Tiểu luận:Quản lí hàng hóa của đại lí văn phòng phẩm pot

Trường Đại Học DL Đông Đô Khoa Công Nghệ Thông Tin Tiểu Luận Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Microsoft Access Đề tài: Quản lí hàng hóa của đại lí văn phòng phẩm Giáo viên hướng dẫn: Lê Đặng Thịnh Đồng Hà Nội 7/2011 Mục Lục: Phần 1: Giới thiệu Giới thiệu ý tưởng và đề tài Phần 2: Các bước xây dựng cơ sở dữ liệu dựa trên lí thuyết quản trị cơ sở dữ liệu I, Xác định các kểu thực thể và xây dựng lược đồ ER 1, Xác định các kiểu thực thể 2, Xác định các kiểu liên kết: 3, Lược đồ ER II, Chuyển đổi sang lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ 1, Thuật toán chuyển đổi: 2, Lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ Phần 3: Xây dựng chương trình bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access I.Tạo Bảng: II.Tạo quan hệ cho các bảng bằng Relationship: III.Nhập dữ liệu cho Bảng: IV.Tạo truy vấn Query: V.Tạo Report: VI.Tạo Form: VII.Macros: VIII, Phần kết Phần 1: Giới thiệu I, Giới thiệu ý tưởng và đề tài Văn phòng phẩm là những mặt hàng dựng cho học sinh, sinh viên và văn phòng như : bút, thước kẻ, compa, eke…và không thể thiếu các cửa hàng cũng như các đại lí bán mặt hàng này. Với một cửa hàng nhỏ thì việc bán buôn hay bỏn lẻ hàng hóa trong phạm vi nhỏ thì không có vấn đề gì. Nhưng với một đại lí lớn chuyên cung cấp hàng hóa cho các cửa hàng với hàng chục nhân viên thì cần có một sự sắp xếp, phân chia cụ thể thì mới tránh được sai sót cũng như dễ quản lí được hoạt động của đại lí đó. Đại lí không chỉ là nơi cung cấp hàng hóa cho các cửa hàng bán buôn, bán lẻ mà còn là nơi nhập trực tiếp hàng hóa từ các công ty sản xuất ra sản phẩm, thậm chí còn cú thể nhập hàng hóa từ các đại lí khác nếu có nhu cầu. Việc quản lí cả một đại lí cũng không đơn giản. Vỡ đại lí cũng giống như một công ty, cũng có nhân viên làm việc, có sản phẩm kinh doanh và để hoạt động được thỡ cũng cần cú địa điểm, các điều kiện làm việc…và khi hoạt động cũng cần có doanh thu, cần trả lương cho nhân viên, trả thuế cho nhà nước v.v Mỗi mặt như thế đều cần có sự sắp xếp, điều chỉnh khoa học để công việc không bị chồng chất và hiệu quả làm việc cao. Với những đặc điểm trên của một đại lí văn phòng phẩm, bài tiểu luận này xin giới thiệu một sản phẩm dùng để quản lí hàng hóa của đại lí văn phòng phẩm được xây dựng dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Sản phẩm “ Quản lí hàng hóa văn phũng phẩm” có thể sẽ giúp ích cho các đại lí văn phòng phẩm trong việc quản lí hàng hóa xuất, nhập cũng như hóa đơn bán hàng, khách hàng… Như đã nói ở trên, một đại lí văn phũng phẩm cũng hoạt động như một công ty nên cũng cần quản lí về rất nhiều mặt. Trong phạn vi bài tiểu luận này chỉ xây dựng một sản phẩm quản lí về mặt hàng hóa cũng như các khách hàng của đại lí. Còn các mặt khác như: quản lí nhân viên, lương bổng, doanh thu, thuế…v.v. .thì không được đưa ra ở đây vì việc xây dựng một sản phẩm quản lí tổng thể như thế bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access khá phức tạp mà phải xây dựng dựa trên một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh hơn. Phần 2: Các bước xây dựng cơ sở dữ liệu dựa trên lí thuyết quản trị cơ sở dữ liệu I, Xác định các kểu thực thể và xây dựng lược đồ ER 1, Xác định các kiểu thực thể Ta nhận thấy đối với một cơ sở dữ liệu về đại lí văn phòng phẩm thì có các kiểu thực thể sau: + Khách hàng (khách hàng ID, Họ đệm, Tên, Địa chỉ, Số điện thoại, Ảnh) + Sản phẩm( Sản phẩm ID, Tên sản phẩm, Ngày nhập, Số lượng nhập, Đơn vị, Đơn giá, mã nhà sản xuất) + Nhân viên bán hàng( Nhân viên ID, Họ tên, Số điện thoại, Ngày thuê, Ảnh) + Nhà sản xuất( Mã nhà sản xuất, Tên nhà sản xuất, Địa chỉ, Điện thoại) + Sản phẩm khuyến mại ( Sản phẩm ID, Tên sản phẩm, Thời gian khuyến mại, Đơn vị, Số lượng) 2, Xác định các kiểu liên kết: 3, Lược đồ ER II, Chuyển đổi sang lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ 1, Thuật toán chuyển đổi: + Đối với các kiểu liên kết 1-1 ta tạo khóa ngoài + Đối với các kiểu liên kết 1- n ta tạo khóa ngoài + Đối với các kiểu liên kết n- n ta tạo ra quan hệ mới - Vì giữa khách hàng và sản phẩm có mối quan hệ n – n nên ta tạo ra quan hệ mới là đơn hàng với các thuộc tính : Mã đơn hàng, Mã khách hàng, ngày tháng, mã nhân viên bán hàng - Vì giữa đơn hàng và sản phẩm lại có quan hệ n – n nên ta tạo ra một quan hệ mới là chi tiết đơn hàng với các thuộc tính: mã đơn hàng, mã sản phẩm, số lượng bán. 2, Lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ Ta có lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ: + Khách hàng (khách hàng ID, Họ đệm, Tên, Địa chỉ, Số điện thoại, Ảnh) + Đơn hàng( Mã đơn hàng, mã khách hàng, ngày tháng, mã nhân viên ) +Chi tiết đơn hàng( mã đơn hàng, mã sản phẩm, số lượng bán) + Sản phẩm( Sản phẩm ID, Tên sản phẩm, Ngày nhập, Số lượng nhập, Đơn vị, Đơn giá, mã nhà sản xuất) + Nhân viên bán hàng( Nhân viên ID, Họ tên, Số điện thoại, Ngày thuê, Ảnh) + Nhà sản xuất( Mã nhà sản xuất, Tên nhà sản xuất, Địa chỉ, Điện thoại) + Sản phẩm khuyến mại ( Sản phẩm ID, Tên sản phẩm, Thời gian khuyến mại, Đơn vị, Số lượng) Phần 3: Xây dựng chương trình bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access I.Tạo Bảng: - Khởi động Microsoft Access - Trên giao diện của Access ta click chọn Blank Database và đặt tên cho tiểu luận rồi Save để lưu lại - Trên cửa sổ xuất hiện bảng sau - Trên thẻ Table ta chọn Create table in Design view: h.1 -Ta tiến hành nhập vào các trường cho bảng trên cột Field Name, các thuộc tính của trường ở cột Data Type và tạo khóa chính cho bảng bằng cách click chuột phải vào trường cần tạo khóa chính và chọn Primary Key (h.2) *Chú ý : - Với những trường tham gia liên kết trên bảng có quan hệ nhiều sang trường tham gia liên kết trên bảng có quan hệ 1 ta thêm thuộc tính Lookup wizard để việc nhập dữ liệu dễ dàng hơn. Ví dụ trong (h.2) 1 nhà sản xuất có thể cung cấp nhiều sản phẩm nên trường “Mã nhà sản xuất” ta chọn thuộc tính Lookup wizard - Các bước thiết lập thuộc tính look up wizard như trong h.2->h.8 h.2 h.3 h.4 h.5 h.6 h.7 [...]... viên bán hàng, Khách hàng, Sản phẩm, Sản phẩm mới, Sản phẩm khuyến mại, Đơn hàng, Chi tiết đơn hàng IV.Tạo truy vấn Query: - Bước tiếp theo ta tạo các truy vấn.Truy vấn ở đây là các câu hỏi cần được giải quyết trong vấn đề bán hàng của một Đại lý văn phòng phẩm Ta cần quan tâm đến các câu hỏi sau: + Có bao nhiêu sản phẩm được bán trong 1 ngày? + Doanh thu trong 1 ngày là bao nhiêu? + Số lượng sản phẩm. .. click của Event đưa mũi tên đi xuống chọn Macros Sản phẩm. (h.34) h.34 Làm tương tự với tất cả các nút.Và nó sẽ hoạt động được ! VIII, Phần kết - Đối với một đại lí văn phòng phẩm lớn, việc sử dụng một chương trình quản lí dữ liệu như này sẽ giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn, năng suất kinh doanh cao hơn và công việc không bị chồng chéo, nhầm lẫn - Vì chương trình được xây dựng tổng quan nên các đại. .. ngày: (h.13) h.13 2)Doanh thu trong 1 ngày (h.14) h.14 3) Số Lượng Và Doanh Thu Trong Ngày (h.15) h.15 4)Số lượng hàng nhập(h.16) h.16 5)Số hàng còn tồn lại của mỗi sản phẩm (h.17) h.17 6)Tìm một khách hàng theo mã(h.18) …Tương tự như vậy tạo thêm các Query về tìm kiếm khách hàng theo tên và đơn hàng h.18 V.Tạo Report: Trong bài này ta cần tạo các báo cáo sau: + Báo cáo nhập + Báo cáo xuất + Doanh thu trong... ngày Ví dụ làm với báo cáo xuất - Click chọn Create Report by using wizard trên thẻ Report - Báo cáo xuất của chúng ta cần có những thông tin sau:Sản phẩm ID,Tên sản phẩm, Ngày tháng,Số lượng bán và tính tổng số lượng bán - Chọn bảng cần lấy thông tin gồm bảng sản phẩm, đơn hàng và chi tiết đơn hàng Đưa các thông tin cần đưa vào báo cáo bằng cách ấn nút mũi tên chuyển sang Next(h.19).Rồi Next tiếp cho... nhân viên làm việc hiệu quả hơn, năng suất kinh doanh cao hơn và công việc không bị chồng chéo, nhầm lẫn - Vì chương trình được xây dựng tổng quan nên các đại lí kinh doanh các mặt hàng khác cũng có thể sử dụng chương trình để quản lí hàng hóa của mình - Trong quá trình phân tích, thiết kế chương trình không thể thiếu sót và chưa thể đáp ứng hết được những yêu cầu thực tế nên nhóm sinh viên xây dựng... trên thanh công cụ hoặc chọn thẻ Tool/Relationship -Cửa sổ làm việc của Relationship hiện ra và bắt đầu đưa các bảng vào bằng cách click vào nút Add trên Show Table.Nếu chưa thấy Show Table ta có thể chọn thẻ Relationship/Show Table -Sau khi các bảng được đưa vào ta bắt đầu tạo quan hệ: +Kéo khóa chính của các bảng sang khóa phụ tương ứng của các bảng khác +Với các quan hệ 1- n sau khi kéo liên kết ta... lượng sản phẩm mà chúng ta đã bán được? + Số lượng sản phẩm được nhập về là bao nhiêu? + Tính số sản phẩm còn tồn lại? + Và chúng ta cần tìm kiếm một số thứ như:Catalogue,Đơn hàng, Tìm một khách hàng nào đó theo tên hoặc mã? - Tất cả những câu hỏi trên sẽ được giải quyết trong Queries - Ta Click vào Create Query in Design View trên thẻ Queries 1)Số sản phẩm bán được trong 1 ngày: (h.13) h.13 2)Doanh thu... có được một báo cáo cho việc xuất hàng h.19 h.20 - Bây giờ là Design View và chỉnh sửa một chút ta được bản báo cáo sau(h.21) Làm tương tự cho 2 báo cáo còn lại h.21 VI.Tạo Form: -Trước hết tổng quan ta cần tạo một Main Form cho các Form bên trong.Nên ta xác định các Form cần thể hiện lên Main Form Xác định có những Form sau: + Thông tin khách hàng + Nhân viên + Sản phẩm + Và Nhà sản xuất - Các bước... công việc của nó Phần này sẽ hướng dẫn cách tạo các Macros để thiết lập thuộc tính event cho các nút để các nút có thể hoạt động được h.30 - Click vào thẻ Macros trên thẻ Object - Tại Macros này chúng ta sẽ tạo các sự kiện cho nút để khi click vào nút nó sẽ liên kết được và thể hiện cái chúng ta cần - Ví dụ như các nút Previous/Next…ta tạo Macros như sau + Click chọn thẻ New.Cửa sổ làm việc của Macros... Lưu ý nữa đó là việc khởi động bài Access của mình mà mở ra ngay được Main form liên quan tới việc tạo Macros sau: Tạo một Macros có tên là autoexec với Action la Open Form và Form name la: Main Form(h.33) Bây giờ công việc cuối cùng là quay trở lại Design Form và tạo liên kết cho các nút mà chưa hoạt động được nữa là hoàn thành! - Ví dụ với nút Thông tin Sản phẩm trên Main Form + Click chuột phải chọn . đặc điểm trên của một đại lí văn phòng phẩm, bài tiểu luận này xin giới thiệu một sản phẩm dùng để quản lí hàng hóa của đại lí văn phòng phẩm được xây. Sản phẩm “ Quản lí hàng hóa văn phũng phẩm có thể sẽ giúp ích cho các đại lí văn phòng phẩm trong việc quản lí hàng hóa xuất, nhập cũng như hóa đơn bán hàng,