Nếu bạn muốn xóa ký hiệu hoặc số ở đầu một đoạn và muốn đoạn đó được canh lề cao hơn với canh lề của tài liệu thay vì nằm ngang với các thành phần còn lại của danh sách hãy chọn vào ký h[r]
(1)GIÁO TRÌNH: Hướng dẫn tìm hiểu và sử dụng Microsoft Office 2007 Tìm hiểu Microsoft Office 2007 Tìm hiểu Microsoft Word 2007 BIÊN SOẠN HOÀNG TRỌNG VĂN (2) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 MỤC LỤC PHẦN I: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007 Tạo văn đầu tiên a Làm quen với cửa sổ soạn thảo b Bắt đầu nhập liệu c Những kí hiệu hỗ trợ d Những dấu gạch chân văn e Thay đổi canh lề trang văn 10 f Lưu tài liệu 11 Chỉnh sửa văn và tài liệu 12 a Hiệu chỉnh tài liệu 12 b Di chuyển vòng quanh tài liệu 13 c Chọn và xóa nội dung 13 d Di chuyển văn 14 e Hủy bỏ các hành động vừa thực 15 f Sử dụng trượt (Scrollbar) để xem tài liệu 15 Làm cho văn trông đẹp mắt 16 a Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí 16 b Tạo các điểm nhấn 17 c Thêm nhanh kiểu trang trí (Style) 18 d Tạo danh sách 18 e Thêm bớt khoảng trống 19 f Sử dụng kiểu định dạng cho toàn tài liệu 20 PHẦN II: LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI 21 Làm quen nhanh với giao diện 2007 21 a Làm quen với Ribbon 21 b Có gì trên Ribbon? 21 c Nút hiển thị hộp thoại nhóm 22 d Những Tab phụ 22 (3) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 e Toolbar mini 23 f Thanh công cụ truy cập nhanh 24 g Ẩn tạm thời Ribbon 24 h Sử dụng bàn phím 25 Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 26 a Phiên Office thiết kế hướng người dùng 26 b Các lệnh tổ chức nào? 26 c Nhiều lệnh xuất cần thiết 27 d Sẽ có nhiều tùy chọn bạn cần 28 e Xem trước thay đổi trước chọn 28 f Tạo công cụ riêng bạn 29 g Sử dụng độ phân giả màn hình khác làm thay đổi cách hiển thị Ribbon 29 PHẦN III: SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG 31 Sức mạnh các biểu mẫu (Template) 31 Sử dụng các mẫu trang bìa Fax có sẵn 31 Sử dụng các mẫu lịch làm việc sẵn có 32 Tìm biểu mẫu đã cài đặt kèm với Word 32 Tìm các biểu mẫu trên trang Microsoft Office trực tuyến 33 Khả đặc biệt biểu mẫu 34 Biểu mẫu và tài liệu là hai định dạng khác 34 PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THÔNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007 36 Danh sách dạng số và ký hiệu 36 a Một danh sách đơn giản 36 b Tạo danh sách cách gõ các ký tự thích hợp 36 c Kết thúc danh sách 37 d Ký hiệu hay chữ số 38 e Thay đổi ký hiệu cho danh sách 38 f Định dạng danh sách 39 g Làm việc với đoạn văn danh sách và dán danh sách 40 PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI LIỆU 42 Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com (4) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Kiểm tra tài liệu chức Track Changes Word 2007 42 a Track Changes và Comments 42 b Xem các chỉnh sửa 42 c Thêm comment 43 d Phân biệt việc chỉnh sửa người tham gia review tài liệu 44 e.Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến các đánh dấu thay đổi ghi chú 44 f Chấp nhận từ chối comment (ghi chú) và thay đổi 45 Track Changes và Comments - tính nâng cao 46 a Ẩn tạm thời thay đổi 46 b Xem tài liệu trước và sau thay đổi 47 c Ẩn thay đổi không làm xóa comment và cái bị điều chỉnh 47 d Kiểm tra comment và hiệu chỉnh 48 e Chọn cách tạo track 48 PHẦN VI: NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU 50 Căn Header và Footer 50 a Thêm vào số trang, ngày 50 b Đánh dấu số trang 50 c.Thêm vào ngày tháng 51 d Thêm tên file và đường dẫn đến file 51 e Xóa bỏ header footer 52 Header và Footer cho phần tài liệu 52 a Tạo nhiều loại header và footer cùng tài liệu 53 b.Tạo thành phần khác 53 c Cách phân chia section 54 d Cách tạo mục lục header và footer khác cho section 54 e Cách tạo khác biệt cho trang đầu tiên 55 f Header và Footer khác cho các trang chẵn và lẻ 56 Tìm hiểu bảng mục lục (Table of contents - TOC) 56 a Cách làm việc với bảng mục lục tự động 56 b Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục 57 c Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu 58 Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com (5) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 d Cập nhật bảng mục lục 58 e.Thay đổi bảng mục lục 59 Điều chỉnh mục lục 60 a.Thay đổi hình thức bảng mục lục 60 b Thiết kế lại bảng mục lục 60 c Thiết kế lại bảng mục lục 61 d Cách làm ngắn kéo dài bảng mục lục 62 e Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục 62 f Cách xóa hay tạo lại từ đầu bảng mục lục 63 Tìm hiểu các trường và cách tạo nhiều mục lục 63 a.Tạo Mục Lục cách sử dụng các trường (field) 63 b Trường (field) là gì? 64 c Các công tắc trường 65 d Trường TC 66 e Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục 67 f Thêm trường TC vào bảng mục lục 67 g Tạo nhiều bảng mục lục tài liệu 68 h Cách để tạo nhiều mục lục tài liệu 68 i Hai lựa chọn khác để tạo nhiều mục lục tài liệu 69 j Table Identifier 70 k Bookmark 70 PHẦN VII: SỬ DỤNG MAIL MERGE ĐỂ TẠO MAIL HÀNG LOẠT 72 Mail Merge 72 a Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư) 72 b Tài liệu chính 72 c Thông tin người nhận 73 d Bộ tài liệu hoàn tất 73 Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận 74 a.Thiết lập danh sách người nhận mail merge 74 b Tìm hiểu thêm danh sách người nhận 75 c Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu 75 Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com (6) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 d Tìm hiểu Trường (Field) Mail Merge 76 e Tìm hiểu Merge field 76 f Thực mail merge 77 g Mail Merge Wizard 78 h Cách tạo tài liệu chính cho mail merge 78 i Kết nối đến danh sách người nhận 79 j Chọn danh sách người nhận email bạn 79 k Sắp xếp tài liệu chính 80 l Xem lại mail merge 81 m Bước thứ 6: Hoàn tất việc merge 82 n Giới thiệu mail merges cách sử dụng Ribbon 82 PHẦN VIII: NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN 84 Giới thiệu Ribbon 84 a Thanh Ribbon 84 c Có nhiều tính các chương trình sử dụng Ribbon 85 d Các loại phím tắt 86 Duyệt Ribbon Access Key (phím truy cập) 87 a Key Tip và các biểu tượng hình khiên (Badges) 87 b Tìm hiểu thêm Key Tip 88 c Di chuyển phím mũi tên 88 d Phím TAB và Ribbon 89 e Di chuyển phím F6 89 f Quá quen thuộc với hệ thống phím tắt cũ? 90 Hãy chú ý đến máy tính bạn 91 a Các đe dọa an ninh 92 b Nguồn lây nhiễm 93 c Microsoft Update cách để hạn chế rủi ro 93 d Phần mềm chống Virus 94 e Một số thiết lập an ninh khác 95 f An toàn cho email 95 Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com (7) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 PHẦN I: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007 Tạo văn đầu tiên a Làm quen với cửa sổ soạn thảo Khi bạn mở Word có tài liệu trống xuất hiện, nó trông tờ giấy và chiếm khoảng lớn màn hình Bạn muốn bắt đầu làm việc không biết cách nào: - Bạn gõ văn đâu? Nếu muốn thụt đầu dòng thì phải làm sao? Thay đổi canh lề nào? Làm để lưu tài liệu? - Hãy khởi đầu cách làm quen với số điểm Word b Bắt đầu nhập liệu Trong chương trình soạn thảo văn Microsoft Word 2007 Ribbon đặt phía trên vùng làm việc chính Người dùng sử dụng các Nút Lệnh Ribbon để thực các hiệu chỉnh Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com (8) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Thanh Ribbon nằm phía trên cùng Điểm chèn nội dung Word chờ bạn nhập nội dung Tại điểm chèn nội dung có gạch dọc nhấp nháy phía trên cùng bên trái cho bạn biết vị trí nơi gì bạn gõ vào hiển thị Khoảng trống từ điểm chèn nội dung tới đầu trang và phía bên trái gọi là các Margin (canh lề), bạn tìm hiểu các Margin phần sau bài Bây bạn bắt đầu gõ văn bản, trang tài liệu chúng ta dần phủ đầy từ góc trên bên trái xuống Nếu bạn muốn gõ văn từ phía thấp thay vì đầu trang hãy gõ phím ENTER trên bàn phím đến điểm chèn nội dung nằm đúng vị trí mà bạn mong muốn Nếu bạn muốn thụt đầu dòng hãy nhấn phím TAB trước gõ, lần gõ phím TAB điểm chèn nội dung dịch chuyển sang bên phải khoảng là 1,5 inch Khi bạn gõ văn điểm chèn nội dung di chuyển dần từ trái sang phải Khi điểm chèn này đến phần ngoài cùng bên phải bạn hãy tiếp tục gõ bình thường Word tự động chuyển xuống dòng Để bắt đầu đoạn mới, hãy nhấn phím ENTER c Những kí hiệu hỗ trợ Ký hiệu phân đoạn, ký hiệu tương ứng với lần nhấn phím ENTER Ký hiệu TAB, ký hiệu tương ứng với lần nhấn phím TAB Ký hiệu SPACEBAR, ký hiệu tương ứng với lần nhấn phím SPACEBAR Hãy tưởng tượng bạn đã gõ văn hình bên trên Hai đoạn văn có vẻ cách xa Đoạn thứ hai lại dường thụt đầu dòng nhiều so với đoạn đầu Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com (9) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Bạn có thể dễ dàng kiểm tra cách nhìn vào ký hiệu định dạng (formatting marks) mà Word tự động chèn vào bạn gõ văn Các ký hiệu này luôn có mặt văn bản, nhiên nó ẩn bạn cần thì chúng hiển thị Để hiển thị ký hiệu định dạng hãy sử dụng Ribbon phía trên màn hình Word Chọn thẻ Home, và tìm kiếm nút lệnh phần Paragraph, nhấn vào đó để hiển thị ẩn các ký hiệu định dạng Khi bạn nhìn thấy ký hiệu định dạng này lần đầu tiên bạn có thể tự hỏi nó là gì và lo ngại nó có in bạn in văn mình hay không Câu trả lời là không, các dấu hiệu này không in dù bạn có nhìn thấy chúng trên màn hình soạn thảo Vậy ký hiệu định dạng là gì? Tác dụng chúng? Hãy xem xét ví dụ sau: Word tự động chèn ký hiệu đánh dấu đoạn văn (paragraph mark) bạn nhấn phím ENTER để bắt đầu môt đoạn Trong hình minh họa trên, hai đoạn văn xuất ký hiệu đánh dấu đoạn văn thừa, có nghĩa là bạn đã nhấn phím ENTER hai lần thay vì cần nhấn Việc này làm xuất các khoảng trống không cần thiết Hãy xóa ký hiệu thừa này bạn muốn tiết kiệm không gian văn Mỗi lần nhấn phím TAB làm xuất ký hiệu mũi tên Trong hình, có mũi tên đoạn đầu và hai mũi tên đạn thứ hai, phím TAB đã nhấn hai lần đầu đoạn thứ hai Ký hiệu dấu chấm cho biết bạn đã nhấn phím SPACEBAR bao nhiêu lần từ, bạn vô ý nhấn nhầm phím SPACEBAR các ký từ từ Một chấm đại diện khoảng trống, hai chấm là hai khoảng trống Thông thường, cần có khoảng trống các từ Cần lưu ý ký hiệu dấu chấm này khác với dấu chấm câu văn bản, dấu chấm câu nằm phía chân các ký tự còn ký hiệu dấu chấm nằm các ký tự d Những dấu gạch chân văn Khi bạn gõ văn bản, có thể Word tự động chèn các dấu gạch chân gấp khúc màu đỏ, xanh lá xanh dương phía số từ Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com (10) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Dấu gạch đỏ: có thể lỗi chính tả Word không thể nhận dạng từ bạn gõ vào, ví dụ tên riêng tên địa danh nào đó Nếu từ bạn gõ là đúng chính tả Word không nhận thì bạn có thể thêm từ đó vào mục từ điển Word (Word's Dictionary) để sau này từ đó không còn bị gạch Dấu gạch xanh lá: Word cho bạn nên kiểm tra lại ngữ pháp (tất nhiên là tiếng Anh) Dấu gạch xanh dương: từ bạn gõ vào là đúng chính tả có thể không hợp với ngữ cảnh ngữ nghĩa câu.Ví dụ thay vì dùng từ "too" (quá) bạn có thể gõ nhầm thành "to" Vậy bạn phải xử lý dấu gạch đó nào? Hãy Click-Chuột-Phải trên từ bị gạch dưới, Word tự động đưa các đề nghị chỉnh sửa (thỉnh thoảng Word có thể không đưa gợi ý nào) Hãy chọn gợi ý nào bạn cảm thấy hợp lý để thay từ bị gạch dưới, phần gạch này biến Các dấu gạch này không xuất bạn in văn Một lưu ý dấu gạch màu xanh lá và xanh dương: đa số trường hợp, Word thường chính xác việc các lỗi ngữ pháp thông dụng Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc sử dụng chức này Nếu bạn chắn mình đúng và Word đã sai, hãy bỏ qua gợi ý chỉnh sửa này e Thay đổi canh lề trang văn Canh lề (Margins) là các khoảng trống xung quanh viền trang văn Phía Trên, Dưới, Phải và Trái trang có khoảng canh lề inch (tương đương 2.54cm), đây là khoảng canh lề thông dụng mà bạn có thể sử dụng đa số trường hợp Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 10 (11) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Nếu bạn muốn thay đổi canh lề thì bạn có thể thực dễ dàng vào lúc nào Chẳng hạn bạn muốn viết lá thư, trình bày công thức làm bài thơ thì bạn có thể cần khoảng canh lề khác Hãy sử dụng Ribbon để thay đổi các khoảng canh lề Chọn thẻ Page Layout, Trong phần Page Setup click chọn nút Margins bạn nhìn thấy danh sách nhiều khoảng canh lề khác bên cạnh đó là thông số chi tiết cho phần Khoảng canh lề đầu tiên danh sách là Normal, khoảng canh lề Để chọn canh lề nhỏ hãy chọn Narrow Nếu bạn muốn khoảng trống bên trái và bên phải rộng thì hãy chọn Wide Khi bạn đã chọn xong khoảng canh lề mà mình mong muốn, toàn tài liệu tự động thay đổi theo canh lề mà bạn vừa chọn Khi bạn chọn khoảng canh lề nào thì phần nó thay đổi màu, click vào nút Margins lần màu cho biết khoảng canh lề nào áp dụng cho tài liệu bạn f Lưu tài liệu Để lưu tài liệu hãy nhấn nút Microsoft Office Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 11 (12) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Sau đó nhấn Save Bạn đã nhập liệu và hiệu chỉnh hoàn thiện câu từ và các đoạn văn bản, có số liệu quan trọng mà bạn không muốn đánh lỡ mèo nhà bạn vô tình dẫm lên bàn phím hay cố điện nào đó làm tắt máy tính đột ngột Để giữ thành công việc mình an toàn, bạn phải lưu tài liệu lại Không là quá sớm để làm điều đó Nhấn vào nút Microsoft Office phía trên cùng bên trái, sau đó nhấn Save Một hộp thoại (Dialog Box) xuất Hộp thoại là cửa sổ nhỏ để trợ giúp bạn thực việc nào đó Bạn sử dụng hộp thoại này Word biết bạn muốn lưu tài liệu này thư mục nào trên máy tính và đặt tên tài liệu là gì Sau đã lưu lần đầu và trở lại công việc, bạn có thể tiếp tục lưu tài liệu này suốt quá trình làm việc, nào thấy cần thiết Mỗi lần muốn lưu hãy nhấn nút Save trên công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) góc trên bên trái sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+S (nhấn phím Ctrl và S cùng lúc) Sau kết thúc công việc và lưu lại tài liệu, thoát khỏi Word cách nhấn vào nút Microsft Office sau đó nhấn Close Chỉnh sửa văn và tài liệu a Hiệu chỉnh tài liệu Để hiệu chỉnh tài liệu cách nhanh chóng và hiệu bạn cần biết cách di chuyển điểm chèn nội dung (Insertion Point), vị trí mà gì bạn gõ vào xuất Bạn có thể dùng bàn phím chuột để di chuyển đến vị trí tài liệu cần hiệu chỉnh Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 12 (13) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Khi đã đã di chuyển đến đúng vị trí mà bạn muốn chỉnh sữa, bạn có thể gõ thêm nội dung vào hay chọn đoạn văn mà bạn muốn sửa xóa Bạn có thể chọn ký tự, từ, câu, đoạn văn toàn tài liệu Ngoài ra, bạn có thể dời vị trí chúng từ nơi này đến nơi khác tài liệu b Di chuyển vòng quanh tài liệu Điểm chèn nội dung (Insertion Point), thể gạch dọc nhấp nháy Bạn có thể di chuyển điểm chèn nội dung từ vị trí số sang vị trí số cách Click-Chuột-Trái vào vị trí số dùng các phím Mũi Tên (Arrow Buttons) Nhìn vào hình minh họa phí trên, hãy tưởng tượng bạn muốn gõ câu từ "civilization" và "During": "Symphonies and constellations have been named for clocks." Điểm chèn nội dung nằm cuối đoạn thứ hai sau từ "assistance." Để gõ văn vào nơi bạn muốn bạn phải di chuyển điểm chèn nội dung tới vị trí số Bạn có thể thực theo hai cách: - Dùng chuột di chuyển trỏ tới điểm bên phải từ "During", Click-Trái-Chuột để di chuyển điểm chèn nội dung vào vị trí đó Sau đó hãy bắt đầu gõ câu vào, nội dung xuất phía bên trái từ "During" HOẶC - Nhấn nút mũi tên hướng lên (UP ARROW) để di chuyển điểm chèn nội dung lên trên, lần nhấn điểm chèn di chuyển lên dòng Sau đó dùng phím mũi tên trái (LEFT ARROW) để di chuyển điểm chèn sang bên trái, lần ký tự, đến vị trí mà bạn mong muốn c Chọn và xóa nội dung Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 13 (14) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Trong hình bên trên, từ "really" chọn Sau đã thêm câu phần b, bạn đọc lại toàn và cảm thấy câu thứ hai hay bỏ từ "really" Để xóa trước hết bạn phải chọn từ cần xóa các cách sau: - Dùng chuột: Di chuyển trỏ tới trên từ "really", sau đó nhấp đúp (doubleclick) chuột trái Hoặc bạn có thể di chuyển trỏ chuột đến phía trước (hoặc sau) từ "really" sau đó Click-Trái-Chuột và giữ nguyên kéo chuột ngang qua từ "really" HOẶC - Dùng bàn phím: sử dụng các phím mũi tên để di chuyển điểm chèn nôi dung đến bên phải (hoặc trái) từ "really",nhấn và giữ phím SHIFT sau đó dùng phím mũi tên trái (hoặc phải) để chọn d Di chuyển văn Chọn nội dung mà bạn muốn di chuyển Nhấn phím Cut trên Ribbon Di chuyển điểm chèn nội dung (Insertion Point) đến vị trí nơi bạn muốn chèn đoạn văn Nhấn nút Paste trên Ribbon Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 14 (15) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Tiếp tục xem xét đoạn văn đầu tiên Bạn thấy câu mà bạn thêm vào phần b nên đặt cuối đoạn Bạn không cần phải xóa câu vị trí cũ gõ lại vị trí Thay vào đó, hãy di chuyển nó cách thực các lệnh Cut (cắt) và Paste (dán): Cắt để xóa câu vị trí cũ và dán để di chuyển nó đến ví trí mà bạn mong muốn Đầu tiên hãy chọn toàn câu mà bạn muốn di chuyển hình trên Chọn thẻ Home trên Ribbon, nhấn vào phím Cut phần Clipboard Hoặc bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + X (tưởng tượng chữ X giống hình cây kéo) Sau đó di chuyển điểm chèn nội dung tới cuối đoạn Cuối cùng, nhấn vào phím Paste trên Ribbon Hoặc bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + V Câu bạn muốn di chuyển đã dời tới nơi bạn mong muốn e Hủy bỏ các hành động vừa thực Nút Hủy Lệnh (Undo) trên công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) Các lệnh có để hủy: Cut và Paste Bạn đã di chuyển câu đến vị trí phần d xem lại bạn cảm thấy không hài lòng Thật may mắn là bạn không cần phải thực lại chuỗi hành động Cut và Paste để chuyển câu trở vị trí ban đầu Thay vì vậy, hãy dùng chức Hủy Lệnh (Undo) Trên công cụ truy cập nhanh trên cùng, hãy Click vào mũi tên trên nút Undo , chọn lệnh gần mà bạn thực (Cut và Paste) lệnh này hủy và câu mà bạn vừa di chuyển quay vị trí ban đầu Bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Z để thực việc hủy lệnh, các lệnh hủy theo thứ tự lệnh cuối cùng hủy trước f Sử dụng trượt (Scrollbar) để xem tài liệu Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 15 (16) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Thanh trượt (Scrollbar) Kéo trượt (Scrollbox) lên xuống để xem tài liệu Nhấn vào phím mũi tên để di chuyển lên xuống Có thể bạn có tài liệu dài và muốn đọc hết mà không phải nhấn các phím mũi tên liên tục để di chuyển điểm chèn nôi dung lên xuống Bạn có thể kéo tài liệu đến điểm cần xem cách dễ dàng cách dùng trượt Thanh trượt nằm bên phải cửa sổ Word hình minh họa bên trên Để sử dụng, bạn hãy Click lên trượt và kéo nó lên xuống mà không làm di chuyển vị trí điểm chèn nội dung Hoặc bạn có thể Click vào các phím mũi tên để cuộn văn Để cuộn nhanh văn bàn phím hãy nhấn vào phím PAGE UP cuộn lên và PAGE DOWN để để cuộn xuống Làm cho văn trông đẹp mắt a Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí Trong hình là phần thông cáo báo chí, tất thứ trông giống Không tiêu đề, không hướng dẫn, không có điểm nhấn quan trọng để gây chú ý cho người đọc Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 16 (17) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Đừng quá lo lắng, bạn có thể nhanh chóng làm cho văn trên trở nên bắt mắt các công cụ như: In đậm (bold), In nghiêng (Italic), Gạch chân (underline); tạo các danh sách (list); sử dụng các kiểu trang trí v.v Những công cụ đó giúp bạn định dạng văn Hãy xem chi tiết các phần b Tạo các điểm nhấn Bảng thông cáo báo chí cho biết lợi nhuận ròng trên cổ phiếu Contoso Pharmaceuticals Bạn có thể gây chú ý người đọc cách sử dụng các đinh dạng in đậm (bold), in nghiêng (Italic), gạch chân (underline) Bạn có thể thực điều này cách sử dụng các nút trên Ribbon dùng phím tắt Chọn đoạn văn mà bạn muốn gây chú ý, sau đó chọn thẻ Home trên Ribbon, bạn có thể định dạng văn các nút phần Font Ví dụ, muốn in đậm văn hãy Click vào nút Bold (hoặc dùng phím tắt Ctrl + B) Nếu bạn thấy chữ in đậm nhìn không vừa mắt, sau thực lệnh in đậm hãy nhấn phím Undo trên công cụ truy cập nhanh phía trên cùng Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 17 (18) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 cửa sổ Word Hoặc bạn có thể chọn văn vừa in đậm nhấn nút Bold (hoặc phím tắt Ctrl + B) lần Bạn có thể thay đổi màu sắc để đoạn văn trông nội bật Vẫn thẻ Home và phần Font trên Ribbon, bạn hãy tìm đến nút Font Color Clcik vào mũi tên trên nút , di chuyển chuột lên trên màu trên bảng màu Bạn có thể xem trước đoạn văn chọn trông nào với màu Khi bạn đã chọn màu mình thích, hãy Click lên màu đó c Thêm nhanh kiểu trang trí (Style) Bạn có thể thêm điểm nhấn cách in đậm, in nghiêng, đổi font chữ, kích cỡ, màu sắc v.v Nhưng thay vì làm bước riêng biệt tốn thời gian bạn có thể áp dụng các kiểu trang trí nhanh (Quick Styles) Quick Styles là tập hợp các định dạng, bạn có thể thay đổi in đậm, in nghiêng, font chữ, kích cỡ, màu sắc cái Click-Chuột Để thêm kiểu trang trí hãy chọn đoạn văn mà bạn muốn, sau đó phần Styles thẻ Home bạn có thể di chuyển trỏ chuột ngang qua kiểu trang trí để xem đoạn văn thay đổi tương ứng nào Nếu chưa chọn kiểu vừa ý, hãy nhấn nút More để mở rộng bảng liệt kê các kiểu Khi đã chọn kiểu phù hợp, Click chuột vào đó Đừng lo lắng bạn chọn sai kiểu trang trí, bạn có thể chọn kiểu khác lúc nào cách lập lại các thao tác trên d Tạo danh sách Bảng thông cáo báo chí các điểm thành công Quý vừa qua, các điểm này bật trình bày dạng danh sách Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 18 (19) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Bạn có thể sử dụng danh sách dạng chữ số (Numbering) dạng ký hiệu (Bullet) để gây chú ý Chọn đoạn văn mà bạn muốn tạo danh sách Tại thẻ Home, phần Paragraph, click vào Bullets bạn Numbering Word tự động tạo danh sách cho e Thêm bớt khoảng trống Bạn có thể dễ dàng thay đổi khoảng cách các dòng toàn tài liệu đoạn văn chọn Để thay đổi khoảng cách dòng toàn tài liệu đầu tiên bạn phải chọn tất tài liệu cách nhấn phím tắt Ctrl + A Để thay đổi khoảng cách dòng đoạn văn bản, bạn cần di chuyển điểm chèn nội dung đến đoạn văn đó, không cần phải chọ đoạn Sau đó, thẻ Home, phần Paragraph, nhấn vào nút Line Spacing Có ký hiệu cho biết khoảng cách dòng Hãy chọn khoảng cách mà bạn mong muốn Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 19 (20) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 f Sử dụng kiểu định dạng cho toàn tài liệu Bảng thông cáo báo chí chúng ta trông khá ổn, nó có tiêu đề, các điểm nhấn in đậm, có nhiều màu khác nhau, danh sách bắt mắt Bước cuối cùng, hãy xem qua Tập hợp các kiểu trang trí nhanh (Quick Style sets), đó là tập hợp các kiểu trang trí bạn có thể dùng để thay đổi phong cách trang trí toàn tài liệu với cú Click-Chuột Mỗi Tập hợp (set) bao gồm các định dạng trang trí cho Tiêu đề, Tựa, Trích dẫn, font chính v.v tất thiết kế cách thống Mỗi thay đổi Style Set, các Style tương ứng thay đổi mà không bị chồng chéo Ví dụ Style cho Tiêu đề (Heading) thay cho Style tiêu đề cũ không phải cho Style Tựa (Title) cũ Để xem tài liệu thay đổi nào hãy chọn thẻ Home, Click vào Change Style phần Styles, sau đó chọn Style Set Di chuyển chuột trên Style danh sách, trỏ chuột dừng trên Style nào đó bạn thấy tài liệu thay đổi theo Style tương ứng Khi đã chọn Style vừa ý, hãy Click lên nó Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 20 (21) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 PHẦN II: LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI Làm quen nhanh với giao diện 2007 a Làm quen với Ribbon Lần đầu tiên mở Word 2007 lên có thể bạn ngạc nhiên với giao diện hoàn toàn so với các phiên trước Phần thay đổi lớn là Ribbon nằm trên cùng cửa sổ chương trình Thanh Ribbon thể sẵn lệnh thông dụng nhờ đó bạn không phải lục tung hàng đống menu để tìm thứ bạn cần Tại lại có thay đổi này? Câu trả lời là để giúp cho bạn làm việc dễ dàng và hiệu Thanh Ribbon nghiên cứu và thiết kế cho các lệnh đặt vị trí hợp lý b Có gì trên Ribbon? Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 21 (22) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Thanh Ribbon có thành phần bản, có ích bạn biết phần gọi là gì và cách sử dụng chúng Tab (thẻ) có Tab nằm ngang phía trên, Tab đại diện cho vùng hoạt động Group (nhóm) Tab bao gồm nhiều Group tập họp các đối tượng có liên quan mật thiết với Command (lệnh) Command có thể là nút, vùng để nhập nội dung Menu (trình đơn) Mọi thứ trên Tab lựa chọn cẩn thận dựa trên các hoạt động người dùng Ví dụ Tab Home chứa lệnh có tần suất sử dụng nhiều chẳng hạn các lệnh nhóm Font để định dạng văn như: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v c Nút hiển thị hộp thoại nhóm Mới nhìn qua bạn có thể không tìm thấy lệnh nào đó đã có các phiên Word trước Đừng lo, số nhóm có nút hình mũi tên chéo nằm góc phải bên nhóm Nút mũi tên đó gọi là Dialog Box Launcher (nút mở hộp thoại) Nếu bạn Click vào nút đó nó mở các tùy chọn liên quan đến nhóm tương ứng Các tùy chọn này xuất dạng hộp thoại mà bạn thấy các phiên Word trước đây Nhân tiện nói các phiên Word trước, bạn có thể tự hỏi liệu bạn có thể chọn giao diện giống các phiên trước Word 2007 không Câu trả lời là KHÔNG Tuy nhiên, sau đã quen thuộc với giao diện bạn cảm thấy thích thú với tiện lợi mà nó mang lại d Những Tab phụ Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 22 (23) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Khi bạn chọn một ảnh, tab phụ có tên Picture Tools xuất hiện, Tab này chứa các lệnh liên quan đến việc xử lý hình ảnh Word Trong phiên 2007, có số Tab xuất trên Ribbon bạn cần đến chúng Giả sử bạn vừa chèn ảnh vào tài liệu, bây bạn muốn có hiệu chỉnh liên quan tới ảnh này chẳng hạn chọn cách văn bao quanh ảnh nào có thể bạn muốn cắt xén phần thừa ảnh Vậy bạn có thể tìm các lệnh liên quan đâu? Chọn ảnh Tab phụ Picture Tools xuất hiện, hãy click vào đó Các nhóm và lệnh xuất để bạn có thể xử lý hình ảnh, nhóm Picture Styles chẳng hạn Khi bạn click ngoài ảnh, Tab Picture Tools biến và các nhóm khác xuất trở lại e Toolbar mini Khi bạn chọn đoạn văn từ và chuyển trỏ chuột đén đó, Toolbar (thanh công cụ) nhỏ xuất dạng mờ Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 23 (24) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Một số lệnh định dạng hữu dụng bạn muốn nó xuất hoàn cảnh Giả sử bạn muốn định dạng nhanh văn bạn Tab Page Layout Đương nhiên bạn có thể Click vào Tab Home để sử dụng lệnh định dạng đó, nhiên có cách nhanh hơn: Chọn phần văn muốn định dạng sau đó chuyển trỏ chuốt tới vị trí đó Một công cụ nhỏ xuất dạng mờ Nếu bạn rê chuột đến đọ, công cụ này rõ và bạn có thể sử dụng các tùy chọn trên đó để định dạng văn Toobar Mini hữu ích cho định dạng nhanh văn bản, nhiên bạn phải làm muốn vài lệnh khác xuất thường trực Hãy xem phần Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh) f Thanh công cụ truy cập nhanh Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) là vùng nhỏ nằm trên góc trái Ribbon, nó chứa các lệnh mà bạn dùng ngày này qua ngày khác như: Save, Undo, Repeat Bạn có thể thêm vào lệnh mà mình thường dùng để nó luôn xuất mà không cần biết Tab là gì Click phải chuột vào nút lệnh mà bạn muốn thêm vào Quick Access Toolbar, chọn Add to Quick Access Toolbar g Ẩn tạm thời Ribbon Thanh Ribbon giúp cho thứ Word 2007 trở nên tập trung và dễ dàng tìm kiếm thứ cần thiết Tuy nhiên, đôi bạn không cần phải tìm thứ gì Bạn muốn tập trung làm việc với tài liệu mình và bạn muốn có nhiều không gian Thật đơn giản, hãy tạm ẩn Ribbon Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 24 (25) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Cách ẩn Ribbon: Nhấp đúp chuột vào Tab tại, các nhóm Tab biến Như bạn đã có nhiều khoảng trống Khi nào bạn muốn Ribbon xuất trở lại, hãy nhấp đúp vào Tab lần h Sử dụng bàn phím Những người yêu bàn phím, đây là phần dành cho các bạn Phìm tắt bắt đầu với Ctrl các phiên trước Ví dụ Ctrl + C là Copy, Ctrl+S là lưu tài liệu Thiết kế Ribbon dẫn đến hệ thống phím tắt với lợi ích lớn so với phiên trước: - Mọi lệnh có phím tắt - Các phím tắt yêu cầu nhấn ít phím - Các phím tắt (Short Cut) có tên mới: Key Tips Nhấn phím Alt để các Key Tips xuất cho tất các Tab, các nút lệnh trên Quick Access Toolbar, nút Microsoft Office Lúc này, bạn có thể nhấn Key Tip cho Tab mà bạn muốn hiển thị, ví dụ nhấn H để hiển thị Tab Home Các Key Tip cho lệnh Tab Home xuất và bạn việc nhấn Key Tip lệnh mà bạn cần Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 25 (26) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 a Phiên Office thiết kế hướng người dùng Có nhiều thay đổi tương tự Office 2007 Tin tốt lành đó là các lệnh và các công cụ đã đưa trước mắt người dùng và luôn trạng thái sẵn sàng Thay vì có khoảng trên 30 công cụ các lệnh bị vùi hàng tá menu các hộp thoại thì đây bạn đã có trung tâm điều khiển (Control Center) kết hợp thứ với cách trực quan Một đã quen thuộc với Ribbon chương trình (Word, Excel, Access ), bạn cảm thấy dễ dàng chương trình khác b Các lệnh tổ chức nào? Các lệnh Paste, Cut và Copy thường sử dụng Word và Excel, đó, theo logic các lệnh này đặt Tab Home, Tab đầu tiên trên Ribbon Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 26 (27) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Các lệnh tổ chức theo cách chúng sử dụng Microsoft nhận thấy người dùng có số lệnh ưa thích mà họ dùng dùng lại hàng ngày Những lệnh đã đặt nơi bật và tiện dụng Ví dụ lệnh Paste là lệnh có tần suất sử dụng cao nhất, không cho nó khoảng không gian lớn so với các lệnh liên quan là Copy và Cut Các lệnh thông dụng không còn phải chia sẻ không gian trên công cụ với lệnh liên quan ít dùng Những thứ hữu dụng đặt tầm tay bạn Những lệnh có tần suất sử dụng thấp có phần nhỏ trên công cụ Ví dụ người dùng ít sử dụng lệnh Paste Special lệnh Paste, đó muốn truy cập lệnh Paste Special bạn hãy nhấn phím mũi tên bên lệnh Paste c Nhiều lệnh xuất cần thiết Tab phụ Picture Tools xuất bạn chèn ảnh vào Word Những lệnh bạn thường sử dụng nằm trên Ribbon và luôn trạng thái sẵn sàng Trong đó, số lệnh khác xuất bạn thực cần Chẳng hạn bạn không có ảnh nào tài liệu thì các công cụ để xử lý hình ảnh không cần thiết phải xuất Nhưng cần bạn chèn vào ảnh, Tab phụ Picture Tools xuất cùng với Tab Format chứa các lệnh để bạn làm việc với các ảnh Khi bạn kết thúc công việc với ảnh Tab Picture Tools biến Nếu bạn muốn làm việc lại với ảnh, cần Click lên nó, Tab Picture Tools lại xuất Word biết bạn làm gì và cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết phù hợp Thanh Ribbon phản ứng với các hành động bạn Vậy bạn không cần phải lo lắng không luôn nhìn thấy tất các lệnh Hãy thực bước đầu tiên, sau đó thứ bạn cần tự động xuất Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 27 (28) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 d Sẽ có nhiều tùy chọn bạn cần Click vào phím mũi tên phía nhóm bạn cần nhiều tùy chọn liên quan tới nhóm đó: Click vào phím mũi tên nhóm Font Hộp thoại Font xuất với đầy đủ các tùy chọn Khi bạn thấy phím mũi tên nhỏ phía nhóm có nghĩa là nhóm đó có thêm nhiều tùy chọn ẩn Click vào phím mũi tên này (phím này gọi là Dialog Box Launcher) hộp thoại bảng chứa lệnh (Task Pane) Ví dụ PowerPoint, nhóm Font thẻ Home chứa các lệnh font chữ thay đổi kiểu chữ, kích thước, màu sắc, in đậm, in nghiêng, gạch Nhưng bạn muốn sử dụng các lệnh định dạng font ít thông dụng supperscript thì bạn phải click vào phím mũi tên bên nhóm Font để mở hộp thoại Font có chứa lệnh supperscript và các lệnh khác liên quan đến font chữ Sau đó di chuyển điểm chèn nội dung tới cuối đoạn Cuối cùng, nhấn vào phím Paste trên Ribbon Hoặc bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + V Câu bạn muốn di chuyển đã dời tới nơi bạn mong muốn e Xem trước thay đổi trước chọn Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 28 (29) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Bạn đã phải rơi vào cảnh lặp lập lại các thao tác Chọn Lựa - Hủy (Undo) - Chọn Lựa chưa? Bạn chọn Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hiệu chỉnh ảnh Nhưng thay đổi đó dẫn đến kết không vừa ý, là bạn nhấn Undo, sau đó lại thực lựa chọn khác Vòng lặp nhàm chán đó diễn có kết làm bạn hài lòng Giờ đây, bạn có thể nhìn thấy kết tùy chọn Mỗi bạn rê chuột ngang tùy chọn nào đó phần văn hình ảnh mà muốn chỉnh thay đổi tương ứng Khi đã chọn giải pháp ưng ý, hãy click lên nó Bạn không phải đụng đến lệnh Undo f Tạo công cụ riêng bạn Bạn đã phải rơi vào cảnh lặp lập lại các thao tác Chọn Lựa - Hủy (Undo) - Chọn Lựa chưa? Bạn chọn Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hiệu chỉnh ảnh Nhưng thay đổi đó dẫn đến kết không vừa ý, là bạn nhấn Undo, sau đó lại thực lựa chọn khác Vòng lặp nhàm chán đó diễn có kết làm bạn hài lòng Giờ đây, bạn có thể nhìn thấy kết tùy chọn Mỗi bạn rê chuột ngang tùy chọn nào đó phần văn hình ảnh mà muốn chỉnh thay đổi tương ứng Khi đã chọn giải pháp ưng ý, hãy click lên nó Bạn không phải đụng đến lệnh Undo g Sử dụng độ phân giả màn hình khác làm thay đổi cách hiển thị Ribbon Trong hình là phần thông cáo báo chí, tất thứ trông giống Không tiêu đề, không hướng dẫn, không có điểm nhấn quan trọng để gây chú ý cho người đọc Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 29 (30) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Nhóm Show/Hide Tab View hiển thị đầy đủ mà hình độ phân giải cao, màn hình có độ phân giải thấp, bạn phải nhấn vào nút mũi tên nhìn thấy các lệnh Những gì bạn đã tìm hiểu phiên Office áp dụng màn hình bạn có độ phân giải cao Nếu màn hình bạn có độ phân giải thấp, 800x600 pixel chẳng hạn, thì số nhóm lệnh hiển thị tên nhóm không hiển thị tất các lệnh Bạn phải nhấn vào nút mũi tên bên tên nhóm để truy cập tất các lệnh Nhìn vào hình minh họa trên, độ phân giải cao nhóm Show/Hide hiển thị đầy đủ các lệnh, đó với độ phân giải thấp nó hiển thị tên nhóm mà không có lệnh nào Trong trường hợp này bạn phải nhấn vào nút mũi tên để truy cập các lệnh Tổng quát, nhóm tên nhóm độ phân giải thấp là nhóm lệnh thường ít sử dụng Chế độ Minimize: dù bất kì độ phân giải nào, bạn thu nhỏ cửa sổ chương trình lại thì số nhóm còn hiển thị tên nhóm Càng thu nhỏ cửa sổ chưa trình thì số nhóm hiển thì tên tăng lên Tablet PC: Nếu bạn dùng Tablet PC (Máy tính dạng bảng) với màn hình nhỏ bạn thấy Office 2007 hiển thị phiên Ribbon với các Tab và nhóm nhỏ Ngược lại với màn hình lớn Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 30 (31) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 PHẦN III: SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG Sức mạnh các biểu mẫu (Template) Mặc dù có thể bạn đã làm việc với Word và quen thuộc với các tài liệu Word, có thể bạn không tường tận các biểu mẫu Biểu mẫu là gì? Nó có thể giúp ích cho bạn sao? Một biểu mẫu là loại tài liệu đã có sẵn nội dung đó.như văn bản, kiểu trang trí, định dạng; định dạng trang canh lề, cách dòng; các yếu tố trang trí màu sắc, đường viền Hãy xem biểu mẫu trợ giúp hữu ích bạn bắt đầu soạn thảo tài liệu Giả sử hàng tuần bạn có họp và bạn phải soạn soạn lại lịch họp với vài thay đổi nhỏ lần Hãy bắt đầu với số thông tin phù hợp đã chuẩn bị sẵn giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian Hãy theo dõi vài ví dụ tạo tài liệu từ các biểu mẫu sẵn có Word và Office các phần sau Bạn có thể sử dụng các biểu mẫu này để tào các tài liệu chuyên nghiệp và ấn tượng cho riêng mình Sử dụng các mẫu trang bìa Fax có sẵn Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 31 (32) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Giả sử công việc bạn phải thường xuyên gửi Fax cho khách hàng và đối tác, bạn luôn cần có trang bìa ghi lại nội dung các bảng Fax Bạn có thể tự tạo trang bìa bạn gửi / nhận Fax Hoặc bạn có thể sử dụng biểu mẫu sẵn có Word Bản tìm thấy biểu mẫu trên hình minh họa, nhiều biểu mẫu khác Word Bạn cần điền các thông tin phù hợp, in và gửi Fax Thế là xong, đơn giản và nhanh chóng Thậm chí bạn có thể thêm xóa số phần tùy theo nhu cầu cụ thể, nhiên, gì thiết yếu đã có sẵn và bạn không phải số Sử dụng các mẫu lịch làm việc sẵn có Đây là ví dụ khác cho thấy các biểu mẫu Word có thể giúp ích cho bạn nào Hãy tưởng tượng bạn giao nhiệm vụ thiết kế lịch họp hàng tuần cho nhóm Trước trang tài liệu rỗng, bạn hãy thử tham khảo số biểu mẫu có trên trang Microsoft Office trực tuyến - bạn có thể liên kết trực tiếp tới các biểu mẫu này (bạn hướng dẫn sau) Có nhiều biểu mẫu các danh mục khác nhau, thông dụng là: Lịch làm việc Lịch ngày tháng, Thư từ, Sơ Yếu Lý Lịch v.v Có nhiều cho bạn lựa chọn Hình minh họa cho thấy biểu mẫu: Đây là mẫu đơn giản và trực quan với các văn và vùng đã định dạng để bạn điền Một mẫu hoàn chỉnh, theo phong cách nghệ thuật Mẫu này sử dụng định dạng Bảng (Table) và sử dụng các màu sắc khác để phân biệt các vùng Đây là mẫu tương đối phức tạp Tìm biểu mẫu đã cài đặt kèm với Word Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 32 (33) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Có khoảng 30 biểu mẫu cài đặt kèm với Word như: Thư từ, Fax, Báo Cáo, Sơ Yếu Lý Lịch và Blog Bạn tìm thấy các biểu mẫu này cách: Click nút Microsoft Office, sau đó chọn New Trong cửa sổ New Document chọn Installed Templates Click vào các hình đại diện và xem thử biểu mẫu trông nào phía bên phải Khi chọn mẫu phù hợp, Click vào nút Create Một tài liệu tạo dựa trên biểu mẫu bạn chọn, và việc bạn bây là điền nội dung phù hợp Tìm các biểu mẫu trên trang Microsoft Office trực tuyến Tạo tải liệu bước trên, nhiên thay vì chọn Installed Templates bây bạn chọn theo các danh mục phía phần Microsoft Office Online Hãy Click vào danh mục để xem hình đại diện các biểu mẫu danh mục đó Tương tự với các biểu mẫu cài đặt sẵn, bạn Click vào hình đại Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 33 (34) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 diện thì mẫu xem trước biểu mẫu đó lên phía bên phải.Một số danh mục Thư Từ (Letters) có các danh mục để bạn lựa chọn Để tải các biểu mẫu máy bạn hãy chọn hình đại diện biểu mẫu nhấn Download Biểu mẫu tải mở tài liệu mới, sẵn sàng cho bạn làm việc Biểu mẫu gốc không bị thay đổi, nó nằm trên trang Microsoft Office trực tuyến Tuy nhiên, đã lưu máy tính bạn, cần sử dụng bạn hãy mở thư mục My Templates Word mà không cần tải lần Khả đặc biệt biểu mẫu Như đã đề cập các phần trước, bạn mở biểu mẫu tài liệu tạo dựa trên biểu mẫu mà bạn chọn Thực chất bạn làm việc với không phải thân biểu mẫu Đó chính là khả đặc biệt biểu mẫu: Tự tạo mở, này tạo tất các thành phần biểu mẫu tài liệu hoàn toàn Bạn làm việc với tài liệu đó, thừa hưởng tất các thành phần có biểu mẩu và có thể thêm bớt nội dung tùy ý Vì bạn làm việc trên tài liêu nên hiệu chỉnh mà bạn thực không ảnh hưởng tới biểu mẫu gốc, nó luôn giữ trạng thái nguyên Vì vậy, biểu mẫu có thể là tảng cho vô số tài liệu Biểu mẫu và tài liệu là hai định dạng khác Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 34 (35) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Biểu mẫu (Template) và Tài liệu (Document) có định dạng file khác Nếu bạn đã lưu nhiều tài liệu Word có lẽ bạn đã quen thuộc với việc chọn định dạng sẵn có để lưu file Đây là khác biệt Biểu mẫu và Tài liệu: Biểu mẫu lưu dạng Word Template và nó có đuôi file là ".dotx" (các phiên Word trước đây là ".dot") Tài liệu lưu dạng Word Document và nó có đuôi file là ".docx" (các phiên Word trước đây là ".doc") Biểu mẫu và Tài liệu có định dạng file khác và cách hoạt động chúng khác Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 35 (36) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THÔNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007 Danh sách dạng số và ký hiệu a Một danh sách đơn giản Danh sách (List) là thành phần hữu ích tài liệu, nó dùng để tóm tắt, liệt kê thông tin giúp người đọc dễ hiểu và hiểu vấn đề sâu Có dạng danh sách là dạng đánh số (Numbering) và dạng ký hiệu (Bullet) Nếu bạn có chuỗi thông tin có phân biệt mức độ thứ tự thì danh sách dạng số là lựa chọn thích hợp Còn cần liệt kê thì nên dùng dạng ký hiệu Ví dụ minh họa danh sách dạng chữ và số, đơn cấp và đa cấp Danh sách còn có phân cấp: đơn cấp và đa cấp Một danh sách đơn cấp là danh sách mà đó các thành phần loại tính chất Danh sách đa cấp có nghĩa là nhiều thành phần danh sách có thể chứa danh sách khác Bạn có thể thấy khác biệt danh sách đơn và đa cấp hình minh họa Trong phần này chúng ta thảo luận danh sách đơn giản, có cấp (đơn cấp) Các danh sách đa cấp đè cập phần sau b Tạo danh sách cách gõ các ký tự thích hợp Có nhiều cách để tạo danh sách, cách đơn giản là tạo tự động cách gõ số ký tự tổ hợp ký tự đầu câu Nếu bạn muốn tạo danh sách dạng ký hiệu (Bullet) thì hãy đánh dấu (*) đầu câu, là khoảng trắng Dấu * tự động biến thành ký hiệu hình chấm đen là danh sách bạn đã Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 36 (37) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 khởi tạo Khi đã xong thành phần đầu tiên danh sách, hãy gõ ENTER, lúc này chấm đen khác tự động xuất sẵn sàng cho thành phần Nếu muốn tạo danh sách dạng số tự động hãy gõ số và dấu chấm (1.), là khoảng trắng Đây là điểm Word 2007, các phiên trước bạn phải nhấn phím ENTER thì danh sách khởi tạo Danh sách dạng chữ (a, b, c, ) là cách thể khác danh sách dạng số nên cách khởi tạo tương tự: bạn hãy gõ chữ a và dấu chấm (a.) sau đó là khoảng trắng Ngoài dạng hình chấm đen trên, danh sách ký hiệu còn có nhiều biểu tượng khác để bạn chọn lựa hình vuông, hình kim cương, hình mũi tên v.v c Kết thúc danh sách Bạn đã gõ xong phần cuối cùng danh sách, làm để kết thúc và các ký hiệu hay chữ số không tự động xuất Cách dễ để kết thúc việc tạo danh sách là nhấn phím ENTER hai lần liên tiếp Bất nào bạn nhấn ENTER thì ký hiệu số xuất Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 37 (38) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 để chuẩn bị cho thành phần danh sách, nhiên bạn nhấn ENTER lần thì ký hiệu / số đó biến để bạn có thể bắt đầu đoạn văn Nếu bạn muốn thực khác chút chảng hạn lúc danh sách bạn muốn tạo dòng mà không có ký hiệu hay số phía trước và dòng này nằm ngang hàng với thành phần phía trên danh sách Lúc này, hãy sử dụng phím BACKSPACE (xóa lùi) để xóa ký hiệu (hoặc số) đầu dòng giữ nguyên canh lề so với dòng văn phía trên Nếu bạn muốn dòng nằm ngang với ký hiệu (hoặc số) thay vì nằm ngang văn phía trên, hãy nhấn BACKSPACE lần d Ký hiệu hay chữ số Bạn lỡ chọn sai kiểu danh sách? Bạn chọn kiểu danh sách là ký hiệu bây thấy kiểu chữ số hay hơn, ngược lại? Không có gì đáng lo, chuyển qua lại hai kiểu dễ dàng Hãy Click vào vị trí nào danh sách, sau đó nhấn vào nút Bullet Numbering trên Ribbon Bạn có thể dùng các nút trên để bắt đầu danh sách cách Click vào nút phù hợp bắt đầu gõ thành phần đầu tiên danh sách Hoặc bạn có thể chọn đoạn văn mà bạn muốn tạo danh sách nhấn nút phù hợp Mỗi đoạn tương ứng với thành phần danh sách e Thay đổi ký hiệu cho danh sách Nếu bạn có danh sách dạng ký hiệu (Bullet) và cảm thấy nhàm chán với các chấm đen hình tròn thì bạn có thể thay chúng các ký hiệu khác có sẵn Word Hãy Click vào nút mũi tên bên cạnh nút Bullet để xem thư viện Bullet Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 38 (39) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Thậm chí bạn không hài lòng với các ký hiệu sẵn có, bạn có thể tự tạo các ký hiệu riêng mình Hày chọn Define New Bullet để thực điều đó Có dạng ký hiệu mà bạn có thể tạo: Biểu tượng (Symbol) và Hình ảnh (Picture) Các ký hiệu biểu tượng sử dụng ký tự các Font đặc biệt Weddings và Windding Để sử dụng các biểu tượng này bạn phải cài đặt Font phù hợp máy tính Bạn cần chú ý điều này vì bạn gửi tài liệu cho người nào đó mà máy tính họ không có Font phù hợp dẫn đến lỗi hiển thị Ký hiệu dạng hình ảnh thực chất là ảnh nhỏ Bạn có thể tìm thấy nhiều dạng ký hiệu hình ảnh trên Microsoft Office Online Hoặc bạn có thể tự tạo cho riêng mình, cần lưu ý các ảnh này phải nhỏ nên đừng sử dụng các hình ảnh quá phức tạp Cùng với Thư viện Bullet còn có Thư viện Numbering hoạt động tương tự Bạn có thể chỉnh sửa Font, màu sắc, kích thước cho các ký hiệu dạng số danh sách f Định dạng danh sách Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 39 (40) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Chọn các số trên danh sách Định dạng lại Danh sách với kiểu định dạng Bạn có thể định dạnh số ký hiệu danh sách mà không làm ảnh hưởng đến phần còn lại Ví dụ thay vì dùng kiểu màu đen in đậm mặc định bạn có thể thay màu đỏ Cách thự sau: Chọn các chữ số ký cách Click vào số chúng, chú ý không chọn phần văn Sau khí chọn xong hãy dùng các nút lệnh trên Ribbon để định dạng theo ý bạn Clcik ngoài danh sách để xem thay đổi g Làm việc với đoạn văn danh sách và dán danh sách Giả sử bạn có danh sách với các dấu chấm màu đen các số đầu dòng, bạn muốn số thành phần danh sách có các đoạn văn không có ký hiệu nào đầu trên hình minh họa Có nhiều kịch và cách xử lý tùy theo yêu cầu và kinh nghiệm người dùng Giả sử bạn muốn xóa ký hiệu số đầu đoạn nào đó muốn giữ canh lề ngang với phần còn lại danh sách hãy click chuột sau chấm đen nhấn nút BACKSPACE Nếu bạn muốn xóa ký hiệu số đầu đoạn và muốn đoạn đó canh lề cao với canh lề tài liệu thay vì nằm ngang với các thành phần còn lại danh sách hãy chọn vào ký hiệu số đầu dòng nhấn DELETE Để tạo đoạn văn thành phần danh sách hãy nhấn SHIFT + ENTER thay vì nhấn ENTER Lúc này đoạn văn phụ có canh lề ngang với các phần danh sách không có ký hiệu số đầu Để tiếp tục danh sách sau hoàn thành đoạn văn hãy gõ vào số danh sách và dấu chấm (.) danh sách tự động tiếp tục đánh số Lưu ý Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 40 (41) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 là bạn nhấn vào nút Numbering thì Word khởi tạo danh sách và đánh số lại từ đầu Lúc này có nút Auto Correct Options xuất bên cạnh danh sách mới, hãy nhấn vào nút này sau đó nhấn Continue Numbering để danh sách gắn lại vào danh sách cũ Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 41 (42) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI LIỆU Kiểm tra tài liệu chức Track Changes Word 2007 a Track Changes và Comments Bạn xem lại tài liệu cho Sếp trước nó công bố cho toàn công ty và bạn thấy có số điểm cần chình sửa, bạn muốn Sếp mình thấy điểm cần chỉnh sữa đó Hãy bật chức Track Changes, tất thay đổi từ việc thêm, xóa định dạng văn Word đánh dấu Chọn thẻ Review, nhóm Tracking, chọn Track Changes Khi bạn click lần đầu nút Track Changes thay đổi màu sắc, thay đổi nào tài liệu đánh dấu bạn tắt Track Changes cách nhấn nút Track Changes lần b Xem các chỉnh sửa Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 42 (43) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Văn bị xóa nằm hình chữ nhật góc Văn thêm vào gạch và có cùng màu với với viền hình chữ nhật chứa văn bị xóa Những đường đứt quãng phần có thay đổi, nơi nội dung text xóa hay thêm vào Sau bạn mở tab Track Changes, bạn làm việc Word bình thường Khi chèn xóa văn bản, hay di chuyển văn đồ họa, thì các đường đứt quảng đánh dấu thay đổi này, màu sắc và nội dung thay đổi đánh dấu Bạn xóa dòng "with hard work and clear thinking.", dòng văn này đặt box hình chữ nhật nhỏ góc tài liệu, nó đánh dấu là "Bị xóa (Deleted)" để giải thích vì nó phải nằm đó Một đứt quãng màu xanh chạy dài từ hình chữ nhật đến nơi mà dòng văn đã nằm trước bị xóa Bạn thay từ "twelve" "nine" bạn chọn từ "twelve" và gõ "nine" để thay nó (hoặc có thể xóa "twelve" gõ "nine" vị trí đó) Từ "twelve" bị xóa chuyển vào hộp hình chữ nhật góc tài liệu Từ "nine" thêm vào gạch và có cùng màu với viền hình chữ nhật chứa "twelve" Ngoài ra, có gạch dọc phía trước câu mà đó có thực chỉnh sửa c Thêm comment Bạn đã thực số sửa đổi, bạn muốn giải thích lý bạn xóa từ "twelve" câu đầu tiên Rất đơn giản: hãy thêm bình luận (hoặc ghi chú) (Comment), đó là chú thích mà bạn có thể thêm vào các tài liệu Để thực điều đó, chuyển trỏ vào cuối văn bạn muốn chèn Comment, trên thẻ Review, nhóm Comments, chọn New Comment Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 43 (44) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Một Comment đã xuất góc tài liệu, từ mà bạn muốn ghi chú tô sáng cùng màu với màu hình chữ nhật chứa ghi chú (màu tím nhạt hình minh họa) Bạn có thể phân biệt Comment và văn bị xóa dựa vào các điểm sau: - Hình chữ nhật chứa Comment có tô màu hình chứa văn bị xóa có viền có màu - Nhãn "Comment" trên hình chữ nhật chứa ghi chú - Tên người ghi chú Lưu ý: Bạn không cần phải mở Track Changes để chèn Comment, vì bạn có thể thêm comment thời điểm nào d Phân biệt việc chỉnh sửa người tham gia review tài liệu Khi có nhiều người review tài liệu, bạn có thể biết thay đổi nào đã thực Dưới đây là số cách biết người nào đã thay đổi gì Di chuyển trỏ lên văn chèn vào tài liệu, trên các văn đã bị xóa hình chữ nhật góc tài liệu Đối với sửa đổi, bạn thấy ScreenTip tên người sửa và các loại các sửa đổi, chẳng hạn "đã xóa" (deleted) "chèn" (inserted) Các ScreenTip hiển thị thông tin đã bị xóa chèn vào văn Một cách khác để phân biệt người tham gia hiệu chỉnh tài liệu là dựa vào màu sắc Word tự động đánh dấu màu sắc người tham gia hiệu chỉnh, người màu khác Giả sử bạn Word gán cho màu hồng hiệu chỉnh tài liệu, bạn muốn xem chỉnh sửa mình thì hãy tìm văn có tô sáng các hình chữ nhật màu hồng góc e.Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến các đánh dấu thay đổi ghi chú Mặc dù tắt Track Changes, thay đổi còn thấy tài liệu Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 44 (45) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Nếu bạn muốn biết tắt chức Track Changes có làm đánh đánh dấu ghi chú tài liệu không thì câu trả lời là KHÔNG Như hình minh họa, thứ bạn làm với tính Track Changes còn bạn đã tắt Track Changes Chỉ có điểm lưu ý là sau tắt Track Change thì thay đổi bạn không còn Word đánh dấu f Chấp nhận từ chối comment (ghi chú) và thay đổi Sử dụng nút Accept để chấp nhận thay đổi cùng lúc liên tục các thay đổi, để chấp nhận tất các thay đổi cùng lúc Sử dụng các nút Reject để từ chối thay đổi cùng lúc liên tục các thay đổi, để từ chối tất các thay đổi cùng lúc Sử dụng các nút Previous để xem ghi chú hiệu chỉnh theo hướng lên trên tài liệu Sử dụng nút Next để xem theo hướng xuống cuối tài liệu Khi tất thay đổi đã hoàn tất, người nào đó phải có trách nhiệm xem lại tài liệu sau đó chấp nhận từ chối thay đổi Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 45 (46) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Sử dụng nút Accept Reject trên Tab Review nhóm Changes Click-Chuột-Phải lên tài liệu để chấp nhận hay từ chối thay đổi và comment (bình luận, ghi chú) Khi thay đổi và comment chấp nhận bị xóa bỏ, tài liệu bị đánh dấu để chi comment và thay đổi đã xóa khỏi tài liệu Nhữn thay đổi chấp nhận sẻ trở thành phần tài liệu nó lưu lại Track Changes và Comments - tính nâng cao a Ẩn tạm thời thay đổi Hãy tưởng tượng bạn xem lại phần thay đổi tài liệu thực Richard, Kai và Pilar Bạn muốn xem phần thay đổi Pilar trước và biết bạn có thể tìm góp ý tài liệu Pilar cách di chuyển trỏ chuột lên tất thay đổi để thấy tên Pilar xem màu sắc Word gán cho hiệu chỉnh cô Tuy nhiên, bạn nghĩ bạn có thể xem phần sửa chữa Pilar mà không xem phần Richard và Kai thì không ổn, đặc biệt tài liệu dài Hãy tiếp tục khám khá cách nào để học thay đổi track Để xem sửa chữa Pilar, bạn có thể làm ẩn cái sửa chữa Richard và Kai Cách thực sau: Trên tab Review tab, nhóm Tracking, click dòng Show Markup, vào Reviewers và xóa dấu chọn trên mục All Reviewers, nó làm ẩn tất hiệu chỉnh, người nào Sau đó click dòng Show Markup lần nữa, vào Reviewers và click vào hộp tên Pilar Nó phần comment và phần hiệu chỉnh Pilar Bạn có thể chấp nhận từ chối gì đã hiệu chỉnh Pilar tức thì có thể để sau Khi bạn đã thực xong, thì hãy xem lại phần đã bị sửa chữa người khác cách click Show Markup lần nữa, sau đó chọn All Reviewers Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 46 (47) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 b Xem tài liệu trước và sau thay đổi Khi tài liệu đã có nhiều comment và phần bị sửa chữa, bạn có thể tự hỏi tài liệu trước đây nào bạn có nên chấp nhận từ chối các hiệu chỉnh Tính này thực sau: Trên Tab Review, nhóm Tracking, Final Showing Markup là chức chọn mặc định để hiệu chỉnh tài liệu Để xem lại tài liệu trước đây, bạn Click vào Original Để xem tài liệu trông nào các hiệu chỉnh chấp nhận và comment đã xóa, hãy Click vào hộp Display for Review và sau đó chọn Final Nên nhớ comment và gì hiệu chỉnh không bị xóa Sau review tài liệu, click Final Showing Markup để xem lại comment và hiệu chỉnh lần c Ẩn thay đổi không làm xóa comment và cái bị điều chỉnh Như đã đề cập trước đây ẩn comment và hiệu chỉnh không xóa chúng, mà cho bạn thấy tài liệu (không thấy hiệu chỉnh lên màn hình) Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 47 (48) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Cách để xem gì ẩn tài liệu Trên tab Review, nhóm Tracking, Click Show Markup và chắn đã có dấu check trên Comments, Ink, Insertions and Deletions và Formatting Chọn vào Reviewers trên menu Show Markup và chắn đã có dấu check trên All Reviewers d Kiểm tra comment và hiệu chỉnh Sử dụng nút nhóm Changes để chấp nhận hay từ chối hiệu chỉnh xóa comment Để thấy nội dung tài liệu ẩn hiệu chỉnh comment, hãy Click nút nào nhóm Comments Changes Bạn thấy hộp thoại mở lên hình trên, Click Show All để xem tất comment và hiệu chỉnh Cách để làm các hiệu chỉnh là chấp nhận xóa chúng Cách làm bỏ comment là chấp nhận từ chối chúng Khi chấp nhận thì các hiệu chỉnh và comment trở thành phần tài liệu và không bị đánh dấu Khi bạn từ chối xóa các hiệu chỉnh và comment thì gì chỉnh sửa trở lại trạng thái trước thực chỉnh sửa Trước bạn phân phối tài liệu cho người khác, hãy bạn đã thực các chấp nhận từ chối xóa với hiệu chỉnh trên tài liệu Sẽ không chuyên nghiệp tài liệu bạn gửi cho người khác còn các nội dung chỉnh sửa e Chọn cách tạo track Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 48 (49) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Bạn có thích hình chữ nhật chứa văn bị xóa hay các ghi chú không? Hay bạn muốn thay đổi kích thước chúng? Khi text chèn vào tài liệu bạn thích đoạn text này xuất với hai dòng gạch chân hay dòng gạch chân? Bạn có vài chọn lựa cho việc thể comment và các hiệu chỉnh Cách làm sau: trên Tab Review, nhóm Tracking, Click vào dòng Track Changes, sau đó click Change Tracking Options Bạn có nhiều chọn lựa để tùy biến thể tính Track Changes Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 49 (50) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 PHẦN VI: NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU Căn Header và Footer a Thêm vào số trang, ngày Nếu bạn không cái gì gọi là headers and footers, thì hãy nghĩ đến việc định dạng trang sách Thông thường tên sách thường xuất đầu trang và tên chương xuất trang đối diện và là số trang Đó là dạng thể Header và Footer, nó ứng dụng cách tương tự Word Thường thì có thể bạn muốn đánh dấu số trang suốt tài liệu Các thông tin khác tên tài liệu, tác giả, ngày in; tên công ty, địa email, địa web; tên file và vị trí file Không có qui luật cụ thể nào với Header và Footer, Word 2007, bạn có thể tạo Header và Footer theo ý mình b Đánh dấu số trang Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 50 (51) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Số trang (Page numbers) là sử dụng thông thường Header Footer, vì nó thật cần thiết cho tài liệu Để đánh dấu số trang vào tài liệu ta làm sau: Trên Tab Insert, nhóm Header & Footer, chọn Page Number Chọn nơi mà số trang xuất hiện, ví dụ trên, dưới, Sau đó chọn kiểu số thư viện Số trang áp dụng suốt tài liệu và chúng thay đổi bạn xóa hay thêm vào số trang tài liệu c.Thêm vào ngày tháng Một vài Headers và Footers có sẵn thư viện bao gồm Text Area (khu vực chèn văn bản) đặc biệt cho việc chèn ngày Nhưng bạn có thể chèn ngày độc lập với Headers và Footers Cách làm sau: Click Header Footer nơi bạn muốn ngày xuất trên tài liệu Trong nhóm Insert, chọn Date & Time Chọn loại định dạng ngày Bạn có thể chọn ngày hoặc chọn hai Chọn Update Automatically ô chọn Ngày cho bạn biết bất nào bạn mở tài liệu Bạn có thể cập nhật file mở và điều chỉnh lại trước in ấn d Thêm tên file và đường dẫn đến file Một kiểu Headers Footers thông thường khác là thêm tên cho tài liệu và đường dẫn đến nơi tài liệu lưu trữ Để chèn thông tin này lần bạn phải sử dụng Field (trường nội dung) Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 51 (52) Tìm hi ểu Microsoft Office 2007- T ập 1: Tìm hi ểu Microsoft Word 2007 Hãy làm theo cách hướng dẫn sau: Trong nhóm Insert, click Quick Parts và chọn Field Trong hộp Field, under Field names, chọn FileName Click vào ô chọn Add path to filename Field FileName cho bạn cách cập nhật đường dẫn cách tự động bạn di chuyển tài liệu nơi khác e Xóa bỏ header footer Bạn chuyển tài liệu và bạn cảm thấy cần xóa bỏ nội dung Header hay Footer Giả sử thông tin Footer, chẳng hạn đường dẫn tài liệu không còn cần thiết Trong nhóm Header & Footer, chọn Footer Chọn Remove Footer Số trang và Header có chứa lệnh Remove với tác dụng tương tự Header và Footer cho phần tài liệu Mọi ý kiến góp ý xin gửi địa chỉ: vanbknv@gmail.com 52 (53)