Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức và mức độ phù hợp của cơ cấu tổ chức với chiến lược mà Công ty phần mềm và truyền thông VASC theo đuổi

Báo cáo thực tập: Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức và mức độ phù hợp của cơ cấu tổ chứ với chiến lược mà Công ty phần mềm và truyền thông VASC theo đuổi

Mục lục

A- lời mở đầu 2 b-Phần nội dung chính 3

I –công ty vasc trớc thách thức thời cuộc 3 II- Khái quát về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp và chiến lợc của công ty noi chung 3 III-Sự lựa chọn cơ cấu tổ chc của công ty VASC và mức độ phù hợp với chiến lợc của công ty 11 IV- Kết quả kinh doanh những vớng mắc và biện pháp khắc phục: 16 c-kết luận 19

A- lời mở đầu

Ng y nay, khi này nay, khi n ền kinh tế thị trường đang ng y c ng phỏt triày nay, khi n ày nay, khi n ển rộng khắp trờn phạm vi to n thày nay, khi n ế giới cả về chiều rộng lẫn chiều sõu thỡ cũng l lúcày nay, khi n doanh nghiệp phải bắt tay v o xây dày nay, khi n ựng cho mình môt chỗ đứng ,một thế vững chắc đủ sức tồn tại cạnh tranh v phát triày nay, khi n ển Đứng trước tinh hinh đó doanh nghiệp cần phải l m tày nay, khi n ốt rất nhiều mặt Trong đó việc lựa chọn cơ cấu

tổ chức phự hợp với chiến lược m cụng ty theo ày nay, khi n đuổi l mày nay, khi n ột vấn đề then chốt

v hày nay, khi n ết sức quan trong góp phần nâng cao sức mạnh của công ty ở cả trong vày nay, khi n ngo i này nay, khi n ước

Hiện nay, nớc ta đang trong thời kỳ công nghiệp hoá hiện đại hoá Nớc ta chuyển đổi từ chế độ quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng chính vì vậy

mà vấn đề về cơ cấu tổ chức hiện nay là rất bức xúc Thờng là công ty có cơ cấu

tổ chức cồng kềnh rất tốn công sức và tiền của Không những vậy mà nó còn làm

ăn kém hiệu quả Nhà nớc ta đã có những chính sách đổi mới nhng vẫn cồn tồn

tại một số doang nghiệp vẫn tổ chức bộ máy quản trị theo phong cách cũ vì vậy

sẽ không đạt hiệu quả cao trong kinh doanh Đặc biệt là trong môi trờng cạnh tranh khốc liệt hiện nay, nếu không tổ chức bộ máy quản trị phù hợp thì sẽ không tận dụng đợc các cơ hội và tránh đợc những nguy cơ hay không phát huy

đợc điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu trong doanh nghiệp.Và cơ cấu này phảI có sự phù hợp với chiến lợc của doanh nghiệp để tạo nên môt sức manh tổng thể

Nh vậy,cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị đóng vai trò vô cùng quan trọng trong thành công hay thất bại của doanh nghiệp

Chiến lợc là hệ thống các quan điểm, các mục đích và các mục tiêu cơ bản cùng các giải pháp, các chính sách nhằm sử dụng một cách tốt nhất các nguồn lực, lợi thế, cơ hội của doanh nghiệp để đạt đợc các mục tiêu đề ra trong một thời hạn nhất định

Nh vậy chiến lợc là những chính sách cơ bản sâu sắc của doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp định hớng phát triển trong một thời gian dàI và ổn định Và rõ ràng chiến lợc đề ra muốn thành công thì còn phảI dựa vào yếu tố quan trọng đó

là cơ cấu tổ chức

Trớc thực trạng yêu cầu cần thiết từ thực tế , thông qua tìm hiểu thông tin về doanh nghiệp là công ty phần mềm và truyền thông VASC em đã chọn dề tài

sau cho đề án môn hoc: “ Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức và mức độ phù hợp của cơ cấu tổ chứ với chiến lợc mà công ty phần mềm và truyền thông VASC theo đuổi”

b-Phần nội dung chính I-Công ty VASC trớc thách thức của thời cuộc:

Hiện nay chúng ta đang sống trong môt thế giới mà thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong tất cả các hoạt động của cuộc sống Và một điều đáng mừng là thông tin ngày nay càng dễ tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau.Có thể nói chúng ta đang sống trong thế giới thông tin một kỷ nguyên mới về sự bùng

nổ về thông tin Chúng ta có thể trao đổi thu thập thông tin từ nhiều nguồn khac nhau một cách hết sức nhanh chóng và hiệu quả Chuỗi dàI trong sự phat chiển công nghệ thông tin đã đánh dấu một bớc nhảy vọt khi có sự bùng nổ về kỹ thuật

số ,máy tính ra đời và cùng với nó là sự xuất hiện của mạng internet.Chúng ta có thể tiếp cận cũng nh trao đổi thông tin qua các phơng tiện thông tin đại chúng :Tivi ,đài, báo…Qua điện thoại,fax… qua thQua điện thoại,fax…Qua điện thoại,fax… qua th qua th từ,thông qua các phơng tiên trợ giúp truyền thông tin nh là các phơng tiện di chuyển và đặc biệt là có sự xuất hiện của tin học, mạng internet Có thể nói chúng ta đang sống trong một thế giới đầy ắp thông tin phiong phú và vô tận

Dới sự phát triển mạng mẽ của kỹ thuật số ,tin học thì đI kèm đó là sự phát triển của mạng internet Máy tính ngày càng thân thuộc với tất cả mỗi ngời và nó

là công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp trao đổi thông tin Kinh doanh thông tin luôn là một vấn đề đợc nhiều doanh nghiệp quan tâm và cùng với nó là sự ra đời của nhiều doanh nghiệp làm ăn trong linh vực công nghệ thông tin Công ty VASC đã chạy vào cuộc đua tranh với nhiều doanh nghiệp khác trong lĩnh vc truyền dẫn và cung cấp thong tin.Hiện nay dới cơ chế thị tr-ờng có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này mà tiêu biểu là công

ty tryền thông và phát triển công nghệ FPT…Qua điện thoại,fax… qua th cạnh tranh dể tồn tai là điều mà công ty luôn chăn trở

Hoạt động trong nhiều khía cạnh khac nhau của lĩnh vc công nghệ thông tin.Là thành viên của tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam,VASC là công

ty truyền thông và công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam VASC đợc biết

đến nhiều nhất qua báo điện tử Vietnamnet (www.vnn.vn) với lợng độc giả lớn nhất Việt Nam( hơn 600 triệu lợt truy cập mỗi tháng), và tuần tin công nghệ thông tin E-chip.VASC tiên phong trong lĩnh vc thông tin với các sản phẩm tiên tiến nh: Hệ thống thơng mại di động VASC M-commerce, hệ thống thanh toán trực tuyến Payment,hệ thống quản lý và cấp phát chứng chỉ số VASC CA…Qua điện thoại,fax… qua th Cung cấp đờng truyền internet chất lợng cao cho các khu công nghiệp ,văn phòng,l và các khách sạn lớn tại Việt Nam

II- Khái quát về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp và chiến lợc của công ty noi chung:

1 khái quát về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

1.1 khái niệm

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là tổng hộp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, đợc giao những trách nhiệm và quyền hạn nhất định và đợc bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp

1.2.Yêu cầu chủ yếu đối với bộ máy quản trị

Thứ nhất, là phải đảm bảo quá trình chuyên môn hoá Tức là nhằm

tổ chức cá hoạt động quản trị theo hớng chuyên môn hoá ở cả giác độ từng bộ phận và đối với cá nhân từng nhà quản trị Nguyên tắc là nâng tính chuyên môn hoá đến mức cao nhất có thể

Thứ hai, phải đảm bảo ính tiêu chuẩn hoá Xác định rõ nhiệm vụ

của từng bộ phận, cá nhân cũng nh qui định các nguyên tắc, qui trình thực hiện, tiêu chuẩn chất lợng từng nhiệm vụ Qui định hoạt động kiểm tra, đánh giá công việc theo hớng tiêu chuẩn hoá

Thứ ba , phải đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận cá

nhân Trớc hết cần xác định rõ quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm của từng bộ

phận , từng cá nhân từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất trong hệ thống quản trị Phải xác định rõ các mối liên hệ về quản trị và thông tin trong bộ máy

Thứ t, bảo đảm tính thống nhất quyền lực trong hoạt động quản trị và

điều hành Muốn vậy phải chú ý lựa chọn cơ cấu tổ chức hợp lý, xác định tính thống nhất quyền lực trong toàn bộ hệ thống, thể hiện ở qui chế hoạt động

2 Các hệ thống quản trị trong doanh nghiệp

2.1 Hệ thống quản trị kiểu trực tuyến

Hệ thống quản trị trực tuyến đợc xây dựng trên cơ sở nguyên tắc quản trị của Payol

Quản trị kiểu trực tuyến là quản trị từ trên xuống dới, một cấp quản trị chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp và hai cấp quản trị cùng cấp không liên

hệ với nhau mà phải thông qua cấp trên chung trực tiếp của hai bộ phận đó

Từ khái niệm trên ta đa ra những đặc điểm của hệ thống:

Thứ nhất, hình thành đờng thẳng quản trị từ trên xuống dới;

Thứ hai, một cấp quản trị nào đó chỉ nhận lệnh từ một cấp trên trên trực tiếp Thứ ba, hai bộ phận quản trị cùng cấp không liên hệ trực tiếp với nhau mà

phải thông qua cấp trên chung của hai bộ phận đó

Sơ đồ hệ thống quản trị kiểu trực tuyến

Từ mô hình ta thấy hệ thống này cũng nổi bật nên những u điểm và cũng thể hiện rõ những nhợc điểm Nguồn lực ngày càng trở nên khan hiếm chính vì vậy mà cần phải s dụng nguồn lực có hạn đó một cách tiết kiệm và có hiệu quả Nhng trong mô hình này thì đờng quyết định dài, nh vậy thì sẽ tốn nhiều hao phí nguồn lực Không những vậy mà nó còn gây ra một nhợc điểm lớn đó là tính linh hoạt trong hoạt động bị giảm đi vì quyết định phải truyền qua nhiều cấp mơí đến tay ngời phải thực hiện Ngày nay vấn đề thu thập và xử lý thông tin đợc coi là một trong những vấn đề cơ bản nhất nên trong mô hình thể hiện thiếu sự trao đổi thông tin trực tiếp giữa các bộ phận với nhau là một yếu điểm lớn của mô hình này Nhng nó không chỉ có những nhợc điểm mà nó cũng có nhiều u điểm Đó là

đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động quản trị Ưu điểm này rất quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp vì nó đã xoá bỏ việc một cấp quản trị phải nhận nhiều mệnh lệnh quản trị khác và việc ra các quyết định quản trị không bị chồng chéo

Gáim đốc

Mô hình này có thể đợc áp dụng trong những doanh nghiệp mà các bộ phận chức năng hoạt động tơng đối đọc lập với nhau và với một qui mô mhất dịnh của doanh nghiệp

2.2 Hệ thống quản trị kiểu chức năng

Hệ thống quản trị chức năng đợc xây dựng dựa trên lý thuyết của Taylor Lần đầu tiên ông xây dựng hệ thống này là ở phạm vi phân xởng Trong hệ thống này sử dụng nhiều đốc công hoặc nhiều phòng ban với các chức năng, nhiệm vụ trong các lĩnh vực khác nhau Mỗi đốc công hoặc phòng chức năng chỉ có quyền

ra mệnh lệnh cho công nhân trong phạm vi lĩnh vực mà mình phụ trách Nhng ngời công nhân nhận nhiệm vụ, mệnh lệnh từ mọi đốc công Do vậy mà hệ thống này còn dợc gọi là hệ thống nhiều tuyến Nh vậy thì việc giao nhiệm vụ, ra mệnh lệnh đợc thực hiện theo hình thức của nhiệm vụ

Vậy hệ thống quản trị kiểu chức năng là quản trị bằng cách phân chia quyền lực gắn liền vơí trách nhiệm và nhiệm vụ của mỗi đốc công Mỗi đốc công chỉ

đựoc ra quyết định trong phạm vi lĩnh vực mà mình phụ trách nhng ngời lao

động phải nhận nhiệm vụ và mệnh lệnh từ mọi đốc công

Đặc điểm của kiểu quản trị này là:

 áp dụng trong phạm vi phân xởng

 Phân chia quyền lực theo hình thức của nhiệm vụ

 Ngời lao động nhận nhiệm vụ, mệnh lệnh từ mọi đốc công

 Một đốc công hoặc mỗi phòng chức năng chỉ có quyền ra mệnh lệnh cho công nhân trong phạm vi lĩnh vực mình phụ trác

Sơ đồ hệ thống quản trị kiểu chức năng

Sơ đồ hệ thống quản trị chức năng cho ta thấy đợc những u điểm lớn là hệ thống có tímh chuyên môn hoá cao Nh vậy chất lợng quản trị sẽ đợc nâng cao hơn Không những vậy nó còn tận dụng đợc các chuyên gia trong hoạt động quản trị` và xoá bỏ đờng thẩm quyền phức tạp.Tức là quyết định quản trị không phải qua nhiều cấp

Tuy nhiên , hệ thống này cũng có những nhợc điểm lớn là một cấp dới phải nhận mệnh lệnh từ nhiều cấp trên khác nhau nên phá vỡ tính thống nhất của quản

đốc công

hoạch

định kế

hoạch

đốc công

điều độ sản xuất

đốc công

tổ chức lao động

đốc công bảo d ỡng đốc công cung cấp

nguyên liệu

đốc công duy trì

kỷ luật

trị; mặt khác hệ thống cũng có thể gây ra sự chồng chéo, khó tách bạch thẩm quỳên của các đốc công chức năng Chính vì vậy mà gây ra nguy cơ chồng chéo giữa các quyết định

2.3 Hệ thống quản trị kiểu trực tuyến- t vấn

Hệ thống trực tuyến-t vấn mang đặc trng cơ bản là duy trì hệ thống trực tuyến kết hợp với việc tổ chức các điểm t vấn cần thiết Các nhà quản trị trực tuyến có quyền ra các mệnh lệnh, các điểm t vấn chỉ có nhiệm vụ t vấn cho các nhà quản trị trực tiếp Do đó, t vấn chỉ chuẩn bị cho thủ trởng trực tiếp mà không có quyền ra mệnh lệnh quản trị

Sơ đồ hệ thống quản trị kiểu trực tuyến t vấn

Hệ thống này có những u diểm chủ yếu là làm giảm nhẹ công việc cho các nhà quản trị trực tuyến; vừa đảm bảo tính thống nhất của hoạt động quản trị; vừa

sử dụng đợc đội ngũ chuyên gia trong hoạt động chuẩn bị các quyết định quản trị Mặc dù có u điểm lớn nh vậy nhng nó vẫn còn có một nhợc điểm cũng không nhỏ Đó là hệ thống này đã làm tách biệt một cách cứng nhắc giữa ngời chuẩn bị ra quyết định và ngơì ra quyết định nên không gắn chặt trách nhiệm của ngời chuẩn bị ra quyết vào chất lợng quyết định mà anh ta chuẩn bị

2.4 Hệ thống quản trị kiểu trực tuyến - chức năng

Hệ thống này vừa duy trì hệ thống trực tuyến vừa kết hợp với việc tổ chức các bộ phận chức năng Các bộ phận chức năng chủ yếu là đợc tổ chức ở cấp doanh nghiệp Trong đó quyền ra mệnh lệnh quản trị thuộc cấp trởng trực tuyến

và cấp trởng chức năng

Giám đốc

P R&D P KCS

Các phân x ởng

P.Kế hoạch P Marketing P Kinh doanh

Sơ đồ mô hình kiểu trực tuyến - chức năng

Ghi chú Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Cách tổ chức này có u điểm lớn là gắn việc sử dụng chuyên gia ở các bộ phận chức năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn giữ đợc tính thống nhất của bộ phận ở mức độ nhất định Tuy nhiên để đạt đợc điều đó phải đòi hỏi có sự phối hợp nhất

định giữa hệ thống trực tuyến và các bộ phận chức năng Không những vậy mà chi phí kinh doanh cho hoạt động ra quyết định quản trị lại lớn

2.5 Hệ thống quản trị theo nhóm

Hệ thống quản trị theo hình thành các nhóm trên cơ sở sản phẩm, nhóm sản phẩm, quá trình hoạt động, không gian Hệ thống các nhóm đó có thể hạch toán

độc lập ở cấp doanh nghiệp, một số lĩnh vực hoạt động cùng loạt vào một số phòng chức năng trung tâm

Giám đốc

P Kế Hoạch P Nhân Sự P Marketing P Kế Toán Tài

Chính

Sơ đồ mô hình kiểu quản trị theo nhóm

Một u điểm quan trọng của hệ thống này là biến một hệ thống lớn phức tạp thành các hệ thống con đơn giản hơn Hơn nữa sự thay đổi của nhóm sẽ không dẫn đến sự thay đổi của toàn hệ thống Trong hệ thống này giới hạn trách nhiệm của từng nhóm đợc xác định rõ ràng.Nhng hệ thống này cũng có những hạn chế,

đó là nó đòi hỏi sự phối hợp hoạt động của phòng trung tâm và các nhốm phải nhịp nhành và ăn ý với nhau

2.6 Hệ thống quản trị kiểu ma trận

Hệ thống quản trị kiêủ ma trận là sự kết hợp củahai hệ thống qủan trị theo

đối tợng và quản trị theo chức năng.Hệ thống này cho phép làm việc trực tiếp giữa các phân xởng và phòng (ban) chức năng, mỗi pjân xởng và phòng ban chức năng đều có quyền ra mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến cả hai bộ phận

Hệ thống này đơn giản hoá cơ cấu tổ chức và rất thích nghi với điều kiện môi trờng kinh doanh không ổn định Tuy nhiên, hạn chế cơ bản của hệ thống này

đòi hỏi phải có sự phối hợp nhất định giữa phân xởng và cấc phòng ban chức năng cũng nh đòi hỏi phải tổ chức tốt hệ thống thông tin trong phạm vi toàn doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp

Các phòng trung tâm

Tạo nguồn Sản xuất Tiêu thụ

Tạo nguồn Sản xuất Tiêu thụ

Hệ thống quản trị kiểu ma trận

Thực tế, hệ thống quản trị kiểu ma trậncó thể đợc sử dụng để tổ cức aủan trin thao dự án của doanh nghiệp

3.Chiến lợc của doanh nghiệp:

3.1 Khái niệm về chiến lợc

Chiến lợc là hệ thống các quan điểm, các mục đích và các mục tiêu cơ bản cùng các giải pháp, các chính sách nhằm sử dụng một cách tốt nhất các nguồn lực, lợi thế, cơ hội của doanh nghiệp để đạt đợc các mục tiêu đề ra trong một thời hạn nhất định

3.2.Chiến lợc kinh doanh mang các đặc điểm :

- Chiến lợc kinh doanh là các chiến lợc tổng thể của doanh nghiệp xác định các mục tiêu và phơng hớng kinh doanh trong thời kỳ tơng đối dài (5;10 năm )

và đợc quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển bền vững

- Chiến lợc kinh doanh chỉ phác thảo các phơng hớng dài hạn, có tính định hớng, còn trong thực hành kinh doanh phải thực hiện việc kết hợp giữa mục tiêu chiến lợc với mục tiêu tình thế, kết hợp giữa chiến lợc và chiến thuật, giữa ngắn hạn và dài hạn Từ đó mới đảm bảo đợc hiệu quả kinh doanh và khắc phục đợc các sai lệch do chiến lợc gây ra

- Mọi quyết định quan trọng trong quá trình xây dựng, quyết định, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh chiến lợc đều phải tập trung vào ngời lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp Điều này đảm bảo cho tính chuẩn xác của các quyết định dài hạn, cho sự bí mật về thông tin

Quản trị doanh

nghiệp

Thiết kế Sản xuất Phát triển

Mua hàng

Vật t

Mhân sự

- Chiến lợc kinh doanh luôn đợc xây dựng dựa trên cơ sở các lợi thế so sánh Điều này đòi hỏi trong quá trình xây dựng chiến lợc, doanh nghiệp phải

đánh giá đúng thực trạng sản xuất kinh doanh của mình để tìm ra các điểm mạnh, điểm yếu và thờng xuyên soát xét lại các yếu tố nội tại khi thực thi chiến lợc

- Chiến lợc kinh doanh trớc hết và chủ yếu đợc xây dựng cho các ngành nghề kinh doanh, các lĩnh vực kinh doanh chuyên môn hoá, truyền thống thế mạnh của doanh nghiệp Điều này đặt doanh nghiệp vào thế phải xây dựng, phải lựa chọn và thực thi chiến lợc cũng nh tham gia kinh doanh trên những thơng tr-ờng đã có chuẩn bị và có thế mạnh

III-Sự lựa chọn cơ cấu tổ chc của công ty VASC và mức

độ phù hợp với chiến lợc của công ty

3.1Chiến lợc của công tyVASC:

Là công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin co uy tín ở Việt Nam, VASC luôn không ngừng sáng tạo để tạo ra những sản phẩm- dịch vụ tiên tiến,

đáp ứng đợc tốt nhất nhu cầu của khách hàngtrong và ngoài nuớc Tận dụng u thế về cơ sở hạ tầng sẵn có của tổng công ty Bu chính- Viễn thông Việt Nam ,VASC chú trọng đi vào những dịch vụ trên internet và những dịch vụ tạo ra giá trị mới cho mạng viễn thông

Bên cạnh mục tiêu ngày càng nâng cao chất lợng sản phẩm dịch vụ , công

ty tiếp tục đầu t vào nâng cao chất lợng nguồn nhân lực thông qua các hình thức

đào tạo ngắn và dài hạn, trong và ngoài nơcs cho cán bộ ,công nhân viên công ty Hợp tác với các trờng đại học , các trung tâm đào tạo trong nứoc và quốc tế để tìm kiếm những tài năng trẻ , những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin để phục vụ nhu cầu phát triển lâu dài của công ty

Công tác chăm sóc khách hàng cũng là một trong những mục tiêu quan trọng của công ty Sử dụng các sản phẩm của công ty khach hàng sẽ có chế đọ hậu mãi tốt nhất Sẽ có sự hỗ trợ , t ván , giải đáp thắc mắc trong thời gian ngắn nhất từ những chuyên gia chăm sóc khách hàng và những kỹ s công nghệ thông tin giàu kinh nhgiệm

Chiên lực bao trùm của công ty trong suốt quá trình phát triển công ty có nêu nh sau: Chúng tôi trớc sau khẳng định một quan diểm thống nhất trong chiến lợc phát triển lâu dài : Lờy con ngời là yếu tố cơ bản , sự năng động sáng tạo là

động lực phát triển và sự thoả mãn khách hàng là nhân tố quyết định