phòng, hầu hết mọi công việc đều có sự hỗ trợ của cách mạng thông tin máy tính và các phơng tiện kỹ thuật hiện đại khác Hiện nay trên thế giới có rất nhiều các loại mạng đợc nối qua máy vi tính mà văn phòng có thể áp dụng đợc vào hoạt động của mình:

- Mạng nội bộ: LAN – Local Area Net work

- Mạng diện rộng: WAN – Wide Area Net work

- Mạng đô thị: MAN – Metroplitan Area Net work

- Mạng toàn cầu: GAD – Global Area Net work

- Mạng Intranet.

- Mạng Internet

- ………

3.4 Bố trí, trang bị nơi làm việc.

Đã có nhiều công trình khoa học nghiên cứu về ảnh hởng của môi ờng làm việc tới năng suất lao động của con ngời Để đảm bảo cho hiệu quả lao động thì điều trớc tiên là điều kiện làm việc phải tốt

tr-Nơi làm việc là khoảng không gian nhất định đợc trang bị và bố trí những phơng tiện cần thiết, trong đó con ngời thực hiện công việc của mình

Tổ chức nơi làm việc và sắp xếp bàn ghế, dụng cụ hợp lý, khoa học có ảnh ởng và tác động rất lớn đến chất lợng công việc Do vậy tuỳ theo tính chất, nội dung công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi đơn vị mà bố trí chỗ làm việc sao cho hợp lý

h-Khoa học chứng minh rằng việc lựa chọn nơi đặt trụ sở, sắp xếp các phòng ban cũng nh bàn ghế, dụng cụ một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần của con ngời phấn chấn, đem lại hiệu quả công việc cao Việc sắp xếp các phòng ban cho từng bộ phận chuyên môn không khoa học sẽ gây

ra hậu quả là mất rất nhiều công sức và thời gian di chuyển luồng công việc

Ngoài ra các nhà quản trị cũng cần chú ý tới môi trờng xung quanh nh: không khí, âm thanh, ánh sáng, mấu sắc, nhiệt độ, độ ẩm…

Ch

ơng iI Thực trạng công tác tổ chức văn phòng

Tại trung tâm thơng mại intimex

I Tình hình chung của Trung tâm Thơng mại Intimex.

1 Quá trình hình thành của Trung tâm Thơng mại Intimex

2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Thơng mại Intimex.

3 Tổ chức bộ máy của Trung tâm Thơng mại Intimex

4 Hoạt động của Trung tâm Thơng mại Intimex.

II Tổ chức và hoạt động của phòng Tổ chức Hành chính.

1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức Hành chính.

2 Tổ chức bộ máy của phòng Tổ chức Hành chính.

3 Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex

3.1 Công tác văn th lu trữ.

Để thực hiện chức năng tổng hợp, phòng Tổ chức Hành chính đã thực hiện các hoạt động có liên quan đến việc thu thập, xử lý, quản lý, chuyển tải thông tin cho cơ quan đơn vị, cho lãnh đạo Tất cả thông tin đầu vào và đầu ra

đều đợc phòng tiếp nhận đầu tiên Thông tin sau khi đợc xử lý, tuỳ theo tính chất của nó mà có thể đợc chuyển tải tới các bộ phận trong và ngoài đơn vị

Bất cứ một tổ chức nào, dù là cơ quan quản lý hành chính Nhà nớc, một doanh nghiệp hay một tổ chức xã hội cũng đều phải có hoạt động văn th– lu trữ Nh vậy, văn th lu trữ gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn

vị và là một công việc không thể thiếu trong bộ máy hoạt động của cơ quan

Bộ phận văn th - lu trữ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc văn

th – lu trữ theo đúng điều 2 của điều lệ công tác công văn giấy tờ thuộc Nghị định 142/CP của Chính phủ đã quy định công việc chính của văn th –

lu trữ Nội dung chính nh sau:

- Hàng ngày cán sự văn th – lu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu quan và các bộ phận trực thuộc gửi tới

- Vào sổ và quản lý tốt công văn, gửi đi và đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc

- Tiếp nhận công văn, hồ sơ lu trữ toàn cơ quan

- Quản lý và sử dụng tốt con dấu của cơ quan, các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu…

- Quản lý lu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định

Để đảm bảo nâng cao chất lợng của công tác này, Trung tâm đã có những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đi và đến Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ, phòng Tổ chức hành chính thờng xuyên có hớng dẫn đối với các bộ phận trong cùng đơn vị nhằm thực hiện tốt Nghị định 142/CP ngày 28/09/0963 của HĐBT về điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lu trữ, Nghị định 62/CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

* Quá trình xử lý công văn đi gồm các bớc sau:

- Soát lại văn bản:

Mọi văn bản trớc khi vào sổ gửi đi đếu phải đợc kiểm tra nội dung và thể thức văn bản đã đúng quy định của pháp luật cha Nếu phát hiện sai sót thì phải báo lại với ngời có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung nhằm đảm bảo…giá trị của công văn, nhất là về mặt pháp lý

Việc kiểm tra thể thức công văn bao gồm: kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận Một số tr… ờng hợp không đúng quy định về thể thức văn bản cần tránh : các ý kiến của lãnh đạo cơ quan (thủ trởng, phó thủ trởng)

xử lý ghi bên lề công văn phải đợc thể chế bằng văn bản, có đầy đủ các yếu

tố theo đúng quy định của một văn bản Trờng hợp lãnh đạo có ghi ý kiến ngoài lề chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan, không chuyển ra ngoài cơ quan để liên hệ giải quyết công việc

Công văn gửi đi phải lu lại cơ quan 02 bản ( một bản do văn th lu trữ, một bản do đơn vị soạn thảo ra văn bản đó lu ) Các công văn giấy tờ hồ sơ đ-

ợc giao cho bộ phận văn th – lu trữ làm công tác lu trữ bảo quản Hằng năm, các phòng ban nộp hồ sơ tài liệu cho bộ phận văn th – lu trữ để khi cần thiết có thể khai thác những tài liệu đó Trớc khi lu trữ các hồ sơ, nhân viên văn th – lu trữ cần phân loại hồ sơ ra làm 04 loại : hồ sơ cần thiết, hồ sơ quan trọng, hồ sơ thờng sử dụng, hồ sơ không thờng sử dụng và phân loại theo thời gian ngắn hạn, lâu dài, vĩnh viễn

- Vào sổ văn bản đi:

Việc vào sổ chuyển công văn đi nhằm mục đích quản lý đợc toàn bộ số công văn của cơ quan gửi đến cơ quan khác Trên cơ sở sổ công văn đi có thể cung cấp những thông tin thống kê cần thiết về công văn đi của cơ quan.Việc đăng ký sổ công văn đi cần phải đợc ghi đầy đủ theo mẫu sau:

Tên loại và trích yếu nội dung

Nơi nhận

Ngời ký

Nơi ngời nhận bản lu

Ghi chú

- Chuyển văn bản đi:

Văn bản phải đợc chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng nhày hôm sau ngày vào sổ và đăng ký phát hành Riêng văn bản có mức độ khẩn thì phải làm thủ tục phát hành ngay sau khi nhận đợc từ các bộ phận

Văn bản có thể gửi qua bu điện hoặc văn th đa đến địa chỉ nơi nhận,

nh-ng đều phải vào sổ chuyển giao văn bản và nh-ngời nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản qua bu điện hoặc đến các cơ quan

- Sắp xếp bảo lu văn bản:

Mỗi văn bản đi đều lu ít nhất 02 bản: 01 bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, 01 bản lu ở văn th để tra tìm, phục vụ khi cần thiết Những văn bản ở văn th phải đợc sắp xếp theo từng loại và theo thứ tự thời gian Bản lu phải là bản chính Tuỳ theo tính chất và nội dung công việc

+ Phân phối chuyển giao công văn đến cho các đơn vị, phòng ban có liên quan.

Hiện nay công tác văn th – lu trữ của Trung tâm Thơng mại Intimex

đ-ợc thực hiện tơng đối tốt Các công văn giấy tờ lâu năm, không còn giá trị lu hành đợc nhân viên lu trữ tiến hành kiểm tra, xác định lại giá trị, sau đó đề xuất với cấp trên hủy bỏ tài liệu đó

Số, ký hiệu công văn

Ngày, tháng, năm công văn

Nơi

ng-ời nhận

Trích yếu nội dung

Ký nhận

Ghi chú

Tài liệu của cơ quan đợc lu trữ chủ yếu bằng văn bản Số thông tin lu trên máy còn hạn chế Do đó việc theo dõi, quản lý mức độ cần xử lý của công văn khó khăn, công việc kiểm tra đôn đốc còn hạn chế Việc tra cứu tìm kiếm gặp nhiều khó khăn, tốn thời gian do phải rà soát trên sổ sách Vì thế cần có đầu t tốt hơn cho công tác này, có phơng án bổ sung thêm ngời hoặc trang bị thêm các phơng tiện khoa học kỹ thuật hiện đại, đa những ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này Việc đa công nghệ thông tin và quản

lý sẽ giúp cho việc tra tìm các tài liệu có thuận lợi hơn về lâu dài, hiệu quả công việc cao hơn rất nhiều, tiết kiệm đợc thời gian, hạn chế tối đa các sai sót, nhầm lẫn trong lu trữ

3.2 Xử lý thông tin.

Thông tin đợc hiện hữu dới nhiều dạng khác nhau Việc thu thập thông tin ngày nay chủ yếu thông qua các kênh nh: sách, báo, tạp chí, công văn… Quá trình xử lý thông tin diễn ra tại Trung tâm Thơng mại Intimex không chỉ

đơn thuần mang tính thủ công mà còn có những máy móc hiện đại trợ giúp mặc dù số lợng máy móc hiện đại để xử lý thông tin cha nhiều Việc phân loại, chuyển th từ, công văn giấy tờ giữa các phòng ban trong và ngoài đơn vị

ngoài phơng pháp giản đơn, Trung tâm cũng đã phần nào ứng dụng đợc công nghệ thông tin nh: gửi th điện tử ( email ), máy fax thay cho việc phải gửi qua

đờng bu điện Bởi vậy mà các thông tin đợc thu – phát tơng đối nhanh và có phạm vi rộng Hiện tợng ùn tắc thông tin là điều khó tránh khỏi ở nhiều cơ quan đơn vị nhng ở Trung tâm cũng đã phần nào khắc phục đợc Điều này có

ảnh hởng rất lớn đến hoạt động của Trung tâm

Trung tâm Thơng mại Intimex là một đơn vị kinh doanh nên rất cần tới

hệ thống tin học và các sản phẩm công nghệ thông tin Nó cho phép thực hiện

tự động các quy trình xử lý thông tin theo yêu cầu của hệ thống quản lý với hiệu quả cao về tốc độ, độ chính xác, khả năng truyền dẫn, tìm kiếm, chọn lọc, lu trữ và phân tích Nó có thể tạo ra một hệ thống liên hoàn đồng bộ, chính xác, tạo ra mối liên kết, sự phối hợp nhịp nhàng giũa các phòng ban trong Trung tâm cũng nh với các đơn vị cùng trực thuộc trong Công ty Xuất nhập khẩu Intimex

Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định, lập kế hoạch của phòng Tổ chức Hành chính cũng nh hoạt động kiểm tra, giám sát tiến độ công việc của các phòng ban chức năng Nhng với việc thu thập và tiếp cận thông tin một cách thụ động qua tài liệu, sách báo và phơng tiện thông tin đại chúng đã làm giảm hiệu quả của công tác này Thực tế là ngoài những cách thu thập thông tin nh trên, đã có cán bộ nhân viên trong phòng ứng dụng cách thức thu thập thông tin có hiệu quả cao, đó là việc tìm kiếm thông tin trên mạng Internet hay mạng diện rộng, mạng nội bộ của Công ty Với công nghệ thông tin, các nhân viên có thể khai thác các cơ sở dữ liệu trực tiếp từ máy tính đợc nối mạng với độ chính xác cao mà không phải qua báo cáo trung gian Tuy nhiên vấn đề không phải ở chỗ điều kiện không cho phép mà thực

tế là hoạt động văn phòng tại Trung tâm cha có thói quen thu thập thông tin qua mạng và một phần là do cha đánh giá đợc chính xác tính năng, vai trò, tầm quan trọng cũng nh hiệu quả của mạng thông tin Đồng thời việc nối mạng giữa các máy tính vào mạng Internet tại Trung tâm còn hạn chế nên công tác thu thập thông tin hiện nay cha nhanh và kịp thời

3.3 Trang bị công nghệ thông tin.