Hệ thống thông tin quản lý trong khách sạn

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG Bài thảo luận Hệ thống thông tin quản lý khách sạn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BÀI MỞ ĐẦU Nghành du lịch nghành kinh doanh có từ lâu đời giới Tại nước phát triển, nghành du lịch phát triển mạnh mẽ có lợi nhuận cao với hỗ trợ đắc lực công nghệ thông tin tổ chức hoạt động nước ta, năm gần đây, nghành du lịch thực phát triển quy mơ ảnh hưởng lĩnh vực kinh tế xã hội ngày dc mở rộng Việt Nam nước có nhiều danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử, kỳ quan giới- Vịnh Hạ Long, năm lượng khách du lịch tới Việt Nam đơng, khách nước ngồi nước, thuận lợi cho dịch vụ nhà ở, khách sạn phát triển Đòi hỏi, nhà quản lý khách sạn phải xây dựng cho hệ thống khách sạn hệ thống thơng tin phù hợp với tình hình thực tế khách sạn để đảm bào cho nhu cầu ngày cao khách hàng nhanh chóng, thuận tiện lần đặt phịng, th phịng tạ khách sạn Khơng hệ thống thong tin quản lý khách sạn se giúp cho doanh nghiệp quản lý dc tốt mặt về:quản lý phòng, quản lý hienj trạng phòng, tiện nghi có phịng Các dich vụ ăn uống giặt khách sạn… Ta thấy rằng, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý cho khách sạn cần thiết Hiện Việt Nam có nhiều khách sạn áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào hoạt động, tổ chức doanh nghiệp thực tế, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý chưa thực đạt hiệu cao Việt Nam, chúng cần phải nhìn nhận đánh giá lại đưa biện pháp sử dụng, quản lý hệ thống thong tin tôt A Sơ lược hệ thống thông tin quản lý LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com I Khái niêm Thông tin quản lý liệu xử lý sẵn sàng phục vụ cơng tác quản lý tổ chức Có loại thông tin quản lý tổ chức, thơng tin chiến lược, thơng tin chiến thuật, thông tin điều hành II Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý Một hệ thống thông tin quản lý thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu hệ thống hỗ trợ định Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp số liệu thời, nhiều tổ chức phát triển hệ thống ghi chép nội tiên tiến có sử dụng máy tính để cung cấp thơng tin nhanh đầy đủ Hệ thống tình báo: Cung cấp cho nhà quản lý thơng tin hàng ngày, tình hình diễn diễn biến mơi trường bên ngồi Hệ thống nghiên cứu thơng tin: Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cụ thể đặt trước tổ chức, đặc điểm việc nghiên cứu thơng tin tốt có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích giá trị thông tin Hệ thống hỗ trợ định: Gồm phương pháp thống kê mơ hình định để hỗ trợ nhà quản lý ban hành định đắn III Phân loại hệ thống thơng tin quản lý Một tổ chức có nhiều cấp, cấp cần có hệ thơng thơng tin quản lý riêng Một tổ chức điển hình có cấp chiến lược, chiến thuật, chuyên gia tác nghiệp Vì thế, tổ chức có hệ thống thông tin quản lý cho cấp Các cấp có phận chung IV Các loại hệ thống thông tin quản lý thông dụng gồm:      Hệ thống thông tin kế tốn Hệ thống thơng tin bán hàng / Marketing Hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin tài Hệ thống thơng tin nhân LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com B Giới thiệu khách sạn, phân tích, Đánh giá hệ thống thông tin quản lý khách sạn I Giới thiệu chung khách sạn Hoạt động, cấu tổ chức GIÁM ĐỐC PHÒNG LỄ TÂN PHÒNG BẢO VỆ PHÒNG PHỤC VỤ PHỊNG TÀI CHÍNH Chức năng, nhiệm vụ phận  Giám đốc khách sạn: Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, vấn đề khách sạn phải thông qua giám đốc giám đốc có quyền định tất thơng tin xử lý khách sạn   Phòng lễ tân: Có nhiệm vụ tiếp nhận khách th phịng , trả lời yêu cầu thắc mắc cho khách hàng, quản lý thơng tin phịng khác hàng Lập phiếu đăng ký khách thuê phòng, nhận yêu cầu khách hàng muốn sử dụng dịch vụ khách sạn Lập phiếu tốn khách hàng trả phịng chuyển sang phịng tài để lập hóa đơn tốn Phịng bảo vệ: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân vác hành lý giữ gìn an ninh trật tự khách sạn Theo dõi chịu trách nhiệm thiết bị khách sạn Phòng phục vụ: Các nhân viên phịng phục vụ có nhiệm vụ dọn dẹp vệ sinh phòng, phục vụ nhu cầu ăn uống, giặt khách yêu cầu, kiểm tra trạng sở vật chất phòng khách trả phịng  Phịng tài chính: Quản lý thơng tin tài thu chi khách sạn, có nhiệm vụ lập hóa đơn tốn cho khách hàng, lập phiếu thu chi khách sạn cần chi tiêu cho việc sửa chữa mua sắm phục vụ việc kinh doanh khách sạn Hàng tháng phịng tài phải tiến hành kiểm kê tài thu chi đóng thuế kinh doanh cho khách sạn  II Nghiên cứu, đánh giá HTTTQL khách sạn Phân tích HTTTQL khách sạn   Hệ thống quản lý khách sạn phải làm hoạt động sau: Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng đăng ký thuê phòng phải cung cấp thông tin cá nhân để khách sạn dễ dàng quản lý Những thông tin quản lý khách khách sạn  Quản lý việc đăng ký thuê trả phòng: Gồm việc lập phiếu đăng ký lập hóa đơn tốn, có khách hàng đến th phịng phải lập phiếu đăng ký với thông tin ngày lập, nhân viên lập để quản lý Còn khách hàng trả phòng nhân viên lấy thơng tin từ phiếu dăng ký để lập hóa đơn tốn   Quản lý trạng phòng: Việc quản lý trạng phòng nhân viên phục vụ kiểm tra trình dọn phịng Quản lý dịch vụ mà khách sạn cung cấp: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Các khách hàng muốn sử dụng dịch vụ nhân viên lễ tân ghi vào phần dịch vụ sử dụng riêng dịch vụ tốn tính vào tiền sử dụng dịch vụ  Quản lý tài khách sạn: Gồm việc quản lý hóa đơn, phiếu chi để tiến hành kiểm kê thu chi theo định kì Dựa vào hóa đơn thu chi khách sạn để tính lãi, đóng thuế trả lương cho nhân viên  Quản lý phòng, nhân viên: Các phòng phân loại quản lý theo khu vực, theo tầng nhân viên khách sạn quản lý theo khu vực làm việc  Quy trình hoạt động hệ thống: - - - - Khi có khách hàng đến th phịng phận tiếp tân nhận, kiểm tra phòng trống phù hợp với yêu cầu khách, lập phiếu đăng ký, cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống quản lý Nhân viên bảo vệ tiếp nhận giữ xe, khuân hành lý dẫn khách lên nhận phòng Khi khách có nhu cầu sử dụng thêm dịch vụ, nhân viên lễ tân lập phiếu cung cấp dịch vụ cho khách Nhân viên phục vụ hàng ngày lên dọn dẹp phòng phục vụ nhu cầu ăn uống, giặt khách yêu cầu Khi khách trả phòng phận tiếp tân lập phiếu tốn chuyển sang phịng tài để lập hóa đơn tiến hành toán cho khách Khi khách sạn cần sửa chữa, nâng cấp, mua nguyên liệu hay sử dụng dịch vụ phục vụ việc kinh doanh khách sạn cần phải lập phiếu ghi (do nhân viên phòng tài đảm nhiệm) Hàng tháng nhân viên phịng tài tiến hành kiểm kê thu chi, phát lương đóng thuế kinh doanh Giám đốc khách sạn quản lý chịu trách nhiệm nhân viên khách sạn người chịu thuế Phân tích chức hệ thống quản lý khách sạn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com a Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống Cho ta nhìn tổng quan hệ thống khách sạn gồm phần: hệ thống quản lý khách sạn, nhân tố khách ban quản lý, luồng dũa liệu từ tác nhân tới hệ thống ngược lại Yêu cầu đặt phòng Trả lời yêu cầu đặt phịng Yều cầu th phịng Khách/đồn Trả lời yêu cầu thuê phòng Yêu cầu nhận phòng Trả lời yêu cầu nhận phòng Yêu cầu dịch vụ Trả lời cầu dịch vụ Hệ thống quản lý khách sạn u cậu trả phịng Hóa đơn tốn u cầu báo cáo Ban quản lý Báo cáo Yêu cầu cập nhật thông tin tiện nghi LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Yêu cầu cập nhật thông tin dịch vụ u cầu cập nhật thơng tin phịng u cầu cập nhật thơng tin loại phịng b, Lập sơ đồ chức kinh doanh – BFD Hệ thống quản lý khách Quản lý đặt phòng qua mạng Quản lý khách sạn Quản lý tài nguyên Quản lý phòng đặt Thơng tin khách sạn Đặt phịng qua mạng Quản lý khách vào Quản lý sủa dụng dịch vụ Quản lý khách Báo cáo LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Quản lý tài nguyên Khách sạn La thành có tài nguyên cần quản lý là: phịng , loại phịng, tiện nghi đó, quản lý dịch vụ mà khách sạn cung cấp nnhuw: dịch vụ giặt là, dịch vụ ăn uống qlý tài nguyên phòng  Loại phòng Tiện Nghi dich vụ ăn uống Dich vụ giặt Quản lý phòng Cho phép quản lý thơng tin đặt phịng khách tên khách, giới tính, địa lien lạc quản lý đặt phòng Khách Reservatio Quản lý khách vào Nhân viên lễ tân cung cấp thong tin phòng trống khách sạn cho khách thong qua việc truy vấn máy tính vào kho liệudanh sách phịng, khách xác định thuê phoòng nhân viên lưu cáct hông tin vào sỏ liệu Báo cáo LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo tình trạng phịng: số phịng rỗi, số phịng bận, phong đăt, phòng dọn dẹp Báo cáo khách: số khách checkin, số khách checkout, số khách đặt phòng Báo cáo reservation Báo cáo doanh thu phòng Báo cáo doanh thu dịch vụ - Đặt phòng qua mạng - - Sau truy vấn mạng khách hang lựa chọn việc đặt phịng khách sạn thong qua mạng Để đặt phịng khách hang dược cung cấp tài khoản với email khách hang có password Việc đặt phong qua mạng tiến hành sau: khách dưa thong tin liên quan đến đặt phòng: số lượng phòng đặt, số khách tới checkin, số lượng phòng đơn, phịng đơi, phịng tập thể, ngày checkin, ngày checkout, ngày đặt phòng phải trước ngày trả phòng 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Mô tả: Đối với khách hàng đặt phòng trước tới nhận phịng khách phải đưa thơng tin liên quan đến đặt phòng Nhân viên lễ tân tra cứu thơng tin đặt phịng máy tính kho liệu Reservation, xác nhận thông tin checkin lưu vào kho liệu với thông tin phịng bận Thơng tin checkin bao gồm thơng tin khách thơng tin phịng khách th b Khách không đặt trứơc: 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Mơ tả: Khách tới khách sạn có u cầu th phịng mà chưa đặt phịng trước nhân viên lễ tân cung cấp thông tin phịng trống khách sạn cho khách thơng qua việc truy vấn máy tính kho liệu danh sách phòng Khách xác nhận thuê phòng, nhân viên lưu thơng tin vào sở liệu 4.Quản lí sử dụng dịch vụ Mơ tả: Khi khách có u cầu sử dụng dịnh vụ khách sạn ăn uống, giặt là… phận quản lí sử dụng dịch vụ trả lời yêu cầu khách hàng; thông tin dịch vụ khách sử dụng lưu vào sở liệu tính tốn tự động số tiền khách phải trả Khách tốn theo hóa đơn riêng lẻ dịch vụ chấp nhận tốn vào chung với tiền phịng 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5.Biểu đồ luồng liêu phân rã chức quản lý khách biểu đồ luồng liệu mức chức quản lý khách Mơ tả: Khi khách có u cầu trả phịng phận Tra Cứu có trách nhiệm kiểm tra thông tin thông qua phận Quản Lý Sử Dụng Dịch Vụ để lấy thông tin số tiền dịch vụ khách sử dụng Thông tin kết hợp với số tiền thuê phòng đưa qua phận Thanh Toán để toán với khách hàng Sau toán phận Check-out xác nhận phòng rỗi phòng mà khách hàng vừa trả Biểu đồ luồng liệu phân rã chức quản lý tài nguyên 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Mô tả : Ban Quản Lý Tài Nguyên chia làm chức năng: - Quản Lí Phịng: với u cầu cập nhật thường xun thơng tin phịng - Quản Lí Loại Phịng: với u cầu cập nhật thường xun thơng tin loại phịng - Quản Lí Tiện Nghi: với yêu cầu cập nhật thường xuyên thơng tin tiện nghi - Quản Lí Dịch Vụ: với yêu cầu cập nhật thường xuyên thông tin dịch vụ Biểu đồ luồng liệu mức chức lập báo cáo 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Mơ tả: Khi Ban Quản Lí có yêu cầu phải lập báo cáo; chức Lập Báo Cáo tổ chức cần lấy thông tin Dịch Vụ; Tiện Nghi; Phịng; Doanh Thu ( từ Hóa Đơn ); Khách Hàng; Loại Phòng; CheckIn/Reservation Từ phận Lập Báo Cáo nộp lại cho Ban Quản Lí danh sách báo cáo tổng họp từ thông tin lấy thực thể với chức trình bày II Đánh giá ưu- nhược điểm HTTTQL khách sạn Ưu điểm: Tránh điều sau:  Mất nhiều thời  Nhân viên phải ghi chép sổ sách nhiều, lại bị nhầm lẫn?  Sự chậm trễ trình liên lạc phận nghiệp vụ khách sạn, với việc tra cứu thơng tin chậm trễ khơng xác làm lỡ hội cho thuê phòng Bất kỳ sai sót dù nhỏ khiến uy tín khách sạn bị giảm sút, điều khơng bạn mong đợi…  Hàng hóa, dịch vụ đơi bị thất thoát 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com =>Do hiệu cơng việc cao  Ngoài giúp nhà quản lý cập nhật thông tin,công việc dễ dàng tạo thuận lợi cho vệc quản lý Nhược điểm  Cũng phần lớn doanh nghiệp nước giữ hình thức tổ chức quản lý theo hướng chức (khai thác hiệu phận riêng rẽ) có số doanh nghiệp chuyển đổi theo hình thức quản lý liên kết phận chức năng( khai thác hiệu liên kết phận chức năng)  Chi phí cho việc ứng dụng thường lớn việc thay, ứng dụng công nghệ phần lớn phụ thuộc vào tư duy, phương pháp lãnh đạo, áp lực cạnh tranh nên khơng đồng cho tồn hệ thống  Các mơ hình chưa hồn có tính tương thích, tính mở cao nên hạn chế người sủ dụng, khơng phải nhân viên thành thạo III Thực trạng áp dụng HTTTQL khách sạn Việt Nam giải pháp Thực trạng Tại nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh khách sạn,nhà hàng phát triển mạnh mẽ có lợi nhuận cao có hỗ trợ CNTT.Ở nước ta năm gần ngành du lịch thực phát triển quy mô ảnh hưởng lĩnh vực KT-XH.Tuy nhiên,việc áp dụng CNTT ngành cịn hạn chế.Hội thảo “Cơng nghệ quản lý kinh doanh khách sạn đại” tổ chức thành phố Đà Nẵng Hội thảo tập trung bàn giải pháp toàn diện theo khuynh hướng phát triển công nghệ, quản lý kinh doanh khách sạn đại Tại hội thảo Đại diện Vietsolutions(Công ty Cổ phần Giải pháp khách sạn Việt) cho rằng: Hiện nay, việc ứng dụng giải pháp để phát triển ngành khách sạn quảng bá thông tin tồn cầu, quản lý bán phịng trực tuyến, tham gia hệ thống đặt phịng tồn cầu Việt Nam chưa doanh nghiệp trọng Qua số liệu thống kê cho thấy, nước có khoảng 30% khách sạn cao cấp, đại áp dụng giải pháp công nghệ thông tin , hệ thống quản lý ,khoảng 34% doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực có website riêng hầu hết website cung cấp thông tin giới thiệu doanh 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com nghiệp thông tin liên lạc, doanh nghiệp có website cho phép đặt phòng trực tuyến Ở khách sạn cao cấp giới, bình qn 30% lượng đặt phịng đến từ mạng trực tuyến; Việt Nam số chí chưa đạt 5%,mức độ đầu tư chưa tương xứng với quy mô, phần lớn đạt mức Bên cạnh có vấn đề chung mà tất web khách sạn gặp phải khơng có phiên tiếng Anh có sơ sài nên khó thu hút du khách nước Thị trường miền Bắc chưa có giải pháp phần mềm quản lý theo tiêu chuẩn, quy trình hoạt động khách sạn quốc tế, đảm bảo yếu tố nhanh chóng, tin cậy đặc biệt khắc phục yếu tố gây thất thoát tài Các phần mềm sử dụng liên doanh khách sạn cao cấp Hà Nội nước Các phần mềm có quy trình chuẩn giá thành q cao, việc bảo trì, bảo dưỡng khó khăn, phức tạp GIẢI PHÁP Áp dụng “Giải pháp toàn diện cho khách sạn,resort” Đây mơ hình tương đối mẻ Việt Nam, giới có cách hàng chục năm.Sẽ có cơng ty chuyên cung cấp giải pháp toàn diện cho khách sạn từ “phần cứng” (máy móc, trang thiết bị chuyên dụng khách sạn),đến “phần mềm” (giải pháp quản lý, tiếp thị kinh doanh khách sạn).Hiện Việt Nam đời công ty cung cấp giải pháp tồn diện Vietsolutions Các khách sạn cần áp dụng phần mềm quản lý khách sạn, hệ thống đặt phịng tồn cầu, dịch vụ makerting trực tuyến, hệ thống máy tính mạng nội bộ, hệ thống giặt ủi, hệ thống bếp, thiết bị làm sạch, thiết bị buồng phịng Cần đầu tư mạnh cho cơng nghệ thong tin, chủ yếu tiện ích internet khách sạn dịch vụ đặt phịng trực tuyến, tích cực cung cấp thông tin dịch vụ công ty trang web du lịch J Một số phần mềm HTTTQL khách sạn 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phần mềm HotelSoft a Giới thiệu phần mềm I HotelSoft cung cấp giải pháp tổng thể toàn diện cho hệ thống khách sạn chuỗi tài sản liên quan nhà hàng, siêu thị, điểm bán lẻ cung cấp dịch vụ Giải pháp giúp hệ thống khách sạn vận hành, quản lý hoạt động kinh doanh tảng hệ thống thơng tin đại theo chuẩn mực quốc tế tương thích với hệ thống kế tốn Việt Nam HotelSoft thiết kế dựa kiến trúc linh hoạt theo định hướng mở hệ thống PMS (Property Management System) tiêu chuẩn mở rộng với tính hỗ trợ bán chăm sóc khách hàng (Sale & Catering), quản lý chất lượng (Quality Management System) Kiến trúc mở cho phép tích hợp ghép nối modulde PMS phát triển riêng vào hệ thống cách dễ dàng thông qua Interface HotelSoft xây dựng tảng kiến trúc công nghệ mạnh, tin cậy có tính ổn định cao, đáp ứng quy mô phát triển không ngừng liệu giao dịch hệ thống thông tin lớn chuyên nghiệp, giúp giảm thiểu chi phí vận hành bảo trì tối đa hóa lợi ích cho chủ đầu tư     Đặc tính kỹ thuật: Áp dụng công nghệ Microsoft Cơ sở liệu: SQL Server 2005 / Oracle 10g Nền tảng kiến trúc: Client / Server | Portal Công cụ phát triển: Microsoft Visual Studio 2005 / CrystalReport 10 b.Tính năng:   HotelSoft : Hệ thống đặt phịng CRS (Central Reservation System) Quản lý khách hàng: HotelSoft cung cấp hệ thống đặt phòng theo tiêu chuẩn quốc tế kết hợp với hệ thống quản lý khách hàng hiệu đem lại khả hỗ trợ bán chăm sóc khách hàng mạnh mẽ Hệ thống quản lý khách hàng có nhiệm vụ quản lý hồ sơ khách hàng theo phân lớp cụ thể (Cá nhân/Cơng ty/Khách đồn/Hãng lữ hành) tập hợp liệu thống kê liên quan tới khách hàng sở thích, chi tiêu khứ, lịch sử lần lưu lại khách sạn…giúp cho khách sạn phục vụ kinh doanh định hướng khách hàng tốt Hệ thống cho phép khách sạn 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com     thiết lập sách giá hoa hồng riêng thỏa thuận cho khách hàng cụ thể Hệ thống đặt phịng thơng minh kết hợp việc khai thác thông tin từ hệ thống chăm sóc khách hàng sách giá linh hoạt để thực đặt phịng nhanh chóng hợp lý theo nhu cầu khách hàng Các đặt phịng phân loại theo tính chất khách (long-term/ short-term) quy mơ (khách lẻ/khách đồn) Đối với khách lẻ, hệ thống cung cấp nhiều thao tác tiêu chuẩn như: Quản lý khách kèm (accompanying), chia sẻ phịng (share room), Gói dịch vụ kèm (package), đưa vào danh sách đợi (waiting list) danh sách từ chối (regret list)…Hệ thống bổ sung tính cao cấp hỗ trợ Party (Multi-room reservation), bảo lãnh trả tiền…Ngoài ra, hệ thống quản lý chặt chẽ ràng buộc, thơng tin tài liên quan đến đặt phịng tiền đặt cọc (deposit), phí hủy đặt phịng (cancellation fee) tùy theo sách khách sạn Phân hệ Lễ tân (Front Desk): HotelSoft tạo điều kiện cho phép nhân viên lễ tân theo dõi đón tiếp khách hàng nhanh chóng, thuận tiện chun nghiệp thơng qua tiện ích chức như: theo dõi khách đến ngày (Arrivals) để thực check-in khách có đặt phòng check-in khách vãng lai (Walk-In); theo dõi khách lưu trú khách sạn (Guest InHouse)…Đối với khách đoàn, hệ thống cung cấp chức thuận tiện để check-in tồn đồn nhanh chóng Các tiện ích Tin nhắn, Cảnh báo, Giao việc, Ghi chú, Kiểm tra tình trạng đặt phịng (Blocking Inquiry)… giúp ích nhiều cho đội ngũ lễ tân trình tác nghiệp Phân hệ Thu ngân (Billing & Cashier): HotelSoft cung cấp cho khách hàng hệ thống quản lý giao dịch, tốn, lên hóa đơn tin cậy hoạt động với hiệu cao đồng thời giảm thiểu tối đa nhầm lẫn thao tác nghiệp vụ tài máy tính thơng qua hệ thống giao diện chuyên nghiệp, dễ sử dụng Từ hình Billing chính, nhân viên thu ngân dễ dàng thực thao tác với nhiều folio thông qua chức tùy chọn đa dạng như: dẫn đường giao dịch (Special Billing), thiết lập khoản phí định kỳ (Fixed Charges), bảo lãnh trả tiền (Author Billing), chuyển khoản giao dịch (Transfer), xử lý đặt cọc (Deposit Processing), đổi tiền (Currency Exchange)…Các chức Posting Payment tối ưu để đảm bảo nhanh chóng dễ dàng cho người thao tác Khi khách check out, hệ thống hỗ trợ để đảm bảo quy trình tốn-lên hóa đơn-check out hồn thành nhanh chóng xác Các khách hàng có dư nợ tài khoản khơng check out nhanh chóng chức check out nhanh (Quick Check out with zero balance) Quy trình kiểm tra cuối ngày (Night Audit): HotelSoft cung cấp quy trình đóng ngày ổn định an tồn Khách hàng lựa chọn đóng ngày tự động đóng ngày sử dụng chức sau hồn thành q trình kiểm tốn giao dịch phát sinh ngày Trong q trình đóng ngày, hệ thống tự động tối ưu 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com         hóa lại hệ thống liệu, kết chuyển liệu phục vụ cho mục đích phân tíchthống kê, chuyển trạng thái liệu cần thiết, lưu liệu ngày in báo cáo cuối ngày (Báo cáo Night Audit người quản lý lựa chọn) Phân hệ Quản lý Công nợ/Xử lý tiền hoa hồng (Travel Agent Proccessing): Đây phân hệ cho phép khách sạn thực quản lý xử lý liệu công nợ khách chi phí hoa hồng cho hãng lữ hành/đại lý du lịch Qua hệ thống cung cấp tính cần thiết thuận tiện để xử lý khoản hoa hồng giữ/trả hay đấu trừ công nợ Phân hệ Trực buồng (House Keeping): Phân hệ hỗ trợ phận trực buồng dễ dàng theo dõi tình trạng sử dụng phịng, trạng thái phịng thơng tin cần thiết khách để bố trí, xếp cơng việc cho hợp lý thuận tiện Phân hệ Báo cáo Quản lý (Management Reports): Phân hệ cung cấp hệ thống báo cáo, thống kê, phân tích phục vụ cho công tác quản lý cách đầy đủ chi tiết theo mẫu báo cáo tiêu chuẩn nghiệp vụ khách sạn như: báo cáo phân tích thị trường, báo cáo tài chính, dự đốn doanh thu, báo cáo cuối ngày, báo cáo tháng (End Of Month), báo cáo năm (End Of Year) Quản lý công nợ phải thu (AR-Account Receivable): cung cấp chức tiên tiến nhằm quản lý mảng công nợ phải thu khách sạn cách chặt chẽ linh hoạt Hỗ trợ theo dõi công nợ phải thu chi tiết đến hóa đơn, khách hàng đưa báo cáo phân tích số phải thu theo tuổi nợ Quản lý công nợ phải trả (AP-Account Payable): cung cấp chức tiên tiến quản lý thông tin công nợ phải trả khách sạn cách chặt chẽ linh hoạt Cho phép tạo quản lý đơn mua hàng gửi nhà cung cấp, theo dõi cơng nợ chi tiết đến hóa đơn, nhà cung cấp có khả tạo báo cáo phân tích số phải trả theo tuổi nợ Quản lý tài sản cố định (FA – Fixed Assets): cung cấp chức cho phép quản lý toàn tài sản cố định khách sạn cách chặt chẽ, hỗ trợ nhiều tính quan trọng nhằm theo dõi tồn q trình sử dụng tài sản khách sạn cách tự động, đưa báo cáo phản ánh xác tình hình sử dụng tài sản doanh nghiệp Quản lý kho (SC – Stock Control): cung cấp chức tiên tiến cho phép quản lý thơng tin tình hình thu mua, tiêu thụ thơng tin hàng hóa cách hiệu quả, hỗ trợ tối đa khả cung cấp thơng tin liên quan nhóm hàng hóa vào cung cấp thông tin cho việc kiểm kê hàng hóa Kế tốn tổng hợp (GL- General Ledger): cung cấp chức cho phép kiểm soát, tổng hợp giao dịch tác vụ thường xuyên từ module khác hệ thống như: AP, AR, SC, FA…và khả tạo báo cáo tài chính, quản trị, sổ sổ nhật ký khác cách nhanh chóng thời điểm c Lợi ích: 21 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com            Giải pháp HotelSoft mang lại lợi ích to lớn cho khách sạn sử dụng: Sử dụng sản phẩm phần mềm chất lượng cao, với hệ thống nghiệp vụ theo tiêu chuẩn quốc tế với nhiều tính cao cấp Tương thích với hệ thống Tài chính-Kế tốn Việt Nam Tối đa hóa lợi nhuận cho chủ đầu tư (Maximized ROI) Giảm thiểu chi phí, nguồn lực cho vận hành bảo trì Quản lý, khai thác hiệu nguồn lực, chuỗi tài sản hệ thống khách sạn Triển khai chiến lược kinh doanh dễ dàng hiệu thông qua việc xây dựng sách giá linh hoạt đa dạng Hệ thống billing mạnh giúp kiểm soát, vận hành hoạt động tài chính, tiền tệ dễ dàng chặt chẽ toàn chuỗi tài sản Liên kết hoạt động kinh doanh, chia sẻ thông tin khách hàng, hàng hố tồn hệ thống khách sạn Hỗ trợ đắc lực cho hệ thống kiểm tra, giám sát định hệ thống báo cáo đa dạng, kịp thời thời điểm Là nhân tố tạo bước đột phá lực cạnh tranh hệ thống khách sạn Nhận hỗ trợ tối đa mặt kỹ thuật, nghiệp vụ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm từ BMC Phần mềm quản lý khách sạn HS-CyberDesk tích hợp nhiều phân hệ ứng dụng phục vụ quản lý hoạt động tác nghiệp điều hành khách sạn Phần mềm có tính mở cao, đáp ứng yêu cầu phát triển mở rộng theo quy mô hoạt động kinh doanh tất loại hình khách sạn từ đến 2.Phần mềm HS- Cyberdesk 22 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com HS-CyberDesk cung cấp đầy đủ chức cần thiết để thực hiện:       Quản lý thông tin lưu trú (Front Office) Quản lý quầy bán hàng (Point of Sale) Quản lý buồng (House Keeping) Tính cước tổng đài nội (Call Billing) Quản lý nguồn nhân lực (Human Resources) Báo cáo tài (Financial Reports) HS-CyberDesk đáp ứng yêu cầu phát triển mở rộng theo quy mô hoạt động kinh doanh tất loại hình khách sạn từ đến với chức sau: Phân hệ Quản lý thông tin lưu trú - Front Office (Reservation, Front Desk) Phân hệ Quản lý quầy bán hàng - Point of Sale (Cashier, Waiter) Phân hệ Quản lý buồng - House Keeping (Minibar, Laundry, Room Status) Phân hệ Báo cáo tài - Financial Reports Phân hệ Tính cước tổng đài điện thoại nội - Call Billing (HS-PBX) Phân hệ Quản lý nguồn nhân lực - Human Resources (HS-GoldenTime, HS-HRM) Phân hệ Quản lý thông tin lưu trú - Front Office (Reservation, Front Desk) 23 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Cung cấp đầy đủ chức phục vụ cho việc quản lý đặt phòng xử lý nghiệp vụ lễ tân khách sạn, nhờ đó:   Bộ phận Kinh doanh có đầy đủ thông tin cho chiến lược bán hàng Bộ phận Lễ tân tiếp đón khách thuận tiện đáp ứng yêu cầu khách kịp thời Phân hệ Quản lý quầy bán hàng - Point of Sale (Cashier, Waiter) Phân hệ cho phép thực chức quản lý việc tốn hóa đơn sử dụng dịch vụ nhà hàng, quầy rượu (bar), dịch vụ Spa,… với giao tiếp thực lập phiếu hàng (order) hình cảm ứng Tích hợp với chức quản lý lễ tân việc cung cấp thơng tin tốn dịch vụ sử dụng theo phòng lưu trú tương ứng Phân hệ Quản lý buồng - House Keeping (Minibar, Laundry, Room Status) 24 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Cung cấp đầy đủ chức quản lý dịch vụ minibar, dịch vụ giặt là, cập nhật trạng thái phịng sau dọn dẹp kiểm tra Tích hợp với chức quản lý lễ tân việc cung cấp thơng tin sử dụng dịch vụ theo phịng lưu trú tương ứng ngược lại, cung cấp đầy đủ thơng tin trạng thái phịng cho phận Lễ tân Phân hệ Báo cáo tài - Financial Reports Hệ thống báo cáo, thống kê tình hình kinh doanh dịch vụ theo yêu cầu phận kế toán - tài cung cấp dạng tập hợp phong phú hình thức Phân hệ Tính cước tổng đài điện thoại nội - Call Billing (HS-PBX) Cung cấp hệ thống bao gồm nhiều chức quản lý gọi, tính cước điện thoại thơng qua tổng đài nội Phân hệ tích hợp hồn tồn với chức quản lý lễ tân việc cung cấp thông tin cước gọi sang phận Lễ tân để toán cho khách lưu trú 25 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phân hệ Quản lý nguồn nhân lực - Human Resources (HS-GoldenTime, HSHRM) Phần mềm hỗ trợ đầy đủ tính để thực quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi thời gian làm việc nhân viên, hỗ trợ chấm công tính lương cho nhân viên hàng tháng Chức quản lý chấm công hỗ trợ tối đa cho nhiều loại máy chấm công khác như: máy đọc mã vạch, máy nhận dạng vân tay, máy đọc thẻ,… Quản lý người dùng Quản lý, phân quyền chặt chẽ linh động đến đối tượng, phù hợp với chức tác nghiệp người, phận tham gia điều hành ứng dụng Bảo mật nâng cao vai trò trách nhiệm việc quản lý sử dụng nguồn thông tin nhạy cảm nhân 26 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... tác quản lý tổ chức Có loại thơng tin quản lý tổ chức, thơng tin chiến lược, thơng tin chiến thuật, thông tin điều hành II Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý Một hệ thống thông tin quản lý thiết... có hệ thống thơng tin quản lý cho cấp Các cấp có phận chung IV Các loại hệ thống thông tin quản lý thông dụng gồm:      Hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin bán hàng / Marketing Hệ. .. lý khách sạn phải làm hoạt động sau: Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng đăng ký thuê phòng phải cung cấp thông tin cá nhân để khách sạn dễ dàng quản lý Những thông tin quản lý khách khách sạn