Hoàn thiện chính sách, pháp luật về lưu trữ tư

Nghiên cứu - Trao đổi HỒN THIỆN CHÍNH SÁCH, PHÁP LUẬT VÉ Lưu TRỮTƯ HOÀNG VĂN THANH * Quản lý tài liệu lưu trữ tư vấn đê quan trọng liên quan đến qun sở hữu tài liệu bảo vệ thông tin cá nhân Thời gian qua, quan có thẩm quyền ban hành số văn quy định lưu trữ tư, nhiên, văn đê cập đến quản lý tài liệu lưu trữ cá nhân tiểu biểu mà chưa có quy định tài liệu đại đa sốngười dân Vì vậy, việc hồn thiện sách, pháp luật vê lưu trữ tư yêu cầu cấp thiết đặt nhâm quản lý bảo vệ tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, văn hóa - xã hội Từ khóa: Chính sách, pháp luật lưu trữ; lưu trữ tư; tài liệu lưu trữ; quản lý; hoàn thiện Management of private archived documents is important as it relates to document ownership and personal information protection Competent authorities have recentlyissued a number ofdocuments regulating private archives; however, these documents only refer to the management of archived documents of the identified individuals and regulations for document archives of the majority of people have not existed Therefore, completing legislation and policies on private archives is an urgent requirement to manage and protect the documents of individuals, families, and clans which have values for practical activities and research on historical, cultural and social issues Keywords: Legislation and policies in archives; private archives; archived documents; man­ agement; complete NGÀY NHẬN: 02/6/2022 NGÀY PHẢN BIỆN, ĐÁNH GIÁ: 29/6/2022 Xác định vấn đề bất cập Tài liệu lưu trữ tư (LTT) có khối lượng lớn, thành phần đa dạng, phong phú có nhiều giá trị, phản ánh địi sống, cơng việc, mối quan hệ cá nhân, gia đình, hình thành, phát triển truyền thống dịng họ Do đó, tài liệu có giá trị thiết thực với đời sống thường ngày cá nhân, gia đình, dịng họ (CNGĐDH) Bên cạnh đó, tài liệu LTT chứa đựng nhiều giá trị đối vói xã hội, cung cấp tài liệu phục vụ cho việc quản lý xã hội, giáo dục truyền thống, lưu giữ bảo tồn giá trị văn hóa, đạo đức gia đình, đạo đức xã hội qua thịi kỳ 74 NGÀY DUYỆT: 18/7/2022 Để có tư liệu phục vụ nghiên cứu lịch sử, phát triển đất nước, sác dân tộc cách đầy đủ, toàn diện sinh động, bên cạnh việc bảo quản tốt tài liệu lưu trữ quan, tổ chức cần lưu trữ, bảo quản tốt tài liệu CNGĐDH Hiện nay, việc quản lý tài liệu lưu trữ CNGĐDH chưa thực tốt Tài liệu số CNGĐDH tiêu biểu, tài liệu số nhà khoa học bảo quản trung tâm Lưu trữ, bảo tàng Còn lại, phần lớn tài liệu đông đảo tầng lóp *NCS, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tạp chí Quản lý nhà nước - số 318 (7/2022) Nghiên cứu - Trao đổi nhân dân bảo quản gia đình, dịng họ Tài liệu lưu trữ CNGĐDH có đặc điểm thuộc sở hữu tư nhân nên chủ sở hữu có quyền định tình trạng tài liệu Tuy nhiên, thực tế xảy ra, nhiều nguyên nhân, có nguyên nhân nhận thức chu sở hữu tài liệu chưa thấy rõ tầm quan trọng tài liệu LTT nên dẫn đến để tài liệu không bảo quản tốt đứng trước nguy mát, hư hỏng cao Thực ttạng thực quy định hành lưu trữ tư Ở nước ta, việc quản lý tài liệu CNGĐDH quy định Luật Lưu trữ năm 2011 để cụ thể hóa pháp luật lưu trữ, ngày 03/01/2013, Chính phủ ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ Các văn quy định vấn đề quản lý tài liệu LTT cụ thể sau: Một là, Nhà nước thừa nhận quyền sở hữu đối vói tài liệu lưu trữ cá nhân (Điều Luật Lưu trữnăm2011) Hai là, tài liệu lưu trữ CNGĐDH có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối vói quốc gia, xã hội đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam (Điều Luật Lưu trữnăm 2011) Ba là, quy định thành phân tài liệu CNGĐDH, gồm: (1) Gia phả, tộc phả, bàng, sác phong, tài liệu tiểu sử; (2) Bản thảo viết tay, in có bút tích, cơng trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; (3) Phim, ảnh; (4) Băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; (5) Cong trình, viết cá nhân; (6) Ấn phẩm, tài liệu cá nhân sưu tầm (Điều Luật Lưu trữnăm 2011) Bốn là, CNGĐDH có quyền: (1) Được đăng ký tài liệu Lưu trữ lịch sử hướng dẫn, giúp đỡ kỹ thuật bảo quản tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu; (2) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử; (3) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu; (4) Được ưu tiên sử dụng tài liệu hiến tặng; (5) Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi Lưu trữ lịch sử không xâm hại Tạp chí Quản lý nhà nước - Sơ' 318 (7/2022) an ninh quốc gia, lọi ích Nhà nước, quyền lọi ích họp pháp quan, tổ chức, cá nhân; (6) Được Nhà nước khen thưởng theo quy định pháp luật (Điều Luật Lưu trữ năm 2011) Năm là, CNGĐDH có nghĩa vụ: hiến tặng bán cho Lưu trữ lịch sử tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia; trả phí bảo quản theo quy định pháp luật tài liệu ký gửi Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đăng ký (Điều Luật Lưu trữnăm 2011) Sáu là, tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân bảo quản Lưu trữ lịch sử thuộc trường họp sau không sử dụng rộng rãi sau 40 nãm, kể từ năm cá nhân qua đời: việc sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến cá nhân làm ảnh hưởng đến lọi ích quốc gia, dân tộc, sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử chưa cá nhân người đại diện họp pháp cá nhân cho phép (Điều 16Nghị địnhsố01/2013/NĐ-CP), hay thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu liên quan đến cá nhân (Điều 17 Nghị định số Ol/2013/NĐ-CP) Như vậy, thấy rằng, pháp luật lưu trữ tập trung chủ yếu vào lưu trữ nhà nước, có điều khoản quy định quản lý tài liệu cá nhân song nội dung tài liệu LTT chưa đề cập Luật Lưu trữ năm 2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, cụ thể là: (1) Chưa quy định quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp tư nhân, tổ chức tư nhân thành lập quản lý (2) Chưa quy định chế độ trưng dụng Nhà nước đối vói tài liệu LTT trường họp cần thiết (3) Chưa quy định thủ tục ký gửi, hiến tặng, mua bán tài liệu (4) Chưa quy định trách nhiệm cá nhân việc cơng bố tài liệu lưu trữ có liên quan đến an ninh quốc gia, quyền lọi ích họp pháp quan, tổ chức (5) Chưa quy định việc mang tài liệu chủ sở hữu tài liệu nước 75 Nghiên cứu - Trao đổi Một số đề xuất đế giải vấn đề Từ vấn đề bất cập nêu trên, cần sớm hoàn thiện, bổ sung quy định pháp luật quản lý LTT nhàm nâng cao hiệu công tác quản lý bảo vệ nhung tài liệu CNGĐDH có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, văn hóa - xã hội đất nước Trong đó, cần sửa đổi, bổ sung Luật Lưu trữnâm 2011 quy định rõ về: (1) Giải thích từ ngữ LTT, quy định LTT bao gồm tài liệu lưu trư hoạt động lưu trữ CNGĐDH, công ty, doanh nghiệp, tổ chức xã hội tư nhân thành lập quản lý (2) Quy định phạm vi tài liệu LTT so vói tài liệu lưu trữ cơng, cần có nghiên cứu pháp luật lưu trữ quốc gia the gioi rút kinh nghiệm xây dựng, hoàn thiện pháp luật lưu trữ, như: - Tham khảo Luật Lưu trữ Pháp quy định tài liệu lưu trữ cơng, bao gồm tài liệu hình thành hoạt động Nhà nước, quan công quyền, chính, gốc hồ sơ cơng chức hay viên chức tư pháp; tài liệu LTT bao gồm tài liệu sản sinh thể nhân quan, tổ chức tư q trình hoạt động khơng phân biệt thịi gian sản sinh, nơi bảo quản, hình thức vật mang tin - Tìm hiểu Luật Lưu trữ Ma-lai-xia quy định tài liệu lưu trữ công tài liệu tạo quan công công chức, viên chức thực thi công vụ Tài liệu công bao gồm tài liệu doanh nghiệp nhà nước Tài liệu LTT tài liệu cá nhân quan, tổ chức phi phủ - Nghiên cứu Luật Lưu trữ Ca-na-đa quy định tài liệu lưu trữ công tài liệu tổ chức cơng, cịn tài liệu LTT tài liệu khác tài liệu lưu trữ công - Điều Luật Lưu trữ Nga quy định tài liệu thuộc quyền sở hữu tư nhân bao gồm: tài liệu tổ chức hoat động lãnh thổ nước Nga tổ chức nhà nước hoạc quyền tự quản địa phương, 76 bao gồm tổ chức xã hội tính từ ngày đăng ký theo luật pháp Liên bang Nga tổ chức xã hội tổ chức tôn giáo sau tách nhà thờ, khỏi nhà nước Loại tài liệu công dân làm có cách họp pháp Có thể thấy, việc xác định phạm vi tài liệu lưu trữ công tư Luật Lưu trữ nước, có khác chi tiết diễn đạt có điểm chung bản: tài liệu lưu trữ cơng tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nước, quan công quyền, bao gồm tài liệu doanh nghiệp nhà nước Vì vậy, tài liệu LTT tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức tư nhân, tổ chức phi phủ cá nhân Việc xác định rõ phạm vi tài liệu LTT có ý nghĩa quan trọng, sở đó, quyền sở hữu tài liệu tư quy định (3) Nguyên tác quản lý tài liệu LTT theo hướng tự chủ quản lý tổ chức, cá nhân chủ sở hữu tài liệu, quyền thành lập LTT (4) Quy định việc chủ sở hữu tài liệu ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử cho thuê dịch vụ bảo quản theo yêu cầu chủ sở hữu (5) Quy định nghĩa vụ áp dụng biện pháp bảo quản quan quản lý nhà nước lưu trữ đối vói tài liệu lưu trữ cần bảo mật điều kiện bảo quản nguyên nhân khác mà tài liệu lưu trữ bị hủy hoại nghiêm trọng an toàn (6) Quy định việc Nhà nước trưng dụng, trưng mua tài liệu LTT, như: Nhà nước trưng mua trang dụng có bồi thường cho tổ chức tư nhân theo giá thị trường lý quốc phịng, an ninh lọi ích quốc gia, tình trạng khẩn cấp (7) Các quy định quyền lợi trách nhiệm chủ sở hữu việc công bố tài liệu; quy định việc tiếp cận tài liệu LTT; quy định việc mang tài liệu LTT nước (8) Quy định điều kiện thành lập LTT: sở vật chất, nhân lực, kinh phí thành lập kinh phí để trì hoạt động lâu dài LTT; thẩm quyền quản lý tài liệu sở giải thể, phá sản Tạp chí Quản lý nhà nước - số 318 (7/2022) Nghiên cứu - Trao đổi Đánh giá tác động từ việc đề xuất sửa đổi, bổ sung quy định đối vói đối tượng chịu tác động trực tiếp sách, pháp luật lưu trữ tư đối tượng khác có liên quan Thứ nhất, tác động kinh tế (1) Xét tác động tích cực: cần đầu tư kinh phí, nhân lực để thực việc hướng dẫn cá nhân, gia đình, dịng họ việc lưu giữ, bảo quản tài liệu Để phát triển LTT huy động nguồn kinh phí: kinh phí Nhà nước, kinh phí xã hội hóa để xây dựng dự án hỗ trợ cá nhân, gia đình, dịng họ việc lưu trữ tài liệu Đối vói mơ hình tổ chức lưu trữ tập trung sở LTT giải pháp để chia sẻ bớt gánh nặng cho lưu trữ nhà nước Tuy nhiên, để mơ hình tồn hoạt động cần đầu tư sở vật chất, kho tàng, trang thiết bị nhân đủ trình độ để đáp ứng yêu câu, nhiệm vụ Vì vậy, bên cạnh nguồn kinh phí tư nhân đầu tư, Nhà nước cần có chế để giúp đỡ LTT tổ chức thành lập Quyền thực dịch vụ lưu trữ tổ chức phi nhà nước cá nhân thừa nhận Luật Lưu trữ, đó, Nhà nước cần xem xét, thừa nhận tồn tất yếu thực quyền bình đảng hoạt động đối vói tổ chức LTT Đồng thịi, Nhà nước cân có hỗ trợ mặt nhân lực, đội ngũ chuyên gia thực nghiệp vụ lưu trữ như: hỗ trợ mặt thông tin tạo điều kiện để nhân viên làm việc sở LTT tham gia khóa tập huấn, đào tạo chun mơn, nghiệp vụ (2) tác động tiêu cực: không rõ ràng, nhiên, mơ hình tổ chức lưu trữ tập trung sở LTT cần đáp ứng đầy đủ quy định Nhà nước bảo quản an tồn tài liệu, khơng để lộ, lọt thơng tin quan, tổ chức, cá nhân Thứ hai, tác động xã hội: việc quy định LTT công nhận quyền sở hữu, loại LTT giá trị tài liệu LTT, qua đó, góp phần bảo vệ, giữ gìn phát huy tài liệu CNGĐDH, đặc biệt CNGĐDH có nhiều đóng góp cho địa phương, xã hội, đất Tạp chí Quản lý nhà nước - Sơ 318 (7/2022) nước; giúp nâng cao ý thức CNGĐDH, doanh nghiệp, tổ chức xã hội việc bảo quản phát huy giá trị tài liệu LTT; tăng cường quản lý Nhà nước đối vói LTT Thứ ba, tác động thủ tục hành chính: khơng phát sinh thêm thủ tục hành mói; tác động đối vói hệ thống pháp luật: nghiên cứu xây dựng, sửa đổi, bổ sung sách pháp luật lưu trữ cần bảo đảm thống nhất, đồng bộ, không mâu thuẫn, chồng chéo vói quy định hệ thống luật khác: (1) Phù họp vói điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia (2) Phù họp vói quy định Bộ luật Dân sựnăm 2015 quyền chiếm hữu, sở hữu, quyền sử dụng quyền định đoạt tài sản chủ sở hữu (3) Phù họp vói Luật Công nghệ thông tin năm 2006: Điều 21 quy định thu thập, xử lý sử dụng thông tin cá nhân môi trường mạng Điều 22 quy định lưu trữ, cung cấp thông tin cá nhân mơi trường mạng (4) Phù họp vói quy định Luật Sở hữu trí tuệ năm 2019: Điều quy định quyền sở hữu trí tuệ có quyền tác giả; Điều giải thích quyền liên quan đến quyền tác giả; Điều 15 quy định loại tài liệu không thuộc phạm vi bảo hộ quyền tác giảO Tài liệu tham khảo: Bộ luật Dân sựnăm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hội thảo khoa học: Quản lý tài liệu lưu trữ tư Hà Nội, 2021 Phạm Thị Diệu Linh Chính sách quản lý tài liệu lưu trữ nhân dân Việt Nam Luận án tiến sỹ, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội, 2019.’ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 Luật Di sản văn hóa năm 2013 Luật Lưu trữnăm2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 /4/2006 Bộ Nội vụ h ướng dẫn xác định quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp 10 Lưu trữ giói học kinh nghiệm quýgiá (kỳ2) https://www.archives.org.vn 77 ... liệu lưu trữ cơng, cần có nghiên cứu pháp luật lưu trữ quốc gia the gioi rút kinh nghiệm xây dựng, hoàn thiện pháp luật lưu trữ, như: - Tham khảo Luật Lưu trữ Pháp quy định tài liệu lưu trữ cơng,... quản theo quy định pháp luật tài liệu ký gửi Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đăng ký (Điều Luật Lưu trữnăm 2011) Sáu là, tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân bảo quản Lưu trữ lịch sử thuộc trường... Thực ttạng thực quy định hành lưu trữ tư Ở nước ta, việc quản lý tài liệu CNGĐDH quy định Luật Lưu trữ năm 2011 để cụ thể hóa pháp luật lưu trữ, ngày 03/01/2013, Chính phủ ban hành Nghị định số