Hệ thống thông tin quản lý đề tài tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý kho

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT KẾ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO ĐỒ ÁN HỌC PHẦN HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: Tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý kho GVHD: TS.GVC Nguyễn Quốc Hùng Nhóm thực hiện: Nhóm 10 Nguyễn Lê Thanh Hương (Trưởng nhóm) Trương Ngọc Khanh Trần Nguyễn Phương Thảo Cao Vũ Song Thương Phan Lương Quốc Trung Tín TP Hồ Chí Minh, Tháng 12/2022 MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .5 Lời mở đầu BẢNG PHÂN CÔNG CÁC THÀNH VIÊN .7 Chương 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐỀ TÀI .18 Chương 3: ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP VÀO BÀI TOÁN THỰC TẾ 23 Chương 4: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA PHƯƠNG PHÁP 28 KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN .28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) DANH MỤC HÌNH ẢNH Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) DANH MỤC BẢNG BIỂU Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Lời mở đầu Hiện cách mạng cơng nghiệp 4.0 ngày bùng nổ doanh nghiệp ngày trọng việc quản lý nhà kho coi trái tim hoạt động sản xuất đại Vì doanh nghiệp ngày có nhu cầu cao việc tối ưu hóa hệ thống quản lý kho hàng vừa để nâng cao suất vừa giảm chi phi đáng kể Để đáp ứng nhu cầu nhiều doanh nghiệp hướng tới áp dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS Tại Việt Nam phương diện công nghệ thông tin, hầu hết trung tâm phân phối cần trang bị hệ thống quản lý kho WMS - Warehouse Management System cách mạnh mẽ đủ để kết nối chặt chẽ với hệ thống công nghệ thông tin doanh nghiệp Thế doanh nghiệp Việt Nam chưa làm điều đó, trung tâm phân phối chưa trang bị hệ thống WMS – điểm yếu doanh nghiệp VN, làm giảm hiệu vận hành trung tâm nhiều Cụ thể theo báo cáo công nghiệp thường niên MHIA(2020) khoảng 15% doanh nghiệp Việt Nam áp dụng hồn tồn mơ hình tự động hóa vào quản lý kho hàng nhà máy Bên cạnh cịn số cơng ty thực hiệu hệ thống kho hàng WMS với phần mềm vô hiệu đặc biệt phải kể đến phần mềm Sapo – tảng chuyên quản lý bán hàng đa kênh tin dùng sử dụng nhiều Việt Nam Theo khảo sát WERC – hiệp hội nghiên cứu giáo dục quản lý kho hàng, Mỹ cho thấy lý cần sử dụng hệ thống WMS riêng rẽ sử dụng hệ thống ERP không đủ Cuộc khảo sát cho thấy có 31% doanh nghiệp Mỹ sử dụng WMS phân hệ hệ thống ERP, có tới 57% doanh nghiệp sử dụng WMS phần mềm riêng biệt Vậy ngun nhân lại có chênh lệch đó? Chủ yếu nhà cung cấp ERP khơng đáp ứng toàn chức quản lý WMS Cụ thể hiệu năng(quản lý hệ thống nhân sự, thiết bị, tồn kho,…) khả đáp ứng yêu cầu dịch vụ giá trị tăng Một hệ thống quản lý kho hiệu (WMS) mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp việc quản lý kho hàng như: tối ưu hố quy trình, chuỗi cung ứng, quản lý tồn kho hiệu quả, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, bảo mật hệ thống, cho phép chuyển đổi kỹ thuật số, Nhưng điều quan trọng doanh nghiệp đầu tư vào WMS phải phù hợp với mơ hình kinh doanh, phù hợp với văn hoá, khả yêu cầu hoạt động sản xuất doanh nghiệp Chính nhóm định chọn đề tài “Tìm hiểu quản lý kho” để nghiên cứu, làm đồ án kết thúc môn học Hệ thống thông tin quản lý Mục đích trình bày để cung cấp hiểu biết hệ thống quản lý kho đưa phương pháp để doanh nghiệp ứng dụng vào quản lý kho Từ đánh giá phương pháp để thấy rõ hiệu quả, tối ưu vượt trội doanh nghiệp Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) BẢNG PHÂN CÔNG CÁC THÀNH VIÊN T T Họ tên Nguyễn Lê Thanh Hương (Trưởng nhóm) Trương Ngọc Khanh Trần Nguyễn Phương Thảo Cao Vũ Song Thương Phan Lương Quốc Trung Tín Cơng việc phụ trách Mức độ hoàn thành Viết tổng quan, Chương 100% Chương 2, Kết luận 100% 100% 100% 100% Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Chương 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ Hệ thống thơng tin (HTTT): 1.1 Hệ thống thơng tin gì? Hệ thống thông tin (Information System - IS) hệ thống tập hợp phần tử có mối quan hệ mật thiết với nhau, kết nối với thực chức thu thập, xử lý, lưu trữ thực phân phối liệu, thông tin, thực cung cấp thông tin phản hồi để đạt mục tiêu đề - Hình 1.1 Sơ đồ yếu tố HTTT HTTT hình thành từ yếu tố: Đầu vào: + Dữ liệu thô chưa qua xử lý thu thập nhập vào hệ thống + Đưa liệu vào hệ thống cách thủ công, bán thủ công tự động + Tại đây, độ xác liệu đầu vào xem yếu tố quan trọng để cung cấp liệu chất lượng, hiệu quả, chắn kết đầu nhu cầu Xử lý: + Thực biến đổi liệu đầu vào thành thông tin đầu có ích + Bao gồm: thao tác tính tốn, sàng lọc, phân tích, tổng hợp, + Các hoạt động thường người tự làm, nhờ máy tính thực Đầu ra: + Các tài liệu báo cáo + Đầu hệ thống mang thơng tin liệu cho đầu vào hệ thống khác Thông tin sản phẩm: + Thông tin đầu dùng để biến đổi, điều chỉnh trình đầu vào xử lý liệu HTTT 1.2 Hệ thống thơng tin dựa máy tính: HTTT dựa máy tính (Computer Based Information System - CBIS) hệ thống tập hợp yếu tố phần cứng, phần mềm, sở liệu, người, thủ tục nhằm thực thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ biến đổi liệu thành thông tin Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) - HTTT dựa máy tính có cách để phân loại theo: + Phạm vi hoạt động + Lĩnh vực hoạt động + Mục đích đối tượng phục vụ + Lĩnh vực chức Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL): 2.1 Khái niệm HTTTQL: Theo viết “Hệ thống thông tin quản lý gì? Phân loại HTTTQL” (Lytuong.net, 2021) theo slide giảng buổi môn Hệ thống thông tin quản lý (Thầy Nguyễn Quốc Hùng, 2022) HTTTQL (Management Information Systems - MIS) định nghĩa hệ thống tập hợp yếu tố người, công nghệ, sở liệu, thiết bị, thủ tục, HTTTQL thực nhiệm vụ cung cấp thơng tin hữu ích, xác cho nhà quản lý nhằm giải quyết, đưa định hoạt động kinh doanh, trình quản lý doanh nghiệp, - HTTTQL hệ thống thuộc phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động cụ thể thuộc nhóm HTTT hỗ trợ quản lý (Management Support Systems) - Đây HT giúp đỡ cho nhà quản lý suốt trình thực hoạt động quản lý tổ chức mức: chiến lược (Xác định mục tiêu gầy dựng nguồn lực), chiến thuật (Chi tiết hóa mục tiêu thành nhiệm vụ cụ thể, thực quản lý, nắm bắt tận dụng tối ưu nguồn tài nguyên, nguồn lực kinh doanh), tác nghiệp (Giai đoạn thực nhiệm vụ) - HTTTQL hệ thống lớn gồm nhiều HTTT chuyên chức - Chúng ta sống thời đại mà công nghệ - khoa học - kỹ thuật phát triển vô mạnh mẽ, việc ứng dụng CNTT hoạt động vô hợp lý, đặc biệt hoạt động quản lý thông qua HTTTQL đưa vào tổ chức Vì HTTTQL đóng vai trị vơ quan trọng trình thực hoạt động quản lý doanh nghiệp, tổ chức 2.2 Mơ hình HTTTQL: - Đầu vào HTTTQL Hình 1.2.1.2 Mơ Mơ hìnhhình HTTTQL Hình HTTTQL Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) chủ yếu dựa vào liệu hình thành từ HT xử lý giao dịch (TPS) liệu thu thập từ bên tổ chức cung cấp thơng tin, CSDL hữu ích mang tính ứng dụng cao cho HTTT khác (như DSS, EIS ES) - Các CSDL thu thập xử lý thơng qua HT chun chức tích hợp HTTTQL doanh nghiệp, liệu thực tính tốn, phân tích cách kỹ để đưa thông tin đầu đảm bảo tính hữu ích, tính chuẩn xác - Các HT chuyên chức xử lý liệu phù hợp theo chức hệ thống thông tin đầu phù hợp Hình 1.3 Mơ hình HTTTQL tổ chức 2.3 Chức HTTTQL: - HTTTQL cung cấp cho doanh nghiệp thơng tin hữu ích thơng qua báo cáo cụ thể: + Các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ báo cáo siêu liên kết + Các báo cáo có khn mẫu cố định, mang tính đồng để nhà quản lý khác có khả năng, điều kiện sử dụng với đa dạng nhu cầu khác + Các báo cáo dạng tài liệu giấy (bản in), tài liệu máy tính gửi tệp nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu tiếp tục chạy phần mềm khác + Các báo cáo có tảng cung cấp liệu nội lưu trữ HT máy tính tổ chức 2.4 Vai trò HTTTQL vấn đề định: - HTTTQL HTTT vơ quan trọng q trình quản lý tổ chức - Chúng ta sống thời đại mà công nghệ - khoa học - kỹ thuật phát triển vơ mạnh mẽ, việc ứng dụng CNTT hoạt động vô hợp lý, đặc biệt hoạt động quản lý thông qua HTTTQL đưa vào tổ chức Vì HTTTQL đóng vai trị vơ quan trọng q trình thực hoạt động quản lý doanh nghiệp, tổ chức Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 10 Khi bốc xếp bốc dỡ hàng hoá, hệ thống quản lý kho có nhiều cách thức linh hoạt để hỗ trợ bạn muốn xuất-nhập hàng hoá Một số cách thức phổ biến: bốc dỡ theo khu vực, bốc dỡ theo đợt/lớp, bốc dỡ theo lô/mẻ Yếu tố quy hoạch, xếp hàng hóa theo lơ với lối xen kẽ tiết kiệm thời gian di chuyển, đẩy nhanh hiệu làm việc cho nhân công - Chức quản lý nhân lực Hệ thống quản lý kho giám sát đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên làm việc kho Thông qua bảng đánh giá số đo lường hiệu suất công việc theo tiêu chuẩn cụ thể Hệ thống quản lý kho giúp tiết kiệm thời gian nắm bắt toàn nhân lực kho cách chi tiết công - Chức quản lý vận tải Khi sử dụng hệ thống quản lý kho, không quản lý công việc diễn kho mà việc quản lý vận tải kiểm soát chi tiết Khi nhà quản lý xác nhận đơn hàng, phần mềm quản lý kho tự động xuất vận đơn để gửi cho bên vận chuyển Tiếp theo in danh sách hàng hóa cần chuẩn bị hố đơn tạm tính cho bên đặt hàng.” - Chức quản lý bến bãi “Chức quản lý bến bãi nói chức phổ biến phần mềm Nó hỗ trợ nhà quản lý quy hoạch, xếp kho bãi, phân luồng di chuyển xe vận tải cách dễ dàng Ngoài ra, số phần mềm hệ thống thơng tin quản lý kho cịn có tính hỗ trợ chuyển hàng thơng suốt để đảm bảo hàng hóa xuất- nhập kho liên tục không bị ngắt quãng, gián đoạn Nhờ vậy, doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu hàng tồn nâng cao hiệu giao hàng - Chức hỗ trợ dịch vụ gia tăng Ngoài chức trên, hệ thống thông tin quản lý kho hàng cung cấp, đáp ứng thêm số dịch vụ khác như: cổng thông tin khách hàng, bảng điều khiển KPI theo ngành, quản lý tài liệu, hỗ trợ làm báo cáo hoạt động kho, ” Các thành phần cấu tạo nên hệ thống thông tin quản lý kho - Phần mềm quản lý kho “Là phần mềm dùng để quản lý kho bao gồm chức quy trình chung giúp cho việc quản lý kho dễ dàng Nhiều ứng dụng mơ-đun mở rộng với chức bổ sung giao dịch theo thời gian thực vào hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning).” - Máy tính, Laptop, Điện thoại di động thiết bị điện tử thông minh khác Đây công cụ hỗ trợ doanh nghiệp cài đặt, sử dụng ứng dụng giải vấn đề phát sinh hệ thống thông tin quản lý kho hàng - Máy in mã vạch Các thơng tin thiết yếu hàng hố mã hàng, tên sản phẩm, nhà phân phối, số series, nguồn gốc sản phẩm, tích hợp mã vạch hàng hoá Máy in mã vạch hỗ trợ doanh nghiệp thực hoạt động tạo mã vạch để thể đặc trưng sản phẩm, tránh trường hợp bị nhầm lẫn với hàng hoá doanh nghiệp khác - Máy quét mã vạch Đây thiết bị kết nối với máy tính dùng để đọc mã vạch hàng hoá, thường dùng để nhập liệu, xác định nguồn gốc, thơng tin hàng hố xác trình xuất- nhập kho toán 20 Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) - Mạng không dây Mạng khơng dây hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật tình hình thời gian thực cách kịp thời thời điểm không gian khác Lợi ích, vai trị hệ thống thơng tin quản lý kho Theo viết “ Hệ thống quản lý kho hàng WMS” (Smartlog, 14/12/2019): - Giảm chi phí vận hành “Một hệ thống quản lý kho hàng thiết kế giúp giảm chi phí hoạt động theo nhiều cách khác nhau, theo mơ hình vận hàng doanh nghiệp Loại hệ thống xác định việc sử dụng hiệu lao động không gian Hệ thống thông tin quản lý kho giúp bạn xác định nơi giữ vật liệu, sản phẩm thiết bị định để tối ưu hoá lưu lượng kho bạn Một số hệ thống tiên tiến có trình mô sàn kho, cho phép người dùng tạo sơ đồ tầng tiềm hệ thống Những mô cho phép bạn đặt pallet, kệ, thiết bị khác mà bạn cần để chứa kho mình.” - Tăng cường khả hiển thị hàng tồn kho Một tính quan trọng hệ thống quản lý kho khả hiển thị hàng tồn kho (Inventory visibility) Dữ liệu thời gian thực kho hiển thị thông qua số sê-ri, gắn thẻ RFID mã vạch cung cấp phần mềm hệ thống thơng tin quản lý kho Tồn phương thức cho phép người dùng ghi lại thông tin hàng xuất-nhập kho, đồng thời ghi nhận tất chuyển động hàng hóa kho Hình 2.1 Giao diện hiển thị hàng tồn kho ứng dụng Smartlog “Để thiết lập dự báo nhu cầu đồng thời cung cấp nhìn sâu loại sản phẩm phổ biến với khách hàng thời điểm cụ thể loại khả hiển thị vô cần thiết Ban lãnh đạo thông qua dự báo đưa định nên đầu tư hay loại bỏ sản phẩm Bên cạnh đó, nhiều ưu điểm hệ thống thơng tin quản lý kho, hữu ích trường hợp thu hồi sản phẩm, chức truy nguyên nguồn gốc hàng tồn kho Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 21 Số se-ri đặt sản phẩm cuối cho phép người dùng theo dõi mặt hàng trở lại ID lô ban đầu để xác định xem sản phẩm có phải phần lô bị lỗi hay không Truy xuất nguồn gốc đảm bảo bạn phải thu hồi hàng hóa hư hỏng, thay tất hàng hoá mà bạn nghi ngờ bị hư hỏng.” - Quản lý Just-in-time hàng tồn kho Theo viết “Just-in-time gì? JIT gì?” (Logistics4vn, n.d): Just-in-time (JIT)là lợi ích liên quan đến thực tế quản lý hàng tồn kho hệ thống thông tin quản lý kho Điều giúp giữ mức tồn kho thấp sản phẩm di chuyển qua kho nhanh chóng Nói cách khách, JIT điều hành hoạt động lưu hành sản phẩm cách lập chi tiết kế hoạt theo bước, cho quy trình thực lúc quy trình thời vừa chấm dứt Từ giúp quy trình xuất - nhập kho khơng rơi vào tình trạng để khơng, chờ xử lý hay khơng có nhân công, thiết bị phải đợi để có đầu vào vận hành Cũng nhờ đó, số doanh nghiệp thành công quản lý tồn kho có lượng hàng tồn kho gần khơng - Tăng cường bảo mật Nhân viên sử dụng chương trình quản lý kho đầu yêu cầu sử dụng tài khoản cá nhân tham gia giao dịch Điều tạo nên mối liên kết nhân viên cụ thể với giao dịch cụ thể, tăng khả cải thiện trách nhiệm, giảm bớt nguy cắp số vấn đề khác Đồng thời cho phép nhà tuyển dụng định hội đào tạo khác có phương pháp nhằm cải thiện thực hành nhân viên Ngoài ra, việc sử dụng tài khoản cá nhân ngăn chặn truy cập trái phép, xâm nhập vào báo cáo, phân tích bảo mật doanh nghiệp Mỗi người dùng có quyền xử lý thơng tin cần thiết phạm vi công việc Bằng cách này, doanh nghiệp giảm thiểu nguy bị tiết lộ bí mật công ty vị cạnh tranh - Tối ưu hố quy trình xuất nhập kho hàng Thông qua hệ thống thông tin quản lý kho, vị trí hàng tồn kho, thiết bị cách thức di chuyển hàng kho tối ưu hố Cùng với đó, kế hoạch, lịch trình xuất-nhập hàng có cơng cụ chun mơn thực Các công cụ cho phép người dùng xác định thời gian tốt để thực công việc xuất-nhập lô hàng dựa lao động thiết bị có sẵn Hệ thống thơng tin quản lý kho hàng cịn hỗ trợ người dùng thiết lập lộ trình tuyến đường vận chuyển doanh nghiệp cần chọn hoạt động đóng gói bên ngồi thơng qua nhiều thuật toán tiên tiến Tuỳ thuộc vào đặc điểm hàng hoá (kích thước, tính chất, ) sản phẩm, người dùng linh hoạt lựa chọn vùng, đợt để giảm lưu lượng kho khoản trữ khác Các thuật tốn cịn hỗ trợ nhân viên ưu tiên vào công việc, nhiệm vụ gần với họ nhằm tiết kiệm thời gian, lượng tăng suất làm việc họ - Quản lý lao động hiệu “Ngồi việc tạo lịch trình phân cơng cơng việc hàng ngày, phần mềm hệ thống quản lý kho sử dụng để có hiểu biết rộng lực lượng lao động doanh nghiệp Sử dụng dự báo lao động KPI, người quản lý kho thấy họ cần nhiều hay nhân viên, xác định người thực hàng đầu tìm kiếm lĩnh vực cải tiến Với chi phí lao động chiếm tới 65% ngân sách kho Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thơng tin quản lý (MIS) 22 trung bình , việc hiểu đầy đủ tài nguyên chi tiêu vô quan trọng.” - Quản lý tốn Hầu hết giải pháp hệ thống thơng tin quản lý kho hàng đầu có cơng cụ quản lý tốn tích hợp hệ thống tích hợp chặt chẽ với ứng dụng bên thứ ba để cung cấp khả Chức cho phép doanh nghiệp sử dụng toán dựa hoạt động, theo dõi tất hoạt động kho liên quan đến nhà cung cấp định tạo khoản phí phù hợp - Cải thiện mối quan hệ với khách hàng nhà cung cấp Lợi ích hệ thống thơng tin quản lý kho mở rộng ngồi tổ chức Cả chuỗi quy trình cơng việc kho tối ưu hoá nhờ việc sử dụng hệ thống thơng tin quản lý kho hàng “Q trình chờ đợi bến cảng, vịnh tải, xuất-nhập kho, hoàn thành đơn hàng hoàn thiện cách tối ưu, giảm thời gian giao hàng, hạn chế sai sót nâng cao nhận diện thương hiệu doanh nghiệp mối quan hệ với khách hàng doanh nghiệp đối tác Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 23 Chương 3: ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP VÀO BÀI TỐN  Giới thiệu Sapo Logo cơng ty Sapo Sapo Công ty Công nghệ cung cấp tảng công nghệ hỗ trợ lĩnh vực bán lẻ TMĐT Mục tiêu sản phẩm mà Sapo mang đến mang lại hài lịng thơng qua sản phẩm giải pháp công nghệ tối ưu vào bán hàng Đến tháng 12/2020, Sapo đồng hàng 150,000 doanh nghiệp chủ kinh doanh Inochi, Viglacera, Beemart, Dirty Coin, Elly, Lug, Maxx Sport, trở thành Nền tảng quản lý bán hàng đa kênh sử dụng nhiều Việt Nam  Hệ thống thông tin quản lý kho thông qua Sapo POS 2.1 Phần mềm quản lý kho Sapo POS Để quản lý số lượng nhập - xuất - tồn kho ta quản lý sổ sách, excel, nhiên với cửa hàng bán lẻ, phần mềm quản lý kho trợ thủ thiếu giúp tự động hố quy trình quản lý kho Phần mềm quản lý kho Sapo POS với đầy đủ tính nhập hàng, ghi điểm lưu kho, hướng dẫn đóng gói, hồn hàng, kiểm hàng, hệ thống báo cáo (phần ppt để hình minh họa) giúp nhanh chóng bao qt tình hình kho hàng kiểm tra hiệu quản lý kho mà khơng cơng ghi chép sổ sách, tính toán với hàm excel Phần mềm quản lý kho Sapo hỗ trợ tính sau:  Nhập hàng - Trên Sapo, người dùng sử dụng tính cho việc nhập hàng như: + Thêm đơn nhập hàng: Tính tạo đơn nhập hàng sử dụng để tạo đơn nhập hàng từ nhà cung cấp cần nhập thêm hàng vào kho + Thêm đơn nhập hàng file excel: Tính giúp tiết kiệm thời gian, cơng sức giảm thiểu sai sót q trình nhập liệu + Sửa huỷ đơn nhập hàng: Người dùng thay đổi thông tin đơn nhập, thêm sản phẩm, thay đổi số lượng, thêm ghi Tuy nhiên chức áp dụng cho đơn nhập hàng trạng thái Đặt hàng Duyệt + Trả đơn nhập hàng: Sau tạo đơn nhập hàng từ nhà cung cấp Vì lý hàng hỏng, thiếu, ngun nhân mà bạn khơng thể nhận hàng Người dùng hồn trả lại đơn nhập hàng cho nhà cung cấp Sapo POS có loại trả hàng: Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 24 trả sản phẩm (áp dụng với đơn nhập hàng nhập kho (thanh toán chưa toán)) trả lại tiền (áp dụng với đơn nhập hàng chưa nhập kho, toán tiền trước cho bên đối tác).” - Khi nhập hàng vào kho thực hoàn tất phiếu nhập hàng, số lượng hàng hóa kho Sapo POS tự động điều chỉnh tăng giúp số lượng hàng hóa ln kiểm sốt theo thời gian thực - Ngồi ra, với phần nhập kho, Sapo POS cịn hỗ trợ tính như: + Cung cấp danh sách sản phẩm bán chạy, lịch sử tồn kho; + Tạo đơn hàng nhanh chóng qua hình thức qt mã vạch sản phẩm, tồn kho sản phẩm tự động cập nhật; + Cho phép truy xuất công nợ phải trả nhà cung cấp chi tiết mã đặt hàng, thời gian, số tiền  Lưu kho “Phần mềm quản lý kho hàng đơn giản Sapo POS có tính ghi điểm lưu kho hỗ trợ hiệu quy trình quản lý kho Khi nhặt hàng hay kiểm kê hàng hóa kho, nhân viên cần đến vị trí điểm lưu kho, giúp cơng việc thực nhanh chóng tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, thất lạc hàng hóa Ví dụ: Sản phẩm A, xếp vào kho, cần lưu lại vị trí kho sản phẩm đó, ví dụ “Kệ B, hàng 3” hay đơn giản “Góc kho cạnh cửa vào”, Khi nhân viên nhặt hàng hay kiểm kê cần đến vị trí “Kệ B, hàng 3” hay “Góc kho cạnh cửa vào” tìm sản phẩm A  Nhặt hàng Sapo POS cung cấp Hướng dẫn đóng gói đơn cần hồn thành Phiếu Hướng dẫn đóng góp hỗ trợ xác định xác vị trí sản phẩm (nhờ vào liệu điểm lưu kho tạo trước đó) giúp nhặt hàng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian Sau đóng hóa giao vận  Đóng gói xuất kho hồn thành gói, hàng (đơn hàng) cho đơn vị chuyển Hình 3.1 Phiếu in hướng dẫn đóng gói với điểm lưu hàng sản phẩm Sapo POS Lúc hàng hoá ghi nhận xuất kho trừ số lượng tồn kho.”  Hoàn hàng - Trong trường hợp khách hàng mua nhận hàng sau muốn trả lại hàng, Sapo hỗ trợ thêm đơn trả hàng 25 Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thơng tin quản lý (MIS) - Các hàng hố bị trả lại xử lý theo cách sau: nhập lại vào kho, sửa chữa, tái chế, tiêu huỷ hay trả lại cho nhà sản xuất, Hàng hóa sau hoàn trả nhập lại vào kho Nếu hàng hóa trả lại bị hư hỏng cần sữa chữa, tái chế, tiêu hủy hay trả lại cho nhà sản xuất cần cân nhắc thực Kiểm hàng Cân kho thực Đổi trả đơn hàng với nhà sản xuất để đảm bảo hàng hóa kho tồn với thực tế  Kiểm hàng - Sapo cho phép người dùng với máy quét mã vạch, quét mã vạch sản phẩm để đếm số lượng thực tế có kho - Sau hoàn thành kiểm kho, thực cân kho để số lượng tồn kho phần mềm cập nhật theo số lượng thực tế kiểm đếm cách: Thêm đơn kiểm hàng Thêm đơn kiểm hàng file Excel - Danh sách phiếu kiểm hàng hiển thị phiếu kiểm hàng với trạng thái kiểm hàng kiểm hàng với thông tin như: Mã phiếu kiểm hàng, Kho kiểm hàng, Trạng thái, Ngày tạo, Ngày kiểm hàng, Cập nhật lần cuối Hình 3.2 Danh sách phiếu kiểm hàng - Tính Kiểm hàng Sapo sử dụng để thống kê tồn kho thực tế sản phẩm, so sánh với số lượng cửa hàng Dựa vào định thay đổi giữ nguyên số liệu tồn kho hệ thống  Chuyển hàng - Đối với doanh nghiệp có từ cửa hàng trở lên, Sapo POS hỗ trợ thêm tính chuyển hàng cập nhật số lượng hàng hóa với thực tế kho - Với tính chuyển hàng, Sapo POS hỗ trợ:  Tạo phiếu chuyển hàng: Khi chuyển hàng cần nhập chi nhánh nhận, chi nhánh chuyển sản phẩm số lượng cần chuyển vào phiếu chuyển  Tự động cập nhật tồn kho chuyển hàng: Phần mềm tự động cập nhật xác số lượng hàng hóa tăng, giảm chi nhánh thao tác chuyển hàng thành công  Theo dõi trạng thái hàng chuyển: Chủ cửa hàng theo dõi trạng thái chuyển hàng ngày chuyển, ngày nhận để biết hàng chuyển thành công hay chưa phần mềm quản lý kho vật tư Sapo POS  Thống kê báo cáo “Sapo POS cung cấp số loại báo cáo kho cần phải có để bạn đánh giá hiệu quản lý kho đưa kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời, phù hợp:  Báo cáo tồn kho: dùng để quản lý giá trị tồn kho chi nhánh toàn hệ thống Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 26 mức  Báo cáo định mức: dùng để quản lý tồn kho sản phẩm định  Báo cáo vượt định mức: dùng để quản lý tồn kho sản phẩm vượt định mức  Báo cáo gợi ý nhập hàng: dùng để gợi ý nhập sản phẩm định mức nhập hàng theo hàng bán chạy  Sổ kho: dùng để quản lý thông tin nhập kho, xuất kho, tồn kho  Xuất, nhập tồn: dùng để quản lý giá trị tồn đầu kỳ, nhập kỳ, xuất kỳ, tồn cuối kỳ  Báo cáo kiểm hàng: dùng để quản lý thông tin kiểm hàng, số lượng hàng hỏng, lý Ngồi ra, Sapo có hỗ trợ tuỳ chỉnh thông tin hiển thị danh sách lọc tìm kiếm giúp người dùng linh hoạt việc tìm kiếm.” (Hướng dẫn quản lý loại đơn nhập hàng, xuất hàng, chuyển hàng kiểm hàng: link nguồn mà dạng video ))  Ngồi tính trên, Sapo cịn cung cấp thêm số tính để hỗ trợ quản lý kho như:  SapoFnB cho phép chủ doanh nghiệp tạo tài khoản Sapo cho nhân viên với quyền sử dụng khác quản lý thông tin bản, tình trạng làm việc nhân viên Nhờ dễ dàng giám sát đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên làm việc kho (Quản lý nhân viên kho)  Khi đơn hàng đóng gói xuất kho giao hàng, Sapo cung cấp cho người dùng tính giao hàng Trong tính giao hàng, Sapo cho phép người dùng lựa chọn nhiều phương thức giao hàng như: + Đẩy qua hãng vận chuyển (đối tác vận chuyển doanh nghiệp kết nối), + Tự gọi shipper + Khách hàng nhận cửa hành Đặc biệt hình thức đẩy qua đối tác vận chuyển, vận đơn tự động gửi qua cho bên đối tác vận chuyển người dùng Sapo in vận đơn 2.2 Máy in mã vạch Để việc quản lý kho trở nên hiệu quả, yêu cầu sản phẩm kho phải có mã vạch cần thiết Tuy nhiên thực tế số sản phẩm nhập lại khơng có mã vạch Việc gây khó khăn cho vấn đề quản lý kho hệ thống thông tin Do đó, doanh nghiệp cần tạo mã vạch trang bị thêm máy in mã vạch để in tem nhãn cho sản phẩm Hiểu vấn đề trên, phần mềm Sapo có hỗ trợ tạo mã vạch tích hợp máy in tem mã vạch Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 27 (Saposhop cung cấp phân phối thiết bị: máy in mã vạch Sapo Printer SPL01 máy in tem nhãn TSC TE200.) Hình 3.5 Máy in mã vạch Sapo Printer SPL01 (Nguồn: Sapo) Hình 3.6 Máy in mã vạch TSC TE200 (Nguồn: Sapo) 2.3 Máy quét mã vạch Tương tự máy in mã vạch, máy quét mã vạch thiết bị thiếu hệ thống thông tin quản lý Do đó, doanh nghiệp cần trang bị máy quét mã vạch hoạt động quản lý kho Doanh nghiệp sử dụng thiết bị quét mã vạch bán hàng, nhập liệu sản phẩm… Sapo có hỗ trợ tích hợp máy qt mã vạch Sapo cung cấp thiết bị quét mã vạch với giá thành hợp lý cho cửa hàng có nhu cầu Hình 3.7 Máy quét mã vạch đa tia OD01 Hình 3.8 Máy quét mã vạch SC330 có chân đế 2.4 Máy tính, laptop, điện thoại di động thiết bị điện tử thông minh khác 28 Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Với dễ dàng tiếp cận công nghệ nay, doanh nghiệp dễ dàng tự trang bị Máy tính, laptop, điện thoại di động thiết bị điện thử thông minh khác Để hệ thống thông tin quản lý kho hàng trở nên hiệu hoàn chỉnh, thiết bị cần cài đặt phần mềm quản lý kho (như phần mềm Sapo) Hình 3.9 Phần mềm Sapo cài đặt điện thoại 2.5 Mạng khơng dây Để cập nhật xác, nhanh chóng tình hình kho hàng lúc, nơi, doanh nghiệp cần phải kết nối thiết bị điện tử (điện thoại di động, máy tính bảng hay laptop) có phần mềm quản lý kho (như phần mềm Sapo) với mạng không dây Internet Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 29 Chương 4: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA PHƯƠNG PHÁP Nội dung chương đánh giá hiệu doanh nghiệp việc ứng dụng Sapo vào quản lý kho Sapo POS biết đến phần mềm cung cấp giải pháp quản lý kho hiệu đại Hiểu rõ vấn đề mà chủ kinh doanh gặp phải, Sapo sở hữu tính ưu việt hỗ trợ người dùng quản lý mang lại nhiều hiệu vượt trội so với công ty cung cấp phần mềm quản lý kho khác - Hạn chế sai sót Một điểm lợi ích tuyệt vời sử dụng Sapo POS doanh nghiệp cung cấp đầy đủ công cụ hỗ trợ công việc xử lý đơn hàng từ bước chọn loại hàng, số lượng, tạo hố đơn, lên giá, tính chiết khấu Hạn chế tối đa tình trạng sai sót, thất mà hình thức quản lý hàng hóa khác giấy tờ, sổ sách, hay với ứng dụng phổ thông Excel, Word thường xuyên gặp phải Sapo POS giúp người quản lý hạn chế tối đa nhầm lẫn q trình xuất/nhập hàng hóa, rút ngắn thời gian nhập liệu, đồng thơng tin phân quyền cho nhiều người để tiện theo dõi tìm kiếm Hạn chế tối đa chi phí, vấn đề phát sinh tiết kiệm thời gian thực công tác kiểm kê kho - Dễ dàng quản lý kho nơi Một điểm tuyệt vời khác khiến Sapo ưa chuộng so với công ty khác sở hữu tính đồng liệu cập nhật số liệu liên tục Với tính bật này, dù đâu, người quản lý kho dễ dàng theo dõi số lượng hàng hoá ra/vào kho ngày với điện thoại có kết nối mạng - Quản lý thông qua mã vạch sản phẩm Theo viết “Quản lý kho mã vạch: Giải pháp xác khơng lo thất thốt” trang Sapo.vn (Thương Nguyễn, 2022): Phần mềm Sapo POS nhiều doanh nghiệp đánh giá cao sở hữu cơng nghệ tiên tiến dùng camera điện thoại để quét mã vạch sản phẩm Bằng cách này, q trình kiểm kê hàng hóa diễn cách chuyên nghiệp nhanh chóng, hạn chế vấn đề thất thoát xảy Chỉ cần quét mã vạch hàng, biết biết sản phẩm vào kho lúc nào, xuất kho nào, dễ dàng theo dõi dòng luân chuyển hàng hóa kho Việc quản lý hàng hóa mã vạch mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp: + Nắm rõ số lượng hàng tồn kho, tuổi hàng tồn kho từ định kinh doanh phù hợp + Giảm đến 90% thiệt hại hàng tồn lâu, hàng bị giảm giá + Giảm đến 50% thời gian thao tác nhập số liệu kho + Đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng khách hàng Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 30 + Hệ thống mã vạch xác định xác nhanh chóng mã xếp mã hiệu khác ấn phẩm, tăng tốc độ nghiệp vụ quản lý ấn phẩm, nghiệp vụ mượn trả quản lý kho - Quản lý chi tiết số lượng hàng hóa, sản phẩm Sapo có khả hỗ trợ doanh nghiệp tạo quản lý chi tiết trạng thái, mẫu mã số lượng sản phẩm hiệu Khi áp dụng Sapo vào công việc quản lý kho, số lượng sản phẩm tự động cộng trừ hệ thống có phát sinh giao dịch Bên cạnh đó, doanh nghiệp nắm sản phẩm hàng tồn kho hết để có kế hoạch xử lý kịp thời (Channelj, n.d) - Hệ thống báo cáo chi tiết, linh động xác Theo thống kê Nielsen nghiên cứu, người Việt có mức độ nhạy cảm với khuyến mãi, Châu Á với tỉ lệ 87%, đó, nhiều doanh nghiệp triển khai ạt chương trình khuyến mà chưa có cách thức theo dõi hợp lý nên việc đánh giá hiệu khó khăn Sapo POS khắc phục điều đó, với hệ thống thống kê, tính tốn doanh thu, chi phí xác, hệ thống báo cáo chi tiết, linh hoạt phân tích mạnh mẽ việc quản lý kho hỗ trợ nhà kinh doanh theo dõi chương trình khuyến mãi, giảm giá từ xây dựng kế hoạch quản lý chặt chẽ số lượng hàng hoá tồn kho đưa chiến lược kinh doanh, điều phối sản phẩm công ty cách hợp lý hiệu - Cải thiện chất lượng dịch vụ Phần mềm Sapo POS đem đến hình thức cạnh tranh mang tính bền vững cho doanh nghiệp, chất lượng dịch vụ doanh nghiệp Với tất tính tích hợp phần mềm, doanh nghiệp hạn chế việc chạy theo đối thủ triển khai cách “mù quáng” hình thức giảm giá, chiết khấu, tặng kèm… mà cần lướt qua hệ thống biểu đồ báo cáo số lượng hàng hóa kho thống kê nhanh chóng, chi tiết lượng mua, khách hàng… để tính tốn lên kế hoạch cho chiến thuật Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thơng tin quản lý (MIS) 31 KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN Chúng ta thấy rõ tính hữu ích hệ thống thông tin quản lý tổ chức, doanh nghiệp Nó giúp người điều hành, người lãnh đạo dễ dàng theo dõi, kiểm soát quản lý quy trình hiệu Khơng cịn trang bị cho nhà quản lý phương pháp tron việc xử lý, phân tích đánh giá Vì hệ thống thơng tin quản lý ngày trở thành phần yếu tố định thành công hoạt động quản lý điều hành tổ chức, doanh nghiệp Biết tầm quan trọng hệ thống thông tin quản lý cần biết cách đưa hệ thống thông tin quản lý vào thực tổ chức, doanh nghiệp cho hợp lí nhằm đạt kết tối ưu Trong nghiên cứu này, nhóm tìm hiểu kỹ hệ thống quản lý kho -WMS,tạo tranh tổng quan WMS để làm bật lên xu tiềm phát triển hệ thống WMS tổ chức, doanh nghiệp Phần lý thuyết: Tìm hiểu tổng quan hệ thống thông tin, hệ thống quản lý kho Từ cho thấy tầm quan trọng hệ thống thơng tin quản lý kho tổ chức doanh nghiệp vấn đề xung quanh việc nghiên cứu tổng quát WMS Phần ứng dụng: Đồ án sâu vào phương pháp vào tốn thực tế Thơng qua mục tiêu, chiến lược nhóm phân tích để tìm hiểu phần mềm quản lý kho Sapo POS- phần mềm cung cấp giải pháp quản lý kho hiệu đại Phần đánh giá: Nhận xét cụ thể kết dựa tổng thể, đưa hiệu tích cực phương pháp nêu hạn chế phương pháp ứng dụng vào thực tế Từ rút kinh nghiệm để dần hình thành hướng phát triển Nhìn chung đồ án hồn thành mục tiêu nghiên cứu, tìm hiểu hệ thống quản lý kho ( WMS), hiểu rõ vai trị lợi ích áp dụng WMS vào doanh nghiệp để từ tìm hướng phát triển lâu dài HƯỚNG PHÁT TRIỂN Ở Việt Nam, doanh nghiệp ngày áp dụng mơ hình vào hoạt động sản xuất Tuy nhiên việc áp dụng mơ hình WMS cịn chưa tối ưu dẫn đến hiệu việc quản lý kho cịn thấp Vì quản lí cần ưu tiên yếu tố sau: - Thân thiện với người dùng Việt Nam: Một phần mềm WMS ( có sẵn tiếng việt) phần mềm Sapo mà nhóm phân tích lợi để tiếp cận người dùng Việt Bên cạnh phần mềm cần thiết kế đơn giản, tối ưu để người dùng dễ dàng sử dụng ( người dùng khơng người quản lí mà cịn có công nhân) Phần mềm phải đáp ứng yêu cầu như: dễ dàng quản lý nơi, quản lý qua mã vạch, hạn chế sai sót Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 32 - Khả tùy chỉnh theo yêu cầu: Để đáp ứng mong muốn đặc thù riêng lĩnh vực kinh doanh doanh nghiệp WMS lựa chọn phải có khả tùy chỉnh để đáp ứng Từ giúp tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp thị trường - Khả tích hợp: tích hợp tầng quản trị lập kế hoạch tổng thể ERP, MES - Khả tối ưu hóa chi phí đầu tư: Trong doanh nghiệp, giải pháp đại kèm với chi phí đầu tư lớn Vì việc lựa chọn giải pháp WMS riêng lẻ thay WMS tổng thể( thường kèm hệ thống SCM) hiệu Hoặc lựa chọn giải pháp SCM cho phép tùy chỉnh riêng hệ thống quản lý kho hàng Cách làm giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu tư đáng kể - Chú trọng vào chất lượng dịch vụ: Trong thời đại công nghệ ngày phát triển, kéo theo tính cạnh tranh doanh nghiệp ngày cao Vì doanh nghiệp cần phải có chiến thuật hiệu để cải thiện chất lượng dịch vụ, thu hút người tiêu dùng - Xem xét việc bảo trì hỗ trợ hoạt động hệ thống WMS: Khi định triển khai hệ thống WMS phải suy nghĩ đến: + Xử lý vấn đề phát sinh + Có cung cấp nhà cung cấp phần mềm khơng ? + Có hỗ trợ đối tác công nghệ chuỗi cung ứng không? Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO TS GVC Nguyễn quốc Hùng (2022) Slide giảng buổi 1, 2, 3, môn Hệ thống tin quản lý Lytuong.net (17/8/2021) Hệ thống thơng tin quản lý gì? Phân loại HTTTQL Truy cập: 5/12/2022 tại: https://lytuong.net/he-thong-thong-tin-quan-ly-la-gi// Expertis (13/6/2022) Vai trị hệ thống thơng tin quản lý việc định Truy cập: 5/12/2022 tại: https://expertis.vn/kb/vay-nuoc-ngoai/he-thong-ke-toan/vai-tro-cua-hethong-thong-tin-ke-toan// SEC-SaigonExpress (7/2/2022) Tìm hiểu hệ thống quản lý kho phần mềm quản lý kho tốt Truy cập: 4/12/2022 tại: https://sec-warehouse.vn/he-thong-quan-lykho-va-cac-phan-mem-quan-ly-kho.html/ Smartlog (14/12/2019) Hệ thống quản lý kho WMS Truy cập: 5/12/2022 tại: https://gosmartlog.com/he-thong-quan-ly-kho-hang-wms// Logistic4vn (n.d) Just-in-time gì? JIT gì? Truy cập: 5/12/2022 tại: https://logistics4vn.com/just-in-time-la-gi-jit-la-gi/ SapoSupport (n.d) Nhân viên Truy cập: 5/12/2022 https://support.sapo.vn/nhan-vien/ Thương Nguyễn (29/8/2022) Quản lý kho mã vạch: Giải pháp xác khơng lo thất thoát Truy cập: 4/12/2022 tại: https://www.sapo.vn/blog/quan-ly-kho-bang-ma-vach/ Channelj (n.d) Phần mềm quản lý bán hàng Sapo Truy cập: 5/12/2022 tại: https://channeljc.com/phan-mem-quan-ly-ban-hang-sapo// Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 34 ... nhập kho Chức hệ thống thông tin quản lý kho Theo viết ? ?Tìm hiểu hệ thống quản lý kho phần mềm quản lý kho tốt nay” (SEC-SaigonExpress, 7/2/2020): - Chức thiết kế kho hàng Hệ thống quản lý kho. .. TÀI Hệ thống thông tin quản lý kho gì? ? ?Hệ thống thơng tin quản lý kho (Warehouse Management System - WMS) hệ thống tạo để hỗ trợ vấn đề quản lý kho hàng doanh nghiệp Hệ thống thực chức quản lý, ... đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Chương 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Hệ thống thông tin (HTTT): 1.1 Hệ thống thơng tin gì? Hệ thống thơng tin (Information