Hệ thống thơng tin truyền thơng kiểm sốt nội Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Nguyễn Thị Hoa NCS, Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp có nhiều yếu tố cấu thành, yếu tố có chức riêng giúp hệ thống kiểm soát nội thực cách toàn diện, đạt mục tiêu Hệ thống thông tin truyền thông tảng quan trọng cung cấp liệu để hoạt động kiểm soát nội thực Trong bối cảnh nay, xây dựng liệu lớn tất yếu với Tập đoàn kinh tế lớn VNPT Hồn thiện hệ thống thơng tin truyền thơng kiểm sốt nội giúp VNPT quản lý hoạt động cách hiệu Thực trạng hệ thống thông tin truyền thông' trorig kiêm sốt nội bọ Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam 1.1 Thực trạng hệ thống thơng tin tồn doanh nghiệp Tại công ty mẹ, theo kết khảo sát cho thấy, tiệc truyền thơng tin đến tồn phận cá nhân có liên quan thực thơng qua Hệ thống thơng tin tích hợp nội (Intranet Intergrated Information system), mạng nội Eoffice phần mềm quản lý tài liệu có phân cấp truy cập cho cá nhân Sự truyền đạt thông tin đáp ứng yêu cầu công việc Hệ thống thông tin tích hợp nội cải tiến hình thức phổ biến, trao đổi, tiếp nhận thông tin nội doanh nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng xử lý công việc cán bộ, viên chức thông qua việc ạo lập kho tư liệu điện tử dùng chung tổ chức phân cấp sử dụng theo chủ đề, chuyên mục thông tin công cụ cập nhật, tra cứu thông in tiện lợi kèm theo Trong năm qua, VNPT tập trung ìguồn lực triển khai thành công hệ thống "MIS/MMIS hay gọi ERP, cung cấp lãng Oracle Mỹ Hệ thống ERP ngày phổ liến triển khai rộng rãi cộng đồng doanh Ighiệp, nhà quản lý Hệ thống ERP mang lại hiệu Ịuả cao cơng tác quản lý kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, quản lý quan hệ với khách hàng Với định hướng VNPT, từ đầu năm 2011, hệ thống ERP VNPT thức triển khai Văn phịng VNPT cơng ty thành viên Hệ thống ERP phần mềm máy tính tự động hố tác nghiệp đội ngũ nhân viên nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động hiệu quản lý toàn diện VNPT Đây hệ thống liệu tập trung, vận hành qui trình nghiệp vụ theo chuẩn quốc tế đó, địi hỏi VNPT phải có quy trình chuẩn hóa, thống Việc triển khai ERP đảm bảo hệ thống thơng tin mang tính thống nhất, phục vụ việc khai thác thông tin, truy vấn liệu đơn vị cấp nhanh chóng tiện lợi tức thời Các công ty thành viên triển khai ứng dụng ERP mức độ áp dụng công ty chưa đồng đều, số hệ thống công nghệ thông tin chưa nâng cấp theo kịp nhu cầu thực tế, đồng thời vấn đề an ninh bảo mật độ sẵn sàng cung cấp dịch vụ hệ thống chưa cao Bảng 1: Đinh glá vi bệ tbóng thơng an loin \~NPT Cơng ty có hệ thống lưu trữ thịng tin đại Cơng ty có áp dụng mạng nội để truyền thông tin tới thành viên Nhà quân lý có đũ thơng tin xác đế định Thõng tin hru trử truyền đẩy đu công ty mẹ cắc công ty thành viên Kiềm sốt viên có quyền truy cập thơng tin cẩn thiết để thực cịng việc cũa Việc tra cứu thông tin nội để thực nhiệm vụ dễ dàng Các thông tin bào mật chặt chè Tập đoàn triển khai hệ thống quàn lý bang phẳm mềm tự động Khơng đồng ý đồng ý 0.0% 3.9% Trung lập Khá đồng ý Đồng ý ĐTB 12.9% 31.1% 52.1% 4.31 0.0% 3.9% 7.9% 22.9% 65.3% 4.49 0.0% 8.9% 26.1% 27.1% 37.9% 3.94 2.95* 7.95* 23.95* 26.85* 38.45* 3.90 1.1% 2.9% 11.8% 35.8% 48.4% 4.28 2.1% 3.9% 15.0% 35.0% 43.9% 4.15 1.8% 2.9% 11.1% 31.8% 52.4% 4.30 1.6% 5.0% 11.8% 35.0% 46.6% 4.20 Nguồn: Khảo sát cùa tác già Việc cập nhật thông tin cho hệ thống sở liệu công ty mẹ với công ty thành viên thực tương đối tốt Trong Tập đồn truyền đạt thơng tin từ công ty mẹ xuống công ty thành viên kịp thời, xác đầy đủ chế truyền đạt thông tin thông qua người đại diện Họ thơng tin cho Tập đồn hình thức văn bản, fax, email, điện thoại trực tiếp tùy thuộc vào độ cấp bách thông tin Các kênh thông tin xây dựng đầy đủ thông suốt Kinh tế Châu Á - Thái Bình Dương (Tháng 5/ 2022) 37 NGHIÊN CỨU 1.2 Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn đóng vai trị quan trọng hệ thống KSNB tất doanh nghiệp nói chung VNPT nói riêng Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn khảo sát, đánh giá, tìm hiểu phương diện: CĐKT áp dụng, mơ hình tổ chức, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế tốn hệ thống báo cáo kế tốn Mơ hình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn VNPT bao gồm: Công ty mẹ đơn vị hạch tốn phụ thuộc cơng ty mẹ Xuất phát từ mơ hình tổ chức trên, VNPT tổ chức hạch tốn theo hình thức phân tán chia làm ba cấp, cụ thể: Công ty mẹ đơn vị hạch toán cấp 1; Tại TCT, đơn vị hạch toán phụ thuộc trực thuộc công ty mẹ đơn vị hạch tốn cấp 2; cơng ty, đơn vị hạch tốn phụ thuộc TCT, cơng ty hạch tốn độc lập đơn vị hạch toán cấp Hiện tại, Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam áp dụng CĐKT doanh nghiệp quy định Nhà nước Tập đoàn kinh tế Do đặc thù VNPT hoạt động nhiều lĩnh vực, bao gồm sản xuất, xây dựng hạ tầng, kinh doanh dịch vụ viễn thông lĩnh vực khác nên hệ thống tài khoản xây dựng thêm tài khoản chi tiết cho phù hợp Hệ thống tài khoản áp dụng VNPT phong phú nhằm phản ánh đầy đủ đối tượng kế toán cụ thể Trong đặc thù cụ thể loại hình, VNPT mở thêm tài khoản cấp Trong tài khoản cấp mở thêm tài khoản cấp tin kể tốn tạí VNPT Đánh Nội dung Hệ thống thông tin kế toán quàn lý băng phẩn mềm chuyên dụng, thuận tiện cho việc nhập liệu vị trí khác Cơng ty có quy định băng văn trinh tụ lập luân chuyến chửng tữ Công ty có quy định việc phân cấp ký chửng từ kế tồn Bộ phận kể tốn thực tốt việc kiềm tra chững từ trước vào sồ Không đồng ý đồng ý 0.0% 2.1% 7.1% 6.8% 7.9% 21.1% 3.2% 5.0% 5.0% 8.9% Trung lặp Khá đồng ý Đòng ý ĐTB 36.1% 54.7% 4.43 33.9% 30.3% 3.73 17.9% 32.1% 41.8% 4.04 20.8% 37.1% 28.2% 3.74 Nguồn: Khảo sát tác giá Trong điều kiện công ty mẹ đơn vị thành viên sử dụng phần mềm kế tốn, tài khoản quy định mã thống Chi tiết mã tài khoản trình bày chi tiết CĐKT áp dụng cho VNPT Có đến gần 90% số người khảo sát khẳng định "hệ thống thơng tin kế tốn quản lý phần mềm chuyên dụng, thuận tiện cho việc nhập liệu vị trí khác nhau" Trong CĐKT ban hành áp dụng cho VNPT hướng dẫn chi tiết việc hạch toán số nghiệp vụ chủ yếu, CĐKT lại đào tạo kỹ cho kế toán đơn vị thành viên nên Tập đồn xảy trường hợp nghiệp vụ mà đơn vị hạch toán kiểu 38 Kinh tế Châu  - Thái Bình Dương (Tháng 5/ 2022) Về hệ thống BCTC: BCTC lập công ty mẹ đơn vị thành viên BCTC niên độ BCTC năm Mẫu biểu BCTC thực theo CĐKT thống áp dụng toàn VNPT bao gồm báo cáo: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ thuyết minh BCTC Về bản, báo cáo quản trị đáp ứng đầy đủ thông tin quản trị nội bộ, nhiên lập với hệ thống BCTC nên mẫu biểu số báo cáo chưa thực chi tiết, đa phần báo cáo lập theo số liệu thực tế phát sinh, chưa có hệ thống báo cáo phân tích biến động số liệu định hướng kế hoạch số liệu phát sinh doanh nghiệp Bên cạnh đó, theo khảo sát có 60% số người hỏi cho "bộ phận kế toán thực tốt việc kiểm tra chứng từ trước vào sổ” Nhiều người cho việc vào sổ thực nhanh chóng, chứng từ khơng kiểm tra kỹ dễ bị chà trộn hố đơn mua Điều nguy hiểm kiểm toán Nhà nước vào kiểm tra Những hạn chế hệ thống thông tin truyền thông trong, kiêm sốt nội Tập đoan Bưu Viên thơng Việt Nam ' Thứ nhất, công ty mẹ, số phần mềm chưa hồn thành cịn giai đoạn thí điểm, thơng tin đưa vào hệ thống không cập nhật đầy đủ hiệu Tập đoàn chưa tiến hành đào tạo cho nhân viên việc sử dụng ứng dụng nên nhân viên Tập đồn cịn gặp nhiều khó khăn sử dụng phần mềm Thứ hai, công ty thành viên, nhiều công ty chưa xây dựng hệ thống mạng nội để truyền đạt thông tin mà việc truyền đạt thông tin thực qua email Việc tổ chức mối liên hệ hệ thống thơng tin kế tốn với hệ thống thơng tin khác cịn chưa đồng quán Thứ ba, nhiều đơn vị thành viên thuộc Tập đồn khơng thực in sổ sách kế toán thường xuyên theo tháng, điều dẫn tới rủi ro số liệu phần mềm gặp trục trặc có vấn đề Thứ tư, bên cạnh việc thiếu máy giúp việc, phận KSNB khơng có đủ công cụ thu thập thông tin để hỗ trợ chức giám sát Mặc dù phăn mềm quản lý văn phòng điện tử đại, nhiên họ cung cấp số lượng hạn chế tài liệu truy cập vào số mảng thơng tin định Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin truyen thơng kiếm sốt nội bọ Tập đồn Bull Viễn thơng Việt Nam 3.1 Hồn thiện hệ thống thơng tin chung tồn Asia - Pacific Economic Review RESEARCH doanh nghiệp Một là, cơng ty thành viên túy theo điêu kiện co' thể nghiên cứu triển khai Hệ thlãng thông tin tích hợp nội Cơng ty mẹ Tập đồn Hệ thống tích hợp loạt tính bao gơm: Quản trị nội dung; Quản trị thông tin người dùng phân quyên truy cập; Cung cẩp số tiện ích cân thiểt theo nhu câu Doanh nghiệp Hai là, tiễp tục nghiên cứu triển khai ERP đon vị thành viên cịn lại Tập đồn Vì ca'c lĩnh vực nhân sự, kể hoạch, tài cơng ty thành viên Tập đồn đạt hiệu cao hon nẽu ứng dụng công nghệ thông tin đại quy mô doanh nghiệp mở rộng lớn sức e'p vê khối lượng cơng việc chãt lượng công việc câng cao ERP giúp nhà quản lý dề dàng tiẽp Cc n thông tin quản trị đáng tin cậy đề co' thê đua quyễt định sở co' đủ thông tin Hệ thống ERP tập trung liệu từ mổi phân hệ vào sở quản lý liệu chung giúp cho phân hệ riêng biệt co' thê chia sẻ thông tin với cách dễ dàng Hơn hệ thõng ERP không chi thu thập xử lý khối lượng lớn giao dịch hàng ngây, mà cịn nhanh chóng lập báo ca'o phân tích thực trạng rãt đa dạng 3.2 Hồn thiện hệ thống thơng tin kẽ tốn Một là, đáp ứng đủ nhân lực vê kể toán chãt lượng cao cho công ty mẹ công ty thành viên Tệp đồn Trong hệ thống thơng tin tồn doanh nghiệp hệ thống thơng tin kể tốn do'ng vai trị vơ quan trọng Mọi hoạt động doanh nghiệp, suy cho đêu co' liên quan đễn tài chính, kẽ tốn hoạt động doanh nghiệp suy cho đêu thực người Do để hệ thõng thông tin kẽ tốn cung cãp thơng tin kịp tì lời co' chất lượng cao trước hết phải đáp ứng đủ nhân cho cơng ta'c kẽ tốn, tuyển dụng người có kinh nghiệm, co' trình độ chun mơn vê lĩnh vực kể toán, tốt nghiệp trường co' danh tì ếng, co' phẩm chẩt đạo đức tốt, trung thực, khách quan công việc Hai là, nên thường xuyên tổ chức buổi tập h uẩn vê CĐKT mới, tập huẩn vê thay đổi chuyển đổi BCTC từ VAS sang IFRS cho ca'c nhân viên kế toa'n toàn Tập đoàn Trên thực tể, cơng tác KTTC, Tập đồn thực tương đối tốt Cả công ty mẹ công ty thành viên Ĩ dụng CĐKT thống Tập đoàn nên tổ ức ca'c buổi tập huấn cho cán làm công tác kẽ án công ty mẹ công ty thành viên vê rihững nghiệp vụ chủ yẽu, vê thay đổi CĐKT so với CĐKT cũ để việc hạch tốn mang tính thống nhẩt, tra'nh trường hợp nghiệp vụ mà mổi đơn vị lại hạch tốn kiêu Ba là, cơng ty mẹ Tập đoàn cân nghiên cứu bổ sung ca'c ba'o cáo phân tích vào hệ thống báo cáo kẽ tốn quản trị Tập đồn, sau đo' phổ biẽn cho đơn vị thành viên Tập đoàn đễ co' sở đánh gia', sốt xe't tồn qua' trình hoạt động lĩnh vực Tập đồn qua đo' co' điêu chỉnh kịp thời thông qua gian lận, sai sót phát Bốn là, cơng ty mẹ Tập đồn ca'c đơn vị thành viển cân nghiên cứu để lựa chọn mơ hình tổ chức công tác KTQT phù hợp với đặc diêm hoạt động, cẩu tổ chức quản lý phục vụ tốt nhãt cho cơng tác quản trị Tập đồn Năm là, Cơng ty mẹ Tập đồn cân ban hành quy định vê trách nhiệm nhân viên kẽ tốn thời hạn tiễn hành cơng việc kễt chuyển, kho'a sổ in sổ kể toa'n từ phân mêm kể toán Sở dĩ cân phải làm đê tra'nh trường hợp nhiêu công ty co' đoàn kiêm tra đễn tiễn hành in sổ kẽ toa'n in sổ kẽ toa'n theo năm, điêu rãt dể dân đẽn rủi ro mat số liệu phân mêm kẽ toán gặp cố trục trặc./ Tài liệu tham khảo Nguyễn Thị Lan Anh (2013), Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội tập đồn Hóa chất Việt Nam, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Bộ Tài Chính (2005), Thông tư 72/2005/TT BTC tháng năm 2005 "Hướng dẫn xây dựng Quy chế quản lý tài cơng ty Nhà Nước hoạt động theo mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty Ngơ Trí Tuệ - Chủ nhiệm đề tài (2004), Xây dựng Hệ thống kiểm soát nội với việc tăng cường quản lý tài Tổng Cơng ty Bưu - Viễn thơng Việt Nam Bùi Thị Minh Hải (2012), Hồn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp may mặc Việt Nam, Luận án tiễn sỹ kinh tế, Trường Đại học kinh tế Hà Nội Kinh tế Châu À - Thái Bình Dương (Tháng 5/ 2022) 39 ... ty chưa xây dựng hệ thống mạng nội để truyền đạt thông tin mà việc truyền đạt thông tin thực qua email Việc tổ chức mối liên hệ hệ thống thông tin kế tốn với hệ thống thơng tin khác chưa đồng... Xây dựng Hệ thống kiểm soát nội với việc tăng cường quản lý tài Tổng Cơng ty Bưu - Viễn thơng Việt Nam Bùi Thị Minh Hải (2012), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp may mặc Việt Nam, Luận... nước vào kiểm tra Những hạn chế hệ thống thông tin truyền thơng trong, kiêm sốt nội Tập đoan Bưu Viên thơng Việt Nam ' Thứ nhất, cơng ty mẹ, số phần mềm chưa hoàn thành cịn giai đoạn thí điểm, thông