LÀM QUEN MS WORD pptx

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI MS WORD  Làm quen các thao tác căn bản soạn thảo văn bản với việc sử dụng menu Edit, Insert.. Các bước cần làm trước khi nhập văn bản  Bước 1: khởi động chương

 MS Word (gọi tắt là Word) là trình soạn thảo văn bản thuộc bộ

MS Offices của hãng Microsoft

 Cung cấp một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng cho việc soạn thảo

 Word có thể soạn thảo các tài liệu văn bản từ đơn giản như thư từ đến việc tạo ra các ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo, tạp chí, …

 Chia sẻ dữ liệu với MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook

 Hiện nay, ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giao dịch,

các ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình đều sử dụng Word

để soạn thảo và in ấn

I: GIỚI THIỆU

 Cách 1:

Chọn Start  Programs  Microsoft Office 

Microsoft Office Word 2003.

 Cách 2: Nhấp D-Click vào Shortcut của Word trên

 Có 4 cách:

 Từ thanh menu, Chọn menu File  Exit

 Click vào nút ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề

 D_Click vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề

 Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4)

 Khi thoát khỏi Word, ta thường gặp thông báo sau:

 Thoát khỏi Word:

Khởi động và thoát khỏi Word (tt)

Thông báo nhắc nhở lưu văn

bản

 Yes: lưu văn bản hiện hành trước khi thoát khỏi

Word.

 No: thoát khỏi Word mà không cần lưu văn bản hiện

hành.

 Cancel: bỏ qua thao tác thoát khỏi Word.

 Lưu ý: Khi soạn thảo văn bản, ta nên liên tục lưu văn

bản, để tránh trường hợp văn bản soạn gần xong gặp

sự cố (mất điện, restart bất ngờ,…) dẫn đến máy tắt ngang, văn bản sẽ bị mất.

Khởi động và thoát khỏi Word (tt)

III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA

Drawing Toolbar Scroll Bar

Ruler

Status

Bar Các thành phần cơ bản trên màn hình

Word

1 Thanh tiêu đề ( Title Bar)

2 Thanh thực đơn ( Menu Bar)

 Thanh trình đơn chứa tất cả các lệnh của Word,

từ xử lý văn bản đến định dạng cũng như hiệu chỉnh lại các thông số Word, …

3 Thanh công cụ ( Toolbar)

 Chứa các lệnh thường sử dụng nhất

VD: - Thanh Formatting: hỗ trợ định dạng văn bản

- Thanh Drawing: hỗ trợ vẽ hình

4.Thước đo ( Ruler)

 Dùng để kiểm soát lề, độ lệch so với lề.

5 Thanh trạng thái ( Status Bar)

 Cho biết thông tin về trang hiện hành, tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành…

6 Điểm chèn và vùng soạn thảo

 Vùng soạn thảo: nhập văn bản

 Điểm chèn: Dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trí văn bản

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI MS

WORD

 Làm quen các thao tác căn bản soạn thảo văn bản với việc

sử dụng menu Edit, Insert

 Định lề trang văn bản

 Nhập và hiệu chỉnh văn bản

 Lưu, đóng, mở, xóa văn bản

 Trình bày màn hình - trang in

 Làm việc với khối văn bản và các lệnh xử lý khối

I: ĐỊNH LỀ TRANG VĂN BẢN

 Mục đích:

 Nhằm chọn loại giấy soạn thảo và in ấn.

 Qui định lề soạn thảo văn bản làm cho văn bản đẹp mắt hơn, tránh trường hợp văn bản được soạn 1 cách lung tung.

 Cách thực hiện:

 Bước 1: trên thanh menu nhấp chọn menu File  Page Setup.

 Bước 2: trong hộp thoại Page Setup, xác lập thông tin ở các thẻ:

 Thẻ Margins: định lềề̀ vùng soạn thảo văn bản.

 Thẻ Paper size: chọn loại giấy soạn thảo văn bản.

1 Thẻ Margins

Hộp thoại Page Setup

Top: dòng đầu văn bản cách đỉnh

Bottom: dòng đầu văn bản cách

Footer: độ rộng của vùng footer

Apply to: áp dụng các xác lập trên

cho:

Whole Document:toàn văn bản

This Section: phần đang định

dạng

This point forward: từ vị trí con

trỏ về sau

2 Thẻ Pager Size

Hộp thoại Page Setup: chọn kiểu giấy soạn thảo

Paper size: chọn khổ giấy soạn

o Whole Document: toàn văn bản

o This Section: phần đang định

dạng

o This point forward: từ vị trí con

trỏ về sau

II: NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH VĂN BẢN

 Các bước cần làm trước khi nhập văn bản

 Cách viết một văn bản

 Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu

 Viết chèn và viết đè văn bản

 Chèn ký tự đặc biệt

1 Các bước cần làm trước khi nhập văn

bản

 Bước 1: khởi động chương trình soạn thảo văn bản.

 Bước 2: từ thanh Fortmatting, chọn font muốn sử dụng (Times New Roman, Arial, VNI-Times).

 Bước 3: khởi động bộ gõ soạn thảo tiếng Việt (Vietkey, Unikey, ).

 Chọn chế độ gõ tiếng Việt

 Chọn bảng mã thích hợp với Font được chọn ở bước 2:

 Nếu font Times New Roman, Arial  bảng mã phải là UNICODE.

 Nếu font VNI-Times  bảng mã phải là VNI Windows.

 ………

 Chọn kiểu gõ sử dụng (Telex hoặc Vni).

 Bước 4: định lề trang văn bản.

 Bước 5: bắt đầu nhập văn bản.

2 Cách soạn thảo một văn bản

 Khi nhập văn bản, các ký tự nhập vào luôn được chèn vào bên trái của điểm chèn (con trỏ, dấu nháy).

 Khi văn bản được nhập đầy dòng, Word tự động xuống dòng tiếp theo.

 Soạn xong một đoạn, để soạn đoạn tiếp theo ta gõ phím Enter Nếu

là đoạn cuối cùng của văn bản thì kết đoạn là dấu chấm (“.”).

 Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới

Để chủ động qua trang mới, ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Enter.

 Xoá các ký tự, câu, đoạn, khối,… :

 Phím Delete: xóa ký tự liền phải con trỏ Sử dụng nhiều lần để xóa liên tiếp các ký tự.

 Phím Backspace (): xóa ký tự liền trái con trỏ Sử dụng nhiều lần để xóa liên tiếp các ký tự.

 Đánh dấu khối các từ, câu, đoạn, khối,…  sau đó bấm phím Delete.

4 Cách di chuyển dấu nháy trong tài

liệu

 Sử dụng nhóm phím di chuyển qua lại:

 ← , → : di chuyển dấu nháy hiện hành sang trái, sang phải 1 ký tự.

 ↑ , ↓ : di chuyển dấu nháy hiện hành lên, xuống 1 dòng.

 Ctrl + ← , Ctrl + → : di chuyển dấu nháy qua trái, qua phải 1 từ.

 Ctrl + ↑ , Ctrl + ↓ : di chuyển dấu nháy lên, xuống 1 đoạn văn bản.

 PageUp, PageDown: di chuyển lên, xuống 1 trang màn hình.

 Ctrl + Home, Ctrl + End: di chuyển đến trang đầu, trang cuối tài liệu.

 Di chuyển dấu nháy đến vị trí bất kỳ trong tài liệu bằng cách Click chuột trái vào vị trí muốn di chuyển đến

 Sử dụng thanh trượt dọc để xem các trang tiếp theo.

 Sử dụng lệnh Edit  Goto (Ctrl+G, F5): dùng để di chuyển nhanh đến

trang được nhập từ bàn phím.

5 Chèn ký tự đặc biệt (Symbol)

 Là những ký tự không có trên bàn phím như: ♣ ♦ ♥ ♠     ↑→

± ≥ ∝ © …

 Các bước chèn ký tự đặc biệt:

 Bước 1: đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Symbol.

 Bước 2: trên thanh menu chọn menu Insert  Symbol.

 Bước 3: Trong hộp thoại Symbol:

 Thẻ Symbol: chèn các symbol

 Thay đổi Font trong hộp thoại Font để xem danh sách các symbol (Wingdings, Wingdings1, Symbol,…).

 Thẻ Special Characters: chèn các ký tự đặc biệt.

 Bước 4: chọn Symbol, Special Characters cần chèn  nhấp

Insert.

 Bước 5: nhấp Close đóng hộp thoại Symbol, trở về cửa sổ Word.

 Thay đổi kích cỡ của Symbol tương tự như đối với ký tự.

III: LƯU, ĐÓNG, MỞ, XÓA VĂN BẢN

 Mở văn bản hiện hành

 Lưu văn bản hiện hành

 Chèn văn bản cũ vào văn bản hiện hành

 Đóng văn bản hiện hành

1 Mở văn bản để soạn thảo

 Mở văn bản mới:

 Trên thanh menu, chọn menu File  New.

 Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

 Hoặc nhấn nút

 Mở văn bản đã tồn tại:

 Bước 1: mở hộp thoại Open:

 Trên thanh menu, chọn menu File  Open.

 Hoặc từ bàn phím, nhấn tổ hợp phím Ctrl + O.

 Hoặc trên thanh Formatting, nhấn nút

 Bước 2: trong hộp thoại Open, chọn đường dẫn đến tập tin cần mở (xem hộp thoại Open)

 Bước 3: nhấp chọn tập tin cần mở  nhấp Open

Mở văn bản để soạn thảo (tt)

Có thể nhập đầy đủ đường dẫn và tên tập tin cần mở

Chọn tập tin cần mở

Chọn ổ đĩa/ thư mục chứa tập tin cần mở

Hộp thoại Open

2 Lưu văn bản hiện hành

 Lưu văn bản lần đầu tiên:

 Bước 1: mở hộp thoại Save:

 Trên thanh menu, chọn menu File  Save.

 Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

 Hoặc nhấn nút

 Bước 2: trong hộp thoại Save, nhấp chọn đường dẫn chứa tập tin (xem hộp thoại Open)

 Bước 3: nhập tên tập tin cần lưu, nhấp chọn Save

 Lưu văn bản lần thứ 2 trở đi:

 Trên thanh Formatting, nhấp chọn

 Hoặc trên thanh menu, nhấp chọn menu File  Save

Lưu văn bản hiện hành (tt)

Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tập tin cần lưu Nhập tên tập tin cần lưu

Hộp hội thoại Save As

 Save in: chọn ổ đĩa,

3 Chèn văn bản cũ vào văn bản hiện

 Bước 5: click chọn Insert để chèn

Hộp hội thoại Insert File

4 Đóng văn bản hiện hành

 Từ thanh menu, chọn menu File  Close hoặc nhấp vào

trên thanh tiêu đề

 Khi đó xuất hiện hộp thông báo sau:

 Yes: lưu văn bản và đóng lại tập tin hiện hành

 No: đóng văn bản hiện hành mà không lưu thay đổi

 Cancel: bỏ qua thao tác đóng văn bản hiện hành

Hộp thoại nhắc nhở lưu văn

bản

IV: LÀM VIỆC VỚI KHỐI VĂN BẢN

 Chọn khối văn bản

 Xóa khối văn bản

 Sử dụng lệnh cut (cắt), copy (sao chép), và Paste (dán)

 Sử dụng lệnh Undo, Redo và Repeat

 Nhập văn bản tự động

 Tìm kiếm và thay thế văn bản

 Tách trang và phần

1 Chọn khối văn bản

 Chọn từ: nhấp double click lên từ cần chọn

 Chọn câu: nhấn giữ phím Ctrl, sau đó click chuột vào vị trí kết thúc câu cần chọn

 Chọn dòng: di chuyển chuột đến đầu dòng cần chọn, khi con trỏ chuột có dạng  thì click chuột trái chọn

 Chọn đoạn: giống chọn dòng, nhưng nhấp double click thay vì click trái

 Chọn khối (đoạn, câu) văn bản bất kỳ:

 Đây là trường hợp tổng quát, áp dụng được trong việc chọn từ, chọn câu, chọn dòng và chọn đoạn

 Có 3 cách:

Chọn khối văn bản (tt)

 Dùng bàn phím: đặt dấu nháy ở đầu khối văn bản cần chọn, nhấn và giữ phím Shift kết hợp với phím di chuyển

 Dùng chuột: click vào vị trí đầu khối văn bản cần chọn, nhấn giữ chuột trái và kéo đến vị trí cuối khối cần chọn

 Dùng chuột kết hợp với phím Shift: click chuột ở vị trí bắt đầu khối văn bản cần chọn, nhấn giữ phím Shift, click chuột vào vị trí kết thúc khối văn bản cần chọn

 Chọn toàn bộ văn bản:

 Dùng tổ hợp phím Ctrl + A

 Hoặc chọn lệnh Edit/Select All.

 Hoặc nhấn giữ phím Ctrl rồi Click chọn lên đầu dòng bất kỳ

2 Xóa khối văn bản

 Cách 1:

 Chọn khối văn bản cần xóa.

 Nhấn phím Delete hoặc phím Backspace.

 Cách 2:

 Click chuột ở vị trí cần xóa

 Bấm giữ phím Delete: xóa liên tiếp các ký tự sau điểm chèn.

 Bấm giữ phím Backspace: xóa liên tiếp các ký tự trước điểm chèn.

3 Sử dụng lệnh cut (cắt), copy (sao chép), và Paste (dán)

 Dùng để chỉnh sửa, thay đổi khối văn bản hay đồ họa (hình ảnh, hình vẽ)

 Được thực hiện thông qua chức năng Edit của Word

Cu

t

Copy

Paste

Sử dụng lệnh cắt, sao chép và dán (tt)

 Cắt/ sao chép khối văn bản hay đồ họa:

 Chọn khối văn bản hay đồ họa cần Cắt/ sao chép

 Chọn lệnh Cắt/ sao chép

 Chọn menu Edit  Cut/ Copy

 Hoặc click phải chuột chọn menu Cut/ Copy

 Hoặc nhấp chọn lệnh / trên thanh công cụ

 Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+X/ Ctrl+C để Cut/ Copy

 Dán khối văn bản hay đồ họa:

 Click chuột chọn nơi cần dán

 Chọn lệnh dán: có 4 cách sau:

 Chọn menu Edit  Paste

 Hoặc click phải chuột chọn menu Paste

 Khối văn bản hay đồ họa có thể được dán nhiều lần với 1 thao tác cut, copy.

4 Sử dụng lệnh Undo, Redo

 Undo:

 Hủy bỏ thao tác vừa thực hiện

 Lệnh Undo có thể được thực hiện nhiều lần

 Mỗi lần Undo sẽ hủy bỏ 1 lệnh

 Trình tự Undo sẽ đi ngược lại với trình tự lệnh vừa được thực hiện

Sử dụng lệnh Undo, Redo (tt)

 Redo:

 Có lệnh Undo mới có lệnh Redo

 Hủy bỏ thao tác Undo vừa thực hiện

 Lệnh Redo cũng có thể được thực hiện nhiều lần

 Trình tự Redo sẽ đi ngược lại với trình tự lệnh Undo

5 Nhập văn bản tự động (Automatic

Writing)

 Sử dụng tính năng AutoText:

 Được sử trong trường hợp viết tốc ký trong soạn thảo văn bản.

 Sử dụng trong trường hợp khối văn bản hay đồ họa được lặp lại thường xuyên.

 Thực hiện bằng cách gán cho khối văn bản hay đồ họa một tên tắt

 Khi soạn thảo chỉ cần gõ vào tên tắt thì Word sẽ tự động thay thế bằng nội dung của khối văn bản hay đồ họa ngay vị trí gõ vào

 Cách làm:

 Bước 1: tạo danh sách AutoText

 Chọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo.

 Vào menu Insert  AutoText  AutoText hoặc menu Tools

 AutoCorrect  AutoText

Nhập văn bản tự động (tt)

 Trong hộp thoại AutoCorrect,

chọn thẻ AutoText.

 Gõ tên tắt vào ô Enter

AutoText Entries here.

 Click chuột chọn Add.

 Click chuột chọn OK.

 Bước 2: chèn AutoText vào tài

Nhập văn bản tự động (tt)

 Xóa AutoText

 Vào lại hộp thoại AutoCorrect  chọn thẻ AutoText

 Chọn từ viết tắt cần xóa tại ô Enter AutoText Entries

here

 Click chuột chọn Delete

Nhập văn bản tự động (tt)

 Sử dụng tính năng Auto correct:

 Giúp tự động sửa những lỗi sai thường xuyên xảy ra khi soạn thảo văn bản

 Hoặc đưa nhanh vào tài liệu những khối văn bản hay đồ họa thường xuyên được sử dụng

 AutoCorrect tương tự như AutoText nhưng nhanh hơn vì tự động chèn văn bản vào tài liệu mà không cần phải nhấn phím F3

 Cách làm:

 Bước 1: tạo mục AutoCorrect

 Chọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo

 Vào menu Insert  AutoText  AutoText hoặc menu Tools

 AutoCorrect  AutoText

 Bước 2: chèn AutoCorrect

 Xóa AutoCorrect

Nhập văn bản tự động (tt)

 Trong hộp thoại

AutoCorrect, chọn thẻ

AutoCorrect

 Gõ tên tắt vào ô Replace

 Click chuột chọn Add

 Click chuột chọn OK

Bước 2: chèn AutoCorrect vào

Nhập văn bản tự động (tt)

 Xóa AutoCorrect

 Vào lại hộp thoại AutoCorrect  chọn thẻ AutoCorrect

 Gõ từ viết tắt cần xóa tại ô Replace

 Click chuột chọn Delete

 Click chọn Close để đóng hộp thoại

6 Tìm kiếm và thay thế văn bản

 Cho phép tìm kiếm một từ hoặc nhóm từ.

 Thay thế từ tìm kiếm được bằng một một từ hoặc nhóm từ khác.

Tìm kiếm và thay thế văn

 Khi đó xuất hiện hộp

thoại Find and Replace

(như hình bên)

Tìm kiếm và thay thế văn bản (tt)

 Thẻ Find: chỉ tìm kiếm từ

 Nhập từ hoặc nhóm từ cần tìm kiếm vào ô nhập Find What

 Nhấp chọn Find Next để tiếp tục tìm từ tiếp theo

 Nhấp chọn Cancel để đóng hộp thoại

 Thẻ Replace: tìm kiếm và thay thế

 Nhập từ hoặc nhóm từ cần tìm kiếm vào ô nhập Find What

 Nhập từ cần thay thế vào ô Replace With

 Replace: chỉ thay thế từ ngay vị trí tìm được và tìm tiếp

 Replace All: thay thế tất cả các từ tìm được

 Nhấp chọn Cancel để đóng hộp thoại

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

 Mục tiêu bài học

 Sử dụng menu Format định dạng văn bản:

 Định dạng Font (Modify Font )

 Canh đoạn (Paragraph Alignment)

 Khoảng cách dòng (Indenting & Line spacing)

I ĐỊNH DẠNG FONT

 Định dạng Font (Font)

 Khoảng cách giữa các ký tự (Character Spacing)

 Hiệu ứng văn bản (Text Effects)

 Cách làm:

 Chọn khối văn bản cần định dạng

 Vào menu Format  Font

 Font style: kiểu chữ

 Regular (bình thường), Italic (in nghiêng), Bold (in

đậm), Underline (gạch dưới)

 Font size: cỡ chữ

 28, 20, 15

 Font Color: màu chữ

 Underline style: chọn kiểu gạch dưới

 Underline Color: chọn màu cho nét gạch dưới

Định dạng Font (tt)

 Effects: các hiệu ứng cho khối văn bản, bao gồm:

Định dạng Font (tt)

Hộp thoại Font

2 Khoảng cách giữa các ký tự

Normal

Expanded

Condensed

3 Hiệu ứng văn bản

II CANH ĐOẠN - DÒNG

 Thông thường, khi soạn văn bản ta gõ phím:

 Shift + Enter để kết thúc một hàng

 Phím Enter để kết thúc đoạn hoặc tạo dòng trắng

 Các vấn đề trong đoạn:

 Canh lề cho đoạn văn bản

 Thụt đầu dòng dòng đầu tiên trong đoạn

 Khoảng cách giữa các đoạn, các dòng

 Sao chép định dạng giữa các đoạn