Tìm hiểu Microsoft Office 2007 Tập 2 Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 GIÁO TRÌNH 2009 Tìm hiểu Microsoft Office 2007 Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 LÊ VĂN HIẾU V I Ệ T N A M Tìm hiểu Microsoft Office 2007.
GIÁO TRÌNH Tìm hiểu Microsoft Office 2007 Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 LÊ VĂN HIẾU 2009 VIỆT NAM Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 MỤC LỤC PHẦN I: LÀM QUEN VỚI EXCEL 2007 Làm quen nhanh với Excel 2007 a Những thuật ngữ cần nhớ b Ribbon công cụ Excel 2007 c Chuẩn XML Tìm hiểu Excel 2007: Tạo workbook a Mở workbook có sẵn b Lưu workbook c Đóng workbook d Sắp xếp workbook e Thủ thuật với worksheet Tìm hiểu Excel 2007: Cách nhập công thức 11 a Tìm hiểu cơng thức Excel 2007 11 b Bắt đầu với dấu (=) 12 c Tìm hiểu công thức tổng giá trị cột (SUM) 12 d Nên copy công thức thay tạo cơng thức 13 e Tìm hiểu cell (ơ) 14 f Cập nhật kết công thức 14 g Sử dụng công thức Sum cho vài giá trị cột 15 h Sử dụng công thức đơn giản khác Excel 2007 15 i Tìm giá trị trung bình 15 j Tìm giá trị lớn nhỏ 16 k In công thức để dễ ghi nhớ 16 l Dấu hiệu lạ xuất bảng tính 17 m Tìm nhiều cơng thức khác 18 Cách dùng hàm Excel 2007 để xác định thông tin ngày 18 a Bài học thứ nhất: Ngày liên quan đến Excel nào? 18 b Bài học thứ hai: Tính tốn ngày tháng cách sử dụng cơng thức 20 PHẦN II: CÁCH TẠO BIẾU ĐỒ 24 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Làm để tạo biểu đồ Excel 2007 24 a Tạo biểu đồ Excel 2007 24 b Cách tạo biểu đồ 24 c Làm để liệu worksheet xuất biểu đồ 25 d Tìm hiểu Chart Tools 26 e Thay đổi biểu đồ 26 f Thêm tiêu đề cho biểu đồ 27 PHẦN III: CÁCH TẠO BÁO CÁO VỚI PIVOTABLE 28 PivotTable I: Làm quen với PivotTable reports Excel 2007 28 a Lấy liệu để làm việc 28 b Xem lại liệu nguồn 28 c Tạo hộp thoại PivotTable 29 d Cơ PivotTable Report 30 PivotTable II: Lọc liệu PivotTable Excel 2007 30 a Chỉ xem liệu mà bạn muốn xem báo cáo PivotTable 30 b Lọc để xem nhiều sản phẩm 31 c Giới hạn lọc cho sản phẩm 31 d Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao 32 e Lọc thông tin theo thời gian 32 f Hủy bỏ lọc 32 g Hủy bỏ filter báo cáo PivotTable 33 PivotTable III: Tính tốn liệu báo cáo PivotTable Excel 2007 34 a Làm việc với số 34 b Tóm tắt liệu cách khác 34 c Thực phép tính % 35 d Nhân viên nhận tiền thưởng? 35 PHẦN IV: CHIA SẺ THÔNG TIN 36 Chia sẻ liệu Excel với ứng dụng khác cách xuất lên SharePoint 36 a Chia sẻ liệu Excel lên SharePoint 36 b Lấy địa website cho trang SharePoint 36 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 c Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần I 37 d Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần II 37 e Xem danh sách bạn trang web SharePoint 38 f Cho người biết danh sách đâu 38 g Duyệt lại danh sách SharePoint 39 h Cập nhật liệu bảng biểu Excel 39 Excel Services I: Phần 40 a Lưu Workbook đến trang web SharePoint bạn 40 b Tìm hiểu Excel Services 40 Excel Services II: Yêu cầu, đề nghị phân quyền 41 a Làm để ngăn người khác chỉnh sửa 41 b Sự khác sử dụng workbook Excel Excel Services 42 c Những bạn cần cho Excel Services 43 d Phần mềm yêu cầu cho Excel Services 44 e Những thư viện tài liệu Excel Services 44 f Thiết lập thư viện tài liệu cho Excel Services 45 Excel Services I: Phần (box) 46 a Lưu Workbook đến trang web SharePoint bạn 46 b Tìm hiểu Excel Services 46 Excel Services III: Kiểm soát bạn chia sẻ 47 a Giới thiệu việc phân quyền với Excel Services 47 b Tác động việc phân quyền 48 c Làm để thêm người cho nhóm Viewers 48 d Giữ liệu riêng tư Excel Services 49 Excel Services IV: Cho phép nhập thông tin 49 a Bước 1: Kiểm tra tên cell 50 b Bước 2: Đặt tên cell cho Excel Services 50 c Bước 3: Cho phép liệu truy cập Excel Services 51 d Bước 4: Nhập giá trị Excel Services 51 PHẦN V: CÁC KỸ NĂNG OFFICE CƠ BẢN 52 Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 52 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 a Ribbon 52 b Nhiều tùy chọn cần thiết khác 53 c Tạo công cụ cho riêng bạn 54 d Chuẩn XML 54 e Hệ thống phím tắt Office 2007 54 An toàn thông tin 55 a Các đe dọa an ninh 56 b Nguồn lây nhiễm 57 c Microsoft Update cách để hạn chế rủi ro 57 d Phần mềm chống Virus 58 e Một số thiết lập an ninh khác 59 f An toàn cho email 59 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PHẦN I: LÀM QUEN VỚI EXCEL 2007 Làm quen nhanh với Excel 2007 Tìm hiểu giao diện cách hoàn thành tác vụ hàng ngày Excel 2007, chút khái niệm chuẩn định dạng XML a Những thuật ngữ cần nhớ Workbook: Đây tập tin để làm việc như: tính tốn, vẽ đồ thị, …và lưu trữ liệu Một workbook chứa nhiều sheet, tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin Mỗi workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào nhớ máy tính Worksheet: Có gọi “sheet” hay “bảng tính”, nơi lưu trữ làm việc với liệu Một worksheet có nhiều có chứa cột dòng Worksheet lưu workbook Trong Excel 2007, Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dịng, thay 256 cột 65,536 dịng phiên cũ Chart sheet: Thực chất sheet workbook, chứa đồ thị Vì vậy, muốn xem đồ thị riêng lẻ chart sheet lựa chọn tối ưu Sheet tabs: Tên sheet thể thẻ đặt góc trái cửa sổ workbook Bạn di chuyển từ sheet sang sheet khác thao tác đơn giản nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab b Ribbon công cụ Excel 2007 Ribbon - trung tâm kiểm soát mi ca bn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Khi lần sử dụng Excel 2007, giao diện làm cho bạn chống ngợp thay đổi khác hẳn so với phiên trước Thay cho trình đơn (menu) truyền thống cụm lệnh trình bày phía hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, Ribbon Bộ cơng cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Những thứ bạn cần trực quan, dễ nhìn, rõ ràng dễ sử dụng Ribbon thực trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời Với Excel 2007, lệnh tập hợp lại theo nhóm chức năng, cần có Hình minh họa Ribbon c Chuẩn XML Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định XLSX dựa chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước XLS Chuẩn giúp cho tài liệu an tồn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ tích hợp sâu với hệ thống thông tin nguồn liệu bên Nhờ vậy, tài liệu quản lý, phân tích chia sẻ dễ dàng, hiệu hết Tìm hiểu Excel 2007: Tạo workbook Làm để tạo workbook, nhập chỉnh sửa văn số liệu, thêm dịng, cột… a Mở workbook có sn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 WorkBook Worksheet Bạn mở tập tin sẵn có cách khác nhau: Cách thứ nhất: Bấm chuột vào nút Office, chọn Open Trong hộp thoại Open, đường dẫn đến nơi lưu trữ tập tin chọn tên tập tin cần mở nhấn nút Open (hay nhấn ENTER bàn phím bấm đơi phím trái chuột) để mở tập tin Cách thứ hai: Chỉ có tác dụng tập tin làm việc với phần mềm Excel máy tính bạn Bấm chọn tên tập tin danh sách tài liệu mở thời gian gần (Recent Documents) nút Office để mở tập tin Excel 2007 mặc định lưu lại tối đa 50 tên file sử dụng gần Cách thứ ba: Tìm đến tập trình quản lý tập tin, Windows Explorer, nhấp đôi chuột lên tập tin để mở b Lưu workbook Sau làm việc với tập tin, điều cốt tử phải lưu lại chỉnh sửa, thay đổi, không, công sức bạn xem bỏ biển Excel 2007 cung cấp chế lưu tự động khoảng thời gian định (mặt định 10 phút/lần) Nhưng bạn tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời gian lần lưu lại để đề phòng trường hợp máy tích bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện Cách tùy chỉnh đơn giản: Bấm vào nút Office, chọn Excel options, chọn Save, bạn cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save AutoRecover Information Every chỉnh lại thời gian lưu tự động theo ý muốn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Tùy chỉnh lưu tự động Excel 2007 Trên chế độ lưu tự động, nhiên có lúc bạn cần phải thực lưu thủ công Sau vài cách lưu workbook: Chọn nút có hình đĩa mềm Quick Access Tollbar góc bên trái hình để mở nhanh chức Office Save để tiến hành lưu tài liệu Bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12 để thực công việc quan trọng Nếu muốn tạo để giữ tập tin gốc, bạn chọn chức Save As đặt tên khác, chọn kiểu tập tin Save as type, chọn nơi chứa cho tập tin (bản sao) bạn vừa tạo Cuối nhấn nút Save để lưu trữ c Đóng workbook Sau làm việc lưu xong, bạn phải đóng workbook Đây cách đóng phổ biến: Chọn nút Office, sau chọn Close; bấm vào nút có ký hiệu " X " góc bên phải hình, dùng tổ hợp phím Ctrl+F4 Ctrl+W d Sắp xếp workbook Excel 2007 cung cấp cho bạn khả xếp lại workbook mở lúc Nhờ vậy, việc tham khảo qua lại các workbook thuận tiện Để xếp, bạn bấm chuột vào nhóm lệnh View, chọn Arrange All, chọn cho kiểu bố trí thích hợp e Thủ thuật với worksheet Chèn xóa cột (cell), (column) , dịng (row): Bạn chèn thêm cột, dịng, vào vùng làm việc worksheet Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Các chèn tùy ý vào cá vị trí: bên trái, bên ô hành Các ô chọn dịch chuyển qua phải xuống ô hành Excel 2007 cho phép thực việc chèn thêm dòng lên bên trên, cột vào bên trái hành Đồng thời, bạn xóa ơ, dịng cột khơng phù hợp Các ô chứa liệu Chèn thêm worksheet vào workbook: Để làm việc này, bạn cần làm theo cách sau: Dùng tổ hợp phím Shift+F11 chèn sheet vào trước sheet hành; chọn tab Home, nhóm Cells - Insert - Insert sheet; nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Insert…, chọn Worksheet nhấn nút OK hộp thoại Insert, có Sheet chèn vào Xóa worksheet: Muốn xóa work sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa chọn nhóm Home - chọn nhóm Cells - chọn Delete - chọn Delete sheet Cách nhanh nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau chọn Delete, bấm OK để xác nhận xóa Đổi tên worksheet: Việc đơn giản, cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên sheet tab, chọn Rename, nhập vào tên cuối nhấn phím ENTER Lưu ý: Excel 2007 khơng cho phép dùng ký hiệu, ký tự đặc biệt để đặt tên (như: / \ ? *: ) để đặt tên cho sheet Sắp xếp worksheet: Đối với việc di chuyển số sheet, cách nhanh dùng chức kéo thả Excel Người dùng bấm giữ phím trái chuột lên tên sheet kéo đến vị trí để thả xuống Khi phải di chuyển hay copy nhiều sheet, bấm phím phải chuột lên tên sheet cần xếp, chọn Move or Copy Lúc xuất hộp thoại Move or Copy Chỉ cần bấm chọn tên sheet, sau bm OK di chuyn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 10 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 khơng có quyền để mở tập tin Excel Services Hãy tập tin vị trí đáng tin cậy Excel Services bạn truy cập vào tập tin." Hãy chắn thư viện tài liệu bạn muốn người sử dụng với Excel Services thiết lập Trusted File Location Excel Services I: Phần (box) Excel Services gì? Làm để chia sẻ liệu bảng tính với người khác SharePoint Server 2007 Enterprise a Lưu Workbook đến trang web SharePoint bạn Dữ liệu bảng tính Excel 2007 Bạn tình chưa? Bạn người chịu trách nhiệm báo cáo Excel, giống liệu bán hàng Công ty Adventure Works hình Bạn cần phải đưa liệu trang SharePoint công ty để người khác cơng ty sử dụng cho nhu cầu họ Ví dụ, phịng kế tốn sử dụng sở cho việc tính tốn tiền thưởng phịng thị trường sử dụng để tính tốn làm để chi tiêu quảng cáo Vì vậy, bạn muốn người để nhìn làm việc với liệu này, bạn không muốn họ biên tập liệu bảng Excel gốc Workbook phiên b Tìm hiểu Excel Services Điều xảy người muốn sử dụng tính mà Excel khơng có sẵn Excel Services? Ví dụ, người muốn sử dụng nút AutoSum, áp dụng nút lọc hay sử dụng kh nng in n ca Excel Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 46 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Lệnh Open Snapshot in Excel Excel Services Họ làm tất cách mở snapshot Excel Một snapshot phiên giới hạn liệu workbook Excel Các snapshot không chứa cơng thức, liệu kết nối, định dạng có điều kiện, cell ẩn, hàng, cột worksheets, thông tin cá nhân tên tác giả workbook nút lọc Làm việc với snapshot Excel khơng có khơng có cách thay đổi liệu xuất đến trang SharePoint Để mở snapshot từ Excel Services, click vào Open sau bấm vào Snapshot in Excel Excel Services III: Kiểm sốt bạn chia sẻ Làm để chia sẻ liệu lúc, làm để che dấu liệu không cho người khác nhìn thấy a Giới thiệu việc phân quyền với Excel Services Phân quyền SharePoint quan trọng sử dụng Excel Services, bạn phân quyền cho nhóm người xem liệu, chỉnh sửa, …Trang SharePoint có bốn nhóm bao gồm Owners, Members, Visitors Viewers nh hỡnh trờn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 47 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Mọi người nhóm Owners làm nhiều Họ thiết lập cài đặt site-wide, cài đặt thư viện, … Họ thêm chỉnh sửa tài liệu thư viện Mọi người nhóm Members có quyền Họ khơng có quyền cài đặt, họ thêm chỉnh sửa tài liệu thư viện Mọi người nhóm Visitors quyền Họ mở tập tin từ thư viện copy file read-only Nhưng họ chỉnh sửa tập tin lưu thay đổi Mọi người nhóm Viewers ccó thể làm tương tự nhóm Visitors: họ mở file read only b Tác động việc phân quyền Trình SharePoint cho tập tin thấy quyền khác tùy thuộc vào nhóm Chú ý lệnh View Web Browser có sẵn cho tất nhóm Nhưng ý nhóm Visitors nhóm Viewers khơng có lệnh Edit in Microsoft Office Excel Đây cách trang SharePoint ngăn ngừa người khơng có thẩm quyền chỉnh sửa tập tin Nếu bạn khơng có cho phép để chỉnh sửa dĩ nhiên lệnh khơng có sẵn c Làm để thêm người cho nhóm Viewers Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 48 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Trên trang SharePoint, click chuột vào People and Groups Click vào Viewers Sau đó, click vào nút New để thêm người vào nhóm Viewers d Giữ liệu riêng tư Excel Services Bạn thấy worksheet By Person chương trình Excel Nhưng Worksheet By Person không hiển thị Excel Services Người dùng muốn hiển thị worksheet By Person chương trình Excel, họ cần làm việc với Excel Người dùng muốn ẩn muốn ẩn worksheet By Person Excel Services, họ khơng nghĩ tất người dùng Excel Services IV: Cho phép nhập thông tin Làm phép người khỏc tớnh toỏn Excel Services Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 49 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 a Bước 1: Kiểm tra tên cell Nếu B4 có tên, click vào cell B4 Sau đó, nhìn Name Box Formula Bar Nếu xuất ký hiệu B4, có nghĩa B4 chưa có tên Trên SharePoint, bạn muốn người nhập giá trị cho ô B4 (giá cả) cho ô B5 (số lượng bán) Để làm điều này, Excel Services đòi hỏi phải đặt tên Thay gõ trực tiếp cell này, người khác nhập giá trị ô đặc biệt bên cạnh worksheet Đặt tên cho ô B4 B5 giúp cho người khác biết phải làm nhập liệu ô Trước tiên, chắn cell chưa đặt tên Trong Excel, click chuột vào B4 sau click B5 tìm kiếm tên Name Box Formula Bar b Bước 2: Đặt tên cell cho Excel Services t tờn ụ B4, click vo ú Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 50 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Sau nhập tên Name Box Formula Bar bấm ENTER c Bước 3: Cho phép liệu truy cập Excel Services Trong Excel trỏ vào nút Microsoft Office , chọn Pubish sau chọn Excel Services Options Chỉ trỏ vào tab Parameters, chọn Add, chọn Enter_number_of_Units chọn Enter_price_here sau nhấn OK hai lần Chỉ trỏ chọn Save nhập địa thư viện tài liệu SharePoint nhấn Save lần d Bước 4: Nhập giá trị Excel Services Trong thư viện tài liệu SharePoint, nhấp chuột phải vào tài liệu, chọn View Web browser, Một Workbook mở Excel Services Trong phần Parameters, nhập vào giá trị hộp Enter_number_of_Units nhập giá trị hộp Enter_price_here Chọn Apply, sau thấy giỏ tr mi s xut hin workbook Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 51 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PHẦN V: CÁC KỸ NĂNG OFFICE CƠ BẢN Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 Cách sử dụng hệ thống Ribbon để tạo văn nhanh hệ thống Office 2007 a Ribbon Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Những thứ bạn cần trực quan, dễ nhìn, rõ ràng dễ dàng Ribbon thực trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời Với Excel 2007, lệnh tập hợp lại theo nhóm chức năng, cần có Ribbon - trung tâm kiểm soát bạn Sau chức Ribbon: Home: Chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc (cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng cột,…) Insert: Có công cụ dùng để chèn bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … vào bảng tính Page Layout: Nơi có lệnh sử dụng việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn Formulas: Đây nơi cung cấp công cụ cho công việc chèn công thức, đặt tên vùng (range), theo dõi công thức, điều khiển cách tính tốn Excel Data: Các nút lệnh trao đổi với liệu Excel, danh sỏch, Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 52 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Review: Ribbon dành cho lệnh kiểm tra lỗi tả, thêm thích, View: Đúng tên nó, nơi thiết lập chế độ hiển thị bảng tính (phóng to, thu nhỏ, chia hình, …) Add-Ins: Ngăn có tiện ích bổ sung, hàm bổ sung, … Khi Excel mở tập tin có sử dụng chúng Ngồi cịn Ribbon có tên Developer: Excel 2007 mặc định ẩn Ribbon này, dành cho lập trình viên Bạn vào: Office - Excel Options - Popular chọn Show Developer tab in the Ribbon để mở Developer Ba tab chứa nhóm lệnh Ribbon Trong suốt q trình làm việc với bảng tính, bạn sử dụng shortcut menu, cho phép bạn thực lệnh nhanh chóng Trong bảng tính, cần trỏ chuột vào nhấp phải, bạn có menu chứa lệnh thông dụng để bạn lựa chọn sử dụng b Nhiều tùy chọn cần thiết khác Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 53 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Bấm vào hình mũi tên nhóm để có thêm lệnh khác Nút hình mũi tên (gọi Dialog Box Launcher) góc phía bên phải nhóm nơi cung cấp thêm cho bạn lựa chọn sẵn có nhóm, mặc định Excel 2007 không hiển thị Ribbon Để hiển thị chúng, bạn bấm vào mũi tên, lúc có hộp thoại bảng chứa tác vụ xuất Ví dụ, nhóm Font có tất lệnh sử dụng nhiều để thực thay đổi: thay đổi font chữ, thay đổi kích cỡ, thay đổi kiểu (làm cho font đậm, nghiêng, gạch dưới) Nhưng muốn có nhiều lựa chọn nữa, chẳng hạn superscript, cần bấm vào nút hình mũi tên góc bên phải Font, bạn nhận hộp thoại cung cấp các superscript có tùy chọn khác liên quan đến phơng chữ c Tạo công cụ cho riêng bạn Nút lệnh Office: nơi chứa lệnh sử dụng thường xuyên lệnh tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, xuất tập tin, in ấn… danh mục lưu tạm tập tin vừa mở trước Nút lệnh Office thay cho menu File phiên cũ Thanh lệnh truy cập nhanh chứa lệnh quan trọngvà Người dùng tùy biến công cụ cách nhấn vào biểu tượng để mở danh mục lệnh bấm chọn thêm lệnh cần hiển thị lệnh d Chuẩn XML Điều đáng lưu ý khác: Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định XLSX dựa chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước XLS Chuẩn giúp cho tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ tích hợp sâu với hệ thống thơng tin nguồn liệu bên ngồi Nhờ vậy, tài liệu quản lý, phân tích chia sẻ dễ dàng, hiệu hết e Hệ thống phím tắt Office 2007 Ngồi cách sử dụng chuột để ngang, dọc, phím mũi tên, Excel 2007, người dùng dùng tổ hợp phím tắt (phím nóng) để di chuyển đến bảng tính cách nhanh chóng Các phím tắt dùng để di chuyển nhanh Excel 2007 Nhấn phím → Tab ← Shift + Tab ↑ ↓ Home Ctrl + Home Di chuyển Sang ô bên phải Sang ô bên trái Lên dòng Xuống dịng Đến cột A dịng hành n a ch ụ A1 worksheet Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 54 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Ctrl + End Alt + Page Up Alt + Page Down Page Up Page Down F5 End + → Ctrl + → End + ← Ctrl + ← End + ↑ Ctrl + ↑ End + ↓ Ctrl + ↓ Ctrl + Page Up Ctrl + Page Down Đến địa có chứa liệu sau worksheet Di chuyển ô hành qua trái hình Di chuyển hành qua phải mành hình Di chuyển hành lên hình Di chuyển hành xuống hình Mở hộp thoại Go To Đến ô bên phải mà trước sau trống Đến bên trái mà trước sau trống Lên phía mà trống Xuống phía mà trống Di chuyển đến sheet phía trước sheet hành Di chuyển đến sheet phía sau sheet hành Đối với Ribbon, bạn thao tác với phím nóng: Dùng tổ hợp phím Ctrl+F1 để bật hay tắt Ribbon Nhấn nhanh phím ALT lần để truy cập nhóm lệnh Home, Insert, … Bạn dùng phím ← → ↑ ↓ để di chuyển Ribbon, sau nhấn Enter để kích hoạt lệnh bạn cần Nhấn phím ALT lần nhấn phím ESC để quay lại vùng làm việc bảng tính Nhấn tổ hợp Ctrl+N để tạo nhanh Workbook An tồn thơng tin Có thể bạn khơng nhận máy tính bạn bị đặt tầm ngắm Không phải bạn mà tất máy tính khác Có người c thõm nhp Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 55 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 vào máy tính nhằm tư lợi mục đích Bạn cần phải nhận thức đe dọa để bảo vệ máy tính tốt a Các đe dọa an ninh Có thể số khái niệm quen thuộc với bạn như: virus, trojan, spyware, malware, lừa đảo qua mạng Để bảo vệ máy tính bạn tốt hơn, bạn cần hiểu mối đe dọa Hầu hết đe dọa an ninh biết đến phần mềm đoạn mã độc hại (malicious software / code), phần mềm âm thầm điều khiển máy tính bạn mà bạn khơng hay biết Đa số phần mềm độ thiết kế để tự nhân lây nhiễm sang file máy tính khác Một cách lây nhiễm gửi e-mail có chứa mã độc tên bạn tới địa liên lạc máy tính bạn Những mã độc thực máy bạn phụ thuộc vào dạng tính phá hoại Có thể tạo thơng điệp gây phiền toái thực gây tổn hại cách xóa liệu chương trình bạn Đây số định nghĩa phần mêm độc, dựa vào bạn biết phái đối mặt với gì: Virus Phần mềm đoạn mã có khả tự nhân Một virus lây lan cách đính kem vào file chương trình khác Worm Phần mềm nhân cách tự gửi qua mạng Trojan horse Phần mềm khơng gây hại lợi dụng lỗ hổng hệ thống để mở đường cho phần mềm khác (virus, worm ) công máy tính bạn Trojan horse Phần mềm khơng gây hại lợi dụng lỗ hổng hệ thống để mở đường cho phần mềm khác (virus, worm ) tn cụng mỏy tớnh ca bn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 56 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Spyware Phần mềm thu thập thông tin cá nhân bạn, chúng thay đổi thiết lập hệ thống mà không thông qua bạn Thường máy tính bị nhiễm Spyware truy cập trang web không đáng tin cậy Phishing Một phương thức lừa đảo thông tin tài khoản, thường thông qua email Một số kịch lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính bạn Tin tốt Outlook 2007 tích hợp hệ thống chống Phishing b Nguồn lây nhiễm Các mã độc lây nhiễm vào máy tính bạn cách ẩn thứ vơ hại Chảng hạn file đính kèm email, phần mềm tải từ Internet, website mà bạn ghé qua, file chia sẻ mạng máy tính, đĩa mềm chí tài liệu Office Cơ thứ đến từ máy tính khác tiềm ẩn rủi ro Lưu ý Đôi mã độc không ẩn cơng cách cơng khai Ngồi việc cẩn trọng trước thông tin đến từ máy tính khác, bạn nên cẩn thận ghé thăm website có u cầu thơng tin cá nhân, xác định có phải trang web giả mạo khơng trước điền thơng tin Ví dụ bạn phải trang web thức ngân hàng bạn mở tài khoản trang có giao diện giống Một lưu ý khác bạn lướt qua trang web thực tế bạn tải file từ Server Hãy trang web đáng tin cậy c Microsoft Update cách để hạn chế rủi ro Cách để tăng cường an ninh hệ thống bảo đảm phần mềm tren máy tính bạn ln cập nhật Microsoft thường xuyên phát hành cập nhật - mà giới truyền thông hay gọi vá (patch) - để chiến đấu với đe dọa xuất Các cập nhật hỗ trợ Microsoft Windows v Microsoft Office Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 57 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Một cách thường xuyên kiểm tra cập nhật Windows office cách ghé qua trang cập nhật Microsoft Ngồi bạn cịn thiết lập Microsoft Update tự động tải cập nhật chúng phát hành Một thiết lập xong, chương trình ln tự động cập nhật d Phần mềm chống Virus Cách phòng vệ quan trọng sử dụng chương trình chống Virus Hãy cài đặt cập nhật thường xuyên Nếu máy tính bạn nằm hệ thống mạng người quản trị mạng thực thay bạn điều Các phần mềm chống Virus thiết kế để phát Virus nhận dạng Vì virus không ngừng phát tán nên bạn cần cập nhật chương trình thường xuyên Khi virus xuất giới, nhà sản xuất phần mềm diệt virus thường tung cập nhật vòng vi gi sau nhn din virus Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 58 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 e Một số thiết lập an ninh khác Có thể tổng kết ước bạn cần thự để tăng cường an ninh hệ thống sau: Cài chương trình diệt virus spyware Sử dụng mật mã phức tạp (gồm chữ, số ký tự đặc biệt "&" "%" "$" ) Cài đặt tường lửa (Firewall) kiểm sốt luồng thơng tin Thường xuyên lưu liệu quan trọng f An toàn cho email Một khu vực nguy hiểm dê bị nhiễm virus email file đính kèm Đơi cần mở email kích hoạt virus Ngay cài đặt chương trình chống virus, virus xuất nhà sản xuất chưa kịp cập nhật thơng tin Vì vậy, thận trọng với file đính kèm đặc biệt người gửi hoàn toàn xa lạ (hoặc tên người quen nội dung không phù hợp) , tiêu đề tên file đính kèm có bất thường Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 59 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Lưu ý Outlook 2007 có tính ẩn phịng chống virus file đính kèm Ví dụ loại file thường dùng để phát tán virus tự động bị chặn Ngồi bạn lo lắng thơng tin bạn nhận chứa virus có số cách hiệu ngồi việc dùng phần mềm Chẳng hạn bạn gọi điện cho người gửi để xác nhận xem có họ gửi email cho bạn không hay email gửi từ kẻ mạo danh Lưu ý Đừng mở email file đính kèm đáng nghi trước bạn xác minh thơng tin người gửi Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 60 ... Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PHẦN I: LÀM QUEN VỚI EXCEL 2007 Làm quen nhanh với Excel 2007 Tìm hiểu giao diện cách hoàn thành tác vụ hàng ngày Excel 2007, chút khái... 23 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PHẦN II: CÁCH TẠO BIẾU ĐỒ Làm để tạo biểu đồ Excel 2007 a Tạo biểu đồ Excel 2007 Trong Excel 2007, bạn tạo biểu đồ 10 giây... Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 MỤC LỤC PHẦN I: LÀM QUEN VỚI EXCEL 2007 Làm quen nhanh với Excel 2007 a Những thuật ngữ cần nhớ b Ribbon công cụ Excel