Đang tải... (xem toàn văn)
1 HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG Bài thảo luận Hệ thống thông tin quản lý trong khách sạn 2 BÀI MỞ ĐẦU Nghành du lịch là một nghành kinh doanh có từ rất lâu đời trên thế giới Tại các nước phá.
HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG Bài thảo luận Hệ thống thông tin quản lý khách sạn BÀI MỞ ĐẦU Nghành du lịch nghành kinh doanh có từ lâu đời giới Tại nước phát triển, nghành du lịch phát triển mạnh mẽ có lợi nhuận cao với hỗ trợ đắc lực công nghệ thông tin tổ chức hoạt động nước ta, năm gần đây, nghành du lịch thực phát triển quy mơ ảnh hưởng lĩnh vực kinh tế xã hội ngày dc mở rộng Việt Nam nước có nhiều danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử, kỳ quan giới- Vịnh Hạ Long, năm lượng khách du lịch tới Việt Nam đông, khách nước nước, thuận lợi cho dịch vụ nhà ở, khách sạn phát triển Đòi hỏi, nhà quản lý khách sạn phải xây dựng cho hệ thống khách sạn hệ thống thơng tin phù hợp với tình hình thực tế khách sạn để đảm bào cho nhu cầu ngày cao khách hàng nhanh chóng, thuận tiện lần đặt phịng, th phịng tạ khách sạn Khơng hệ thống thong tin quản lý khách sạn se giúp cho doanh nghiệp quản lý dc tốt mặt về:quản lý phòng, quản lý hienj trạng phòng, tiện nghi có phịng Các dich vụ ăn uống giặt khách sạn… Ta thấy rằng, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý cho khách sạn cần thiết Hiện Việt Nam có nhiều khách sạn áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào hoạt động, tổ chức doanh nghiệp thực tế, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý chưa thực đạt hiệu cao Việt Nam, chúng cần phải nhìn nhận đánh giá lại đưa biện pháp sử dụng, quản lý hệ thống thong tin tôt A Sơ lược hệ thống thông tin quản lý I Khái niêm Thông tin quản lý liệu xử lý sẵn sàng phục vụ công tác quản lý tổ chức Có loại thơng tin quản lý tổ chức, thơng tin chiến lược, thông tin chiến thuật, thông tin điều hành II Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý Một hệ thống thông tin quản lý thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu hệ thống hỗ trợ định Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp số liệu thời, nhiều tổ chức phát triển hệ thống ghi chép nội tiên tiến có sử dụng máy tính để cung cấp thơng tin nhanh đầy đủ Hệ thống tình báo: Cung cấp cho nhà quản lý thông tin hàng ngày, tình hình diễn diễn biến mơi trường bên ngồi Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cụ thể đặt trước tổ chức, đặc điểm việc nghiên cứu thông tin tốt có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mơ hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích giá trị thơng tin Hệ thống hỗ trợ định: Gồm phương pháp thống kê mơ hình định để hỗ trợ nhà quản lý ban hành định đắn III Phân loại hệ thống thông tin quản lý Một tổ chức có nhiều cấp, cấp cần có hệ thơng thơng tin quản lý riêng Một tổ chức điển hình có cấp chiến lược, chiến thuật, chuyên gia tác nghiệp Vì thế, tổ chức có hệ thống thơng tin quản lý cho cấp Các cấp có phận chung IV Các loại hệ thống thông tin quản lý thông dụng gồm: Hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin bán hàng / Marketing Hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thơng tin tài Hệ thống thơng tin nhân B Giới thiệu khách sạn, phân tích, Đánh giá hệ thống thơng tin quản lý khách sạn I Giới thiệu chung khách sạn Hoạt động, cấu tổ chức GIÁM ĐỐC PHÒNG LỄ TÂN PHỊNG BẢO VỆ PHỊNG PHỤC VỤ PHỊNG TÀI CHÍNH Chức năng, nhiệm vụ phận Giám đốc khách sạn: Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, vấn đề khách sạn phải thơng qua giám đốc giám đốc có quyền định tất thông tin xử lý khách sạn Phịng lễ tân: Có nhiệm vụ tiếp nhận khách thuê phòng , trả lời yêu cầu thắc mắc cho khách hàng, quản lý thông tin phòng khác hàng Lập phiếu đăng ký khách thuê phòng, nhận yêu cầu khách hàng muốn sử dụng dịch vụ khách sạn Lập phiếu tốn khách hàng trả phịng chuyển sang phịng tài để lập hóa đơn tốn Phịng bảo vệ: Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân vác hành lý giữ gìn an ninh trật tự khách sạn Theo dõi chịu trách nhiệm thiết bị khách sạn Phòng phục vụ: Các nhân viên phịng phục vụ có nhiệm vụ dọn dẹp vệ sinh phòng, phục vụ nhu cầu ăn uống, giặt khách yêu cầu, kiểm tra trạng sở vật chất phòng khách trả phòng Phịng tài chính: Quản lý thơng tin tài thu chi khách sạn, có nhiệm vụ lập hóa đơn toán cho khách hàng, lập phiếu thu chi khách sạn cần chi tiêu cho việc sửa chữa mua sắm phục vụ việc kinh doanh khách sạn Hàng tháng phịng tài phải tiến hành kiểm kê tài thu chi đóng thuế kinh doanh cho khách sạn II Nghiên cứu, đánh giá HTTTQL khách sạn Phân tích HTTTQL khách sạn Hệ thống quản lý khách sạn phải làm hoạt động sau: Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng đăng ký thuê phòng phải cung cấp thông tin cá nhân để khách sạn dễ dàng quản lý Những thông tin quản lý khách khách sạn Quản lý việc đăng ký thuê trả phòng: Gồm việc lập phiếu đăng ký lập hóa đơn tốn, có khách hàng đến th phịng phải lập phiếu đăng ký với thông tin ngày lập, nhân viên lập để quản lý Cịn khách hàng trả phịng nhân viên lấy thông tin từ phiếu dăng ký để lập hóa đơn tốn Quản lý trạng phòng: Việc quản lý trạng phòng nhân viên phục vụ kiểm tra trình dọn phòng Quản lý dịch vụ mà khách sạn cung cấp: Các khách hàng muốn sử dụng dịch vụ nhân viên lễ tân ghi vào phần dịch vụ sử dụng riêng dịch vụ tốn tính vào tiền sử dụng dịch vụ Quản lý tài khách sạn: Gồm việc quản lý hóa đơn, phiếu chi để tiến hành kiểm kê thu chi theo định kì Dựa vào hóa đơn thu chi khách sạn để tính lãi, đóng thuế trả lương cho nhân viên Quản lý phòng, nhân viên: Các phòng phân loại quản lý theo khu vực, theo tầng nhân viên khách sạn quản lý theo khu vực làm việc Quy trình hoạt động hệ thống: - - - - Khi có khách hàng đến th phịng phận tiếp tân nhận, kiểm tra phòng trống phù hợp với yêu cầu khách, lập phiếu đăng ký, cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống quản lý Nhân viên bảo vệ tiếp nhận giữ xe, khuân hành lý dẫn khách lên nhận phòng Khi khách có nhu cầu sử dụng thêm dịch vụ, nhân viên lễ tân lập phiếu cung cấp dịch vụ cho khách Nhân viên phục vụ hàng ngày lên dọn dẹp phòng phục vụ nhu cầu ăn uống, giặt khách yêu cầu Khi khách trả phòng phận tiếp tân lập phiếu tốn chuyển sang phịng tài để lập hóa đơn tiến hành toán cho khách Khi khách sạn cần sửa chữa, nâng cấp, mua nguyên liệu hay sử dụng dịch vụ phục vụ việc kinh doanh khách sạn cần phải lập phiếu ghi (do nhân viên phòng tài đảm nhiệm) Hàng tháng nhân viên phịng tài tiến hành kiểm kê thu chi, phát lương đóng thuế kinh doanh Giám đốc khách sạn quản lý chịu trách nhiệm nhân viên khách sạn người chịu thuế Phân tích chức hệ thống quản lý khách sạn a Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống Cho ta nhìn tổng quan hệ thống khách sạn gồm phần: hệ thống quản lý khách sạn, nhân tố khách ban quản lý, luồng dũa liệu từ tác nhân tới hệ thống ngược lại Yêu cầu đặt phòng Trả lời u cầu đặt phịng Yều cầu th phịng Khách/đồn Trả lời yêu cầu thuê phòng Yêu cầu nhận phòng Trả lời yêu cầu nhận phòng Yêu cầu dịch vụ Trả lời cầu dịch vụ Yêu cậu trả phòng Hóa đơn tốn u cầu báo cáo Ban quản lý Báo cáo Yêu cầu cập nhật thông tin tiện nghi Hệ thống quản lý khách sạn Yêu cầu cập nhật thông tin dịch vụ Yêu cầu cập nhật thơng tin phịng u cầu cập nhật thơng tin loại phòng b, Lập sơ đồ chức kinh doanh – BFD Hệ thống quản lý khách Quản lý đặt phòng qua mạng Quản lý khách sạn Quản lý tài nguyên Quản lý phòng đặt Quản lý khách vào Quản lý sủa dụng dịch vụ Quản lý khách Báo cáo Thơng tin khách sạn Đặt phịng qua mạng Quản lý tài nguyên Khách sạn La thành có tài nguyên cần quản lý là: phòng , loại phòng, tiện nghi đó, quản lý dịch vụ mà khách sạn cung cấp nnhuw: dịch vụ giặt là, dịch vụ ăn uống qlý tài nguyên phòng Loại phòng Tiện Nghi dich vụ ăn uống Dich vụ giặt Quản lý phịng Cho phép quản lý thơng tin đặt phòng khách tên khách, giới tính, địa lien lạc quản lý đặt phịng Khách Reservatio Quản lý khách vào Nhân viên lễ tân cung cấp thong tin phòng trống khách sạn cho khách thong qua việc truy vấn máy tính vào kho liệudanh sách phòng, khách xác định thuê phng nhân viên lưu cáct hơng tin vào sỏ liệu Báo cáo Báo cáo tình trạng phòng: số phòng rỗi, số phòng bận, phong đăt, phòng dọn dẹp Báo cáo khách: số khách checkin, số khách checkout, số khách đặt phòng Báo cáo reservation Báo cáo doanh thu phòng Báo cáo doanh thu dịch vụ - Đặt phòng qua mạng - - Sau truy vấn mạng khách hang lựa chọn việc đặt phòng khách sạn thong qua mạng Để đặt phịng khách hang dược cung cấp tài khoản với email khách hang có password Việc đặt phong qua mạng tiến hành sau: khách dưa thong tin liên quan đến đặt phòng: số lượng phòng đặt, số khách tới checkin, số lượng phòng đơn, phòng đơi, phịng tập thể, ngày checkin, ngày checkout, ngày đặt phòng phải trước ngày trả phòng 10 ... BFD Hệ thống quản lý khách Quản lý đặt phòng qua mạng Quản lý khách sạn Quản lý tài nguyên Quản lý phòng đặt Quản lý khách vào Quản lý sủa dụng dịch vụ Quản lý khách Báo cáo Thơng tin khách sạn. .. sử dụng, quản lý hệ thống thong tin tôt A Sơ lược hệ thống thông tin quản lý I Khái niêm Thông tin quản lý liệu xử lý sẵn sàng phục vụ công tác quản lý tổ chức Có loại thơng tin quản lý tổ chức,... có hệ thống thơng tin quản lý cho cấp Các cấp có phận chung IV Các loại hệ thống thông tin quản lý thông dụng gồm: Hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin bán hàng / Marketing Hệ