CHƯƠNG 6 MỘT SỐ CHỦ ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN Hệ Thống Thơng Tin Kế Toán CHƢƠNG MỘT SỐ CHỦ ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TS Vũ Quốc Thơng Mục tiêu Trình bày số chủ đề liên quan: • Vị trí PMKT HTTTKT • Mơ hình hoạt động PMKT • Lợi ích việc ứng dụng PMKT • Tiêu chuẩn điều kiện PMKT • Điều kiện cho việc áp dụng PMKT • Phân loại phần mềm kế tốn • Đánh giá tiêu chí lựa chọn PMKT • Quy trình đƣa PMKT viết sẵn vào sử dụng Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Dẫn nhập từ K/T thủ cơng đến H/T tích hợp Vũ Quốc Thơng - HTTTKT 11/02/2020 Quan điểm kế toán máy… Kế tốn máy khơng làm giảm bớt khối lƣợng Thế nàoviệc, quan ? công tăngđiểm tốc độ xử lý, mà cịn giúp cơng tác kế tốn ngày chuyển sang hƣớng trình bày phân tích thơng tin Tuy nhiên, chƣơng trình phần mềm kế tốn khơng thể thay ngƣời kế toán Phần mềm kế tốn (PMKT) Theo bạn, PMKT là? Cơng cụ ghi chép, … Xử lý kế toán phải tuân thủ … Độ xác báo cáo phụ thuộc … Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Chia sẻ kiến thức Phần mềm kế tốn (PMKT) Vị trí PMKT HTTTKT: PMKT yếu tố cấu thành nên HTTTKT PMKT trợ giúp ngƣời làm kế tốn việc thực cơng việc với cơng cụ xử lý máy tính điện tử mơi trƣờng quản trị CSDL thích hợp Vũ Quốc Thơng - HTTTKT 11/02/2020 Vị trí PMKT HTTTKT Dữ liệu kế tốn Thơng tin kế tốn Minh họa PMKT Sự phát triển PMKT The evolution of accounting software 10 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Sự phát triển PMKT THE EVOLUTION OF ACCOUNTING SOFTWARE: PAST, PRESENT AND FUTURE (The Journal of the Global Accounting Alliance) http://www.gaaaccounting.com/the-evolution-of-accounting-software-past-present-and-future 11 The evolution of accounting software 12 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 The evolution of accounting software 13 The evolution of accounting software Transaction Page (TP) (1 line/1 screen) View Whole Journal (V) 14 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 The evolution of accounting software 15 The evolution of accounting software 16 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 từ học thuật N/C đến thực tế 17 Phân loại PMKT Accounting software classification 18 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Accounting software classification By the nature of transaction >> front office back office Accounting software By the type of product >> packaged or self-developed Accounting software By the origin of the product >> Vietnamese or foreign Accounting software 19 Accounting software classification By the market segment (client company scope) Foreign Acct Sw Vietnamese Acct Sw 94 10 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Accounting software classification Horizontal v.s Vertical Accounting Software “Horizontal” for the one-size fits all application “Vertical” for the industry specific solution Reference: -Deshmukh A (2006) – Book Digital Accounting: the effect of the Internet and ERP on Accounting – page 28 - Francis J S – Weblink http://www.accountingsoftwaresuccess.com/Horizontal-vs.Vertical-Accounting-Software-Solutions 21 Hệ thống học… 22 11 Vũ Quốc Thơng - HTTTKT 11/02/2020 A Mơ hình hoạt động PMKT Công đoạn 1: Nhập liệu đầu vào Ngƣời sử dụng (NSD) phân loại chứng từ phát sinh q trình hoạt động kinh tế sau nhập vào hệ thống Tùy theo đặc điểm phần mềm cụ thể, chứng từ sau nhập vào phần mềm đƣợc lƣu trữ vào máy tính dƣới dạng nhiều tệp Cơng đoạn 2: Xử lý Công đoạn thực việc lƣu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn thơng tin tài kế tốn dựa liệu chứng từ nhập công đoạn trƣớc; làm kết xuất sổ sách, báo cáo kế tốn cơng đoạn sau Công đoạn 3: Kết xuất liệu đầu Căn vào kết xử lý công đoạn 2, phần mềm tự kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết… theo yêu cầu NSD Từ đó, NSD xem, lƣu trữ, in ấn xuất liệu để phục vụ cho mục đích phân tích, thơng kê, quản trị kết nối với hệ thống 23 phần mềm khác B Lợi ích việc ứng dụng PMKT Trong doanh nghiệp Người kế tốn viên Khơng phải thực thao tác tính tốn, ghi sổ thủ cơng; thơng qua quy trình hạch tốn phần mềm, đƣợc báo cáo xác Kế tốn trưởng Tiết kiệm thời gian việ tổng hợp, đối chiếu sổ sách, lên báo cáo kế toán; cung cấp kịp thời đƣợc số liệu kế toán thời điểm ngƣời quản lý yêu cầu Giám đốc tài Cung cấp phân tích hoạt động tài doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau; hoạch định điều chỉnh kế hoạch hoạt động tài doanh nghiệp xác nhanh chóng Giám đốc điều hành Có đƣợc đầy đủ thơng tin tài kế toán doanh nghiệp cần thiết để phục vụ cho việc định quản trị; tiết kiệm đƣợc nhân lực, chi phí làm tăng tính chuyên nghiệp đội ngũ nhân viên; gia tăng thƣơng hiệu mắt đối tác, khách hàng nhà đầu tƣ Ngồi doanh nghiệp Cơ quan thuế kiểm tốn Dễ dàng công tác kiểm tra chứng từ, sổ sách kế tốn DN 24 12 Vũ Quốc Thơng - HTTTKT 11/02/2020 C Tiêu chuẩn điều kiện PMKT Tiêu chuẩn PMKT - PMKT phải hỗ trợ NSD tuân thủ quy định Nhà nƣớc kế tốn - PMKT phải có khả nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với thay đổi định chế độ kế toán sách tài mà khơng ảnh hƣởng đến liệu có - PMKT phải hỗ trợ xử lý tự động đảm bảo xác số liệu kế tốn - PMKT phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin an tồn liệu Điều kiện PMKT - PMKT trƣớc đƣa vào sử dụng phải thuyết minh rõ xuất xứ, tính kỹ thuật theo quy định hành kế toán - PMKT đƣa vào sử dụng phải có tài liệu hƣớng dẫn cụ thể để giúp NSD vận hành, có khả xử lý cố đơn giản - PMKT tổ chức, cá nhân đơn vị kế toán cung cấp phải đƣợc bảo hành thời hạn hai bên thỏa thuận, phải hồn thành đƣợc cơng việc kế tốn năm tài 25 D Điều kiện cho việc áp dụng PMKT Đảm bảo điều kiện kỹ thuật - Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh DN - Trang thiết bị tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học - Xây dựng quy chế bảo quản phần mềm kế tốn máy vi tính VD quản lý liệu lƣu liệu Đảm bảo điều kiện người tổ chức máy kế toán - Lựa chọn tổ chức đào tạo cán kế tốn có đủ trình độ chun mơn nghiệp kế tốn tin học - Xây dựng quy trình thao tác hệ thống kế toán máy (lập kế hoạch tổ chức thực khâu công việc) - Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật liệu (phân quyền truy cập thao tác hệ thống) Đảm bảo tính thống cơng tác kế toán - Đối với đơn vị kế tốn có đơn vị kế tốn trực thuộc (Tổng công ty, công ty mẹ ) phải lập báo cáo tài tổng hợp (báo cáo tài hợp nhất); cần đạo cho đơn vị kế tốn trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán cho thuận tiện việc kết nối thông tin, số liệu liệu báo cáo 26 13 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 E Phân loại phần mềm kế toán Phân loại theo chất nghiệp vụ (PMKT front office back office) Các PMKT bán lẻ (hệ thống POS – front office accounting), phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, phiếu xuất bán giao hàng cho khách Một số phần mềm hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho Nhìn chung, PMKT front office tính đơn giản, báo cáo chủ yếu tổng hợp tình hình bán hàng tồn kho Bên cạnh đó, PMKT tài quản trị (phía sau văn phòng – back office accounting) dùng để nhập chứng từ kế toán, lƣu trữ kết xuất BCTC, BCQT phân tích thống kê tài Phân loại theo hình thức sản phẩm (PMKT đóng gói tự viết) PMKT đóng gói đƣợc nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng thành hộp sản phẩm với tài liệu hƣớng dẫn cài đặt, sử dụng đĩa cài phần mềm Ƣu điểm PMKT đóng gói giá thành rẻ, nâng cấp nhanh chóng chi phí triển khai rẻ Tuy nhiên, phát triển với mục đích cho nhiều doanh nghiệp sử dụng nên số tính đặc thù doanh nghiệp cụ thể khơng có PMKT PMKT tự viết phần mềm đặt hàng nhà cung cấp thiết kế riêng cho doanh nghiệp với ƣu điểm đáp ứng đƣợc yêu cầu đặc thù Tuy nhiên, với PMKT tự viết 27 chi cao, khó cập nhật nâng cấp dẫn đến tính rủi ro cao vận hành E Phân loại phần mềm kế toán (tt.) Phân loại theo nguồn gốc, xuất xứ (PMKT nước nước) PMKT nƣớc với ƣu điểm chất lƣợng tốt, mang tính chun nghiệp cơng nghệ đại Tuy nhiên, giá thành cao, vấn đề bảo trì hỗ trợ gặp khó khăn Ngồi ra, triển khai PMKT nƣớc ngồi phát sinh vấn đề địa phƣơng hóa: ngơn ngữ giao diện, tài liệu hƣớng dẫn, hệ thống kế toán Việt Nam, u cầu cấu hình hệ thống máy tính Trong đó, PMKT có nguồn gốc nƣớc có cấu trúc cơng nghệ thƣờng lạc hậu so với PMKT nƣớc Ƣu điểm PMKT nƣớc giá thành thấp, bảo hành nhanh chóng thƣờng phù hợp với mơi trƣờng kế tốn VN từ ban đầu 28 14 Vũ Quốc Thơng - HTTTKT 11/02/2020 F Đánh giá tiêu chí lựa chọn PMKT Nguồn gốc xuất xứ Ngƣời Sử Dụng (NSD) nên hƣớng tới sản phẩm có thƣơng hiệu với xuất xứ rõ ràng >> có lợi trình sử dụng, nâng cấp bảo hành Các vấn đề liên quan đến trình sử dụng NSD nên ý khoản chi phí đầu tƣ phần mềm, tính dễ sử dụng, khả cảnh báo, tài liệu cho NSD, khả địa hóa Các chức liên quan đến hoạt động kinh doanh NSD nên ý khả thích ứng PMKT với quy trình kinh doanh hành doanh nghiệp; khả hỗ trợ phân tích tài kết xuất báo cáo Những vấn đề cần quan tâm công tác triển khai kỹ thuật NSD cần quan tâm đến thời gian dễ dàng trình triển khai, khả tùy biến, thiết kế cấu trúc phần mềm, nhƣ kiểm tra lỗi lập trình phần mềm (nếu có) Khả hỗ trợ thích hợp cho cải tiến tương lai NSD nên lƣu ý khả phát triển; nâng cấp, khả kết nối với phần mềm khác Các yếu tố bảo mật an toàn liệu Phần mềm nên có khả phân quyền cho NSD, cập nhật nhật ký sử dụng, mã hóa liệu lƣu trữ; hỗ trợ ngăn chặn truy cập trái phép từ bên ngoài; chức 29 lƣu khả phục hồi liệu G Quy trình đƣa PMKT viết sẵn vào sử dụng Bước 1: Sau lựa chọn phần mềm, tiến hành đặt mua Bước 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính Bước 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống - Tạo liệu kế tốn, thiết lập thơng tin ban đầu (chế độ sổ, hình thức sổ, pp tính giá xuất kho ) - Lập danh mục: tài khoản, KH, NCC; vật tƣ; hàng hóa - Thiết lập an ninh cho hệ thống: khai báo ngƣời dùng phần mềm, phân quyền cho ngƣời dùng nhóm ngƣời dùng - Nhập số dƣ đầu: cho tài khoản, đối tƣợng chi tiết khách hàng, nhà cung cấp; chi tiết vật tƣ, hàng hóa Bước 4: Thực hạch toán, nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm Bước 5: An toàn liệu hệ thống phần mềm kế toán (chế độ lƣu phục hồi liệu) Bước 6: Bảo trì nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán 30 15 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 …… Bài đọc Luachon_PMKT.pdf PhanloaiPMKT.pdf Bài nghe: - HowtoselectAcctSoft_audio.mp3 31 Tóm lại Trình bày số chủ đề liên quan: • Vị trí PMKT HTTTKT • Mơ hình hoạt động PMKT • Lợi ích việc ứng dụng PMKT • Tiêu chuẩn điều kiện PMKT • Điều kiện cho việc áp dụng PMKT • Phân loại phần mềm kế tốn • Đánh giá tiêu chí lựa chọn PMKT • Quy trình đƣa PMKT viết sẵn vào sử dụng 32 16 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Bài tập mơ Phịng kế tốn Phân vai Thực hành… 33 Bài tập mô 34 17 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Bài tập mơ - Mỗi nhóm kế toán đƣợc giao chứng từ kế toán - Các kế tốn viên thao tác mơi trƣờng thực hành - Kế toán tổng hợp theo dõi - Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thao tác, bổ sung số bút tốn cuối kỳ cần thiết, ƣớc tính thuế TNDN kết xuất báo cáo tài * Giảng viên theo dõi, đặt câu hỏi tƣơng tác với vị trí kế tốn nhóm để đánh giá q trình thao tác * Giảng viên u cầu nhóm kết xuất báo cáo liên quan từ hệ thống kế tốn máy để đánh giá sản phẩm thơng tin 35 18