Bài tiểu luận cách tổ chức họp và tiệc

Luận Văn: Bài tiểu luận cách tổ chức họp và tiệc

LỜI GIỚI THIỆU



Nhiều người chúng ta dành phần lớn thời gian trong đời cho công việc, vì vậy màmôi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống của chúng ta, tácđộng đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người Bên cạnh năng lực và sự yêu thíchcông việc là những yếu tố không thể thiếu thì việc bày trí không gian làm việc một cáchhài hòa, cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc pháttriển năng lực bản thân cũng như đạt được những kết quả thuận lợi cho công việc củamình

Trong lĩnh vực quản trị thì bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phảiquản trị văn phòng của mình mà được viết gọn lại là “Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng”.Hầu hết các cơ quan xí nghiệp của chúng ta hiện nay đều có phòng hành chánh quản trị.Thậm chí có cơ quan chỉ có 20 người vẫn có phòng Hành Chánh Quản Trị Một số công

ty ở nước ta đã quá khuôn mẫu nhất nhất thành lập ra các ban bệ phòng ban mà thật rakhông cần thiết phải làm như thế Rõ ràng là Quản Trị Hành Chánh đã, đang, và sẽ là mộtlãnh vực không thể thiếu được trong mọi cơ quan, mọi tổ chức kinh doanh

Dù nơi làm việc của bạn chỉ là một chiếc bàn nhỏ hẹp hay là một văn phòng thôngthống, rộng rãi thì bạn vẫn có thể tạo cho mình một không gian lý tưởng và thích hợp vớicông việc hiện tại của mình Hình dạng và kích thước của bàn làm việc, sự tioện nghi củachiếc ghế ngồi, màu sắc của những bức tường hay các vật trang trí và đặc biệt là bạn sẽbiết được cách sắp xếp chỗ ngồi trong văn phòng cũng như ý nghĩa của nó…, tất cả đều

có thể mang đến cho chúng ta sự thoải mái hoặc gay ra nhiều khó chịu, ảnh hưởng trựctiếp đến trạng thái tinh thần, tình cảm cũng như sức khỏe và hiệu quả công việc của chúngta

Jan Bendeich, một tác gia người Úc trong tác phẩm “Office Skills – Update” đãphát biểu một câu chí lý sau nay :

“Nhiều nhà kinh doanh thành công, trong đó có một số người đứng đầu một sốcông ty lớn trên thế giới, trước nay đã bắt đầu sự nghiệp của mình bằng nghề thư ký Các

kỹ năng hay nghiệp vụ mà họ đã thủ đắc được khi làm thư ký hay nhân viên hành chánhvăn phòng đã giúp họ thành công trong nghề nghiệp của chính mình, và cuối cùng đã giúp

họ làm chủ một doanh nghiệp thành công cho chính mình.” (Newcastle, AustraliaWoodlands Publications, INC., 1991),p 1

Qua quá trình học tập những tiết học bổ ích của cô NGUYỄN THỊ KIM HUỆ vàcộng thêm việc tìm kiếm hình ảnh, tư liệu từ công ty trong nước, trường học, mạng, sách,người thân… Nay tôi làm bài tiểu luận này mong rằng có thể giúp các bạn biết được trình

tự cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp đúng chuẩn, hiểu được ý nghĩa từng vị trí ngồi,khả năng tổ chức một cuộc họp, buổi tiệc cho công ty một cách thuận lợi nhất

Chúc các bạn thành công

Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp Trong

xã hội kinh doanh phức tạp của chúng ta ngày nay, mỗi cá nhân chúng ta hầu như khôngthể có đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết để làm các quyết định quan trọng Doanhnghiệp tuỳ thuộc vào các cá nhân cung cấp thông tin, đưa ra các nhận xét Phương pháptốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều cá nhân một lúc, đó là các cuộc thảo luận nhóm.Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung vàcùng tham dự vào tiến trình làm quyết định

Chắc chắn rằng khi đi làm, chúng ta sẽ phải tham dự vào các cuộc họp như hộinghị công nhân viên chức, các cuộc họp của bộ phận phòng ban, các cuộc họp về chínhsách, các cuộc họp của hội đồng đề ra chính sách, hoặc các cuộc họp báo cáo tình hình.Các cuộc họp này có thể là cuộc họp nhỏ có tính chất nội bộ không nghi thức đến cáccuộc họp trang trọng theo nghi thức Một số cuộc họp sẽ đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bịtrước, trong khi đó một số cuộc họp chỉ đòi hỏi một cú gọi điện thoại

Các cuộc họp thường làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc, trong khi cả hai yếu tố nàyrất quý đối với chúng ta Do đó, chúng ta chỉ nên tổ chức cuộc họp cần thiết và đảm bảorằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang tính xây dựng Với tư cách là một thư kýchuyên nghiệp hay cấp quản trị, chúng ta phải chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức, vàlên thời biểu cho các cuộc họp Để có thể sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp và tránh việclãng phí thời gian và tiền bạc thì các bạn phải nắm vững kiến thức sau:

I KHÁI NIỆM CUỘC HỌP

Một cuộc họp gồm những người họp lại để giải quyết vấn đề hay quyết định điều

gì đó Một sự gặp gỡ tình cờ ở hành lang giữa các đồng nghiệp cũng có thể được xem như

là một cuộc họp Tuy nhiên, hầu hết các cuộc họp ở nơi làm việc thường nghiêm túc hơn,thời gian và địa điểm họp được ấn định trước

Ví dụ : Một cuộc họp phải có : mục đích, bản tóm tắt chương trình họp, liệt kênhững vấn đề sẽ được thảo luận và được gởi trước cho những người tham dự.

II MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP

Mục đích của cuộc họp là để bàn luận, thảo luận về việc giải quyết vấn đề quan

trọng, đưa ra những quyết định và hướng giải quyết những ý kiến đã đóng góp Mục đích

của hầu hết các cuộc họp thường rơi vào một trong các loại sau:

 Phổ biến thông tin hay thông báo tin tức

 Hướng dẫn thực hiện

 Trình bày các phản ánh hay phân xử các vấn đề

 Quyết định hay thực hiện quyết định

 Phát huy sáng kiến

 Trình bày đề xuất để thảo luận và thường là để đạt được sự thống nhất

III DỰ KIẾN CÁCH THỰC HIỆN

Đây là sơ đồ dự kiến các bước phải thực hiện khi bạn quyết định tổ chức một cuộchọp Các cuộc họp từ đơn giản đến phức tạp đều phải trải qua theo đúng trình tự như sau:

IV Ý NGHĨA CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP

Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp có một ảnh hưởng quantrọng đối với sự thành công của cuộc họp Nó còn thể hiện trình độ quản lý của công tybạn, và đồng thời nó sẽ tác động đến việc gây ấn tượng tốt hay xấu đối với người thamdự

V MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP

Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp để giúp chúng ta tổchức một cuộc họp không bị nhàm chán, làm tăng hiệu quả của cuộc họp

QUYẾT ĐỊNH THỜI GIAN CẦN THIẾT CHO CUỘC

HỌP

XÁC ĐỊNH MỤC

ĐÍCH CUỘC HỌP

ĐẢM BẢO NHỮNG NGƯỜI LIÊN QUAN

SẼ THAM DỰ

Giải thích : Với tư cách là một người tổ chức cuộc họp thì bạn phải nắm rõ nhữngvai trò của tất cả những người tham gia Ví dụ : Người nào đối kháng mạnh mẽ sẽ đượcxếp ngồi gần với người chủ trì Người nào mong muốn tham gia tồn bộ hay mong muốn

có ảnh hưởng lớn đối với khu vực đó trong bàn họp thì sẽ được xếp ngồi ở giữa Ngườinào hay phát biều ý kiến và nói to nhất thì xếp ngồi đối diện với người chủ trì…

VI PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA VIỆC ĐỂ NHỮNG NGƯỜI THAM GIA TỰ LỰA CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP

 ƯU ĐIỂM : Người tham dự tự chọn chỗ ngồi riêng của họ giúp họ tự tin hơn;khỏi cần sơ đồ sắp xếp chỗ ngồi (thuận tiện cho người tổ chức)

 KHUYẾT ĐIỂM : Khó phát huy hết năng lực đóng góp ý kiến; nhữngngười tham dự cùng một phòng ban thích ngồi gần nhau để nói chuyện về những vấn đềkhi phát sinh; gây lộn xộn trong cuộc họp

VII VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CUỘC HỌP VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CUỘC HỌP

1 Vai Trò Của Người Thư Ký Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong Cuộc Họp

Vai trò của người thư ký trong việc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp có một ảnhhưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp như việc :

 Cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi

 Quyết định theo cuộc họp sắp tới thì nên chọn theo nguyên tắc sắp xếp nào

là phù hợp nhất

 Vẽ sơ đồ vị trí chỗ ngồi để cuộc họp có thể đạt được mục tiêu đề ra

 Lựa chọn cho, loại bàn phù hợp với cuộc họp (chính thức hay không chínhthức)

 Dựa theo ý của chủ tọa thì nên xếp theo kiểu đối kháng, thể hiện cấp bậc,thảo luận tự do,… để sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia

 Phải luôn chú ý đến việc là tất cả những người tham gia có thể thấy đượcnhau

 Khoản cách giữa mọi người cách nhau bao nhiêu là hợp lý

 Thời gian họp là lúc nào cũng rất quan trọng đối với việc sắp xếp chỗ ngồi(ví dụ : vào thời điểm đó trong cuộc họp nắng sẽ tạt vào phòng họp, gây sựkhó chịu đến những người tham gia, ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp.).Giải quyết : gắn rèm để có thể giải quyết vấn đề này

 Xem xét kích thước phòng họp cùng với số lượng người tham dự (Một sốngười ngồi trong một căn phòng rộng có thể gây cho nhóm người đó cảmthấy laic lõng và bất tiện Nhiều người ngồi trong một căn phòng nhỏ sẽ gâyngột ngạt, cảm giác khổ sở Một phòng chứa đầy người thì rất ồn ào.)

 Nên xếp chủ tọa ở đâu là phù hợp (Bảng đen, khung đen, màn chiếu luônđặt đằng sau ghế chủ tọa, cửa chính được xếp đối diện với người chủ tọa)

 Những người tham gia có thể thấy màn hình trình bày thông tin không

2 Vai Trò Của Ngươi Thư Ký Trong Việc Chuẩn Bị Tổ Chức Các Cuộc Họp

Ngồi việc sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp thì thư ký cũng phải chuẩn bị những việc sau đây:

 Lên danh sách thành phần và số lượng người tham dự họp

 Đặt trước địa điểm và thời gian họp (dựa vào tính chất cuộc họp để quyếtđịnh thời gian)

 Chuẩn bị chương trình cuộc họp

 Chuẩn bị tài liệu

 Soạn thư mời và trình duyệt {thư mời phải trả lời được những câu hỏi 5Wsau đây : 1.Who (Ai triệu tập cuộc họp?), 2.What (Mục đích cuộc họp

để làm gì ?), 3.When (Cuộc họp được tổ chức khi nào ?), 4.Where (Cuộc họp được tổ chức tại đâu ?), 5.Why (Tại sao lại tổ chức cuộc họp ?).}

 Gửi thư mời (lưu ý việc khác múi giờ khi tổ chức các cuộc hội nghị)

 Tổ chức vệ sinh phòng họp

 Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện

 Hệ thống âm thanh (phải có người điều chỉnh, xử lý thiết bị và hỗ trợ vềmặt kỹ thuật khi cần thiết)

 Chuẩn bị nước uống

 Máy chiếu, computer, màn chiếu, máy truyền hình, giấy, bút…

 Nhắc tham gia họp

 Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp (biên bản cuộc họp phảichính xác và rõ ràng, ngắn gọn, trình bày đúng quy định, nên ghi chép chitiết trong cuộc họp để chuẩn bị cho việc viết biên bản)

3 Nguyên Tắc Tổ Chức Thành Công Các Cuộc Họp

 Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo

 Không để cuộc họp kéo dài

 Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp

 Nên hội họp đúng giờ

 Biên bản cuộc họp phải ghi cẩn thận

 Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp

 Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn

 Nhắc nhở mọi người tập trung, tuân thủ theo chương trình khi họ đi xa vấnđề

 Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình

 Phát biểu với tất cả mọi ngưòi

 Không nói xấu nhau trong cuộc họp

 Sau cuộc họp, nên gặp mọi người trò chuyện thân mật

VIII PHÂN BIỆT NHỮNG TÍN HIỆU TIÊU CỰC VÀ TÍCH CỰC TRONG CUỘC HỌP

Có những tín hiệu không thể hiện bằng lời nói nhưng lại cho thấy người đó hàilòng hoặc không hài lòng với những trao đổi đang diễn ra Chìa khóa của việc điều khiểncuộc họp hiệu quả nằm ở việc dự báo các vấn đề trước khi nó phát sinh Nếu bạn biếtcách diễn giải ngôn ngữ cơ thể của những người tham gia, bạn có thể khuyến khích nhữnghành vi tích cực, tránh được các vấn đề phát sinh không cần thiết

Biểu hiện của sự thiếu hứng thú

Biểu hiện của thái độ không hợp tác, hoặc là cảm giác thiếu tự tin

_ Tư thế thoải mái

_ Tay để thư giản

_ Cơ thể chồm về phía trước

_ Nhướng mày

_ Mỉm cười khuyến khích

_ Nghiên đầu về phía diễn giả

_ Tư thế tập trung, ủng hộ  Biểu hiện của sự nhiệt tình

IX XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ CUỘC HỌP

Việc chọn lựa chỗ họp rất quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp Đókhông chỉ là vấn đề tiện nghi, mà người tham gia cũng phải có cảm giác nơi đó phù hợpvới nội dung của cuộc họp Điều này luôn đúng với tất cả các cuộc họp dù lớn hay nhỏ,chính thức hay không chính thức

VĂN PHÒNG CỦA

MÌNH

_ Có tất cả tài liệu thamkhảo ngay trong phòng_ Tự tin hơn, tiện lợi_ Dễ dàng trao đổi _ Đỡ việc di chuyển

_ Gián đoạn bởi chuôngđiện thoại

_ Người ngồi có thể làmgián đoạn cuộc họp

_ Phải đăng ký phòng

Biểu hiện của sự giận dữ, không hài lòng

Biểu hiện sự nhiệt tình

Biểu hiện sự quan tâm

_ Tự tin hơn_ Chi phí thấp so với họp ởngồi

_ Tổ chức nhiều lần sẽ ảnhhưởng đến chi phí cơ hộicủa công ty

PHÒNG HỌP NGỒI

CÔNG TY

_ Có thể họp một cách bímật

_ Không gian rộng rãi_ Đầy đủ trang thiết bị chocuộc họp

_ Mang tính chuyên nghiệp

_ Chi phí cao_ Không thấy quen thuộc_ Không có tình trạng lợithế “sân nhà”

_ Tốn nhiều thời gian đểchuẩn bị, sắp xếp

X PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA TỪNG LOẠI

HÌNH BÀN HỌP

1 BÀN HÌNH CHỮ NHẬT

 ƯU ĐIỂM : Rất thông dụng trong các công ty vì dễ dàng thuận lợi cho

việc thảo luận, chủ tọa có thể tự kiểm tra phía trước căn phòng

 KHUYẾT ĐIỂM : Bị giới hạn số người đối với kích thước của loại bàn

này, chiếm diện tích lớn trong phòng họp (gây cảm giác chật chội).

2 BÀN HÌNH TRÒN

 ƯU ĐIỂM : Tạo không khí thân mật, nhiệt tình đối với mọi người;

chiếm ít diện tích trong phòng họp (với số lượng bàn là 1 cái); thích họp cho những buổi họp nhóm thảo luận riêng có thể là dành cho những buổi tiệc chiêu đãi; không tạo cảm giác phân cấp bậc (khi chủ tọa không muốn phân biệt chức vụ).

 KHUYẾT ĐIỂM : Khó phân biệt vị trí chủ tọa (trường hợp : chủ tọa

muốn khẳng định cấp bậc của mình trong cuộc họp); không thể chứa nhiều bàn hình tròn trong phòng họp.

3 BÀN HÌNH CHỮ NHẬT HỘI TỤ; BÀN HÌNH OVAL

 ƯU ĐIỂM : Tạo được vị trí của người chủ tọa; trang trọng; cho phép nhiều người ngồi hơn bàn hình chữ nhật; đối với bàn hình oval thì khó khăn trong việc các thành viên có thể quan sát được nhau.

 KHUYẾT ĐIỂM : Tạo khoảng cách giữa người chủ tọa và nhóm người

tham dự; chiếm diện tích không gian phòng họp lớn; đối với bàn hình chữ nhật hội

tụ thì khó khăn trong việc cách thành viên khó có thể quan sát nhau

4 BÀN HÌNH GHÉP HÌNH CHỮ NHẬT VÀ BÀN HÌNH CHỮ U

 ƯU ĐIỂM : Dễ dàng thấy mọi người tham gia họp; tạo được vị trí của người chủ tọa; vì là bàn ghép hình chữ nhật và bàn hình chữ u nên tạo cảm giác rộng rãi, thông thống.

 KHUYẾT ĐIỂM : Tạo khoảng cách giữa người chủ tọa với người tham

dự; giới hạn số lượng người đối với hai kiểu bàn này; chiếm diện tích lớn trong phòng họp.

XI GIẢI THÍCH TỪNG VỊ TRÍ TRONG VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP

Bạn nên cân nhắc nhiều cách sắp xếp chỗ ngồi trước khi quyết định nên chọn cách nào là phù hợp nhất

1 Cuộc Họp Chỉ Có Hai Người (Cuộc Họp Không Chính Thức Mang Tính Nội Bộ)

Trong một cuộc họp chỉ có hai người, việc xếp chỗ cho hai người có thể tạo nên không khí cuộc họp và ảnh hưởng đến quá trình thảo luận Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, có thể sắp xếp theo ba kiểu sau đây:

 Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Đối Kháng”

Nếu bạn muốn thể hiện sự đối kháng, hãy ngồi đối diện người kia Vị trí này giúpviệc thể hiện sự bất đồng ý kiến dễ hơn, tạo khoảng cách giữa bạn và người kia

Mô Hình Minh Họa Kiểu “Hỗ Trợ”

Mô Hình Minh Họa Kiểu “Hợp Tác”

2 Sắp xếp chỗ ngồi cho nhóm làm việc

Trong những cuộc họp lớn, cần thiết phải xác định cách sắp xếp chỗ ngồi Khi sắpxếp cho một nhóm người ngồi quanh bàn, có ba cách sắp xếp với hai kiểu bàn điển hìnhsau:

Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí “Đối Kháng”

 Kiểu sắp xếp vị trí “Thảo Luận Tự Do”

Hãy dùng bàn tròn cho những cuộc họp mong muốn diễn ra thoải mái, không quantrọng chức vụ

3 Sử dụng chiến thuật sắp xếp chỗ

Mức độ quan trọng của vị trí ngồi tùy thuộc vào vị trí của người chủ trì Sau đây là

mô hình minh họa

Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí “Thể Hiện Cấp Bậc”

Người chủ

trì ngồi ở

đầu bàn

Người kém quan trọng nhất ngồi xa người chủ trì nhất

Người chủ trì

có thể ngồi bất

kỳ vị trí nào

Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp “Thảo Luận Tự Do”